Møte Tilbudskonferanse prosjektlederskolen Vår ref. Referent Sølvi Halck Telefon Referatdato Neste møte

Transkript

1 Møte Tilbudskonferanse prosjektlederskolen Vår ref. Møtested Grensesvingen 7, 8 etg Dato Kl. 09:00 Referent Sølvi Halck Telefon Referatdato Neste møte Mottakere Firma Navn Funksjon Tilstede Metier Linda Skanke Kundeansvarlig Ja Undervisningsbygg Åse Røstum Norang Christopher Heddan Seksjonsleder HR-konsulent Ja Ja Sølvi Halck Prosjektsekretær Ja

2 Sak Tekst Ansvar Frist 1. Presentasjon av Undervisningsbygg Undervisningsbygg ble presentert gjennom en video. Se link: Undervisningsbygg sin visjon: Et skolebygg å være stolt av Kort presentasjon av de langsiktige målene til Undervisningsbygg: Etablere fremtidsrettede elevplasser og oppgradere eldre bygg En effektiv og nyskapende leverandør og forvalter av skolebygg En attraktiv arbeidsgiver Litt fakta om Undervisningsbygg: 177 skoler, 750 bygg, 1,4 millioner kvadratmeter eiendom, elever Budsjett investeringer : 9,5 milliarder kroner Eiendommens bokførte verdi: 18,1 milliarder I underkant av 200 ansatte Organisasjonskart for Undervisningsbygg Adm. dir. Økonomi Organisasjon Innkjøp/juridis k Kommunikasjo n Prosjekt Eiendom Organisasjonskart Prosjektavdelingen: Side 2 av 6

3 Det er 5 Utbyggingseksjoner i Prosjektavdelingen, som rehabiliterer gamle skoler, bygger nye, utvider, bygger tilbygg på eksisterende skoler. Utviklingsseksjonen er inne i tidligfase av prosjektet, KVU, mulighetsstudie. Nær kontakt med kunden. Eiendomsavdelingen er nylig omorganisert til en matriseorgansisasjon, Eiendom har ca 60 ansatte/innleide Mulig deltakere fra Eiendom dvs ikke bare fra Prosjektavdelingen. 2. Prosjektlederskolens organisasjon: Styringsgruppe er opprettet. Prosjekteier Åse Røstum Norang Intern prosjektleder Christopher Heddan Prosjektgrupper - Leverandør kan inngå i gruppen Side 3 av 6

4 3. Prosjektmål Hvilke resultater skal prosjektet skape: Prosjektmål: Utarbeide/videreutvikle og gjennomføre Prosjektlederskolen Utvikle/ videreutvikle prioriterte kursmoduler Utvikle og gjennomføre to temakurs årlig. Etablere ordning for prosjektstøtte i etterkant av opplæring. Tilby de to første modulene høst 2016/ vår 2017(prosjektlederrollen og prosjektmodellen) Tilby modul 3 til ansatte som har gjennomført de to første modulen. (usikkerhetsstyring ) Tilby prosjektlederskolen på nytt ved behov, primært i syklus med modul 1+2 i høstsemester, og 3 i vårsemesteret Eventuelt utvikling og gjennomføring ytterligere moduler Tilby to temakurs årlig, som er i tillegg til de tre modulene Opprette ordringen for prosjektstøtte Effektmål Alle ansatte prosjektledere skal ha gjennomgått komplett opplæringsforløp i Prosjektlederskolen. Innleide prosjektledere skal tilbys deltagelse mot eventuell egenandel. Ensartet prosjektledermetodikk Opplæringen skal være relevant og attraktiv for deltagerne. Måleparameter: Tilfredshetsmåling av innhold, relevans og kvalitet Gjennomføringsandel Gjennomgang av konkurransegrunnlag 4. Moduler i prosjektlederskolen: Prosjektmodellen Prosjektlederrollen Usikkerhetsstyring (Opsjon for ytterligere moduler) Prosjektmodellen: Læringsmål Etter opplæring skal deltagerne: Kjenne til Undervisningsbyggs styringssystem. Beherske Undervisningsbyggs prosjektmodell. Beherske prosesser og metoder som anvendes ved etablering av styrings- og beslutningsunderlag samt prosjektoppfølging. Ha god forståelse for prosjektleders rolle og ansvar ved beslutningsmilepæler i byggeprosjekter. Gjennomføres: Klasserom 1-2 dager E-læring Deltagere Side 4 av 6

