BALANSERTE ANSKAFFELSER AV SKYLØSNINGER. 18.juni 2018 Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver DIFI

Transkript

1 BALANSERTE ANSKAFFELSER AV SKYLØSNINGER 18.juni 2018 Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver DIFI

2 Stortinget Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Arenaer Sentrale samarbeidspartnere Digital transformasjon Digital strategi og samordning Digitale fellesløsninger Tilsynet for universell utforming av IKT 1 2 Være sentral kunnskapskilde Skape endring og bidra til å realisere gevinster Virkemidler Fellesløsninger Ledelse Utredning og analyse Offentlige anskaffelser 3 4 Løse felles utfordringer Utvikle Difi til premissgiver Vi får omstilling til å skje i offentlig sektor

3 Offentlige anskaffelser Difi får omstilling til å skje Offentlige anskaffelser Digitale fellesløsning er Innkjøp til offentlig forvaltning utgjør årlig ca. 500 mrd Det vi gjør Bygger kompetanse og bedre styring av anskaffelser Fremmer digitale løsninger Styrker innovasjon Veileder om samfunnsansvar Leder Statens innkjøpssenter

4

5 Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

6 Deltagere - LEVERANDØRER Aleksander Are Bigum aabigum@acos.no Alf Kenneth Bråthen akb@rosberg.com Cecilie Skouge Cecilie.Skouge@evry.com Dag Bjørnstad dag.bjornstad@atea.no Dagfinn Hovet Dagfinn.Hovet@no.ibm.com Eivind Svellingen es@acos.no Fredrik Neubert FNeubert@no.ibm.com Frode Preber Ettesvoll frode.ettesvoll@onctg.com Geir Johansen geir.johansen@evry.com Geir Anders Gløtvold ga@onctg.com Heine Alrek Misje heine@acos.no Jan Magnar Ingebrigtsli jan.magnar.ingebrigtsli@ist.com Jan Martin Kristiansen jmk@rosberg.com Jon Haugen jhaugen@salesforce.com Knut-Erik Jakhelln knut-erik.jakhelln@evry.com Kurt R. Mathisen kurt.rune.mathisen@atea.no Marcus Sæthershagen Marcus.Saethershagen@evry.com Morten Rudlang morten.rudlang@webstep.no Oskar Nybråten oskar.nybraten@oracle.com Peter Lenda peter.lenda@soprasteria.com Rene Selvig rselvig@salesforce.com Thoma de Mora thomas@intellicom.no Tom Heiberg Tone Aas tone.aas@itet.no

7 Deltagere - OPPDRAGSGIVERE Sølvi Tennstrand solvi.tennstrand@nav.no Arne BASSO arne.lidvar.basso@nav.no Audur Arny Olafsdottir audurarny.olafsdottir@dfo.no Frank A. Baklid frank.a.baklid@drmk.no Gro Austad gro.austad@vegvesen.no Gyrid Løvli gyrid.lovli@ringerike.kommune.no Heidi P. Omberg heidi.omberg@sporveien.com Inge A. Wangen inge.wangen@kompetansenorge.no Jostein Rolandsen jostein.rolandsen@dfo.no Kristine Trømborg kristine.tromborg@dfo.no Lars Hoel lars.hoel@nhn.no Lucien Yen Hao Chen lucien.chen@ldo.no Maria Nguyen mariaan@oslomet.no Marianne Henriksen Austad marianne.henriksen.austad@ldir.no Marion Sydskjør marion.sydskjor@nhn.no Nancy Johannessen nancy.johannessen@dfo.no Paal Sæther Paal.Saether@politiet.no Rolf Hammer rolf.hammer@operaen.no Rolf Johannessen rolf.johannessen@kompetansenorge.no Sven-Christian Valnes sven-christian.valnes@dss.dep.no Tor-Arne Berg tor-arne.berg@legemiddelverket.no Unn Irene Lothe unn.irene.lothe@nav.no Vera Didriksen vera.didriksen@giek.no

8 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) Prosent 2. Har du tidligere levert tilbud på skytjenester til offentlig sektor? 100% 90% 80% 70% 60% 57,1% 50% 40% 30% 28,6% 20% 14,3% 10% 0% Ja Nei Vet ikke

