INNHENTING AV TILBUD PÅ INNLEIE AV ANLEGGSMASKINER OG LASTEBILER FOR ÅR 2015 FOR SEL KOMMUNE. Sel Kommune v/ teknisk drift ønsker tilbud på innleie av følgende maskiner: Gravemaskiner, belte Gravemaskiner, hjul Hjullastere Veghøvel. Lastebiler m/tipp Diverse
Innhold 1 GENERELT... 3 1.1 Om Oppdragsgiver...3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.3.1 Alternative priser og oppdrag... 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1. Kvalifikasjonskrav... 4 2.2 Krav til dokumentasjon... 4 2.3 HMS og kvalitetssikring... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 3.1.1 Generelt om leveransen... 5 3.1.2 Gjennomførings og leveringstidspunkt... 5 3.1.3 Transport til og fra anlegget... 5 3.1.4 Kontrakt... 5 3.2 Tildelingskriterier... 5 3.2.1 Kontraktører/underleverandører... 6 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Anskaffelsesprosedyren...6 4.2 Forenklet kunngjøring... 6 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 6 4.4 Tilbudsfrist... 7 4.5 Vedståelsesfrist... 7 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 7 5 VEDLEGG... 7
Hver entreprenør står fritt til å gi tilbud på 1 eller flere av de aktuelle maskintypene. Etterfølgende bestemmelser skal legges til grunn for pristilbudet. Dersom tilbyder mener at andre forhold som her ikke er nevnt, vil ha innvirkning på prisfastsettingen, skal dette anføres på tilbudsskjema evt. eget følgeskriv. Evt. forbehold må vedlegges tilbudet for at disse skal ha gyldighet. 1 GENERELT 1.1 Om Oppdragsgiver Sel Kommune ligger i Oppland fylke. Kommunen har 5940 innbyggere pr. 2014. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Eventuelle henvendelser skal rettes til kommunens kontaktperson som er: Navn Bjørn Aabakken Virksomhetsleder E postadresse bjorn.aabakken@sel.kommune.no Telefon 977 38 314 Eventuelle spørsmål skal fortrinnsvis rettes til kontaktpersonen per e post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson før arbeidet er satt i gang. Under arbeid velger virksomhetsleder ut Sel kommunes kontaktperson/representant som da blir leddet mellom entreprenør og byggherre. 1.3 Anskaffelsen gjelder Sel Kommune vil for sesongen 2015 ha behov for innleie av maskiner, utstyr, grus/pukk og mannskap til varierte drifts og vedlikeholdsoppgaver innenfor tjenesteområdet veg, vann og avløp. Arbeidsoppgavene vil variere i størrelse og omfang. Omfanget av arbeidene kan variere fra de små på inntil 2 timer, til noe større arbeider på inntil 100 timer for en enkelt maskin. Arbeidene kan også gjelde en eller flere maskiner sammen, hvor totalsummen ikke overskrider terskelgrensen på 100.000. NOK eks. mva. Dette er iht. regelverket «lov om offentlig anskaffelse» 1.3.1 Alternative priser og oppdrag Prisene som blir gitt på de forskjellige maskinene, blir sett på som særegne priser. Hvert oppdrag blir vurdert hver for seg. Eksempelvis står kommunen fritt til å velge den leverandøren som har lavest pris på en liten gravemaskin til et oppdrag som kan utføres med denne typen maskin. Tilsvarende står kommunen fritt til å velge den leverandøren som har lavest pris på en stor gravemaskin, for oppdrag som må utføres med stor maskin. Entreprenørene behøver ikke levere tilbud på alt, men bare på de maskinene de har i sin maskinpark.
For større prosjekt i kommunal regi som overskrider terskelverdiene for offentlig anskaffelser, vil Sel kommune utlyse egne anbudskonkurranser. Sel kommune forbeholder seg retten til å forespørre neste tilbyder på listen i den grad billigste tilbyder ikke har tid/kapasitet i et gitt tidsrom. Sel Kommune forbeholder seg også retten til å velge andre aktører dersom entreprenøren ikke kan dokumentere at de har den relevante erfaringen og kompetansen som det stilles som krav på de enkelte oppdrag. 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE 2.1. Kvalifikasjonskrav Det skal dokumenteres at maskiner som tilbys til enhver tid tilfredsstiller alle krav til sertifiseringer og på samme måten er skikket til å skåne det ytre miljø. Alt personell til operatørene av maskinene og utstyret skal ha nødvendige sertifikater og godkjenninger. Sel Kommune vil også her legge til rette for at et fagbrev stiller høyere enn et maskinførerbevis i tillegg til at vi ser på erfaringen til nøkkelpersonene som skal være operatør av maskinene. For at en entreprenør skal få noe som helst arbeid på kommunens VA nett må bedriften dokumentere at de har gyldig ADK 1 sertifikat i bedriften, da dette er satt som et absolutt minstekrav. Entreprenørene skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte og momsinnbetaling og vi vil også sette de som har tariff avtalefestet lønn fremfor de som ikke har dette i vår evaluering. 2.2 Krav til dokumentasjon Tilbudet skal inneholde: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt utstedt av kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak som dokumenteres med firmaattest. I tillegg skal entreprenøren dokumentere at de har forsikring som dekker sine ansatte ved ulykker og forsikring som dekker skader på «annen manns eiendom» 2.3 HMS og kvalitetssikring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS egenerklæring, Senest ved kontraktsinngåelse. Entreprenører som skal påta seg oppdrag må kunne dokumentere HMS plan for oppdraget før oppstart. Viktige momenter her er riggplan, risikovurdering, vernearbeid, sertifisering av maskiner og utstyr, samt kompetanse på bemanning. Sel kommune vil også ha dokumentasjon på at entreprenør har et kvalitetssikringssystem på arbeidene de utfører og et HMSsystem for å ivareta sine medarbeidere og miljøet.
3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Alle maskiner og utstyr som tilbys skal til enhver tid tilfredsstille krav til godkjenninger/sertifiseringer. Det vil også bli tatt hensyn til det ytre miljø, slik at maskiner og utstyr som ikke tilfredsstiller disse krav vil komme i betraktning ved kjøp av tjenester. Med ytre miljø menes lekkasjer og oljesøl fra maskiner og utstyr. 3.1.2 Gjennomførings og leveringstidspunkt Oppdragene skal utføres i løpet av 2015 og prisene som Sel Kommune får inn, vil være bindene gjennom hele kalenderåret 2015. Entreprenøren skal sette opp responstiden de kan klare å gi Sel kommune på de enkelte maskinene/mannskapene. Byggherre har satt et minimum på at responstid ved etterspørsel etter maskin ikke bør være mer enn 2 timer. Vist valgte hoved entreprenør ikke stiller opp innen disse 2 timene, forbeholder Sel kommune seg retten til å spørre entreprenør nr. 2. 3.1.3 Transport til og fra anlegget For veghøvel, lastebil og hjullaster gis det ingen særskilt godtgjørelse for transport til/fra anleggsstedet. For gravemaskin gis en fast godtgjørelse pr. oppdrag kr. 1000, NOK for transport inn. kr. 1000, NOK for transport ut. Dersom transport ut av ett oppdrag faller sammen med transport inn til et nytt oppdrag, godtgjøres transporten totalt med kr.1500, NOK. 3.1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli bygd opp etter oppstilling iht. NS 8406, Norsk bygg og anleggskontrakt fra januar 2006. Siden Sel Kommune velger den mest fordelaktige entreprenøren til hver enkel jobb så blir prisene, kvalifikasjonene, erfaringen osv. det som blir utslagsgivende/kontrakt i våre valg av entreprenør. Det blir derfor ikke skrevet noen kontrakt for «små jobber» 3.2 Tildelingskriterier Ved tildeling av arbeid har Sel Kommune bestemt at pris skal vektlegges 60 %, kvalifikasjoner 20 %, erfaring 10 % og gjennomføringsevne/oppmøtetid 10 %. I forbindelse med tildeling av oppdrag vil Sel kommune forbeholde seg retten til å forespørre neste tilbyder på listen i den grad valgte tilbyder ikke har tid/kapasitet i et gitt tidsrom. Se for øvrig pkt.1.3.1. Sel Kommune vil også føre loggbok på entreprenørene slik at de som ikke stiller opp på kvelder/helger/helligdager vil få trekk/anmerkning og at det som faktisk stiller opp blir belønnet med mer arbeid om de tilfredsstiller våre kravspesifikasjoner som er oppgitt tidligere i dokumentet. Dette
vil vi gjøre for å prøve å være mest mulig rettferdig ovenfor entreprenørene og at det ikke bare blir de samme som stiller på de ufordelaktige tidspunktene. 3.2.1 Kontraktører/underleverandører Et arbeid skal utføres av entreprenør og deres ansatte, eller ved bruk av godkjente underleverandører. Brukes det underleverandør skal disse også tilfredsstille kravene som Sel kommune har nevnt i punkt: 2.1, 2.2 og 2.3. Selv om det vil bli brukt underleverandører er det hovedentreprenør, valgt av Sel kommune som er ansvarlig for å påse at disse har det rette kvalifikasjonene for å utføre jobbene. Allerede inngåtte avtaler om underleverandører med enkeltmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft må være oppgitt og begrunnet i tilbudet og må godkjennes skriftlig av både hovedentreprenør og byggherre. Det forutsettes selvfølgelig at den innleide arbeidskraften er lovlig. 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Anskaffelsesprosedyren Denne tilbudsinnhentingen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men siden omfanget av mengde arbeid er ukjent vil Sel kommune stå fritt til å bestemme entreprenør iht. våre kriterier. For planlagt arbeid over 100 000, NOK vil arbeidet bli beskrevet og Sel kommune plikter å spørre om pris hos minimum 3 tilsvarende entreprenører. For planlagt arbeid over 500 000, NOK skal arbeidet legges ut offentlig slik at alle har mulighet for å regne på jobben. Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Entreprenører oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Det blir ikke noen åpen anbudskonkurranse. 4.2 Forenklet kunngjøring Kunngjøringen vil finne sted på Kommunens hjemmeside og i avisen GD. Entreprenørene henter/skriver ut dokumentene fra nettsiden www.sel.kommune.no 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud på innleie av maskiner/utstyr og mannskap for 2015 Sel Kommune Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person i bedriften hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet Exelark skal utfylles med priser og responstid
Tilbudet skal leveres til: Navn: Bjørn Aabakken Adresse: Sel Kommune Botten Hansens gate 9 Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 16.2.2015 kl. 12:00 Tilbudet skal være inne hos byggherre på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Entreprenørene er bundet av tilbudet til 14.3.2015 kl. 12:00 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem byggherre vil inngå bruke som førstevalg med en begrunnelse for valget. 5 VEDLEGG Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder Bedriftens KS system Firmaattest Kompetanseoversikt i bedriften CV til nøkkelpersoner Referanseprosjekter Evt. tariffavtale for bedriftens ansatte HMS egenerklæring Sentral eller lokalgodkjenning Relevante forsikringer Transportløyver Evt. CE deklarasjon på grus og fjellmasser