Microsoft Outlook 3. oktober 2007
Innholdsfortegnesle 1. ÅPNE OUTLOOK...3 2. LESE E-POST...4 3. SENDE E-POST...5 4. SENDE ET VEDLEGG:...8 5. SVARE PÅ E-POST...10 6. VIDERESENDE E-POST...10 7. SENDE E-POST TIL MOTTAKERE UTENFOR NORDRE LAND KOMMUNE... 12 8. KONTAKTER...12 9. LEGG TIL NY AVTALE...14 10. ÅPNE ANDRES KALENDER...16 11. FLYTTE OG SLETTE AVTALER, REGELMESSIGE AVTALER....17 12. FRAVÆRSASSISTENT...19 13. HVORDAN LAGE EN SIGNATUR?...20 14.HVORDAN FINNE E-POST ADRESSEN?...22 15. FÅ MELDING OM NÅR E-POSTEN ER LEST...25 16. FÅ MELDING NÅR E-POSTEN ER LEVERT...26
Sende ny E-post Ulest e-post Her er 2 e-poster ulest Lest e-post Fig. 1 1. ÅPNE OUTLOOK Aller først må du starte Microsoft Outlook og det gjøres ved å dobbeltklikke på ikonet på skrivebordet.
Da kommer du til hovedbildet som ser slik ut: fig. 2 2. LESE E-POST For å lese e-post klikker du på Innboks (se fig. 3). Innboksen er delt i to vinduer. Det øverste der du ser avsender, emne og når den er mottatt. De som er uthevet er uleste, de andre er leste. I det nederste vinduet ser du innholdet i den e-posten du har valgt å lese.
fig. 3 3. SENDE E-POST Når du skal sende e-post klikker du på knappen Ny (se fig. 4) fig. 4
Du kommer hit: fig. 5 En e-post trenger en adresse å sende til. Den legger du inn i Til -feltet. For å unngå å taste feil adresse er det viktig at du bruker adresseoppslag når du skal sende e- post internt i Nordre Land kommune. Måten å gjøre dette på er å klikke på knappen Til (se fig. 6). fig. 6
Det som skjer nå er at du kommer hit: fig. 7 Skriver inn de to-tre første bokstavene i fornavnet til den du skal sende til slik: fig. 8 Marker den du skal sende til og klikk på knappen slik at vedkommende havner under meldingsmottakere (se fig. 8. (Samme prosedyre bruker du på de du evt. skal sende kopi og blindkopi til.) Skal du sende til ei gruppe skriver du inn de to-tre første bokstavene i gruppenavnet. Når du har lagt til alle du skal sende til, klikker du og du er tilbake hit:
fig. 9 Fyll ut feltene Emne (tittel på e-posten) og selve innholdet. Og send e-posten ved og trykke på Send 4. SENDE ET VEDLEGG: Filvedlegg er noe du legger til, ved siden av e-posten. Det kan for eksempel være et bilde eller et tekstdokument. Før du skal sende et vedlegg er viktig å vite hvor vedlegge er lagret. Har du filvedlegg du vil sende, klikker du på bindersen, leter fram fila du skal sende og velger Sett inn. Nå vil du se filvedlegget i e-posten din.
fig.10 Her er det lagt inn et vedlegg. fig. 11 Når e-posten er skrevet ferdig klikker du på.
5. SVARE PÅ E-POST For å kunne svare på en e-post skal du markere e-posten som skal besvares (se fig. 12). fig. 12 og klikke eller. Da ser du at Til -feltene og emnefeltet er ferdig utfylt. Og du kan følge oppskriften fra kapittel 2 videre. Svar: Betyr at du svarer den personen du har fått e-post fra. Svar til alle: Når du velger svar til alle, får alle som har fått kopi av e-posten. Vis du hadde bare trykt svar, så hadde e-posten blitt sendt til bare avsender. 6. VIDERESENDE E-POST For å kunne videresende en e-post skal du markere e-posten som skal videresendes (se fig. 13)
fig. 13 fig.14 og klikke. Da ser du at emnefeltet er ferdig utfylt. Fyll inn mottakere du ønsker, send e-posten ved og klikke på Send. Når du vidresender får du VS: foran emnetittel.
7. SENDE E-POST TIL MOTTAKERE UTENFOR NORDRE LAND KOMMUNE Når du skal sende e-post til noen som ikke ligger i NLK s adressebok, må e- postadressen skrives inn manuelt i Til -feltet. Da er det viktig at adressen skrives 100% riktig for at e-posten skal komme fram. Et eksempel på en adresse: Hans.hansen@online.no fig.15 8. KONTAKTER Kontakter er personsoner du har lagt i kontaktlisten din. Her skriver du opp tlf, adresse, navn o.l Når du da skal sende e-post slipper du og skrive hele adressen, men kan finne igjen personen i kontaktlista di. Har du kontakter utenfor NLK som du ofte sender e-post til er det å anbefale å ta i bruk Kontakter i Outlook (se fig. 16).
fig. 16 Klikk for å legge til ny kontakt og kontaktskjemaet ser slik ut: