Innkalling går til: Navn Funksjon Representerer

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 1/2013 Møtested: Møterom 3003, Møterom 3003 Dato: Tidspunkt: 08:30-11:00 Innkalling går til: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektoratet Erlend Bullvåg Medlem HHB Bodil Svendsgård Medlem PHS Ketil Eiane Medlem FBA Per Harald Rødvei Medlem FSV Øystein Strømsnes Nestleder SoB Malin Sofie Tørrisplass Medlem SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Therese Nilsen Medlem SoB Anne Kristin Vold Medlem SoB Marianne Olaisen Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem SSiB Hilde Åsheim Observatør SSiB Rita Romarheim Observatør SSiB Erik Gaukerud Observatør IT Arne Martin Svartnes Observatør Drift Per-Arne Imøy Observatør HMS Gitte Kolstrup Observatør UBiN Bjørn-Åge Rånes Observatør HHB Gisle Pettersen Observatør PHS Mats Pedersen Observatør FBA Synnøve Dalmo Tollåli Observatør FSV Utvalgsleder

2 Saksliste: Saksnr. Sakstittel VS 1/13 Godkjenning av protokoll 5/12 VS 2/13 Justert møteplan for læringsmiljøutvalget VS 3/13 Regnskap for LMU 2012 VS 4/13 Forslag til budsjett LMU/SKU 2013 VS 5/13 Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland VS 6/13 Avviksmeldinger januar 2013 VS 7/13 KSS-gjennomføring årshjul 2013 VS 8/13 VS 9/13 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit Godkjenning av årsrapport for læringsmiljøutvalget 2012

3 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 1/ Arkivreferanse: 2010/428/ Sak: Godkjenning av protokoll 5/12 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 5/12 fra møte den Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget/prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

4 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 5/12 Møtested: Styrerommet - Mørkvedgården, Styrerommet Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektoratet Øystein Strømsnes Nestleder SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Anne Kristine Vold Medlem SoB Therese Nilsen Medlem SoB Medlem SoB Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem SSiB Hilde Åsheim Observatør SSiB Siv-Anita Eriksen Observatør SSiB Erik Gaukerud Observatør SSiB Arne Martin Svartnes Observatør Drift Synnøve Dalmo Tollåli Observatør FSV Trine Åsheim Bernhardsen Observatør FBA Forfall: Navn Funksjon Representerer Ketil Eiane Medlem FBA Bodil Svendsgård Medlem PHS Erlend Bullvåg Medlem HHB Per Harald Rødvei Medlem FSV Malin Sofie Tørrisplass Medlem SoB Marianne Olaisen Medlem SoB Gitte Kolstrup Observatør UBiN Per Arne Imøy Observatør HMS Bjørn-Åge Rånes Observatør HHB Gisle Pettersen Observatør PHS

5 Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Malin Sofie Tørrisplass SoB Marianne Olaisen SoB Anders Moe Gitte Kolstrup UBiN Erlend Bullvåg Gunhild Gylland HHB Ketil Eiane Trine Åsheim Bernhardsen FBA Andre: Navn Funksjon Representerer Jan Atle Toska Direktør SFA Liv Tande Sekretær SFA Innkallingen ble godkjent Sakslisten ble godkjent Protokoll fra forrige møte ble godkjent. Liv Tande sekretær Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 34/12 Godkjenning av protokoll 4/12 VS 35/12 VS 36/12 VS 37/12 Studenttillitsvalgtrollen Campusutviklingsprosjektet Høring av forslag til detaljreguleringsplan for Mørkvedlia studentboliger VS 38/12 Avviksmeldinger per VS 39/12 VS 40/12 VS 41/12 Forsinket sensur Status for arbeid med nytt trådløst nettverk ved UiN Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland VS 42/12 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit - status 1. desember 2012 VS 43/12 Møteplan for Læringsmiljøutvalget 2013 vår

6 VS 34/12 Godkjenning av protokoll 4/12 Vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 4/12 fra møte den med følgende kommentar: Marianne Olaisen er ikke med på oversikten over medlemmer som var tilstede på møtet. VS 35/12 Studenttillitsvalgtrollen Behandling: Øystein Strømsnes orienterte om studenttillitsvalgtrollen i dag og veien framover. Saken ble diskutert i møtet og det kom klart fram at de ulike fakultetene har ulike erfaringer med tillitsvalgtrollen: HHB har en tillitsvalgt per kull som får godtgjøring for sitt arbeid. Fakultetet har god erfaring med denne ordningen og har engasjerte studenttillitsvalgte som deltar i møter og sikrer god informasjonsflyt. FBA- tillitsvalgtrollen er ikke satt i system, men de studenttillitsvalgte har en rolle i forhold til å løse enkeltsaker som gjelder undervisning. FSV- Behov for bedre struktur på tillitsvalgrollen, de studenttillitsvalgte vet ikke hvilken rolle de har. Vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar følgende oppfølging av saken: Grete Lysfjord og Øystein Strømsnes lager en rollebeskrivelse med forslag til konkretisering av studenttillitsvalgtrollen til neste møte i LMU. VS 36/12 Campusutviklingsprosjektet Behandling: Terje Almendingen orienterte om planene for utvikling av Campus Bodø, med utgangspunkt i rapporten Utviklingsplan for Campus Bodø Kompakt, fleksibelt, åpent og utadrettet. Rapporten er utarbeidet av Statsbygg og Universitetet i Nordland i september Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering.

7 VS 37/12 Høring av forslag til detaljreguleringsplan for Mørkvedlia studentboliger Behandling: Bolig og eiendomssjef i Studentsamskipnaden i Bodø, Geir Abel Jensen orienterte om utbyggingsplanene for Mørkvedlia studentboliger. Prosjektet sikrer tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne etter gjeldende regler for universell utforming. 20% av studentboligene har universell bostandard, mens de resterende vil ha universell besøksstandard. Studentsamskipnaden i Bodø har i dag totalt sett boliger med tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne, ut over dagens behov. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 38/12 Avviksmeldinger per Behandling: Oversikten over avviksmeldinger viser at mange av avviksmeldingene som har stått åpen lenge, nå er lukket. Det er også positivt at det har kommet med en kolonne som viser om avviket er meldt av student eller ansatt. Følgende avvik ble spesielt kommentert: Nr 46 Teknisk svikt i StudentWeb som gjør at det ikke har vært mulig for en student å endre bostedsadresse. Svar: Så langt vet ikke studentservice hva denne feilen skyldes, men det kan skyldes manglende lagring under endring. Studentservice tester for å løse saken. Nr 48 Problemer med å åpne PDF-dokumenter på biblioteket PCer. Dette er en kontinuerlig utfordring. Svar: IT jobber med saken. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 39/12 Forsinket sensur Behandling: Anne Ringen Pedersen orienterte om saker med forsinket sensur ved Universitetet i Nordland. Antallet kandidater som har fått forsinket sensur har økt når det gjelder sensur i vårsemesteret fra 20% våren 2010 til 24% våren For sensur i høstsemesteret har det ikke vært en økning og høsten 2011 var det totalt 21% av kandidatene som fikk forsinket sensur.

8 Årsakene til forsinket sensur er mange, men for at eksamenskontoret skal kunne gjøre sin jobb er det helt nødvendig at fakultetene har gode og oppdaterte opplysninger om sensorer som skal ha eksamensbesvarelser tilsendt i posten. Forsinket sensur kan også skyldes mangel på gode rutiner og holdningene til selve arbeidet. Det er viktig at fakultetene jobber med dette i forhold til sine sensorer og at dekanene minner sine ansatte på sensurfrist i eksamensperiodene høst og vår. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 40/12 Status for arbeid med nytt trådløst nettverk ved UiN Behandling: Erik Gaukerud orienterte om status for trådløst nett på Campus Bodø. Det er nå trådløst nett på hele Campus, men det kan være enkelte soner som har dårlig dekning. Når studenter og ansatte beveger seg på området kan de derfor oppleve å falle ut av nettet enkelte steder. Det er viktig å gi tilbakemelding til IT om områder med dårlig dekning. Det har vært enkeltepisoder hvor ansatte har hatt problemer med nett-tilgangen, men disse skal nå være løst. Det er kritisk dersom trådløst nettverk faller ut i eksamensperiodene og det er ingen vaktordning eller informasjon om melding av feil på det trådløse nettverket i slike situasjoner. Feil meldes IT-senteret på dagtid og direkte til ansatte på kveldstid. Vedtak: LMU tar saken til orientering. VS 41/12 Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Behandling: LMU-sekretær orienterte om oppfølging av planen så langt og planlagt oppfølging. Tiltak i planen I perioden skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Egne kontaktpersoner ved fakultetene

9 Fakultetenes kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne gjenoppnevnes eller det oppnevnes nye kontaktpersoner for handlingsplanperioden. Tilretteleggingskonsulenten på Studentservice er kontaktperson for studieadministrasjonen. Det legges ut info på web-sidene om hvem som er kontaktpersoner. LMU utarbeider stillingsbeskrivelse for kontaktpersonene. Kontaktpersonene får observatørstatus i LMU. Ansvar: LMU-sekretæren følger opp saken. Oppfølging: Kontaktpersonene innkalles til LMU-møtene med observasjonsstatus. 2. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Kontaktpersonene ved fakultetene, LMU-leder og tilretteleggingskonsulenten på Studentservice har et møte hvert semester for å dele erfaringer og relevant informasjon om ulike områder innenfor tilrettelegging. Ansvar: LMU-leder innkaller til møtene. Oppfølging: Møte mellom kontaktpersoner ved fakultetene og LMU-leder, tilretteleggingskonsulent og LMU-sekretær er avtalt 14. desember. 3. Info til ansatte ved fakultetene Det skal utformes differensiert informasjonsmateriell til om tilrettelegging og fjerning av funksjonshemmende barrierer til de ulike hovedmålgruppene: Studenter, fagpersonale og administrativt personale som egne brosjyrer og informasjon på web. Ansvar: Tilretteleggingskonsulenten følger opp saken. 4. Web-sidene (uin.no) og Fronter/Studweb UiN sine websider med ny webløsning skal være utformet etter prinsippene for universell utforming. Det må vurderes om det i løpet av 2013 er behov for å gjennomføre en usability-undersøkelse av websidene i forhold til universell utforming. Fronter-rommene skal utformes slik at de blir mest mulig lesbare for svaksynte. Rom-malen oppdateres og informasjon om dette tas inn i infomateriale til faglig ansatte med råd og veiledning, bl.a. om tilrettelegging for svaksynte. Mulighet for å få videreutviklet både Fronter og Studweb ytterligere i retning av universell utforming må avklares med leverandører. Ansvar: Webansvarlig (Markeds- og informasjonsavdelingen), Fronter-ansvarlig (Senter for etter- og videreutdanning) og Studweb-ansvarlig (Studentservice) følger opp i forhold til henholdsvis web-sidene, Fronter og Studweb. 5. Kartlegging av undervisningslokaliteter med henblikk på tilretteleggingsutstyr Undervisningslokalene ved UiN kartlegges i løpet av våren 2012 for å avdekke behov for forbedring når det gjelder tilretteleggingsutstyr. Vesentlige mangler som avdekkes skal utbedres. Ansvar: Drift følger opp saken. Oppfølging: Kartlegging gjennomført av Arne Martin Svartnes. Oversikt ligger vedlagt. 6. Universelle løsninger i universitetspedagogikken I arbeidet med å utvikle universitetspedagogikken, herunder bruk av IKT i utdanning må tenkning knyttet til universelle løsninger og tilpasning være et viktig moment. Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) utformer generelle retningslinjer om dette i samarbeid med fakultetene. Ansvar: SEVU følger opp saken. Oppfølging: Kjetil Knarlag fra Universell deltar på SPA-samling 11. desember. (Samling for studieprogramansvarlige på fakultetene). 7. Ansvars- og rutinebeskrivelse

10 Det skal utarbeides en ansvars- og rutinebeskrivelse for arbeidet med tilrettelegging ved UiN. Det må vurderes om dette skal gjøres gjennom rutinebeskrivelser i den elektroniske kvalitetshåndboka. Ansvar: LMU-sekretær følger opp saken i samråd med tilretteleggingskonsulenten. 8. Styrking av kapasitet for tilretteleggingsfunksjon Det bør arbeides for å øke kapasiteten på Studentservice for å arbeide med tilrettelegging ut over dagens kapasitet slik at det blir rom for å satse mer offensivt på å videreutvikle tilbud om tilrettelegging og drive mer aktivt informasjonsarbeid mot studentene. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør følger opp saken. 9. Sosial inkludering Studentorganisasjonen og studentforeningene skal sammen med universitetet og samskipnaden arbeide for å videreutvikle møteplasser og tiltak som bidrar til god sosial integrering gjennom fadderuke, oppstartsarrangementer, ulike sosiale tiltak, kurs og lignende. Det skal utarbeides tiltak for å sikre sosial integrering og trivsel i studie- og studentmiljøet. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør tar initiativ overfor studentorganisasjonen og Samskipnaden for å utarbeide en tiltaksplan for sosial inkludering og trivsel. Oppfølging: Fagsosiale samlinger kan være et godt tiltak for sosial inkludering. Faglig ramme gjør samlingene åpne for alle i samme klasse/studieprogram, samtidig som det vil være en sosial arena. Universitetsbyen Bodø har midler som kan brukes til dette - med mål om økt sosial inkludering. At fakultetene vil kunne søke og få noe økonomisk støtte for slik tiltak vil være positivt for engasjementet. Det utarbeides retningslinjer for økonomisk støtte til fagsosiale arrangement og fakultetene må informeres. Vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar videre oppfølging av handlingsplanen. LMU orienteres om framdrift og tiltak på neste møte. VS 42/12 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit - status 1. desember 2012 Behandling: Prosjektleder og sentral timeplanlegger Liv Tande orienterte om status for prosjektet. Timeplanen for vår 2013 ble publisert 1. desember for studentene. Det er også publisert en engelsk versjon. For fakultetene HHB, FSV og FBA er timeplanen for våren 2013 tilnærmet fullstendig selv om det gjenstår det en del justeringer som gjøres av fakultetene. For PHS er ikke timeplanen fullstendig og timeplanen følger ikke vedtatte prinsipper for timeplanlegging ved UiN. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Rapport fra prosjektgruppa legges fram for LMU i neste møte.

