Disposisjon. 5. Etablering av arbeidsgruppe

Transkript

1 Disposisjon 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene 2. Oppsummering og oppfølging av fjorårets dialogmøte 3. Årets brukerundersøkelser. Status oppfølging 4. Evaluering av det fysiske biblioteket Planlagte justeringer i biblioteket sommeren 2008 Foreløpige planer for ombygginger i biblioteket sommeren Etablering av arbeidsgruppe 1

2 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Prinsipper for byggets utforming Inspirerende læringsrom BIs nybygg skal reflektere vårt mål om å skape et miljø som inspirerer til refleksjon, læring og nytenkning for studenter, ansatte og næringliv Sosial og virtuell læring Vi skal tilrettelegge inspirerende læringsmiljøer for mange ulike aktører. Dette innebærer at det både skal være mange møteplasser med rom for dialog og kunnskapsutveksling, men også rom for tilbaketrukket, stille refleksjon og læring. I tillegg til det fysiske rom, skal det skapes et virtuelt læringsrom gjennom robuste og brukervennlige IKT løsninger. Mangfold og differensiering Vi skal søke å forme løsninger tilpasset ulike grupper av ansatte og studenter, samtidig som vi ønsker å etablere en felles møteplass for forskning, utdanning og næringsliv Fleksibelt og flerfunksjonelt BIs nybygg skal ta høyde for at læringsformer og prosesser er i stadig endring, og at de fasiliteter som nå etableres må konstrueres med tanke på fortløpende bruksendring. Likeledes ønsker vi at lokalene skal utnyttes optimalt og kostnadseffektivt gjennom å etablere rom og løsninger som kan fylle flere funksjoner. 2

3 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Prinsipper som skal legges til grunn ved bygningsmessige tilpasninger* Prinsipp 1 Vedtak: Prinsipp 2 Vedtak: Byggets utforming gir føringer for åpningstider Ved forespørsel om utvidelse av byggets åpningstid, bør besøksstatistikk legges til grunn. Byggets karakter er en rammebetingelse Åpenhet er en del av byggets karakter og skal ivaretas i den konseptuelle videreutviklingen av det fysiske læringsmiljøet. Det må tas høyde for byggets rammebetingelser i vurderingen av åpningstidene. En videre fortetting av bygging anbefales ikke. Det anbefales å oppgradere dagens tilbud i enkelte områder. Prinsipp 3 Vedtak: BI bør minimere behovet for tilrettelegging av tjenester for spesialgrupper Spesialbehov for enkelte brukergrupper skal reduseres til et minimum gjennom forventningskontroll, dialog og samarbeid. Prinsipp 4 Vedtak: Prinsipp 5 Vedtak: Vi bør løse våre/studentenes behov innenfor bygget/dagens arealer Istedenfor å arbeide videre med å finne egnete lokaler ute, er det i notat med tiltaksplan lagt frem for rektors ledergruppe , foreslått en rekke tiltak for gi bedre tilgang til og kapasitet på bygget. Behov må kunne etterprøves En videreutvikling av dagens tilbud må baseres på et bredt og etterprøvbart beslutningsgrunnlag. Forslag til endringer av dagens tjenestetilbud og fasiliteter vil bli ikke bli saksbehandlet, hvis de ikke kan begrunnes i dokumenterte behov. Vi vil til gjengjeld systematisk bruke de informasjonskildene vi allerede har og identifisere hvilke som i tillegg er nødvendige for å sikre at vi treffer med vårt tilbud i et kost/nytte-perspektiv. * Vedtatt i rektor ledergruppe 20. november

4 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Prinsipper som skal legges til grunn ved bygningsmessige tilpasninger Prinsipp 6 Vedtak: Prinsipp 8 Vedtak: En utvidelse av åpningstiden må sees i et kost/nytte-perspektiv Det etableres forutsigbare åpningstider i eksamensperioden*. Biblioteket følger gjennomgående byggets åpningstid også i helgene. I eksamensperioden blir det gjennomgående samme åpningstid i helger som på hverdager. Det blir lukket på helligdager (Kr. himmelfartsdag, pinse, 1. mai og 17. mai). BI tilbyr lengre åpningstider men reduserte tjenester utover ordinær arbeidstid Besøkstall og registrert bruksaktivitet tilsier at vi kan differensiere tjenestetilbudet mellom en kjernetid og utvidet åpningstid. En utvidelse av åpningstiden skal primært bemannes opp med studentassistenter og vekter. Prinsipp 10 Vedtak: Arbeidsmiljø og sikkerhet må ivaretas Problemstillingen må vurderes løpende og må tas høyde for i beslutninger knyttet til byggets åpningstid. BI bør gjøre en grundig vurdering av sikkerheten på huset ved utvidet åpningstid på kveldene i helgene i og med at alle dører må stå åpne øker dette faren for innbrudd og annen uønsket adferd. * Utvidete åpningstider i eksamensperioden starter to uker før første eksamen. 4

