Vis verdien av prosjektene

Transkript

1 Vis verdien av prosjektene Styringsindikatorer for anskaffelsen og kontraktsoppfølging BAD BAE Cecilie Blytt og Fredrik Mortensen

2 Generelt om styringsindikatorer Program Minioppgave Generelt om kontraktsoppfølging i offentlige anskaffelser Minioppgave Oppsummering

3 Bakgrunn BAE-anskaffelser for ca 200 mrd hvert år Bygg og anlegg - virkemiddel for å oppnå politiske mål 90% av aktivitetene i et offentlig byggeprosjekt er innkjøpte varer og tjenester

4 Vis verdien av BAE-prosjektene

5 Prosess for å komme i gang Knytte til overordnede mål Måle på tre til fem styringsindikatorer Ledelsen må sette konkrete resultatmål Måle og rapportere regelmessig Vise i målsystem

6 Styringsindikatorerer 1. Hva er brutto-nettofaktor i skolene våre? 2. Hva kostet barnehagen per barn? 3. Hva kostet veien per løpemeter? 4. Hvor lang tid fra investeringsbeslutning til bygget eller veien er klar for drift? 5. Hvor mange endringsmeldinger fikk dette prosjektet? Hvor mange var initiert av byggherren og hvor mange av leverandøren? 6. Holdt vi fremdriften og kostnadsrammen? 7. Hva er LCC kostnadene for bygget eller veien etter fem års drift? 8. Hva er gjenvinningsgraden på ulike fraksjoner av avfall? 9. Hva er LCA fotavtrykket for bygget eller veien? 10. Sykefravær i ferdig bygg? 11. Antall ulykker på ferdig vei? 12. Antall dager med stengt vei for vedlikehold

7 Gruppeoppgave Blandet gruppe leverandør/byggherre Snu dere og diskutér med bordet bak/foran Gå gjennom din organisasjons overordnede styringsmål Hva er gode indikatorer for å måle effekt av dette i deres prosjekt? Hva er eventuelle utfordringer? Bruk 4-5 min. Forbered 3 punkter som innspill til diskusjon Mer info:

8 Fordeler med styringsindikatorer Informasjonen til styring, kontroll og læring av BAE-prosjekter Synligjøre BAEprosjektenes bidrag til overordnede mål Oppmerksomhet hos toppledelsen

9 Kontraktsoppfølging

10 Fortsatt fokus på konkurransegjennomføring, selv om forberedelse og oppfølging gir størst effekt på gevinstrealisering PWC, 2017 Effekt på gevinstrealisering Nåværende fokus for anskaffelser Avklare behov og forberede konkurransen Effektgrad Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Forbedring av behovsplanlegging og leverandøroppfølging har tradisjonelt størst effekt på gevinstrealisering

11 Kontraktsoppfølging det tradisjonelle bildet Har ikke tid Det går sikkert bra Kontraktsoppfølging Kontroll Ja Tillit

12 Kontraktsoppfølging Bygg- og anlegg Kontroll Kontraktsoppfølging Ja Har ikke tid Tillit Det går sikkert bra

13 Kontraktsoppfølging hvordan? Kontroll Leverandør ønsker å utnytte situasjonen Kontollorientert kontraksoppfølging Overvåkning Kostnadskontroll Tillit Felles mål Tillitsbasert kontraktsoppfølging Myndiggjøring Fasilitering Hjelpe hverandre

14 Ulike utfall SAMARBEIDS- FORMER Oppdragsgiver tenker på seg selv Oppdragsgiver tenker samarbeid Leverandør tenker på seg selv Leverandør tenker samarbeid

15 Blandet gruppe leverandør/byggherre. Snu dere og diskutér med bordet bak/foran Hvordan kan dere styrke samarbeidet mellom oppdragsgiver/leverandør gjennom kontraktsoppfølging? Hvordan gjør dere kontraktsoppfølging i dag? Hvordan få til bedre dialog og oppfølging? Hvordan identifisere, diskutere og følge opp risiko før det er for sent? Blandet gruppe leverandør/oppdragsgiver Bruk 10 min. Forbered 3 punkter som innspill til diskusjon

16 Fordeler Unngå feil Samarbeid om felles mål Sikre kvalitet i gjennomføring Realisere gevinster

17 Kontraktsoppfølging og risiko i BVP-prosjekter Risikostyringsplan leverandøren legger inn alle avvik fra prosjektmål og kontrakt med konsekvens, muligheter og foreslåtte tiltak for å begrense avvik eller oppnå nye gevinster Ukentlig risikorapport til byggherren alle avvik som har oppstått som kan få konsekvenser for avtalte prosjektmål: kvalitet, fremdrift og kostnad Viktig med transparens byggherre og leverandør må varsle hverandre

18 Prestasjonsindikatorer Leverandøren velger selv hvilke prestasjonsindikatorer hun/han vil måles på. Disse skal være knyttet til prosjektmålene. Byggherren evaluerer leverandørens leveranse på indikatorene hver uke i eget ark i ukentlig risikorapport.

19 Eksempel på prosjektmål for bygg 1. Bygninger og uteområder som ivaretar allsidig utvikling for barn i alle aldersgrupper. 2. Bygninger og uteområder som legger best mulig til rette for de ansattes utøvelse av jobben sin. 3. Bygninger og uteområder skal ha lav LCC og enkelt vedlikehold. 4. Byggeprosessen skal være trygg, med minimale ulemper, for naboer og omgivelser

20 Eksempel på prosjektmål for vei Minimere ulemper for trafikantene i byggeperioden Minimalisere behovet for vedlikehold som medfører ulemper for trafikantene Realisere nullvisjon om ulykker i byggeperioden forårsaket av totalentreprenøren Realisere nullvisjon om brudd på samfunnsansvar i byggeperioden og vedlikeholdsperioden Null uoppgjorte tvister etter avsluttet byggeperiode

21 Anskaffelsesprisen 2018 Nominasjonsfrist 8.oktober Kan nominere virksomhet til 2 kategorier: 1. Bærekraftige anskaffelser Prisen deles ut til en offentlig virksomhet som på særskilt måte har lykkes med bærekraftige anskaffelser. Virksomheten har forsikret seg om at leverandører opptrer etisk, at varer og tjenester ivaretar hensyn til sosiale, økonomiske og klima- og miljømessige forhold. 2.Digitalisering og god styring Prisen deles ut til en offentlig virksomhet som på særskilt måte har arbeidet med å digitalisere og oppnådd god styring av anskaffelser. Prisene overrekkes på Anskaffelseskonferansen 7.november. Informasjonsfilm og registreringsskjema finner du her!