Felles IT-plan for Grane kommune og Hattfjelldal kommune 2004-2007

Felles IT-plan for Grane kommune og Hattfjelldal kommune 2004-2007 Vedtatt k.styret den 17.12.03, sak 116/03.

Innholdsfortegnelse: 1. Innledning Side 2 1.1 Bakgrunn og forutsetninger Side 2 1.2 Prosessen Side 2 1.3 Oppbygging av planen Side 3 2. Mål for bruk av informasjonsteknologi i Hattfjelldal kommune og Grane kommune Side 3 3. Nåsituasjon Hattfjelldal kommune Side 4 3.1 Oppsummering spørreskjema Side 4 3.2 Programvare og maskinvare beskrivelse av utfordringer Side 5 3.2.1 Programvare Side 5 3.2.2 Maskinvare Side 5 3.2.3 Bredbånd Side 5 3.2.4 Telefoni Side 5 3.2.5 E-handel Side 6 4. Nåsituasjon Grane kommune Side 7 4.1 Oppsummering beskrivelser Side 7 4.2 Spesielt for de forskjellige avdelingene Side 8 4.2.1 Helse- og sosialavdelingen Side 8 4.2.2 Oppvekst- og kulturavdelinga Side 9 4.2.3 Teknisk avdeling Side 10 4.2.4 Sentraladministrasjonen Side 10 4.3 E-handel Side 10 4.4 Sammendrag med anbefalinger Side 10 5. Tiltak i felles IT-plan Side 12 5.1 Prioriteringer tiltaksdel Side 31 Vedlegg 1 Beskrivelse av Hattfjelldal kommune Side 32 Vedlegg 2 Beskrivelse av Grane kommune Side 35 2

1. Innledning Edb-plan for Hattfjelldal kommune ble første gang vedtatt av kommunestyret i mars 1994 og har siden vært revidert 2 ganger. Edb-plan for Grane kommune ble første gang vedtatt av kommunestyret i mai 1994 men har siden ikke blitt revidert. Når det nå er laget en felles IT-plan for begge kommunene er det med utgangspunkt i det som står videre i dette kapittelet. 1.1 Bakgrunn og forutsetninger I møte den 05.06.03 mellom Hattfjelldal kommune og Grane kommune, hvor bla. rådmennene i begge kommunene deltok, ble det fatte en beslutning om at kommunene skulle lage en felles IT-plan som skulle være klar før 2004. Bakgrunnen for denne beslutningen var at Grane og Hattfjelldal kommuner allerede hadde innledet et samarbeid, som hadde gitt gevinster både økonomisk og faglig. Dette samarbeidet besto av følgende momenter: -Felles kjøp av nytt lønn/personal- og økonomisystem samt den nødvendige maskinvare for å sette programvaren i drift. -Valg av samme leverandør av bredbånd, bla. med tanke på at programvaren for økonomi og lønn/personal skal driftes i en av kommunene. -Fra 01.02.03 var det inngått en avtale om IT-samarbeid på et begrenset nivå. -Felles tilbudinnbydelse på elektronisk servicetorg. Målsettingen for å utarbeide en felles IT-plan er tredelt: Kommunene skal gjennom samarbeidet ha en økonomisk gevinst gjennom å anskaffe så rimelige, men dog funksjonelle, IT-løsninger som mulig. 3 Kommunene skal gjennom samarbeidet sørge for at vi har god kompetanse i organisasjonen og at vi kompetansemessig skal komme styrket ut i forhold til i dag. Kommunene skal gjennom samarbeidet heve sitt servicenivå, både innad i organisasjonen og til eksterne brukere. Arbeidet har vært organisert ved at hver kommune nedsatte en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppene har jobbet både internt i egen organisasjon samt hatt felles arbeidsgruppemøter. Arbeidsgruppene har jevnlig rapportert til sine respektive ledergrupper og de politiske styringsorganene i sine kommuner. 1.2 Prosessen Arbeidet med planen starte med at begge kommunene satte i gang en kartlegging situasjonen i kommunen. Denne kartleggingen var todelt: 1. Kartlegge utstyrsparken, programvare og nettverk i kommunen. 2. Kartlegge behovene for datamessige oppgraderinger og innvesteringer i organisasjonen. Etter at tilbakemeldingene fra organisasjonen var kommet inn gjennomgikk hver kommune sitt eget materiale og bearbeidet dette. Gjennom et felles arbeidsgruppemøte ble det gjennomført en gjennomgang av materialet med en sammenligning av behovene i begge kommunene. På bakgrunn av denne gjennomgangen ble det laget en liste over sammenfallende behov. Det ble så laget en liste over tiltak, ut fra de sammenfallende behovene, hvor punktene på denne listen ble gjenstand for en nærmere utredning etter en felles mal. Etter flere felles revideringer av utredningene ble de sendt ut til en høring, med kort frist, som tiltaksdelen av IT-planen. Høringsdokumentet ble sendt til

avdelingssjefene og fagforeningene til uttalelse. Etter høringen ble tiltaksdelen tatt opp til en siste revidering med prioriteringer. 1.3 Oppbygging av planen Kapittel 2 er en beskrivelse av Hattfjelldal og Grane kommuner sine felles mål for bruk av informasjonsteknologi(data). Kapittel 3 og 4 er en gjennomgang av situasjonen i hver av kommunene. Resultatene etter kartleggingen i hver kommune blir presentert i denne delen. Det vil også være en beskrivelse av tiltak som er spesielle for hver kommune og som må gjennomføres uavhengig av den felles tiltaksplanen. Kapittel 5 er en felles tiltaksdel. Her er hvert tiltak presentert etter en felles mal. Prioriteringen med stipulert kostnad av tiltakene står som en tabell til slutt i denne delen. Som vedlegg ligger en oversikt over maskinvare og programvare til hver kommune. 4

2. Mål for bruk av informasjonsteknologi i Hattfjelldal kommune og Grane kommune Hovedmål. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal ved hjelp av gode verktøy innen IT (informasjonsteknologi) skape gode arbeidsplasser og yte god service overfor kommunens innbyggere. Kommentar: De fleste arbeidsoppgaver som utføres av kommunalt ansatte løses helt eller delvis med IT som verktøy. Enten som direkte arbeidsredskap eller som støtte og oppfølgingsverktøy i forhold til rapportering og registrering. For at arbeidet skal skje mest mulig effektivt og rasjonelt betinger dette at utstyret er oppdatert og funksjonelt. Delmål. 1. Det skal legges til rette slik at kommunens innbyggere og eksterne myndigheter kan ytes service og tjenester ved hjelp av IT. Kommentar: Tilgang til kommunal informasjon og tjenester via internett vil i en kommune som Hattfjelldal og Grane, med relativt store avstander til kommunesenteret, gi en bedre service til kommunens innbyggere. Innbyggerne skal ved bruk av internett kunne benytte alle kommunenes søknadsskjemaer, samt ha tilgang til all offentlig kommunal informasjon. 2. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal ved hjelp av IT forbedre det interkommunale/ - regionale samarbeidet slik at ressurser i andre kommuner kan utnyttes for produsere kommunens tjenester mest mulig rasjonelt og effektivt. Kommentar: Kommunene i regionen har mye til felles m.h.t. hva som produseres av tjenester. Med stadig krav om effektivisering og rasjonalisering er det viktig å utnytte kunnskap som finnes i nabokommuner og i regionen 3. Hattfjelldal kommune og Grane kommune skal legge til rette informasjonsteknologien slik at en får stabile arbeidsplasser og størst mulig kontinuitet i tjenesteproduksjonen. Kommentar: Bruk av edb som verktøy inngår i de aller fleste av kommunens stillinger. For at ansatte skal kunne trives og arbeide rasjonelt og effektivt, må de oppleve arbeidsplassen som interessant og meningsfull. Dette betinger at en er i stand til å bruke edb-utstyret, at utstyret fungerer og at den interne servicefunksjonen fungerer. Dersom disse betingelsene ikke er til stede skaper dette dårlige arbeidsforhold og stor risiko for at ansatte skifter arbeidsplass. 5

3. NÅSITUASJON HATTFJELLDAL KOMMUNE. Nåsituasjonen i Hattfjelldal kommune er kartlagt gjennom spørreskjema utsendt til hver avdeling. På bakgrunn av de svarene en fikk inn er det foretatt en oppsummering som vist under. Avslutningsvis i beskrivelsen av nåsituasjonen gis en del kommentarer til de mest sentrale områdene. 3.1 OPPSUMMERING SPØRRESKJEMA Raskere/bedre pc basert "telefonkatalog" ønskes. Elektronisk utgave av NBI detaljblader ønskes, 1 brukerversjon. Avd.Hattfjelldal skole er knyttet til nettverket med fire arbeidsstasjoner. Lærerne er inndelt i tre team med hvert sitt arbeidsrom. Ungdomstrinn og mellomtrinn har hvert sitt datarom til elevene hvor maskinene er knyttet sammen i nettverk. Lærerne blir tilknyttet kommunens øvrige nettverk ultimo 2003. Sentraladministrasjonen: Det mangler en datamaskin på arkivrommet og frankeringsmaskinen må byttes ut innen februar 2004. Sentraladministrasjonen har ellers behov for: - Skanner og elektronisk arkiv for framtiden - Sentrale myndigheter og folk flest forventer at kommunen skal ha hjemmeside, med tilbud om interaktive løsninger hvor for eksempel søknader kan leveres elektronisk. Næringsavdelingen: Har problemer med saksbehandlerprogrammet Ajour og html. Rapporteringskrav fra landbruk er under vurdering, noe som ved et bortfall vil bety at Ajour ikke lenger er nødvendig å bruke. Infosys som vi har hatt til nå går ut og blir erstattet av LIB, landbruksforvaltningens informasjonsbase. Wespa (Websøknad og Saksbehandling for Produksjonstilskudd og tilskudd til Avløsning, ferie og fritid). Teknisk avdeling: Teknisk opplever dårlig maskinkapasitet på alle pc,er. DBE ønsker elektronisk rapportering av kvartalsrapporter. Ønske om nye pcer, med større kapasitet. Hans bør ha tilgang til ekstra bærbar pc ved oppmålingsoppdrag. Avd. Susendal skole har PC-er knyttet sammen til nettverk. To separate nett, for lærere/adm. og elever. Programvare er standard Office - pakken. Avd. Varntresk skole har nettverk for lærere og adm. Frittstående maskiner for elever. Avd. Hattfjelldal barnehage er knyttet opp mot det kommunale nettverket med en maskin. Frittstående pc-er på avdelingene. Standard programvare. Kulturavdelingen er knyttet opp mot det kommunale nettet. Bibliotek har egen spesial programvare som er oppdatert sommeren 2003. (MicroMarc). Kulturskolen har eget musikkprogram (Finale) Dette fungerer ikke fullgodt p.g.a. dårlig lydkort i maskin. Adm.program fungerer greit. Sosialavdelingen: - Har trege arbeidsstasjonen. - Manglende tilfredsstillende tilgang til programvare på riktige steder. - På grunn av manglende fagprogram er ikke dokumentbehandlingen (saksbehandlingen) tilfredsstillende. - Usikker oppbevaring av klientdata på frittstående pc er føles lite tilfredsstillende. Oppgradering av Windows ønskes. 6

3.2 PROGRAMVARE OG MASKINVARE - BESKRIVELSE AV UTFORDRINGER. 3.2.1 Programvare Saksbehandlerprogram - Winsak: Ephorma (leverandøren) har for vel et år siden startet salget av det nye systemet (Ephorte)som skal avløse WinSak. Ephorma har tidligere annonsert at Winsak dermed skal fases ut relativt raskt. Pr. dato er situasjonen for Winsak slik at programvaren er gitt en levetid frem mot 2007. Arbeidet med utskifting av denne programvaren bør derfor starte primo 2006. Programvare sosial/barnevern: Sosial og barnevern har pr. i dag ingen fagprogram og løser derfor saksbehandlingen på frittstående pc er med selvkomponerte skjema mv. Saksbehandling og kostrarapportering foregår ved manuell utfylling av skjema og antas å være tyngre enn nødvendig. Sikkerhetsmessig er ordningen ikke fullgod sett i fht. gitte sikkerhetskrav. Operativsystem: Kommunen kjører i dag Windows NT 4.0 og Windows 2000 som operativsystemer på våre nettverk. Lite tyder på at det blir noen forandringer på dette i nærmeste framtid. Linux er et operativsystem som er i vekst i dag. Dette skyldes i stor grad at systemet er gratis, men det takler pr. i dag ikke alle våre fagsystemer uten modifikasjoner. Linux er imidlertid et system som kan vurderes i framtiden. Kontorstøttesystem: Saksbehandlingssystemet kommunen kjører i dag vil, som nevnt over, bli utfaset av leverandørene i 2007. Pr. i dag benyttes Office 97 (word,excel) som kontorstøttesystem i både saksbehandling og økonomi. Office 97 må ved utskifting av Winsak og Libro økonomi vurderes og evt. erstattes av andre systemer som ivaretar disse funksjonene. Microsoft har fra 2002 forandret på lisensreglene slik at en fra nå av skal leie og ikke eie programmene. For Hattfjelldal kommunes del blir dette noe mer arbeidskrevende. 3.2.2 Maskinvare. Kommunen har skiftet det fleste av pc ene (1999) slik at tilnærmet alle arbeidsstasjoner tilfredsstiller krav fra programvarene som benyttes. Noen gamle pc er benyttes fortsatt og må relativt raskt skiftes. Det mangler også noen arbeidsstasjoner som for eksempel på arkivrommet i sentraladministrasjonen. Det må avklares hvorvidt kommunen fortsatt skal satse på PC-nettverk eller om annen maskinell løsning skal søkes. Se for øvrig liste over maskinvare. 3.2.3 Bredbånd Formannskapet besluttet i f.sak 169/01 at kommunen skulle være med i en anbudsrunde for etablering av bredbånd. Det ble lagt opp til at kommunen skulle forskuttere investeringen og at næringslivet skulle kjøpe linjer via kommunen. Det er pr. i dag etablert linjer til kommuneadministrasjonen, legekontoret (NNH) og. Hattfjelldal skole. Det er i tillegg etablert bredbåndslinje til Grane kommunen. Denne linjen benyttes i dag til samarbeidet om felles serverpark for økonomisystemene. Kommunen har gjennom samme prosjektet Høykom-skole anskaffet videokonferanseutstyr. 3.2.4 Telefoni. Dagens telefoniløsning er basert på ISDN-linjer og analoge linjer. Totalt har kommunen 6 ISDN linjer og 12 analoge linjer til administrative funksjoner. I tillegg kommer en del linjer til eksterne driftsenheter. Telefontrafikken til administrasjonen skjer via sentralbord. Kommunen eier selv kabelen fra kommunehuset til alle kommunale bygg i sentrum. 7

Pr. i dag er det kun en linje ledig i sentralbordet. Dette innebærer at kommunen ikke kan bygge ut med flere linjer uten å skaffe flere eksterne linjer (isdn-linjer). Dagens telefoniløsning er slik at kommunen må kjøpe alle vedlikeholdstjenester (nummervedlikehold m.v.). På sikt er dette en relativ kostbar løsning. 3.2.5 E-handel Definisjon av elektronisk handel: Med elektronisk handel menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester. Hensikten med elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige er å effektivisere innkjøpene. Implementering av elektronisk handel i det offentliges innkjøpsprosesser innebærer krav til endring av adferd, rutiner og organisering av en virksomhet. Skal gevinster realiseres, er det ikke tilstrekkelig å bare kopiere de gamle papirbaserte rutiner til elektroniske. Potensialet ligger først og fremst i å gjøre ting på en ny og enklere måte som samtidig hever kvalitative og kvantitative kapasiteter. De største utfordringene er ikke av teknologisk karakter men av organisatorisk. Hattfjelldal kommune skal starte forberedende arbeid med tilrettelegging for e-handel. 8

4. NÅSITUASJON GRANE KOMMUNE Nåsituasjonen i Grane kommune er kartlagt gjennom at ledergruppen, som også er datautvalg, i møte den 17.06.03 gjennomgikk og godkjente prosjektplanen for felles IT-plan mellom Grane og Hattfjelldal kommuner og i henhold til denne planen skulle kartlegge nåsituasjonen og fremtidige behov internt i avdelingene. På bakgrunn av de skrivene som kom inn fra hver avdeling, samt diskusjoner i Grane kommune sin arbeidsgruppe, er det foretatt en oppsummering som vist under. Nåsituasjon betyr både hvilket utstyr organisasjonen har i dag og hvilke behov den har pr. dags dato. Avslutningsvis i beskrivelsen av nåsituasjonen gis en del kommentarer til de mest sentrale områdene. 4.1 OPPSUMMERING BESKRIVELSER Kommunehuset generelt: Maskinvare: -Datamaskiner: Det er generelt en gammel maskinpark på kommunehuset. De fleste maskinene er fra 1999 og har for liten kapasitet etter dagens standarder. De har, etter nesten 5 års bruk, nærmet seg det vi kan kalle for levetiden for en datamaskin. Fornyelse avmaskinparken er derfor sterkt påkrevet og vi må ha en strategi for oppgradering av denne. Med den mengden møtevirksomhet som finnes innen offentlig forvaltning i dag bør det vurderes om hver avdeling skal ha en egen bærbar PC. PC er på møterommene (formannskapssalen og kommunestyresalen) som er koblet opp mot serveren med saksbehandlingssystemet vil være meget nyttig. -Servere: Kommunehuset har i dag 3 servere, en på legekontoret og to på datarommet. Serveren på legekontoret og den ene serveren på datarommet begynner å bli så gamle at det nærmer seg tidspunkt for utskifting. To av serverne har operativsystem Windows NT 4.0. Pga. behov for å beholdeinformasjonen som finnes i vårt nåværende økonomisystem, Libro, når vi skifter til nytt økonomisystem, må vi ha en server med NT 4.0. Årsaken til dette er at Libro ikke kan benyttes med de mer moderne operativsystemene. Grane kommune deler tre servere med Hattfjelldal kommune. Disse har lokasjon på kommunehuset i Hattfjelldal. -Skrivere Flere avdelinger signaliserer behov for å gjøre noe med skriverene på kommunehuset.det eksisterer i dag en blekkskriver på veldig mange av kontorene. Dette har antakelig sammenheng med behov for fargeutskrifter, men skaper en uoversiktlig situasjon for de som skal vedlikeholde skriverne og for de som skal gjøre innkjøp. På kommunehuset er det behov for fargeskriver men det bør vurderes om det skal kjøpes en sentralskriver som alle med kontakt mot det interne netteverket kan benytte. Noen avdelinger har i dag en sentralskriver som alle på avdelinga kan benytte. Et forslag til organisering av skriverne ved kommunehuset er at hver avdeling har en slik egen sentral skriver. Kun de som må ha skjermet skriver kan haegen blekkskriver. Forslag organisering: 1 fargeskriver i sentraladministrasjonen. Laserskrivere på hver avd: - Teknisk - Oppvekst og kultur - Næring - Kommunekasse/sosialkontoret - Legekontoret/helse 9

Opplæringsrom: Opplæring, enten i bruk av data eller innenfor egne fagområder, er det stort behov for. Dette kan gjøres ved hjelp av data, men det krever at man har et opplæringsrom med datamaskiner som tilfredsstiller dagens krav til programvare og maskinkapasitet. Det er lagt til rette for et opplæringsrom ved kommunehuset, men det er foreløpig ikke maskiner i dette rommet. Nettverk: I Grane kommune eksisterer det to nettverk pr. tiden: - Et generelt for hele kommunehuset inklusive to maskiner på sykehjemmet. -Et eget nettverk for legekontoret. -En del maskiner på kommunehuset er ikke koblet opp i nettverk. Alle maskinene som kan kobles opp mot det generelle nettverket slik at de tilfredsstiller Datatilsynet sine krav til sikkerhet bør kobles opp i nettverk. Kommunikasjon med omverdenen: Grane kommune har, i henhold til vedtak i formannskapet sak nr. 250/01 og sak nr.070/03, jobbet med etablering av bredbånd. Siste del i forhold til denne etableringen skal være på plass innen utgangen av 2003. Programvare: I likhet med maskinene på kommunehuset så er den grunnleggende programvaren (Windows, Office-pakken etc.) begynt å bli gammel. Dette fører til at produsentene ikke lenger vedlikeholder programmene eller gir support ved problemer. Man opplever også problemer med at disse gamle programmene i flere tilfeller ikke kommuniserer godt med nyere programvare. Behov for oppdateringer av basis programvare ved kommunehuset: -Office pakken. Kommunehuset har hovedsaklig Office 97. -Operativsystemet Windows 95. -Operativsystem på en server på datarommet og serveren på legekontoret. Her benyttes Windows NT. -E-postserver har Win 98. -Anti virus program. Felles politikk for hele kommunen/begge kommunene. 4.2 Spesielt for de forskjellige avdelingene 4.2.1 Helse- og sosialavdelingen Legekontoret har et eget lukket nettverk med en egen server. Maskiner i dette nettverket er uten tilgang til kommunens generelle nettverk. Sykehjemmet har to PC er i tillegg til en PC til trygghetsalarm. Sykehjemmet er knyttet opp mot kommunehuset med ISDN-linje. Sosialkontoret har frittstående maskiner uten tilgang til nettverket og maskiner med tilgang til kommunens generelle nettverk. Avdelingen har følgende behov: Maskinvare: Nye PC er og skrivere i forbindelse med innflytting i fløyen på sykehjemmet som skal bygges om i forbindelse med samlokaliseringen av administrativt og merkantilt personell i pleieog omsorgsavdelingen. Det vil også være behov for bærbare PC er som kan kobles opp mot kommunen sine servere i forbindelse med hjemmehjelp. Det signaliseres også annet behov for PC er. Nettverk: Det er behov for bredbåndtilkobling på kontorer på sykehjem. Det må etableres et internt nettverk mellom to kontorer, med mulighet for utvidelse. Programvare: Det er behov for følgende typer program: -Pleie- og omsorgsprogram m/turnusplan, program som går på sosialhjelp og barnevern. -Generell oppgradering av program nevnt under kommunehuset. -Brannmur. -Bedre tilgang til kommunens interne nettverk. Opplæring: -Det er store behov for opplæring på eksisterende og evt. nye program. 10

4.2.2 Oppvekst- og kulturavdelinga Kommunehuset: Avdelingen har maskiner knyttet opp mot nettverket på kontor for oppvekst, kultur og bibliotek. Biblioteket har, i tillegg til kontormaskin, en skrankemaskin og en publikumsmaskin som ikke er knyttet opp mot noe nettverk. Spesielle behov: -Nye maskiner med oppdatert programvare til alle de ansatte samt skranke- og publikumsmaskin på bibliotek. Maskinene har ikke kapasitet til å takle programvaren og datamengden som lagres og henger seg opp forholdsvis ofte. -Tilkobling til det kommunale nettverket og mail-systemet for skrankemaskin bibliotek. -CD-brennere. -Publisher-program til kulturkontoret. Skoler: Grane barne- og ungdomsskole: Har i dag 10 elevmaskiner knyttet sammen i et skrivernettverk hvor kun tre av maskinene er tilknyttet internett. Disse maskinene er meget gamle og det er et sterkt behov for utskiftning. Det skal gjennomføres eksamen på data f.o.m 2004. Kontormaskiner og lærermaskiner er også meget gamle og er enten knyttet sammen iskrivernettverk eller er frittstående. Fiplingdal skole: Har i dag 4 datamaskiner hvorav 2 er forbeholdt administrasjon og lærere og 2 er forbeholdt elevene. Det eksisterer også en del ekstrautstyr som skannere, digitalt fotoapparat og digitalt videokamera. Spesielle behov skolene: Maskinvare: - Grane barne- og ungdomsskole har behov for utskifting av hele maskinparken med programvare, med unntak av maskin til merkantilt personale. Det er også behov 11 for skrivere og utstyr som skannere, digitale fotoapparat og digitale videokamera. For å kunne koble seg til nettverk og derved utnytte bredbåndsteknologien må flere av maskinene enten kraftig moderniseres eller byttes ut. - Fiplingdal skole har behov for 3 PC er med div. ekstrautstyr ( skanner/ skriver / videokamera ). Nettverk: Grane barne- og ungdomsskole har behov for et internt elevnettverk og et internt nettverk for de ansatte. Det er også behov for oppkobling mot kommunehusets nettverk som innbefatter saksbehandlingsprogram, bredbåndtilknyttning m.m. Fiplingdal skole bør ha et internt nettverk og bredbåndtilknyttning. Programvare: -Oppgraderinger i tråd med kommunehuset. -Godt utviklede multimediaprogram til bruk av elever og lærere. -Tilknytning til kommunens e-post system. -Tilknyttning til kommunens saksbehandlings og økonomisystem. -Anti-virus program. Opplæring: -Mange lærere har tatt lærer-ikt. -Kontinuerlig behov for opplæring ved innføring av nye program/systemer. Grane kommunale barnehage Barnehagen har i dag 2 frittstående maskiner, 1 til styrer og 1 til pedagogisk personale. Spesielle behov: Maskinvare: -Utskifting av maskin for pedagogisk personale. -Maskiner for barnehagebarn. Nettverk: Behov for oppkobling mot kommunehusets nettverk for å få tilgang til saksbehandlingsprogram, bredbåndtilknyttning m.m. Internt nettverk mellom to maskiner.

Programvare: -Oppgraderinger i tråd med kommunehuset. -Godt utviklede multimediaprogram. -Tilknytning til kommunens e-post system. -Tilknyttning til kommunens saksbehandlings og økonomisystem. -Publisher Opplæring: Stort behov for opplæring og informasjon ved innkjøp av nye systemer/progvare. 4.2.4. Teknisk Avdeling Teknisk avdeling har hovedsaklig godt oppdaterte maskiner til alle sine ingeniører/saksbehandlere. Avdelingen har også en egen sentral skriver. Spesielle behov: Maskinvare: -Bærbar maskin. -Skanner. -Fargeskriver. -Minnebrikke og ekstra batteri til digitalt kamera. 4.2.5 Sentraladministrasjonen Sentraladministrasjonen består av kommunekassen som har egen sentralskriver samt rådmannskontoret og servicetorget som er knyttet opp mot kommunehusets felles sentralskriver. Spesielle behov: Servicetorget: Maskinvare: -Skjermer/maskiner. -Fargeskriver, laser. -Skanner til skanning av dokumenter til saksbehandlingsprogrammet. Programvare: -Program for skanning av dokumenter. -Nytt post- og saksbehandlingssystem. -Fraværsføring på data. Nettverk: -Maskina på arkivet må tilkobles nettverket og få tilgang til skriver. 12 Kommunekassen: -Ved utskifting av maskiner og operativsystem har kommunekassen behov for et par maskiner med windows 95 for å kunne benytte dagens programvare for lønn og økonomi ved behov. E-handel Definisjon av elektronisk handel: Med elektronisk handel menes alle former for kommersielle transaksjoner og forretningsvirksomhet over elektroniske nett. Transaksjonene kan være knyttet til bestilling, betaling og levering av fysiske varer og tjenester, men kan også omfatte overføring av digitaliserte varer og tilgang til tjenester. Hensikten med elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige er å effektivisere innkjøpene. Implementering av elektronisk handel i det offentliges innkjøpsprosesser innebærer krav til endring av adferd, rutiner og organisering av en virksomhet. Skal gevinster realiseres, er det ikke tilstrekkelig å bare kopiere de gamle papirbaserte rutiner til elektroniske. Potensialet ligger først og fremst i å gjøre ting på en ny og enklere måte som samtidig hever kvalitative og kvantitative kapasiteter. De største utfordringene er ikke av teknologisk karakter men av organisatorisk. Grane kommune har foreløpig ikke vurdert å benytte e-handel til sine innkjøp, men har kjøpt programvare for slik handel gjennom e- kommuneløsningen til Wisma Unique. Det er mulig at bruk av e-handel vil bli vurdert i nærmeste framtid. 4.3 Sammendrag med anbefalinger Som det går frem av beskrivelsen av situasjonen slik den er i dag så er det skissert en del mangler og problemer med dagens utstyr. Det signaliseres et stort behov for oppgradering og fornying av maskinparken samt grunnleggende programvare som operativsystem og Office-pakken. Dette, ved siden av saksbehandlingssystemet, er grunnpilarene i de fleste ansatte bruk av datamaskin. Et oppgradert og velfungerende datasystem, med de nevnte grunnpilarene på plass, vil være en nødvendighet for å utnytte de ansattes arbeidskapasitet på en god måte.

Innkjøp av PC er med et moderne operativsystem og en oppdatert Officepakke er anbefalt utført i løpet av 2004 og 2005. Elevmaskiner som kobles mot bredbånd ved hjelp av et internt nettvererk må ha hovedprioritet med utgangspunkt i at eksamen i matematikk skal avlegges på data våren 2004. Skifte av legeserver er også et anbefalt tiltak da denne, som beskrevet tidligere, begynner å nærme seg en kritisk alder. Sentrale skrivere til hver avdeling på kommunehuset vil gi en god og stabil skriversituasjon som vil lette administrasjon av skriverne samt antakelig gi en økonomisk gevinst. 13

5. TILTAK I FELLES IT- PLAN GRANE KOMMUNE OG HATTFJELLDAL KOMMUNE. I denne delen av planen presenteres utredningen av de 19 felles tiltakene for Grane kommune og Hattfjelldal kommune. Til sist i kapittelet kommer en tabell med prioritering av tiltakene, samt antatte kostnader for hvert tiltak. 1. TILTAKETS NAVN: SKATT FELLES LINJELEIE BESKRIVELSE: Hattfjelldal kommune og Grane kommune kjører skatteløsning mot eksterne leverandører. Hattfjelldal kjører mot IBM og Grane mot Ephorma. Kommunikasjonsdelen besørges av leverandøren AT&T. AT&T har gitt beskjed om at denne avtalen opphører med virkning fra 30.mai 2004. Dette innebærer at det inngås ny avtale med annen leverandør innen tidsfristen 30.mai 2004. IBM har arbeidet med alternative partnere for å få fram løsninger som tilfredsstiller krav til best mulige tilbud med hensyn til funksjonalitet, sikkerhet og hastighet. Pr. i dag har de godkjent to alternative partnere ; BaneTele as og Egroup as. Disse to leverandørene hadde pr. 11. juli 2003 enda ikke fått sikkerhetsgodkjenning av skattedirektoratet. Løsningen omfatter felles linje over internett, eller en annen tilsvarende løsning. Det er mulig å benytte dagens internettlinjer. Kommunene bør søke etablert felles linje mot felles leverandør, dersom dette kan gi en økonomisk besparelse. MÅL INVESTERINGSTILTAK Få en løsning med lavere kostnad og enklere funksjonalitet. Bedre utnyttelse av bredbåndslinjene. Installasjon av VLAN og Host Access. Oppsett av VPN. Det vil si at en må sette opp ett eget virtuelt nettverk for disse brukerne. (Følger leveransen). Når det gjelder oppsett av VPN er dette en sikker tunnell på bredbåndslinjen for overføring av gjeldene data. KOSTNAD Er uklar for øyeblikket. Avhenger av om en kan greie seg med en eller to koblinger. Kr 15.000,- pr stk. FORVENTET GEVINST Benytter allerede eksisterende bredbåndslinje. Enten felles løsning eller hver for seg. Raskere og sikrere løsning. GEVINST INVESTERING Ved bruk av eksisterende linjer,ingen nye. 40.000,- GEVINST DRIFT Enklere administrasjon. Lettere tilgjengelig for administratorer i begge kommuner. 14

2. TILTAKETS NAVN: MAILSERVER OG WEBSERVER. BESKRIVELSE Mailserveren er en server som behandler alt av e-post. Hattfjelldal kommune leier i dag E-Mail tjenesten hos ekstern leverandør. Grane kommune har egen Mail server som betjener både ekstern og intern Mail. Begge kommuner kan kjøre fra en Mailserver. På samme måte kan kommunene ha felles Webserver til f.eks. Servicetorget. Hva slags Mailserver (operativsystem) kommunene skal ha, må avklares før en går i gang med denne. En må også diskutere hvilke tjenester som skal dekkes. For eksempel om en fortsatt skal ha intern-mail eller en skal gå over til kun ekstern-mail. Ønsker en å ha møtebok\planlegger tilgjengelig over mail, må en opprettholde Exchange-serveren. Mail-serveren kan settes opp i LINUX eller i WINDOWS-miljø. Hva vi her velger er avhengig av pris, miljø og hvilke applikasjoner som ønskes kjørt. Felles Mail server vil lette arbeidet for administratorer og vil også bli en mye billigere løsning for oss. Ved å sette opp egen server, er det også gevinster å hente. MÅL INVESTERINGSTILTAK Få egen Mail-server og Web-server som kan administreres fra begge kommuner. En eller to nye servere samt programvare. KOSTNAD En del usikre momenter i og med at operativsystemer ikke er klarlagt. Kr.60.000,- til kr.80.000,- FORVENTET GEVINST Alle brukere får egen eksterne postboks, og vi kan fjerne den interne. Større tilgjengelighet. GEVINST INVESTERING Investeringskostnadene deles på kommunene. Kr. 40.000,- GEVINST DRIFT Felles drift 15

3. TILTAKETS NAVN: OPERATIVSYSTEMER BESKRIVELSE Operativsystemene på nettverket er i dag W2000 og NT 4.0. NT 4.0 vil sannsynligvis etter hvert byttes mot W2000 på aktuelle servere som fortsatt skal være brukes. Mail-server kan som nevnt ovenfor settes opp med Linux operativsystem, slik at en kan få dette testet i et slikt miljø. Operativsystemer på arbeidsstasjonene kan oppdateres til en viss grad. Problemene ligger i Libro Lønn som bare takles av W95 el.w98. WinSak takler heller ikke W2000, så gamle databaseservere må ha NT 4.0 inntil vi kan forlate dette programmet eller får en oppdatert versjon. En bør utrede om en oppgradering av databasen løser problemet. Ved å kjøre felles servere, får en ned antallet servere og derved også antall lisenser. MÅL INVESTERINGSTILTAK Mest mulig ensartede programmer for å få et enklere miljø for administratorer. Oppnå fjerndriftsmuligheter ved at IT-personell i både Grane og Ahttfjelldal skal kunne fjernbetjene systemene. Noe oppgradering av servere og arbeidsstasjoner. KOSTNAD FORVENTET GEVINST Hovedsakelig oppgradering ved hjelp av egne mannskaper. Enklere administrasjon og lisensiering 20.000,- GEVINST INVESTERING Forventer kostnadsreduksjoner ved kjøp av lisenser 20.000,- GEVINST DRIFT Muliggjør fjerndrift. 16

4. TILTAKETS NAVN: FELLES DRIFT AV EDB- ANLEGG BESKRIVELSE På driftsiden vil et samarbeid kunne bety mye for begge kommunene. Målet vil her være at alle systemer og programmer skal kunne driftes fra der hvor driftspersonalet befinner seg til enhver tid. En må også ta sikte på å kunne drifte arbeidsstasjonene fra enhver plass. Med felles drift reduserer en sårbarheten sett i fht. at en av de som skal drifte systemene skulle være borte noen dager. Med et godt utbygd system, vil en ha fjernet nesten hele behovet for oppmøte hos hverandre. Felles drift innebærer at driftspersonell må være tilgjengelig til enhver tid. Spesielt gjelder dette nettverksoperatører. Slik situasjonen er pr. tiden, hvor vi gjør oss mer og mer avhengig av data, bla. på grunn av bemanningsreduksjoner, er det å anbefale at både Grane kommune og Hattfjelldal Kommune skal ha nettverksoperatør i full stilling. Driftsmessig er det viktig at disse to ikke blir belastet med ansvar for brukerstøtte på programvaresiden. Dette ansvaret må ligge ute blant brukerne. En må derfor søke å finne løsninger der en kan utpeke personer i kommunene som skal ha det overordnede ansvar for hvert enkelt av de programmer som kjøres. Disse personene må være de som først blir kontaktet når det oppstår dataproblemer. Nettverksansvarlig benyttes til problemløsning i de tilfeller at 1.linjetjenesten ikke kan håndtere problemet. Pr. i dag er definerte normtall for antall pc er pr. nettverksansvrlig maksimalt 35 arbeidsstasjoner. Det finnes ca 70-75 arbeidsstasjoner i hver kommune. I dag er nettverkene mer komplekse en tidligere og dermed mer ressurskrevende. MÅL INVESTERINGSTILTAK -Å kunne utnytte datakompetansen bedre i begge kommuner. -Bedre tilgjengelighet til kommunenes systemer for driftspersonell. -Få en bedre og mer rasjonell drift. En del programmering hos administratorer. Fjerndriftsprogramvare må anskaffes. Administratorer må oppgraderes teknisk og programmessig. KOSTNAD FORVENTET GEVINST GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Programvare og eksterne tilkoblingsmuligheter for administrasjon og vedlikehold. Raskere løsning på evnt. problemer. I den grad investeringer evt. må gjøres vil det være et potensiale for innsparinger da vi er to samarbeidende kommuner som investerer i fellesskap. Mer fornøyde brukere. Mindre transport mellom loalitetene hvor datautstyret er plassert. Enklere hverdag for administratorer både på program og teknisk side. Kr. 60.000,- 17

