MØTEINNKALLING. Læringsmiljøutvalget Møte nr: 5/14 Møtested: Styrerommet Dato: Tidspunkt: 08:30 10:30

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 5/14 Møtested: Styrerommet Dato: Tidspunkt: 08:30 10:30 Innkalling går til: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektorat Mats Myrstad Nestleder SOB Kjetil Eiane Medlem FBA Hanne Thommesen Medlem FSV Frode Fjelldal Soelberg Medlem HHB Bodil Svendsgård Medlem PHS Steffen Halsbakk Medlem SoB Jørgen Fjørtoft Medlem SoB Tor Gudmund L. Østmo Medlem SoB Victoria A. Molland Medlem SoB Dino Omerovic Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem StudentiNord Hilde Åsheim Observatør StudentiNord Berit Eliassen Observatør Universitetsbibl Rita Romarheim Observatør SOB/SFA Erik Gaukerud Observatør IT Arne Martin Svartnes Observatør Drift Truls Didriksen Observatør HHB Synnøve Tollåli Observatør FSV Mats Pedersen Observatør FBA Charlotta Langejan Observatør PHS Marianne Ellingsen Kvig Observatør Internasjonalt kontor Jan Atle Toska Direktør SFA Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av protokoll fra forrige møte. Grete Lysfjord Utvalgsleder Side1

2 Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 32/14 Godkjenning av protokoll 4/14 OS 33/14 OS 34/14 Bygningsmessig infrastruktur Status handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved UiN OS 35/14 Halvdagsseminar med Universell 1. desember 2014 OS 36/14 Orientering om tilbudet fra rådgivningstjenesten OS 37/14 Avviksmeldinger per november 2014 OS 38/14 Eventuelt Side2

3 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 32/ Arkivreferanse: 2010/428/ Sak: Godkjenning av protokoll 4/14 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 4/14 fra møtet den Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side3

4 SAKSUTREDNING Sak: Godkjenning av protokoll 4/14 Saksbehandler: Thorbjørn Aakre Vedlegg: Protokoll 4/14 Side4

5 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 4/14 Møtested: Møterom 3003 Dato: Tidspunkt: 08:30 10:30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektorat Mats Myrstad Nestleder SOB Bodil Svendsgård Medlem PHS Iselin Krey-Stubberud Medlem SOB Jørgen Fjørtoft Medlem SOB Dino Omerovic Medlem SOB Tor Gudmund L. Østmo Medlem SOB Rita Romarheim Observatør SOB/SFA Kjell Ingdal Observatør IT Truls Didriksen Observatør HHB Mats Pedersen Observatør FBA Charlotta Langejan Observatør PHS Marianne Ellingsen Kvig Observatør Internasjonalt kontor Berit Eliassen Observatør Bibliotek Forfall: Navn Funksjon Representerer Ketil Eiane Medlem FBA Per Harald Rødvei Medlem FSV Frode Fjelldal-Soelberg Medlem HHB Kjell Pedersen Medlem Studentinord Hilde Åsheim Observatør Studentinord Synnøve Tollåli Observatør FSV Arne Martin Svartnes Observatør Drift Jan Atle Toska Observatør SFA-direktør Side5

6 Innkallingen ble godkjent Sakslisten ble godkjent Protokoll fra forrige møte ble godkjent. Thorbjørn Aakre utvalgssekretær Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 25/14 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland VS 26/14 Godkjenning av protokoll 3/14 OS 27/14 OS 28/14 OS 29/14 Læringsmiljøutvalget 2014/ lovforankring og mandat Status handlingsplan for fjerning av funksjonshemmede barrierer ved UiN Status forbruk av budsjett 2014 for LMU og SKU OS 30/14 Avviksmeldinger per september 2014 VS 31/14 Møteplan studieåret for Læringsmiljøutvalget VS 25/14 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget for studieåret konstituerer seg. Behandling: Studentleder settes som nestleder for læringsmiljøutvalget. Vedtak: Læringsmiljøutvalget for studieåret konstituerer seg. VS 26/14 Godkjenning av protokoll 3/14 Innstilling til vedtak: Side6

7 Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 3/14 fra møtet den Behandling: Av protokollen fremgår det i sak 21/14 Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer at Rita Romarheim orienterte utvalget om status. Rita Romarheim var ikke til stede i møtet. Det riktige var at Rita Romarheim hadde orientert utvalgssekretæren om status per e- post og det var denne orienteringen som ble lest opp for utvalget i møtet. Vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 3/14 fra møtet den OS 27/14 Læringsmiljøutvalget 2014/ lovforankring og mandat Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: Under behandlingen ble det kommentert at det i saksutredningen refereres til «Høgskolestyret» og «høgskolens ledelse». Dette vil refereres på en annen måte neste år. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Side7

8 OS 28/14 Status handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved UiN Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: Rita Romarheim orienterte om status på de enkelte punktetene i handlingsplanen: 1. Dette er en fin møteplass for de tilretteleggingsansvarlige. Det var gjennomført et møte i juni, og et nytt planlegges i løpet av desember. 2. Informasjon sendt fakultetene ved semesterstart i tillegg er det lagt ut riktig informasjon på UiNs nettsider om tilrettelegging. 3. Web2015 som skal være klar 15. februar 2015 vil gi bedre nettsider med fokus på blant annet universell utforming. 4. Drift håndterer direkte tilrettelegging for den enkelte student som etterspør dette. 5. UPED er etablert på fast basis med vekt på bruk av pedagogiske ikt-løsninger. 6. Rutiner for hvordan arbeidet fordeler seg mellom tilretteleggingsansvarlig og fakultetenes kontaktpersoner er etablert Studentorganisasjonen har gjennomført fadderperioden med suksess vil gjennomføre kurs i studieteknikk og presentasjonsteknikk i oktober. 9. Dette er et kurs det har vist seg vanskelig med å finne kursholder til. Det finnes ressurser internt på universitetet, men disse vil ikke bidra. Tilretteleggingskonsulenten jobber videre med dette. Det er ønske om at et eventuelt kurs kan streames på nett til Stokmarknes og Mo i Rana. 10. Gjennomført seminar med Hjelpemiddelsentralen og det planlegges et halvdagsseminar med Universell i begynnelsen av desember. Vedtak: OS 29/14 Status forbruk av budsjett 2014 for LMU og SKU Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: I oversikten fremgår det at det er brukt lite av midlene i budsjettet. Dette skyldes at flere av de større kostnadskrevende tiltakene er planlagt gjennomført i løpet av høsten. I tillegg er det gjennomført en rekke aktiviteter som ikke har medført kostnader. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Side8

9 OS 30/14 Avviksmeldinger per september 2014 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: Læringsmiljøutvalget ser at det fortsatt er en del meldte saker som står med status «åpen» og ber om at disse følges opp slik at de kan lukkes. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering VS 31/14 Møteplan studieåret for Læringsmiljøutvalget Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar at samlet møteplan for resten av studieåret er følgende: Mandag 10. november 2014 Mandag 1. desember 2014 Mandag 26. januar 2015 Mandag 23. mars 2015 Mandag 8. juni 2015 Behandling: Vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar at samlet møteplan for resten av studieåret er følgende: Mandag 10. november 2014 Mandag 1. desember 2014 Mandag 26. januar 2015 Mandag 23. mars 2015 Mandag 8. juni 2015 Side9

10 Eventuelt 1. Økonomisk støtte til kompetanseheving Utvalgssekretæren orienterte om brev fra Universell, hvor fakultetene har mulighet til å søke om midler til økt kompetanse og økt omfang av undervisning om universell utforming i relevante studieprogram og emner på alle nivå i høyere utdanning. Brevet ble videresendt ansatterepresentanter i LMU, i tillegg til studentleder. 2. Orientering om ny maskinpark på biblioteket Kjell Ingdal fra IT-senteret orientert om utskiftingen av datamaskinene på biblioteket. De nye maskinene skal etter planen være på plass i løpet av høsten I tillegg informerte biblioteksdirektøren at helpdesk-funksjonen planlegges flyttet ned i biblioteket. Side10

11 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 33/ Arkivreferanse: 2011/1523/436 Sak: Bygningsmessig infrastruktur Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side11

12 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Bygningsmessig infrastruktur Thorbjørn Aakre Vedlegg: Status rammekvalitet iht. kvalitetssikringssystemet Referat Statsbygg Midt-Norge Referat Campus Helgeland Side12

13 Universitetet i Nordland Ledelsen i organisasjonen INTERNT NOTAT - UTEN OPPFØLGING Gjelder: Status rammekvalitet iht. kvalitetssikringssystemet Til: Thorbjørn Aakre Kopi: Fra: Anita Eriksen Dato: Ref: 2011/1523/436/AER Det vises til kvalitetssikringssystemet og vedtatt rutine for oppfølging av rammekvalitet. LMU skal orienteres om oppfølging av denne rutinen. Det skal gjennomføres årlige møter med Campus Helgeland og Campus Vesterålen, og det skal skrives referat fra disse møtene. Det skal også fremlegges referat fra avholdte kundemøter med Statsbygg Midt-Norge. Vedlagt følger referat fra gjennomført møte med Campus Helgeland, samt kundemøte avholdt med Statsbygg Midt Norge. For Campus Vesterålen er det avtalt møte den 10. november. Vi vil komme tilbake med referat fra dette møtet. Generell kommentar: Det er stor aktivitet knyttet til campusutvikling i et lengre tidsløp. Dette som oppfølging av campusutviklingsplanen som ble vedtatt i Ved behov kan LMU bli særskilt orientert om helheten i dette arbeidet. Anita Eriksen assisterende universitetsdirektør Vedlegg 1 Referat Campus Helgeland Referat Statsbygg Midt-Norge Side13

