Hvordan få leverandørene til å konkurrere på LCC? Praktiske eksempler og mulige tildelingskriterier

Transkript

1 Hvordan få leverandørene til å konkurrere på LCC? Praktiske eksempler og mulige tildelingskriterier Hilde Warp, seksjon for eiendomsledelse

2 Om presentasjonen Kort om LCC hva er det? Hvordan bruke LCC i utlysning for planlegging av nybygg/ rehabilitering? 2

3 LCC hva er det?

4 Hva er LCC? LCC- Life Cycle Costing, tilsvarende livssykluskostnader Livssykluskostnader omfatter alle kostnader i løpet av en bygnings/ bygningsdels levetid - Investering - FDVU - Restkostnad/ verdi Konseptet er å danne et helhetlig kostnadsbilde av en bygning/ bygningsdels livssyklus 4

5 Husleie - årskostnader som inkluderer investering og FDVU-kostnader Krav til avkastning på kapitalen Risiko/ avkastning Nedbetaling av lån eller tilbakebetaling til investor Leietakers kostnader Felleskostnader Kapital FDVU LCC handler om å optimalisere forholdet mellom kapital- og FDVkostnader «Hvor mye kan jeg investere i dag for å spare i fremtiden?» Modell Multiconsult 5

6 NS Livssykluskostnader for byggverk Gir beregningsmetode og spesifiserer kostnader som omhandles Kapital 1 Anskaffelses- og restkostnader (tomt, nybygg, ombygging, restkostnad) 9 Verdier og inntekter (tomteverdi, restverdi, salgsverdi) FDVU 2 Forvaltningskostnader 3 Drifts- og vedlikeholdskostnader 4 Utskiftnings- og utviklingskostnader (investeringer) 5 Forsyningskostnader 6 Renholdskostnader 7 Service-/ støttekostnader til kjernevirksomheten 9 Leieinntekter Modell Multiconsult 6

7 Kapital Beregning Beregner nåverdi av fremtidige utgifter for å gjøre dette sammenliknbart med investeringen kr Periodisk VU Årlig FDV Årlige FDV- kostnader år Modell Multiconsult 7

8 Hvordan bruke LCC i utlysninger?

9 Hvordan bruke LCC i utlysninger? Fire alternativer - Tildelingskriterium - Kvalifikasjonskrav - Ytelsesbeskrivelse - Kontraktsvilkår 9

10 Tildelingskriterier Del III Over EØS -terskelverdi Tre alternativer: - Laveste pris «Investering» - Laveste kostnad Kostnadseffektivitetsberegning beregning av livssykluskostnader Se 18-2 (2) i FOA for definisjon - Beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet Velg pris eller kostnad definert som over Eks. på kvalitet kompetanse, oppdragsbeskrivelse Vekting mellom pris eller kostnad og kvalitet 10

11 LCC som kvalifikasjonskrav Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner: - For eksempel: Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen beregning av livssykluskostnader Dokumentasjon: - For eksempel: Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner for de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten NB! Bruker man LCC i kvalifiseringsrunden må man sikre at det eventuelt også kan brukes som tildelingskriterium (kan ikke vurdere samme ting to ganger) 13

12 LCC i ytelsesbeskrivelser Krav om LCC-analyser - Av hele bygget (årskostnader) ved faseavslutninger - Alternativvurderinger av materialer og løsninger Kan eventuelt angi hvilket LCC-verktøy som skal brukes Bruk NS 3454 Spesifiser hvor mange eller hvilke alternativvurderinger du ønsker 14

13 LCC som kontraktsvilkår Rådgiver eller entreprenør skal delta på kurs i: - beregning av livssykluskostnader - alternativvurderinger - LCC-verktøy Før oppstart av kontrakten Dere kan vurdere å arrangere et slikt kurs selv Bruk gjerne Difis kurspakke 15

14 Så hvordan gjøre dette i praksis? Kompetansebehov og krav til leveranser avhenger av hvilken fase prosjektet er i Jo tidligere i prosjektet dess mer kan man påvirker LCC-kostnader og jo større er kompetansebehovet på både bestiller- og leverandørside 16

15 Utfordringer bruk av investering versus LCC i innkjøp Investering Sikre nøkkeltall beregnet etter kjente standarder i bransjen Profesjonelt kalkuleringsmiljø Fokus på usikkerhet og usikkerhetsanalyser Kontraktstandarder er tydelige på ansvar ved overskridelser av tid og kostnad Investeringskostnad entydig når prosjektet er levert LCC Usikre nøkkeltall som avhenger av driftsorganisasjonen Lav generell kompetanse mange gjør det, men alle gjør det forskjellig Usikkerheten belyses (omtrent) ikke Ingen kjente kontraktstandarder LCC-kostnaden kan i stor grad påvirkes av driftspersonellets kompetanse og utførelse Tildeling av kontrakt bør gjøres ulikt om man bruker investeringskostnad eller LCC 17

16 Definering av prosjektet Tidlige valg har STOR påvirkning på LCC Mange valg er gjort implisitt før man starter prosjektet - Vi skal bygge ny ungdomsskole - Bygget skal ligge på tomten til eksisterende skole - Skolen skal ha en kompakt samlet bygningskropp 18

17 Eiendomsstrategi som utgangspunkt for alternativanalyser Tingvoll vgs Effektmål Eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune (MRFK) skal understøtte kjernevirksomheten på best mulig måte MRFK skal drive verdibevarende vedlikehold Eiendomsstrategien skal bidra til økt kompetanse i MRFK Eiendomsutvikling og forvaltning skal bidra til felles identitet i og godt omdømme for MRFK Utvalgte resultatmål Alle skoler skal innen 2023 kunne bli godkjent innen miljørettet helsevern Gjennomsnittlig TG på maks 1,2 Det skal gjøres vedtak om LCC-bevilgninger for alle nye byggeprosjekt innen år 2020 Alle virksomhetsledere skal ha gjennomført basiskurs i eiendomsdrift innen 2020, eks. Difis basiskurs om LCC Ved utvikling av fylkeskommunal eiendom skal man alltid søke å skape merverdi utover behovene til kjernevirksomheten 19

18 Eksempel Tingvoll vgs Dagens situasjon sett opp mot mål og krav Overordnet tilstandsanalyse: - Brukbar teknisk tilstand (TG=1,3 i 2016) grunnet god drift og godt vedlikeholdsarbeid fra skolen, men alder setter sitt preg på byggene Funksjonstilstand: - Universell utforming (UU) gjennomgående TG3 - vil kreve stor grad av ombygging/tilpassing - Avvik: innvendig kledning, ventilasjon, yttertak (akutt) - Utfordrende å få skolen godkjent å få skolen godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler Arealbruk: - Dårligst arealutnyttelse av alle skolene i MRFK ca. 45 m 2 / elev (beregnet dimensjonering m 2 / elev) 20

19 Eksempel Tingvoll vgs Alternativer m/ kvalitative konsekvenser Alternativ og tiltak Alt. 1: Videreføre som i dag uten tiltak Alt. 2: Gjennomføre nødvendig vedlikehold Alt. 3: Full rehabilitering av skolen Alt. 4: Delvis riving og rehabilitering Alt. 5: Bygge sammen med Tingvoll barne-/ ungdomsskole Alt. 6: Bygge ny skole Kvalitativ konsekvens Viderefører lav arealeffektivitet, møter ikke krav til UU, utfordrende å få skolen godkjent iht. Forskrift om miljørettet helsevern Utbedret avvik (innvendig kledning, ventilasjon, yttertak ikke UU), ellers som alt. 1 Skolen fremstår som ny med godt tilpassede lokaler som er UU iht. lov/ regelverk. Samme lave arealeffektivitet som alt. 1 og 2. De eldste og minst funksjonelle byggene rives. Gymsalen kan benyttes til felles bibliotek for kommunen/ skolen. Kommunen benytter overflødig areal til kulturskole. Skolen fremstår som ny med godt tilpassede lokaler som er UU iht. lov/ regelverk med høy arealeffektivitet. Alternativet ble vurdert som urealistisk etter innledende utredning. Alternativet ble derfor ikke vurdert som uaktuelt. Nybygg på ny tomt i sentrum. Skolen vil være optimal mtp funksjonalitet og arealbruk. Mister effekten av at det rundt dagens vgs er bygget opp funksjoner som idrettsbygg 21

20 Eksempel Tingvoll vgs LCC-beregning 22

21 Eksempel Tingvoll vgs Anbefalt alternativ 4 Lokal utvikling og merverdi - Tingvoll kommune, arbeidsmiljøutvalget og skolemiljøutvalget på Tingvoll vgs anbefaler alternativ 4 - Gir sambruk av bibliotek, idrettshall og undervisningslokaler Understøtte kjernevirksomheten - Skolen blir godkjent iht. forskrift om miljørettet helsevern - Møter UU-kravene Verdibevarende vedlikehold - Avvikene lukkes - TG forbedres - alle lovkrav møtes til lavest mulig årskostnad 23

22 Definering av prosjektet Tidlige valg har STOR påvirkning på LCC For å kunne ta riktige valg må man ha kompetanse til å definere alternativene i utgangspunktet Før man beslutter hva man skal gjøre, hvor og når bør man kjøpe denne kompetansen om man ikke har det selv Forslag til tildelingskriterier: - Erfaring med lignende oppdrag CV/ referanser - Oppdragsforståelse og løsningsforslag som beskriver f.eks. Hva påvirker livssykluskostnadene i dette prosjektet Hvordan gjennomføres alternativanalyser Metoder for å definere alternativer og parametere som inngår i analysene 24

23 LCC som tildelingskriterium i totalentreprise Om man skal bruke LCC-kostnader som et tildelingskriterium i totalentrepriser må totalentreprenør kunne påvirke materialvalg og løsninger Man må gå fra detaljert kravspesifikasjon til funksjonskrav Først når entreprenør kan velge ulike løsninger med ulike mengder og ulike materialer kan man få reell konkurranse på pris ved å beregne LCC for samlet investering og FDVU-kostnader over en gitt levetid Det må fremgå tydelig hvilke forutsetninger som skal gjelde for beregningene 25

24 LCC som tildelingskriterium i totalentreprise Hvordan det ikke bør gjøres Det dukker opp stadig flere totalentrepriser der tilbyderne bes oppgi LCC-kostnader kravspesifikasjonen ser gjerne fremdeles slik ut Fasade: Utvendig isolert betongmur med høyde ok mur som ok plan 2.etg, der det støpes separat yttervange med tykkelse ca 15 cm betong som beskytter isolasjon ved tilbakefylling og som danner sokkel over terreng. Det skal inkluderes at yttervange trappes i 3 trinn. Isolasjon 20 cm xps. Over terreng : Trevegg med totalt 25 cm rockwool inkludert 50 mm sjikt for tekniske føringer på innside av dampsperre. Kledning innvendig side ; 15 mm osb plate + 13 mm gips Utvendig kledning : fasadeplater tilsvarende Formica Vivix fasadeplate, tykkelse 8 mm, liggende plateformater med utgangspunkt i format 3050 x 1300, ca 50 mm utlekting 26

25 LCC som tildelingskriterium i totalentreprise Forutsetning: funksjonskrav Om LCC skal benyttes som tildelingskriterium kunne man spurt om - Yttervegg med en gitt bæring - Yttervegg med en gitt U-verdi med en maks tykkelse Entreprenør kan da velge beste løsning basert på sin kunnskap og med tilhørende ulike investerings- og FDVU-kostnader For at LCC som priselement skal fungere bør det være en sanksjonsmulighet som ansvarliggjør entreprenørene for prisingen over levetiden I utarbeidelsen av tilbudsgrunnlaget bør man vurdere utfordringene knyttet til kalkulering av LCC-kostnader versus kalkulering av investering 27

26 LCC en forutsetning for å inngå OPS-kontrakter Offentlig-privat-samarbeid (OPS) betyr i praksis at private både bygger og drifter på vegne av offentlig aktør For å gi lavest mulig pris fordrer det at de private kjenner driftskostnadene for arbeidene de er ansvarlig for å utføre i driftsperioden Det finnes ikke mange eksempler, men prinsippene er de samme som ved beregning av husleie der alle tjenester er inkludert 31