5. TILTAKETS NAVN: SERVICETORGLØSNING BESKRIVELSE: MÅL Tiltaket omfatter anskaffelse og installasjon av elektronisk sevicetorgløsning. Hattfjelldal kommunen har allerede anskaffet en programvareløsning fra Visma Unique (Central 2002) for hjemmeside, med både intranettløsning og internettløsning. Grane kommune har gjennom samarbeid på samme tilbudsforespørsel skaffet seg opsjon på løsningen frem til februar 2004. Servicetorgløsningen dekker, som nevnt, over både behovet for en intern hjemmeside som bare benyttes av ansatte, og en hjemmeside for publikum hvor informasjon og interaktive løsninger tilbys. Gjøre info fra kommunene lettere tilgjengelig for publikum. Lette tilgangen til tjenester gjennom elektroniske skjemaer og lignende Bygge opp et intranett som kan gjøres tilgjengelig utenfor rådhuset. Mer effektiv disponering av personalressurser Effektivisere opplæring Effektivisere driften av systemet INVESTERINGSTILTAK Investeringen vili hovedsak omfatte kjøp av server og gjennomføring av opplæring. Programvareløsningen fra Visma Unique leies, slik at kommunen slipper å investere i programvare. KOSTNAD Kostnadene tilknyttet server antas å ligge på ca. 40.000,-. I tillegg forventes brukt ca. kr. 60.000,- på opplæring. (ca. kr. 10.000,- pr. dag). Kr. 100.000,- pr. kommune. FORVENTET GEVINST Investeringsgevinsten vil ligge i kjøp av felles server hvor kostnaden deles på to. i tillegg kan opplæringen kjøres felles slik at også denne delen kan deles på to. Driftsmessig vil det ved valg av e- kommuneløsningen fra Visma Unique bli en lavere vedlikeholdsavgift enn ved kjøp av annen løsning. For publikum vil en hjemmeside- løsningen gi økt tilgang på informasjon og på sikt også tilbud på interaktive løsninger. GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Investeringskostnader og kostnader tilknyttet opplæring kan deles på to, slik at hver kommune sparer på investeringen. Gevinst Grane kommune Gevinst Hattfjelldal kommune Kr.50.000,- pr. kommune. Bedre tjenester og mer informasjon 18

6. TILTAKETS NAVN: INTERNT KURSOPPLEGG BESKRIVELSE: MÅL INVESTERINGSTILTAK Behovet for opplæring av ansatte i bruk av programvareløsningene er relativt konstant. Dette gjelder både i fht. ny programvare som anskaffes og i fht. repetisjon/fornyelse på eksisterende løsninger. Kjøp av kurs fra eksterne konsulenter er svært kostbart (ca. kr. 10.000,- pr. dag). Egen løsning må derfor søkes. Organiseringen av slik opplæring kan gjøres på flere måter. Imidlertid må en finne frem til en løsning som medfører lite organisatorisk arbeid i forkant av et kurs. Bruk av eget kursrom er derfor eneste løsning for å slippe at kursdeltagerne skal flytte egen pc til kursstedet. For å sikre kontinuitet i dataopplæringen bør det utarbeides kursprogram som dekker samtlige programvareløsninger som brukes, samtidig som kursprogrammet dekker et helt kalenderår. En slik løsning vil gi ansatte mulighet til å planlegge egenopplæringen i god tid. Hattfjelldal kommune har etablert eget kursrom med plass til seks deltagere. Dette kursrommet kan gjøres tilgjengelig også for Grane kommune. For Grane kommune sin del vil kommunen spare investeringskostnadene, men isteden få transportutgifter for kjøring mellom Grane og Hattfjelldal. Alternativ løsning er at begge kommuner anskaffer kursrom med samarbeider om kursprogrammet. Belastningen på kursholderne vil dermed bli mindre. Og transportbelastningen fordeles på begge kommuner. Hvilken løsning som er mest praktisk og økonomisk bør avklares i senere samarbeidsfase. Bedre kompetansen hos alle medarbeidere på viktige arbeidsredskaper. Utnytte spisskompetanse i organisasjonene Bedre utnyttelse av utstyr. Oppgradere/etablere kursrom med evt. trådløst nettverk. KOSTNAD Kjøp av inntil seks arbeidsstasjoner dersom Grane velger eget kursrom. Ingen vesentlig investeringskostnad for Hattfjelldal. Ca. kr. 50 000,- FORVENTET GEVINST Minimalisere utgiftene til etterutdanning. Bedre utnyttelse av dyre dataløsninger. GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Avhengig av hvilken løsning som velges. Dersom Grane ønsker å investere i eget utstyr blir kostnaden som nevnt over. Dersom Grane ønsker å benytte kursromm i Hattfjelldal sparer kommunen denne investeringen. Sammenliknet med tilsvarende opplæring arrangert av eksterne blir den driftsmessige gevinsten stor men pr. dato ikke målbar. Kr. 19

7. TILTAKETS NAVN: SAKSBEHANDLERPROGRAM. BESKRIVELSE: MÅL INVESTERINGSTILTAK Saksbehandlerprogrammet WinSak blir utfaset i 2007. dette p Ogrammet benyttes av både Grane kommune og Hattfjelldal kommune. Det er derfor behov for et EDB-verktøy kombinert for saksbehandling, journalføring og arkivering av saksdokumenter. Det må legges vekt på et system som kan opptre med et enhetlig, moderne brukergrensesnitt og at det må være tett integrert med øvrige kontorstøtteprogram som tekstbehandling, regneark m.v. Hattfjelldal og Grane kommuner skal ved hjelp av godt saksbehandlerverktøy innen informasjonsteknologi skape gode arbeidsplasser og yte god service, rasjonelt og effektivt innenfor tilgjengelige ressurser. Videre skal saksbehandlerverktøyet tilfredsstille kravene i lovgivningen vedrørende bl.a. offentlighet, integritet, journalføring og arkiv. Et viktig mål i denne prosessen er å oppnå fleksibilitet i samarbeidet mellom kommunene. Ved å ha samme saksbehandlerprogram, på samme server vil saksbehandler kunne sitt i Hattfjelldal og behandle saker for Grane og vise versa. Innkjøp av program / applikasjon ut fra en gjennomgang og vurdering av tilgjengelige program som tilfredsstiller KOARK-standarden (Kommunal standard for EDB-baserte sak-/arkivsystemer). KOSTNAD Anskaffelse av applikasjon. Det vil være behov for server og mulig oppdatering av operativsystem. Begge kommuner kan benytte samme server. Det må påregnes en god del opplæring og installasjonskostnader. NOK: 800.000,- pr. kommune. FORVENTET GEVINST Forventet gevinst kan bli billigere investering for den enkelte kommune i og med at det er to om kostnaden og kostnaden eventuelt kan forhandles ned. Gevinst gis også ved at programmet kjøres på en server. Dette igjen innebærer et vedlikeholdssted, et oppgraderingssted og mindre forbruk av ressurser til IT-medarbeider og eksterne konsulenter. GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Forventet gevinst kan bli billigere investering for den enkelte kommune i og med at det er to om kostnaden. Dette gjelder også mulige behov for server og nødvendige applikasjoner. Gevinst gis også ved at programmet kjøres på en server. Dette igjen innebærer et vedlikeholdssted, et oppgraderingssted og mindre forbruk av ressurser til IT-medarbeider og eksterne konsulenter. Nytt saksbehandlerprogram gir også gevinst på driften gjennom: Raskere program. Opplæring med effektiv gjennom større grupper samtidig, et sted. Oppdatert program reduserer behovet for redigering. Tilpasset nytt arkiv, nye k-koder. NOK: 300.000,-. Innen konkrete tall kan legges fram. Men det vi vet er at behovet for nye personellressurser dempes gjennom nytt program, både på drifting av systemet og bruk av programmet. 20

8. TILTAKETS NAVN: SCANNING DOKUMENTER. BESKRIVELSE: MÅL INVESTERINGSTILTAK KOSTNAD FORVENTET GEVINST Scanning av dokumenter er som oftest er tilleggsmodul i saksbehandlerprogram. Hensikten med scanning er å gjøre det mulig å lagre bilder av brev, tegninger, kart og lignende slik at flest mulig dokumenter er lagret og gjort tilgjengelig på den enkeltes PC. Med andre ord; for å få full utnyttelse av et elektronisk arkiv bør alle typer dokumenter være tilgjengelig via skjermen, uavhengig om det er produsert internt eller kommer utenfra. Dette kan oppnås ved at papirdokumenter skannes inn og knyttes til saksmappene i saksbehandlerverktøyet. Dermed vil alle brukerne av systemet ha mulighet for å få tilgang på dokumentet uavhengig av hvor originalen befinner seg. Hattfjelldal og Grane kommuner skal ved hjelp av scanning av alle dokumenter på papir sikre en mer rasjonell og effektiv journalføring og arkivering innenfor tilgjengelige ressurser. Et viktig mål i denne prosessen er å oppnå fleksibilitet i samarbeidet mellom kommunene. Ved å ha samme prosess og program for scanning, på samme server vil dokumenter kunne bli scannet i Hattfjelldal på vegne av Grane og vise versa. Ny applikasjon, programvare for scanning. Innkjøp av scannere i servicekontorene, en i hver kommune. Applikasjon NOK 150.000 Scannere 2 stk. Dokumenter blir letter tilgjengelige for alle som har tilgang og bruk for det. Sikrere, letter arkivering av dokumenter. GENINST INVESTERING GEVINST DRIFT Forventet gevinst kan bli billigere investering for den enkelte kommune i og med at det er to om kostnaden, både for applikasjon og scannere. Arkivfunksjonen. NOK 50.000. 21

9. TILTAKETS NAVN: TELEFONI. BESKRIVELSE: Dagens telefonløsning er basert på ISDN-linjer og analoge linjer. Totalt har Hattfjelldal kommune 6 ISDN linjer og 12 analoge linjer til administrative funksjoner. I tillegg kommer en del linjer til eksterne driftsenheter. Grane kommune har flere ISDN linjer og analoge linjer inn til kommunehuset. En fulstendig oversikt over Grane kommune sine telefonlinjer er under utarbeidelse. Telefontrafikken til administrasjonen skjer via sentralbord. Hattfjelldal kommune eier selv kabelen fra rådhuset til alle kommunale bygg i sentrum. I Grane kommune skjer viderekoblingen via leide linjer. Utviklingen innenfor telefoni går i retning av ny teknologi hvor tale og data smelter mer sammen. IP-telefoni er en slik type teknologi og går ut på at stemmen til den som ringer omformes fra analoge signaler til digitale signaler. En IP-telefoniløsning har alle de vanligste hussentral-tjenestene som: viderekobling, overføring, innhenting, samtale venter og konferanse. I dag har alle bedrifter to interne spredningsnett, ett for data og ett for tale. Med IP-telefoni- løsningen vil all kommunikasjon spres via datanettet. MÅL INVESTERINGSTILTA K En skal få et telefonsystem som er enklere å drifte, billigere å bruke og åpne for flere tjenester. Telefonkostnadene skal reduseres med 20 % etter år 1 med bruk av ny teknologi. Investeringen omfatter utskifting av sentralbord i begge kommuner. Tiltaket kan derfor kombineres med tiltaket Felles sentralbord. Nytt sentralbord vil sannsynligvis være PC-basert og åpne for mulig bruk av VPN teknologi, som benyttes i bredbånd/internett. KOSTNAD Server og applikasjoner. Inkludert ligger opplæring og installasjon. Kr. 100.000,- pr.kommune. FORVENTET GEVINST For begge kommunen vil en reduksjon av telefonkostnadene på 20 % pr. år utgjøre ca. kr.60.000,- GEVINST INVESTERING Investeringskostnader tilknyttet opplæring kan deles på to, slik at hver kommune sparer på investeringen. Opplæring anslås til 2 dager à kr. 10.000,- Kr.10.000,- pr. kommune. GEVINST DRIFT Gevinst Grane kommune Gevinst Hattfjelldal kommune Kr. 30.000,- Kr. 30.000,- 22

10. TILTAKETS NAVN: FELLES SENTRALBORD (CALLSENTER). BESKRIVELSE: MÅL INVESTERINGS-TILTAK Hattfjelldal kommune og Grane kommune har i dag hvert sitt sentralbord som betjenes av en person. I begge(?) kommuner utfører vedkommende som betjener sentralbordet også postbehandlingsarbeid og andre lettere arbeidsoppgaver. Arbeidet med sentralbordtjenesten gjør imidlertid at de andre arbeidsoppgavene blir relativt oppstykket og mindre effektivt utført. Det antas at felles sentralbord kan gi en gevinst i form av bedre effektivitet i utførelsen av andre oppgaver. Bedre effektiviteten i arbeidet samt reduksjon i utgifter til sentralbord. Investeringen omfatter utskifting av sentralbord i begge kommuner. Tiltaket kan derfor kombineres med tiltaket Telefoni. Nytt sentralbord vil sannsynligvis være PC-basert og åpne for mulig bruk av VPN teknologi, som benyttes i bredbånd/internett. KOSTNAD Server og applikasjoner. Inkludert ligger opplæring og installasjon. Kr.100.000,- FORVENTET GEVINST Forventet gevinst vil i hovedsak være større effektivitet i servicekontorene ved at det kan frigjøres personell. Alternativt reduksjon i bemanningen. GEVINST INVESTERING Ukjent Kr. GEVINST DRIFT Effektiviseringsgevinst forventes tilsvarende reduksjon i bemanningen med 20% stilling. Kr. 60.000,- pr. år. 23

11.TILTAKETS NAVN: MUSIKKTEKNOLOGIPROGRAM BESKRIVELSE: MÅL Program som skal benyttes til opptak av musikk/lyd(harddisk recording). Kan være for eksempel Q-base eller Finale. Finale er mest et noteskrivingsprogram, men utvikling går mer mot opptaksmuligheter og redigering. -Skolene skal kunne gjennomføre undervisning i musikkteknologi på en god måte. Det er en del av L97. -Skape interesse for musikk med tanke på kreativitet, produksjon og komponering. Dette er en stor industri. Det bør jobbes for at ungene får mulighet til å utvikle seg innenfor dette området. Mål med samarbeid: Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. INVESTERINGSTILTAK -Anskaffelse av applikasjon. -Investere i servere/store maskiner. Bruk av slike program krever store ressurser fra datasystemet. -Hvis programmene skal ligge på en server i en av kommunene må kapasiteten på linjene mellom kommunene utvides. Bør sannsynligvis ligge på server på skolene eller på lokal maskin. -Muligens oppdatere operativsystem på lokale maskiner. -Midi-keyboard og mikrofoner. KOSTNAD -Applikasjon/lisenser -Utvidet lagringskapasitet -Utvidelse linjer mellom kommuner Kr. 8.000,- pr. lisens. Finnes felleslisenser for storbrukere. Kr. Kr. 5.900 pr. 2Mb pr.mnd. FORVENTET GEVINST GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Applikasjoner ikke ment for gevinst for kommunene, men som en del av opplæring i skoler og evt. barnehage. Bør være mulig å få gevinst på felles innkjøp. -Innvilges antakelig rabatt på investering hvis vi er Kr. to kommuner, jfr. Kjøp av økonomiprog. -Evt. kostnader ved innkjøp av servere kan reduseres ved to kommuner. - Med tanke på kostnader ved utvidelse av linjer og Kr. utvidelse av kapasitet på serverparken er dette et område hvor vi eventuelt kun bør vurdere felles innkjøp. 24

12. TILTAKETS NAVN: GIS WINMAP 4 BESKRIVELSE: PS-GIS (WinMap4) Er et dataprogram som baserer seg på kartpresentasjoner. Det kan brukes til laging av lovpålagte oppgaver som kommuneplaner/ reguleringsplaner og andre kart-presentasjoner. Det vil også kunne brukes til registrering av DEK (Digitalt eiendoms kartverk, en lovpålagt oppgave). MÅL: -Selv å kunne: -ajourføre og vedlikeholde kommuneplanens arealdel. -utarbeide egne reguleringsplaner -føre / ajourholde DEK -Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. -Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. INVESTERINGSTILTAK: -Begge kommunene har investert i programvaren. -Vi kan dele på kostnader ifm. plotter (felles A1/A0 plotter). KOSTNAD: -Plotter -Vedlikehold / drift pr.år -Kursing ny ansvarlig Grane Max Kr. 40-50.000,- Kr. 20.000,- Kr. 20 30.000,- FORVENTET GEVINST: -En reguleringsplan for et boligfelt kan fort koste Kr. 100.000,- Med GIS vil vi kunne utføre arbeidet selv. Det blir da kun arbeidsinnsatsen, som blir kostnaden -Vi vil, selv med en mindre plan, kunne tjene inn kostnadene for de årlige utlegg. Jo flere planer i året, jo større inntjening. GEVINST AV INVESTERING: GEVINST AV DRIFT: Vi kan, dersom vi får folk med kapasitet, kunne selge tjenesten til beboerne i kommunen. Dette er en mulighet til å få inntekt for kommunen og en ny tjenesteyting til enkelte. - Spesialisering gir bedre utførelse av oppgaver. - Felles drift. - Vi vil kunne digitalisere alle planer, noe som gjør videre behandling enklere. 25

13. TILTAKETS NAVN: GEMINI OPPMÅLING BESKRIVELSE: Gemini oppmåling er et program som kommunen har i dag. Programmet er nødvendig for å kunne drive begge oppmålingsavd. i kommunene. Dette er et dataprogram som lager målebrev ut ifra innmålinger i felten, lager vegkonstruksjoner, utsettingsdata etc.. Pogrammet kan samkjøres med pkt. GIS Winmap 4 ved at data fra Gemini brukes i GIS. Kan brukes til laging av lovpålagte oppgaver som målebrev etter delingsloven, og vil kunne samarbeide med DEK(Digitalt eiendomskartverk). MÅL: INVESTERINGSTILTAK: -Holde oss oppdatert programmessig. -Selv kunne ajourføre og vedlikeholde målebrev ifm. fradelinger. -Ajourholde DEK -Ajourføre målebrevsregisteret -Kunne beregne små vegstykker internt -Gi kunder gode situasjonsskisser -Samkjøre programmet over server, og få felles drift og vedlikehold. / opplæring. -Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. -Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden -Begge kommunene har investert i programvaren KOSTNAD: Vedlikehold / drift pr.år Intern kursing Kr. 15.000,- Kr. 0,- FORVENTET GEVINST: -Vi vil kunne redusere driftskostnader, og kunne samarbeide bedre. -Spare på intern opplæring. GEVINST AV INVESTERING: Vi vil kunne gjøre en bedre jobb samlet sett. GEVINST AV DRIFT: -Utføre oppgaver selv. -Systemet er godt innarbeidet. -Felles drift vil redusere kostnader. -Ved tilstrekkelig bemanning i begge kommunene vil vi kunne ta oss av alle oppmålingsoppgaver i fellesskap uten innleide konsulenter. Innleide konsulenter er meget kostbare for kommunene. 26

