BALANSERTE ANSKAFFELSER AV AVFALLSTRANSPORT. Tanja Huse-Fagerlie Sarah Sinnathamby Hege Strandhagen Tonje Nerby

Transkript

1 BALANSERTE ANSKAFFELSER AV AVFALLSTRANSPORT Tanja Huse-Fagerlie Sarah Sinnathamby Hege Strandhagen Tonje Nerby

2 Stortinget Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Arenaer Sentrale samarbeidspartnere Digital transformasjon Digital strategi og samordning Digitale fellesløsninger Tilsynet for universell utforming av IKT 1 2 Være sentral kunnskapskilde Skape endring og bidra til å realisere gevinster Virkemidler Fellesløsninger Ledelse Utredning og analyse Offentlige anskaffelser 3 4 Løse felles utfordringer Utvikle Difi til premissgiver Vi får omstilling til å skje i offentlig sektor

3 Offentlige anskaffelser Difi får omstilling til å skje Offentlige anskaffelser Digitale fellesløsning er Innkjøp til offentlig forvaltning utgjør årlig ca. 500 mrd Det vi gjør Bygger kompetanse og bedre styring av anskaffelser Fremmer digitale løsninger Styrker innovasjon Veileder om samfunnsansvar Leder Statens innkjøpssenter

4 24.oktober Tidspunkt: 09:00-09:45 Tema Velkommen og resultater fra modningsspørsmål (- og forventningsavklaring etter den nasjonale leverandørkonferansen) 09:45-10:30 10:30-10:45 Pause Anskaffelsesregelverket - En kort introduksjon på de tema som deltagerne finner vanskelige 10:45-11:30 Sykkelmodellen og innovasjonsmetodikk i anskaffelsesprosessen 11:30-12:15 LUNSJ 12:15-13:45 Hvordan bruke Difis bærekraftskriterier for avfallsinnsamling? 13:45-14:15 14:15-14:30 Pause 14:30-16:00 14:30-16:00 Leverandører: Hvordan posisjonere seg mot nye konkurranser og vinne disse? Oppdragsgivere: Hvordan forberede seg til utlysning av konkurranser? Konkurransestrategi og verdi Hente inn resultatet oppgaven om Innovasjon tidligere om dagen. Hvordan definere målsetninger, behov og grunnleggende krav i konkurransegrunnlaget? (KUN Oppdarsgivere) Innspill fra bransjen til oppdragsgiverne (presenteres neste dag) Hva vil bransjen at oppdragsgivere skal ivareta i konkurransegrunnlaget? (KUN Leverandører)

5 25.oktober Tidspunkt: 09:00-10:00 Tema Innspill fra bransjen til oppdragsgiverne (Resultatene fra dag 1) Hva vil bransjen at oppdragsgiverne skal tenke på når det gjelder - Kvalifikasjonskrav - Tildelingskriterier - Kontraktsvilkår - Kravspesifikasjon / Minstekrav 10:00-10:10 Kort benstrekk 10:10-10:50 Juridisk innspill fra NHO Når kan man samarbeide og ikke? Ulovlig samarbeid i bransjen og hvordan sikre at dette ikke skjer 10:50-11:20 LUNSJ 11:20-12:00 Ruter om leverandørdialog 12:00-12:15 PAUSE 12:15-13:10 Erfaringer med "reversed collection" i Nederland 13:10-16:00 Workshop er dere selv velger tema etter hvilke dilemma, spørsmål og problemstillinger dere ønsker Forhåndsinnmeldt tema: Rik Hardenberg (Nederland)

6 DELTAKERE Borovskis Aleksandrs Retur AS Paulsrud Jo-Inge Retur AS Eide Anita Renovasjon i Grenland Mattson Kim Rainer Haf.no Fjeldsbø Per O. NTM Trailer & Tipp AS Pettersen Jørgen Norsk Gjenvinning og Renovasjon AS Johnsen André S. Iris Service AS Rendal Jeanette Trondheim Renholdsverk AS Fjærli Stig Retur AS Emblem Tone Oslo kommune, Renovasjonsetaten Godø Preben Innherred Renovasjon IKS Aakre Bjørg Skatteetaten Lie Marianne NTM Trailer & Tipp AS Brovold Ole Kristian Oppland fylkeskommune Skulstad Jan Oddvar BIR Privat AS Hågensen kenneth HRS Miljø AS Hauglid Elsa Ann Renovest IKS Lochoff Guro Norsk Gjenvinning AS Lie Øystein NTM Trailer & Tipp AS Valskar Anne Sofie R. Sykehusinnkjøp HF Lie Morten Retur AS Hylland Geir Ragn-Sells AS Steen Marit Hias IKS Tran Kieu IMDi Midtre Namdal Avfallselskap Hildrum Geir Ivar IKS Hellan Ragnar NTNU Lodsby Finn NordRen AS Olsen Svein Kr HRS Miljø as Skaug Lars-Kristian Retur.no Szolnoki Andras SSB Vangskåsen Ståle FIAS AS Løvdahl Sebastian Trøndelag fylkeskommune Atle Hove Michael Finnmark Miljøtjeneste AS Owe Rune Ragn-Sells AS Myhre Ann Karin Trondheim Renholdsverk AS Ruud-Olsen Erik IMDi

7 Forventninger til denne arenaen? 1. Sitt sammen med sidemannen og hver får 1 min til å presentere sine forventninger 2. Plenumspresentasjon Hva er dine forventninger?

8 Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

9 Ikke lenger nok å bare være god FOR LEVERANDØRENE: Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge FOR INNKJØPERNE: La markedet få innsikt i din situasjon Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Salg er veiledning og rådgivning av kunden Vær en tydelig og krevende kunde Vurder tilbudet etter hvordan det tilfører deg verdi Alle tilbud er nesten like Leverandør må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet til tilbudet Direktoratet for forvaltning og IKT Kilde: Ole-Bengt Moe, Moementum

10 FORBEREDELSE OG DIALOG Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov?

11 FORBEREDELSE OG DIALOG - Status For lite tid Redsel Gamle vaner

12 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Identifisere nåsituasjon og fremtidige kundebehov Hvilke avtaler i min bransje, har dere i dag? Har du en oversikt over når disse avtalene går ut? Når starter vanligvis forberedelsen til ny konkurranse? Har dere noen nye behov det kommende året? Når starter forberedelsen til konkurransen? Kan dere arrangere et markedsmøte før konkurransen?

13 DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring Diverse gruppearbeid

14 DIALOGAKTIVITETER MED KUNDER Gi grobunn for tillit Tilby deres bransjekunnskap for å få bedre innsikt i oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes på en bedre måte og stimulere til å tenke nyutvikling Delta på dialogaktiviteter Rolle: Samspiller ikke server kalde «sales pitch» Gi innspill til kravspekken funksjonsspesifikasjon Vær involvert tidlig i prosessen

15 DIALOGAKTIVITETER MED MARKEDET Gi grobunn for TILLIT - vis MOT Tilby kunnskap om deres behov for å få bedre innsikt i markedets muligheter for å oppfylle de. Be om innspill til hvordan behovene kan dekkes på en bedre Delta måte og på stimulere dialogaktiviteter til å tenke effektivisering og nyutvikling Rolle: Kunnskapsformidler ikke fasit Be om innspill til spesifikasjonene og kravene Involvér tidlig i prosessen

16 Hva er hindringer for samspill i anskaffelser - oppdragsgivere Før konkurranse Under konkurranse I kontraktsoppfølgingsfasen (under leveranse) Objektivt bilde av utfordringer etc. rundt det som skal anskaffes Tid til rådighet for gjennomføring av konkurransen Opprettholding av krav til leveransen, rett og slett å få det man har bedt om. Ønsker ikke at leverandører diskvalifiserer seg Regelverket Tid til rådighet for Oppdragsgiver Tid og ressurser Valgte konkurranseform egentlig ikke noe hinder Usikkerhet på hvor mye/hvor detaljert vi kan diskutere med de aktuelle aktører/leverandører før vi går ut med konkurransgrunnlaget Likebehandlingshensynet. Begrensninger i kommunikasjon. Detaljer for å vinne konkurransen som ikke blir oppfylt, ved dokumentasjon og kontraktsoppfølging blir dette et problem Leverandørene har et sterkt ønske om å selge Liten markedskunnskap og hvem skal vi spørre? Mindre hindringer For få spørsmål.. Det viser seg å det kan være spørsmål eller avklaringer som kommer frem i tilbudet, somhadde vært mye bedre at det ble stilt i konkurransefasen. Det oppfordres til å spørre spørre spørre!

17 Hva er hindringer for samspill i anskaffelser Leverandører Før konkurranse Under konkurranse I kontraktsoppfølgingen (Under leveranse) Lite forståelse på hva slags løsning er best for konkret område, mye politisk i stedet for teknisk bedømmelse om anbudsmål. Manglende forståelse mht leveringstider. Manglende beskrivelse av behov hos bestiller til å skaffe tilstrekkelig innsikt for å utforme løsningsforslag som bidrar til forebedring av dagens løsning Innkjøpere legger for stor lit til konsulenter som skal lage konkurransegrunnlaget for de. Dette gir ingen reell kontakt mellom innkjøper og markedet Kommunikasjon Oppdragsgiver har en leverandør de allerede har et godt forhold til som farger forespørselen Lite eller dårlig dokumenterte opplysninger som kreves for å lage bra tilbud. Redd for å gjøre feil Utfordringer med krav om løsninger som vi ikke kan innfri pga. CE-merking. Man bør ha en mer åpen tilnærming hvor tilbyderne får mulighet til å skissere sin løsning og derigjennom få frem nyanser ved de ulike løsningsforslagene/tilbudene. Felles tro på at det ikke er lov å snakke sammen uten at leverandørene blir avvist i konkurransen. Ulike leverandører har ofte forskjellige prismodeller, savner et standardprisoppsett som gjør det lettere for alle å prise med samme forutsetninger. Under konkurransen er det vanskelig å endre på prismodellen, mer åpenhet under leverandørdialogen rundt prismodell kan luke ut de største uklarhetene. Uklarheter kan føre til høyere risiko beregning som igjen gir en høyere pris til oppdragsgiver. Mye krav, men lite samarbeidsvilje. Kontrakten følges ikke opp Ingen hinder. Slik regelverket/kontrakter er utformet i dag, bidrar det til å redusere handlingsrommet hos begge parter Hvis leveransen fungerer greit nok er begge parter tilfreds og trenger ikke bruke tid på oppfølging. For stor risko på oppdragstaker.

18