5 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Biblioteket er utformet som et læringsressursenter Et læringsressurssenter et fysisk og elektronisk tilrettelagt studie- og læringsmiljø for studenter og ansatte. En sentralisering av aktiviteter som tidligere ble gjort mange forskjellige steder. Her finnes IT tjenester, bibliotektjenester, ulike veilednings- og undervisningstilbud, og tilgang til relevante og kvalitetssikrede informasjons- og læringsressurser. Et læringsressurssenter kan sies å være både et fysisk rom og en tjeneste. (Thune, Taran og Welle-Strand, Anne. Handelshøyskolen BI, forskningsrapport nr 19, 2000) LRS skal støtte og fasilitere BIs forskning BIs undervisning Studenters egen læring Formidling av et LRS-konsept Det fysiske rommet Informasjonsressursene Tjenestene 5

6 1. Premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Noen førende prinsippbeslutninger for utforming av læringsfasilitetene Bibliotek innredet iht prinsipper for lærings- og ressurssenter Biblioteket plassert på toppen av bygget Det skulle ikke bygges tradisjonell lesesal* Det skulle være kun en inngang til biblioteket (sikkerhet) Det skulle ikke bygges bro fra plattform utenfor bibliotekets hovedinngang mot B5 indre (grupperom) De åpne sonene i bygget skulle innredes for å kunne fungere som lese- og arbeidsplasser Grupperommene ble innredet for respektive 4 og 6 personer og luften skulle dimensjoneres iht dette Det skulle ikke skreddersys læringsfasiliteter for enkelte studentgrupper * I sluttfasen ble besluttet å legge en liten lesesal for Master of Science og høyere revisor i U1 6

7 2. Oppsummering og oppfølging av fjorårets dialogmøte Oppsummering dialogmøte med Bachelor- og Masterkammeret: Flott bygg men fungerer elendig som skole Det er for lite av alle typer arbeidsplasser (lesing, skriving, gruppearbeid osv) Kapasiteten for stille leseplasser er sprengt Den åpne arkitekturen gjør at bygget ikke egner seg for stille studier da det er gjennomgående for lytt Studentene vil se kostnadsoverslagene. Det var derfor ønskelig at kostnadsoverslagene for utvidet åpningstid ble presentert for Læringsmiljøutvalget Forutsigbarhet spesielt med henblikk på åpningstider. Vet studentene når bygget er er åpent, tilpasser studentene studievanene iht dette Annet: åpne opp klasserom i eksamensperioden og i helgene for rolig lesning ønskes (og burde være lett å organisere fremfor å åpne biblioteket da det er leseplasser de ønsker). Men hvis bruk av klasserom,må det være åpent hele dagen ikke mellom undervisningsøktene Mulighet for leseplasser v/akademika? Der de nye bord og stolene står med skillevegger ønskes leseplasser med vegg. Sette opp vegger og skyvedør ved studentkontorene for å få flere grupperom flere gode gruppearbeidsplasser ønskes med skillevegger ta bort benkene i fasaden går ikke an å sitte på mer en 20 min. Stoler her? luft tilførsel grupperom for dårlig - også alt for lytt - hva kan gjøres? byggets åpningstid tar ikke hensyn til alle typer eksamensformer 24 timers eksamen Midtsemestereksamen 72 timers eksamen Mange MSc studenter har jobb ved siden av og ønsker derfor mulighet til å lese etter jobb fra 1800 og utover HRS-rom er et teknisk rom hører alle lyder - egner seg ikke til lesesal. Også kaldt og trist gjøre om områder som brukes lite - like til de som er mye i bruk rendyrking av de forskjellige sonene i biblioteket ønskes dvs ren lesesal, gruppe avd etc. respons på tiltak i fellesareal var positive - avventer mer konkret tilbakmeldinger prioriteringer diskusjon rundt helligdagene - spesielt de på våren i eksamensperioden er høyaktuelle! Kantinen er lite egnet som arbeidsplassområde i da det her skjer mange andre typer aktiviteter. Bi skal derfor være varsomme med å regne disse plassene inn i det totale volumet på arbeidsplasser Biblioteket bør vurdere å rendyrke ulike soner for ulike aktiviteter. Stille soner må være stille! Det er ønskelig at BI leier lokaler med minimum 200 leseplasser 7

8 2. Oppsummering og oppfølging av fjorårets dialogmøte Tilpasninger som har skjedd og vil bli implementert bl. a. på bakgrunn av dialogmøtet Bedre åpningstider og utbedring læringsfasiliteter Biblioteket vil følge byggets åpningstid (åpner en halvtime senere og lukker en halvtime før). Dette innebærer bl. a. søndagsåpent i hele undervisningssemesteret. Byggets åpningstid vil i eksamensperioden* bli den samme på helgedager som hverdager (åpner en halvtime senere). BU og CU i 24/7-sonen: B1 og C1: 168 oppgraderte arbeidsplasser. 138 oppgraderte arbeidsplasser. Implementert vårsemesteret Utbedring av byggets læringsfasiliteter A1: 20 nye leseplasser. B6: Lite leserom utvides fra 10 til 16 leseplasser. Gjennomgående oppgradering av lesesalsbåser med strøm og belysning. Implementeres fra studiestart august * Utvidete åpningstider i eksamensperioden starter to uker før første eksamen. 8

9 3. Årets brukerundersøkelser Gruppearbeidsplassene Hva er din helhetsvurdering av kvaliteten på gruppearbeidsplassene? Oslo Bachelor Oslo Master - engelsk Oslo Master - norsk Oslo Executive - MM Oslo Executive - MBA 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 10,2 % 38,1 % 24,2 % 16,2 % 5,8 % 5,5 % 19,3 % 47,4 % 15,8 % 14,0 % 3,50,0 % % 3,6 % 24,3 % 30,0 % 46,9 % 22,2 % 21,6 % 33,3 % 27,9 % 14,2 % 0,0 % 12,9 % 5,9 % 2,4 % 9,8 % 23,5 % 13,7 % 3,9 % Meget god God Tilfredsstillende Litt mangelfull Dårlig Vet ikke Resultater i 2008 var nokså like de fra Norske master studenter er fremdeles den mest utfordrende gruppen å tilfredsstille mht gruppearbeidsplasser. 42% svarte negativt (samme i 2007) og blant bachelor studenter var det 22%. Men det er viktig å merke seg at nesten 60% av de norske og 82% av de engelskspråklige masterstudentene gir utrykk for at de er fornøyd. 9

10 3. Årets brukerundersøkelser Leseplasser Hvor fornøyd er du med tilbudet av stille leseplasser ved ditt lærested? Oslo Bachelor 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 16,3 % 19,7 % 23,1 % 19,7 % 10,8 % 10,5 % Executive gruppen og de fleste internasjonale master studentene var stort sett fornøyde med leseplassene. Oslo Master - engelsk Oslo Master - norsk Oslo Executive - MM 19,0 % 6,7 % 14,5 % 15,1 % 13,8 % 31,6 % 22,9 % 19,6 % 22,8 % 27,2 % 4,7 1,7 % % 15,2 % 2,5 % 8,9 % 25,8 % 2,9 % 45,0 % Hver andre norske master og bachelor student var misfornøyde med leseplasser. 73% av de engelskspråklige masterstudentene, og 59% av bachelorstudentene er fornøyd. Oslo Executive - MBA 31,1 % 28,9 % 26,7 % 4,4 % 8,9 % Svært fornøyd Litt fornøyd Tilfreds Litt misfornøyd Svært misfornøyd Vet ikke 10

11 Hva er din helhetsvurdering av kvaliteten på gruppearbeidsplassene? Skala: Meget god = 5, God = 4, Tilfredsstillende = 3, Litt mangelfull = 2, Dårlig = 1 Hvor fornøyd er du med tilbudet av stille leseplasser ved ditt lærested? Skala: Svært fornøyd = 5, Litt fornøyd = 4, Tilfreds = 3, Litt misfornøyd = 2, Svært misfornøyd = 1 Oslo Bachelor Våren 2008 Våren 2007 Våren 2006 Våren 2005 Oslo Executive Våren 2008 Våren 2007 Våren 2006 Oslo Master Våren 2008 Våren 2007 Våren 2006 Våren 2005 Total Våren 2008 Våren 2007 Våren 2006 Våren 2005 Generert :26:13 GruppearbeidStille leseplas AVG STDEV AVG STDEV 3,3 1,1 3,2 1,3 3,2 1,1 3,1 1,3 3,2 1,1 2,9 1,3 2,4 1,0 2,9 1,1 3,7 0,9 3,8 1,1 3,7 0,9 3,8 1,1 3,5 1,0 3,6 1,2 3,0 1,2 2,9 1,3 3,0 1,2 2,7 1,3 3,0 1,2 2,5 1,3 2,9 1,0 3,0 1,2 3,3 1,1 3,2 1,3 3,3 1,1 3,2 1,3 3,2 1,2 2,9 1,3 2,5 1,1 2,9 1,1 11 Studentene har gradvis blitt mer positive fra 2006 til 2008.

