Invitasjon til deltakelse i åpen anbudskonkurranse. Konkurransegrunnlag. m/beskrivende dokumenter/ vedlegg 1-6

Transkript

1 Invitasjon til deltakelse i åpen anbudskonkurranse Konkurransegrunnlag m/beskrivende dokumenter/ vedlegg 1-6 Totalentreprise i samspillsmodell (anskaffelse over EØS-terskelverdi forskriftens del l og del lll) for kjøp av spesifikasjon, prosjektering og bygging av Prosjekt 1-10 skole med kultursal på Frogner i Sørum kommune Innleveringsfrist: , kl 12:00 Invitasjon til deltakelse i åpen anbudskonkurranse Sørum kommunale eiendomsselskap KF inviterer med dette til konkurranse om valg av samarbeidspart for å definere, utforme og bygge 1-10 skole med kultursal m.m. Konkurransen om valg av samarbeidspart gjennomføres ihht Lov om offentlig anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA) etter reglene for åpen anbudskonkurranse. 1

2 Sørum kommune ønsker å realisere et nytt og fremtidsrettet skoleanlegg for å huse en 4 parallell 1-10 skole med kultursal og tilhørende fasiliteter, evt. også bibliotek og idrettsarealer. Valgte kontraherings- og gjennomføringsmodell skal sikre et byggeprosjekt som gir: Bedre prosess og kvalitet for brukere og bestiller i sluttproduktet Mer egnede areal for fremtidens pedagogiske utfordringer i skolen Støtte til effektiv tjenesteyting i sektoren Lavere livsløpskostnader pr elevplass mht sum investering, drift og vedlikehold Raskt prosjektgjennomføring Bedre opsjonsmuligheter i bygget: o Fleksibilitet til ulik bruk o Generalitet for flerbruksmuligheter o Elastisitet til større eller mindre arealer Oppgave / arbeidsomfang: Evaluering av konsept som foreligger ved prosjektstart, utarbeidet av prosjekteringsgruppe i tidsrommet feb mai Konsept vil bl.a. inneholde forslag om lokalisering, helhetlige grep, trafikale løsninger, arealdisponering. Forprosjektering, prosjektering (med tiltransportert arkitekt og noen eller alle de tekniske rådgiverne; men entreprenørgrupperingen står fritt mht å velge andre rådgivere enkeltvis eller samlet) Utførelse og idriftsetting, med prøvedriftsperiode Modellen fokuserer på: Helhet i prosjektering, bygging og bruk med henblikk på minimering av livsløpskostnader pr elevplass Kvalitet og funksjonalitet med hensyn til byggets funksjon Gjennomføringsprosess med sikte på å minimere endringer i løpet av byggetiden, samtidig som rask prosjektgjennomføring sikres Aktuell samarbeidspart må derfor ha en organisasjon som dekker rådgivere innenfor tradisjonelle prosjekteringsfag inkl. miljøkompetanse, bygg- og installasjonsentreprenører, pedagogisk kompetanse, finansiell- og juridisk kompetanse mv enten i egen organisasjon eller i samarbeid med andre bedrifter. Bygging er vedtatt med forbehold knyttet til kommunens økonomiske situasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avslutte kontraheringsprosessen før kontrakt blir inngått, uten at dette medfører rett til økonomisk vederlag for tilbyderne. Videre forutsettes det at kommunen kan avslutte prosessen etter utarbeidet forprosjekt. Et slikt avbrudd må ha en adekvat begrunnelse. Tilsvarende kan leverandøren avslutte prosessen på grunnlag av en adekvat begrunnelse. Et eksempel på en slik begrunnelse for begge parter kan være at det ikke oppnås enighet om målsum. Ved brudd kompenseres det da kun for medgått tid fram til brudd varsles. Vennligst kontroller at gjeldende grunnlag er komplett. Dersom noe mangler eller er uklart, vennligst ta skriftlig kontakt iht. gjeldende frister for spørsmål til konkurransen. Spørsmålsstiller anonymiseres og svar gjøres tilgjengelig for samtlige tilbydere. 2

3 Tilbudsfrist er onsdag kl. 12:00. Tilbudet skal være datert, signert, sendt/levert i lukket anonymisert sending og merket: «Tilbud 1-10 skole på Frogner, totalentreprise med samspill» Det skal leveres en papirversjon og en digital versjon i form av USB minnebrikke. Det hele sendes: Sørum kommunale eiendomsselskap KF v/ Isabel von Klitzing PB 113, 1921 Sørumsand Tilbudet kan også leveres i Sørum rådhus. To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre åpning av tilbud. Søkerne/tilbyderne vil ikke ha adgang, men referat fra åpningen, hvor navn på søkerne fremgår, vil bli sendt samtlige søkere. Det vil bli avholdt tilbudskonferanse med befaring torsdag kl 13:00; treffpunkt Frogner barneskole. Vi ber om påmelding med antall deltakere til tilbudskonferansen innen mandag Vi ønsker lykke til med utarbeidelse av tilbud! Med vennlig hilsen Sørum kommunale eiendomsselskap KF 3

4 Innhold 1 GENERELL ORIENTERING Definisjoner Orientering om oppdragsgiver Orientering om prosjektet Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Generell beskrivelse av anskaffelsesprosedyren Fremdriftsplan Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Offentlighet Taushetsplikt Innlevering og utforming av tilbud Tilbakekalling eller endring av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterier Evalueringen KRAVSPESIFIKASJON Oppdragsgivers behov og forventninger Lave livsløpskostnader Opsjonsmuligheter realopsjoner i bygget Bestemmelser for gjennomføringsprosessen Kontraktprinsipper og -bestemmelser Styring av gjennomføringsprosessen VEDLEGG