14. TILTAKETS NAVN: GEMINI MIVAREG BESKRIVELSE: Gemini vann og avløp er et program som kommunene har i dag. Programmet er et godt hjelpemiddel for å kunne drive begge vann og avløpsavdelingene i kommunene og er et dataprogram som inneholder betegnelser over all vann og avløp i kommunen med koordinatbestemmelser. Programmet kan samkjøres med GIS Winmap 4 og GEMINI oppmåling. Programmet kan brukes til lagring av opplysningerom lovpålagte oppgaver som utslipp etter forurensningsloven m.m. Arbeidet forenkles når man først har lagt inn dataene om ledningsnettet. MÅL: -Selv å kunne: -ajourføre og vedlikeholde vann- og avløpsledninger i kommunene. -Få full oversikt over ledningsnettet med tanke på lekkasjer / brudd. -utarbeide egne anbudspapirer ut i fra det foran nevnte. -Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. -Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. INVESTERINGSTILTAK: Begge kommunene har investert i programvaren Grane har nettopp vært på omfattende kurs på programmet KOSTNAD: Vedlikehold / drift pr.år Intern Kursing Kr. 15.000,- Kr. 0,- FORVENTET GEVINST: GEVINST AV INVESTERING: GEVINST AV DRIFT: Vi vil kunne redusere driftskostnader samt få et bedre samarbeid. Satse på felles opplæring. -Vi kan, dersom vi får beholde folk med kapasitet, kunne gjøre en bedre jobb samlet sett. -Skaffe en nødvendig oversikt mtp. Lekkasjer etc. Spesialisering gir bedre utførelse av oppgaver. Felles drift. Vi vil kunne digitalisere alle planer, som gjør videre behandling enklere. 27

15. TILTAKETS NAVN: TEGNEPROGRAM BOLIGER BESKRIVELSE: MÅL: INVESTERINGSTILTAK: Begge kommunene har i dag autocad light. Dette er et program som brukes til å lese produkter fra eksterne konsulenter, som er laget i autocad, novacad o.l.. Programmet kan brukes til hustegning og annen tegning. Alternativt er f.eks. Vector Works som er et mer fleksibelt program, som kan kommunisere med flere andre, i motsetning til autocad. Dette kan også brukes til mindre reguleringsarbeide Man kunne lagt inn kommunale bygg og slik gjort det enkelt å foreta endringer og vedlikehold, uten å leie inn kostbar konsulentbistand. -Få et program som kommuniserer med cad programmene og som kan tegne de kommunale byggene, forenkle anbud og endringer på byggene. -Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. -Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. -Begge kommunene har investert i programvaren. -Vi kan vurdere om vi bør beholde auto-cad. KOSTNAD: Nytt program Vedlikehold / drift pr.år Kursing Kr. 15.000,- Kr. 15.000,- Kr. 20.000,- FORVENTET GEVINST: GEVINST INVESTERING: GEVINST DRIFT: -Vi vil kunne redusere driftskostnader, og kunne samarbeide bedre. -Spare på intern opplæring. -Vi kan, dersom vi får beholde folk med kapasitet, kunne gjøre en bedre jobb samlet sett. -Unngå å leie inn dyre konsulenter. -Skaffe en nødvendig oversikt mtp. utbygginger etc. -Forenkle saksgangen. -Utføre oppgaver selv. -Felles drift vil redusere kostnader. -Ved tilstrekkelig bemanning i begge kommunene vil vi kunne ta oss av alle oppmålingsoppgaver i fellesskap uten innleide konsulenter. Innleide konsulenter er meget kostbare for kommunene. 28

16. TILTAKETS NAVN: FAGPROGRAM BARNEVERN BESKRIVELSE: Program som kan oppfylle lovkrav i forbindelse med dokumentasjon og målsetting for den enkelte klient. Programmet skal også være nyttig i forhold til rapporter og statistikk. Noen funksjoner programmet bør inneholde: Klientregister: -Register for forbindelser, samarbeidspartnere etc. -Registrering og oppfølging av meldinger. -Registrering og oppfølging av undersøkelser Tiltaksplanlegging: -Utbetalinger/anvisninger. -Internfakturering. -Rapporteringsmuligheter. -Adopsjonssaker. -Fosterhjem(godkjenning) -Forebyggende arbeid. -Offentlig statistikk -Knyttes opp mot regnskap og lønnsfunksjon. MÅL INVESTERINGSTILTAK KOSTNAD FORVENTET GEVINST GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Programvaren må tilfredsstille datatilsynet sine krav til behandling av personopplysninger. Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. Anskaffelse av applikasjon. Muligens oppdatere opperativsystem. Hvis gamle maskiner, nye maskiner anskaffes. Et enkeltstående tilbud til en kommune fra Visma Familia kr. 224.600,- Unique viser følgende pris. Kommunene har i fellesskap skrevet kontrakt med Begge kommuner samlet det som nå heter Visma Unique på deler av deres Investering Kr. 10.000,- ekommune-løsning. Denne løsningen er en pakke Bruksrett år Kr. 10.000,- med program for små kommuner. Det betales en Installasjon Kr. 20.000,- bruksrett for programvaren istedenfor at den Opplæring Kr. 63.000,- kjøpes. Dette er i utgangspunktet en rimeligere Oppl.drift Kr. 6.000,- løsning enn om man må kjøpe programvaren. Å Prosjekt led Kr. 6.000,- leie flere programmer fra denne løsningen vil gi Sum Kr. 115.000,- små kostnader ved investering og liten økning i leiekostnadene. Det er installasjon og opplæring som først og fremst vil være kostnadskrevende. Tidsbesparende for HS avdelinga. Bedre kontroll på bruk av midler/ressurser. Enklere hverdag for ansatte. Enklere å utveksle informasjon. Priser uten Mva. Evt. reiser og opphold kommer i tillegg. Summen på kostnader er hentet ut fra Unique sitt tilbud basert på at vi er to kommuner våren 2003. Ut fra erfaringer med forhandlinger er det nok mulig å få en reduksjon i tillegg på ca. 10%. Innvilges antakelig rabatt på både investering og Kr. leie hvis vi er to kommuner, jfr. forhandlinger ang. økonomiprog. Evt. kostnader ved innkjøp av driftsutstyr halveres ved to kommuner. Kan driftes fra en kommune. Gir Mindre innsats pr. Kr. kommune. 29

17. TILTAKETS NAVN: FAGPROGRAM SOSIAL BESKRIVELSE: Program som kan oppfylle lovkrav i henhold til dokumentasjon og målsetting for den enkelte klient. Programmet skal også være hensiktsmessig for rapportering og statistikk. Noen funksjoner: -Henvendelser. -Registrering av klienter. -Arbeidsplaner. -Søknader om ytelser. -Utbetaling. -Tiltak av ikke-økonomisk karakter. -Avtalebok. -Rapporteringer(SSB og Kostra). MÅL INVESTERINGSTILTAK KOSTNAD Programvaren må tilfredsstille datatilsynet sine krav til behandling av personopplysninger. Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. Anskaffelse av applikasjon. Muligens oppdatere operativsystem. Hvis for gamle maskiner, nye maskiner anskaffes. Et enkeltstående tilbud til en kommune fra Visma Humanus kr. 224.600,- Unique viser følgende pris. FORVENTET GEVINST Kommunene har i fellesskap skrevet kontrakt med det som nå heter Visma Unique på deler av deres ekommune-løsning. Denne løsningen er en pakke med program for små kommuner. Det betales en bruksrett for programvaren istedenfor at den kjøpes. Dette er i utgangspunktet en rimeligere løsning enn om man må kjøpe programvaren. Å leie flere programmer fra denne løsningen vil gi små kostnader ved investering og liten økning i leiekostnadene. Det er installasjon og opplæring som først og fremst vil være kostnadskrevende. Tidsbesparende for HS avdelinga. Bedre kontroll på bruk av midler/ressurser. Enklere hverdag for ansatte. Enklere å utveksle informasjon. Begge kommuner samlet Investering Kr. 10.000,- Bruksrett år Kr. 10.000,- Installasjon Kr. 20.000,- Opplæring Kr. 72.000,- Oppl.drift Kr. 6.000,- Prosjekt led Kr. 6.000,- Sum Kr. 124.000,- Priser uten Mva. Evt. reiser og opphold kommer i tillegg. GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Ut fra erfaringer med forhandlinger er det nok mulig å få en reduksjon i pris på ca. 10%. Innvilges antakelig rabatt på både investering og Kr. leie hvis vi er to kommuner, jfr. forhandlinger ang. økonomiprog. Evt. kostnader ved innkjøp av driftsutstyr halveres ved to kommuner. Kan driftes fra en kommune. Gir Mindre innsats pr. Kr. kommune. 30

