Bilag 1 til konkurransegrunnlag 1 Beskrivende dokument

Transkript

1 Rygge kommune Bilag 1 til konkurransegrunnlag 1 Beskrivende dokument 1. De problemstillingene dialogene skal finne løsning på De problemstillingene oppdragsgiver ønsker at dialogene skal være med på å løse er: Fysisk konsept og løsningsforslag Realopsjonskonsept (elastisitet, fleksibilitet, generalitet) Driftsorganisering og -konsept Driftsperiode og omfang Prosjektnedbrytningsstruktur for prissetting av påslagsprosenter for administrasjon, risiko og fortjeneste Kontraktsprinsipper og -struktur 2. Kravspesifikasjon: oppdragsgivers behov og forventninger 2.1 Prosjektmål Rygge kommune ønsker å gjennomføre Prosjekt Nye Rygge Ungdomsskole etter en nyere gjennomføringsmodell for offentlige anskaffelser, også benevnt Lyngdalsmodellen. Målsettinger for en ny kontraherings- og gjennomføringsmodell er å sikre at resultatet av byggeprosjektet gir: Dialogpreget prosjektutvikling Bedre prosess og kvalitet for brukere og bestiller i sluttproduktet Mer egnede areal for fremtidens pedagogiske utfordringer i skolen Støtte til effektiv tjenesteyting i sektoren Lave livsløpskostnader pr elevplass mht sum investering, drift og vedlikehold Bedre opsjonsmuligheter i bygget: o Fleksibilitet til ulikt bruk o Generalitet for flerbruksmuligheter o Elastisitet til større eller mindre arealer 1

2 Rygge kommune ønsker gjennom denne modellen å få innspill fra markedet for mulige løsninger på finansieringsbehovet og alternative driftsmodeller, i tillegg til det fysiske konseptet. Kommunen vil selv eie 100 % av skoleanlegget. Det kan være aktuelt å selv stå for hele driften eller sette bort 100 % av FDVU-aktivitetene til den valgte samarbeidsparten. Den usikkerhet som er knyttet til ulike konseptvalg gjør at fastsettelse av både samfunnsmål, effektmål, prosjektmål og prosessmål må diskuteres i dialogsfasen og må utvikles i samarbeid mellom partene i definisjons- og utformingsfasen. 2.2 Byggherre og brukerinvolvering En forutsetning for et funksjonelt bygg med utomhusfunksjoner er at de daglige brukere av skolen og bestiller blir involvert i prosessen med utforming av krav og løsninger. Tilbyder må derfor gjennom prosessen delta i og sørge for at samfunnsmål, effektmål, prosjektmål og prosessmål utvikles i nært samarbeid med brukerne og bestiller og at alle involverte parter trekkes aktivt og systematisk inn i definisjons- og utformingsfasen. For å effektivisere bruker- og bestillerinvolveringen vil Rygge kommune organisere brukerfunksjoner som skal medvirke i prosessen. 2.3 Kvalitet for brukere og byggherre Rygge kommune ønsker å utforme og bygge en framtidsrettet skole med solid kvalitet. Det skal tas hensyn til ulike brukergrupper som tjenesteytere av skolen samt rengjørings- og vedlikeholdspersonell. 2.4 Effektiv tjenesteyting i skolesektoren Bygningsmassen på Nye Rygge ungdomsskole skal være utformet på en framtidsrettet måte som gjør at skolen drives mest mulig effektivt. Skolen skal også i så stor grad som mulig være tilrettelagt for at den på en enkel og effektiv måte skal kunne endres og tilpasses nye framtidige pedagogiske trender og retninger som måtte komme. Prosjektet tar også høyde for at kommunen skal drive en effektiv tjenesteyting i skolen. Det må derfor vurderes og ta høyde for framtidige endringer som en kan se med hensyn til framtidig skolestruktur og endrede elevtall. 2.5 Lave livsløpskostnader For Rygge kommune er det ønskelig at de totale fremtidige kostnadene knyttet til det nye skoleanlegget blir så lave som mulig gitt at bygget gir et fullverdig skoletilbud over livsløpet. Det betyr at en søker lavest mulig livsløpskostnader (LCC) for bygget. En skal altså vurdere investeringskostnadene i sammenheng med de etterfølgende kostnader ved bruk av bygningen - kostnader som påløper både årlig og periodisk for å opprettholde funksjonell og teknisk standard. Det er store kostnader forbundet med investeringer i nybygg, ombygninger, årlig forvaltning, drift og vedlikehold. Det er derfor viktig at mengden av ressurser forbundet med dette blir så lave som mulig over bygningens levetid, under forutsetning av at den ønskelige kvaliteten blir opprettholdt. Livssykluskostnader er 2

3 den summerte nåverdi av kapitalkostnad og alle kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling i brukstiden og restkostnad ved avhending. Den størrelsen som i prinsippet skal minimeres er derfor nåverdien av følgende kostnader: Kapital All investering frem til ferdigstillelse samt avhending ved brukstidens slutt Forvaltning Aktiviteter for å administrere samt pålagte avgifter og forsikringer Drift Omfatter alle periodiske aktiviteter som gjentar seg innenfor ett år for at byggverket med sine tekniske installasjoner skal tilfredsstille de funksjonskrav som er stilt, herunder kostnader knyttet til: Bygningsmessig forsyning: omfatter ressurser i form av energi og vann samt avfallet fra bygget. Renhold: alle aktiviteter innvendig som utvendig for å tilfredsstille alle gitte renhetskrav. Service: alle ikke-bygningsrelaterte aktiviteter som skal til for å støtte opp om kjernevirksomhetens effektivitet Vedlikehold Omfatter alle aktiviteter/tiltak som har perioder ut over ett år, for eksempel planlagt periodisk vedlikehold, utskiftinger samt akutte reparasjoner slik at byggverket tilfredsstiller de opprinnelige gitte tekniske og funksjonelle krav Utvikling Omfatter aktiviteter som følge av endrede krav fra kjernevirksomheten, myndigheter mv dvs alle aktiviteter som hever byggverkets standard sett i relasjon til utgangsnivået, uten at virksomheten fraflyttes. Hovedombygginger inngår ikke i utviklingsbegrepet. 2.6 Opsjonsmuligheter realopsjoner i bygget Rygge kommune ønsker at skolebygget skal være fleksibelt med hensyn til endring av bygget og bruken av det over hele levetiden. De realopsjonene som er ønskelige fra kommunens side er knyttet til at bygget skal kunne tilpasses fysisk til endrede pedagogiske modeller og at det skal kunne tilpasses endrede kapasitetsbehov. I spesifikasjons- og utformingsfasen skal det også utredes om bygget i fremtiden også skal kunne tjene andre formål enn ren skoledrift. I vurdering av endelig forslag til løsningskonsept, vil oppdragsgiver derfor legge vekt på realopsjonskonseptet, som beskriver prinsipper og grep for hvordan bygningsmassen skal tilpasses ulike muligheter for fremtidig bruk. 3