5 Interne forelesere/ bidragsytere Prosjektlederrollen Læringsmål Etter opplæring skal deltagerne kjenne til: Hva det betyr å ta lederrollen i byggeprosjektet. Gode løsninger på praktiske problemstillinger knyttet til prosjektlederrollen. Hvordan prosjektlederrollen varierer med oppgavene og fasene i et byggeprosjekt. Beherske en god arbeidsmetodikk for relasjonsbygging og oppgaver i prosjektet (prosjektplanlegging, prosjektoppfølging, forhold/oppfølging av kunde/skole, rådgivere, entreprenører etc.) Gjennomføres: Klasserom 1-2 dager E-læring Deltagere Interne forelesere/ Bidragsytere Usikkerhetsstyring Læringsmålene knyttes til følgende faser: Mulighetsstudier (MS)/Konseptvalgutredninger (KVU) som innspill til vår kunde Utdanningsetaten (UDE) sitt arbeid med Skolebehovsplanen Forprosjektet (identifisere, redusere og kvantifisere risiko) Læringsmål for modul for Usikkerhetssyring Detaljprosjektering (kommunisere, identifisere, redusere og kvantifisere risiko) Byggefasen inkludert avslutningsfase (risikostyring og identifisering, kvantifisering, redusering og rapportering av risiko mot godkjent styringsmål) Gjennomføres: Delprosjekt: Omforent eierstrategi (1.2.7) Klasserom 1-2 dager E-læring Deltagere Interne forelesere/ Bidragsytere 5. Fasilitere og bidra faglig til utvikling av strategi for eierstyring Denne strategien skal beskrive følgende: Felles retning for eierstyring og usikkerhetsstyring i prosjektene, som gir en enhetlig prosess basert på beste praksis i foretaket og bransjen. Prosjekteiers ansvar og rolle for styring av prosjektene og ledelse overfor prosjektlederne. Krav om ressursutnyttelse i prosjektene. Oppdraget vil omfatte: Kort innføring i prinsipper for eierstyring i prosjekter som gir en omforent oppfatning av temaet Fasilitere workshopen(e) Bistand og veiledning i arbeidet med å utforme ovennevnte strategi. Det vil være anslagsvis personer fra Undervisningsbygg sin ledelse og andre relevante deltakere som det er aktuelt å trekke med i dette arbeidet 6. Temakurs Side 5 av 6

6 Temakursene kan omhandle SHA (sikkerhet, helse og arbeidsmiljø), kvalitetsstyring, plan- og bygningsloven, LCC (Livssykluskostnader), ytre miljø, tekniske fagområder og lignende To kurs årlig med nye temaer hver gang Opp til en dags varighet deltagere 7. Støtte til organisasjonen innenfor prosjektledelsesfaget Faglig støtte/ veiledning innen prosjektledelse Prosjektledere, prosjekteiere og øvrig ledelse Støtte på fagområder som knytter seg til utfordringer i prosjektledelse av byggeprosjekter og/eller portefølje av byggeprosjekter. Eksempler kan være støtte/bistand til usikkerhetsstyring, kvalitetsstyring o.l. 8. Forventninger til leverandør Faglig høy kvalitet i innhold og program tilpasset målsetning med modulene. Metodisk og pedagogisk høy kvalitet i læringsmetodikk, læremateriell samt skaffe og kvalitetssikre forelesere til opplæringen; det være seg fra internt i Undervisningsbygg eller fra eksterne aktører 9. Prosjektets fremdrift og oppstart Høsten 2016 Usikkerhetsstyring 2017 Tilbakemelding fra leverandør hvilke moduler som kan kjøres først, enten prosjektmodulen eller prosjektlederrollen 10. Omfang og gjennomgang 11. Spørsmål Er tilbudet etter forhandling? Ingen forhandling kun etter tilbud. Når er frist for innlevering? Innlevering 3 mai 2016, kl 1200 Spørsmål som blir sendt til Undervisningsbygg vil både spørsmål og svar legges ut på Doffin. Vil det avholdt flere tilbudskonferanser? Kun en tilbudskonferanse vil bli avholdt. Referatet blir lagt ut på Doffin. Side 6 av 6