11 VS 43/12 Møteplan for Læringsmiljøutvalget 2013 vår Behandling: Følgende møteplan for 2013 ble lagt fram for Læringsmiljøutvalget: Mandag 28. januar Mandag 11. mars Mandag 20. mai Mandag 16. september Mandag 21. oktober Mandag 2. desember Vedtak: Læringmiljøet vedtar foreslåtte møtedatoer for 2013.

12 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 2/ Arkivreferanse: 2008/64/ Sak: Justert møteplan for Læringsmilljøutvalget 2013 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar justert møteplan for Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget/prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

13 SAKSUTREDNING Sak: Justert møteplan for Læringsmilljøutvalget 2013 Saksbehandler: Liv Tande Bakgrunn Det vises til Læringsmiljøutvalgets sak 43/2012 (møteplan for 2013). Følgende møteplan ble vedtatt av utvalget på fjorårets siste møte: Mandag 28. januar Mandag 11. mars Mandag 20. mai Mandag 16. september Mandag 21. oktober Mandag 2. desember Dessverre har det sneket seg inn en feil; mandag 20. mai er 2. pinsedag. Det foreslås derfor at møtet flyttes til mandag 27. mai Justert møteplan for 2013 blir da slik: Mandag 28. januar Mandag 11. mars Mandag 27. mai Mandag 16. september Mandag 21. oktober Mandag 2. desember

14 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 3/ Arkivreferanse: 2010/642/112 Sak: Regnskap for LMU 2012 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget/prprektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

15 SAKSUTREDNING Sak: Regnskap for LMU 2012 Saksbehandler: Liv Tande LMU/SKU hadde til sammen kr til rådighet på budsjettet for Utvalgene vedtok et budsjett fordelt på følgende tiltak og utgifter: Skoleringshelg studenttillitsvalgte ,- Utredning leksolog ,- Studieteknikkurs studenter dysleksi ,- Presentasjonsteknikkurs alle studenter ,- Kompetanseheving studenter LMU ,- Møtegodtgjørelse studentrepresentanter ,- Kopieringsutgifter ,- Til sammen ,- Etter at regnskapet er ferdigstilt for 2012 har Økonomiavdelingen gitt en oversikt over utgiftene, og disse presenteres under med henvisning til tiltak på budsjettet. Tiltak Budsjett Regnskap Utgift til/forklaring Skoleringshelg for studenttillitsvalgte , ,- Utredning leksolog/logoped , ,- En student til utredning. Studieteknikkurs studenter , ,- Gjennomført ett kurs. med dysleksi Presentasjonskurs alle , ,- Honorar ekstern kursholder. studenter Møtegodtgjørelse studentepresentanter LMU/SKU , ,- Inkl. arbeidsgiveravgift og bevertning. Kompetanseheving studentmedlemmer LMU , ,- Deltakelse Universell konferanse om inkluderende læringsmiljø Kopieringsutgifter , ,- Til sammen , ,- Overskudd ,- Kommentarer til regnskapet Utredning leksolog/logoped. Disse utgiftene henger sammen med antall søknader om utredning og hvor mange som får dette innvilget. Overskudd i regnskapet. Studieteknikkurs studenter med dysleksi. Gjennomført ett kurs, med kortere varighet enn tidligere kurs. Overskudd i regnskapet. Presentasjonskurs alle studenter. Summen i budsjettet er satt kr ,- for å kunne kjøre kurs hvert semester. I 2012 ble kurset bare gjennomført 1 gang. Overskudd i regnskapet. Møtegodtgjørelse studenter. Det ble gjennomført kun fem møter i LMU i 2012, mens det vanligvis gjennomføres seks. Overskudd i regnskapet. Kompetanseheving studentmedlemmer LMU. Deltakelse på nasjonal Universell konferanse om inkluderende læringsmiljø i Trondheim. Overskudd i regnskapet.

16 Oppsummering Regnskapet for 2012 viser at det er brukt mindre penger enn budsjettert for alle poster med unntak av skoleringshelg for studenttillitsvalgte. LMU/SKU har brukt kr under sitt budsjett på kr.

17 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 4/ Arkivreferanse: 2010/642/112 Sak: Forslag til budsjett LMU/SKU 2013 Innstilling til vedtak: 1. Læringsmiljøutvalget anbefaler studie- og forskningsdirektøren å prioritere midler til tiltak i budsjett for 2013 som framkommet i møte. 2. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren om tilbakemelding på endelig budsjett. Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

18 SAKSUTREDNING Sak: Forslag til budsjett LMU/SKU 2013 Saksbehandler: Liv Tande Bakgrunn I universitetsstyrets budsjettvedtak for 2013 er det bl.a. satt av midler til studiekvalitets- og læringsmiljøutvalgets arbeid i størrelsesorden kr. Disse midlene skal fordeles mellom Studiekvalitetsutvalget og Læringsmiljøutvalget. Tiltak fra tidligere år: Erfaringer fra tidligere år viser at følgende tiltak har vært vellykkede og fått god oppslutning blant studentene: 1. Skoleringshelg for studenttillitsvalgte SoB har hatt utfordringer med å få nok studenter til å engasjere seg i studentpolitikk og ta på seg verv i utvalg. For å motivere studenter til å ta studentpolitiske verv har det i 2012 vært budsjettert med kr til en skoleringshelg hvor studenter bl.a. kurses i å drive utvalgsarbeid. 2. Utredning hos leksolog/logoped Institusjonen skal, så langt det er mulig og rimelig, legge studiesituasjonen til rette for studenter med særskilte behov. Universitetet sender studenter til utredning for lese- og skriveferdigheter hos leksolog/logoped. På bakgrunn av stilt diagnose vil Universitetet kunne tilby bl.a. retteprogrammer og andre dataprogram spesielt tiltenkt studenter med lese- og skrivevansker. I foregående år ble bare én student utredet. Antallet studenter varierer fra år til år. 3. Studieteknikkurs for studenter med dysleksi Studenter med dysleksi har behov for kurs i studieteknikk med spesielt fokus på lese- og skrivevansker. Tidligere år er et slikt kurs gjennomført med god oppslutning. Siste år er det blitt gjennomført ett slikt kurs med en kostnad på ca kr. 4. Presentasjonskurs for alle studenter I 2012 ble det gjennomført ett presentasjonsteknikkurs. Kostnader til dette kurset er ca til kr. Fra 2011 har Læringsmiljøutvalget ønsket at det skal kjøres kurs hvert semester og det har de siste to årene blitt satt av midler til ett kurs per semester. Det har imidlertid bare blitt gjennomført ett kurs hvert år. 5. Kompetanseheving studentmedlemmer LMU I budsjettet for 2012 var kr avsatt til kompetanseheving for studentmedlemmer i Læringsmiljøutvalget. Høsten 2012 deltok nestleder i LMU og tilretteleggingskonsulenten på den nasjonale Universellkonferansen om inkluderende læringsmiljø i Trondheim. Nye tiltak/andre utgifter: Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer kr ,-

19 Forslag til fordeling på tiltak i budsjett for 2013 Slik det fremgår av regnskapet for 2012 har LMU og SKU brukt mindre penger på samtlige poster i budsjettet med unntak av skoleringshelg for studenttillitsvalgte. Det foreslås at denne posten økes til kr ,- i Det har i 2012 vært satt fokus på oppfølging av handlingsplanen for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland og det foreslås å opprette oppfølging av planen som egen post i budsjettet. Dette vil gi et økonomisk handlingsrom for å nå de mål som er satt i planen uten at det vil gå på bekostning av tiltak for øvrig. Det forslås å nedjustere resterende poster i budsjettet med unntak av kopiering, i samsvar med regnskapstall for Budsjett og regnskap for 2012 og forslag til budsjett for 2013: Tiltak Budsjett 2012 Regnskap 2012 (ca) Forslag til budsjett 2013 Skoleringshelg studenttillitsvalgte , , ,- Utredning leksolog , , ,- Studieteknikkurs studenter dysleksi , , ,- Presentasjonskurs alle studenter , , ,- Kompetanseheving studenter LMU , , ,- Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ,- Møtegodtgjørelse studentrepresentanter , , ,- Kopieringsutgifter , , ,- Til sammen , ,- Oppsummering Studie- og forskningsdirektør foreslår de overnevnte tiltakene på budsjettet for Læringsmiljøutvalget bes om å diskutere det fremlagte forslaget til budsjett, og gi innspill til studie- og forskningsdirektøren om endelig fordeling av midlene.

20 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 5/ Arkivreferanse: 2008/1346/533 Sak: Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar videre oppfølging av handlingsplanen. LMU orienteres om framdrift og tiltak i neste møte. Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget/prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

21 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Liv Tande Bakgrunn Læringsmiljøutvalget vedtok i LMU-sak 9/12 Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Planen inneholder en rekke tiltak og LMU blir orientert om oppfølging av planen. For hvert enkelt punkt i planene er det kommentert hva som er gjennomført og forslag til videre oppfølging og ansvarsfordeling. Tiltak i planen I perioden skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Egne kontaktpersoner ved fakultetene Fakultetenes kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne gjenoppnevnes eller det oppnevnes nye kontaktpersoner for handlingsplanperioden. Tilretteleggingskonsulenten på Studentservice er kontaktperson for studieadministrasjonen. Det legges ut info på web-sidene om hvem som er kontaktpersoner. LMU utarbeider stillingsbeskrivelse for kontaktpersonene. Kontaktpersonene får observatørstatus i LMU. Ansvar: LMU-sekretæren følger opp saken. Gjennomført: Forslag: Kontaktpersonene innkalles til LMU-møtene med observasjonsstatus. Stillingsbeskrivelse for kontaktpersoner på fakultetene utarbeides. Ansvar: Tilretteleggingskonsulenten følger opp. 2. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Kontaktpersonene ved fakultetene, LMU-leder og tilretteleggingskonsulenten på Studentservice har et møte hvert semester for å dele erfaringer og relevant informasjon om ulike områder innenfor tilrettelegging. Ansvar: LMU-leder innkaller til møtene. Gjennomført: Møte mellom kontaktpersoner ved fakultetene og LMU-leder, tilretteleggingskonsulent og LMU-sekretær ble gjennomført 14. desember Forslag: Tilretteleggingskonsulenten innkaller til møtene. 3. Info til ansatte ved fakultetene Det skal utformes differensiert informasjonsmateriell til om tilrettelegging og fjerning av funksjonshemmende barrierer til de ulike hovedmålgruppene: Studenter, fagpersonale og administrativt personale som egne brosjyrer og informasjon på web. Ansvar: Tilretteleggingskonsulenten følger opp saken. Gjennomført: Utsending av PowerPoint til fakultetene som ansatte skal ta inn i eget undervisningsmateriell første uka i nytt semester. Inneholder en oppfordring til studenter med behov for tilrettelegging om å ta kontakt med tilretteleggingskonsulenten. Forslag: LMU-sekretær får ansvar for web-side med informasjon til ansatte og studenter.

22 4. Web-sidene (uin.no) og Fronter/Studweb UiN sine websider med ny webløsning skal være utformet etter prinsippene for universell utforming. Det må vurderes om det i løpet av 2013 er behov for å gjennomføre en usability-undersøkelse av web-sidene i forhold til universell utforming. Fronter-rommene skal utformes slik at de blir mest mulig lesbare for svaksynte. Rom-malen oppdateres og informasjon om dette tas inn i infomateriale til faglig ansatte med råd og veiledning, bl.a. om tilrettelegging for svaksynte. Mulighet for å få videreutviklet både Fronter og Studweb ytterligere i retning av universell utforming må avklares med leverandører. Ansvar: Webansvarlig (Markeds- og informasjonsavdelingen), Fronter-ansvarlig (Senter for etter- og videreutdanning) og Studweb-ansvarlig (Studentservice) følger opp i forhold til henholdsvis web-sidene, Fronter og Studweb. Forslag: Webansvarlig inviteres til neste LMU-møte for å orientere om arbeidet med Webløsning i forhold til Universell utforming. 5. Kartlegging av undervisningslokaliteter med henblikk på tilretteleggingsutstyr Undervisningslokalene ved UiN kartlegges i løpet av våren 2012 for å avdekke behov for forbedring når det gjelder tilretteleggingsutstyr. Vesentlige mangler som avdekkes skal utbedres. Ansvar: Drift følger opp saken. Gjennomført: Kartlegging gjennomført av drift ved Arne Martin Svartnes. Forslag: Drift rapporterer til LMU dersom det er mangler som ikke utbedres. 6. Universelle løsninger i universitetspedagogikken I arbeidet med å utvikle universitetspedagogikken, herunder bruk av IKT i utdanning må tenkning knyttet til universelle løsninger og tilpasning være et viktig moment. Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) utformer generelle retningslinjer om dette i samarbeid med fakultetene. Ansvar: SEVU følger opp saken. Gjennomført: Kjetil Knarlag fra Universell deltar på SPA-samling 11. desember. (Samling for studieprogramansvarlige på fakultetene). Forslag: KOLT (tidligere SEVU) inviteres for å orientere om hvordan de arbeider i forhold til universell utforming og opplæring av ansatte ved UiN. 7. Ansvars- og rutinebeskrivelse Det skal utarbeides en ansvars- og rutinebeskrivelse for arbeidet med tilrettelegging ved UiN. Det må vurderes om dette skal gjøres gjennom rutinebeskrivelser i den elektroniske kvalitetshåndboka. Ansvar: LMU-sekretær følger opp saken i samråd med tilretteleggingskonsulenten. Forslag: Tilretteleggingskonsulenten utarbeider et forslag til ansvars- og rutinebeskrivelser sammen med fakultetenes kontaktpersoner. 8. Styrking av kapasitet for tilretteleggingsfunksjon Det bør arbeides for å øke kapasiteten på Studentservice for å arbeide med tilrettelegging ut over dagens kapasitet slik at det blir rom for å satse mer offensivt på å videreutvikle tilbud om tilrettelegging og drive mer aktivt informasjonsarbeid mot studentene. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør følger opp saken.

23 9. Sosial inkludering Studentorganisasjonen og studentforeningene skal sammen med universitetet og samskipnaden arbeide for å videreutvikle møteplasser og tiltak som bidrar til god sosial integrering gjennom fadderuke, oppstartsarrangementer, ulike sosiale tiltak, kurs og lignende. Det skal utarbeides tiltak for å sikre sosial integrering og trivsel i studie- og studentmiljøet. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør tar initiativ overfor studentorganisasjonen og Samskipnaden for å utarbeide en tiltaksplan for sosial inkludering og trivsel. Gjennomført: Fakultetene inviteres til å søke midler til fagsosiale samlinger som kan være et godt tiltak for sosial inkludering. Faglig ramme gjør samlingene åpne for alle i samme klasse/studieprogram, samtidig som det vil være en sosial arena. Universitetsbyen Bodø har midler som kan brukes til dette - med mål om økt sosial inkludering. Forslag: Det må utarbeides retningslinjer for økonomisk støtte til fagsosiale arrangement og fakultetene må informeres.

24 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 6/ Arkivreferanse: 2006/814/436 Sak: Avviksmeldinger januar 2013 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Berit Eliassen fung. plan- og utviklingsdirektør

25 SAKSUTREDNING Sak: Avviksmeldinger januar 2013 Saksbehandler: Thorbjørn Aakre Vedlegg: Oversikt over avviksmeldinger Bakgrunn Vedlagt følger oversikt over innkomne avviksmeldinger medio januar 2013.

26 Nr Melding Forslag til løsning Svar Melder Ansvarlig Mottatt Frist Besvart Status 1 Gis det informasjon til internasjonale studenter hvordan en norsk skriftlig skoleeksamen gjennomføres? For dette skulle det ha blitt tatt tak i fra universitetes side, for gjennomføring av skoleeksamen i mørkvedhallen før jul var en ny opplevelse for mange nye internasjonale studenter. de kom sent til eksamenslokalet,og de hadde ikke forstått at eksamen skulle avholdes et annet sted enn på universitetet.ingen formening om hvor de skulle plasseres i hallen da de ikke forsto at det er ved raden hvor emnekoden var oppgitt. Kandidatnr var også helt nytt og utfylling av et norsk innleveringsark var også en ny utfordring. Samtidig som at det var mye informasjon som ble gitt på norsk i forkant av utlevering av eksamen som de ikke forsto og som de kanskje ikke fikk med seg, som det å si ifra når man skulle benytte seg av toalettene, noe som førte til litt vandring og unødvendig forstyrrelse. For norske studenter er skriftlig skoleeksamen avholdt i en stor hall innført allerede ved ungdommskolen, slik at det svært sjelden er "problem" med norske studenter. 2 Det er ingen informasjon om tillatte hjelepemidler ved skriftlig skoleeksamen i f.eks faget Vitenskapelig kommunikasjon og forskningsmetode -BI300F, på universitetes internett sider. Dette er informasjon som er kritisk og som skaper forvirring. slik at høst 2012s skriftlig skoleeksamen ble det sett på hva fjorårets studenter hadde med seg til eksamen, fordi det ikke finnes noen opplysinger på internett. faget hadde i fjor en annen emneansvarlig slik at det kan ha forkommet endringer i praksisen. Tror kanskje at det var informert om eksamens gjennomføring i en bisetninge i en av de første timene i faget, men uansett så skulle det være mulig å finne slik informasjon på universitets internettsider. Informasjon om utfylling av innleveringsark ved skriftlig skoleeksamen, og hvordan ting foregår i en stor hall. Gi informasjon om tillatte hjelpemidler ved eksamen. Student Service Åpen Student FBA Åpen

27 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 7/ Arkivreferanse: 2011/2819/436 Sak: KSS-gjennomføring - årshjul 2013 til LMU Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar fremlagte notat og årshjul til etterretning. Læringsmiljøutvalget ber utvalgssekretæren sørge for løpende statusoppdatering i forhold til de saker læringsmiljøutvalget jf. årshjulet skal ha seg forelagt i Grete Lysfjord leder studiekvalitetsutvalget / prorektor Berit Eliassen fung. plan- og utviklingsdirektør

28 Universitetet i Nordland Plan- og utviklingsavdelingen INTERNT NOTAT - MED OPPFØLGING Gjelder: KSS-gjennomføring - Årshjul 2013 Til: Erik Gaukerud, Jan Atle Toska, Berit Eliassen, Anita Eriksen, Heidi Pedersen, Stig Fossum, Steinar Stene-Sørensen, Bjørn Olsen, Arne Fjalstad, Reid Hole, Frode Thomassen, Elin Sommerli, Nina Ellingsen Høiskar, Hanne Thommesen Kopi til: Utvalgssekretær SKU Anne-Lovise Reiche Utvalgssekretær LMU Liv Tande Rådgiver Thorbjørn Aakre Fra: Rektor, prorektor og direktør Dato: Ref: 2011/2819/436/TAA KVALITETSSIKRINGSSYSTEM FOR UTDANNING GJENNOMFØRING 2013 UIN ÅRSHJUL Universitet i Nordlands kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten (KSS) inneholder en rekke prosesser som skal ivaretas for å sikre og videreutvikle utdanningskvaliteten ved institusjonen. KSS ved UiN er et distribuert system ved at prosessene ivaretas av prosesseiere, som befinner seg i fellesadministrasjonen og ved fakultetene. Ved fakultetene har dekan det overordnede ansvaret for at fakultetets ansvarsområder innen KSS blir ivaretatt, selv om deler av gjennomføringen kan være delegert til administrativ linje (detaljer ved hvert fakultet er ukjent for rektor). Dette dokumentet er sendt fakultetene ved dekan og fakultetsdirektør for å sikre at både faglig og administrativ ledelse er kjent med fakultetets gjennomføringsansvar i KSS. I vedlegget er årshjulet for gjennomføring av KSS 2013 beskrevet. Her finnes en skjematisk oversikt over ansvarsforhold og dokumentasjonskrav knyttet til produksjon av saker til lokalt og sentralt studiekvalitetsutvalg (SKU) og Læringsmiljøutvalget (LMU), samt fakultetsstyrene og universitetsstyret. Sakenes tidsplan i utvalg og styrer fremkommer i vedlegget. Vedlegget inneholder også lenker til kvalitetshandboka og til relevante maler (studieprogramrapporten og fakultetenes kvalitetsrapport). Nærmere om gjennomføringstidspunkt Prosesseiere (se kolonne B i vedlegget) er selv ansvarlig for å legge opp egne, underliggende årshjul som sikrer at saker fremmes for lokale og sentrale utvalg og styrer i henhold til prosessbeskrivelser i kvalitetshandboka og UiNs årshjul for KSS Merk at saker som skal fremmes for sentralt SKU og LMU normalt må være oversendt utvalgssekretær på angitt saksnummer minimum 14 dager i forkant av møtet (møtedato for disse utvalgene er angitt i vedlegget, og vanligvis sender sekretærene informasjon om frister i forkant). For mer inngående beskrivelse av prosesser vises det til kvalitetshandboka for UiN; lenker finnes i vedlegg.

29 Dokumentasjonskrav Rektor overlater til fakultetene å sørge for dokumentasjon i saksarkivet for de prosessene som ligger under fakultetenes ansvarsområde. Det forutsettes at dokumentasjonsplan og tilhørende bruk av saksarkivet sikrer at fakultetene på forespørsel kan dokumentere årlig gjennomføring av prosessene de eier i KSS, eksempelvis knyttet til fremtidige evalueringer. Merk at fakultetets endelige kvalitetsrapport for forutgående studieår, slik den foreligger etter behandling i fakultetsstyret, sammen med vedtakets ordlyd skal oversendes sentralt studiekvalitetsutvalg ved sekretær på saksnr. 2011/2602 (jf. vedlegg). Det innebærer at fakultetet dokumenterer forutgående saksgang på eget saksnummer (bl.a. saksfremlegg og behandling i lokalt SKU og fakultetsstyre). For øvrige prosesseiere i KSS angir vedlegget hvilke saksnumre som skal nyttes for dokumentasjon. Årlig revisjon av prosessbeskrivelser I løpet av vårsemesteret 2013 vil prosesseier motta henvendelse om godkjenning av egne prosesser som ledd i årlig sikring av at UiN har oppdaterte prosessbeskrivelser i kvalitetshandboka (driftes av plan- og utviklingsavdelinga). Det er særlig viktig at prosesseier i den forbindelse melder eventuelle endringsbehov til plan- og utviklingsavdelinga (PUA) v. rådgiver Thorbjørn Aakre. Endringsbehov følges opp gjennom ny prosessbeskrivelse i samarbeid mellom rådgiver ved PUA og prosesseier eller den prosesseier bemyndiger til å utføre arbeidet på sine vegne. Revidert prosessbeskrivelse må tilfredsstille universitetsstyrets vedtak om formelle behandlingsorganer for den aktuelle prosessen. Revisjon av UiNs KSS er i avslutningsfase. Vårsemesteret 2013 forventes styresak hvor avklaringer om f.eks godkjenning av reviderte beskrivelser innen publisering i kvalitetshandboka, finner sted. Nærmere om PhD Kvalitetssikringssystemet for PhD er fremdeles under utvikling, og årshjulet for gjennomføring av KSS for disse utdanningene er ikke endelig fastsatt og er derfor ikke beskrevet i vedlegget. Vedleggets lenkefunksjonalitet Det kan ikke utelukkes at arkivering i saksarkivet kan forstyrre lenkefunksjonaliteten i vedlagte årshjul. Vennligst kontakt Thorbjørn Aakre, e-post: taa@uin.no eller tlf slik at vedlegget eventuelt kan oversendes som e-post. Med vennlig hilsen Pål Pedersen, rektor og Grete Lysfjord, prorektor og leder sentralt SKU Stig Fossum universitetsdirektør 2