5 1 GENERELL ORIENTERING 1.1 Definisjoner Aktører: Bestiller: Identisk med oppdragsgiver, altså Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Entreprenøren: Identisk med leverandøren (se nedenfor). Leverandøren: Den av tilbyderne (se nedenfor) som, på grunnlag av det endelige tilbudet, blir eller er blitt valgt som samarbeidspart og kontraktspart med bestiller. Oppdragsgiver: Er identisk med bestiller. Samarbeidspart(er): Identisk med leverandøren, men benyttet for å presisere at leveransen er et samarbeidsprosjekt mellom leverandøren og bestiller. Tilbyderne: De potensielle leverandørene (entreprenørene) med selvvalgte samarbeidspartnere som har bestemt seg for å levere søknad og tilbud på denne konkurransen. Tilbyder(en): En (bestemt) av Tilbyderne. Tilbydergruppering: Identisk med Tilbyder(en), men brukes for spesielt å minne om at det gjelder hele tilbydergruppa altså alle de samarbeidende partene som inngår i Tilbyder(en). Begreper: Administrasjonspåslag Påslag som skal inkludere administrasjon av bedriften, konsernbidrag, kontorhold, telefon, etc. Påslaget skal også inneholde alle kostnader for reise, kost og losji og også dekke håndverktøy for inntil kr ,- eks mva. Kostnader for funksjonærer som skal delta direkte i prosjektet vil bli oppgjort på grunnlag av reell timeinnsats i prosjektet, og skal IKKE medtas i påslag for administrasjon. Beskrivende dokumenter Beskrivende dokumenter er et bilag til konkurransegrunnlag (se nedenfor), som beskriver hvilke behov anskaffelsen skal dekke. Beskrivende dokumenter tilsvarer kravspesifikasjonen/ beskrivelsen i tradisjonelle anbudskonkurranser. Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget omhandler bestemmelser, prosessbeskrivelser og administrative opplysninger for konkurransen, hvilke kvalifikasjonskrav leverandøren må oppfylle og tildelingskriterier for valg av tilbud. Partnering/samspill Mellom byggherre og entreprenør vil det ofte ligge generelle interessemotsetninger, grunnet i at partene har ulike målsetninger. De tradisjonelle gjennomføringsmodellene mangler incitamenter for få til samarbeid mot felles mål. Med bruk av partnering som gjennomføringsmodell er det overordnede grepet for å få til et effektivt og målrettet samspill mot felles mål etablert. Modellen venter med å fastsette måltall for kostnader og gjennomprosjekterer løsninger basert på behovsprøvd prosjektering og tar i bruk en utredningssystematikk som identifiserer viktige forhold og som sørger for at disse blir håndtert gjennom et tverrfaglig samspill mellom og innenfor organisasjonsområdene rådgivere/driver/ bruker/leverandør/entreprenør. Realopsjonskonsept 5

6 Prinsipper og grep for hvordan bygningsmassen skal tilpasses ulike muligheter for fremtidig bruk. De relevante elementene i denne sammenhengen er: Fleksibilitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses ulik bruk med hensyn til forskjellige pedagogiske modeller Generalitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses flerbruksmuligheter og annen tilnærmet virksomhet Elastisitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses behov for større eller mindre arealer. Behovsutredning med rom- og funksjonsprogram Det er utarbeidet en behovsutredning av Sørum kommune og Frogner idrettslag som er veiledende og som skal være grunnlaget for arbeidet med forprosjektet for den nye skolen og tilhørende fasiliteter (vedlagt). Risikopåslag Den risikoen som bedriften mener å påta seg i forhold til beregning av priselementene og grunnlaget for disse. 1.2 Orientering om oppdragsgiver Oppdragsgiver er Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Isabel v. Klitzing e-post: isabel.von.klitzing@sorum.kommune.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Kort orientering om Sørum kommune Sørum kommune ligger sentralt på Nedre Romerike i Akershus fylke og har ca innbyggere. Kommunen er i vekst og har i mange år hatt en god befolkningsutvikling. Størrelsen på kommunen er 207 kvadratkilometer Sørum ligger i landlige omgivelser med nærhet til Oslo (40 km) og Gardermoen 1.3 Orientering om prosjektet Prosjekt 1-10 skole på Frogner med kultursal Dagens barneskole og ungdomsskole skal samles; 4 klasser av normal størrelse / trinn Skolen skal planlegges for 1200 elever for alle funksjoner. Klasserommene dimensjoneres for 30 elever En skole felles ledelse felles kultur Skolen skal planlegges for fleksibilitet Det vises videre til behovsutredningen med rom- og funksjonsprogram, og til generelle føringer som er utarbeidet av rådmann / prosjektansvarlig investeringer som følger: «Oppsummering av grunnlag for prosjekteringen: 6

7 Det skal bygges en 1-10 skole med kultursal. Det er utarbeidet behovsutredning datert Funksjonsbeskrivelsene der skal legges til grunn, men det forutsettes at estimert arealbehov, sambruksmuligheter og løsninger presentert i behovsutredningen kvalitetssjekkes og utfordres. Skolen skal stå ferdig til juli Arealeffektivitet og sambruk: Alle funksjoner skal utarbeides med arealeffektive og fleksible løsninger og sambruk av lokaler. Dette skal være førende for prosjektet. Det skal legges til rette for høy grad av bruk av bygget utover skolens åpningstid. Skole: Frogner barneskole og Melvold ungdomsskole på Frogner skal ombygges/påbygges/nybygges og utvikles til en skole med felles ledelse og felles kultur. Skolen skal være for 1200 elever. Det skal være 4 klasser av normal størrelse/trinn, dvs dimensjonert for 30 elever/klasse. Skolen skal primært være i et bygg, men kan fordeles på flere bygg dersom det bygger opp under felles ledelse og felles kultur og løsningene er funksjonelle i skolehverdagen. Kroppsøvingsfasiliteter skal ivaretas ved at kommunen leier lokaler hos Frogner idrettslag. SFO: Det skal prosjekteres for inntil 400 barn fordelt på 6 baser på SFO. Det skal legges opp til stor grad av sambruk med øvrige lokaler i bygget. Kultursalen skal dimensjoneres for skolens bruk og ellers for lokale lag og organisasjoner og ha 250 sitteplasser. Bibliotek: Det skal utarbeides et alternativ med og et uten at folkebiblioteket er flyttet inn i skolen slik at det blir et felles skole- og folkebibliotek. Premissen er at biblioteket fortsatt skal ha og kunne utvikle sin folkebiblioteks-funksjon og bygge opp under sentrumsutviklingen på Frogner. Andre funksjoner: Funksjoner tilknyttet kultursal, ungdomsklubb, kulturskole, ressursteam mv, se behovsutredningen. Alle tilhørende trafikk- og logistikkfunksjoner. Midlertidige skolefasiliteter må vurderes ift ulike konsepter. Lokalisering: Skolen skal lokaliseres i Frogner sentrum, se kartutsnitt. På området er i dag Frogner barneskole og Melvold ungdomsskole lokalisert. Disse skolene skal bli den framtidige 1-10 skolen. På nabotomta er Frogner idrettslag lokalisert. Idrettslaget har behov for å utvide sitt anlegg både med innendørs og utendørs spilleflater og har utarbeidet egen behovsutredning (vedlagt). Kommunes tomt og idrettslagets tomt skal utvikles til et helhetlig og funksjonelt skole, kultur- og idrettsområde. Felles infrastruktur i form av adkomst, av- og påstiginger og parkering er en del av prosjektet. Lokalisering utredes i konseptfasen/mulighetsstudien. Eksisterende bygningsmasse: Det ligger ikke føringer på hvorvidt dagens bygninger skal bevares eller ikke, utover det minste og eldste bygget på skolen som er regulert til bevaring. Det foreligger en teknisk tilstandsvurdering for Melvold ungdomsskole. Det må vurderes i hvilken grad skolene skal rives, bygges om eller beholdes. Det vil bli gjort en utredning av dette i konseptfasen / mulighetsstudien, som skal evalueres av entreprenørgrupperingen. Reguleringsforhold: Det legges til grunn at utbyggingen gjennomføres innenfor gjeldene reguleringsplan. Medvirkning 7