27 Små valg viktige for driftskostnadene! Gulvbelegg og renholdskostnader Forutsetninger materialvalg Vinylbelegg Parkettgulv Teppebelegg Timepris lønn Antall timer regelmessig renhold Antall timer periodisk Renholdsmateriell (årlig kostnad) Antall m Nov tall Beregninger LCC Investeringskostn. kr/ m2 Levetid år Utskiftingskostn. Kr/ m2 Vedlikeholdskostn. Kr/ m2 Vedlikeholdsintervall (år) Driftskostn. renhold Netto nåverdi Årskostnad Vinlybelegg Parkettgulv Teppebelegg Nøkkeltall fra Holte FDV-nøkkel og levetid fra produsent avviker stort fra faktisk levetid Uten renholdspersonellets spisskompetanse på faktisk behov ville renholdskostnadene blitt feil - parkett ville kommet for godt ut sammenlignet med vinylbelegg Driftskostnader avhenger stort av bruk (hard bruk på vgs ) og åpningstider LCC-kompetanse og bruk av driftsorganisasjonens kunnskap langt viktigere enn LCC-budsjett beregnet vha teoretiske nøkkeltall 35

28 Optimering av verdiskaping ved hjelp av LCC Prosjekteier bør alltid ha optimering av livssykluskostnader som utgangspunkt i alle sine beslutninger! Hvilke løsninger understøtter best de mål man har for virksomhetene i bygget? - Kvalitativt? Kostnadsmessig? - Hvor stor generalitet, fleksibilitet og elastisitet er det behov for gjennom byggets levetid? - Hvordan påvirker ulik bruk/ brukstid kostnadene og inntektene? Prosjekteier/ byggherre bør sikre at man har LCC-kompetanse både på byggherresiden og hos leverandøren i alle faser HUSK! Det er ikke alltid løsningene med lavest LCC som er best det er først når man ser LCC opp mot kvalitative parametere man får en fullstendig LCC-analyse 36

29 Prosess for å lykkes med LCC For å lykkes med LCC bør man bruke det der det egner seg best som et beslutningsverktøy for å gi bedre beslutningsgrunnlag før alle definerende valg! For å lykkes med å ta LCC aktivt i bruk bør man - Kunne stille de rette spørsmålene til rett tid - Inkludere interessenter i utviklingen av prosjektet for å finne de beste, mest praktiske løsningene som understøtter virksomheten i driftsfasen - Sikre forståelse for når i prosessen brukerne kan påvirke hvilke valg - Gå fra detaljerte kravspesifikasjoner til funksjonsbeskrivelser - Sikre forståelse hos beslutningstaker/ prosjekteier for at lavest LCC ikke betyr beste løsning de kvalitative parameterne må også vurderes - Ha tid til forberedelser av både beslutningsgrunnlag og konkurransegrunnlag 37

30 Prosess for å lykkes med LCC Kostnadene i livsløpet avhenger av hvordan driftsressursene er organisert og hvor effektiv driftsorganisasjonen er De beste nøkkeltallene sitter du på i egen organisasjon! - Lag en standard for hvordan kostnader føres for å god oversikt over økonomien i egne bygg, se f.eks. Møre og Romsdal FKs økonomirutiner - Sammenlign tall i egen portefølje og om mulig med andres dette gir den beste læringen og best grunnlag til å bygge bedre og mer økonomisk neste gang 38

31 Hvordan få nødvendig kompetanse? Difis basiskurs i LCC Innhold - forelesninger - kortfilmer - refleksjonsspørsmål Målgruppe deltakere: - alle som jobber med BAE - leverandører - studenter 39

32 Difis E-læringskurs i LCC

33 LCC-forums kurs Tenke, gjøre & beslutte! Første kurs ble holdt januar 2018 Neste kurs avholdes september 2018 på Olavsgård (Skjetten) Kurset er en kombinasjon av teori og praktiske øvelser i fire bolker - fra innledende alternativanalyser til utarbeidelse av LCC-beregning 41

34 Takk for oppmerksomheten, og lykke til!