14 1 av 5 Til stede: Anita Eriksen (AE) UiN Kari Flatlandsmo (KF) UiN Terje Almendingen (TA) UiN Kjetil Lehn, (KL) Statsbygg Rune Hamlot (RH) Statsbygg Tore Høiem, (TH) Statsbygg Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Tore Høiem THOI thoi@statsbygg.no Deres dato: Deres referanse: MØTEREFERAT Kopi til: Møtedeltakerne Møtested: Styrerommet 4A, UiN Møtetid: kl ca UNIVERSITETET I NORDLAND KUNDEMØTE AUG Nr Sak Ansv./frist 0 Presentasjon/Kommentarer forrige møte/referat Referat fra forrige kundemøte dannet grunnlag for dette møtet og punktene ble kommentert fortløpende ettersom møtet hadde samme standard møteagenda som sist. Tekst i kursiv i dette referatet er punkter som står fra forrige referat. Statsbygg (SB) Ingen spesielle bemerkninger til forrige referat. 1 Organisasjon (endringer), virksomhetsinformasjon KL innleder med kort refleksjon om Statsbyggs rolle under ny regjering. Ingen dramatisk endring forventes, men SB er spente på tildelingsbrevet og bevilgninger. AE informerer kort om strukturdiskusjonen som nå pågår i UH-sektoren med bakgrunn i oppdrag fra KD. For UiN kan aktuelle problemstillinger i denne diskusjonen være mulige fusjonsprosesser med høgskolene i Nordland, for eksempel Nesna, Narvik, Harstad etc. 2 Personell, bemanning, samarbeid AE forteller at hun nå formelt har tiltrådt stillingen som Assisterende universitetsdirektør. Oppgavene knyttet til Campusutvikling og utviklingsprosjekter for øvrig vil bli delt mellom AE og TA. Fra 1.september er Per Arne Skjelvik ansatt som ny økonomidirektør ved UiN. TH informerer om at Rune Hamlot er ansatt som driftssjef etter at Trine Falch sluttet. Han startet formelt i stillingen 1. august etter å ha vært fungerende driftsleder siden 1. mars. Rune ble valgt etter en normal rekrutteringsprosess. Driftsteknikerstillingen som Rune hadde, vil lyses ut og forsøkes besatt i løpet av AE redegjør for situasjonen med at Arne Martin Svartnes fortsatt er 80 % sykemeldt og ikke vil gå inn i driftslederrollen for UiN foreløpig. UiN har i AMS fravær etablert en matriseorganisasjon for UiN-drift. Dette fungerer brukbart, men AE sier de fortsatt har en intern prosess vedr organisering gående. Statsbygg vil bli informert om hvem de skal forholde seg til i det fremtidige driftssamarbeidet så fort UiN har dette klart. AE : UiN ønsker at feil/mangler og andre drift og vedlikeholdsbehov skal «routes» via UiNs egen driftsorganisasjon, som igjen fremmer dette for SBs driftsavdeling som «oppdrag». SB UiN AE TH UiN UiN/SB Statsbygg Midt-Norge Tlf: postmottakem@statsbygg.no Org.nr.: Besøksadresse: P.b Hospitalsløkkan, N-7418 Trondheim Faks: Erling Skakkesgt. 66 Side14

15 2 av 5 Nr Sak Ansv./frist UiN har i dag et «slags» system for registrering av avvik («RT-systemet» med «Gorgon» meldingssystem) som fungerer «brukbart». De er likevel litt i tvil om dette er effektivt nok og om alt faktisk fanges opp og utføres. TH informerer kort om statsbyggs satsning på utvikling og implementering av det nye FDVUS systemet, SESAM. I dette systemet vil det også inngå funksjonalitet som vil gi kunden (UiN) tilgang til deler av informasjonen og også en meldingsfunksjonalitet gjennom en såkalt «kundeportal». Denne er ikke ferdigutviklet, men deler av funksjonaliteten vil sannsynligvis bli tilgjengelig tidlig AE gir uttrykk for at dette er veldig interessant, og vil gjerne vite mer om dette. SB oppfordres til å arrangere en presentasjon av SESAM og kundeportalen så snart vi har mulighet til det. Samarbeidet mellom SB-drift og UiN har den senere tiden vært noe utfordrende da kontaktpunktet mot UiN har vært litt «uklart» i Arne Martins fravær. Det er derfor viktig at «kommandolinjene» er klare for begge parter. Det fungerer brukbart på tross av dette, men vi bør se på strukturen og en mulig effektivisering av samarbeidet i tiden fremover. Når organisasjonene på begge sider har «satt seg» bør møteform og frekvenser formaliseres. UiN SB SB UiN/SB 3 HMS/SHA Pga. at det fortsatt arbeides med utredning av Bioforsks virksomhet og organisering i Styrhuset må noe av brannsikringsarbeidet, og deretter branntegningene, endres iht. de nødvendige fysiske endringene som vil bli gjort i og på bygget. Disse avklaringene koordineres av TF og AMS, og videreformidles til TF. Det må nå opprettes et eget prosjekt på dette og det bør utnevnes en egen prosjektleder. SB tar initiativ til dette i samarbeid med UiN. Arne Brinkmann (UiN) tar kontakt med SB i forhold til å få inngått en kontrakt med SB om dette. Brannøvelse gjennomført i hovedbygget 1.November-13. Det meste fungerte bra men noen avvik ble registrert og vil bli satt fokus på. RH sier det skal gjennomføres ny brannøvelse sammen med branntilsynet nå i høst (14). Totalgjennomgang av risikosituasjonen for institusjonen, Dette er et kontinuerlig arbeide, men det tas sikte på å få utarbeidet dokumenterte sikkerhetsrutiner i løpet av et par år. Dette omfatter bla. forhold som inneklima, utemiljø, sikkerhet, labbaktivitet, ol. Punktet står Det skal som et ledd i internkontrollarbeidet utarbeides en samsvarserklæring som redegjør for hvem som er kontaktpersoner i forhold til HMS-arbeidet hos de ulike leietakerne på byggene. TF og AMS samarbeider om dette RH må sjekke opp dette TA: Ønskelig å få kartlagt all solskjerming på byggene. Hva finnes, hvor, og hvordan fungerer det? Hvor finnes det nye behov etc.? RH tar tak i dette så snart som mulig og helst før sommeren RH UiN UiN/SB UiN RH RH/TA Side15

16 3 av 5 Nr Sak Ansv./frist 4 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) Detaljert BAD regnskap pr august overlevert til KF AE savner en strukturert plan for indre vedlikehold. Vet ikke nok om når og hva av tiltak som utføres til en hver tid. TH sier dette har vært diskutert med AMS når han var vår kontaktperson, men at det nå flyter noe. UiN kommer tilbake til SB med en redegjørelse for hvem hos dem som skal delta i prioriteringsarbeidet og hvordan dette arbeidet bør gjøres. TH og RH understreker viktigheten av at UiN IKKE setter i gang ombyggingsprosjekter på egen hånd uten at SB har godkjent dette. Dette fører ofte til at viktige forhold som f.eks. innregulering av ventilasjonsanlegg ikke blir fulgt opp, med påfølgende inneklima-klager. TH foreslår at vi benytter oppdragsavtaler for å regulere og formalisere slike prosjekter også i fremtiden. Dette så fremt nye regnskapsprinsipper ikke hindrer oss i det. 5 ENØK / Miljø AMS sier han nå ser at det jobbes mer med ENØK spørsmål og synes dette er en klart positiv utvikling. AMS synes det er bra at det nå skjer noe på dette feltet igjen, men at det må konkretiseres i handling snart. Det haster også fordi de nå har fått oppsigelse på leveranse av overskuddskraft. TH sier at utlysning av fjernvarmeleveranse er realistisk innen juni SB jobber nå suksessivt for å bytte ut lyskilder til mer energiøkonomiske armaturer (LED) RH arbeider aktivt for å holde forbruket under de takstgrenser som utløser høyere tariffer., og har nå fått bra kontroll på varmestyringa. RH følger opp dette kontinuerlig. TH UiN UiN SB/UiN SB Norconsults rapport påpeker bla. at eksisterende kjølemaskin er energikrevende, og overdimensjonert i forhold til behov. I tillegg er den tung og kostbar å drifte. Vi må vurdere om denne kan byttes ut. Tilbud på ny er innhentet av TF. Utskifting reiser prinsipielle spørsmål rundt fordeling av ansvar og eierskap mellom leier og utleier. Dette må diskuteres nærmere før beslutning om anskaffelse. Prisen på ny maskin er på ca 1, 3 mill. SB arbeider med utredninger om totalt kjølebehovet. SB AMS sier det er mye klager på at det er for varmt, og at det er verst i deler av byggetrinn 4B. Dette må SB prøve å finne løsning på. Henger sammen med punktet over. Dette følges opp av UiN og SB drift. Forholdet virker å variere i følge AMS. Punktet står og følges opp fortløpende. SB Side16

17 4 av 5 Nr Sak Ansv./frist AE og AMS sier det er dårlig luftkvalitet på de auditoriene i 1. etg. som er små og har lav takhøyde. Disse er det spesielt vanskelig å få gjort noe med. SB må se på dette på litt sikt. Ventilasjonsanlegg er skiftet ut og nå gjennomfører SB en omfattende innregulering av ventilasjonsanleggene for å sørge for bedre effekt av anleggene, og forhåpentligvis bedret inneklima. Viktig at brukere IKKE «tukler» med dyser og spjeld selv. Dette skaper ubalanse i systemet og forringer kvaliteten på innelufta. AE etterspør bedre oppfølging og samarbeid om av energiforbruket. Dette må følges opp av TF og AMS. Innfører månedlige møter mellom TF og AMS for energioppfølging. RH har ansvaret her, men uklart hvem som er partner hos UiN. Fjernvarme eller alternativ varmeleveranse: Når Campusprosjektet er ferdig vet man mer om hvordan campus bør utvides, og kan ut fra det starte arbeidet med å finne lokasjon for en evt. prøveboring for energibrønner på platået. SB jobber fortsatt med vurderinger av alternativ varmeleveranse bla. i forbindelse med nytt byggetrinn 6A. Resultatene av denne prosessen kan danne føringer for løsningen for hele Campus. TH informerte om at UiN er valgt ut av SB Midt til å være piloteiendom for gjennomføring av Energimerking. TH informerer om at prosjektet er på det nærmeste avsluttet og at rapport er like rundt hjørnet. Det ligger an til at merket for bygningsmassen som helhet vil bli D med rød fargekode. SB må sørge for at energimerket blir hengt opp SB/UiN RH/UiN SB SB Nytt punkt, Inneklima kartlegging : Ventilasjonsanleggene i byggetrinn 4A og 4B innreguleres i disse dager. Auditoriene og Sykepleien og Handelshøyskolen bør tas deretter. RH og TA avtaler fremdrift og oppfølging av dette arbeidet. Vi bør også se på innstillingen for ventilasjonsanleggenes driftstid. Se for øvrig kommentarer under punktene over, vedr inneklima, ventilasjon og kjøling. RH/TA SB 6 Investeringsprosjekter. AE sier de fortsatt jobber med å få avklaringer fra Nordlandsarkivet. De har lovet tilbakemelding til UiN så snart finansieringen er godkjent i Fylkeskommunen. AE sier det nå (igjen)kan se ut som arkivet i Nordland er i bevegelse i forhold til saken. Nye møter bebudet. UiN tar kontakt med SB ved ny bevegelse. Byggetrinn 6 A og B Byggesaken går sin gang. UiN SB Side17

18 5 av 5 Nr Sak Ansv./frist 7 Leie/kontrakts forhold TH purrer AE vedrørende terminering og overføring av leiekontrakt som UiN har med Telenor vedr framleie for basestasjon. AE bekrefter at hun har mottatt beskjed om dette, og at hun nå skal ordne opp i dette. Leieavtale for innredning av kjelleretasjen i byggetrinn 4 for arkivet i Nordland vil bli utarbeidet så snart det er utarbeidet kostnadsramme. KL redegjør for at det ikke vil bli beregnet husleie for nytt areal i forbindelse med denne ombyggingen, men at husleieøkningen beregnes ut i fra beregnede ombyggings og prosjektkostnader. AE sier det kan se ut som arkivet i Nordland er i bevegelse igjen. UiN UiN 8 Eventuelt Oppdaterte kart og plantegninger Campus og Mørkvedbukta. AE sier de ønsker tilgang på oppdaterte kart og tegningsunderlag over eiendommen og byggene. o De kan i første omgang ta kontakt med RH for å få tilgang til det vi har. TH viser ellers til den fremtidige muligheten gjennom kundeportalen i det nye FDVUS systemet. Kundeundersøkelsen o KL informerte om at resultatet av siste kundeundersøkelse nå er klar, men at «kundebøkene» foreløpig ikke er distribuert. o TH tar kontakt for en gjennomgang av disse i forbindelse med neste møte. UiN/ SB TH Neste kundemøte: Ikke avtalt Referent: Tore Høiem Side18

19 Oppsummering: Møte om rammekvalitet Campus Helgeland Dato: Tilstede: Anita Eriksen, ass. universitetsdirektør Rutine iht. kvalitetssystem. Kjell Jacobsen, studiestedsleder Det skal avvikles et årlig møte med studiestedslederne desentralt. Møte skal gjennomføres mellom studiestedsleder og økonomidirektør. Generell status: UiN sin aktiviteten lagt til Helgeland er inne i sitt 2. driftsår i nytt bygg. Campus Helgeland åpnet høsten Det har løpende vært stor aktivitet både i byggeperioden og første driftsår rundt planlegging og håndtering av det å ta nytt bygg i bruk. Det har også vært flere samarbeidsmøter i Campus Helgeland prosjektet, samt møter for utarbeidelse og oppfølging av samarbeidsavtalen mellom utdanningsinstitusjonene. Neste samarbeidsmøte er berammet 17.november. Særskilte punkter spilt inn fra studiestedsleder: For få store klasserom på sikt. Antagelig behov for flere rom høsten Generell romplanlegging følges opp i møte Kan være mulig å tre inn i C fløy 3 etg., men krever at det gjøres nærmere prognoser og analyse av behov. Generell tilgang og kapasitet for studentene. Det praktiseres 24/7 gitt aktivert nøkkelkort. - Det er ikke meldt inn klager på kapasitet fra studentene. Generell stor tilfredshet med bygget/ læringsmiljøet. Bygningsmessige forhold: Forhold rundt inneklima/ventilasjon/ utvendig persienner/ lydisolasjon har vært preget av noe innkjøringsutfordringer/ ikke tilfredsstillende løst. - Har vært fulgt opp mot Rana kommune. Løsninger er på gang her. Dersom dette fortsatt er uklart mht status/ tilfredsstillende løsninger følges dette videre opp etter Sikkerhetsrutiner/ HMS tiltak er under gjennomgang. - HMS leder fra UiN deltar i videre arbeid. Rana kommune har orientert om at det vil bli avviklet brannøvelse mv. Det er montert kamera overvåkning i bygget. AV utstyr: Noe utfordringer på ikke helt ferdigstilte løsninger for stort auditorium. - For AV utstyr foreligger en plan som følges opp i samarbeid med drift/økonomi. Oppsummert: Aktiviteten lagt til Campus Helgeland holder til i nye tidsriktige lokaler. Lokalene fremstår som velfungerende. De meldte forhold følges opp mot hhv Rana kommune og internt for UiN. Disse fremstår som løsbare. Referent: Anita Eriksen Side19

20 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 34/ Arkivreferanse: 2008/64/ Sak: Status handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer 2014/2015 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side20

21 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Status handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer 2014/2015 Rita Romarheim Bakgrunn Rita Romarheim orienterer om status. Side21

22 Handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland Bakgrunn Læringsmiljøutvalget (LMU) ved Høgskolen i Bodø vedtok i sak 02/09 handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer. Formålet med denne planen var å sette fokus på forhold ved Høgskolen som kunne utbedres med tanke på å gjøre læringsmiljøet mer tilgjengelig for våre studenter med nedsatt funksjonsevne. Denne planen tar utgangspunkt i handlingsplanen fra og viderefører enkelte av de tiltakene som var med i den. I januar 2014 ble det opprettet en egen arbeidsgruppe ved UiN bestående av de fakultetsvise kontaktpersonene for tilrettelegging, studentleder og UiNs tilretteleggingskonsulent. Sosialrådgiveren ved StudentiNord deltok også i arbeidet. Arbeidsgruppen fikk i oppdrag å utforme et forslag til ny handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved UiN. I denne planene er tiltak som var med i den forrige og som nå er utført utelatt, noen videreføres og nye kommet til. Tiltak i planen I perioden skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Kontaktpersonene ved fakultetene, LMU-leder og tilretteleggingskonsulenten på Studentservice har et møte hvert semester for å dele erfaringer og relevant informasjon om ulike områder innenfor tilrettelegging. Dette forumet er allerede på plass og er viktig at det videreføres da det er en viktig arena for erfaringsutveksling blant ansatte som jobber med tilrettelegging. Ansvar: Tilretteleggingskonsulent følger opp saken 2. Info til ansatte ved fakultetene Informasjonsmateriell til om tilrettelegging og fjerning av funksjonshemmende barrierer til de ulike hovedmålgruppene: Studenter, fagpersonale og administrativt personale som egne brosjyrer og informasjon på web. Brosjyren må oppdateres med relevant og riktig informasjon. Ansvar: Tilretteleggingskonsulent følger opp saken Side22

23 3. UiN sine websider med ny webløsning skal være utformet etter prinsippene for universell utforming. Fronter skal utformes slik at de blir mest mulig lesbare for svaksynte. Rom-malen oppdateres og informasjon om dette tas inn i informasjonsmaterialet til faglig ansatte med råd og veiledning, bl.a. om tilrettelegging for svaksynte. Mulighet for å få videreutviklet både Fronter og Studweb ytterligere i retning av universell utforming må avklares med leverandører. Videre må UiNs nye sider utformes etter samme prinsipp. Ansvar: Webansvarlig, Fronter-ansvarlig (KOLT) og Studweb-ansvarlig (Studentservice) følger opp i forhold til henholdsvis web-sidene, Fronter og Studweb. 4. Tilretteleggingsutstyr i undervisningslokaler Ved behov for tilretteleggingsutstyr skal driftsavdelingen sørge for at dette kommer på plass i de aktuelle undervisningslokalene. Ansvar: Drift følger opp saken 5. Universelle løsninger i universitetspedagogikken I arbeidet med å utvikle universitetspedagogikken, herunder bruk av IKT i utdanning må tenkning knyttet til universelle løsninger og tilpasning være et viktig moment. Kompetansesenter for læring og teknologi (KOLT) utformer generelle retningslinjer om dette i samarbeid med fakultetene. Ansvar: KOLT følger opp saken 6. Ansvars- og rutinebeskrivelse Tilretteleggingskonsulenten har sammen med fakultetenes kontaktpersoner arbeidet med ansvars- og rutinebeskrivelse for arbeidet med tilrettelegging ved UiN. Det må vurderes om dette skal gjøres gjennom rutinebeskrivelser i den elektroniske kvalitetshåndboka. Ansvar: LMU-sekretær og tilretteleggingskonsulent følger opp saken 7. Styrking av kapasitet for tilretteleggingsfunksjon Det bør arbeides for å øke kapasiteten på Studentservice for å arbeide med tilrettelegging ut over dagens kapasitet slik at det blir rom for å satse mer offensivt på å videreutvikle tilbud om tilrettelegging og drive mer aktivt informasjonsarbeid mot studentene. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør følger opp saken Side23

24 8. Sosial inkludering Studentorganisasjonen, studentforeningene og fakultetene skal sammen arbeide for å videreutvikle møteplasser og tiltak som bidrar til god sosial integrering gjennom fadderuke, oppstartsarrangementer, ulike sosiale tiltak, kurs og lignende. Ansvar: Studentorganisasjonen i Bodø følger opp saken 9. Kurs i studieteknikk for studenter med lese- og skrivevansker Kurset ble ikke gjennomført i 2013 og det er få som tilbyr slike kurs. UiN må prøve å få gjennomført et slikt i 2014 da det er et viktig verktøy for målgruppen. Det bør undersøkes om UiN sitter på kompetanse til å tilby et slikt kurs i Ansvar: Tilretteleggingskonsulent følger opp saken 10. Kompetanseheving For å øke kompetansen blant kontaktpersonene ved UiN bør en se på muligheten for å gjennomføre halvdagsseminarer med eksterne bidragsytere. Dette kan være NAV, hjelpemiddelsentralen, psykologisenteret etc. Ansvar: Tilretteleggingskonsulent følger opp saken Side24

25 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 35/ Arkivreferanse: 2008/64/ Sak: Halvdagsseminar med Universell 1. desember 2014 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side25

26 SAKSUTREDNING Sak: Halvdagsseminar med Universell 1. desember 2014 Saksbehandler: Rita Romarheim Bakgrunn Som en del av arbeidet med å øke kompetansen omkring universell utforming internt på Universitetet i Nordland, er det sendt invitasjon til Universell i Trondheim om de kan komme på institusjonsbesøk. Universell jobber for å fremme et inkluderende læringsmiljø for studenter med funksjonsnedsettelser i høyere utdanning, og er en pådriver for universell utforming ved norske utdanningsinstitusjoner. Universell v/kjetil Knarlag har sagt seg villig til å møte vederlagsfritt på et halvdagsseminar ved UiN 1. desember 2014 og det er nå opp til UiN selv å bestemme tema for seminaret. Læringsmiljøutvalget inviteres til å komme med innspill til tema og hvem som bør være deltakere på seminaret. Side26

27 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 36/ Arkivreferanse: 2008/64/ Sak: Orientering om tilbudet fra rådgivningstjenesten Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side27

28 SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Orientering om tilbudet fra rådgivningstjenesten Thorbjørn Aakre Bakgrunn Undersøkelsen Studenters helse og trivsel (SHoT 1 ) 2014 ble lagt frem i september. Den viser at studenters psykiske helse har blitt kritisk forverret de siste fire årene. Økningen er tre ganger så stor blant kvinner som menn. Undersøkelsen viser at hele én av fem studenter rapporterer at de opplever alvorlige psykiske plager. Det er en alvorlig forverring fra samme undersøkelsen fra 2010, der 14 % av studentene rapporterte det samme. Undersøkelsen viser at studentenes utfordringer er sterkt knyttet til studiesituasjonen. Det er nå dobbelt så mange studenter som sliter psykisk enn blant befolkningen ellers i samme aldersgruppe. Situasjonen er forverret for begge kjønn, men spesielt mange kvinner opplever flere alvorlige psykiske plager enn for noen år siden. Studentenes rådgivningstjeneste ved Universitetet i Nordland er et supplement til den offentlige helsetjenesten og vil i møtet orientere læringsmiljøutvalget om de tjenestene de tilbyr. 1 Side28

29 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 37/ Arkivreferanse: 2006/814/436 Sak: Avviksmeldinger per november 2014 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjord leder læringsmiljøutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side29

30 SAKSUTREDNING Sak: Avviksmeldinger per november 2014 Saksbehandler: Thorbjørn Aakre Vedlegg: Avviksmeldinger per november 2014 Bakgrunn Vedlagt følger oversikt over innkomne avviksmeldinger per 1. november Avviksmeldinger som tidligere er lagt fram for utvalget med status «lukket» er utelatt fra oversikten. Nye meldinger og meldinger med endret status siden siste møte er markert med grå bakgrunnsfarge i oversikten. Side30