9 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) 3. Hva er i følge deg det største hinderet for god samhandling og dialog i de ulike fasene: Før konkurranse Under konkurranse I implementering (etter kontraktssignering) For rigide kravspesifikasjoner skrevet uten dialog Transparens i forhold beslutningskriterier Ingen dialog Feil konkurranseform Feil konkurranseform Dialogkonferanser handler ofte om overordnet produkt. Går sjeldent inn i dybden på anskaffelsen. Nødvendig og tilstrekkelig informasjon For dårlig spesifisert hvilke krav det stilles til skyløsning. Rask og åpen dialog for avklaringer Fleksibilitet i kontrakt I driftsfasen

10 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) Prosent 8. Hvor ofte benytter du deg av veiledning på anskaffelser.no i dag? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 42,9% 30% 28,6% 28,6% 20% 10% 0% Aldri Sjelden Av og til Ofte 0,0%

11 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) 11. Pleier du å bli invitert til møte med offentlige oppdragsgivere for å diskutere: 50,0% Generell markedskommunikasjon (presentasjon av kommende behov/planer) 66,7% 0,0% Neste års innkjøpsplaner 100,0% Ja 42,9% Nei En kommende anskaffelse 57,1% 42,9% Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 57,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

12 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) 19. Hvor ofte opplever du at oppdragsgivere: Har markedsdialog i forkant av konkurranse i form av møte med en leverandør av gangen Aldri 14,3% Sjelden 42,9% Av og til 42,9% Ofte 14,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

13 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) 23. Har et møte med alle tilbydere etter tildeling, også med de tilbydere som tapte Aldri 50,0% Sjelden 50,0% Av og til 0,0% Ofte 0,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

14 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) 28. Rangér følgende tildelingskriterier (1= dårlig, 6=best) etter hvor viktig du mener de er ved konkurranser om skytjenester? Kvalitet Pris Support / Responstid Oppgaveforståelse Annet, vennligst utdyp Gjennomføringsevne Videreutvikling av løsning under kontraktsperiode 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

15 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE Dialog med markedet Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov?

16 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE - Status For lite tid Redsel Gamle vaner

17 DIALOGAKTIVITETER OM BEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Diverse gruppearbeid Konkurransegrunnlag på høring

18 DIALOGAKTIVITETER MED MARKEDET Gi grobunn for TILLIT - vis MOT Tilby kunnskap om deres behov for å få bedre innsikt i markedets muligheter for å oppfylle de. Be om innspill til hvordan behovene kan dekkes på en bedre Delta måte og på stimulere dialogaktiviteter til å tenke effektivisering og nyutvikling Rolle: Kunnskapsformidler ikke fasit Be om innspill til spesifikasjonene og kravene Involvér alle interessenter tidlig i prosessen

19 Ikke lenger nok å bare være god FOR LEVERANDØRENE: FOR BYGGHERRENE: Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge Bruk markedet til å øke din bestillerkompetanse Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Vær en tydelig og krevende kunde Salg er veiledning og rådgivning av kunden Alle tilbud er nesten like La markedet få innsikt i din situasjon Vurder tilbudet etter hvordan det tilfører deg verdi Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Strategiske mål og føringer Strategien viser virksomhetens overordnede veivalg og satsinger Må føres inn i konkurransedokumentene

21 Effektivisering Bedre Bærekraftig Digitalisering Omdømme Bidra til tjenester utvikling næringsvekst MÅL STRATEGI FOR MÅLOPPNÅELSE HANDLINGSPLAN OG AKTIVITETER INTERNE RESSURSE R ANSKAFFEL SE

22 Tydelige roller og ansvar TOPPLEDER Ansvarlig for hele virksomheten STYRE/POLITIKER Ansvarlig for vedtak om budsjett LEVERANDØR Ansvarlig for leveransen/behovsdekning PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER PROSJEKTSJEF/UTBYGGINGSSJEF Avgjør med mandat om behov skal løses ved anskaffelse eller ikke Ansvarlig for realisering av gevinst Ansvarlig for den operative Ansvarlig for styring og utvikling av gjennomføringen av anskaffelsen i tråd byggherrevirksomheten med regler og retningslinjer. Ansvarlig for å følge opp kontrakten i gjennomføringsfasen BRUKER Bidrar til behovs- og funksjonsbeskrivelse Vil løsningene fungere når bygg eller anlegg kommer i bruk? EIENDOMSFORVALTER Ansvarlig for å følge opp bygget eller anlegget etter overtakelse KVALITETSSIKRER Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht gjeldende regelverk og rutiner. (Ofte dekket av juridisk kompetanse internt eller eksternt)

23 Tanja Huse-Fagerlie E-post: Telefon: