Universitetet i Nordland. Sak: Rapport fra internrevisjon høsten Saksnummer: Møtedato: Studiekvalitetsutvalget

Transkript

1 Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Studiekvalitetsutvalget Arkivreferanse: 2011/1129/436 Sak: Rapport fra internrevisjon høsten 2012 Innstilling til vedtak: Studiekvalitetsutvalget tar saken til orientering Grete Lysfjort leder studiekvalitetsutvalget / prorektor Berit Eliassen fung. plan- og utviklingsdirektør

2 SAKSUTREDNING Sak: Rapport fra internrevisjon høsten 2012 Saksbehandler: Thorbjørn Aakre Vedlegg 1 Revisjonsrapport SFA 2 Revisjonsrapport PHS Vedlegg: Revisjonsrapporter Studiekvalitetsutvalget ved Universitetet i Nordland vedtok i sak 35/12 hvilke områder det skal gjennomføres internrevisjon på i perioden I samme sak ba de om å bli forelagt rapport fra internrevisjonene etter hvert som disse foreligger. Internrevisjon er en viktig del av universitetets kvalitetssikringssystem og har blant annet til hensikt å være en uavhengig rådgivningsfunksjon som har som mål å dokumentere om universitetet følger sine fastsatte prosesser og rutiner. I forkant av revisjonen forberedes en rekke spørsmål med utgangspunkt i revisjonsgrunnlaget, dvs. relevante reglement og retningslinjer. På denne måten avdekkes det gjennom intervjuer om de fastlagte rutiner/prosedyrer følges. Revisjonsgrunnlaget for høstens internrevisjon har bestått av dekanvedtak, rektorvedtak, prosessbeskrivelse for trekk av studium fra UiNs kvalitetshåndbok og forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland. Profesjonshøgskolen ble valgt ut for revisjon da det var foretatt trekk av flere studier som var ment igangsett høsten Studie- og forskningsadministrasjonen ble valgt ut for revisjon da de er ansvarlig for ivaretakelsen av Universitetets studieportefølje. Forberedelsene til revisjonen viste at det var foretatt trekk av studium også ved Handelshøgskolen i Bodø i Her var to studier med et omfang på over 30 studiepoeng trukket fra Samordna Opptak. Handelshøgskolens saksbehandling ble konstatert til å være sammenfallende med de beskrevne prosesser i kvalitetshåndboka. Det var dermed fra revisjonsteamet bestemt at det ikke var nødvendig med noen nærmere gjennomgang av den aktuelle saksbehandlingen til Handelshøgskolen i Bodø. Ved Fakultet for biovitenskap og akvakultur og Fakultet for samfunnsvitenskap var det ikke foretatt trekk av studier som var utlyst med oppstart høsten Selve gjennomføringen sendte revisjonsleder ut varsel om internrevisjon til dekan ved profesjonshøgskolen og studie- og forskningsdirektøren. Revisjonsvarselet inneholdt i tillegg til tidspunkt for internrevisjonen, informasjon om det aktuelle området for internrevisjonen, hvem revisjonsgruppen ønsket å intervjue, samt en tidsplan for gjennomføringen. Det ble avtalt følgende tidspunkt for internrevisjon: Revidert enhet Tidspunkt

3 Profesjonshøgskolen kl. 14:00 Studie- og forskningsavdelingen kl. 12:30 Ved Profesjonshøgskolen ledet Thorbjørn Aakre revisjonen, i tillegg deltok Marianne M. Fossum og Astrid Kjærefjord Gaustad som revisorer. Fra profesjonshøgskolen møtte dekan og en saksbehandler. Ved av studie- og forskningsavdelingen ledet Thorbjørn Aakre revisjonen, og her deltok også Fredrik Boksasp i tillegg til Marianne M. Fossum og Astrid Kjærefjord Gaustad. Fra studie- og forskningsavdelingen møtte studie- og forskningsdirektøren og en saksbehandler. Det var satt av inntil 1 time for hvert intervju. Revisjonsrapportene fra den enkelte revisjon ble sendt henholdsvis dekan ved profesjonshøgskolen og studie- og forskningsdirektør tirsdag 18. desember for kommentarer. Den enkelte rapport (se vedlegg) inneholder revisjonsgruppens funn og konklusjoner. Funn For oversikt over de enkelte funn vises det til vedlagte revisjonsrapporter. Videre anbefalinger Revisjonsgruppens anbefalinger for videre arbeid Det bør etableres to ulike prosesser i UiNs kvalitetshåndbok da det i forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland er et skille i hvem som har fullmakt til å nedlegge et studium. Justere eksisterende prosessbeskrivelse for trekk av studium i kvalitetshåndboka og fremskynde aktiviteten for rydding i universitetets studieadministrative system. Ved trekk av studium bør alle data om de aktuelle studier fjernes så raskt som mulig for å unngå publisering av feilinformasjon om studier. J.fr. forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland 3-2 kan dekan ved respektive fakultet vesta etablering og nedlegging av studier på 30 studiepoeng eller mindre. Revisjonsgruppen anbefaler at det ryddes litt i begrepsbruken, særlig i de tilfeller der det er ment at nedlegging skal bety noe annet enn trekk av studium. ene vil benytte anledningen til å takke alle som har avsatt til for gjennomføringen av høstens internrevisjon. Thorbjørn Aakre Fredrik N. Boksasp Astrid K. Gaustad Marianne M. Fossum revisjonsleder internrevisor internrevisor internrevisor

