Felles IT-plan for Grane kommune og Hattfjelldal kommune 2004-2007

Felles IT-plan for Grane kommune og Hattfjelldal kommune 2004-2007 Vedtatt k.styret den 17.12.03, sak 116/03.

Innholdsfortegnelse: 1. Innledning Side 2 1.1 Bakgrunn og forutsetninger Side 2 1.2 Prosessen Side 2 1.3 Oppbygging av planen Side 3 2. Mål for bruk av informasjonsteknologi i Hattfjelldal kommune og Grane kommune Side 3 3. Nåsituasjon Hattfjelldal kommune Side 4 3.1 Oppsummering spørreskjema Side 4 3.2 Programvare og maskinvare beskrivelse av utfordringer Side 5 3.2.1 Programvare Side 5 3.2.2 Maskinvare Side 5 3.2.3 Bredbånd Side 5 3.2.4 Telefoni Side 5 3.2.5 E-handel Side 6 4. Nåsituasjon Grane kommune Side 7 4.1 Oppsummering beskrivelser Side 7 4.2 Spesielt for de forskjellige avdelingene Side 8 4.2.1 Helse- og sosialavdelingen Side 8 4.2.2 Oppvekst- og kulturavdelinga Side 9 4.2.3 Teknisk avdeling Side 10 4.2.4 Sentraladministrasjonen Side 10 4.3 E-handel Side 10 4.4 Sammendrag med anbefalinger Side 10 5. Tiltak i felles IT-plan Side 12 5.1 Prioriteringer tiltaksdel Side 31 Vedlegg 1 Beskrivelse av Hattfjelldal kommune Side 32 Vedlegg 2 Beskrivelse av Grane kommune Side 35 2

1. Innledning Edb-plan for Hattfjelldal kommune ble første gang vedtatt av kommunestyret i mars 1994 og har siden vært revidert 2 ganger. Edb-plan for Grane kommune ble første gang vedtatt av kommunestyret i mai 1994 men har siden ikke blitt revidert. Når det nå er laget en felles IT-plan for begge kommunene er det med utgangspunkt i det som står videre i dette kapittelet. 1.1 Bakgrunn og forutsetninger I møte den 05.06.03 mellom Hattfjelldal kommune og Grane kommune, hvor bla. rådmennene i begge kommunene deltok, ble det fatte en beslutning om at kommunene skulle lage en felles IT-plan som skulle være klar før 2004. Bakgrunnen for denne beslutningen var at Grane og Hattfjelldal kommuner allerede hadde innledet et samarbeid, som hadde gitt gevinster både økonomisk og faglig. Dette samarbeidet besto av følgende momenter: -Felles kjøp av nytt lønn/personal- og økonomisystem samt den nødvendige maskinvare for å sette programvaren i drift. -Valg av samme leverandør av bredbånd, bla. med tanke på at programvaren for økonomi og lønn/personal skal driftes i en av kommunene. -Fra 01.02.03 var det inngått en avtale om IT-samarbeid på et begrenset nivå. -Felles tilbudinnbydelse på elektronisk servicetorg. Målsettingen for å utarbeide en felles IT-plan er tredelt: Kommunene skal gjennom samarbeidet ha en økonomisk gevinst gjennom å anskaffe så rimelige, men dog funksjonelle, IT-løsninger som mulig. 3 Kommunene skal gjennom samarbeidet sørge for at vi har god kompetanse i organisasjonen og at vi kompetansemessig skal komme styrket ut i forhold til i dag. Kommunene skal gjennom samarbeidet heve sitt servicenivå, både innad i organisasjonen og til eksterne brukere. Arbeidet har vært organisert ved at hver kommune nedsatte en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppene har jobbet både internt i egen organisasjon samt hatt felles arbeidsgruppemøter. Arbeidsgruppene har jevnlig rapportert til sine respektive ledergrupper og de politiske styringsorganene i sine kommuner. 1.2 Prosessen Arbeidet med planen starte med at begge kommunene satte i gang en kartlegging situasjonen i kommunen. Denne kartleggingen var todelt: 1. Kartlegge utstyrsparken, programvare og nettverk i kommunen. 2. Kartlegge behovene for datamessige oppgraderinger og innvesteringer i organisasjonen. Etter at tilbakemeldingene fra organisasjonen var kommet inn gjennomgikk hver kommune sitt eget materiale og bearbeidet dette. Gjennom et felles arbeidsgruppemøte ble det gjennomført en gjennomgang av materialet med en sammenligning av behovene i begge kommunene. På bakgrunn av denne gjennomgangen ble det laget en liste over sammenfallende behov. Det ble så laget en liste over tiltak, ut fra de sammenfallende behovene, hvor punktene på denne listen ble gjenstand for en nærmere utredning etter en felles mal. Etter flere felles revideringer av utredningene ble de sendt ut til en høring, med kort frist, som tiltaksdelen av IT-planen. Høringsdokumentet ble sendt til

avdelingssjefene og fagforeningene til uttalelse. Etter høringen ble tiltaksdelen tatt opp til en siste revidering med prioriteringer. 1.3 Oppbygging av planen Kapittel 2 er en beskrivelse av Hattfjelldal og Grane kommuner sine felles mål for bruk av informasjonsteknologi(data). Kapittel 3 og 4 er en gjennomgang av situasjonen i hver av kommunene. Resultatene etter kartleggingen i hver kommune blir presentert i denne delen. Det vil også være en beskrivelse av tiltak som er spesielle for hver kommune og som må gjennomføres uavhengig av den felles tiltaksplanen. Kapittel 5 er en felles tiltaksdel. Her er hvert tiltak presentert etter en felles mal. Prioriteringen med stipulert kostnad av tiltakene står som en tabell til slutt i denne delen. Som vedlegg ligger en oversikt over maskinvare og programvare til hver kommune. 4

2. Mål for bruk av informasjonsteknologi i Hattfjelldal kommune og Grane kommune Hovedmål. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal ved hjelp av gode verktøy innen IT (informasjonsteknologi) skape gode arbeidsplasser og yte god service overfor kommunens innbyggere. Kommentar: De fleste arbeidsoppgaver som utføres av kommunalt ansatte løses helt eller delvis med IT som verktøy. Enten som direkte arbeidsredskap eller som støtte og oppfølgingsverktøy i forhold til rapportering og registrering. For at arbeidet skal skje mest mulig effektivt og rasjonelt betinger dette at utstyret er oppdatert og funksjonelt. Delmål. 1. Det skal legges til rette slik at kommunens innbyggere og eksterne myndigheter kan ytes service og tjenester ved hjelp av IT. Kommentar: Tilgang til kommunal informasjon og tjenester via internett vil i en kommune som Hattfjelldal og Grane, med relativt store avstander til kommunesenteret, gi en bedre service til kommunens innbyggere. Innbyggerne skal ved bruk av internett kunne benytte alle kommunenes søknadsskjemaer, samt ha tilgang til all offentlig kommunal informasjon. 2. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal ved hjelp av IT forbedre det interkommunale/ - regionale samarbeidet slik at ressurser i andre kommuner kan utnyttes for produsere kommunens tjenester mest mulig rasjonelt og effektivt. Kommentar: Kommunene i regionen har mye til felles m.h.t. hva som produseres av tjenester. Med stadig krav om effektivisering og rasjonalisering er det viktig å utnytte kunnskap som finnes i nabokommuner og i regionen 3. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal legge til rette informasjonsteknologien slik at en får stabile arbeidsplasser og størst mulig kontinuitet i tjenesteproduksjonen. Kommentar: Bruk av edb som verktøy inngår i de aller fleste av kommunens stillinger. For at ansatte skal kunne trives og arbeide rasjonelt og effektivt, må de oppleve arbeidsplassen som interessant og meningsfull. Dette betinger at en er i stand til å bruke edb-utstyret, at utstyret fungerer og at den interne servicefunksjonen fungerer. Dersom disse betingelsene ikke er til stede skaper dette dårlige arbeidsforhold og stor risiko for at ansatte skifter arbeidsplass. 5

3. NÅSITUASJON HATTFJELLDAL KOMMUNE. Nåsituasjonen i Hattfjelldal kommune er kartlagt gjennom spørreskjema utsendt til hver avdeling. På bakgrunn av de svarene en fikk inn er det foretatt en oppsummering som vist under. Avslutningsvis i beskrivelsen av nåsituasjonen gis en del kommentarer til de mest sentrale områdene. 3.1 OPPSUMMERING SPØRRESKJEMA Raskere/bedre pc basert "telefonkatalog" ønskes. Elektronisk utgave av NBI detaljblader ønskes, 1 brukerversjon. Avd.Hattfjelldal skole er knyttet til nettverket med fire arbeidsstasjoner. Lærerne er inndelt i tre team med hvert sitt arbeidsrom. Ungdomstrinn og mellomtrinn har hvert sitt datarom til elevene hvor maskinene er knyttet sammen i nettverk. Lærerne blir tilknyttet kommunens øvrige nettverk ultimo 2003. Sentraladministrasjonen: Det mangler en datamaskin på arkivrommet og frankeringsmaskinen må byttes ut innen februar 2004. Sentraladministrasjonen har ellers behov for: - Skanner og elektronisk arkiv for framtiden - Sentrale myndigheter og folk flest forventer at kommunen skal ha hjemmeside, med tilbud om interaktive løsninger hvor for eksempel søknader kan leveres elektronisk. Næringsavdelingen: Har problemer med saksbehandlerprogrammet Ajour og html. Rapporteringskrav fra landbruk er under vurdering, noe som ved et bortfall vil bety at Ajour ikke lenger er nødvendig å bruke. Infosys som vi har hatt til nå går ut og blir erstattet av LIB, landbruksforvaltningens informasjonsbase. Wespa (Websøknad og Saksbehandling for Produksjonstilskudd og tilskudd til Avløsning, ferie og fritid). Teknisk avdeling: Teknisk opplever dårlig maskinkapasitet på alle pc,er. DBE ønsker elektronisk rapportering av kvartalsrapporter. Ønske om nye pcer, med større kapasitet. Hans bør ha tilgang til ekstra bærbar pc ved oppmålingsoppdrag. Avd. Susendal skole har PC-er knyttet sammen til nettverk. To separate nett, for lærere/adm. og elever. Programvare er standard Office - pakken. Avd. Varntresk skole har nettverk for lærere og adm. Frittstående maskiner for elever. Avd. Hattfjelldal barnehage er knyttet opp mot det kommunale nettverket med en maskin. Frittstående pc-er på avdelingene. Standard programvare. Kulturavdelingen er knyttet opp mot det kommunale nettet. Bibliotek har egen spesial programvare som er oppdatert sommeren 2003. (MicroMarc). Kulturskolen har eget musikkprogram (Finale) Dette fungerer ikke fullgodt p.g.a. dårlig lydkort i maskin. Adm.program fungerer greit. Sosialavdelingen: - Har trege arbeidsstasjonen. - Manglende tilfredsstillende tilgang til programvare på riktige steder. - På grunn av manglende fagprogram er ikke dokumentbehandlingen (saksbehandlingen) tilfredsstillende. - Usikker oppbevaring av klientdata på frittstående pc er føles lite tilfredsstillende. Oppgradering av Windows ønskes. 6

3.2 PROGRAMVARE OG MASKINVARE - BESKRIVELSE AV UTFORDRINGER. 3.2.1 Programvare Saksbehandlerprogram - Winsak: Ephorma (leverandøren) har for vel et år siden startet salget av det nye systemet (Ephorte)som skal avløse WinSak. Ephorma har tidligere annonsert at Winsak dermed skal fases ut relativt raskt. Pr. dato er situasjonen for Winsak slik at programvaren er gitt en levetid frem mot 2007. Arbeidet med utskifting av denne programvaren bør derfor starte primo 2006. Programvare sosial/barnevern: Sosial og barnevern har pr. i dag ingen fagprogram og løser derfor saksbehandlingen på frittstående pc er med selvkomponerte skjema mv. Saksbehandling og kostrarapportering foregår ved manuell utfylling av skjema og antas å være tyngre enn nødvendig. Sikkerhetsmessig er ordningen ikke fullgod sett i fht. gitte sikkerhetskrav. Operativsystem: Kommunen kjører i dag Windows NT 4.0 og Windows 2000 som operativsystemer på våre nettverk. Lite tyder på at det blir noen forandringer på dette i nærmeste framtid. Linux er et operativsystem som er i vekst i dag. Dette skyldes i stor grad at systemet er gratis, men det takler pr. i dag ikke alle våre fagsystemer uten modifikasjoner. Linux er imidlertid et system som kan vurderes i framtiden. Kontorstøttesystem: Saksbehandlingssystemet kommunen kjører i dag vil, som nevnt over, bli utfaset av leverandørene i 2007. Pr. i dag benyttes Office 97 (word,excel) som kontorstøttesystem i både saksbehandling og økonomi. Office 97 må ved utskifting av Winsak og Libro økonomi vurderes og evt. erstattes av andre systemer som ivaretar disse funksjonene. Microsoft har fra 2002 forandret på lisensreglene slik at en fra nå av skal leie og ikke eie programmene. For Hattfjelldal kommunes del blir dette noe mer arbeidskrevende. 3.2.2 Maskinvare. Kommunen har skiftet det fleste av pc ene (1999) slik at tilnærmet alle arbeidsstasjoner tilfredsstiller krav fra programvarene som benyttes. Noen gamle pc er benyttes fortsatt og må relativt raskt skiftes. Det mangler også noen arbeidsstasjoner som for eksempel på arkivrommet i sentraladministrasjonen. Det må avklares hvorvidt kommunen fortsatt skal satse på PC-nettverk eller om annen maskinell løsning skal søkes. Se for øvrig liste over maskinvare. 3.2.3 Bredbånd Formannskapet besluttet i f.sak 169/01 at kommunen skulle være med i en anbudsrunde for etablering av bredbånd. Det ble lagt opp til at kommunen skulle forskuttere investeringen og at næringslivet skulle kjøpe linjer via kommunen. Det er pr. i dag etablert linjer til kommuneadministrasjonen, legekontoret (NNH) og. Hattfjelldal skole. Det er i tillegg etablert bredbåndslinje til Grane kommunen. Denne linjen benyttes i dag til samarbeidet om felles serverpark for økonomisystemene. Kommunen har gjennom samme prosjektet Høykom-skole anskaffet videokonferanseutstyr. 3.2.4 Telefoni. Dagens telefoniløsning er basert på ISDN-linjer og analoge linjer. Totalt har kommunen 6 ISDN linjer og 12 analoge linjer til administrative funksjoner. I tillegg kommer en del linjer til eksterne driftsenheter. Telefontrafikken til administrasjonen skjer via sentralbord. Kommunen eier selv kabelen fra kommunehuset til alle kommunale bygg i sentrum. 7

Pr. i dag er det kun en linje ledig i sentralbordet. Dette innebærer at kommunen ikke kan bygge ut med flere linjer uten å skaffe flere eksterne linjer (isdn-linjer). Dagens telefoniløsning er slik at kommunen må kjøpe alle vedlikeholdstjenester (nummervedlikehold m.v.). På sikt er dette en relativ kostbar løsning. 3.2.5 E-handel Definisjon av elektronisk handel: Med elektronisk handel menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester. Hensikten med elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige er å effektivisere innkjøpene. Implementering av elektronisk handel i det offentliges innkjøpsprosesser innebærer krav til endring av adferd, rutiner og organisering av en virksomhet. Skal gevinster realiseres, er det ikke tilstrekkelig å bare kopiere de gamle papirbaserte rutiner til elektroniske. Potensialet ligger først og fremst i å gjøre ting på en ny og enklere måte som samtidig hever kvalitative og kvantitative kapasiteter. De største utfordringene er ikke av teknologisk karakter men av organisatorisk. Hattfjelldal kommune skal starte forberedende arbeid med tilrettelegging for e-handel. 8

4. NÅSITUASJON GRANE KOMMUNE Nåsituasjonen i Grane kommune er kartlagt gjennom at ledergruppen, som også er datautvalg, i møte den 17.06.03 gjennomgikk og godkjente prosjektplanen for felles IT-plan mellom Grane og Hattfjelldal kommuner og i henhold til denne planen skulle kartlegge nåsituasjonen og fremtidige behov internt i avdelingene. På bakgrunn av de skrivene som kom inn fra hver avdeling, samt diskusjoner i Grane kommune sin arbeidsgruppe, er det foretatt en oppsummering som vist under. Nåsituasjon betyr både hvilket utstyr organisasjonen har i dag og hvilke behov den har pr. dags dato. Avslutningsvis i beskrivelsen av nåsituasjonen gis en del kommentarer til de mest sentrale områdene. 4.1 OPPSUMMERING BESKRIVELSER Kommunehuset generelt: Maskinvare: -Datamaskiner: Det er generelt en gammel maskinpark på kommunehuset. De fleste maskinene er fra 1999 og har for liten kapasitet etter dagens standarder. De har, etter nesten 5 års bruk, nærmet seg det vi kan kalle for levetiden for en datamaskin. Fornyelse avmaskinparken er derfor sterkt påkrevet og vi må ha en strategi for oppgradering av denne. Med den mengden møtevirksomhet som finnes innen offentlig forvaltning i dag bør det vurderes om hver avdeling skal ha en egen bærbar PC. PC er på møterommene (formannskapssalen og kommunestyresalen) som er koblet opp mot serveren med saksbehandlingssystemet vil være meget nyttig. -Servere: Kommunehuset har i dag 3 servere, en på legekontoret og to på datarommet. Serveren på legekontoret og den ene serveren på datarommet begynner å bli så gamle at det nærmer seg tidspunkt for utskifting. To av serverne har operativsystem Windows NT 4.0. Pga. behov for å beholdeinformasjonen som finnes i vårt nåværende økonomisystem, Libro, når vi skifter til nytt økonomisystem, må vi ha en server med NT 4.0. Årsaken til dette er at Libro ikke kan benyttes med de mer moderne operativsystemene. Grane kommune deler tre servere med Hattfjelldal kommune. Disse har lokasjon på kommunehuset i Hattfjelldal. -Skrivere Flere avdelinger signaliserer behov for å gjøre noe med skriverene på kommunehuset.det eksisterer i dag en blekkskriver på veldig mange av kontorene. Dette har antakelig sammenheng med behov for fargeutskrifter, men skaper en uoversiktlig situasjon for de som skal vedlikeholde skriverne og for de som skal gjøre innkjøp. På kommunehuset er det behov for fargeskriver men det bør vurderes om det skal kjøpes en sentralskriver som alle med kontakt mot det interne netteverket kan benytte. Noen avdelinger har i dag en sentralskriver som alle på avdelinga kan benytte. Et forslag til organisering av skriverne ved kommunehuset er at hver avdeling har en slik egen sentral skriver. Kun de som må ha skjermet skriver kan haegen blekkskriver. Forslag organisering: 1 fargeskriver i sentraladministrasjonen. Laserskrivere på hver avd: - Teknisk - Oppvekst og kultur - Næring - Kommunekasse/sosialkontoret - Legekontoret/helse 9

Opplæringsrom: Opplæring, enten i bruk av data eller innenfor egne fagområder, er det stort behov for. Dette kan gjøres ved hjelp av data, men det krever at man har et opplæringsrom med datamaskiner som tilfredsstiller dagens krav til programvare og maskinkapasitet. Det er lagt til rette for et opplæringsrom ved kommunehuset, men det er foreløpig ikke maskiner i dette rommet. Nettverk: I Grane kommune eksisterer det to nettverk pr. tiden: - Et generelt for hele kommunehuset inklusive to maskiner på sykehjemmet. -Et eget nettverk for legekontoret. -En del maskiner på kommunehuset er ikke koblet opp i nettverk. Alle maskinene som kan kobles opp mot det generelle nettverket slik at de tilfredsstiller Datatilsynet sine krav til sikkerhet bør kobles opp i nettverk. Kommunikasjon med omverdenen: Grane kommune har, i henhold til vedtak i formannskapet sak nr. 250/01 og sak nr.070/03, jobbet med etablering av bredbånd. Siste del i forhold til denne etableringen skal være på plass innen utgangen av 2003. Programvare: I likhet med maskinene på kommunehuset så er den grunnleggende programvaren (Windows, Office-pakken etc.) begynt å bli gammel. Dette fører til at produsentene ikke lenger vedlikeholder programmene eller gir support ved problemer. Man opplever også problemer med at disse gamle programmene i flere tilfeller ikke kommuniserer godt med nyere programvare. Behov for oppdateringer av basis programvare ved kommunehuset: -Office pakken. Kommunehuset har hovedsaklig Office 97. -Operativsystemet Windows 95. -Operativsystem på en server på datarommet og serveren på legekontoret. Her benyttes Windows NT. -E-postserver har Win 98. -Anti virus program. Felles politikk for hele kommunen/begge kommunene. 4.2 Spesielt for de forskjellige avdelingene 4.2.1 Helse- og sosialavdelingen Legekontoret har et eget lukket nettverk med en egen server. Maskiner i dette nettverket er uten tilgang til kommunens generelle nettverk. Sykehjemmet har to PC er i tillegg til en PC til trygghetsalarm. Sykehjemmet er knyttet opp mot kommunehuset med ISDN-linje. Sosialkontoret har frittstående maskiner uten tilgang til nettverket og maskiner med tilgang til kommunens generelle nettverk. Avdelingen har følgende behov: Maskinvare: Nye PC er og skrivere i forbindelse med innflytting i fløyen på sykehjemmet som skal bygges om i forbindelse med samlokaliseringen av administrativt og merkantilt personell i pleieog omsorgsavdelingen. Det vil også være behov for bærbare PC er som kan kobles opp mot kommunen sine servere i forbindelse med hjemmehjelp. Det signaliseres også annet behov for PC er. Nettverk: Det er behov for bredbåndtilkobling på kontorer på sykehjem. Det må etableres et internt nettverk mellom to kontorer, med mulighet for utvidelse. Programvare: Det er behov for følgende typer program: -Pleie- og omsorgsprogram m/turnusplan, program som går på sosialhjelp og barnevern. -Generell oppgradering av program nevnt under kommunehuset. -Brannmur. -Bedre tilgang til kommunens interne nettverk. Opplæring: -Det er store behov for opplæring på eksisterende og evt. nye program. 10

4.2.2 Oppvekst- og kulturavdelinga Kommunehuset: Avdelingen har maskiner knyttet opp mot nettverket på kontor for oppvekst, kultur og bibliotek. Biblioteket har, i tillegg til kontormaskin, en skrankemaskin og en publikumsmaskin som ikke er knyttet opp mot noe nettverk. Spesielle behov: -Nye maskiner med oppdatert programvare til alle de ansatte samt skranke- og publikumsmaskin på bibliotek. Maskinene har ikke kapasitet til å takle programvaren og datamengden som lagres og henger seg opp forholdsvis ofte. -Tilkobling til det kommunale nettverket og mail-systemet for skrankemaskin bibliotek. -CD-brennere. -Publisher-program til kulturkontoret. Skoler: Grane barne- og ungdomsskole: Har i dag 10 elevmaskiner knyttet sammen i et skrivernettverk hvor kun tre av maskinene er tilknyttet internett. Disse maskinene er meget gamle og det er et sterkt behov for utskiftning. Det skal gjennomføres eksamen på data f.o.m 2004. Kontormaskiner og lærermaskiner er også meget gamle og er enten knyttet sammen iskrivernettverk eller er frittstående. Fiplingdal skole: Har i dag 4 datamaskiner hvorav 2 er forbeholdt administrasjon og lærere og 2 er forbeholdt elevene. Det eksisterer også en del ekstrautstyr som skannere, digitalt fotoapparat og digitalt videokamera. Spesielle behov skolene: Maskinvare: - Grane barne- og ungdomsskole har behov for utskifting av hele maskinparken med programvare, med unntak av maskin til merkantilt personale. Det er også behov 11 for skrivere og utstyr som skannere, digitale fotoapparat og digitale videokamera. For å kunne koble seg til nettverk og derved utnytte bredbåndsteknologien må flere av maskinene enten kraftig moderniseres eller byttes ut. - Fiplingdal skole har behov for 3 PC er med div. ekstrautstyr ( skanner/ skriver / videokamera ). Nettverk: Grane barne- og ungdomsskole har behov for et internt elevnettverk og et internt nettverk for de ansatte. Det er også behov for oppkobling mot kommunehusets nettverk som innbefatter saksbehandlingsprogram, bredbåndtilknyttning m.m. Fiplingdal skole bør ha et internt nettverk og bredbåndtilknyttning. Programvare: -Oppgraderinger i tråd med kommunehuset. -Godt utviklede multimediaprogram til bruk av elever og lærere. -Tilknytning til kommunens e-post system. -Tilknyttning til kommunens saksbehandlings og økonomisystem. -Anti-virus program. Opplæring: -Mange lærere har tatt lærer-ikt. -Kontinuerlig behov for opplæring ved innføring av nye program/systemer. Grane kommunale barnehage Barnehagen har i dag 2 frittstående maskiner, 1 til styrer og 1 til pedagogisk personale. Spesielle behov: Maskinvare: -Utskifting av maskin for pedagogisk personale. -Maskiner for barnehagebarn. Nettverk: Behov for oppkobling mot kommunehusets nettverk for å få tilgang til saksbehandlingsprogram, bredbåndtilknyttning m.m. Internt nettverk mellom to maskiner.

Programvare: -Oppgraderinger i tråd med kommunehuset. -Godt utviklede multimediaprogram. -Tilknytning til kommunens e-post system. -Tilknyttning til kommunens saksbehandlings og økonomisystem. -Publisher Opplæring: Stort behov for opplæring og informasjon ved innkjøp av nye systemer/progvare. 4.2.4. Teknisk Avdeling Teknisk avdeling har hovedsaklig godt oppdaterte maskiner til alle sine ingeniører/saksbehandlere. Avdelingen har også en egen sentral skriver. Spesielle behov: Maskinvare: -Bærbar maskin. -Skanner. -Fargeskriver. -Minnebrikke og ekstra batteri til digitalt kamera. 4.2.5 Sentraladministrasjonen Sentraladministrasjonen består av kommunekassen som har egen sentralskriver samt rådmannskontoret og servicetorget som er knyttet opp mot kommunehusets felles sentralskriver. Spesielle behov: Servicetorget: Maskinvare: -Skjermer/maskiner. -Fargeskriver, laser. -Skanner til skanning av dokumenter til saksbehandlingsprogrammet. Programvare: -Program for skanning av dokumenter. -Nytt post- og saksbehandlingssystem. -Fraværsføring på data. Nettverk: -Maskina på arkivet må tilkobles nettverket og få tilgang til skriver. 12 Kommunekassen: -Ved utskifting av maskiner og operativsystem har kommunekassen behov for et par maskiner med windows 95 for å kunne benytte dagens programvare for lønn og økonomi ved behov. E-handel Definisjon av elektronisk handel: Med elektronisk handel menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester. Hensikten med elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige er å effektivisere innkjøpene. Implementering av elektronisk handel i det offentliges innkjøpsprosesser innebærer krav til endring av adferd, rutiner og organisering av en virksomhet. Skal gevinster realiseres, er det ikke tilstrekkelig å bare kopiere de gamle papirbaserte rutiner til elektroniske. Potensialet ligger først og fremst i å gjøre ting på en ny og enklere måte som samtidig hever kvalitative og kvantitative kapasiteter. De største utfordringene er ikke av teknologisk karakter men av organisatorisk. Grane kommune har foreløpig ikke vurdert å benytte e-handel til sine innkjøp, men har kjøpt programvare for slik handel gjennom e- kommuneløsningen til Wisma Unique. Det er mulig at bruk av e-handel vil bli vurdert i nærmeste framtid. 4.3 Sammendrag med anbefalinger Som det går frem av beskrivelsen av situasjonen slik den er i dag så er det skissert en del mangler og problemer med dagens utstyr. Det signaliseres et stort behov for oppgradering og fornying av maskinparken samt grunnleggende programvare som operativsystem og Office-pakken. Dette, ved siden av saksbehandlingssystemet, er grunnpilarene i de fleste ansatte bruk av datamaskin. Et oppgradert og velfungerende datasystem, med de nevnte grunnpilarene på plass, vil være en nødvendighet for å utnytte de ansattes arbeidskapasitet på en god måte.

Innkjøp av PC er med et moderne operativsystem og en oppdatert Officepakke er anbefalt utført i løpet av 2004 og 2005. Elevmaskiner som kobles mot bredbånd ved hjelp av et internt nettvererk må ha hovedprioritet med utgangspunkt i at eksamen i matematikk skal avlegges på data våren 2004. Skifte av legeserver er også et anbefalt tiltak da denne, som beskrevet tidligere, begynner å nærme seg en kritisk alder. Sentrale skrivere til hver avdeling på kommunehuset vil gi en god og stabil skriversituasjon som vil lette administrasjon av skriverne samt antakelig gi en økonomisk gevinst. 13

5. TILTAK I FELLES IT- PLAN GRANE KOMMUNE OG HATTFJELLDAL KOMMUNE. I denne delen av planen presenteres utredningen av de 19 felles tiltakene for Grane kommune og Hattfjelldal kommune. Til sist i kapittelet kommer en tabell med prioritering av tiltakene, samt antatte kostnader for hvert tiltak. 1. TILTAKETS NAVN: SKATT FELLES LINJELEIE BESKRIVELSE: Hattfjelldal kommune og Grane kommune kjører skatteløsning mot eksterne leverandører. Hattfjelldal kjører mot IBM og Grane mot Ephorma. Kommunikasjonsdelen besørges av leverandøren AT&T. AT&T har gitt beskjed om at denne avtalen opphører med virkning fra 30.mai 2004. Dette innebærer at det inngås ny avtale med annen leverandør innen tidsfristen 30.mai 2004. IBM har arbeidet med alternative partnere for å få fram løsninger som tilfredsstiller krav til best mulige tilbud med hensyn til funksjonalitet, sikkerhet og hastighet. Pr. i dag har de godkjent to alternative partnere ; BaneTele as og Egroup as. Disse to leverandørene hadde pr. 11. juli 2003 enda ikke fått sikkerhetsgodkjenning av skattedirektoratet. Løsningen omfatter felles linje over internett, eller en annen tilsvarende løsning. Det er mulig å benytte dagens internettlinjer. Kommunene bør søke etablert felles linje mot felles leverandør, dersom dette kan gi en økonomisk besparelse. MÅL INVESTERINGSTILTAK Få en løsning med lavere kostnad og enklere funksjonalitet. Bedre utnyttelse av bredbåndslinjene. Installasjon av VLAN og Host Access. Oppsett av VPN. Det vil si at en må sette opp ett eget virtuelt nettverk for disse brukerne. (Følger leveransen). Når det gjelder oppsett av VPN er dette en sikker tunnell på bredbåndslinjen for overføring av gjeldene data. KOSTNAD Er uklar for øyeblikket. Avhenger av om en kan greie seg med en eller to koblinger. Kr 15.000,- pr stk. FORVENTET GEVINST Benytter allerede eksisterende bredbåndslinje. Enten felles løsning eller hver for seg. Raskere og sikrere løsning. GEVINST INVESTERING Ved bruk av eksisterende linjer,ingen nye. 40.000,- GEVINST DRIFT Enklere administrasjon. Lettere tilgjengelig for administratorer i begge kommuner. 14

2. TILTAKETS NAVN: MAILSERVER OG WEBSERVER. BESKRIVELSE Mailserveren er en server som behandler alt av e-post. Hattfjelldal kommune leier i dag E-Mail tjenesten hos ekstern leverandør. Grane kommune har egen Mail server som betjener både ekstern og intern Mail. Begge kommuner kan kjøre fra en Mailserver. På samme måte kan kommunene ha felles Webserver til f.eks. Servicetorget. Hva slags Mailserver (operativsystem) kommunene skal ha, må avklares før en går i gang med denne. En må også diskutere hvilke tjenester som skal dekkes. For eksempel om en fortsatt skal ha intern-mail eller en skal gå over til kun ekstern-mail. Ønsker en å ha møtebok\planlegger tilgjengelig over mail, må en opprettholde Exchange-serveren. Mail-serveren kan settes opp i LINUX eller i WINDOWS-miljø. Hva vi her velger er avhengig av pris, miljø og hvilke applikasjoner som ønskes kjørt. Felles Mail server vil lette arbeidet for administratorer og vil også bli en mye billigere løsning for oss. Ved å sette opp egen server, er det også gevinster å hente. MÅL INVESTERINGSTILTAK Få egen Mail-server og Web-server som kan administreres fra begge kommuner. En eller to nye servere samt programvare. KOSTNAD En del usikre momenter i og med at operativsystemer ikke er klarlagt. Kr.60.000,- til kr.80.000,- FORVENTET GEVINST Alle brukere får egen eksterne postboks, og vi kan fjerne den interne. Større tilgjengelighet. GEVINST INVESTERING Investeringskostnadene deles på kommunene. Kr. 40.000,- GEVINST DRIFT Felles drift 15