31 Avviksmeldinger 2014 Universitetet i Nordland Nr Melding Forslag til løsning Svar Melder Ansvarlig Mottatt Frist Besvart Status 77 Ventilasjonsanlegget slås av klokken ved UiN. Dette gjøres også i eksamenstiden. I eksamenstiden sitter det mange studenter på campus til langt ut på kvelden. Det at det tilrettelegges for at studentene skal kunne tilegne seg kunnskap, øker den gjennomsnittlige prosenten av beståtte eksamener, og senker antall klager på karakter/konteeksamener. Dersom studentene har fått konsentrere seg under eksamenstiden, vil dette - etter hva jeg kan se - gi både økte inntekter, besparelser, og økt trivsel. Jeg syntes derfor det ville være lurt at man i eksamenstiden sørget for et godt innemiljø - også etter at de ansatte har dratt hjem. La ventilasjonsanlegget i eksamenstiden være påslått til på kvelden og i helgene. Student Drift Åpen 84 Studweb problemer. Hei Jeg klaget på min karakter i Desember 2013, på min studweb står det enda "sperret resultat". Har vært innom eksamenskontoret 3 ganger dette semesteret, og sett meg litt lei. Derfor lurer jeg på når jeg kunne fått den karakteren på stubweb? Student Service Åpen Kurskode: OR322E Kandidat nr: Sensurfrist for RE209E Skatt og avgift for eiendomsmeglere var (eksamen var ). Det er nå 3 uker siden vi skulle fått sensur på denne eksamenen, og det er uhørt at vi ikke har fått den til nå. Det er heller ikke kommet en begrunnelse på hvorfor denne er så forsinket. Gi oss sensur på eksamen. I hvert fall gi beskjed om grunnen til forsinkelse, og når man kan forvente å få sensur. Student HHB Åpen 98 Har kommet inn på etterutdanningsstudie visuelle kunstfag. Mener jeg har fått alt for lite Klargjøre studiene før studiestart og gi tilstrekkelig informasjon til søkere og i alle fall til studenter Klargjøre studiene før studiestart og gi tilstrekkelig informasjon til søkere og i alle Student PHS Lukket Side31

32 informasjon om studiet så langt. Er i full jobb og må avklare med min arbeidsgiver men kan ennå ikke gjøre dette på grunn av manglende informasjon fra utdanningsinstituesjonen. Dette tiltross for en rekke forespørsler fra min side. 100 På masterlesesalen for samfunnsvitenskap (E263) er det vanvittig kaldt. Det føles som det maks er 16 grader der inne. Det er umenneskelig å forvente at vi som studenter skal jobbe under slike forhold. Bare ved å gå ut i korridoren utenfor kan man merke stor forskjell, for der ute er det en levelig temperatur. Har vært og snakket med drift, men de kunne bare melde fra til den som styrer dette (huseier?), og kunne ikke gjøre noe umiddelbart. Det burde sørges for at rommet i hvert fall holder en temperatur på 20 grader, selv om vi bare er i august. Slik det er nå er det helt nødvendig å sitte med jakke på inne. Dette er for dårlig! Slik var det også i vinter, da rommet også var iskaldt, og da sto radiatorene på! 101 Hei. Vi er flere studenter som erger oss over at sensur i:me118s, Innføring i samfunnsvitenskapelig metode- har fått utsatt sensurfrist på godt over en uke. Dette var et avsluttende fag for flere av studentene som var på konte eksamen, og mange av oss blir forsinket i jobbsøkingsprossesen på grunn av dette. Det går også på bekostning av lønnsvilkår for mange av de som allerede har kommet seg ut i jobb. Vi studenter har frister som vi må forholde oss til, og da burde det gjelde for alle parter. Dette er rett og slett ikke holdbart. som er tatt opp på studiet Sørge for at rommet til enhver tid holder minimum 20 grader, enten ved å sjekke med studentene som bruker romm et, eller ved at drift eller andre instanser sjekker temperaturen. Alternativt så kan et inne-termometer monteres, så man har oversikten. fall til studenter som er tatt opp på studiet Student Drift Åpen Hold dere til frister. Student FSV Åpen 103 Det blir gitt for dårlig informasjon ved studiestart (GLU 5-10). Dere tilbyr fleksibel utdanningen, men krever at praksisen på grunnskolelærerutdanningen skal være i Bodø, spør dere selv: er det da fleksibelt? Jeg kommer reisende helt fra Møre og Romsdal, mens synes ikke jeg er velkommen i stor grad, når svaret jeg Tydelig og mer informasjon angående praksis gis ved studiestart for nye studenter. Studenten har sendt inn søknad om å få ta praksis i hjemkommunen. PHS har forsøkt å legge til rette for dette. Dessverre var dette ikke mulig. Etter avslag har studenten sendt Student Lukket Side32

33 får er at studiet er beregnet for stundenter fra og omegn Bodø. Dere kunne ha gitt mer informasjon om at det ikke er selvfølge at jeg får ha praksis på hjemplassen min, hvor mange studenter har dere fra Møre og Romsdal, er det ikke mulig å gjøre unntak. Dette kan risikere at jeg må slutte på studie for det å ha praksis i Bodø ikke er mulig, og det er kjipt når jeg har kommet på andre året. Kommer ikke til å anbefale Uin til fremtidlige studenter, når det er så dårlig informasjon og tilrettelegging ved et fleksibelt studie!! Tilbyr dere nettbasert så må det være mulig å komme langt fra slik som jeg gjorde, men neida. inn klage. Side33

34 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 38/ Arkivreferanse: 2008/64/ Sak: Eventuelt Side34