8 Det er en forutsetning for et funksjonelt anlegg at aktuelle brukere og bestiller involveres i prosessen med utforming av både konsept og mer detaljerte løsninger. Tomt / Reguleringsarbeider Tomtene er regulert til formålet, og nåværende status er at det ikke er behov for omregulering. Tomtene til Melvold ungdomsskole og Frogner barneskole har gnr/bnr 96/20 og 73/70 og ligger sentralt på Frogner i Sørum kommune. Krav fra reguleringsplan og bestemmelser skal ivaretas i prosjekteringen. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Denne anskaffelsen gjennomføres for å skaffe Sørum kommunale eiendomsselskap en samarbeidspart med nødvendig gjennomføringskraft og -kompetanse til å bistå kommunen med å evaluere utarbeidet konsept (skisser) og utforme (forprosjektere) ungdomsskolen m.m., deretter å detaljprosjektere og bygge skoleanlegget. Målsettinger for samspillsmodellen er å sikre at resultatet av byggeprosjektet gir: Bedre prosess og kvalitet for brukere og bestiller i sluttproduktet Mer egnede areal for fremtidens pedagogiske utfordringer i skolen Støtte til effektiv tjenesteyting i sektoren Lave livsløpskostnader pr elevplass mht sum investering, drift og vedlikehold Rask gjennomføring ferdig skole til skolestart 2016 Bedre opsjonsmuligheter i bygget: 1.5 Kontraktsperiode o Fleksibilitet til ulikt bruk o Generalitet for flerbruksmuligheter o Elastisitet til større eller mindre arealer Definering og utforming av skoleprosjektet skal foregå i 2014 med ferdigstillelse av forprosjektet høst Arbeidet gjennomføres som samspill mellom valgt samarbeidspart, Sørum kommunale eiendomsselskap KF som byggherre med Sørum kommune som brukerne, under prosjektledelse av Sørum kommunale eiendomsselskap KF og operativ prosjektledelse av valgt leverandør. Den valgte samarbeidspart vil ha opsjon på detaljprosjektering og bygging, som skal foregå fra høst 2014 til sommer 2016 under ledelse av samarbeidspartens prosjektledelse, men fortsatt med løpende kommunikasjon med byggherre og brukere under detaljprosjekteringen. 8

9 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og lll (over EØS-terskelverdi). Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskriftens del I og III, samt de bestemmelser som framgår av kunngjøringen og dette kvalifikasjonsgrunnlaget m/beskrivende dokumenter. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Det vises til utfyllende beskrivelse av gjennomføringen av konkurransen nedenfor. 2.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se 9

10 2.3 Generell beskrivelse av anskaffelsesprosedyren Gjennomføring av prosjektet Delprosessene prosjektering skal foregå trinnvis med klare beslutningsporter og med løpende brukerprosesser gjennom forprosjekt og detaljprosjekt. Oppdragsgivers invitasjon inneholder konkurransegrunnlag (herværende dokument), med vedlegg oppført i slutten av dokumentet. Konkurransegrunnlaget omhandler bestemmelser, prosessbeskrivelser og administrative opplysninger for konkurransen, herunder hvilke kvalifikasjonskrav leverandøren må oppfylle, og tildelingskriteriene. Kvalifikasjon og utvelgelse Kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene legges til grunn. Se nærmere om kriteriene i kap. 3. Konkurransespråk Konkurransespråket er norsk. Konkurransegrunnlagets dokumenter er på norsk og det er krav til at innlevert materiale og dialog skal være på norsk. Evaluering Se kap. 4 Tildelingskriterier. Evalueringsgruppa på vegne av Sørum kommunale eiendomsselskap KF evaluerer tilbudene mot hverandre, basert på den oppsatte tildelingsmodellen og de tilhørende kriteriene. Pris, beregnet på grunnlag av stipulerte kostnader for ulike bygningsdeler m/ tilbudte påslagsprosenter og andre kostnadselementer, samt vurdert gjennomføringsevne i form av tilbudt kompetanse og gjennomføringsforståelse er tildelingskriteriene. Kontrakt Etter politisk vedtak på valg av innstilt leverandørgrupperingen så utarbeides og inngås det kontrakt nivå 1 - med valgt konstellasjon. Nivå-1-kontrakt vil bygge på prinsippene i en typisk partneringskontrakt og vil dekke prosjekt inntil ferdig forprosjekt inkl. målsum Videreføring Prosjektering til ferdig forprosjekt utføres i samarbeid mellom leverandøren og Sørum kommunale eiendomsselskap KF med brukere. Investeringskostnader og diverse kostnadsog framdriftsmål fastlegges. Kontrakt nivå 2 (detaljprosjektering og bygging) inngås mellom partene, med mindre en av partene trekker seg fra videre samarbeid. 10

11 2.4 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende veiledende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt/-ramme Kunngjøring i DOFFIN/TED Torsdag, 27.februar 2014 Tilbudskonferanse Torsdag, 20.mars 2014 kl 13:00 Tilbudsfrist Onsdag, 23.april 2014 kl 12:00 Valg av tilbyder Uke 18, 2014 (begynnelsen av mai) Klagefrist 10 dager Kontraktsinngåelse Uke 20, 2014 (midten av mai) Prosjektoppstart med vurdering / anbefaling av Uke 20, 2014 (midten av mai) endelig konsept, deretter forprosjekt, detaljprosjekt, utførelse Overlevering til byggherre 16.juni 2016 Tabell 1. Fremdriftsplan 2.5 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse med tomtebefaring torsdag, , kl. 13:00, treffpunkt Frogner barneskole. Tilbydere som ønsker å delta kan melde seg på med antall deltakere til prosjektleder Isabel v. Klitzing på mail isabel.von.klitzing@sorum.kommune.no innen mandag Tilbydere anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål i forkant av tilbudskonferansen til prosjektleder. Spørsmål vil bli anonymisert og besvart samlet sammen med referat fra tilbudskonferansen. Denne informasjonen vil bli lagt ut på Doffin som tilleggsdokumentasjon. Utgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaring/tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning i denne fasen, kan vedkommende skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger eller spørsmål til konkurransen merkes: 1-10 skole på Frogner, totalentreprise med samspill» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post senest 6 dager før tilbudsfristen går ut. Spørsmål og svar legges uten ugrunnet opphold samlet som tilleggsdokumentasjon på Doffin. 11

12 2.7 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprosess kan unntas offentlighet, jf. Offentlighetsloven av nr inntil valg av leverandør er bestemt. 2.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven Innlevering og utforming av tilbud Innlevering av tilbud skal leveres/sendes til Sørum kommunale eiendomsselskap KF ihht gjeldende krav i konkurransen til dette. Tilbud skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av innleveringsfristen. Tilbud skal: 1. Oversendes /leveres i lukket anonymisert forsendelse. 2. Være merket: «Tilbud 1-10 skole på Frogner, Totalentreprise med samspill» 3. Være skriftlig med tilbudsbrev, datert og signert. 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet er definert i tabell 2. Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses. Det skal sendes/leveres ett eksemplar av tilbudet. Det skal også foreligge i en elektronisk versjon i form av USB minnepinne. Ved eventuell motstrid mellom dokumentene, vil papirversjonen ha forrang. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere et eksemplar av tilbudet som viser opplysninger som tilbyder mener må undras offentlighet (ref. ny offentlighetslov gjeldende fra ). Det skal fremgå hva som er sladdet. Tilbudet skal sendes til postadressen eller leveres på besøksadressen innen tilbudsfristen. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 12

13 Tilbudet skal organiseres i hht følgende struktur:m Vedlagt Dokumentasjon 1 Signert tilbudsbrev Informasjon om tilbyder (ref. kapittel 3): 2 Skatteattest (for alle deltakende bedrifter i tilbydergruppen). 3 Merverdiavgiftattest (for alle deltakende bedrifter i tilbydergruppen). 4 HMS-egenerklæring (for alle deltakende bedrifter i tilbydergruppen). 5 Firmaattest (for utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert.) 6 Dokumentasjon om økonomisk og finansiell stilling utover det oppdragsgiver selv kan hente jfr. avsnitt Skisse til prosjektorganisering m/synliggjøring av de samarbeidende bedrifter som tenkes benyttet i prosjektgjennomføringen herunder også deres ansvar/oppgaver. 8 Beskrivelse av kapasitet og faglige kompetanse representert i leverandørgruppen fordelt på ulike fagkategorier/funksjoner. 9 Redegjørelse for kvalitetssikringssystemet som leverandøren vil legge til grunn for oppdraget. 10 Redegjørelse for miljøledelsessystemet som leverandøren vil legge til grunn for oppdraget. 11 Oversikt over tilbydergruppens mest relevante prosjekter for dette oppdraget herunder opplysninger om gjennomføringsmodell, type bygg, verdi og oppdragsgiver (navn, tlf. og e-post) Dokumentasjon på tildelingskriteriene Vedlagt 12 Kompetanse: CV-er for prosjektpersonell listet i pkt. 3.3 Evaluering, avsnitt om kompetanse 13 Gjennomføringsforståelse: Tidsfordelt ressursplan for prosjektpersonell og annen prosjektinformasjon som i pkt. 2 ovenfor, se pkt.3.3 Evaluering, avsnitt om gjennomføringsforståelse. 14 Pris: Regneark/skjema påslagsprosenter, vedlegg nr.1 til konkurransegrunnlaget, se pkt. 3.3 Evaluering, avsnitt om pris. Tabell 2. Dokumentasjonskrav tilbud 2.10 Tilbakekalling eller endring av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 13

14 2.11 Oppdragsgivers behandling av tilbud a. Registrering av mottatte tilbud Umiddelbart etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver åpne mottatte Tilbud og protokollføre disse. Åpningen vil ikke være offentlig, men oppdragsgiver vil Sende ut kopi av protokoll til alle tilbyderne ved forespørsel. Protokoll vil kun Vise hvem som har levert forespørsel om å delta i dialogen. b. Avvisning på grunn av forhold ved leveransen Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-g foreligger. c. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskriteriene vil bli brukt for å vurdere innlevert tilbud basert på Konkurransegrunnlag m/beskrivende dokumenter. Vurdering ihht tildelingskriteriene vil skje blant tilbyderne som oppfyller alle kvalifikasjonskravene. Oppfyller tilbyder ikke alle kvalifikasjonskrav, så blir tilbudet ikke vurdert videre ihht tildelingskriteriene. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Alle deltakende bedrifter i tilbydergruppen må levere skatte- og MVA- attest. Alle deltakende bedrifter i tilbydergruppen må levere HMS-egenerklæring. Tabell 3. Dokumentasjonskrav obligatoriske og ufravikelige krav 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være lovlig etablert foretak. Ved samarbeid mellom flere firma skal ett av firmaene være hovedleverandør og kontraktspart for hele gruppen. Dokumentasjonskrav Tabell 4. Dokumentasjonskrav for tilbyders organisatorisk og juridisk stilling Alle bedriftene i tilbydergruppen må levere firmaattest eller godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. 14

15 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Hovedleverandør (den tilbyderen i gruppen som skal være kontraktspartner overfor oppdragsgiver) skal ha kredittvurdering som viser at soliditeten er tilfredsstillende eller bedre. Oppdragsgiver vil også selv ved behov hente slik kredittvurdering fra hovedleverandør eller underleverandør. Oppdragsgiver vil hente årsregnskap inkl. styrets årsberetning, revisorerklæring og nøkkeltall (egenkapitalandel, gjeldsgrad og likviditetsgrad 2) fra samtlige leverandører i tilbydergrupperingen for de 2 siste årene på Dersom denne informasjonen ikke ligger på må dette legges ved forespørselen, eller opplyses hvilket annet nettsted denne informasjonen er tilgjengelig. Tabell 5. Dokumentasjonskrav for tilbyders økonomiske og finansielle stilling Dersom tilbyder av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen som oppdragsgiver har anmodet om, kan firmaet godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Krav Leverandøren skal ha en tilfredsstillende organisasjon for å løse oppdraget, herunder skal relevant faglige kompetanse på firmanivå være representert i / dekket av leverandørgruppen, og dokumenteres. Dokumentert ved: En kort beskrivelse av de sentrale firmaene i tilbydergruppens organisasjon, inkludert eierstruktur og fagområder firmaene jobber med. Det skal også beskrives hvem som skal være hovedleverandør og hvordan de planlegger å organisere seg ifht gjennomføring av oppdraget. Avtaleforhold mellom leverandørene beskrives. Videre skal det nærmere beskrives hvordan de ulike leverandørene tidligere har samarbeidet. En oversikt over den totale bemanningen tilbydergruppen disponerer, fordelt på fagområder / funksjoner definert nedenfor. Det skal redegjøres for den bemanning og kompetanse som tilbydergruppen disponerer til gjennomføring av kontrakten/oppdraget, på følgende fagområder: - - Prosjektledelse - Prosjekteringsledelse - Anleggsledelse - Arkitekt - Landskapsarkitekt - Interiørarkitekt 15

16 - Byggfag - Miljøteknikk - Tekniske fag - Diverse spesialfag (brannteknikk, akustikk, bygningsfysikk, mv) - Miljøfaglig rådgiver - Skole (pedagogikk/ledelse) - Teknisk driftskompetanse. Leverandøren skal ha erfaring fra 3 tilsvarende relevante oppdrag både mht type bygg og spesielle gjennomføringsmodeller (partnering/samspill eller lignende). Oversikt over tilbydergruppens mest relevante prosjekter av nyere dato, herunder opplysninger om gjennomføringsmodell, type prosjekt, verdi og oppdragsgiver (navn, tlf. og e-post). Det skal opplyses hvilket firma i tilbydergruppen som har det enkelte referanseprosjektet. Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem. Leverandøren skal ha et velfungerende miljøledelsessystem. Redegjørelse for kvalitetssikringssystemet leverandørene vil legge til grunn for oppdraget. Redegjørelse for miljøledelsessystemet leverandørene vil legge til grunn for oppdraget. Tabell 6a. Dokumentasjonskrav tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Språk Det stilles krav om at alle medlemmer i gruppen behersker og kommuniserer norsk, skriftlig og muntlig på nivå «C» ihht det felles europeiske rammeverket for språk utarbeidet av Europarådet. 4 TILDELINGSKRITERIER Evalueringsteamet evaluerer de tilbudene som oppfyller alle kvalifikasjonskrav mot hverandre, basert på den oppsatte tildelingsmodellen og de tilhørende kriteriene (se nedenfor). Pris, beregnet på grunnlag av stipulerte kostnader for ulike bygningsdeler m/ tilbudte påslagsprosenter og andre kostnadselementer, samt vurdert gjennomføringsevne i form av tilbudt kompetanse og gjennomføringsforståelse er tildelingskriteriene. Det gjøres særskilt oppmerksom på at det ikke er tillatt å forhandle med tilbyderne etter at endelig tilbud er innlevert. 16

17 4.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Gjennomføringsevne (v): o Kompetanse, v1 o Gjennomføringsforståelse, v2 Pris Tildelingsmodell Pris vil bli omregnet til Ekvivalent tilbudspris, ETP. Ekvivalent tilbudsprismodellen er en metode for vurdering av kvantitative og kvalitative sider ved tilbudet (ref. tildelingskriteriene oppgitt ovenfor). De kvalitative elementene (v1 og v2) i det enkelte tilbudet gis karakter for sin egnethet på en skala fra 1-5, der 5 er det beste. Karakterer og vekter for kvalitetskomponentene i hvert enkelt tilbud brukes til å korrigere tilbyders pris, slik at vi får en ekvivalentkostnad for å kunne sammenligne tilbudene. OBS: Ekvivalentkostnaden er et redskap for å velge den mest økonomisk fordelaktige leverandøren ut fra de oppgitte kriterier og vekter det er ikke en kostnad som skal betales! Tilbudene evalueres etter ekvivalentprismodellen som følger: ETP = Pris*(M 2 +k)/(( vm) 2 +k) Pris= Tilbudets priser, beregnet ihht Pris i avsnitt 4.2 nedenfor. M= Maks karakterscore på skala. k= konstant, absolutt tall fra 0 til. v= vekt. Summen av v (v1, v2) =1,0 (100 %). m= tildelt karakter, mellom 1-5 for hver av v1, v2. vm blir da vektet gjennomsnittskarakter for den aktuelle tilbyder, mellom 1-5. For denne konkurransen gjelder: M= 5 m= 1-5 (vurderingsskala) k= 0 v1= 0,70 v2= 0,30 v blir da = 1,0 (100 %) Ekvivalent tilbudspris, ETP, skal avspeile at høy poengsum på gjennomføringsevnen gir økonomisk gunstig totalleveranse for byggherren. Lavest ekvivalent tilbudspris er for oppdragsgiver det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tilbyder med lavest beregnet ekvivalent tilbudspris, EK, vil derfor tildeles kontrakten. 17

18 4.2 Evalueringen Evalueringen av tildelingskriteriene vil bli gjort på grunnlag av følgende vekting: Gjennomføringsevne Besvarelsen for hvert punkt vil bli vurdert av oppdragsgiver/evalueringsteamet og gitt karakter fra 1 til 5, med 5 som best. Tabell 7 vil bli benyttet for beregning av poengsum: Gjennomføringsevne Karakterpoeng, tilbyder nr. x (m) Vekt (alle) (vn) Poengsum, tilbyder x (mxvn) Kompetanse 1,00-5,00 V1=0,70 0,70 3,50 Gjennomføringsforståelse 1,00-5,00 V2=0,30 0,30 1,50 Poengsum Gjennomføringsevne 1,00-5,00 V=1,0 1,00-5,00 Tabell 7. Beregning av poengsum Gjennomføringsevne for tilbyder nr. x Kompetanse Kompetansevurderinga er 2-delt: Formell utdanning /teoretisk kompetanse (60 % av 0,70) Erfaring /praktisk kompetanse (40 % av 0,70) Kompetansen blir vurdert for nøkkelpersonene med følgende innbyrdes vekting. Prosjektleder (14 %) Prosjekteringsleder (11 %) Teknisk koordinator (ITB) (4 %) Anleggsleder bygg (7 %) Formann bygg (koordinator underentrepriser) (7 %) Framdriftsplanlegger (7 %) Anleggsleder elektro (4 %) Pedagogisk rådgiver (4 %) (Arkitekt (disiplinleder): tiltransportert fra PRO-gruppen, Forstudiefase vektes ikke) Assisterende arkitekt (5 %) Landskapsarkitekt (5 %) Byggeteknisk rådgiver (disiplinleder) (4 %) Geoteknisk rådgiver (4 %) VVS-rådgiver (4 %) Brannrådgiver (4 %) HMS-koordinator utførelse (4 %) Miljørådgiver (4 %) Rådgiver FDV (4 %) Rådgiver akustikk (4 %) Det vil bli utregnet en samlet, vektet karakter (mellom 1-5) for kompetanse for hver tilbyder. Denne karakteren får deretter vekta 70 % (0,70) av den totale vekta karakteren som blir benyttet i beregningen av ekvivalent tilbudspris, ETP, slik dette er vist i tabell 5. 18

19 OBS! Dersom tilbyder leverer flere CV-er innen et fagområde, vil snittet av disse benyttes i evalueringen. Videre engasjement av rådgivere fra forrige prosjektfase: Hvis tilbyder ønsker å benytte en eller flere rådgivere fra konseptfasen / mulighetsstudien videre i prosjektet, så kan CV hentes fra prosjekterende tegn_3, kontaktperson Asgeir Jørgensen, daglig leder / Sivilarkitekt MNAL tegn_3, mob , asgeir.jorgensen@tegn3.no Kompetanse: Evaluering av teoretisk kompetanse (formell utdanning) blir gjort matematisk. Den deles i to like deler som hver kan få maks 2,5 poeng (5 poeng i sum): Formell grad (50 % - av 60 % av 0,70) Relevans for oppdraget (50 % - av 60 % av 0,70) Formell grad blir vurdert som følger: 2,5 poeng: Mastergrad (siv.ing., siv.ark. eller lignende) m/ tilleggskurs og/eller evt. lengre utdanning 2,25 poeng: Mastergrad (siv.ing., siv.ark.) 1,75 poeng: Bachelor (3-årig ingeniørhøgskole, øk/adm.-utdanning mv) 1,25 poeng: Teknisk fagskole 0,75 poeng: Yrkesrettet utdanning (3-årig videregående skole, fagbrev) 0,5 poeng: Annen, kortere utdanning Etterutdanningskurs medtas og må derfor oppgis i CV. For eksempel vil 4 formaliserte etterutdanningskurs (EEU-kurs) ved NTNU tilsvare ½ års etterutdanning, og løfter en bachelor fra 1,75 til 1,875 poeng. Relevans for oppdraget blir evaluert som følger: 2,5 poeng: meget relevant for oppgaven. 0,5 poeng: totalt irrelevant utdanning for oppgaven. Samlet karakter for teoretisk kompetanse blir summen av karakter for formell grad og relevans. Samlet karakter for teoretisk kompetanse blir multiplisert med 0,6 og deretter summert med tilsvarende vektet karakter for erfaring/praktisk kompetanse til samlet kompetansekarakter. Se nedenfor når det gjelder erfaring/praktisk kompetanse. Erfaring Erfaring/praktisk kompetanse (40 % av 0,70) blir også delvis evaluert matematisk. Den blir delt i to like deler som hver kan få maks 2,5 poeng (5 poeng i sum): Antall relevante års yrkeserfaring (50 % - av 40 % av 0,70) Relevante, tidligere arbeidsoppgaver/prosjekt (50 % - av 40 % av 0,70) Yrkeserfaring: 2,5 poeng: > 20 års relevant erfaring 1,5-2,5 poeng: års erfaring 19

20 0,5-1,5 poeng: 0-10 års erfaring Interpolering blir brukt mellom grensene. Relevante tidligere oppgaver/prosjektmodeller: 2,5 poeng: 3 eller flere tilsvarende oppgaver/gjennomføringsmodeller. 1,5-2,0 poeng: 1-2 tilsvarende oppgaver/gjennomføringsmodeller. 0,75-1,0 poeng: tilgrensede oppgaver/gjennomføringsmodeller. 0,5 poeng: kun irrelevante oppgaver/gjennomføringsmodeller (i denne sammenheng). Oppgave/prosjekttype vektes likt med relevant gjennomføringsmodell for prosjekt- og prosjekteringsleder. For øvrige aktører vektes kun oppgave/prosjekttype. Her vil det være noen skjønnsmessige vurderinger, da det f.eks. for arkitekt vil være relevant med erfaring fra prosjektering av skolebygg, mens det for rådgivende ingeniør i byggeteknikk vil ha mindre betydning. Her teller erfaringen med store ombygninger og krevende konstruktive utforminger mer. Både teoretisk og erfaring/praktisk kompetanse blir evaluert på grunnlag av mottatte CV-er for nøkkelpersonell (se ovenfor) og KUN på dette grunnlag. Gode, fyllestgjørende og korrekte CV-er er derfor en viktig del av tilbudet! Poengsum kompetanse vil bli vektet med faktor 0,70 slik vist i tabell 5. Gjennomføringsforståelse Tilbyders gjennomføringsforståelse skal synliggjøres i form av et tids-/ ressursskjema som viser planlagt timeinnsats pr. kvartal for ressurspersonene definert i avsnitt om kompetanse ovenfor, fra start forprosjekt / evaluering av konsept til ferdig idriftsatt bygning. I tillegg så skal gjennomføringsforståelse synliggjøres i form av et konsept som omfatter prosess for eier- og brukerinvolvering, prosjektorganisering mv. Poengsum gjennomføringsforståelse blir fastsatt etter en ren vurdering og blir vektet med faktor 0,30 slik vist i tabell 5. Pris Oppdragsgivers vurdering av pris baseres på utfylt tilbudsskjema i form av: 1. Tilbudt %-påslag på netto inntakskost for ulike grupper av arbeider/ytelser i definerings-, utformings- og byggefasen, for inndekning av fortjeneste, risiko og administrasjon. Påslagene beregnes gjennomgående for hele leverandørkonstellasjonen og skal dermed representere reelle påslagsprosenter fra inntakssted og fram til siste ledd. Påslaget beregnes av en antatt brutto prosjektkostnad på totalt kr. 300 mill. inkl mva. og eks tomt. Pris blir regnet om til ekvivalent tilbudspris, ETP, som beskrevet ovenfor i tildelingsmodellen. Den tilbyder som får beregnet lavest ekvivalent tilbudspris har levert det for byggherren mest fordelaktige tilbud og vil bli tildelt kontrakt. 20

21 Kompetanse på nøkkelpersoner ihht tabell 5 slår sterkt ut i beregningene av ETP. De presenterte ressurspersonene kan derfor ikke skiftes ut eller vesentlig redusere sin innsats i prosjektet, uten skriftlig samtykke fra Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Dersom slik utskifting skjer, vil SKE KF kunne korrigere timeraten for den nye aktøren i tråd med ETPmodellens matematikk. 21

22 Følgende presiseringer gjelder for pkt. 1 ovenfor: Det skal oppgis bindende netto timepriser inkl. sosiale utgifter for funksjonærer som skal jobbe direkte i prosjektet. Det vises til vedlagt tilbudsskjema, regnearket, skjema for påslagsprosenter, vedlegg nr.1. Kostnader for disse funksjonærene (prosjekteringsleder(prl), ITB, anleggsleder(anl), prosjektleder/ oppdragsleder (PL) for hvert av samspillgruppens medlemsfirma (byggentreprenør, VVS-entreprenør(-er), ELentreprenør og evt. andre oppgitte entreprenører/spesialleverandører som skal delta i prosjektutformingen) vil bli oppgjort på grunnlag av reell timeinnsats i prosjektet, og skal IKKE medtas i påslag for administrasjon (x %, se nedenfor). For timelønte arbeidere forutsettes oppgjør etter virkelig utbetalt lønn. Det skal som del av tilbudet oppgis påslagsprosenter for administrasjon (x %), fortjeneste (y %) og risiko (z %). Oppgjøret blir basert på netto lønn med et fast påslag for sosiale utgifter som settes til 45 %. På toppen av dette kommer de oppgitte påslag for adm., risiko og fortjeneste. Hva som er forutsatt å være lønnskostnader og som er forutsatt å inngå i netto timelønn er definert. Sosiale utgifter skal inkludere sykelønn. Påslagsprosentene legges på selvkost (netto inntakskost) (eksempel påslag på netto utbetalt timelønn) som følger: Totaltimepris = netto utbetalt lønn * 1,45 * 1,0x * 1,0y * 1,0z På toppen av dette kommer totalentreprenørens/fellesskapets påslag for underentrepriser. Dersom det faste påslaget for sosiale utgifter (45 %) ikke reflekterer tilbyders behov for påslag for å få dekket sine kostnader, må tilbyder sørge for å kompensere for dette i sin fastsettelse av størrelsen på tilbudt påslag for administrasjon. Det vises til vedlagt tilbudsskjema/regneark som skal fylles ut. Definisjoner til pris Administrasjonspåslag: I dette påslaget skal inkluderes administrasjon av bedriften, konsernbidrag, kontorhold, telefon, etc. Dette påslaget skal også inneholde alle kostnader for reise, kost og losji, og også dekke håndverktøy for inntil kr ,- eks mva. Kostnader for funksjonærer som skal delta direkte i prosjektet vil bli oppgjort på grunnlag av reell timeinnsats i prosjektet, og skal IKKE medtas i påslag for administrasjon. Fortjenestepåslag: Dette inneholder den fortjeneste % som bedriften legger inn i sine timepriser og på kjøp. Risikopåslag: Dette omhandler den risikoen som bedriften mener å påta seg i forhold til beregning av priselementene og grunnlaget for disse. Alle påslagene skal være satt i forhold til dette konkrete prosjektet med denne kontraktsformens spesielle forhold, herunder at funksjonærene vil bli direkte betalt i tråd med nedlagt timetall i prosjektet. Det skal oppgis netto timepris for alle fastlønte aktører. Timepris skal inneholde netto timelønn + sosial utgifter, dvs. eksklusiv påslag for administrasjon, risiko og fortjeneste, men inkludert feriepenger, arbeidsgiveravgift, sykepenger og sosiale ordninger for øvrig. 22

23 Påslag på netto selvkost (netto inntakskost): Tilbyder skal oppgi prosentvis påslag for administrasjon, for risiko og for fortjeneste på egenarbeider, materialer, underleverandører osv. Det vises til tilbudsskjema/regneark. For at alle skal vurderes likt vil det i evalueringen av tilbudene bli lagt til grunn et felles oppsett for prosjektkostnader med underoppdeling. Dette baseres på oppdragsgivers oppstilling av kostnader. Prosjektet blir i hovedsak gjort opp etter faktiske utgifter og faktisk utbetalt lønn. Det regnes derfor ikke prisstigning for denne delen. Budsjettramma for disse arbeidene vil imidlertid bli løpende justert gjennom at gjenstående del av budsjettramma justeres ihht SSB sin totalindeks for boligblokk hver måned. Oppgitte timerater justeres tilsvarende. 5 KRAVSPESIFIKASJON 5.1 Oppdragsgivers behov og forventninger Kvalitet for brukere og byggherre Sørum kommune ønsker å utforme og bygge en framtidsrettet skole med solid kvalitet. Det skal tas hensyn til ulike brukergrupper som er tjenesteytere av skole, herunder personell for rengjøring og vedlikehold. Byggherre og brukerinvolvering En forutsetning for et funksjonelt bygg med utomhusfunksjoner er at de daglige brukere av skolen og bestiller blir involvert i prosessen med utforming av krav og løsninger. Tilbyder må derfor gjennom prosessen delta i og sørge for at samfunnsmål, effektmål, prosjektmål og prosessmål utarbeidet av prosjekteier følges og oppfylles med foreslåtte løsninger, og at prosessmål utvikles i nært samarbeid med SKE KF og brukerne. Alle involverte parter skal trekkes aktivt og systematisk inn i utformingsfasen. For å effektivisere bruker- og bestillerinvolveringen vil bestiller organisere følgende funksjoner: Brukerkoordinator Brukergrupper Brukerkoordinator vil være fast møtedeltaker i prosjekterings- og byggemøter og andre relevante møter og ha et hovedansvar for den praktiske organiseringen av brukerdeltakelsen. Brukerkoordinatoren skal samordne og kvalitetssikre brukerleveranser. Brukerkoordinator rapporterer til prosjektlederen. Brukergrupper Det vil bli opprettet et begrenset antall brukergrupper med 3-5 representanter i hver gruppe (flere på skolegruppa). Gruppene har ansvaret for å fremskaffe underlag til de prosjekterende og gi tilbakemelding på foreslåtte løsninger fra disse. Hver gruppe har ansvar for et begrenset funksjonsområde. Brukerkoordinator er sekretær for alle gruppene. Brukergruppene rapporterer til prosjektlederen. 23

24 I tillegg til ovenstående vil de tradisjonelle rollene ihht Arbeidsmiljøloven bli ivaretatt. 5.2 Lave livsløpskostnader For Sørum kommune er det ønskelig at de totale fremtidige kostnadene knyttet til det nye skoleanlegget blir så lave som mulig, gitt at bygget gir et fullverdig skoletilbud over livsløpet. Det betyr at en søker lavest mulig livsløpskostnader (LCC) for bygget. En skal altså vurdere investeringskostnadene i sammenheng med de etterfølgende kostnader ved bruk av bygningen, kostnader som påløper både årlig og periodisk for å opprettholde en god funksjonell- og teknisk standard. Det er store kostnader forbundet med investeringer i nybygg, ombygninger, rivning og årlig forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger. Det er derfor viktig at mengden av ressurser forbundet med dette blir så lave som mulig over bygningenes levetid, under forutsetning av at den ønskelige kvaliteten blir opprettholdt. Livssykluskostnader er den summerte nåverdi av kapitalkostnad og alle kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling i brukstiden og restkostnad ved avhending. 24

25 De størrelser som i prinsippet skal minimeres er derfor nåverdien av følgende kostnader: 1. Kapital: All investering frem til ferdigstillelse samt avhending ved brukstidens slutt. 2. Forvaltning: Aktiviteter for å administrere bygget, samt pålagte avgifter og forsikringer. 3. Drift: Omfatter alle periodiske aktiviteter som gjentar seg innenfor ett år for at byggverket med sine tekniske installasjoner skal tilfredsstille de funksjonskrav som er stilt, herunder kostnader knyttet til: 3 a Bygningsmessig forsyning: Omfatter ressurser i form av energi og vann samt avfallet fra bygget. 3 b Renhold: Alle aktiviteter innvendig som utvendig for å tilfredsstille alle gitte renhetskrav. 3 c Service: Alle ikke-bygningsrelaterte aktiviteter som skal til for å støtte opp om kjernevirksomhetens effektivitet. 4. Vedlikehold: Omfatter alle aktiviteter/tiltak som har perioder ut over ett år, for eksempel planlagt periodisk vedlikehold, utskiftinger samt akutte reparasjoner slik at byggverket tilfredsstiller de opprinnelige gitte tekniske og funksjonelle krav. 5. Utvikling: Omfatter aktiviteter som følge av endrede krav fra kjernevirksomheten, myndigheter mv dvs. alle aktiviteter som hever byggverkets standard sett i relasjon til utgangsnivået, uten at virksomheten fraflyttes. Hovedombygginger inngår ikke i utviklingsbegrepet. 5.3 Opsjonsmuligheter realopsjoner i bygget Sørum kommune ønsker at skolebygget skal være fleksibelt med hensyn til endring av bygget og bruken av det over hele levetiden. De realopsjonene som er ønskelige fra kommunens side er knyttet til at bygget skal kunne tilpasses fysisk til endrede pedagogiske modeller og at det skal kunne tilpasses endrede kapasitetsbehov. A Fleksibilitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses ulikt bruk med hensyn til ulike pedagogiske modeller B Generalitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses flerbruksmuligheter og annen tilnærmet virksomhet C Elastisitet hvordan bygningsmassen kan tilpasses behov for større eller mindre arealer. 25

26 5.4 Bestemmelser for gjennomføringsprosessen Gjennomføringsprosess Når samarbeidspart er valgt, og kontrakt inngått, skal samspillsprosessen startes. Konseptet som har blitt utarbeidet av tidligere engasjerte prosjekterende skal vurderes kritisk, og samarbeidspart overtar ansvar for prosjektmaterialet. Forprosjekt startes, deretter gjennomføres detaljprosjektering, utførelse og idriftsetting. Det forutsettes tett samarbeid med hyppige møter. Det forutsettes at disse møtene avholdes i Oslo/Akershus, og brukermøter i Sørum kommune. Det vurderes å opprette en eller flere formaliserte kontrollfunksjoner på kostnad, kvalitet og SHA/HMS. Definering og utforming av forprosjekt Ved inngåelsen av kontrakt 1, starter selve prosjektgjennomføringen. Definering av de behov og krav som skal styre prosjektutformingen og gjennomføring av prosjektering fram til ferdig, omforent forprosjekt gjennomføres. Arbeidet gjennomføres i samarbeid mellom valgt samarbeidspart og SKE KF med brukerne, etter et mønster av en partneringsmodell, se vedlagt forslag til avtale. Spesifiseringa tar utgangspunkt i foreliggende funksjons-/romprogram og de definerte mulige tilleggsfunksjoner (bibliotek, kultur, idrett.), og det til det tidspunkt foreliggende konseptforslaget/skisseprosjektet, utarbeidet av separat kontraherte prosjekterende. Investeringskostnader og diverse kostnads- og fremdriftsmål fastlegges. Disse blir styrende for den videre prosjektgjennomføringen og skal godkjennes av begge parter. Det er også en klar intensjon at rammetillatelsen foreligger før etterfølgende detaljprosjektering starter (se nedenfor). Leverandør stiller med prosjekteringsleder for operativ ledelse av prosessen herunder brukerprosessene og koordineringen av både entreprenørenes og de prosjekterende sin innsats i denne fasen. SKE s prosjektleder er byggherrens representant og primærkontakt mot entreprenørgruppering og ser til at intensjonene og virkemidlene følges og detaljeres til et hensiktsmessig nivå. I denne fasen legger leverandøren grunnlaget for en god drifts- og vedlikeholdsøkonomi, og kommunen/skolen legger grunnlaget for en rasjonell og funksjonell skoledrift. Tett samarbeid med betydelig brukerpåvirkning er en forutsetning. Beslutte detaljprosjektering og bygging Basert på resultatene av den gjennomførte definerings- og utformingsprosessen, herunder også kostnadsmål, vil byggherren forankre videreføringen av prosjektet gjennom ny politisk beslutning. Her besluttes byggestart og målsum og finansiering. Beslutningen vil evt. gi fullmakt for administrativ gjennomføring av detaljprosjektering, finansiering og bygging. Kontraktsnivå 2 (detaljprosjektering og bygging), med mindre en av partene trekker seg fra videre samarbeid. SKE KF eller leverandør av forprosjektet skal ha rett til å trekke seg ut av samarbeidet etter sluttført forprosjekt, dersom partene ikke finner det formålstjenlig å fortsette samarbeidet. Oppdragsgiver betaler da og eier konseptet (forprosjektet) og kan gjennomføre dette i annen konkurranseform. Den parten som trekker seg må ha klar og 26