BÆRUM KOMMUNE Eiendom

Transkript

1 OPPDRAGSBESKRIVELSE RYKKINN SKOLE AVD. BERGER JURIDISK BISTAND MM. TIL OPS- KONKURRANSE November.2012 Side 1 av 6

2 Innholdsfortegnelse A Orientering om prosjektet og oppdraget... 3 A.1 Kortfattet beskrivelse av prosjektet og oppdraget... 3 B Ytelse... 4 B.1 Ytelsesbeskrivelse for oppdraget... 4 B.2 Tilbudsskjema... 5 C Framdrift og frister... 6 C.1 Framdrift... 6 November.2012 Side 2 av 6

3 A Orientering om prosjektet og oppdraget A.1 Kortfattet beskrivelse av prosjektet og oppdraget Politikerne i Bærum har vedtatt at det skal bygges ny tre-parallellers barneskole på Rykkinn skole avdeling Berger, samt at prosjektet skal gjennomføres som offentlig privat samarbeids prosjekt (OPS). Eksisterende bygg skal rives, og det skal oppføres nytt bygg på ca 7400 m2. Tomten er på ca 16 mål og utomhusområdet skal oppgraderes. Bærum kommune har behov for juridisk og økonomifaglig bistand i forbindelse med utforming av konkurransemateriale og gjennomføring av konkurransen. Det skal gjennomføres en konkurranse mellom private OPS-selskaper om å bygge, vedlikeholde, forvalte og drifte skolen i 25 år, før bygget føres tilbake til kommunen. Kommunen ser for seg en modell der alt av ytre og indre vedlikehold, drift av tekniske anlegg, inventar, samt tilleggsstjenester (renhold, energi, vaktmester for brukertjenester etc) er OPS-selskapets (utleiers) ansvar. Kommunen (leietaker) skal kun ha ansvar for å betjene leiekostnadene. Dette innebærer et omfattende sett med avtaler, som skal inngå som del av grunnlagsmateriale i OPS-konkurransen. Bærum kommune ser for seg en OPS-modell der kommunen utformer sine krav til skoleanlegget som funksjons- og kvalitetskrav uten at utforming er valgt. Sammen med kommunens avtalemessige krav til OPS-selskapet (utkast til leieavtale, festeavtale for tomten, driftsavtaler etc) utgjør dette konkurransegrunnlaget. Ved gjennomføring av OPS-konkurranse med prosjektutforming, og etterfølgende parallelle forhandlinger med de beste tilbyderne, får kommunen frem ulike prosjektforslag (skisseprosjekt) med tilhørende avtale- og prisvilkår. Ut fra dette velges gunstigste tilbyder, som kommunen videreforhandler med for å komme frem til omforent skisseprosjekt og avtaler. Konkurransemateriale for OPS-konkurransen vil i grove trekk kunne inneholde følgende Off. anskaffelse gjennom utlysing tiltaket Prevalifiseringsgrunnlag Informasjon om prosjektet Kvalifikasjonskrav til tilbyder mht organisatorisk og juridisk stilling, økonomisk og finansiell stilling, teknisk og faglig kompetanse og kapasitet etc. Konkurransemateriale Kriterier for tildeling av kontrakt Tilbudsskjema (prismatrise) Areal og funksjonsprogram for skole Funksjons- og kvalitetskrav til bygg og tekniske anlegg, uteområde og inventar Avtaler. - Festeavtale for tomt - Avtale om rettigheter og plikter i prosjekterings- og byggefasen November.2012 Side 3 av 6

4 - Leieavtale - Avtaler om vedlikehold og drift i leieperioden - Avtale om tilleggsfunksjoner servicefunksjoner (vaktmester, renhold, energi etc) - Avtale om endringsarbeider/investeringer pga endret funksjonalitet i leieperioden - Avtale om tilbakeføring ev eiendommen etter endt leietid Bærum kommune vil selv ha prosjektledelsen for gjennomføring av konkurransen. Det vil bli engasjert eksterne rådgivere, som sammen med kommunens tekniske fagfolk skal utarbeide funksjonskrav til bygg, tekniske anlegg og utomhus. Videre vil kommunen utarbeide areal og funksjonsprogram samt krav til inventar i samråd med bruker. Engasjert advokat med underleverandør innen økonomi skal ha ansvar for utarbeidelse av konkurransens juridiske og økonomiske grunnlag. Utarbeidelse av avtalene vil utgjøre den største delen av dette arbeidet. B Ytelse B.1 Ytelsesbeskrivelse for oppdraget Bistanden skal ytes av en advokat med betydelig erfaring med OPS-prosjekter for offentlige bygninger. Advokaten skal være kommunens juridiske rådgiver i forbindelse med Prosjektet og dekke kommunens behov for juridisk bistand i Prosjektet. Videre skal advokaten, eventuelt ved underleverandør, dekke kommunens behov for økonomifaglig bistand i Prosjektet. Bistanden innenfor disse to fagområdene skal omfatte nødvendig rådgivning og annen bistand i planleggingen, forberedelsen og gjennomføringen av OPS- konkurransen. Dette antas å omfatte følgende: Bistå kommunen med utforming av en god struktur på OPS-konseptet og gjennomføringsmodell for konkurransen. Utarbeide økonomiske grunnlagskriterier for OPS-konkurransen og prismatrise (tilbudsskjema). Utarbeide kvalifikasjonskrav for tilbydere og vurdere søknader om kvalifisering. Bistå kommunen med å klarlegge en hensiktmessig fordeling av risiki mellom BK og motparter (risikomatrise) Utarbeide avtaler Bistå i evaluering av tilbud. Foreta økonomisk analyse og vurdering av tilbudene. Bistå i forhandlingene med tilbyderne. November.2012 Side 4 av 6

5 Bistå i arbeidet med å avslutte konkurransen og inngå endelige avtaler med valgt tilbyder. Det må påregnes møter med Bærum kommune ca. hver 14. dag. Møtene avholdes i Kommunegården i Sandvika. Bistanden skal videre omfatte opsjon på rådgivning og annen bistand fra OPS-avtalene er inngått og frem til desember Bistand i dette tidsrommet ønskes i spørsmål om tolkning, anvendelse eller andre forhold vedrørende inngåtte avtaler, og skal kun ytes på forespørsel fra Bærum kommune. Det skal i tilbudsskjema oppgis en egen timepris for dette. Bærum kommune skal i forbindelse med oppdraget kunne forholde seg til én advokat, som skal være ansvarlig for oppdraget og kontaktperson for dette, herunder det som gjelder økonomifaglig bistand. Med eventuelt unntak for økonomifaglig bistand (jf nedenfor) skal all bistand ytes av den tilbudte advokaten som herunder skal utføre det praktiske juridiske arbeidet. Annen advokat eller fullmektig kan bare involveres unntaksvis og dersom kommunen samtykker. Dersom advokaten/advokatfirmaet ikke selv besitter nødvendig økonomifaglig kompetanse må advokaten knytte til seg underleverandør med slik kompetanse. Leverandøren skal i tilbudet redegjøre for hvordan dette vil bli løst og hvilke personer som vil bli benyttet/tilknyttet. Ved bruk av underleverandør må det fremlegges forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele oppdragsperioden. Det skal benyttes prosjekthotell (eroom fra Joint Collaboration AS) for prosjektet. Alle involverte i prosjektet skal bruke dette under arbeidet med konkurransemateriale og ved gjennomføring av konkurransen. OPS-modellen setter store krav til tverrfaglighet og samarbeidsevne under utarbeidelse av konkurransegrunnlaget og gjennomføring av konkurransen. Engasjert jurist og økonom må være innstilt på utbredt samarbeide med både kommunens fagfolk og eksterne rådgivere. Det vises til vedlagte kontraktsbestemmelser. B.2 Tilbudsskjema Tilbudsskjema er vedlagt som eget dokument. Tilbudsskjema skal fylles ut og følge tilbudet. November.2012 Side 5 av 6

6 C Framdrift og frister C.1 Framdrift Foreløpig fremdriftsplan: Oppdraget påbegynnes Prekvalifiseringsgrunnlag ferdig for utsendelse Første utkast til avtaler, økonomiske grunnlagskriterier for OPS-konkurransen og prisskjema ferdig Konkurransemateriale for OPS-konkurransen ferdig Konkurranseperiode inkl forhandlinger og avtaleinngåelse Skoleanlegget ferdig, og innflytting brukere sommer Utløp opsjonsperiode juridisk bistand mm desember D Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder vedlagte kontraktsbestemmelser. November.2012 Side 6 av 6