Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: 15.09.2011, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 9:30 Møtested: Rygge kommune - rådhuset, møterom Lille formannskapssalen Fra til saksnr.: 11/17-11/23 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell O. Melby Magne Berggren Jan Ivar Akerholdt Berit Asker Asbjørn Froholt x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra ØKR: Svein Larsen, Renate Borgmo og Einar Gundersen Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen... Kjell O. Melby Magne Berggren Jan Ivar Akerholdt ------------------------ Berit Asker Asbjørn Froholt Hovedutskrift er sendt til Medlemmene/varamedl Ordfører/rådmann Revisjonen Moss Avis/NRK - Østfold Kontrollutvalget Rygges møte 15.09.2011
Sakliste U.off. PS 11/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.06 2011 PS 11/18 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2011 PS 11/19 Prosjektplan: Styringssystemer og internkontroll PS 11/20 Overordnet revisjonsstrategi for Rygge kommune for 2011 PS 11/21 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2012 PS 11/22 PS 11/23 Referater og meldinger Eventuelt
PS 11/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.06 2011 1. Protokoll fra møtet 16.06 2011, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 16.06 2011, godkjennes PS 11/18 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2011 1. Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2011, tas til etterretning 1. Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2011, tas til etterretning PS 11/19 Prosjektplan: Styringssystemer og internkontroll Prosjektplan Styringssystemer og internkontroll, godkjennes Prosjektplan Styringssystemer og internkontroll, godkjennes
PS 11/20 Overordnet revisjonsstrategi for Rygge kommune for 2011 1. Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi for 2011, til etterretning 1. Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi for 2011, til etterretning PS 11/21 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2012 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 på kr. 1 403 100.-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 på kr. 1 403 100.-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. PS 11/22 Referater og meldinger 1. Vedlagte referater og meldinger, tas til orientering 1. Vedlagte referater og meldinger, tas til orientering
PS 11/23 Eventuelt Kontrollutvalget diskuterte brev fra Forum for Kontroll og Tilsyn som er sendt til alle landets ordførere og rådmenn, Valg av kontrollutvalg for perioden 2011-2015. Kontrollutvalget ønsket å presisere deler av innholdet i dette brevet i et vedtak. 1. I brev fra Forum for Kontroll og Tilsyn Valg av kontrollutvalg for perioden 2011-2015, som er sendt til alle landets ordførere og rådmenn, anbefales det: Velg kontrollutvalget som første utvalg etter formannskapet/fylkesutvalget, fortrinnsvis på konstituerende møte. Husk at minst et av medlemmene i kontrollutvalget skal velges blant kommunestyremedlemmene. Unngå å velge ansatte i egen kommune inn i kontrollutvalget, også som varamedlem. Dette gjelder også ansatte i deltidsstillinger. Prøv å velge andre enn kontrollutvalgets medlemmer inn i revisjonsstyret. Vær forsiktig med å velge ledere ellers styremedlemmer i selskap der kommunen har eierandeler, inn i kontrollutvalget. Vær i forkant av mulige lovkrav, og stats på kontrollutvalg med minst 5 medlemmer. Kontrollutvalget i Rygge slutter seg disse anbefalingene, og anmoder Rygge kommune om også å ta anbefalingene til etterretning. 2. I tillegg til disse anbefalingene vil kontrollutvalget oppfordre kommunen til å vurdere den personlige varamannsordingen til kontrollutvalget. Det kan være en fordel å ha felles varaliste til kontrollutvalget. Det er viktig å understreke medlemmene ikke skal drive partipolitikk i utvalget. Dette prinsippet bør overskygge det faktum at en felles varaliste kan endre den politiske sammensetting i utvalget ved forfall.