30 Årshjul for gjennomføring av KSS (kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten) ved UiN i 2013, utarbeidet desember KSS for PhD er fortsatt under revisjon og omtales ikke nedenfor. Fargekoder jan - des: Sak til lokalt SKU Tilgang til kvalitetshandboka (KH) - se kolonne R. Ansvaret for gjennomføring av KSS distrubueres hovedsakelig i systemdelen evalueringer, undersøkelser m.m., og nedenfor er det lenke til UiNs nettside om denne systemdelen. Sak til sentralt SKU På nettsiden om evalueringer m.m. finnes inngang til kvalitetshandboka, hvor hver prosess er beskrevet i mer detalj enn her. For prosessene i de øvrige systemdelene er det lagt direkte lenker til kvalitetshandboka. Merk at man Sak til LMU må være tilknyttet maskin i UiNs nettverk for å få full tilgang til kvalitetshandboka. Sak til FAK-styret (senest) Tilgang til relevante maler - se kolonne S. Sak til UiN-styret Dokumentasjonskrav - se kolonne T. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T Møteplan sentralt SKU og LMU 2013: 28.jan 11.mar 20.mai 16.sep 21.okt 02.des Prosess Emneundersøkelse midtveis Emneundersøkelse avsluttende Eksternt vuderingspanel**** Oppfølging nasjonale evalueringer Fakultetsvis studiekvalitetsrapport per studieår Søker- og oppstartundersøkelsene (slås sammen til én) Søknads- og opptaksstatistikk Frekvens KSS systemdel FAK Semestervis Evalueringer m.m. FAK Semestervis Evalueringer m.m. FAK Årlig Evalueringer m.m. FAK Årlig Evalueringer m.m. Kvalitets område Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Se i KH Mal Arkivref SKU-sak: Orientering fra FAK høstsem --- FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU --- Lenke her --- FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU FAK avgjør tidspunkt for gj.føring og behandling i lokalt SKU --- Lenke her FAK avgjør ---- Ferdigstilles og er del av kvalitetsrapport Ferdigstilles og er del av kvalitetsrapport ---- Lokal SKU-sak (seneste tidspunkt): Behandle Lokal SKU-sak (seneste tidspunkt): Behandle SKU-sak: Orientering fra FAK vårsem Ansvar Programkvalitet Programkvalitet Studieprogramrapport*** Programkvalitet Programkvalitet FAK Når slike Evalueringer Programkvalitet FAK følger opp når slike evalueringer/rapporter foreligger foreligger m.m. FAK Årlig Evalueringer Programkvalitet Lokal SKU- og SKU-sak: m.m. FAKstyre-sak: FAK-rapport Rapport forutgående (Referatsak) studieår MIA Årlig Evalueringer m.m. PUA Årlig Evalueringer m.m. Karakterstatistikk PUA Årlig Evalueringer m.m. Kandidatundersøkelse SFA Hvert 3. år Evalueringer m.m. Inntakskvalitet SKU-sak: Orientering om resultat -- Gjennomføre undersøkelsene -- Lenke her 2010/1671 Styresak om studentrekruttering NOM: Statistikkpakke inntakskvalitet til LED, Lenke her 2010/1864 FAK, MIA, SFA Karakterstatistikk vårsem. til Lenke her 2011/2467 LED, FAK, SFA Inntakskvalitet Resultatkvalitet Resultatkvalitet LOK: Statistikkpakke inntakskvalitet til LED, FAK, MIA, SFA Karakterstatistikk årsbasis til LED, FAK, SFA Gjennomføre undersøkelsen NOM og LOK: Foreløpige søkertall til LED, FAK, MIA, SFA* NOM: End. tall, LOK: oppdat tall til LED, FAK, MIA, SFA Lenke her Lenke her Lenke her Lenke her Lenke her FAK avgjør Sendes SKU på saksnr 2011/2692 FAK avgjør FAK avgjør Dynamisk saksnr FAK avgjør. Sendes SKU på saksnr 2011/2602 SKU-sak: Resultat av undersøkelsen Lenke her 2009/637 Pensumlitteratur ved studieoppstart BIBL Årlig Evalueringer m.m. Opplæringstilbud BIBL Årlig Evalueringer m.m. Bygningsmessig infrastruktur ØKON Årlig Evalueringer m.m. Rammekvalitet Rammekvalitet Rammekvalitet SKU-sak: Status pensumlister SKU-sak: Status opplærings-tilbud høstsem. Påminnelse om frist 1. mai til FAK Kontaktmøte 1 m Statsbygg** Status/oversikt pensumlister 1. mai til FAK Info om høstens tilbud til FAK Kontaktmøte studiestedene SKU-sak: Status pensumlister 1. mai SKU-sak: Status opplærings-tilbud vårsem. LMU-sak: Status infrastruktur Status/oversikt pensumlister til FAK Lenke her 2011/1446 Info om vårens tilbud til FAK Lenke her 2011/2647 Kontaktmøte 2 m Statsbygg** Lenke her 2011/1523 IKT infrastruktur Årlig Evalueringer m.m. Brukerundersøkelse PUA Hvert 3. år, Evalueringer neste: 2013 m.m. ITsenter Rammekvalitet Rammekvalitet Gjennomgang IKT infrastruktur med FAK og med SoB v. leder Henvend. til FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA (og MIA for samordning m. søker-/oppstartundersøkelsen) LMU-sak: Status IKT infra-struktur Frist innspill fra FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA og MIA LMU-sak: Brukerundersøkelsens utforming Gjennomgang IKT infrastruktur m SoB v. leder Gjennomføre undersøkelse LMU-sak: Status IKT infra-struktur Høringsrunde resultat til FAK, IT, BIBL, ØKON, SFA og MIA Lenke her 2011/2691 LMU-sak: Resultat av undersøkelsen Lenke her 2012/2433

31 Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende Gjennomgang studie- og studentadm. system og tjenester Fast forum for studenttillitsvalgte og universitetsledelsen SFA Årlig Evalueringer m.m. SFA Årlig Evalueringer m.m. UiN kvalitetsrapport PUA Årlig Kvalitetsrapporten Revisjon av prosessbeskrivelsene i kvalitetshandboka Gjennomføre internrevisjon***** Avviksmeldinger (ros og ris-knappen) SFA Årlig Evalueringer m.m. PUA Årlig Kvalitetshandboka PUA Semestervis Internrevisjoner PUA Løpende Avvikshandtering Rammekvalitet Rammekvalitet Rammekvalitet Bekjentgjøre handlingsplan internt Forberedende møte stab og Servicetorget Vurdere endringsbehov LMU-sak: Oppfølging handlingsplan Evt. etablere arb.grupper for endringsarbeid LMU-sak: Oppfølgning handlingsplan LMU-sak: Referat vårmøte - SKU-sak: Rapport kalenderår - Prosesseier regodkjenner sine prosesser - SKU-sak: Rapport internrevisjon vår - Høringsrunde ved større endringer Styresak: Rapport kalenderår Avklare tidspunkt høstens møte Rutinejustering fastsettes av SFA-direktør LMU-sak: Evaluering handlingsplan Større endringer diskuteres i SKU, foretas evt. i samråd m UDIR Info til involverte om ny praksis ved større endringer LMU-sak: Vedtak plan for Lenke her 2008/1346 kommende år Kartlegging endringsbehov - Dynamisk Lenke her skriv til FAK og saksnr internt i avd LMU-sak: Referat høstmøte Lenke her 2011/2442 Avklare tidspunkt vårens møte SKU-sak: Rapport internrevisjon høst Lenke her 2011/2690 Lenke her Ikke arkivsak Lenke her 2011/ Løpende gjennom året med rapportering til LMU-møtene Lenke her 2006/814 * Eksakt tidspunkt avhenger av når SO frigjør informasjon - ikke opp til UiN å fastsette dette ** Eksakt tidspunkt for møte m Statsbygg avklares av økonomidirektøren *** Studieprogramrapport utarbeides for hvert av fakultetets bachelor- og mastergradsprogrammer **** Minimum ett av fakuletets bachelor- og masterprogrammer skal evalueres av eksternt panel hvert år ***** Gjennomføres etter fastsatt internrevisjonsprogram (SKU VS 35/2012) Saksnr og -titler i saksarkivet for gjennomføring av KSS 2012 (dokumentasjonskrav) - jf. kolonne T: 2011/2692 Kvalitetssikringssystem for utdanning - fakultetenes orientering til sentralt SKU om avsluttende emneundersøkelse /2602 Kvalitetssikringssystem for utdanning - fakultetsvise kvalitetsrapporter /1671 Kvalitetssikringssystem for utdanning - søker- og oppstartundersøkelse 2010/1864 Kvalitetssikringssystem for utdanning - statistikk inntakskvalitet 2011/2467 Kvalitetssikringssystem for utdanning - statistikk resultatkvalitet 2011/1446 Kvalitetssikringssystem for utdanning - pensumlister (merknad: gjelder UBs tilgang på pensumlister) 2011/2647 Kvalitetssikringssystem for utdanning - utdanningstilbud (merknad: gjelder UBs opplæringstilbud) 2011/1523 Kvalitetssikringssystem for utdanning - bygningsmessig infrastruktur 2011/2691 Kvalitetssikringssystem for utdanning - IKT infrastruktur 2011/1346 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Handlingsplan for studenter med nedsatt funksjonsevne /2442 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Forum for studenttillitsvalgte og universitetets ledelse 2011/2690 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Kvalitetsrapport UiN /1129 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Avvikshåndtering - meldte avvik - hendelser og forbedringsforslag 2011/1129 Kvalitetssikringssystem for utdanning - Internrevisjoner Om saker som skal til sentralt SKU og LMU: Prosesseier (kolonne B) har ansvar for at saken er produsert på saksnr som angitt, og oversendt utvalgssekretæren senest 14 dager i forkant av møtet (alternativt til fristen utvalgssekretær har satt for det aktuelle møtet).

32 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 8/ Arkivreferanse: 2012/1428/053 Sak: Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør

33 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit Liv Tande Bakgrunn TimeEdit er nå tatt i bruk til timeplanlegging og romreservasjon for studenter og ansatte. TimeEdit brukes også av ulike servicefunksjoner ved UiN som informasjonskilde om all intern og ekstern aktivitet ved UiN. Denne tjenesten heter dagens aktivitet og er tilgjengelig både på studentenes og de ansattes sider. Timeplanen finnes også i engelsk versjon på de engelske sidene. Studenter kan selv reservere grupperom to uker fram i tid, men romreservasjonsløsningen finnes foreløpig bare på norsk. Innføring av TimeEdit ved UiN ble organisert som er prosjekt høsten Prosjektperioden er nå over og som vedlegg ligger rapport fra prosjektgruppa om status for gruppas arbeid per desember 2012.

34 Universitetet i Nordland Studie- og forskningsavdelingen INTERNT NOTAT - MED OPPFØLGING Gjelder: Innføring av nytt timeplansystem - rapport desember 2012 Til: Jan Atle Toska, Anne Ringen Pedersen og Erik Gaukerud Kopi: Lars Røed Hansen, Tine Gjermstad Johansen, Ann-Merete Sivertsen, Bjørn-Åge Rånes, Terje Nicolaisen, Sunniva Grønstad Rosenfors, Thomas Nilsen Fra: Liv Tande Dato: Ref: 2012/1428/053/LTA Bakgrunn Høsten 2012 ble det etablert en prosjektgruppe som fikk i oppgave å innføre nytt timeplansystem TimeEdit ved UiN. Dette notatet gir en oppsummering av arbeidet i forhold til mandatet og er et innspill til videre oppfølging av timeplanarbeidet ved UiN. Sammendrag Timeplanen ble publisert 1. desember og timeplanen foreligger både på norsk og engelsk. Egen engelsk utgave blir å finne på våre engelske sider. I uke 2/2013 vil også timeplanen bli tilgjengelig på våre ansattesider. Teknisk innføring av nytt system har gått smertefritt og systemet fungerer godt i forhold til vår hjemmesideløsning. Alle som har vært involvert i prosessen er godt fornøyd med TimeEdit, både når det gjelder brukervennlighet for timeplanleggere og innsynsløsninger for studenter og ansatte. Romreservasjon for studenter og ansatte vil være tilgjengelig fra uke 2/2013. Dette gjelder kun for reservasjon av grupperom. Møterom reserveres gjennom Outlook. Alle andre undervisningsrelaterte rombestillinger gjøres gjennom timeplanlegger ved det aktuelle fakultet. Ved publisering 1. desember var timeplanen er i hovedsak på plass for HHB, FSV og FBA. Kun mindre justeringer har vært nødvendig. Når det gjelder PHS så var timeplanen i hovedsak på plass for helsefag, mens timeplanen for lærer- og førskolelærerutdanninga jobbes det fortsatt med.

35 Det er i dag en timeplanlegger på hvert fakultet som har ansvar for timeplanlegging og romreservasjon i TimeEdit. Sentral timeplanlegger er administrator og har hovedansvar for drift og tilrettelegging av TimeEdit ved UiN. Prosjektgruppens medlemmer: Liv Tande prosjektleder Thomas Nilsen FS-koordinator Sunniva G. Rosenfors studentservice Terje Nicolaisen IT Tine HG Johansen PHS Bjørn-Åge Rånes HHB Ann-Merete Sivertsen FBA Lars Røed Hansen FSV (fra november 2012) Styringsgruppens medlemmer: Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Anne Ringen Pedersen kontorsjef servicetorget Erik Gaukerud kontorsjef IT-senteret Prosjektgruppens arbeid Prosjektgruppen har fulgt vedtatt framdriftsplan og gjort nødvendige tilpasninger underveis. Det har vært reglemessige møter for hele gruppen, i tillegg til at prosjektleder og FSansvarlig har hatt video- og telefonmøter med Evolvera og Solarsoft. Den største utfordringen vi har hatt i forhold til at vi har utviklet systemet samtidig med legging av timeplan for vår 2013, er at testbasen ikke har vært tilgjengelig for bruk til opplæring. Det er derfor ikke blitt gjennomført fellesopplæring av ansatte i høst, da timeplanen ble lagt i testbasen i påvente av at produksjonsbasen skulle bli klar. Sentral timeplanlegger har lagt emnene i timeplanen slik de fremkommer av fakultetenes bestilling. I tillegg til gitte prinsipper for timeplanlegging har emnene blitt lagt på minste mulige rom etter følgende prioritering: 1. Emner hvor studenter eller forelesere har spesielle behov. 2. Emner med mange studenter fra flere fakulteter. 3. Samlingsbasert undervisning. 4. Emner som undervises hele semesteret for campusstudenter. Sentral timeplanlegger har så overlatt timeplanarbeidet til fakultetene som nå står fritt til å endre til større eller mer hensiktsmessige rom for våren Fakultetene har ansvar for egen timeplan og gjør nødvendige endringer for eget fakultet. 2