EHANDEL. verktøy for offentlige innkjøp. Gjennom ehandel og mer effektive innkjøpsprosesser. vi oppnå bedre forvaltning av våre felles ressurser.

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET EHANDEL verktøy for offentlige innkjøp Gjennom ehandel og mer effektive innkjøpsprosesser kan vi oppnå bedre forvaltning av våre felles ressurser. HEIDI GRANDE RØYS Gevinstpotensialet ved forbedringer av måten innkjøp er organisert og gjennomføres på er betydelig. Bruk av elektronisk handel er et nødvendig virkemiddel for å kunne hente ut gevinstene. Hensikten med dette bilaget er å gi inspirasjon og grunnlag for å komme i gang både for virksomheter i offentlig sektor og deres leverandører. Nye Doffin, nye muligheter Side 6 Elektronisk konkurransegjennomføring Side 8 Ehandelssuksess for NTNU Side 15 E-faktura i Oslo kommune Side 19

2 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET Leder Det skjer ikke noe før du begynner Om 2005 ble gjennombruddsåret for Markedsplassen ehandel.no, tegner 2006 til å bli året da handelsvolumet tar av. Store aktørers bruk av ehandel.no vil sikre dette. Kommuner som Oslo, Bergen og Trondheim, regionale helseforetak og statlige virksomheter som NTNU og Avinor gjør sammen med de andre offentlige virksomhetene på ehandel.no årlig driftsinnkjøp på ca. 35 milliarder kroner, eller omkring 30 % av samlede driftsinnkjøp i norsk offentlig sektor. Nye offentlige virksomheter skal i tillegg på plass og antall leverandører vil øke fra dagens 350. Ehandelssekretariatets arbeidsoppgaver fra 2006 til 2009 består av mer enn å følge opp og videreutvikle ehandel.no. Med utgangspunkt i enorge 2009 og den underliggende strategi og tiltaksplanen for bruk av elektroniske forretningsprosesser og elektronisk handel i offentlig sektor skal vi legge til rette for at det etableres et helhetlig elektronisk tjenestetilbud for offentlige innkjøp i Norge. Videreutvikling av kunngjøringstjenesten Doffin med funksjonalitet for publisering av konkurransegrunnlag og enkel oppfølging av interesserte leverandører, er et første skritt i retning av fullelektronisk konkurransegjennomføring. Full støtte til elektronisk innsending og evaluering av anbud muliggjort av helelektroniske konkurransegrunnlag er 2009-målet. Konkurranser vil kunne resultere i kontraktstildelinger etter eauksjoner eller i inngåelse av rammeavtaler. Bestilling fra inngåtte avtaler kan, som i dag, gjennomføres på Markedsplassen ehandel.no. Bruk av elektroniske ordrehåndteringsløsninger gir kontroll der betalingskravene skapes, noe vi mener er en nøkkel til suksess for bruk av verktøy i en innkjøpsprosess. Tilrettelegging for elektronisk fakturahåndtering er det viktigste nye satsingsområdet, vi deltar allerede i internasjonalt standardiseringsarbeid på området, og i løpet av 2006 skal løsningsarkitektur og forretningsmodeller komme på plass. Fornyingsministeren er klar i sin tale: Ehandel er en viktig del av fornyingen i offentlig sektor, og det er ingen grunn til å vente med å sette i gang. Gevinstpotensialet ved forbedringer av måten innkjøp er organisert og gjennomføres på er betydelig. Bruk av elektronisk handel er et nødvendig virkemiddel for å hente gevinstene. Hensikten med dette bilaget er å gi inspirasjon og grunnlag for å komme i gang både for virksomheter i offentlig sektor og deres leverandører. André Hoddevik Ehandelssekretariatet Ehandelssekretariatet er Fornyings- og administrasjonsdepartementets operative enhet for økt bruk av elektroniske innkjøpsverktøy i offentlig sektor i Norge. Sekretariatet har tilhold i Departementenes servicesenter, og består av seks personer som arbeider med ehandel på heltid. Hovedformålet er å øke fokuset på effektivisering av anskaffelser og fremme bruk av elektronisk handel i offentlig sektor. Ehandelssekretariatet har det operative ansvaret for både Markedsplassen ehandel.no og Doffin (database for offentlige innkjøp). Scanpix Fra venstre: Rolf Erik Hasle, Peder Bentsen, André Hoddevik, Knut Øyvind Granli, Øystein Holmen, Laila Hegard. Ehandelssekretariatet er Fornyings- og administrasjonsdepartementets operative enhet i ehandelsspørsmål. Vår viktigste informasjonskanal er www.ehandel.no. Ta kontakt med oss på tlf: 22 24 96 66 eller via e-post: info@ehandel.no dersom du ønsker ytterligere informasjon. Guide er et temabilag fra Guide Media Redaktør: Morten Aasberg, morten@guide-media.no Fagredaktør: Gunnar Bråthen Ehandelssekretariatet: André Hoddevik, Rolf Erik Hasle Journalister: Lennart Hovland, Astrid Beate Madsen, Elizabeth S. Lingjærde, Elisabeth Mürer Konseptutvikling/salg: Inger Marie Pal, 22 46 13 89 / 90 96 98 98 Layout/ombrekking: Creuna Design as Trykk: Dagblad Trykk AS Distribusjon: Annonsebilag til Dagens Næringsliv, 23.01.06 Denne utgaven av GUIDE er utgitt av Guide Media i samarbeid med Ehandelssekretariatet Ehandelssekretariatet har ansvaret for oppfølgingen av departementets strategi og tiltaksplan for bruk av elektroniske forretningsprosesser og elektronisk handel i offentlig sektor. Dette gir arbeidsoppgaver innenfor alle de syv fokusområdene for planen, som er regelverk, økonomi, standardisering, IT-løsninger, informasjonsspredning og kompetansebygging, organisering og strategi, samt kunnskap og målinger. Det viktigste nye innsatsområdet i 2006 er tilrettelegging for elektronisk fakturabehandling i offentlig sektor. Doffin er også et nytt ansvarsområde for Ehandelssekretariatet fra 2006 som vil kreve mye oppmerksomhet. Markedsplassen ehandel.no skal videreutvikles og det er en prioritert målsetting å øke volum og antall brukere i forhold til fjordårets nivå. Målgruppen for arbeidet er både statlige og kommunale etater og virksomheter. Ehandelssekretariatet tilbyr offentlig sektor kostnadseffektiv tilgang til helhetlige ehandelstjenester og veiledning i hvordan elektroniske tjenester kan bli et effektivt verktøy for bedre, enklere og sikrere innkjøp. Det tilbys også veiledning i forhold til strategiutvikling, forprosjekter, implementering og gevinstrealisering. Ehandelssekretariatet ledes av André Hoddevik. Peder Bentsen har ansvaret for innholdet på www.ehandel.no og www.doffin.no, samt utviklingen av informasjons- og veiledningsmateriell om bruk av elektronisk handel. Rolf Erik Hasle er ansvarlig for rådgivningsog spredningsaktiviteter og oppfølgning av Ehandelssekretariatets satsning mot statlige og kommunale etater og virksomheter. Øystein Holmen er vår webmaster. Knut Øyvind Granli er ansvarlig for etablering av et tjenestetilbud for elektronisk fakturahåndtering. Laila Hegard er ansvarlig for brukerkontakt og oppfølging av operatørenes tjenestetilbud på Markedsplassen ehandel.no og på Doffin. Om du finner dette bilaget interessant vil vi oppfordre deg til å delta på vår årlige heldagskonferanse, som avholdes i Oslo 15. mai. Årets tema er «Strategier for bedre, enklere og sikrere innkjøp i offentlig sektor». Fullt program vil bli gjort tilgjengelig på www.ehandel.no, men du kan allerede nå forhåndspåmelde deg via info@ehandel.no. Statlige giganter satser på ehandel I tur og orden har flere statlige innkjøpsgiganter gjort sitt inntog på Markedsplassen ehandel.no som Avinor, Helse Vest RHF og Helse Sør RHF. Helse Vest Vedlikehold av elektroniske varekataloger kan være en tidstyv for virksomheter som har annet å gjøre enn å bruke tid og ressurser på innkjøp. For å slippe tidstyven vil Helse Vest handle på Markedsplassen ehandel.no. Helse Vest kjøpte varer og tjenester for 4,6 mrd. kroner i 2004. De har som målsetting å redusere samlet tid og ressursbruk til kjøp av varer og tjenester med 20 % innen 2006. Innen utløpet av 2006 skal 50 % av alle bestillinger gjøres elektronisk. Avinor Avinor, som omsetter for over 5 milliarder kroner årlig, sikter seg inn mot en ehandelomsetning på 500 600 millioner kroner, fordelt på 100 avtaler. Innen 1. april i år skal alle landets 46 lufthavner handle elektronisk. Avinor har to hovedmål for sin bruk av Markedsplassen ehandel.no: Å senke transaksjonskostnadene og skape mest mulig lojalitet mot rammeavtaler. Avinor, anskaffer årlig for 2,3 milliarder kroner, og registrerer 80 000 transaksjoner. 90 millioner kroner omsettes allerede elektronisk. Helse Sør Helse Sør, som er blant Norges 25 største virksomheter målt i omsetning, kjøper årlig varer for ca. 4 milliarder kroner. Helse Sørgruppen knyttet seg til Markedsplassen ehandel.no for å forenkle og effektivisere innkjøpsrutiner, og for å få bedre innkjøpsvilkår. Helse Sør eier 8 helseforetak med 24 somatiske sykehus og diverse andre institusjoner. Gruppens inntekter var i 2004 15,4 milliarder kroner. Innkjøpsnettverket i Helse Sør har i perioden 2004 2005 inngått nye regionale rammeavtaler hvor beregnet besparelse er nærmere 180 mill. kroner.

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET 3 Effektivisering av innkjøp ved bruk av elektroniske forretningsprosesser og ehandel er en viktig del av fornyingen i offentlig sektor, og det er ingen grunn til å vente med å sette i gang dette arbeidet. HEIDI GRANDE RØYS Vi skal ha minst like sterkt trykk på fornying av offentlig sektor som den forrige regjeringen. Ehandel er et viktig verktøy for å oppnå effektivisering, sier fornyingsminister Heidi Grande Røys. Ehandel et lederansvar I Soria Moria-erklæringen fokuserer Regjeringen på effektiv bruk av offentlige midler. Gjennom ehandel og mer effektive innkjøpsprosesser kan vi oppnå bedre forvaltning av våre felles ressurser. Det betyr flere hender på rett plass for eksempel innen barnehage, skole og eldreomsorg, sier Heidi Grande Røys. Konkrete tiltak I Fornyings- og administrasjonsdepartementet jobber vi videre med utgangspunkt i enorge det digitale spranget. Som en oppfølging av enorge-planen er det etablert en egen strategi- og tiltaksplan for bruk av elektroniske forretningsprosesser og elektronisk handel i offentlig sektor. Denne er et godt grunnlag for det videre arbeidet, og Ehandelssekretariatet har ansvaret for den operative oppfølgingen, sier fornyingsministeren. De har jobbet mye med konkrete tiltak som skal gjøre det enklere å ta elektroniske innkjøpsverktøy i bruk. Effektivisering, enkelhet og bedre kontroll Økt lojalitet til inngåtte avtaler, og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler, gir store prisgevinster. Gjennom elektroniske innkjøp og forretningsprosesser får vi enklere og sikrere innkjøpsprosesser, som vil lette hverdagen for de mange innkjøpsansvarlige i kommuner og statlige virksomheter. Det gir mindre administrasjon, redusert tidsbruk og bedre kvalitet i innkjøpsprosessen både for det offentlige og for leverandørene. Et annet viktig argument er at det gir færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet, sier hun. Stort potensiale Kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter står for innkjøp av varer og tjenester til sin daglige drift for om lag 120 milliarder kroner i året. På Markedsplassen ehandel. no nærmer innkjøpsvolumet seg én milliard årlig. Det viser at vekstpotensialet er stort, sier Grande Røys. Andelen av offentlige innkjøp som foretas gjennom elektroniske forretningsprosesser er foreløpig lave, men det er bare Skottland som har kommet lenger enn Norge i europeisk sammenheng. Til nå har kommunesektoren stått for flest transaksjoner. De største kommunene var tidlig ute med å ta i bruk verktøyet ehandel. no, og flere kan vise til gode resultater. I løpet av 2006 vil minst tre av de fem regionale helseforetakene bli operative på ehandel.no, og bidra til en stor volumøkning. Økt kompetanse er et lederansvar Norge ligger langt framme når det gjelder tilrettelegging for bruk av elektroniske forretningsprosesser ved offentlige innkjøp. Men det hjelper lite med gode verktøy hvis man ikke har kompetanse til å ta dem i bruk. I kommunesektoren er potensialet stort når det gjelder mer effektive innkjøpsrutiner og bruk av IKT for å støtte disse. Selv har jeg erfaring med at mange tjenesteledere er ansvarlige for innkjøp uten å ha fått opplæring i dette fagfeltet på forhånd. I en travel hverdag kan det gi fragmenterte beslutninger og lite samordning, sier Heidi Grande Røys. Innkjøp og bevisst ressursbruk i kommuner og statsforvaltning er først og fremst et lederansvar. Det er viktig at ledere går aktivt inn for ansvarsbevisst ehandel, og prioriterer kompetansetiltak for dem som er ansvarlige for innkjøpene. Felles nordisk standard for e-faktura I dette arbeidet har departementet et viktig samarbeid med Kommunenes Sentralforbund. Deres søsterplan, ekommune 2009 det digitale spranget, setter klare mål og har en rekke tiltak for økt tilgjengelighet, bedre tjenester og mer effektiv forvaltning ved bruk av IKT i kommuner og fylkeskommuner, sier statsråden. Elektronisk fakturahåndtering er et prioritert satsingsområde både i kommune og stat. Her er det behov for åpne standarder som kan benyttes både av offentlig sektor og næringslivet. Det er tatt initiativ til å finne en felles nordisk standard for e-faktura og igangsatt et arbeid der både myndigheter og næringsliv er representert. Som regjeringsansvarlig for å koordinere nordisk samarbeid er jeg fornøyd med en slik tilnærming, sier hun. Ingen grunn til å vente Fornyings- og administrasjonsdepartementet vurderer om det skal innføres krav om at alle offentlige virksomheter skal motta og behandle innkommende fakturaer elektronisk i løpet av 2008. I tillegg vurderes det om alle offentlige virksomheter som er fakturautstedere også skal kunne tilby næringsliv og innbyggere å motta disse elektronisk. Vi skal sørge for gode verktøy, men offentlige virksomheter må selv gjøre noe med hvordan innkjøpsvirksomheten er organisert. Her må ledelsen ta utfordringene på alvor. Effektivisering av innkjøp ved bruk av elektroniske forretningsprosesser og ehandel er en viktig del av fornyingen i offentlig sektor, og det er ingen grunn til å vente med å sette i gang dette arbeidet, sier fornyingsminister Heidi Grande Røys. Det er to hoveddokumenter som er styrende for utviklingen av elektronisk handel i offentlig sektor frem mot 2009: enorge 2009 det digitale spranget Hovedmål I løpet av 2007 skal alle offentlige virksomheter ha målsettinger, strategi og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. I løpet av 2009 skal 25 prosent av volumet fra offentlige driftsinnkjøp være helt eller delvis skaffet tilveie gjennom konkurranser basert på elektroniske prosesser for samhandling med næringslivet. Prioriterte tiltak Det skal etableres en strategi og tiltaksplan for bruk av elektroniske forretningsprosesser og elektronisk handel i offentlig sektor. ekommune 2009 det digitale spranget Hovedmål I løpet av 2008 skal et flertall av kommunene og alle fylkeskommunene ha innført elektroniske innkjøp og elektronisk handel og ha tatt i bruk tilgjengelige verktøy som Markedsplassen ehandel.no og KS Registeret GAR. I løpet av 2007 skal et flertall av kommunene og alle fylkeskommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturahåndtering. Prioriterte tiltak KS vil utvikle veiledningsmateriell og bidra til informasjons- og erfaringsutveksling mht. innføring av elektronisk fakturering og elektroniske innkjøp.

4 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET Helse Øst satser på ehandel En virksomhet får ikke god nok oversikt over og styring med sin ressursbruk før det er kontroll og effektiv kommunikasjon helt nede på produktnivå. For å lykkes i det, trengs ehandel, konstaterer avdelingsdirektør Anders Skumsnes i Helse Øst RHF. Han legger vekt på betydningen av at informasjonen må være lik, oppdatert og tilgjengelig for alle aktørene til enhver tid. Dette er også fordelaktig for leverandørene. Helse Øst RHF omfatter sju helseforetak, og om lag hver tredje krone av den årlige driftsrammen på 25 milliarder kroner utgjør kjøp av varer og tjenester. Nær 300 000 ordre går hvert år ut til leverandørmarkedet, og det er en lang, lang rekke av de 31 000 ansatte i den desentraliserte organisasjonen som har et praktisk innkjøpsansvar. Det er etablert et innkjøpsprogram, INNHØST, for å gjennomføre foretakets treårige strategiplan for innkjøp og forsyning. Lederen for gjennomføringen, avdelingsdirektør Anders Skumsnes, forteller at ehandel er en del av dette programmet. Han berømmer i den forbindelse innsatsen som «parhestene» Ullevål universitetssykehus HF og Sykehuset Asker og Bærum HF har gjort gjennom sin pilotvirksomhet med ehandel. Ved sin handlevirksomhet på Markedsplassen ehandel.no omsetter de nå for nær en million kroner ukentlig og det er økende. Katalogene som er lagt inn der, omfatter omkring 25 000 artikler. Virkemiddel For oss er ehandel ikke først og fremst et spørsmål om valg av teknologi, men et virkemiddel for å fremme effektivisering, samordning og standardisering, understreker han. Vårt hovedformål er å drive pasientbehandling, og vi blir av omverdenen, brukere, politikere og media målt på om behandlingen er god og om vi forvalter ressursene tillitvekkende. I lys av dette har Helse Øst tatt mål av seg til å rydde opp i eget hus ved å strømlinjeforme og samordne innkjøpene. Et sentralt punkt er kommunikasjonen mellom alle dem som kjøper inn og foretakets mange leverandører. Informasjonen må være lik, oppdatert og tilgjengelig for alle aktørene til enhver tid, poengterer han. Elektroniske kataloger imøtekommer dette behovet. Her kan leverandørene løpende oppdatere inngåtte avtaler, og brukerne som primært skal behandle pasienter, kan enkelt finne ut hva de trenger. Samtidig kan katalogene organiseres slik at behovene som sykehusenes ansatte har, dekkes. Oversikt og styring Den kommunikasjonen som elektroniske varekataloger gir, gjør at foretaket dels kan opprettholde sin desentrale innkjøpsorganisering, dels kan ha kontinuerlig oversikt over hvem som kjøper hva hos hvem med andre ord ha en langt bedre kunnskap om ressursbruken. For leverandørene innebærer det fordeler med økt avtalelojalitet, noe som også gir foretaket forhandlingsstyrke når nye avtaler skal inngås. Vi må ned på produktnivå dersom vi skal få den nødvendige oversikten over hvor vi bruker penger, og til hva vi disponerer ressursene, fremholder avdelingsdirektør Skumsnes. Ehandel gir oss denne muligheten. Løpende oppdatert informasjon om produkterne, som for eksempel produktdatablad, er viktig for å sikre en riktig anvendelse av produktene. Dette er med på å sikre optimal kvalitet på vår behandling av pasienter, legger han til. I sum kan vi si at tre stikkord dekker hva elektronisk kommunikasjon gir foretaket: Styring, oversikt og kommunikasjon. Det er et vesentlig grunnlag for effektiv og riktig ressursbruk. Forsyningsstruktur Helse Øst er også i gang med å planlegge en felles forsyningsstruktur. Et pilotprosjekt er etablert, og det tas sikte på å gjennomføre den nye strukturen i 2007. Skumsnes opplyser at forsyningsstrukturen omfatter så vel beredskapsbehovet som den løpende forsyning av bl.a. medisinske forbruksvarer. Også her er det nødvendig å ha en felles kunnskapsbase som til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig. Igjen er ehandel nøkkelen, presiserer han, og peker på behovet for standardisering ved bruk av ulike klassifiseringssystemer. Hva med elektronisk fakturering? Egentlig er det ikke behov for fakturaene, konstaterer Skumsnes. Bruk av elektroniske verkstøy gir oss organisasjons- og økonomistyring, det vil bl.a. si en effektiv formidling av fullmakter. Samtidig sikrer det en oversikt over om det er mer penger igjen til kjøp, det gir en effektiv håndtering av bilag, ordre, ordrebekreftelse, anvisning, kontroll av mottatt vare og etterbruk. Ved å legge til grunn avtalen om kommersiell samhandling, kan jeg egentlig ikke se behovet for også å utstede fakturaer. Et slikt kvalitetssikret ehandelsbasert system bør være godt nok grunnlag til at leverandørene direkte kan få sine penger når leveranser er i hht avtale. Imponerende presentasjoner med Presentations Data Presentations Data er totalleverandør av multimediautstyr, enten det skal brukes til produkt- og bedriftspresentasjoner, store arrangementer eller moderne hjem. Multimediautstyret kan være det svake ledd for mange brukere i en prekær situasjon. Vi er svært opptatt av at kunden skal lykkes, og det strekker vi oss langt for å oppnå, sier daglig leder Karin Bøhmer. Presentations Data har lykkes med sin kvalitetsorienterte strategi. Store og profesjonelle kunder, som Konserthuset, DnBNOR ASA, Stortinget, Statsministerens kontor og H&M for å nevne noen få, men krevende brukere som behøver alt fra daglig lyd- og lysstyring til film- og videfremvisninger under spesielle arrangementer. Les mer på www.pdata.no Presentations Data er en av leverandørene på ehandel.no og har offentlig sektor som en viktig kundegruppe. Det gir en fantastisk oppside for kunden at de er sikret en viss kvalitet, og at produktet eller tjenesten følger fastsatte standarder, sier Karin Bøhmer, daglig leder i Presentations Data om ehandelsystemet. Men hun understreker at presentasjonsutstyr ofte må skreddersys den enkelte kundes spesielle behov, og at elektroniske innkjøpsrutiner er vel og bra så lenge kunden er kjent med produktet og vet akkurat hva de behøver. Vi tilhører en teknologiavhengig bransje i rask utvikling. Våre faste kunder gjennom ti år lar oss vokse med sine utfordringer, forteller hun om samarbeidet med brukerne. Det holder ikke lenger med power point for de fleste. Lys, lyd, videokonferanser, avanserte projektorer med mer står på menyen til Presentations Data. Kort sagt leverer Presentations Data all teknologi som ønskes i fellesarealer. De ser store fordeler ved å være en totalleverandør. Vi leverer produkter og tjenester som er avgjørende i den forstand at det er mye som står på spill for mange når noe skal presenteres, enten det gjelder et kulturarrangement eller et møte. Brukeren er som regel siste ledd i en lang kjede av aktører. Det betyr alfa omega for oss at alle ledd lykkes. Først da har vi lykkes, poengterer Bøhmer som legger til at detaljstyring og omsorg for brukeren er nøkkelord for hvordan de møter de høye kravene til kvalitet. Det betyr i praksis at Presentations Data setter kommunikasjon med kunden og leveringsdyktighet så høyt at de aldri stenger butikken. Tenk deg hvor mye som står på spill når man skal holde en presentasjon for fullsatt sal. Du skal kunne stole på utstyret, som ikke bare skal fungere, men hjelpe deg til å nå et mål. Brukervennligheten skal dessuten være så høy at det ikke skal kreves spesiell teknisk kompetanse for å betjene det, uansett hvor avansert resultatet er, forklarer hun. Daglig leder Karin Bøhmer

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET 5 5 på gaten Vi stilte følgende spørsmål til fem nøkkelpersoner innenfor offentlige anskaffelser: 1. Hvilke forventninger har du til den videre utvikling i bruken av ehandel, det vil si til bruk av elektroniske verktøy gjennom hele anskaffelsesprosessen, ikke bare ved rammeavtaleavrop og kunngjøring av anskaffelser? 2. Hva forventer du av det kommende regelverket her hjemme når det gjelder åpning for økt bruk av elektroniske verktøy i offentlige anskaffelser? 3. Hva er den/de mest kritiske faktorene for å lykkes med å ta i bruk elektroniske verktøy på en mest mulig effektiv måte, gitt at det dreier seg om kommunikasjon internt hos oppdragsgiver/leverandør, mellom disse og på tvers av systemer, språk og systemer?... og fikk disse svarene: Spesialrådgiver Peter Tronslin, Statoil 1. En slik utvikling er allerede på gang, jfr. pilotprosjektet om støtte til konkurransegjennomføring på Markedsplassen ehandel.no, som tar sikte på en utvikling av elektroniske verktøy som kan understøtte etablering av kontrakter. Men også de rent transaksjonsrelaterte verktøy som finnes idag vil bli bedre og mer brukervennlige. Det innføres helhetlige O2i (Order to invoice)- verktøy som dekker alle transaksjoner fra innkjøpsordre/avrop til betaling. 2. Det er positivt at det presiseres i det nye regelverket at elektronisk og papirbasert kommunikasjon sidestilles. Uten forkleinelse for det nye regelverket tror jeg at det er andre krefter enn regelverket som mest vil bidra til videreutvikling av ehandel. 3. Slike faktorer har dels med personer å gjøre, dels med det tekniske. Mer standardisering, bedre systemintegrering og mer brukervennlige verktøy vil være viktig. Ellers må ledelsen være pådriver for at en skal lykkes, og det trengs gode kompetanseutviklingstiltak. Det er dessuten viktig å se på hvordan nye verktøy gir mulighet for å jobbe annerledes og «smartere». Leder av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), advokat Bjørg Ven 1. Jeg tror det kommer til å ta noen tid, men jeg er sikker på at elektronisk verktøy vil være et egnet middel gjennom hele an-skaffelsesprosessen, og at det kommer til å bli tatt i bruk i større utstrekning etter hvert. 2. Forslaget åpner for dynamiske innkjøpssystemer, som bare kan iverksettes elektronisk ( 6-4 og 14-4). Dette vil være en hensiktsmessig innkjøpsprosess for innkjøp av varer og tjenester som er alminnelig tilgjengelig på markedet. Det gis også en åpning for elektronisk auksjon i alle typer konkurranser, noe som gjør at man kan få inn et element av forhandling også i anskaffelser over terskelverdien hvor det ellers er begrenset adgang til konkurranse med forhandling. Dette må være av stor interesse for oppdragsgiverne. 3. Den mest kritiske faktor vil være brukervennligheten; at systemene er enkle å håndtere for alle som skal delta. Adm. dir. Olav Ulleren, Kommunenes Sentralforbund 1. KS støtter fullt ut politikernes ønske om å styrke ehandelen i offentlig sektor. Vi har forventninger om at de fleste anskaffelser i kommunesektoren etter hvert vil bli kanalisert over Markedsplassen ehandel.no, gitt at det underveis utvikles gode verktøy for økt automatisering i anskaffelsesprosessen. Dette vil føre til store besparelser for kommunene. Forskningsmiljøene vil dessuten kunne bidra til økt kunnskap. 2. Det er viktig at regelverket for offentlige anskaffelser ikke er til hinder for å utnytte tilgjengelig teknologi fullt ut. Dette har politikerne tatt konsekvensen av og har gjennomført flere tiltak for å lette overgangen til elektroniske prosesser. Når det nye regelverket trer i kraft, forventer vi at også annen relevant lovgivning er harmonisert med innkjøpsregelverket. 3. KS går inn for et vesentlig kunnskapsløft i innkjøpsfunksjonen i kommunene. Dette anser vi som nødvendig spesielt fordi økt ehandel kan medføre organisatoriske og tekniske endringer både på innkjøps- og leverandørsiden. Rent operativt så er nok økt standardisering det viktigste stikkordet. KS Registeret GAR (produktregister) er utgangspunkt for KS sine bidrag til standardiseringsarbeidet. Avdelingsdirektør Inger Aarvig, Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) 1. Jeg tror at det i løpet av noen få år vil være mer vanlig å gjennomføre kjøpene elektronisk enn på «gamle» måten. Hvis vi tenker oss fem år tilbake i tiden, var det få som trodde for alvor at vi ville ha kommet så langt som vi faktisk har i dag. Norge er absolutt et foregangsland på dette området. 2. Jeg forventer at regelverket ikke skal være til hinder for elektronisk handel, verken i privatmarkedet eller på det offentlige marked. 3. De største utfordringene vil være å synliggjøre lønnsomheten hos begge parter, da særlig hos de mindre leverandørbedriftene. I tillegg må de mindre bedriftene ha kompetanse slik at de kan være med å konkurrere og ikke taper kontrakter som følge av manglende kunnskap om hva som kreves av dem. Åpner slusene for elektroniske innkjøp Straks Norge har fått nye og reviderte innkjøpsregler for det offentlige er det bare å trå til med elektroniske metoder for å kjøpe inn. Elektroniske auksjoner og den ubeskrevne metoden dynamisk innkjøpsordning er blant de mer spennende virkemidlene som kommer. De første e-auksjonene i offentlig sektor har allerede sett dagens lys. Følgende innkjøpsmetoder er helt nye, eller kan omfatte nye, elektroniske virkemidler: Rammeavtaler. Her kan det gjøres elektroniske avrop, konkurransen kan gjenåpnes med f.eks bruk av elektronisk auksjon, og elektroniske katalogløsninger kan benyttes ved avrop. Elektroniske auksjoner. Skal man benytte slike, må det kunngjøres på forhånd. Forut for e-auksjoner må tilbyderne være kvalifisert og tilbudene evaluert. E-auksjoner kan benyttes ved alle Avdelingsdirektør Anders Skumsnes, Helse Øst 1. For oss er ehandel ikke først og fremst et spørsmål om valg av teknologi, men et virkemiddel for å fremme effektivisering, samordning og standardisering. En virksomhet får ikke god nok oversikt over og styring med sin ressursbruk før det er kontroll og effektiv kommunikasjon helt nede på produktnivå. For å lykkes med det, trengs ehandel. 2. Jeg regner med at det nye regelverket legger forholdene til rette for bruk av ehandelverktøy fullt ut. Ikke minst har det betydning for bruken av parallelle rammeavtaler, der vi har gode erfaringer med bruken av elektroniske virkemidler. 3. I Helse Østs arbeid med å etablere ehandel hadde vi til å begynne med en kommunikasjonsutfordring overfor leverandørene. Med god assistanse fra Ehandelsekretariatet og operatøren av Markedsplassen ehandel. no, IBX, lyktes vi etter hvert å få til en god og verdifull dialog med markedet. Den andre kritiske faktoren er å avsette tilstrekkelig med ressurser til å håndtere de utfordringene som gjerne dukker opp underveis i en prosess med systemintegrasjon. former for anbudskonkurranser, og er ikke begrenset til priskonkurranser alene. Sannsynligvis blir det laget «codes of conduct» knyttet til bruk av e-auksjoner. Dynamisk innkjøpsordning. Dette er en helt ny og uprøvd metode. Den innebærer en fullstendig elektronisk prosess for hyllevarekjøp, og tilbyderne må tilfredsstille oppgitte utvelgelseskriterium. Alle kjøp må kunngjøres, og etableringen av en dynamisk innkjøpsordning må også kunngjøres på forhånd.

6 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE UTGITT AV GUIDE MEDIA I SAMARBEID MED EHANDELSSEKRETARIATET Scanpix Peder Bentsen Hvorfor Doffin? Fra årsskiftet overtok Ehandelssekretariatet ansvaret for kunngjøringstjenesten Doffin. Tjenestetilbudet så første gang dagens lys i 1997, og det gjøres i dag opp mot 10.000 søk daglig etter offentlige innkjøpskunngjøringer gjennom løsningen. Ehandelssekretariatet er opptatt av å gjøre Doffin til en integrert del av et helhetlig elektronisk tjenestetilbud for offentlige innkjøp i Norge. Gjennom lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter er Doffin etablert som en obligatorisk kunngjøringstjeneste for offentlige innkjøp i Norge. Alle innkjøp over nasjonal terskelverdi, som for tiden er 500.000 kr, skal kunngjøres i Doffin. Hensikten med Doffin er å gjøre informasjon om innkjøpsbehovene i offentlig sektor lett tilgjengelig, for dermed å gjøre det enklere for næringslivet å se markedsmulighetene og å konkurrere om oppdragene. Det gjøres i dag opp mot 10.000 søk daglig etter offentlige innkjøpskunngjøringer gjennom løsningen. Ved at kunngjøringer av innkjøp over EU og WTO/GPA terskelverdi i tillegg blir publisert i EUs kunngjøringsdatabase TED etter mottak og eventuell oversettelse i Doffin, bidrar tjenestetilbudet også til å etterleve Norges internasjonale forpliktelser i forhold til offentlige innkjøp. Det er med andre ord et viktig tjenestetilbud Ehandelssekretariatet fra årsskiftet fikk ansvaret for. Prosjektleder for Doffin i Ehandelssekretariatet, Peder Bentsen, er opptatt av at Doffin skal bli en integrert del av et helhetlig elektronisk tjenestetilbud for offentlige innkjøp i Norge. Kunngjøring i Doffin er en viktig milepæl i offentlige anskaffelsesprosesser, og gir startskuddet for konkurransegjennomføringen med informasjonsutveksling mellom oppdragsgivere og potensielle leverandører. Med nytt anskaffelsesregelverk på plass kan slik konkurransegjennomføring gjøres helelektronisk. Da kan Doffin bli et verktøy for mer enn bare kunngjøring, sier Bentsen. Nye Doffin nye muligheter Foran: Nils Koren og Carolina Johansson. Bak: Izabela Behrouz og Tim Williams. Fra årsskiftet ble ansvaret for den daglige driften av Doffin overført til ny operatør. Den nye operatøren fikk en tøff start: Sentrale deler av innholdet i løsningen måtte kastes om kort tid før lanseringen, fordi det da først ble klart at det vil ta mer tid enn antatt å få et nytt norsk anskaffelsesregleverk på plass. Nye Doffin ble likevel lansert, og i tiden etterpå har man gjort alt hva som er mulig for å forbedre tilbudet. Og bedre skal det bli! Den nye operatøren av Doffin, Millstream, er en erfaren operatør av lignende tjenestetilbud. De åtte siste årene har de levert en tilsvarende tjeneste i Storbritannia på kommersiell basis, og siden 2003 har de hatt kontrakt med den irske regjeringen om drift av en kunngjøringstjeneste for hele Irland. Overtakelsen av Doffin bød likevel på uforutsette problemer for Millstream. Kort tid før deres versjon av Doffin skulle på lufta, ble det klart at det vil drøye med det reviderte norske anskaffelsesregelverket og dermed med de nye kravene til informasjonsinnhold i kunngjøringen som Millstream hadde basert sin løsning på. Millstream måtte i siste liten kaste om på det meste, men de overtok likevel etter planen. Av forståelige grunner fikk vi ikke testet løsningen godt nok før vi måtte på lufta med den nye versjonen. Det straffet seg selvsagt, og mange var dem som tok kontakt fordi ting ikke virket som det skulle, forteller Millstreams adm. dir, Tim Williams. Klare til å hjelpe I tiden etter lanseringsdatoen 19. desember har vi lagt vekt på å forbedre tilbudet skritt for skritt, fremholder han, og vi håper at brukerne nå finner et tilbud i samsvar med forventingene. Dersom noen har brukerproblemer, finnes det en egen stab av norske medarbeidere som sitter klare til å hjelpe. Vi forsøker å gi hjelp så raskt som mulig, sier Williams. Nyheter Hva skiller den nye Doffin-løsningen fra den tidligere? Vi har lagt inn selvinstruerende veiledninger for utfylling av skjemaene, som vi tror er til hjelp for nye brukere og for de som ikke kunngjør så ofte. En annen ting er at brukerne har muligheter for å publisere konkurransegrunnlag som vedlegg til sine kunngjøringer. Registreringssystemet i Doffin-løsningen gjør det mulig for en oppdragsgiver til enhver tid å ha oversikt over hvilke leverandører som har lastet ned konkurransegrunnlaget eller på annen måte vist interesse for konkurransen. Dermed kan oppdragsgiveren bedre følge opp tilbyderne og være sikker på å nå alle med svar på spørsmål, oppdateringer og annen tilleggsinformasjon. Videre utvikling Nytt anskaffelsesregelverk vil føre til endringer i Doffin. I tillegg arbeides det med å få etablert en forenklet kunngjøringsprosess (mini-doffin) som et frivillig tjenestetilbud. Hensikten er å legge til rette for best mulig informasjonsspredningen også om mindre offentlige oppdrag. Tjenestetilbudet skal være enkelt å bruke, og vi tror det kan være nyttig både for oppdragsgivere og potensielle leverandører, avslutter Williams. Hva er Doffin? Doffin er et nettbasert tjenestetilbud for kunngjøringer av anskaffelser i offentlig sektor og anskaffelser i forsyningssektoren (vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon). Det er en forskriftsfestet plikt for oppdragsgivere i offentlig sektor i Norge til å kunngjøre anskaffelser med en verdi over 500 000 kroner i Doffin. Dette kunngjøres I Doffin kunngjøres anbudskonkurranser, kontrakttildelinger og veiledende kunngjøringer. Veiledende kunngjøringer er forhåndsvarsling av kommende anbudskonkurranser, gjerne en eller flere mer omfattende anskaffelser. Ansvar og drift Doffin driftes av Millstream på vegne av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Ehandelssekretariatet er kontraktsforvalter og ansvarlig for oppfølging av Millstream. Sender til EU-basen Alle norske anskaffelser som også skal publiseres i EU, må sendes via Doffin. Etter kunngjøringen er oversatt til et offisielt EU-språk, videresendes alle kunngjøringer av anskaffelser med en verdi over EU/EØS-anbudsgrensene (terskelverdiene) videre for offentliggjøring i EUs lysingsblad (Official Journal) og EUs kunngjøringsdatabase TED (Tenders Electronic Daily). Registrering i Doffin For å dra nytte av Doffin-basen er det nødvendig for oppdragsgivere å registrere seg. Slik registrering er gratis. Også for virksomheter som er leverandører til det offentlige er det mulig å registrere seg gratis. Leverandører som registrerer seg kan melde sin interesse for spesifikke konkurranser og få tilsendt komplett kunngjøringstekst og konkurransegrunnlag dersom dette er publisert. Dette gir oppdragsgivere enkel mulighet for å nå alle interesserte leverandører med tilleggsinformasjon underveis i konkurransegjennomføringen. På www.doffin.no ligger det ute veiledninger og «Spørsmålog svar-liste» til hjelp for dem som skal registrere seg. Kontaktinformasjon Tjenestetilbudet er tilgjengelig fra www.doffin.no. Brukerstøtte nås på telefon 22 11 11 05 eller support@doffin.no. OI-nyheter (Offentlige innkjøpsnyheter) OI-nyheter er aktuelle redaksjonelle artikler om offentlige anskaffelser, og erstatter det tidligere Innkjøpsbilaget i Norsk lysingsblad. OI-nyheter nås på www.nyheter. doffin.no, der nye artikler publiseres daglig. Alle ukens nyheter sendes gratis ut til abonnentene hver fredag. Norsk lysingsblad Ansvaret for de øvrige kunngjøringene i Norsk lysingsblad ble fra årsskiftet overført til Norge.no. Har du spørsmål som angår Norsk lysingsblad, gå inn på nettstedet www.norsk.lysingsblad.no eller kontakt Norge.no på telefon 800 30 300 eller e-post lysingsbladet@norge.no.