4 De relevante vurderingselementene i denne sammenhengen er: Fleksibilitet: hvordan bygningsmassen kan tilpasses ulikt bruk med hensyn til ulike pedagogiske modeller Generalitet: hvordan bygningsmassen kan tilpasses flerbruksmuligheter og annen tilnærmet virksomhet Elastisitet: hvordan bygningsmassen kan tilpasses behov for større eller mindre arealer. 3. Bestemmelser for gjennomføringsprosessen 3.1 Gjennomføringsprosess Etter at samarbeidspart er valgt, og kontrakt 1 inngått, skal Nye Rygge ungdomsskole defineres, utformes, detaljprosjekteres og bygges. Fig 1. viser den gjennomføringsprosessen det legges opp til for Nye Rygge ungdomsskole. T Definere og utforme bygget Beslutte byggestart Finansiere Detaljprosjektere Bygge Bygg ferdig FDVU i 25 år Tilbake -føring føring Fig.1 Gjennomføringsprosess Definering og utforming Ved inngåelsen av kontrakt 1, starter selve prosjektgjennomføringen. Definering av de behov og krav som skal styre prosjektutformingen og gjennomføring av prosjektering fram til ferdig, omforent forprosjekt gjennomføres. Arbeidet gjennomføres i samarbeid mellom prosjekteier, brukere, valgt samarbeidspart og prosessleder etter mønster av en partneringmodell. Investerings- og driftskostnader og diverse kostnads- og fremdriftsmål fastlegges. Disse blir styrende for den videre prosjektgjennomføringen og skal godkjennes av begge parter. Det er også en klar intensjon om at rammetillatelsen foreligger før etterfølgende detaljprosjektering starter (se nedenfor). Leverandør stiller med prosjekteringsleder for operativ ledelse av prosessen herunder brukerprosessene og koordineringen av både entreprenørenes og de prosjekterendes innsats i denne fasen. Kommunens prosessleder er primærkontakt mot byggherre og ser til at intensjonene og virkemidlene i gjennomføringsmodellen følges og detaljeres til et hensiktsmessig nivå. I denne fasen legger leverandøren grunnlaget for en god drifts- og vedlikeholdsøkonomi og kommunen/skolen legger grunnlaget for en rasjonell og funksjonell skoledrift. Tett samarbeid med betydelig brukerpåvirkning er stikkordet! Behov og krav skal defineres og gode løsninger på kravene og behovene skal utredes og løses. Et åpent system med prosjekteringsleder som sentral inspirator vil derfor være en hensiktsmessig organisatorisk tilnærming for å sikre en god prosess. 4

5 3.1.2 Beslutte detaljprosjektering og bygging Basert på resultatene av den gjennomførte definerings- og utformingsprosess i pkt.3.1.1, herunder også kostnadsmål og mål for driftskostnader, vil byggherre forankre videreføringen av prosjektet gjennom ny politisk beslutning (BSP3). Beslutningen vil evt gi fullmakt for administrativ gjennomføring av detaljprosjektering, finansiering og bygging. Kontraktnivå 2 (detaljprosjektering, finansiering og bygging) og nivå 3 (FDVU og evt S servicefunksjoner) inngås mellom partene, med mindre en av partene trekker seg fra videre samarbeid. Oppdragsgiver betaler da og eier konseptet (forprosjektet) og kan gjennomføre dette i annen konkurranseform. Den parten som trekker seg må ha klar og begrunnet årsak til dette. Urimelige kostnadsmål kan være en slik årsak Finansiere, detaljprosjektere og bygge Positiv politisk beslutning i BSP3, medfører at detaljprosjekteringsarbeidene, arbeidet med fullfinansiering av prosjektet, og etter hvert byggearbeidene starter. Valgt samarbeidspart eller utvalgte bedrift(er) fra denne skal bekle tiltakshaverrollen for prosjektet. Kommunens prosessleder vil fortsatt følge prosessen og være aktiv i grensesnittet mellom Rygge kommune og leverandøren og også se til at intensjonene og virkemidlene i gjennomføringsmodellen følges og detaljeres til et hensiktsmessig nivå herunder også en hensiktsmessig videreføring av samhandlingen med brukerne av skolebygget og oppfølging og rapportering mot de incentiver som gjelder Ferdigstillelse av bygg og overgang til drift Driftsorganisasjonen må være etablert i god tid før ferdigstillelse av byggeprosessen. Det er leverandørens ansvar at driftsorganisasjonen er trimmet til dette tidspunktet og at brukerne ellers har fått den nødvendige opplæring som kreves for rasjonell og sikker bruk av skoleanlegget. Samtlige brukere skal ha gjennomgått tilstrekkelig kursing for dette FDVU(S) i 5-25 år Eierselskap er oppdragsgiver for driftsorganisasjonen. Drift vil omfatte forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling ihht NS3454. Dialogfasen vil avklare om driftsorganisasjonen også skal ivareta og drifte utvalgte servicefunksjoner i skolen. Aktuelle funksjoner kan være kantinedrift, resepsjonstjeneste, mv. Dette avklares i dialogene både type og omfang Opsjon om utkjøp Rygge kommune skal ha en opsjonsrett på å overta skoleanlegget og eie og drifte dette selv etter 5-25 års drift. Eierselskap er forpliktet til å fortsette eierskap og drift i til sammen inntil 50 år, dersom kommunen ikke benytter seg av denne opsjonen. 3.2 Kontraktsprinsipper og -bestemmelser Standard kontraktsbestemmelser (NS-serien) er ikke egnet for denne type kontrakter. Det må derfor utarbeides egne kontrakter for Prosjekt Nye Rygge ungdomsskole, basert på partnering og OPS. Prinsipper for disse kontraktene og den endelige utformingen av disse er ett av temaene i dialogene. Leverandørene skal derfor levere utkast til prinsipper og retningslinjer for kontraktene i foreløpig tilbud. 5

6 Oppdragsgiver ser for seg at det vil bli inngått følgende kontrakter: 1. Intensjonsavtale basert på valg av tilbyder og dennes endelig tilbud. Avtalen tenkes være overbyggende for hele prosjektgjennomføringen og førende for driftsavtalen, men regulerer primært definerings- og utformingsprosessen fram til ferdig, omforent forprosjekt med målsum for investeringskostnad og driftskostnader. Bestiller, bruker og alle bedriftene hos samarbeidsparten tiltrer kontrakten. 2. Kontrakt for detaljprosjektering, finansiering, bygging. 3. Kontrakt for driftsperioden med overtakelsesopsjon (alternativt innarbeidet i 2). 4. Leveranse- og oppgjørskontraktene internt i leverandørgruppa. Bestiller vil involvere seg i utforming av disse kontraktene for å sikre at tilstrekkelige incentiver innarbeides med sikte på måloppnåelse for Rygge kommune. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver vil innta en kontraktklausul som forplikter leverandøren ihht forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, forskrift nr ( sosial dumping ). Det tas forbehold om at det tentative kontraktsopplegg som her er beskrevet kan bli endret underveis i dialogfasen. 3.3 Overordnet organisering av driften av skoleanlegget Tilbyderne skal komme med forslag til hvordan driften kan organiseres. Temaet blir drøftet i dialogene. 3.4 Styring av gjennomføringsprosessen Kvalifisert prosjektstyring/-administrasjon skal sikre gode gjennomføringsplaner og tett oppfølging gjennom alle prosjektets faser, slik dette fremgår av fig. 2. Valgt leverandørkonstellasjon skal stå for den operasjonelle gjennomføringen av de prosjektadministrative prosessene. Prosjekteier vil imidlertid forbeholde seg retten til selv å stå for framdriftsstyringen av prosjektering, utførelse og ferdigstillelse/idriftsetting. Prosjektfasene Spesifikasjon Konsept Prosjektering Utførelse FDVU Avhending Gjenbruk Administrative prosesser Fig2.4 Prosjektfasene og de administrative prosessene 6

7 De administrative prosessene omfatter: Interessent- og målavklaring og oppfølging Organisering og prosesstyring Motivasjon og teambygging Kvalitetsstyring (inkl HMS) Styring av arbeidsomfang og kontrakt Kostnadsstyring; investering og FDVU(S) Ressursstyring Framdriftsstyring Usikkerhetsstyring Anskaffelsesprosesser (anskaffelser utover samarbeidspartnerne) Plan- og bygningslovsprosessene Informasjonshåndtering og kommunikasjon 3.5 Roller ihht PBL og AML/BHF Den valgte leverandørkonstellasjonen skal ivareta de nødvendige funksjoner forankret i Planog bygningslov (PBL) og Arbeidsmiljø (AML) med Byggherreforskriften (BHF). Det forutsettes en god og nødvendig oppfølging av de krav som stilles til kommunen som byggherre på den måten at aktørene i prosessen sikrer at plikter gjennomføres og krav etterleves i forhold til Byggherreforskriften, og at det er en klar forutsetning om at kommunen stiller et krav om systematisk HMS-arbeid gjennom hele prosjektet. Dette skal framgå gjennomgående i prosjektets styringsdokumenter. 7