4

5 Rapport fra internrevisjon Studie- og forskningsadministrasjonen Revisjonsområde Trekk av studium høsten 2012 Revisorer Thorbjørn Aakre Marianne Martinsen Fossum Astrid Kjærefjord Gaustad Fredrik Nesland Boksasp Dato Innledning Studiekvalitetsutvalget vedtok i sak 35/12 den revisjonsplan for I revisjonsplanen fremgår det at det i løpet av høsten 2012 skal gjennomføres internrevisjon på prosessen knyttet til Trekking av studium fra lokalt og Samordna opptak. Internrevisjonen har til hensikt å synliggjøre hva som faktisk gjøres og i hvilke deler av Universitetets prosesser som eventuelt kan forbedres. Rapporten vil videresendes studiekvalitetsutvalget og inngå i UiNs årlige kvalitetsrapport som fremlegges for styret ved UiN. Hovedkonklusjon Revisjonen konkluderer med at Universitetet i Nordland følger 3-2 i Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland når det gjelder trekk av studium. I tillegg følges prosessen for trekk av studium over 30 studiepoeng som er beskrevet i kvalitetshåndboka for Universitetet i Nordland. Prosessen for trekk av studium med et omfang på 30 studiepoeng eller mindre er ikke beskrevet i UiNs kvalitetshåndbok. Revisjonsgrunnlag Prosessbeskrivelse UiNs kvalitetshåndbok Trekk av studium Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland Dekanvedtak Rektorvedtak Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med en rådgiver fra studie- og forskningsadministrasjonen og studie- og forskningsdirektør. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Revisjonen bestod av intervju.

6 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1: Kvalitetshåndboka til Universitetet i Nordland inneholder ikke en beskrivelse av hvordan trekk av studium med et omfang på 30 studiepoeng eller mindre skal foretas. KOMMENTAR SFA: OBSERVASJON 2: Revisjonsgruppen har lagt merke til at det benyttes forskjellige begreper for å beskrive et trukket studium. - midlertidig opptaksstopp - ikke igangsatt studium - utsatt opptak KOMMENTAR SFA: Bodø Thorbjørn Aakre Revisjonsleder Fredrik Nesland Boksasp Astrid Kjærefjord Gaustad Marianne Martinsen Fossum

7 Rapport fra internrevisjon Profesjonshøgskolen Revisjonsområde Trekk av studium høsten 2012 Revisorer Thorbjørn Aakre Marianne Martinsen Fossum Astrid Kjærefjord Gaustad Dato Innledning Studiekvalitetsutvalget vedtok i sak 35/12 den revisjonsplan for I revisjonsplanen fremgår det at det i løpet av høsten 2012 skal gjennomføres internrevisjon på prosessen knyttet til Trekking av studium fra lokalt og Samordna opptak. Internrevisjonen har til hensikt å synliggjøre hva som faktisk gjøres og i hvilke deler av Universitetets prosesser som eventuelt kan forbedres. Rapporten vil videresendes studiekvalitetsutvalget og inngå i UiNs årlige kvalitetsrapport som fremlegges for styret ved UiN. Hovedkonklusjon Revisjonsgruppen konkluderer med at Profesjonshøgskolen oppfyller 3-2 i Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland for trekk av studier med et omfang på mer enn 30 studiepoeng, som beskrevet i kvalitetshåndboka for Universitetet i Nordland. Fakultetet har gjennom dekanvedtak trukket studier med et omfang på 30 studiepoeng eller mindre. Dette er gjort i henhold til 3-2 i Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland, selv om prosessen ikke er beskrevet i UiNs kvalitetshåndbok. Revisjonsgrunnlag Prosessbeskrivelse UiNs kvalitetshåndbok Trekk av studium Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland Dekanvedtak Rektorvedtak Revisjonens opplegg og omfang Det var satt av 1 time til revisjonsbesøket som omfattet intervju med en rådgiver fra administrasjonen og dekan ved fakultetet. Revisjonsgruppen hadde på forhånd utarbeidet sjekkpunkter og kjøreplan for revisjonen. Revisjonen bestod av intervju.

8 De enkelte observasjoner OBSERVASJON 1: Revisjonen viser at Profesjonshøgskolens praksis for trekk av studium med et omfang på over 30 studiepoeng ikke avviker fra 3-2 Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland eller fastsatt prosess i UiNs kvalitetshåndbok. OBSERVASJON 2: Profesjonshøgskolens trekk av 4 studieprogrammer med et omfang på 30 studiepoeng eller mindre er dokumentert gjennom eget dekanvedtak som er i henhold til 3-2 Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Nordland. OBSERVASJON 3: Profesjonshøgskolen påpeker at UiNs kvalitetshåndbok ikke innholder en prosessbeskrivelse for trekk av de studier der dekan har fullmakt. OBSERVASJON 4: Revisjonsgruppen har lagt merke til at det i underliggende dokumentasjon benyttes forskjellige begreper for å beskrive et trukket studium. - midlertidig opptaksstopp - ikke igangsatt studium - utsatt opptak OBSERVASJON 5: Profesjonshøgskolen stiller seg positiv til og bidrar gjerne i arbeidet med å få på plass en ny rutine for trekk av studier med et omfang på 30 studiepoeng eller mindre. Bodø Thorbjørn Aakre Revisjonsleder Astrid Kjærefjord Gaustad Marianne Martinsen Fossum