MØTEPROTOKOLL. Læringsmiljøutvalget Møte nr: 4/2011 Møtested: Styrerommet 2.etg Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:00

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 4/2011 Møtested: Styrerommet 2.etg Mørkvedgården Dato: Tidspunkt: 08:30-10:00 Til stede: Navn Funksjon Representerer Elisabeth Sletten Leder SoB Grete Lysfjord Nestleder Rektoratet Sveinung Horverak Medlem FSV Axel Viefers Medlem SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Anneli Maria Watterud Medlem SoB Hilde Åsheim Observatør SSIB Arne Martin Svartnes Observatør Drift Heidi Pedersen Observatør UBiN Forfall: Navn Funksjon Representerer Bodil Svendsgård Medlem PHS Kiron Viswanath Medlem FBA Erlend Bullvåg Medlem HHB Malin Tørresplass Medlem SoB NN Medlem SoB Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Kjell Pedersen Bente Larsen SSIB Tom Steffensen Erlend Bullvåg HHB Ellen Sirnes Kiron Viswanath FBA Andre: Navn Funksjon Representerer Jan Atle Toska Direktør SFA Synne Pettersen sekretær

2 Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 29/11 Godkjenning av protokoll 3/11 VS 30/11 VS 31/11 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat VS 32/11 Evaluering av studentassistentordninga våren VS 33/11 Fremdriftsplan høsten 2011 for handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer VS 34/11 LMU-forum ved Universitetet i Nordland 25.oktober 2011 VS 35/11 VS 36/11 Referat fra årlig møte om kvalitetssystem/rammekvalitet for Studiested Rana og Studiested Stokmarknes Referat fra dialogmøte IT VS 37/11 Referat Studenttinget 5/ mars 2011 VS 38/11 Avviksmeldinger per august 2011 VS 29/11 Godkjenning av protokoll 3/11 Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 3/11 den Det ble stilt spørsmål til hvem som følger opp sak 20/11 (etiske retningslinjer) og 21/11 (sosiale medier). Studie- og forskningsdirektør orienterte om at begge sakene er oversendt Personal, og at de styrebehandles trolig i oktober. Videre ble det stilt spørsmål til hva som er status for sak 23/11 nye nettsider for Læringsmiljøutvalget. Studie- og forskningsdirektør orienterte om at det for tiden inngås nye avtaler for leverandør på de nye websidene. Når ny web er klar og kursing gjennomført, blir det en jobb med selve utformingen av nettsidene etter Læringsmiljøutvalgets vedtak om innhold. Studie- og forskningsdirektør følger opp det praktiske arbeidet. Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 3/11 den VS 30/11 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget for studieåret konstituerer seg.

3 Leder orienterte i møtet om representanter fra Profesjonshøgskolen. Dette blir visedekan Bodil Svendsgård, med visedekan Gisle Johnsen som vara. Studenttinget valgte i møte studentrepresentanter og prioriterte varamedlemmer: Elisabeth Sletten Anneli Maria Watterud Håvard Olafsen Axel Viefers Malin Tørrisplass Sunniva Davies (vara) De siste fem varamedlemmene ble ikke valgt i møtet 14. og må konstitueres senere. Læringsmiljøutvalget blir da orientert. Læringsmiljøutvalget orienteres også senere om navn på den sjette studentrepresentanten. Læringsmiljøutvalget for studieåret konstituerer seg. VS 31/11 Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat Læringsmiljøet tar saken til orientering. Studie- og forskningsdirektøren orienterte om Læringsmiljøutvalget som lovpålagt organ etter UH-loven 4-3. Styret har det overordnede ansvar for læringsmiljøet ved lærestedet mtp fysiske omgivelser, psykososiale forhold, likestilling og universell utforming. Lovens 4-3 punkt 3 definerer læringsmiljøutvalget som et organ som skal overvåke disse forholdene følges opp. Videre sier loven at det skal jobbes med tilrettelegging for studenter med særskilte behov og lager handlingsplaner for dette arbeidet. Mandatet for læringsmiljøutvalget utgår fra Styret og definerer følgende om utvalget: skal fungere som rådgivende organ, være med å utforme strategier, har forslags- og talerett i saker som angår læringsmiljøet, og skal bestå av både faglig ledelse, studentrepresentanter og observatører. Læringsmiljøutvalget skal videre årlig rapportere om sin aktivitet til Styret. Læringsmiljøet ber om at ordlyden i mandatet justeres som følge av at vi har blitt universitet. VS 32/11 Evaluering av studentassistentordninga våren Læringsmiljøutvalget støtter tiltak for å fremme studentassistentordninga som fremkommet i rapport fra evaluering av arbeidsgruppa. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren: følge opp praktisk gjennomføring avklare med SSIB og HelseNord om planlagt bruk av pengene rapportere som anmodet til HelseNord om tiltak for å øke aktiviteten i ordninga

4 Sosialrådgiver orienterte fra evalueringsarbeidet og rapporten. Rapporten beskriver de erfaringene vi har hatt med ordningen det siste akademiske året. Vi har to utfordringer: å få studenter til å delta i ordningen og personalressurser til å gjøre ordningen kjent. Vi har mye økonomiske midler stående ubrukte. I rapporten foreslås det hvordan disse kan brukes. Det ble stilt spørsmål om hvor mye informasjonsarbeid som er gjort ut mot fakultetene. Koordinator Siv-Anita Eriksen har orientert fakultetskontaktene i administrasjonene, men ikke noe utover dette. Det er litt ulikt hvorvidt fakultetskontaktene har brakt informasjonen videre til sine faglige. Det ble foreslått å ta med et punkt inn i vedtaket om informasjon til fakultetene. Det ble også stilt spørsmål ved hvorvidt vi når de aktuelle studentene med disse foreslåtte tiltakene. Læringsmiljøutvalget støtter tiltak for å fremme studentassistentordninga som fremkommet i rapport fra evaluering av arbeidsgruppa. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren: følge opp praktisk gjennomføring avklare med SSIB og HelseNord om planlagt bruk av pengene rapportere som anmodet til HelseNord om tiltak for å øke aktiviteten i ordninga informere om ordningen ut på fakultetene VS 33/11 Fremdriftsplan høsten 2011 for handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer Leder orienterte om status for arbeidet. Anne Nylund fra Universell kommer til campus mandag for å gi oss innspill til ny plan. Ny plan kan tidligst legges fram på møte i Læringsmiljøutvalget i november. Det ble diskutert hvorvidt arbeidsgruppa skal suppleres med nytt studentmedlem og ny ansattrepresentant. Ingen innspill på at dette ble ansett som nødvendig. Det ble ytret et ønske om at den gamle planen og evalueringen som ble gjort sent i 2010 legges fram for Læringsmiljøutvalget som orienteringssak i oktober. Det som er utarbeidet på den nye planen kan eventuelt også legges fram samtidig. VS 34/11 LMU-forum ved Universitetet i Nordland 25.oktober 2011

5 Leder orienterte om Universell-forum ved Universitetet i Nordland. Alle medlemmer og varamedlemmer oppfordres til å sette av dagen for kompetanseheving og erfaringsutveksling. Prorektor kommenterte at vi må stille mannssterke når en nasjonal konferanse legges til vår institusjon. Det er en god anledning til å møte representanter fra læringsmiljøutvalg ved andre institusjoner. VS 35/11 Referat fra årlig møte om kvalitetssystem/rammekvalitet for Studiested Rana og Studiested Stokmarknes Studiekvalitetsutvalget tar framlagte referater fra møte (Studiested Rana) og møte (Studiested Stokmarknes) til orientering. Driftsleder orienterte om møter med studiestedene Både Mo og Stokmarknes bytter lokaliteter. Stokmarknes flytter inn nå i september/oktober. På Mo er innflytting planlagt til semesterstart høsten Her er prosjektet utsatt 6 måneder, da man venter på utredning og rapport om geologiske forhold der lokalitetene er planlagt bygget. Mens man venter på nye lokaler gjøres det lite forebyggende arbeid mtp bygningsmasse og utbedring av lokaler. Det kom innspill på at det er flott at vi oppgraderer nye bygg på studiestedene våre. Representant for SSiB kommenterte boligsituasjonen på Stokmarknes. Per i dag eier ikke SSIB boliger her, men formidler hybler til studenter gjennom Trollfjord Eiendom. Dette går uavhengig av de nye bygningene. Representant sjekker ut i egen organisasjon hvordan dette ivaretas videre. Læringsmiljøutvalget vil i oktobermøtet bli nærmere orientert om de nye byggene. Blant annet kan vi til oktober få bilder fra åpningen i Stokmarknes. Læringsmiljøutvalget tar framlagte referater fra møte (Studiested Rana) og møte (Studiested Stokmarknes) til orientering. VS 36/11 Referat fra dialogmøte IT Leder orienterte fra møtene: Eduroam skal være installert, men ennå ikke tatt i bruk. Prorektor foreslo at vi bør utfordre IT på at dette bør være på plass til vi skal ha den nasjonale LMU-forumet den 25. oktober.

6 Orakelet for studenter og helpdesk for ansatte er slått sammen til en serviceenhet. Spørsmål fra representant for Fakultet for samfunnsvitenskap om innlevering av eksamen i Fronter: når det gjelder administrasjon av eksamen hvem gjør hva? Studie- og forskningsdirektør: det er forsinkelser på prosjektet eksamenslevering i Fronter pga utskiftning av personell. Vanlig regelverk og frister gjelder. Det er viktig at vi definerer hvem som skal gjøre hva. Rutinebeskrivelser i kvalitetshåndboka: i oktober skal SFA holde seminar med tema gjennomføring av eksamen for alle involverte enheter her blir det gode muligheter til å avklare roller, ansvarsfordeling, rutiner. Prorektor: elektronisk innlevering er viktig at vi får på plass. Spørsmål fra representant for Fakultet for samfunnsvitenskap om hvem som tar seg av opplæring av studentene i IT-systemene våre, og ansvarsfordeling av dette mellom faglige og adm, fellesadm og fakultetene? Representant fra Universitetsbiblioteket sier at biblioteket ser det som deres ansvarsområde å ha opplæring på forespørsel. De har til nå ikke hatt personalressurser til så mange kurs, men ansetter nye folk i oktober og håper på å kunne tilby mer da. Det er imidlertid en utfordring med stadig nye versjoner av programvarene. Prorektor orienterte om at Senter for etter- og videreutdanning bare tilbyr opplæring av ansatte. Spørsmål fra representant for Fakultet for samfunnsvitenskap: har studentene tilgang på Endnote? Prorektor mener dette er en del av office-pakken alle studenter har tilgang til. Forslag om å invitere en observatørvara fra IT mens IT-leder er i pappaperm. VS 37/11 Referat Studenttinget 5/ mars 2011 Leder orienterte om aktuelle saker: UKA 12 SoB har fått på plass et Styre for UKA 12 og dette har startet planleggingen. SoB har ny logo prøver å synliggjøre denne. Start UiN etablering av en entreprenørforening/klubb for studenter. Prorektor kommenterte at det fra 2012 blir pålagt at entreprenørskap skal synliggjøres i alle utdanninger. Det er veldig bra at studentene selv tar initiativ til å lage en entreprenørforening for alle studenter ved UiN. INOVUS arrangeres i Bodø neste uke: egen sesjon om entreprenørskap i utdanning. Både studenter og ansatte bør delta på INOVUS.

7 VS 38/11 Avviksmeldinger per august 2011 Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Avviksskjemaet på uin.no fungerer ikke utenfor UiNs nettverk. Enten må dette endres, og hvis man ikke skal kunne melde avvik utenfra må dette orienteres om på nettsida. Det må også meldes til saksbehandler i Plan- og utviklingsavdelingen at Læringsmiljøutvalget fra neste møte bare ønsker avviksmeldinger som er nye eller ikke besvarte. Plan- og utviklingsavdelingen må også bes om å purre på ubesvarte avviksmeldinger oftere enn én gang i året. Det bør gjøres i alle fall hvert semester. Ellers kan det gå opp til 12 måneder før melder får svar. Spørsmål fra studentrepresentant om montering av flere stikkontakter. Driftsleder kommenterte at Drift prioriterer å legge nye stikk på hele huset kontinuerlig. Driftsleder melder at driftsmeldinger på lyspærer, toalettpapir, osv, fremdeles sendes gjennom avvikssystemet framfor å meldes til drift@uin.no, noe som forsinker behandlingstiden. Kommentarer til de nummererte avvikene: 5 Hva skjer med oppdatering av kartene på nettsida vår? Driftsleder kommenterte at noen må ha ansvaret for at dette oppdateres jevnlig, ellers bør informasjonen fjernes. Representant fra FBA kommenterte at studentene i stor grad bruker søkefunksjonen på kart på nett. 16 hund på campus. Saken er diskutert i tidligere møte, og tatt hånd om av aktuell enhet ved inngang B røykes det til tross for at det ikke er lov. I tillegg til å være til sjenanse, gir det et dårlig inntrykk for eksempel når vi har gjester som skal spise i kantina. Drift sjekker at tilstrekkelig skilting er på plass. For øvrig har Drift ikke fått penger til innkjøp av Røykebu. 50 heiser som ikke fungerer utenfor kjernetid. Det er viktig at man skal kunne bruke heiser med nøkkelkort utenfor ordinær arbeidstid på ukedagene, både ansatte og studenter har behov for dette. Drift sjekker ut dette. På spørsmål om rømning av personer i rullestol, svarte driftsleder at vaktselskap assisterer dette da heisene står ved brannalarm. Varslingsrutiner (52), ventilasjon (55), mugg (58) slike forhold forventer Læringsmiljøutvalget blir tatt opp og håndtert som HMS-tiltak.