Effektiv reiseadministrasjon Xledger frokostseminar 12.03.2013 1 Eurocard presentation
SEB Kort Hvem er vi? No 1 i Corporate løsninger i Norden 67 % av Norges 500 største bedrifter er våre kunder Antall kort: Over 3.5 mill. Antall ansatte i Norge: 150 Antall ansatte i Norden: 800 Utsteder av Eurocard, Diners Club og en rekke cobrand kort 2 Eurocard presentation
Eurocards tilbud Spesialister i betalingsløsninger Vi benytter en arbeidsmetode som hjelper oss å finne den beste løsning for nettopp din bedrift, og deretter implementeres den i hele bedriften Vi tilbyr mer enn produkt og service Vi tilbyr resultater 3 Eurocard presentation
Eurocard arbeidsmetodikk Analyse & Inspirasjon Fundamentet i vår prosess er at vi sammen med deg som kunde undersøker og analyserer nåsituasjon for å kunne synliggjøre muligheter og gi forslag på endringer og forbedring som sparer tid og penger. Forslag & Løsninger Basert på deres behov og muligheter foreslår vi de løsninger og tjenester som gir best effekt på bedriftens kostnader og lønnsomhet. Og som også gjør det enklere og smidigere for alle ansatte. Evaluering & Neste steg Eurocards statistikk og analyser gjør at dere, sammen med oss, kan følge opp og evaluere resultatene og løpende oppdage flere muligheter for å senke kostnadene, minske administrasjon og forbedre betalningsprosessene ytterligere. Implementering & Effekt En smidig og enkel implementering er en kritisk faktor for å nå de oppsatte mål. Vi tar ansvar og bistår dere steg for steg, slik at løsningene og tjenestene benyttes på optimal måte i hele bedriften. 4 Eurocard presentation
Verdiskapning for alle Bedrift En partner Kortholder/Ansatt Beslutningstaker 5 Eurocard presentation
Eurocard Corporate Fordeler: Mer enn 35 millioner brukersteder Mer enn 1.8 millioner minibanker Chip sikkerhet Mastercard SecureCode Selvvalgt PIN Elektronisk billett (fly/tog) Selvvalgt fakturadato Travel Pass pay as you fly integrert Reiseforsikring EuroStop / SmartSafety Sperreservice Lounger Priority Pass Nettsaldo med sms-varsling Book Now Pay Later Korttransaksjoner integrert mot reiseregning ID-tyveri forsikring Privatkort Rabattløsninger 6 Eurocard presentation
Reisekonto egenskaper Én månedlig faktura for alle kjøp Fleksibel og lang kreditt-tid Faktura satt opp i henhold til kundens behov (informasjon og sortering) Elektroniske filer til alle store reiseregningssystem Elektroniske filer direkte til økonomisystem for automatisk bokføring Faktura i flere valuta (Nordiske valuta, USD, Euro og GBP) Samarbeid med reisebyrå Enkel implementering 7 Eurocard presentation
Besparelser 8 Eurocard presentation
Våre løsninger gir besparelsesmuligheter besparelse på føring av reiseregninger... besparelse på fakturaadministrasjon... direkte besparelse på flybilletter... 9 Eurocard presentation
Mange bedrifter gjør det slik Fly Reisebyrå Leiebil Hotell Restaurant Taxi Voucher Faktura Bankkort Kontanter Reiseregning Faktura Kortfaktura Reiseregning Forskudd Økonomiavd. Fakturabetaling Fakturabetaling Reisebyråfaktura Betale bankkort Faktura betaling Reiseutlegg Bensin Bensinkort Annet 10 Eurocard presentation
dette er mer lønnsomt! Fly Reisebyrå Leiebil Hotell Restaurant Kort og Reisekonto Daglig overføring av kortog reisekontotransaksjoner Reiseregningssystem Taxi Fleksibilitet Kontroll Statistikk Elektronisk faktura (Reisekonto) ERP-/Økonomisystem Bensin Annet 11 Eurocard presentation
Mange bedrifter mottar mengder av papirfakturaer Mottak, intern behandling og betaling av én enkelt faktura kan ta over 1 time. Hva koster det? 12 Eurocard presentation
Redusere fakturaadministrasjon med 90% Oppgave Hvem Tid, direktefaktura Faktura fra reisebyrå Fakturamottak 5 0 Attestering (skjer på reiseregningen) Overordnet 5 0 Registrering i økonomisystem Økonomi 10 0 Kontroll Økonomi 10 0 Retting, purring, avsetning Økonomi 10 0 Føring i regnskap Økonomi 10 3 Avstemme faktura mot reiseregning Økonomi 16 3 Tidsbruk (minutter) 66 6 Tidsbruk (timer) 1,08 0,10 Reisebudsjett, fly: 15 000 000,- Internpris/time: 600,- Snittpris flybillett: 1 500,- Ant fakturaer: 7 000 Kostnad direkte faktura: 4 550 000 kr Besparelse med kortløsning 4 095 000 kr 13 Eurocard presentation
Redusere fakturaadministrasjon med 90% Papir 1010001 0010011 0011001 Elektronisk Oppgaver Direkte faktura VIA Reisekonto Reisekonto Eurocard (Privat ansvar) Faktura fra reisebyrå 5 1 1 0 Attestering (på reiseregningen) 5 0 0 0 Registrering i økonomisystem 10 13 0 0 Kontroll 10 7 5 0 Retting, purring, avsetning 10 3 3 0 Klargjøring for utbetaling 0 2 2 0 Føring i regnskap 10 7 0 3 Kontrollere faktura mot reiseregning 16 7 1 3 Total tidsbruk, minutter 66 40 12 6 Total tidsbruk, timer 1,08 0,65 0,22 0,10 Kostnad 4 550 000 2 730 000 910 000 455 000 14 Eurocard presentation
Føring av reiseregninger trenger ikke være slitsomt, tidkrevende, frustrerende og irriterende. Det skal være enkelt og greit, slik at vi kan bruke tiden vår på andre ting! 15 Eurocard presentation
Behandling av reiseregninger, eksempel på tidsbruk v manuell prosess Kunde Totalt reisebudsjett: 15 millioner, 4 000 reiseregninger/år, intern kost 600 kr/t Oppgave Hvem Tid (min) Andel Utfylling av reiseregning Ansatt 17 22% Total indirekte kostnad pr. år Attestering Leder 9 11% Registrere i økonomisystem Økonomi 16 20% 3 120 000 kr Kontroll av reiseregning Økonomi 13 17% Feilretting, purring, avsetning Økonomi 11 14% Klargjøring for utbetaling Økonomi 6 8% Føring i regnskap Økonomi 6 8% Tidsbruk (minutter) 78.0 100% Tidsbruk (timer) 1.30 16 Eurocard presentation
60% besparelser på reiseregningsprosessen Totale årlige indirekte kostnader i dag 3 120 000 kr Besparelse med elektronisk reiseregning Ytterligere besparelse ved filintegrasjon fra Eurocard Total besparelse: Reiseregningssystem og integrasjon av kjøpsinfo 40% 20% 60% Total besparelse 1 248 000 kr 624 000 kr 1 872 000 kr Besparelse pr reiseregning 312 kr 156 kr 468 kr 17 Eurocard presentation
Unngå to reiseregninger Uten Book Now Pay Later Booke Reiseregning, fly Betale faktura fly Reise Reiseregning, andre kostnader Betale faktura andre kostn. Med Book Now Pay Later Booke Reise Reiseregning alle kostnader Betale faktura med fly og andre kostn Å redusere antall reiseregninger er en effektiv måte å kutte reiserelaterte administrasjonskostnader på. En Europeisk undersøkelse fra 2008 viser at reiseadministrative prosesser står for opp til 17,5% av det totale reisebudsjettet*. * A.T. Kearney European Indirect Spend Management Study 2008 18 Eurocard presentation
5% besparelse på flyreiser - eksempel Bestill 20% av reisene tidlig, spar minimum 30% på hver reise Kostnad før: 1 000 reiser for 1.000 kr. 1 000 000 Kostnad etter: 800 reiser for 1000 kr. + 200 reiser for 700 kr. 940 000 + Book Now- Pay Later gebyr: 14 000 Total 954 000 (~5 % direkte besparelse) 19 Eurocard presentation
Implementering av løsning nøkkelen til suksess For å oppnå målene trenger man optimal bruk av løsningene i hele organisasjonen Høy andel kortholdere Integrering av løsninger Kunnskap om hvordan man skal bruke løsningene 20 Eurocard presentation
Dette kjennetegner de beste innenfor reiseadministrasjon Best in Class Eierskap fra toppen Synlig og tydelig reisepolicy 99% bruk av riktig kort Løsninger for gjenbruk av data Kommunikasjon og forankring Aktive brukere av statistikker 21 Eurocard presentation
22 Eurocard presentation Tusen takk