Operativ mediehåndbok for politiet

Operativ mediehåndbok for politiet 1

Denne mediehåndboken er utgitt av Politidirektoratet. Kapittelet som omhandler uttalelser i straffesaker er skrevet av Riksadvokaten. 6. mai 2010 2

Politiet, påtalemyndigheten og media For politiet og påtalemyndigheten er kommunikasjon en grunnleggende forutsetning i arbeidet for å sikre trygghet, lov og orden. Informasjon skal brukes aktivt og målrettet for å forebygge og bekjempe kriminalitet. Politiet er avhengig av et godt omdømme og befolkningens tillit for å kunne løse sine oppgaver. Omdømme og tillit skapes gjennom det daglige arbeidet og ved å sørge for åpen kommunikasjon gjennom media. Media er en viktig kanal for å nå frem til innbyggerne. Journalister har en viktig samfunnsoppgave både som informasjonsformidler og kritiker. Politiet og påtalemyndigheten forstår at journalistene har behov for informasjon. Derfor bør vi gi media den informasjonen vi kan, når vi kan. Kommunikasjonen fra politiet skal være preget av at vi åpent og aktivt deler kunnskap. Politiet skal være tydelig i sitt budskap. Kommunikasjonen skal være preget av ansvar, saklighet og etterrettelighet, men den trenger ikke å være fullstendig. Ansvaret for kommunikasjon følger fag og linje. Medieinstrukser og sentrale føringer beskriver ansvar og prinsipper mer detaljert. Denne håndboken er laget for å gi alle i politiet og påtalemyndigheten en praktisk veileder i mediehåndtering. 3

Politiet i mediehverdagen Politiet må i sitt kommunikasjonsarbeid være bevisst medias hverdag. Nettmedier, fjernsyn og radio sørger for en rask nyhetsstrøm 24 timer i døgnet, sju dager i uken. Media konkurrerer om å være først ute med en nyhet, og alle vil ha sine spesielle vinklinger på en sak. Husk: / Dersom politiet bruker lang tid på å svare, går media til andre kilder. Blir mediebildet preget av uriktig eller mangelfull informasjon, kan det gi befolkningen et feilaktig bilde av situasjonen. Det kan også skape ubegrunnet frykt. / Politiet skal ikke styre media, men politiet skal heller ikke være redd for å veilede media. Politiet skal stille spørsmål og advare media om at identifisering, opplysninger om pårørende og offentliggjøring kan skade etterforskningen eller politiets arbeid ellers. Politiet må så tidlig som mulig forsøke å gi etterrettelig og korrekt informasjon. God og rask informasjon til media kan også være avgjørende for politiets videre etterforskning. Husk at publikum i større grad enn tidligere er kilder for media via SMS, MMS, Twitter og andre sosiale 4

/ Politiet skal kvalitetssikre informasjonen før den sendes ut, men vi kan ikke vente til vi vet «alt». Vi sier derfor det vi kan si så langt - korrekt, men ikke fullstendig. Folks observasjoner og opp levelser ved et åsted er ofte det som publiseres først etter en hendelse. medier. Folks observasjoner og opplevelser på et åsted er ofte det som publiseres først etter en hendelse, og det kan være med på å prege den videre mediedekningen. Dette er til hjelp for politiet, samtidig som det stiller nye krav. 5

Politiets kommunikasjon Kommunikasjon fra politiet kan systematiseres rundt begrepene hode, hjerte og hender. Dette gjelder i alle situasjoner der det utføres politiarbeid, og når politiet kommuniserer med media. Med «hode» menes at politiet skal presentere fakta og bakgrunn. Med «hjerte» menes at politiet skal vise empati og forståelse. Med «hender» menes at politiet skal fortelle hva som konkret blir gjort i den aktuelle saken. Det er grunnleggende for all kommunikasjon mellom representanter fra politiet og media at disse tre elementene kommer frem, og at media blir møtt med service og vennlighet. / Hode = Et klart hode som analyserer og formidler fakta / Hjerte = Et varmt hjerte som formidler forståelse og medfølelse / Hender = Målrettet innsats og aktiv tilnærming 6

Media i hverdagen 7

Medias behov Media har sin egen dagsorden og gjør sine egne prioriteringer. Media velger selv sine vinklinger og spørsmål. Medias grunnleggende opp gave er å sørge for en fri og uavhengig nyhetsformidling. Media stiller som oftest korte og konkrete spørsmål og vil ha raske svar, spesielt ved hendelser. Journalister arbeider ofte etter fem nyhetskriterier som kan oppsummeres slik: / Konflikt / Vesentlighet / Identifikasjon/personifisering / Sensasjon / Aktualitet Eksempel på nyhetssak hvor nyhetskriteriene er fulgt: En brann brøt ut i nitiden i dag tidlig i lokalene til Byggefirmaet A/S i Oslo sentrum. Brannen var eksplosjonsartet og kraftig. Rundt 200 mennesker ble evakuert fra bygningen som huser mange bedrifter, deriblant flere 8

Journalister vil ha svar på følgende spørsmål: / Hva? / Når? / Hvor? / Hvordan? / Hvem? / Hvorfor? / Hva nå? legekontorer. Brannen skal ha startet på et kontor i 2. etasje. Politiet kjenner ikke årsaken til brannen, men brann tekniske etterforskere er nå inne i bygningen. 9

Journalister vil også fortelle om / Følelser / Ofre for hendelser / Helter i en historie / Skurker i en historie / Konsekvenser av en hendelse / Eventuelle kritikkverdige forhold / Eventuelle feilvurderinger som ble gjort underveis / Det spektakulære det som er annerledes 10 Disse områdene omhandler mer enn fakta ettersom de skaper innlevelse og noe man kan identifisere seg med. Politiet må regne med å få spørsmål knyttet til disse områdene.

Mediekontakt 11

Når media tar kontakt Slik går du frem når journalisten ber om et intervju: / Avklar om det er du som skal uttale deg, og vis til andre dersom du ikke er rette person. / Sørg for at du setter av nok tid til å forberede deg. / Ta kontakt med infoenhet eller kommunikasjonsrådgiver for koordinering/rådgivning / Sørg for at budskapet er klart og svar så raskt og effektivt som mulig. Undersøk om det finnes budskapsplattformer om temaet. / Sørg for å få frem det politiet mener er viktig, selv om du ikke blir spurt om det. / Forsøk å forutse spørsmålene slik at du kan svare best mulig. / Sorter budskap og talepunkter og gå gjerne kort gjennom dem med en kollega før du skal intervjues. / Be om å få første spørsmål før intervjuet starter / Bestem deg for hva du vil si og sørg for å få sagt det. Operasjonssentralen er et viktig kontaktpunkt for media, og medie håndtering er en integrert del av operasjonssentralens arbeid. Rask og profesjonell mediehåndtering fra operasjonssentralen er avgjørende for å at politiet skal nå ut med informasjon i mediene. 12

Når du tar kontakt med media / Vær forberedt. Bestem deg for hva du vil si og sørg for å få sagt det. Bruk gjerne eksempler for å underbygge hovedbudskapet. / Ta kontakt med infoenhet eller kommunikasjonsrådgiver for koordinering/rådgivning / Finnes det en budskapsplattform, bruk denne. Det betyr at mye av forarbeidet og vurderingene er gjort. Du sparer tid samtidig som du får tilgang til en bredere og tydeligere vurdering / Når du ringer journalisten, presenterer du saken og spør om dette er noe journalisten kan tenke seg å lage en sak på. / Sørg for at det finnes gode bilder som kan illustrere saken. Bestem deg for hva du vil si, og sørg for å få sagt det. 13

Når du blir intervjuet / Fortell det viktigste først. / Bruk et enkelt språk uten faguttrykk. / Bruk eksempler og konkrete fakta. / Ikke la deg vippe av pinnen av kritiske spørsmål. Behold roen og svar saklig. / Vær tydelig. Media har flere kilder. Dine uttalelser blir satt inn i en sammenheng. / Ikke spekuler! Vær varsom med årsaker, konsekvenser og følger for de involverte i en tidlig fase, spesielt ved hendelser. / Bruk heller ikke sarkasme, ironi og vitser. / Dersom du mener journalisten har feilaktige opplysninger, korriger dem. / Be om å få svare en gang til dersom du opplever at du ikke fikk sagt det du ville si i fjernsyns- og radiointervjuer. 14

/ «Off the Record» finnes ikke! Ta for gitt at alt du sier til en journalist, kan havne i avisen, på nettet, radioen eller fjernsynet. / Skal du avbildes, skal antrekket være korrekt. / Når du blir intervjuet/opptrer i media, representerer du hele politiet og ikke bare ditt avsnitt, din seksjon eller lignende. Innbyggerne og media oppfatter politiet som én etat. For publikum spiller det ingen rolle hvor i politiet du jobber. / Dersom du blir stilt spørsmål som ligger utenfor ditt ansvarsområde, er det viktig at du viser videre til rette instans. Unngå å avvise spørsmål eller å svare at du ikke er ansvarlig eller kjenner svaret. Dette bidrar til at det blir skapt et bilde av politiet som en lite samordnet etat. / Journalister stiller ofte samme spørsmål flere ganger og med forskjellige vinklinger. Det er lov å si at man har svart på spørsmålet og gjerne vil komme videre i intervjuet. Gjenta uansett budskapet og svar det samme på spørsmålet hele tiden. 15

Når du ikke kan svare på alle spørsmålene du får / Si det som vi foreløpig kan gå ut med. / Sørg for å få frem det som politiet mener er viktig. / Opplys om hvor og når mer informasjon vil bli gitt. / Begrunn alltid hvorfor du ikke kan si mer enn det du gjør. Virkemidler som du kan bruke i stedet for å si «ingen kommentar»: Vis til tidsaspektet / Jeg kan ikke gjøre rede for ansvarsforholdene i denne saken nå. Vi gjør alt vi kan for å kartlegge fakta i saken samt vår egen rolle. Informasjon vil derfor bli gitt så snart vi har noe å formidle. Du trenger mer tid / Dette må vi komme tilbake til. / Vi skal gi vår kommentar til dette, men nå jobber vi med kartlegging 16

Uryddighet i spørsmål / Det vil være uryddig å mene noe om skyld og ansvar så tidlig som nå. Rette instans vil komme tilbake til dette etter at det er gjennomført nærmere undersøkelser. Nå er det viktig for oss å håndtere de menneskene det gjelder, på best mulig måte Henvisning til andre kilder / Det kan vi ikke kommentere. Det er ikke politiet som har ansvaret for eller er best skikket til å informere om dette. Begrunnet avvisning / Foreløpig er dette en personalsak. Av hensyn til personer som er involvert, kan vi ikke kommentere dette offentlig. Erstatt det du ikke kan svare på med ditt eget budskap / Jeg har foreløpig ikke informasjon som gjør at jeg kan svare på spørsmål om det. Det jeg kan si, er at 17

Dine rettigheter Når du blir kontaktet av en journalist, enten på telefon eller ute, har journalisten også noen plikter overfor deg: / Journalisten skal fortelle hvilket medium ved kommende representerer, og hva som er formålet med å kontakte deg (intervju, bilde, spørsmål om hva politiet gjør osv). / Journalisten skal også gjengi dine uttalelser riktig. Du har krav på sitatsjekk og på å få rettet opp feilsitater. / Du har ikke krav på å trekke dine uttalelser eller endre innholdet i en artikkel. Media har sine egne, selvpålagte regler. Vær varsom - plakaten sier også noe om rettigheter til dem som blir intervjuet. Det er viktig å kjenne til innholdet i Vær varsom. Denne kan leses på: www.presseforbundet.no 18 Du har krav på sitatsjekk og på å få rettet opp feilsitater.

Kommunikasjon ved hendelser 19

Kommunikasjon ved hendelser Politiet håndterer daglig hendelser som er av interesse for publikum og media. Når hendelser inntreffer, har politiet ofte få sikre opplysninger om hva som er skjedd. Dersom vi ikke kan si noe om innholdet i en sak eller hendelse, så fortell heller hva vi gjør. Du kan eksempelvis si at politiet har satt inn ressurser, undersøker saken, gjør alt vi kan for å kartlegge fakta, og at vi kommer tilbake med mer informasjon så snart vi har mer oversikt. Dette dekker det umiddelbare nyhetsbehovet. Innsatsleder kan velge å utføre oppgaven selv eller utpeke en annen til å håndtere media. 20

På innsatsstedet Innsatsleder er ansvarlig for informasjon til media på innsatsstedet. Innsatsleder kan velge å utføre oppgaven selv eller å utpeke en annen til å håndtere media. / Avhold felles informasjonsmøte for alle mediefolk på innsatsstedet. / Prioriter deretter nettmedier, radio og fjernsyn som ofte skal sende direkte. / Legg til rette for fotografering og filming. Media er selv ansvarlig for hva de bringer videre. Det kan imidlertid være hensiktsmessig å opplyse journalistene om at enkelte bilder, også av kjøretøy, bygninger og liknende, kan føre til at pårørende gjenkjenner ofre i media før de har fått informasjon av politiet, og at det selvsagt ikke er ønskelig. / Informer media om neste tidspunkt for når de kan forvente å få informasjon. / Legg frem fakta om hendelsen og forklar hva politiet gjør og eventuelt hvorfor. / Gi bistand til pårørende som oppsøker skadestedet. Gjør oppmerksom på at media er til stede, men opplys om at politiet kan stå til tjeneste for å skjerme dem. Snakk med journalistene og be om at de pårørendes ønsker respekteres. Pårørende som ønsker å snakke med media, har full rett til det. 21

I kriser: Under store hendelser og kriser setter politiet stab. Det opprettes egne telefoner for å besvare spørsmål fra media. I stab er P5 ansvarlig for mediekommunikasjon, og alle uttalelser klareres med P5. Dersom du skal uttale deg, er følgende viktig: / Gi media de opplysningene du kan gi. Fokuser på at politiet gjør en innsats for å redde liv, helse, miljø, materiell og begrense skadevirkninger. / Ikke spekuler eller la deg lokke til å bekrefte opplysninger du ikke kan bekrefte. / Vær rolig og behersket. I situasjoner hvor folk er redde, må politiet utstråle trygghet. / Vis empati mange er berørt av krisen. 22

Mediekontakt i straffesaker 23

Uttalelser i straffesaker I straffesaker skal bare statsadvokaten eller politimesteren uttale seg til publikum, eller det skal skje etter deres fullmakt, jf. straffeprosessloven 61c nr. 9, påtaleinstruksen 3-3 nr. 8 og politiinstruksen 5-5 fjerde ledd. Retningslinjer for hvordan man skal uttale seg til media i straffesaker, er gitt i Riksadvokatens rundskriv nr. 1/1981*. Noen hovedpunkter i rundskrivet er: / Ingen må kreve eller motta godtgjørelse for å gi opplysninger til media. / Opplysninger til publikum må være strengt refererende og gis i en nøktern form uten vurderende kommentarer. / Navn og opplysninger som lett kan røpe identitet, må ikke gis med mindre - formålet med meddelelsen krever det - navnet allerede må antas å være velkjent i forbindelse med saken - identifisering er nødvendig for å unngå at mistanke kan rettes mot uskyldige 24 Vurder å gi informasjon til øvrige parter om hvilke opplysninger du gir til mediene.

/ Dersom det tas hensyn til personvernet og mulige uheldige virkninger for den videre etterforskingen og saksbehandlingen, kan det gis meldinger og opplysninger til publikum for å: - medvirke til saklig og nøktern omtale av behandlingen av straffesaker - korrigere uriktigheter eller usanne rykter mv. og skape nødvendig balanse i omtalen av en sak advare mot fare og lovbrudd - fremme alminnelig lovlydighet / Det må vises særlig varsomhet med opplysninger om og innholdet i anmeldelser før disse er vurdert og nærmere undersøkt og prøvet. / Meddelelse eller opplysninger om påtalevedtak (henleggelse, påtaleunnlatelse, forelegg eller tiltale) må så vidt mulig ikke gis før de impliserte har fått underretning om avgjørelsen. Det må vises varsomhet med for detaljerte opplysninger om foreløpige siktelser. (Påtaleinstruksen 22-7 gir regler om offentliggjøring av tiltaler. Regler om taushetsplikt er inntatt i straffeprosessloven 61a- 61e, jf. påtaleinstruksen kapittel 3 og politiinstruksen 5-5. * Reglene er under endring, jf. utkast til ny politiregisterlov. 25

Et utvalg nedsatt av Riksadvokaten og Den norske advokat forening, har utarbeidet ti veiledende normer for hvordan politiet, påtalemyndigheten og forsvarere uttaler seg til media på etterforsknings stadiet i straffesaker. Riksadvokaten har gitt sin tilslutning til normene. / 1. Vis respekt for medias sentrale rolle som informasjonsformidler. / 2. Husk at ingen er å anse som skyldig før endelig dom foreligger. / 3. Ta hensyn til at medieomtale kan være en betydelig tilleggsbelastning. / 4. Gi ikke uttalelser eller opplysninger anonymt. Be om å bli oppgitt som kilde. / 5. Gi saklig informasjon. / 6. Vurder å gi informasjon til øvrige parter om hvilke opplysninger du gir til media. (Jf. også påtaleinstruksen 7-6 annet ledd om informasjon til fornærmede og etterlatte). / 7. Utlever ikke straffesaksdokumenter uten samtykke fra politiet. / 8. Unngå forhåndsprosedyre. / 9. Tenk på at det du sier, kan svekke troverdigheten til deg selv og profesjonen din. / 10. Vis respekt for andre personers profesjonelle oppgaver i saken. 26

Notater 27

28

29

30

31

32

33

34

35

Politidirektoratet Mai 2010 Design: RMgrafika ISBN 978-82-92524-97-8 POD publikasjon 2010/06 36