BALANSERTE ANSKAFFELSER KUNSTEN Å DELE OG LÆRE AV HVERANDRE

Transkript

1 BALANSERTE ANSKAFFELSER KUNSTEN Å DELE OG LÆRE AV HVERANDRE

2 Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

3 Formål / målsetninger: Løsning: muligheter i markedet forstå situasjonen BAK behovet konsekvensene av å IKKE oppfylle behovet Behov Konkurransegrunnlag forklarer ditt behov godt nok åpne for at tilbyder leverer et godt tilbud forstå de strategiske føringene både makro og mikro Test / Dialog Konkurranse: den største testen svar/spørsmåls-handlingsrommet åpne for intervjuer, befaring, tilbudskonferanser og/eller avklaring?

4 Kontrakt: Implementering i nært samarbeid tydelig forventningsavklaring balansert grensesnittsavtale Kontrakt Kontrakt oppfølging Leveranse Test / Kontraktsoppfølging: ALLE krav og KPIer i kontrakten kontrolleres og føles opp Før avslutning av kontrakt bør det gjennomføres erfaringsdeling Leveranse: Leveringen skal oppfylle behovsbeskrivelsen i konkurransegrunnlaget Samarbeid gjennom hele kontrakten styrker både bestillerkompetansen og gjør leverandør til en mulig fremtidig vinner av ny konkurranse

5 BALANSERTE ANSKAFFELSER Behov Konkurransegrunnlag Konkurranse Kontrakt Leveranse Test / Dialog Kontrakt oppfølging Definere behov og forberede konkurranse Konkurranse Kontraktsoppfølging

6 Positive effekter: Ufarlig og krever lite av deltagerne Kursholder har full kontroll på det som formidles Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Negative effekter: Deltagerne følger ikke alltid like mye med på det som formidles Vanskelig å forstå hvordan budskap kan benyttes Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Positive effekter: Økt forståelse og bruk av teori / Difis veiledning Tidsbesparende for kursadministrator Negative effekter: Flere leser ikke det de får i hjemmelekse Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Positive effekter: Blir mottatt som interessant og morro Høy læringsgrad og blir husket Negative effekter: Ressurskrevende å lage for Difi Enkelt å la være å se hjemme, da det ikke blir kontrollert i etterkant Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Positive effekter: Relevante, interessante og lærerike Stimulerer til innovative diskusjoner Negative effekter: Noen deltagere ser ikke relevansen mellom eksemplene og deres kommende konkurranse Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Positive effekter: Dypere innsikt i perspektivene til øvrige deltagere Bredere kunnskap om egen situasjon Negative effekter: Aktivitetene tar mye tid Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Positive effekter: Bedre forståelse av konsekvensene av de valg som tas (tildelingskrit.) Økt trygghet for gode prosesser Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Negative effekter: Redsel for å bryte likebehandlingsprinsippet Redd for å bruke for mye tid uten å oppnå gevinster Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Positive effekter: Trygghet og forståelse for hvordan utarbeide analyser, beskrive behov og strategiske mål Negative effekter: Arbeids og tidskrevende aktivitet som tester motet og tilliten til at man får hjelp og informasjon i gjengjeld Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstek/medisinske forbruksartikler (leverandører) 4. Pleier dere å bli invitert til møte med offentige oppdragsgivere for å diskutere: Generell markedskommunikasjon 30,8% 69,2% Neste års innkjøpsplaner 0,0% 100,0% Ja 30,8% Nei En kommende anskaffelse 69,2% Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 38,5% 61,5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

14 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av velferdstek/medisinske forbruksartikler (innkjøpere) 4. Pleier du å invitere leverandører til møte for å diskutere: 41,2% Generell markedskommunikasjon 58,8% 12,5% Neste års innkjøpsplaner 87,5% Ja 61,1% Nei En kommende anskaffelse 38,9% Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 16,7% 83,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

15 PRESENTASJONER FOR HVERANDRE Direktoratet for forvaltning og IKT

16 OPEN SPACE Direktoratet for forvaltning og IKT

17 GRUPPEARBEID

18 EN-TIL-EN-MØTER Direktoratet for forvaltning og IKT

19 PLENUMSDISKUSJONER Direktoratet for forvaltning og IKT

20

21 DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring Diverse gruppearbeid Direktoratet for forvaltning og IKT

22 DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Hvordan påvirke? Gi grobunn for tillit Tilby deres bransjekunnskap for å få bedre innsikt i oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes på en bedre måte og stimulere til å tenke nyutvikling Delta på dialogaktiviteter Rolle: Samspiller ikke server kalde «sales pitch» Gi innspill til kravspekken funksjonsspesifikasjon Vær involvert tidlig i prosessen Direktoratet for forvaltning og IKT

23

24

25

26

27

28

29

30 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser Miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn «Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter.»

31 Med punkter Ekstra underpunkt her.

32 Oppsummering av dagens situasjon forenklet Sammenstilling av faktisk og anslått utbredelse og bruk av digitale løsninger med digital informasjonsflyt

33 Digitalisering forenkler og forbedrer offentlige anskaffelser Mer effektive kjøp og enklere prosesser Bedre kjøp og behovsdekning Mer lovmessige kjøp Tidsbruk og kostnader for gjennomføring av innkjøp skal være lavest mulig Mindre ressursbruk lavere transaksjonskostnader Riktig vare eller tjeneste skal kjøpes til riktig kvalitet og beste pris Bedre behovsforståelse og kategoristyring, kapasitet til å inngå flere avtaler, færre avvisninger Regelverkskrav og leverandørenes rettigheter skal ivaretas, korrupsjon og mislighold skal unngås Bedre sporbarhet bevare tilliten til offentlig sektor

34 LEVERANDØRDIALOG I PRAKSIS, Tanja Huse-Fagerlie, Difi Hvordan oppnå samarbeid? Tillit Mot Direktoratet for forvaltning og IKT

35 Ikke lenger nok å bare være god FOR LEVERANDØRENE: Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge FOR INNKJØPERNE: La markedet få innsikt i din situasjon Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Salg er veiledning og rådgivning av kunden Vær en tydelig og krevende kunde Vurder tilbudet etter hvordan det tilfører deg verdi Alle tilbud er nesten like Leverandør må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet til tilbudet Direktoratet for forvaltning og IKT Kilde: Ole-Bengt Moe, Moementum

36 PRESENTASJON FRA BRANSJEN TIL OPPDRAGSGIVERNE

37

38

39

40

41 Eksempler på rutiner i styrende dokumenter 1. Kartlegge miljøbelastningen ved planlagte anskaffelser, hvor er det potensiale for reduksjon? - Risikoanalyse 2. Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser 3. Formuler formålet med anskaffelsen, sett resultatmål 4. Bruke Åpne spesifikasjoner (fremmer nye løsninger) 5. Legg vekt på livssykluskostnader 6. Plassere ansvar for å følge opp kontrakten leveres kontraktsmessig ytelse? 7. Måle om ønsket effekt, resultat er nådd

42 Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

43 8-1 markedsundersøkelser Kan du prate med leverandører. Eller vil det diskvalifisere deg? Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bla leverandører, markedsaktører Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet

44 Mulighetene ved åpne spesifikasjoner Leverandørene kan levere sine beste løsningsforslag, det de er gode på Du utfordrer leverandørene til nytenkning og kreativitet Du får tilbud på «det siste» innen løsninger og ikke gammel foreldet teknologi og løsninger Du må ikke ha spisskompetanse selv på løsninger Du kan følge opp resultatene, behovsoppfyllelsen og måle om formålet med anskaffelsen er nådd Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

45 Kvalifikasjonskrav Spesifikasjon EURO 6 Evaluering Kontrakt

46 MÅL STRATEGI FOR MÅLOPPNÅELSE HANDLINGSPLANER OG AKTIVITETER INTERNE RESSURSER ANSKAFFELSE

47

48

49

50

51

52

53

54

55 Økonomisk mest fordelaktige

56 ALTERNATIV HANDLELISTE B. Skriv ned de samme tre varene, men nå formulert som behov 1: C. Skriv ned et forslag som dekker behovet ved siden av 2: 3: Etter B, bytt ark med en annen

57

58

59

60

61

62

63 VIKTIGE PROBLEMSTILLINGER VED DIALOG (spes. før en-til-en-møtene) 1. Hvordan sikre likebehandling av leverandørene som er tilstede på samlingene og de som ikke deltar. 2. Hvordan gjennomføre dialogen mellom leverandørene og innkjøperne på en ryddig måte 3. Risiko for ulovlig samarbeid mellom leverandørene når disse samles.

64

65 Styringsparametere for off.anskaffelser Mer info:

66 Prosess for å komme i gang Knytte til overordnede mål Måle på tre til fem parametere Ledelsen må sette konkrete resultatmål Måle og rapportere regelmessig Vise i målsystem

67 Fortsatt fokus på konkurransegjennomføring, selv om forberedelse og oppfølging gir størst effekt på gevinstrealisering PWC, 2017 Effekt på gevinstrealisering Nåværende fokus for anskaffelser Offentlige virksomheter har fokusert på å overholde regler og forenkle administrative prosesser for konkurransegjennomføring og håndtering bestilling til betaling Avklare behov og forberede konkurransen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Forbedring av behovsplanlegging og leverandøroppfølging har størst effekt på gevinstrealisering

68 Kontraktsoppfølging hvordan? Kontroll Leverandør ønsker å utnytte situasjonen Kontollorientert kontraksoppfølging Overvåkning Kostnadskontroll Tillit Felles mål Tillitsbasert kontraktsoppfølging Myndiggjøring Fasilitering

69 Styring og kontroll av avtaleoppfølging Innkjøpsvolum: Hvor mye brukte dere ila 2017 på kategorien «medisinsk forbruksmateriell» og/eller «velferdsteknologi»? Økning eller reduksjon fra 2016? Hvor mange leverandører er innkjøpene fordelt på? Avtaler: Hvor mange avtaler har dere innenfor denne kategorien? Hvor mange leverandører benytter dere som ikke har avtale? Hvor stort volum dekker avtalene? Hvor stort volum kjøpes på avtalene? Produkter Produktlojalitet Gevinster KPIer/måling sentralt for oppfølging: % avtaledekning % avtalelojalitet

70 EKSEMPEL: Medisinsk forbruksmateriell: Radetiketter Summer av Netto utgiftsført Norengros Kjosavik As Aga As Apotek 1 Vågen Maske Gruppen As Vitusapotek Ålgård Sverre W. Monsen A/S Trioscan As Gjesdal Apotek Boots Norge As Staples Norway As 986 Snøgg As 935 Av Form As 257 Lindorff As Oslo 215 Intrum Justitia As 174 Totalsum Spørsmål: Spend innenfor kategorien Antall avtaler og volum på avtaler? Antall leverandører uten avtale? Hvilke(n) avtale(r) bør prioriteres for oppfølging? Avtaledekning %? Avtalelojalitet %?

71 Praktisk implementering av kontrakt Hvordan lærer jeg av dette forholdet slik at det blir enda bedre neste gang? Kan vi gjøre ting enda mer effektivt? Hvordan sikrer jeg at leverandør faktisk leverer det som er bestilt? Hvordan få mest mulig ut av forholdet? Hvorfor skal leverandøren ønske å beholde meg som kunde? Hva nå? Hvem skal ha ansvar for hva? (NOEN er ofte INGEN) Hvordan sikrer jeg god kommunikasjon og samarbeid? Hvordan får jeg alle andre til å kjenne og benytte avtalen?

72 Tydelige roller og ansvar TOPPLEDER Ansvarlig for styring og utvikling av hele virksomheten INNKJØPSLEDER Ansvarlig for styring og utvikling av anskaffelsesvirksomheten LEVERANDØR Ansvarlig for levering i henhold til avtale BUDSJETTANSVARLIG Avgjør med mandat om behov skal løses ved anskaffelse eller ikke Ansvarlig for realisering av gevinst INNKJØPER Ansvarlig for den operative gjennomføringen av anskaffelsen i følge gjeldende regler og retningslinjer. FAGANSVARLIG Ansvarlig for at anskaffelsen dekker behovet og er av rett kvalitet BRUKER Ansvarlig for å identifisere behovene som anskaffelsen skal dekke KONTRAKTSFORVALTER Ansvarlig for å følge opp leveransen KVALITETSSIKRER Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht gjeldende regelverk og rutiner. (Ofte dekket av innkjøpsleder eller fagansvarlig)

73 Kontrakt inngått februar 2017 kva skjedde etter det? Justeringar av kontrakt Avklare ulike forståingar av kontrakten leverandør og kunde hadde noko ulik tolkning Kontrakten var ei ramme nokre av detaljane måtte komme etter 73

74 Ein annskaffing for alt ein treng eller fleire anskaffingar for dei ulike velferdsteknologisk teknologien ein treng? Me meiner det er ein fordel slik me har gjort det ei total anskaffing. Fordi: ei innovativ anskaffing er arbeids- og ressurskrevande krevjande for kommunane å følge opp ei slik stor endring og avtale markedet er prematurt får fleire aktørar til å melde seg og ein kan i same arbeid vurdere ulike behov og løysingar ein aktør med hovedansvar-ein aktør som er systemintegrator 74

75 DIGITALISERING Utvikling/endring er den langsomste prosessen i en virksomhet Start tidlig forvent og tillat motstand - forklar, og forklar igjen - hold fokus

76 Forankring Sørg for at beslutningen om å bruke e-handel er forankret i virksomheten fra topp til bunn Ledelsen beslutter og er tydelige på forventninger Linjeledere er lojale og tydelige med tanke på forventninger til sine medarbeidere Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast rapportering

77 Rollebeskrivelser

78 Kort sjekkliste: 1. Godt kartleggingsarbeid 2. Identifiser de ulike prosessene som må endres 3. Identifiser interessenter, og hvordan kommunisere 4. Synliggjør hvilke arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver som følger med endringene, og plasser ansvar - hvem har ansvar for hva? Definer roller 5. Knytt ansvar til roller 6. Knytt rollene til stilling/funksjon, ikke person! 7. Sørg for at forankringen er på plass, fra topp til bunn! Uten forankring og en tydelig ledelse kommer man ikke i mål man får ikke realisert gevinstene prosjektet kan gi

79 Hva er endringsledelse? Gammel retning - Operativ ledelse Å skape ny retning Om å initiere og understøtte prosesser som realiserer en ønsket situasjon Visjon Forståelse Praktisk kompetanse Oppslutning Avstand og tid Direktoratet for forvaltning og IKT Ny retning - Operativ ledelse

80 Dette sier mellomlederne selv er viktig som leder i endring Ta eierskap Fortell hvorfor Finn balansen Snu motstand Vær beredt Mellomleder evner å lede i endring fordi lederen har forstått og tatt eierskap til endringen Mellomleder evner å formidle mening med endringen, forme og selge et budskap som forklarer «hvorfor» Mellomleder finner balansen og klarer å navigere mellom ulike krav og forventninger i endring Mellomleder skaper motivasjon og håndterer og snur motstand Mellomleder lærer av erfaringer, tar hensyn til kultur i og utenfor egen virksomhet og er føre var på kommende endringer Kunnskap om: Sensemaking Strategivalg for egen bevisstgjøring «Indre monolog» Kunnskap om: Oversettelse Strategivalg for å bygge opp sin fortelling om endringen Hva du skal si og hvordan du sier det Kunnskap om: Prioritering Utvikling og stabilitet Skape handlingsrom Endringskapasitet Planlegging Kunnskap om: Forstå reaksjoner Snu motstand Forhandling og reforhandling Motivasjon Felles fremtidsbilde Kunnskap om: Scenarier for fremtiden Erfaringslæring Endring er konstant Skape kultur for endring Direktoratet for forvaltning og IKT

81 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet KONTRAKTSOPPFØLGING Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært bra? Er service og oppfølgingsnivået slik du forestilte deg? Har oppstart/implementering av avtalen vært tilfredsstillende? Ivaretar leveransen brukernes ønsker vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Kommer fakturaene på rett tid og ser de korrekt ut? Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet? Bestilles det via e-handel?

82 Gårsdagens eller morgendagens teknologi? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

83 Behovets omfang Fakturarutiner Reparasjoner Gjennomføring Tilleggstjenester Kontraktens gjenstand Beskrivelser, egenskaper og grensesnitt Garantiarbeid og service Møter og måling (KPI) Vedlikehold Reservedeler Leveringssteder Bestillingsrutiner Prosjektorganisering

84 Ulike spesifikasjonstyper Ytelse Funktion Standard Detalj Åpne spesifikasjoner = Mulige løsninger

85 Krav til egnede rutiner Forankre Stille krav Vurdere risiko Følge opp Innhold i rutinen: Rutinene må reflekteres i anskaffelsen som gjennomføres Må kunne dokumenteres Det stilles strengere krav til store, profesjonelle innkjøpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere Sanksjonerbar bestemmelse Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn

86 Stilles det etiske krav må disse følges opp! Etterlever leverandøren de etiske kontraktsvilkårene? Oppfølgingen må tilpasses risikonivået, kontraktens lengde og virksomhetens ressurser Velg evt. ut produkter eller komponenter som skal følges opp! Bruk av egenrapporteringsskjema og/eller oppfølgingssamtale Risikostyringsverktøy for etiske krav Følger Difis mal for egenrapportering Gir anbefaling om oppfølgingstiltak

87