MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 3/2011 Møtested: Styrerommet, 2. etg. Mørkvedgården Dato: 12.05.2011 Tidspunkt: 08:30 10.30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Berit Skorstad LEDER Rektoratet Frode Kjærland MEDL HHB Grete Lysfjord MEDL FBA Axel Viefers MEDL SoB Linn Scherffenberg MEDL SoB Terje Cruickshank MEDL SoB Erik Gaukerud OBSERV IT Arne Martin Svartnes OBSERV Drift Forfall: Navn Funksjon Representerer Pål Gunnar Willumsen MEDL SoB Ann-Gøril Hugaas MEDL PHS Terje Halvorsen MEDL FSV Bente Larsen MEDL SSIB Anna Cecilie Jentoft MEDL SoB Morten Bergheim MEDL SoB Andre: Navn Funksjon: Representerer Solveig Breivik Vara Ann-Gøril Hugaas/PHS Bente Rød Larsen Vara Terje Halvorsen/FSV Hilde Åsheim Vara Bente Larsen/SoB Jan Atle Toska Direktør SF-avd Monica Brobakk Saksbehandler SF-avd Thorbjørn Aakre Saksbehandler PU-avd Synne Pettersen Saksbehandler SF-avd Innkallingen ble godkjent Sakslisten ble godkjent Synne Pettersen, sekretær
Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 18/11 Godkjenning av protokoll 2/11 VS 19/11 Møteplan for Læringsmiljøutvalget høsten 2011 VS 20/11 VS 21/11 VS 22/11 VS 23/11 VS 24/11 VS 25/11 Forslag til etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland Bruk av sosiale medier ved Universitetet i Nordland Status studentassistentordninga ved Universitetet i Nordland Nye internettsider for læringsmiljø ved UiN Rapport fra Internasjonalt kontor vedrørende beredskap Japan mars 2011 Orientering fra Nasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø VS 26/11 Referat Studenttinget 4/2010-2. mars 2011 VS 27/11 Avvikmeldinger 2010 - Status etter purring VS 28/11 Avviksmeldinger per mai 2011 VS 18/11 Godkjenning av protokoll 2/11 Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 2/11 den 10.03.11. Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 2/11 den 10.03.11. VS 19/11 Møteplan for Læringsmiljøutvalget høsten 2011 Læringsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2011: Torsdag 15. september (før styremøte 12. oktober) Torsdag 27. oktober (før styremøte 16. november) Torsdag 24. november (før styremøte 14. desember) Læringsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2011: Torsdag 15. september (før styremøte 12. oktober) Torsdag 27. oktober (før styremøte 16. november) Torsdag 24. november (før styremøte 14. desember)
VS 20/11 Forslag til etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer før saken legges fram for styret Saksbehandler og prorektor orienterte. Retningslinjene inngår som del av kommende etiske retningslinjer for UiN. Vi har klare regler for forskning og statsforvaltning, men har manglet for undervisning og veiledning. Retningslinjene er ikke knyttet til sanksjoner, men er ment veiledende og bevisstgjørende. Til punkt 2.1 om respekt Studentrepresentant kommenterte at det kan være nyttig å påpeke forventninger til studenten i undervisningssammenheng: komme presis, ikke bråke, respekt for foreleser og medstudenter. Til punkt 2.3 om doble relasjoner: Diskusjon rundt forhold mellom lærer og student på Facebook. Utvalget mener det er vanskelig å lage regler men greit og nyttig å tydeliggjøre problematikken, slik at hver og en kan ta mer bevisst valg i forhold til hvordan man kommuniserer mellom ansatte og studenter. Til punkt 4.1. om faglig redelighet: Utfordrende med produksjon av datamaterialer, for eksempel i forbindelse med labøvelser hvem eier dataene? Det ble foreslått å bruke begrepene foreleser og veileder gjennomgående i teksten. Det ble også foreslått endringer i enkelte avsnitt, merket med kursiv: 2.1. Respekt:. Angrep på medstudenter som kan oppfattes som trakassering eller angrep på studentens verdighet skal ikke tolereres og bør derfor varsles. Under kommentarer i samme avsnitt:.. Varsling av slik adferd kan gjøres overfor studenttillitsvalgte og/eller nærmeste fagansvarlig, eller videre til rådgivningstjenesten. Når man ikke fram, kan dekan varsles. Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer før saken legges fram for styret VS 21/11 Bruk av sosiale medier ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med anbefalinger i forhold til bruk av sosiale medier, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer for Universitetet i Nordland før saken legges fram for styret.
Saksbehandler og prorektor orienterte. Råd for bruk av sosiale medier skal inn i de generelle etiske retningslinjene for Universitetet i Nordland. Det er tenkt at alle relevante retningsliner for studentene skal samle på en egen side på den nye nettsida vår. Etter innspill fra IT ønsker utvalget å endre i vedtakslyden fra sosiale medier til digitale medier for også å omfavne bruk av e-post. Forslag om å kalle disse tipsene til kommunikasjon i digitale medier for nettvett. I samhandling ansikt-til-ansikt mellom mennesker suppleres innholdet i det vi sier med kroppsspråk, og man korrigerer adferd og tale etter omgivelsenes direkte reaksjon. Dette fungerer ikke på samme måte i digitale medier, så det er viktig å poengtere for folk at de må være kritiske til hva de skriver i digitale medier. Budskap forsterkes i skrift viktig å være bevisst dette. PHS har sett seg nødt til å poengtere nettvett overfor studenter etter saker med spredning av bilder og informasjon fra praksis blant annet på Facebook. Studentene korrigerer imidlertid også hverandre i digitale medier. Utvalget er samstemte i at det er viktig å ha skriftliggjorte regler for praksis ved UiN. Dette må være en kontrakt mellom UiN og den enkelte student. Vi har et lovverk å forholde oss til, og det er viktig at studentene er bevisste dette og på andre sosiale og etiske aspekter av å kommunisere i digitale medier. I følge studentrepresentant tror mange praksissteder at studenten har skrevet under for eksempel taushetserklæring gjennom UiN, noe som ikke alltid stemmer. Innspill fra studentrepresentant om at kulepunktene i saksfremlegget samles og at informasjonen i teksten til læringsmiljøutvalget fjernes ved utarbeidelse av endelige nettvettråd. Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med anbefalinger i forhold til bruk av digitale medier, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer for Universitetet i Nordland før saken legges fram for styret. VS 22/11 Status studentassistentordninga ved Universitetet i Nordland Læringsmiljøutvalget ser viktigheten av å beholde studentassistentordninga, og ber studie- og forskningsadministrasjonen om å jobbe videre med saken, jf saksfremlegget og innspill som framkommet i møtet. Saksbehandler gjorde rede for saken og det fremlagte forslag til tiltak for å få flere studenter til å ta del i studentassistentordninga. Studentassistentordninga er tatt inn i handlingsplan for LMU og at tilbudet er et lavterskeltilbud for absolutt alle som har behov. Utfordringen er å få studentene til å bruke ordninga.
Prorektor kommenterte at å lage et prosjekt for en masterstudent kan være nyttig på flere områder: bygge opp kompetanse, kartlegge behov og mulig bruk av pengene, gjennomføre selv utviklingen av ordninga og for masterstudenten å ha et tema for masteroppgaven sin. SF-direktør orienterte om at det i studie- og forskningsavdelingenes budsjett ikke kommer til å settes av midler til å øke stillingen. Dette pga andre pressområder mht personalressurser. Pengene vi har fått tildelt i 2011 er fristilt til SSIB for å bruke på andre tiltak, for eksempel psykologordningen. Det er likevel mye midler fra 2009 og 2010 å bruke opp. Det ble fremmet spørsmål om hvordan ordningen er markedsført. Studentrådgiver svarte på dette: gjennom flyer i velkomstpakken til nye studenter, på plakater på campus og gjennom informasjon på møter. Det ble påpekt at studenter nok ikke ønsker å søke om studentassistent, da dette sees på stigmatiserende og noe de ikke vil identifisere seg. Viktig å ikke gjøre dette til en ordning med fokus på problemer og stigmatiserende, samt å gå ut bredt mht markedsføring og målgruppe. Læringsmiljøutvalget ser viktigheten av å beholde studentassistentordninga, og ber studie- og forskningsadministrasjonen om å jobbe videre med saken, jf saksfremlegget og innspill som framkommet i møtet. VS 23/11 Nye internettsider for læringsmiljø ved UiN Læringsmiljøutvalget vedtar å lage nye internettsider for læringsmiljø ved UiN som en del av at det i 2011 skal publiseres nye nettsider for Universitetet i Nordland, og i tråd med tiltak i Handlingsplan for Læringsmiljøutvalget 2009 2013. Studie- og forskningsdirektør bes om å følge opp arbeidet videre etter innspill til innhold som framkommet i møte. Saksbehandler orienterte om at tydeliggjøring av nettsidene for LMU og læringsmiljø er vedtatt som et tiltak i Handlingsplan for LMU 2009 2013. Videre ble det gått gjennom forslag til innhold som framkommet i saksfremlegget. Studentrepresentant ønsket tiltaket velkomment og kommenterte viktigheten av å være synlig på nettsidene da den gjengse student ikke vet at utvalget eksisterer. Representant fra HHB kommenterte at det er viktig at sidene blir oversiktelige og lett å lete seg fram til, samt at det ikke blir lagt ut for mye informasjon. Studentrepresentant foreslo å legge ut FAQ (spørsmål og svar), samt å ha med bilder på kontaktpersoner. Læringsmiljøutvalget vedtar å lage nye internettsider for læringsmiljø ved UiN som en del av at det i 2011 skal publiseres nye nettsider for Universitetet i Nordland, og i tråd med tiltak i Handlingsplan for Læringsmiljøutvalget 2009 2013. Studie- og forskningsdirektør bes om å følge opp arbeidet videre etter innspill til innhold som framkommet i møte.
VS 24/11 Rapport fra Internasjonalt kontor vedrørende beredskap Japan mars 2011 Læringsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. Saksbehandler orienterte. Første møte i arbeidsgruppa for kriseberedskapsplan holdes i slutten av mai. Behovet for planen ble aktualisert ved tsunamien som traff Japan i april, med konsekvenser for våre utvekslingsstudenter både i og fra Japan. Internasjonalt kontor tok kontakt med alle studentene etter at katastrofen hadde inntruffet. Da UD anmodet nordmenn om å reise hjem, fulgte rektor opp med å be våre norske studenter komme hjem. Etter hjemkomst ble det debriefing med studentene og jobbing for å finne løsninger ift faglige forsinkelser pga avbrutte studier i Japan. For de japanske studentene fulgte ISU/SoB opp disse. UiN/SoB donerte også penger til Røde Kors sin innsats i Japan etter tsunamien. Internasjonalt kontor fant det utfordrende å forholde seg til media, som til dels var veldig aggressive i forhold til å få kontaktinformasjon til studenter og foresatte. Problematisk at studenter i en krisesituasjon skal måtte forholde seg til pågående media. Dette er spilt inn til MIA. Diskusjon rundt temaet anmode kontra kreve at studenter vender hjem. Hvis det blir opp til den enkelte student å bestemme dette kan det bli vanskelig å veie risikoen ved å bli opp mot konsekvensene av avbrutte studier. Det er også uklart hvilket økonomisk ansvar UiN har om vi krever at studentene returnerer. Uansett er studentene i en sårbar situasjon og vi må tydeliggjøre at de skal forholde seg til beredskapsplan og anmodninger fra oss. Det er flere hensyn å ta, også til pårørende. Læringsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. VS 25/11 Orientering fra Nasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Studentrepresentant Linn Scherffenberg, som deltok på konferansen, orienterte. Veldig lærerikt og godt organisert konferanse. Lagt opp i parallelle sesjoner og de tre representantene fra UiN prøvde å spre seg på flere sesjoner. Varierende grad av praktisk og teoretisk innhold, og et inspirerende avslutningsforedrag. Eller fint hotell, god mat og en fin by å besøke. Anbefalte at LMU fortsetter å sende studenter til konferansen også i framtida. I samtale med IT-ansatte fra andre institusjoner, kom det fram at disse fant konferansen svært nyttig for deres arbeid. De fikk selv et eierskapsforhold til sakene og ble ikke bare fortalt hva de skal gjøre av andre som har vært på konferansen. Også Drift og ansatte for elektronisk innlevering av eksamen kunne finne et slikt seminar nyttig.
Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 26/11 Referat Studenttinget 4/2010-2. mars 2011 Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Som det framgår av referatet fra Studenttinget refererer studentrepresentantene fra saker som er behandlet i Læringsmiljøutvalget. Studentrepresentantene ser ikke behovet for å legge fram LMU-protokollen i sin helhet for Studenttinget, men heller å orientere om saker muntlig fra protokollene og hva som er diskutert i møtene i LMU. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 27/11 Avvikmeldinger 2010 - Status etter purring Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Saksbehandler orienterte. PUA har purret på 6 avviksmeldinger fra 2010 som ikke var fulgt opp. Fikk umiddelbart svar på 4 av dem, mens 2 fremdeles står ubesvart. Prorektor kommenterte overfor representant fra aktuell enhet at disse må besvares, slik at alle avviksmeldinger for 2010 skal være besvarte. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering VS 28/11 Avviksmeldinger per mai 2011 Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Saksbehehandler orienterte om sakenes status. Drift har etter saksfremlegget ble skrevet besvart 7 meldinger. Det står nå på nettsida at forhold rundt vedlikehold bør meldes til Drift direkte på e-post og ikke gjennom avvikssystemet, for å få raskere behandling av saken. Ellers ble følgende forhold/meldinger kommenterte: IT kom med orientering i forhold til de mange henvendelsene rundt IT: PCer og nettverk som er nede vil skje fra tid til annen viktig å melde tilbake direkte til IT. Orakeltjenesten skal overtas av de ansatte, styrkes med én stilling og det er omorganisering på gang.
Trådløsnettet skal det jobbes med i sommer, det skal bygges parallellnett med dagens nett, og man bruker mye penger på å øke hastighet og kapasitet. Det jobbes med utvikling av eduroam: en løsning for å kunne bruke sin UiN-konto ved flere andre utdanningsinstitusjoner. Representant fra HHB påpekte erfaringer på fakultetet om at en henvendelse direkte til Drift ikke alltid fører til en effektiv løsning. Drift pekte på ressurskapasitet i egen enhet. Drift får innmeldt store mengder saker, og må daglig gjøre vurderinger og prioritere hva som er viktigst av de innmeldte forholdene. Oppbygging av UiN har hatt veldig fokus på det faglige, ikke teknisk-administrative forhold. IT opplever mye av det samme. Det blir flere studenter og ansatte, og it-systemene blir flere og mer komplekse, uten at ressursene er styrket. Sak 20/11: SF-direktør mener dekan ved PHS løfter en viktig problemstilling utfordringer i kommunikasjonen mellom fellesadministrasjonen og fakultetene. Studentrepresentant påpeker at kommunikasjon også er temaet i sak 23/11, da mellom studenter og ansatte. Sak 34/11: er det et problem at unger skater og leker på uteområdene våre? Utvalget mener at både barn, unge og voksne bør få bruke området rundt universitetet som en del av sitt nærmiljø, men er det selvsagt ikke ok om det utføres hærverk. Campus bør være et område med liv og røre. Drift orienterte om at det er planer om å bygge en skateramp ved Mørkved Handelssenter, samt å lage samarbeidsforum for samhandling i nærmiljøet. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering