Balanserte anskaffelser gjennom dialog Transporttjenester - Rutebuss

Transkript

1 Balanserte anskaffelser gjennom dialog Transporttjenester - Rutebuss Dato: Tanja Huse-Fagerlie E-post: thf@difi.no Telefon:

2 Program Forelesning: Tema 09:00-09:30 Velkommen og presentasjonsrunde av alle som deltar på arenaen 09:30-09:45 Plenumsdiskusjon med utgangspunkt i filmen Hvordan gjøre en god anskaffelse? Dialog, konkurransestrategi, regelverk, 09:45-10:15 miljøkrav og spesifikasjoner 10:15-10:30 PAUSE Hvordan gjøre en god anskaffelse? Dialog, konkurransestrategi, regelverk, 10:30-12:00 miljøkrav og spesifikasjoner Forts. 12:00-12:30 LUNSJ Behovsavklaring - hvordan beskrive behovet og få med strategiske føringer? 12:30-13:30 Gruppeoppgave 13:30-13:45 PAUSE 13:45-14:15 Innspill fra den virkelige verden: Status for utfordringer og muligheter mht. samarbeid, lederforankring, det operative og fokus på miljø i innkjøp. Strategisk forankring hos leder: Hvordan operasjonalisere miljømål fra politisk 14:15-14:45 ledelse 14:45-16:00 Gruppeinndeling med oppgaver

3 Program

4 Oppdragsgiverne i arenaen: DELTAGENDE VIRKSOMHETER Finnmark fylkeskommune Hedmark Trafikk FKF Kollektivtrafikkforeningen Kolumbus AS Møre og Romsdal Fylkeskommune Nordland fylkeskommune Ruter As Skyss Sogn og Fjordane fylkeskommune Telemark fylkeskommune Vestfold Kollektivtrafikk AS Østfold kollektivtrafikk

5 Leverandørene i arenaen: DELTAGENDE VIRKSOMHETER Org. navn Boreal Norge AS IVECO Norge AS Nettbuss AS NHO Transport Nobina Norge AS Norsk Scania AS Sørlandsruta AS Tide AS Unibuss AS

6 Hva er Balanserte anskaffelser gjennom dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

7 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE Dialog med markedet Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov?

8 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE - Status For lite tid Redsel Gamle vaner

9 DIALOGAKTIVITETER OM BEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring Diverse gruppearbeid

10 DIALOGAKTIVITETER MED MARKEDET Gi grobunn for TILLIT - vis MOT Tilby kunnskap om deres behov for å få bedre innsikt i markedets muligheter for å oppfylle de. Be om innspill til hvordan behovene kan dekkes på en bedre Delta måte og på stimulere dialogaktiviteter til å tenke effektivisering og nyutvikling Rolle: Kunnskapsformidler ikke fasit Be om innspill til spesifikasjonene og kravene Involvér tidlig i prosessen

11 Anskaffelsesprisen 2017 Nominasjonsfrist 25.oktober Kan nominere virksomhet til 2 kategorier: 1. Bærekraftige anskaffelser Prisen deles ut til en offentlig virksomhet som på særskilt måte har lykkes med bærekraftige anskaffelser. Virksomheten har forsikret seg om at leverandører opptrer etisk, at varer og tjenester ivaretar hensyn til sosiale, økonomiske og klima- og miljømessige forhold. 2.Digitalisering og god styring Prisen deles ut til en offentlig virksomhet som på særskilt måte har arbeidet med å digitalisere og oppnådd god styring av anskaffelser. Prisene overrekkes på Anskaffelseskonferansen torsdag 23.november.

12 Formål med prisen Difi ønsker å løfte frem gode eksempler på innkjøp i det offentlige. Vi søker virksomheter som har iverksatt eller oppnådd noe som andre kan lære av og som kan etterfølges. Virksomheten har ikke nødvendigvis kommet lengst på fagområdet, men viser handlekraft og evne til å gå i riktig retning.

13 Hvem kan få prisen? Offentlige virksomheter: Kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter, helseforetak og andre offentlige etater og virksomheter.

14 Modningsspørsmål til nasjonal læringsarena Balanserte anskaffelser av busstransporttjenester gjennom dialog Deltagere på Balanserte Anskaffelser av transporttjenester gjennom dialog Oppstart 17.oktober 2017

15 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av transporttjenester rutebuss (innkjøpere) 3. Hvilket utsagn passer best for deres syn på dialog i anskaffelsesprosessen? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 5,9% Vi er en sterk fagavdeling som har god nok kunnskap om markedstrender og har god kjennskap til behovene hos våre brukere 35,3% Vi kjenner markedet godt nok, men de ulike brukerne trenger å få uttale seg for at vi skal få et mer definert behovsbilde i konkurransen 58,8% Det er et viktig verktøy for å få mer kunnskap om mulighetene som finnes i markedet og for å få bedre definert behovsbilde fra virksomheten min

16 4. Pleier du å invitere leverandører til møte for å diskutere: Generell markedskommunikasjon 23,5% 76,5% Neste års innkjøpsplaner 0,0% 100,0% En kommende anskaffelse 35,3% 64,7% Ja Nei Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 11,8% 88,2% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Prosent

17 Når bruker du dialogmulighetene? 10. Åpne for innspill til konkurransens innhold og utforming før kunngjøring Aldri 11,8% Sjelden 11,8% Av og til 52,9% Ofte 23,5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

18 11. Markedsdialog i forkant av konkurranse i form av: fellesmøte med flere potensielle leverandører til stede Aldri 23,5% Sjelden 5,9% Av og til 41,2% Ofte 29,4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

19 12. Markedsdialog i forkant av konkurranse i form av: møte med en leverandør av gangen Aldri 47,1% Sjelden 17,6% Av og til 35,3% Ofte 0,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

20 13. Distribuere/kunngjøre svar på tilbydernes spørsmål under konkurranseperioden til alle interesserte tilbydere Aldri 0,0% Sjelden 0,0% Av og til 5,9% Ofte 94,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

21 14. Invitere til befaring i de konkurranser der det er relevant Aldri 41,2% Sjelden 5,9% Av og til 17,6% Ofte 35,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

22 15. Forhandlinger i konkurranser der det er relevant Aldri 17,6% Sjelden 5,9% Av og til 29,4% Ofte 47,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

23 16. Gjennomgang av tilbudet etter tildeling, også med de tilbydere som tapte Aldri 29,4% Sjelden 35,3% Av og til 23,5% Ofte 11,8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

24 17. Oppstartsmøte sammen med leverandør, hvor alle de viktigste brukerne er invitert Aldri 18,8% Sjelden 6,3% Av og til 12,5% Ofte 68,8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

25 18. Statusmøter/oppfølging av inngått kontrakt etter avtaleinngåelse Aldri 0,0% Sjelden 0,0% Av og til 5,9% Ofte 94,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

26 19. Erfaringsdeling med eksisterende leverandør før utlysning av ny konkurranse Aldri 35,3% Sjelden 47,1% Av og til 11,8% Ofte 5,9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

27 Prosent 20. Hvilke tildelingskriterier mener du er best å bruke ved anskaffelse av transporttjenester rutebuss? 100% 94,1% 90% 82,4% 80% 70,6% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 11,8% 23,5% 0,0%

28 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av transporttjenester rutebuss (innkjøpere) 21. Har du i tidligere anskaffelser stilt kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterer som har vært foranktret i lokale, regionale eller nasjonale miljømål? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0,0% Nei, vi har ikke stilt miljøkrav/-kriterier 41,2% Ja, vi har stilt kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier mht. klima og miljø, men disse har IKKE tatt utgangspunkt i lokale, regionale eller nasjonale klima- og miljømål 29,4% 29,4% Ja, krav om kriterier tar utgangspunkt i NASJONALE klima- og miljømål (f.eks. reduksjoner av CO2- utslipp) Ja, krav og kriterier har tatt utgangspunkt i REGIONALE/LOKALE klima- og miljømål 0,0% Annet, vennligst utdyp

29 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av transporttjenester rutebuss (innkjøpere) 22. Hvilke kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier med hensyn til klima og miljø har du stilt ved tidligere anskaffelser av busstjenester? 100% 90% 80% 70% 70,6% 60% 50% 47,1% 40% 30% 23,5% 20% 10% 0% Kvalifikasjonskrav (Eks. EURO 6/Svanemerket) Tildelingskriterier (Eks. vekte miljøbelastning med 30%) Både miljøkrav og tildelingskriterer 0,0% Ingen av delene 5,9% Annet, vennligst utdyp Minimumskrav

30 23. Viktighet 11,8% Produksjonsfasen 88,2% 0,0% 5,9% Bruksfasen 5,9% 88,2% 1 Lite viktig 2 Middels viktig 3 Mest viktig 17,6% Avhendingen 70,6% 11,8% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Prosent

31 27. Beskriv hva som er den viktigste miljøbelastningen i denne fasen Produksjonsfasen Bruksfasen Avhendingen Tilvirkningen av varen. Enegirkrevende og krever transport av råvarer. Utskipning av varen. Det er mye CO2-utslipp i forbindelse med bussproduksjon og bygging av nye busser kan utligne miljøeffekten ved drift Utslipp fra tardisjonelle busser. Fokus må være å få ned både klimagasser og lokale utslipp (partikler, NOx og CO2) Dersom avhendingen er forskriftsmessig, vil produktet bli resirkulert. Eventuelt solgt til nye markeder. Bussene kan selges og brukes på andre markeder. De kan også gjenbrukes i konkurranser så lenge de oppfyller kriteriene. Det vil også være store utfordringer knyttet til avhending av batterier i elbusser. Avhengig av levetid på bussen utslipp, støy, svevestøv og trafikksikkerhet Avhengig av levetid og hvor mye bussen kjører Antall busser hoper seg opp pga krav til nytt materiell Avhengig av levetid Avhengig av mengde bruk Avhengig av etterbruk Energiforbruk, råvareforbruk Utslipp ved forbrenning, støy, økt trafikk Manglende resirkulering

32 28. Produksjonsfasen Tilvirkningen av varen. Enegirkrevende og krever transport av råvarer. Utskipning av varen. Det er mye CO2-utslipp i forbindelse med bussproduksjon og bygging av nye busser kan utligne miljøeffekten ved drift Avhengig av levetid på bussen Avhengig av levetid Energiforbruk, råvareforbruk

33 29. Bruksfasen Utslipp fra tardisjonelle busser. Fokus må være å få ned både klimagasser og lokale utslipp (partikler, NOx og CO2) utslipp, støy, svevestøv og trafikksikkerhet Avhengig av levetid og hvor mye bussen kjører Avhengig av mengde bruk Utslipp ved forbrenning, støy, økt trafikk

34 30. Avhendingen Dersom avhendingen er forskriftsmessig, vil produktet bli resirkulert. Eventuelt solgt til nye markeder. Bussene kan selges og brukes på andre markeder. De kan også gjenbrukes i konkurranser så lenge de oppfyller kriteriene. Det vil også være store utfordringer knyttet til avhending av batterier i elbusser. Antall busser hoper seg opp pga krav til nytt materiell Avhengig av etterbruk Manglende resirkulering

35 31. Hva mener du kan brukes som dokumentasjon for å måle den viktigste klima- og miljøbelastningen ved busser i et livsløpsperspektiv? Livsløpsregnskap utslippsmålinger at drivstoffprodusenter og bussprodusenter stiller garanti for lavutslipp, og at de må oppfylle nasjonale- og internasjonale mål. Det har vært vanskelig å få objektive kriterier for livsløpskostander, eks hva som skjer med bussene før og etter produksjon i den enkelte kontrakt Måling av faktisk utslipp fra buss i rutedrift.

36 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av transporttjenester rutebuss (innkjøpere) 32. Hvilken dokumentasjon på klima- og miljøbelastning har du krevd av leverandører ved tidligere anskaffelser av busstjenester? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 29,4% Merkeordning (Eks. Miljøfyrtårn) 94,1% Klassifisering (Eks. EURO 6) 23,5% 23,5% Dokumenter som ved inngåelse av kontrakt bekrefter at kjøretøyet ikke skal overstige en gitt miljøbelastning (Eks. gram CO2/km) Vi har per nå ikke hatt en bonusordning knyttet til miljø Kontrakter som stiller krav til rapportering av årlig drivstofforbruk o.l. som påvirker bonus ved lav miljøbelastning 0,0% 0,0% Livssyklusanalyse, livssykluskostnad el.l. Ingen av delene 5,9% Annet, vennligst utdyp

37 33. Bruker du digitale verktøy i anskaffelsesprosessen? 58,8% Før konkurranse 29,4% 11,8% 52,9% Under konkurranse 11,8% 35,3% Ja Nei Vet ikke 58,8% Etter konkurranse 23,5% 17,6% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Prosent

38 37. Hvilke elektroniske systemer benytter dere før konkurranse? Produksjonsverktøy - trapeze Publisering av invitasjon til dialogkonferanse på virksomhetens hjemmesider Eu-supply til å lyse ut konkurransen. Mercell Doffin Doffin Mercel KSV blant annet Trapez vår egne nettside for konkurranser og dialog med markedet, kollektivanbud.no eller ruter.no/anbud

39 38. Hvilke elektroniske systemer benytter dere under konkurranse? Finnmark fylkeskommune anvender mercell som verktøy i gjennomføring av konkurranse. På denne plattformen gjennomføres dialog under konkurransen (tradisjonell spørsmål og svar). Det er ennå ikke foretatt noen anskaffelser av kollektivanskaffelser med hjelp av dette verktøyet. Evaluering foretas også i verktøyet. EU-Supply EU-supply Mercell Mercell Mercell Mercell KSV Eu-Supply

40 39. Hvilke elektroniske systemer benytter dere etter konkurranse? Produksjonsverktøy - trapeze og eget kvaliltetssystem Ved oppfølging av inngåtte avtaler bruker et program som heter Omnia. Her legges endringer inn digitalt. Det er laget til sjekklister som gjør søk i kontrakten enkelt og oversiktlig. EU-supply Mercell Mercell Mercell Nettbasert miljørapporteringssystem (husker ikke navnet i farten...). FRIDA Trapez og eget kvalitetssystem Skal implementere mer bruk av EU-supply, ellers e-post.

41 40. Er det spesielle emner/tema innen digitalisering du spesielt ønsker veiledning på? Evaluering Ukjent med fylkeskommunens innkjøpssystem. Ukjent med dette - veit at fylkeskommunen har innkjøpssystem, men har ikkje bruka det. Kontraktsoppfølging Hvordan drive forvaltning gjennom digitale løsninger

42 41. Er det andre emner/tema du spesielt ønsker veiledning på i løpet av arenaen? Hvordan legge til rette for teknologisk utvikling i løpet av kontraktsperioden? Bli enda tryggere på regelverk for anskaffelser. Bli endå tryggare på regelverket.