12 3. Årets brukerundersøkelser Evaluering brukertilfredshet LibQUAL 2008 LibQUAL måler kvalitet på tilbudet gjennom bl.a. å spørre om minimumsnivå, opplevd nivå og ønsket nivå på en del tjenester. Den lave svarprosenten blant studentene tror vi skyldes en tretthet mht brukerundersøkelser. Vi vurderer å gjennomføre undersøkelsen hvert fjerde år. Gjennomført 2006 og 2008 Sendt til et utvalg studenter i Oslo og til alle faglige i Oslo Lav svarprosent: studenter: ca 23% (-06) og ca 8% (-08) Svarprosent ansatte: ca 12% (-06) og 22,5% (-08) Svarene stemmer med andre undersøkelser vi har gjennomført og er i tråd med erfaring fra drift for øvrig Mellom 40 og 50% benytter fritekstfelt. Fritekstfeltet blir også i denne undersøkelsen benyttet i hovedsak til negative kommentarer. Det er vanskelig å si hvordan disse skal vektes mot svarene som i hovedsak er mer positive. 12

13 3. Årets brukerundersøkelser LibQUAL* Liten endring fra 2006 til 2008 i studentenes opplevelse av kvaliteten på stilleplasser, gruppearbeidsområder og biblioteket generelt Opplevd nivå Ønsket nivå Minimumsnivå Minimumsnivå Opplevd nivå Ønsket nivå Stille soner for ind. arbeid 6,4 5,6 8,3 6,6 6,1 8,2 Områder for gruppearbeid 6,0 5,3 8,4 6,1 5,5 8,2 Bibl. som et godt sted for forskning, studier og læring 6,2 6,8 8,2 6,4 6,8 8,2 * Felles rapport for svar på norsk og engelsk. 13

14 3. Årets brukerundersøkelser LibQUAL Kommentarfeltet brukes aktivt 2006: mange positive, generelle kommentarer for korte åpningstider ønsker søndagsåpent for få stilleplasser ikke stille nok for få gruppearbeidsplasser dårlig luft i grupperommene vannkraner fungerer ikke altfor dårlig nett 2008: bra service fornøyd med personalet for få stilleplasser for få gruppearbeidsplasser alt for dårlig luft i B6 (grupperomsområdet) grupperom ikke godt nok isolert vannkraner fungerer ikke tregt nett for få printere 14

15 3. Årets brukerundersøkelser Gir evalueringene oss nødvendig beslutningsgrunnlag? I kommentarene vi mottar i skranke og via evalueringer klages det på at leseplassene alltid er fulle og at det er for bråkete Brukes kommentarfeltet av de mest frustrerte? Vi ser at i statistikken gis det utrykk for en økende tilfredshet. Hvem skal vi lytte til? For oss er det viktig å ha et best mulig beslutningsgrunnlag å kunne vurdere denne type tilbakemeldinger ut fra. Eksempel: Systematiske observasjoner viser at det som regel er ledige plasser utenom eksamensperioden Området med stille leseplasser er stort og det blir derfor mye trafikk. Kan soneinndeling hjelpe? Kan det hjelpe å få pumper på dørene? Området med stille leseplasser har boksamlingen og veiledningsskranker i umiddelbar nærhet. Kan det hjelpe å flytte disse over i C-blokken? For å kunne få en best mulig anbefaling til løsning i biblioteket trenger vi tid til å få avklart: Hvilke utfordringer er av byggmessig art? Hvilke utfordringer er primært psykologiske? 15

16 3. Årets brukerundersøkelser Status oppfølging Solavskjerming reklamasjonssak Avantor. Pilot i C-blokken med avstiving av persiennene Vannkraner trykk og filter. Filter fjernes Luftkvalitet i B5 (indre) IT-problematikk kapasitet printere, tregt nett 16

17 4. Evaluering av det fysiske biblioteket Evaluering av det fysiske bibliotek Gjennomgang av alle fasiliteter i Biblioteket samlingsplasseringer, skrankeløsninger, arbeidsplasser Legger forskjellige undersøkelser til grunn; Fasilitetsundersøkelsen, LibQUAL, Observasjonstellinger, Dialogmøter med studentene, Erfaringer fra daglig drift Hva skal biblioteket være?? studentenes ønsker områder med rendyrkede arbeidsplasser hva ønsker vi?? Forslag endringer klart til budsjettprosess høsten 2008 og implementering sommer

18 4. Evaluering av det fysiske biblioteket Planlagte justeringer sommeren 2008 Rendyrke områdene ift arbeidsplasser: Flytte 68 leseplasser fra C-blokken over i B-blokken. Flytte mobile bord fra B-blokken over i C-blokken Bygge leserom i B6 med 16 plasser 2008 Sommeren leseplasser 286 leseplasser inkl. lesesal 16 pl 209 pc arbeidsplasser vurderes 49 plasser tilrettel. for bruk av egen laptop vurderes 325 gruppearbeidsplasser uendret Flytte Nattbordet-samlingen (skjønnlitteraturen) fra B6 til C5 46 grupperom (ca 190 plasser) og 4 AV rom (32 plasser) ca 210 andre typer arbeidsplasser uendret vurderes TOTALT ca 1280 arbeidsplasser ca 145 sosiale seter TOTALT ca 1300 arbeidsplasser ca 145 sosiale seter 18

19 4. Evaluering av det fysiske biblioteket Foreløpige planer for ombygginger sommeren 2009 Flytting av flere samlinger Flytte skrankefunksjoner fra B- blokken til C-blokken Plassere nyeste tidskrift sammen med eldre årganger (redusere til innev. + 5 siste år) i et bedre tilpasset område Fortette møbleringen i B-blokken og få inn nye leseplasser Bedre lyset ved leseplassene Bedre avskjerming av leseplasser Fortette med flere gruppearbeidsplasser i C-blokken Oppbevaringsskap i nisjer vis-a-vis toalettene i de fleste fløyer mm 270 leseplasser 209 pc arbeidsplasser 2008 Sommeren 2008 Sommeren plasser tilrettel. for bruk av egen laptop 325 gruppearb.plasser 46 grupperom (ca 190 plasser) og 4 AV rom (32 plasser) ca 210 andre typer arbeidsplasser TOTALT ca 1280 arbeidsplasser ca 145 sosiale seter 286 leseplasser vurderes vurderes uendret uendret vurderes TOTALT ca 1300 arbeidsplasser ca 145 sosiale seter økes med pl vurderes vurderes fortettes og økes anslagsvis 25 pl uendret vurderes TOTALT ca 1380 arbeidsplasser ca 145 sosiale seter 19

20 Gruppearbeidsplasser i bygget forøvrig Gruppearbeidsplasser Skjermede arbeidsplasser Åpne arbeidsplasser BU CU A1 62 B C A B C Kombinert kantine/gruppe Totalt I tillegg: Lesesal Master/HRS - 66 plasser Klasserom gjøres om til lesesal ifm eksamenslesning (28 klasserom totalt 1287 plasser) 20

21 5. Etablering av arbeidsgruppe? Bygget som fysisk læringsmiljø - Identifiserte utfordringer Byggets utforming Den åpne arkitekturen gjør at bygget ikke egner seg for stille studier da det er gjennomgående for lytt Dekningsgrad læringsfasiliteter mulighet for eskalering ved endringer i studieatferd og økende opptak nye studenter Sosiale soner (kantine) definert som arbeidsplasser Bachelor-reformen - økt fokus ansvar for egen læring og læringsformer utenfor klasserommet 21

22 5. Etablering av arbeidsgruppe for videre oppfølging Initiert av Direktør Individstudier Jens Petter Tøndel Sammensetning: Direktør executive administrasjon Direktør master administrasjon Direktør bachelor administrasjon Bibliotekdirektør Direktør Marked Elementer som vi inngå i mandatet: Etablere en felles forståelse og kunnskap blant studenter og ansatte om hvilke premisser bygget gir for videreutvikling av læringsfasilitetene Utarbeide et informasjonsopplegg mot studentene som tas opp til studiestart august 2008 Utarbeide et informasjonsopplegg mot øvrige studenter Koordinere videre oppfølging av fasilitetsundersøkelsen og gi innspill til evt. behov for å revidere spørsmålsbatteriet og gjennomføringshyppighet Gi en anbefaling til plassering av eierskap for det fysiske læringsmiljø Gi en anbefaling til hvordan identifiserte utfordringer for læringsmiljøet skal løses 22