18. TILTAKETS NAVN: FAGPROGRAM PLEIE OG OMSORG BESKRIVELSE: Kommunen skal ha et redskap for styring av tjenestene innen pleie og omsorg, både når det gjelder institusjonsbaserte- og hjemmebaserte tjenester. Noen funksjoner: -Tiltaks- og oppgaveregistrering med oppfølging. -Daglig rapportering og faglig planlegging. -Medisinering, kost- og diagnoseopplysninger. -Økonomi- og vederlagsberegning -Muligheter for registreringer og rapporteringer (Gerix, IPLOS, Kostra etc) -Ventelister, ansvarsgrupper, serviceoppdrag etc. Videre bør programmet inneholde funksjoner for personelladministrasjon, plassadministrasjon(inn/utskriving etc.), tekniske hjelpemidler og egenbetaling. Programvaren bør være utviklet for bærbare enheter og kunne kommunisere via ordinære kommunikasjonskanaler som for eksempel mobilnettet eller vanlig telefonnett. Programvaren må tilfredsstille datatilsynet sine krav til behandling av personopplysninger. MÅL INVESTERINGSTILTAK KOSTNAD FORVENTET GEVINST GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. Anskaffelse av applikasjon. Muligens oppdatere operativsystem. Hvis for gamle maskiner, nye maskiner anskaffes. Kommunene har i fellesskap skrevet kontrakt med det som nå heter Visma Unique på deler av deres ekommune-løsning. Denne løsningen er en pakke med program for små kommuner. Det betales en bruksrett for programvaren istedenfor at den kjøpes. Dette er i utgangspunktet en rimeligere løsning enn om man må kjøpe programvaren. Å leie flere programmer fra denne løsningen vil gi små kostnader ved investering og liten økning i leiekostnadene. Det er installasjon og opplæring som først og fremst vil være kostnadskrevende. Begge kommuner samlet Investering Kr. 10.000,- Bruksrett år Kr. 10.000,- Installasjon Kr. 20.000,- Opplæring Kr. 72.000,- Oppl.drift Kr. 6.000,- Prosjekt led Kr. 6.000,- Sum Kr. 124.000,- Priser uten Mva. Evt. reiser og opphold kommer i tillegg. Tidsbesparende for HS avdelinga. Bedre kontroll på bruk av midler/ressurser. Enklere hverdag for ansatte. Enklere å utveksle informasjon. Summen på kostnader er hentet ut fra Unique sitt tilbud basert på at vi er to kommuner våren 2003. Ut fra erfaringer med forhandlinger er det nok mulig å få en reduksjon i tillegg på ca. 10%. Innvilges antakelig rabatt på både investering og leie hvis vi er to kommuner, jfr. forhandlinger ang. økonomiprog. Evt. kostnader ved innkjøp av driftsutstyr halveres ved to kommuner. Kan driftes fra en kommune. Gir Mindre innsats pr. kommune. Kr. Kr. 31

19. TILTAKETS NAVN: Multimediaprogram BESKRIVELSE: Program som kan lagre, spille av og manipulere/redigere lyd og bilder i forskjellige former og formater. MÅL Skolene skal ha program som fremkaller kreativitet og teknologisk innsikt innenfor områder som musikk, film og videoproduksjon som etter hvert har blitt en stor industri i både nasjonal og global sammenheng. Mål med samarbeid: Få ensartet programvare i begge kommunene som gir gevinst gevinst både i forbindelse med innkjøp og drift. Få bedre kompetanse både på brukersiden og på driftssiden. INVESTERINGSTILTAK Noen operativsystemer har multimediaprogram som en del av sin pakke. Disse kan benyttes i en del sammenhenger men vil ikke fungere optimalt i de fleste sammenhenger. -Anskaffelse av applikasjoner. -Avhengig av applikasjon kan det hende at vi må investere i servere. Bruk av slike program krever ofte store ressurser fra datasystemet. -Hvis programmene skal ligge på en server i en av kommunene må kapasiteten på linjene mellom kommunene utvides. Bør sannsynligvis ligge på server på skolene eller på lokal maskin. -Muligens oppdatere operativsystem på lokale maskiner. KOSTNAD -Applikasjon/lisenser -Utvidelse linjer mellom kommuner -Utvidet lagringskapasitet Kr. 8.000,- pr. lisens. Kr. 5.900 pr. 2Mb pr.mnd. Kr. FORVENTET GEVINST Applikasjoner ikke ment for gevinst for kommunene, men som en del av opplæring i skoler og evt. barnehage. Bør være mulig å få gevinst på felles innkjøp. GEVINST INVESTERING GEVINST DRIFT -Innvilges antakelig rabatt på investering hvis vi er to kommuner, jfr. Kjøp av økonomiprog. -Evt. kostnader ved innkjøp av servere kan reduseres ved to kommuner. Med tanke på kostnader ved utvidelse av linjer og utvidelse av kapasitet på serverparken er dette et område hvor vi eventuelt kun bør vurdere felles innkjøp. Kr. Kr. 32

Prioriteringer tiltaksdel med antatte investeringskostnader for begge kommunene samlet. Tiltak 2004 2005 2006 1. Skatt felles linjeleie X 2. Mailserver og webserver X (Kr. 80.000,-) 3. Operativsystem X (Kr. 20.000,-) Gjelder Op.sys på servere. 4. Felles drift av edb-anlegg X (Kr. 60.000,-) Oppstartskostnader. 5. Servicetorgløsning X (Kr. 100.000,-) 6. Felles kursopplegg X (Kr. 50.000,-) 7. Saksbehandlerprogram X( Kr. 1.600.000,-) 8. Scanning dokumenter X (Kr. 150.000,-) 9. Telefoni X (Kr. 200.000,-) 10. Felles sentralbord X 11. Musikkteknologiprog. X (Kr. 50.000,-) 12. GIS (Winmap 4) X (Kr. 30.000,-) Kurs X (Kr. 50.000,-) Kjøp av plotter. 13. Oppmålingsprogram X 14. Prog. vann og avløp X 15. Tegneprog. boliger X (Kr. 35.000,-) 16. Fagprog. barnevern X (Kr. 115.000,-) 17. Fagprog. sosial X (Kr. 124.000,-) 18. Fagprog. Pleie/oms. X (Kr. 200.000) Kostnad er inkl. ny server som også skal være tilgjengelig for tiltak 16 og 17. 19. Multimed.prog. X (Kr. 50.000,-) 33

Vedlegg 1 Vedlegg 2: Beskrivelse av Hattfjelldal kommune. Kommunen har i dag to nettverk,nett 1 er det åpne, og nett 2 som er lukket betjener legekontor og pleie-/omsorgavdelingen. All merkantil programvare ble anskaffet fra Telenor Allianse bestående av: saksbehandling, regnskap, lønn og fakturering. Dette er karakterbaserte systemer. I tillegg har kommunen 11 fagprogrammer fordelt mellom teknisk, bibliotek, næring, skole/kultur, lege/helse og pro/sosial. Som tekstbehandler kjøres MS Office. Det er trukket fiberkabel mellom bygninger: Rådhuset, sykehjemmet, Helse- og sosialadministrasjon, Helse og Miljøhus, Hattfjelldal skole og H.dal barnehage. Nettverkene er delt slik at de tilfredsstiller Datatilsynets krav til sikkerhet. Infrastruktur Etat/avdeling Lokalisering Servertilknytning Ant. brukere Kabling Sykehjem 200 m fra rådhuset 2 2 Stjerne kat.5/fiber Kontor for hj.sykepleie 200 m fra rådhuset 2 6 Stjerne kat.5/fiber Helse- og miljøhus 200 m fra rådhuset 2 6 Stjerne kat.5/fiber Bibliotek 200 m fra rådhuset 1 1 Stjerne kat.5/fiber Hattfjelldal skole 400 m fra rådhuset 1 4 Stjerne kat.5/fiber Sentraladministrasjon Rådhuset 1 9 Stjernenett kat.5 Teknisk avd. Rådhuset 1 5 Stjernenett kat.5 Kommunekassen Rådhuset 1 4 Stjernenett kat.5 Næringsavd Rådhuset 1 5 Stjernenett kat.5 Skole/kultur Rådhuset 1 3 Stjernenett kat.5 Helse og sosial Rådhuset 2 9 Stjernenett kat.5 Barnehage 300 m fra Rådhuset 1 1 Stjerne kat.5/fiber 34

Figuren viser hvordan de ulike ytre etater er lokalisert i forhold til rådhuset. Hvor serverne er lokalisert og hvilke etater/avdelinger som er tilknyttet. Likeså antall PC er (brukere) tilknyttet etaten/avdelingen samt kablingsløsning. HUB ene har en ytelse på 10 Mbit. Bygningsmassen m/kabling Hattfjelldal skole Sykehjem Kontorbygg - hjemmesykepleien Rådhuset Helse og miljøhus Hattfjelldal barnehage Teknisk beskrivelse. Eksisterende utstyr Servere Ant. Nett Merke Type Ram Disk 1 OS Plassering 1 1 Cinet DP-250 128 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 1 Cinet DP-250 128 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 1 Cinet PPI-600 128 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 1 Cinet PPI-600 128 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 1 Cinet PPI-600 128 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 1 Cinet PPI-600 512 10 Gb Sc NT 4.0 Kommunehus datarom 1 2 Compaq Proliant ML-370 512 40 Gb Sc W2000 Kommunehus datarom UPS Antall Nett Merke Type Plassering 1 1 APC Smart-UPS V/s 1000 Kommunehus datarom 1 2 APC Smart-UPS V/s 1000 Kommunehus datarom 1 1 APC Smart-UPS V/s 1000 Kommunehus datarom 1 1 APC Smart-UPS V/s 700 Kommunehus datarom 1 1 APC Smart-UPS V/s 700 Kommunehus datarom Arbeidsstasjoner TEKNISKE SPESIFIKASJONER EKSISTERENDE UTSTYR Merke Modell Harddisk Nett Etat Cinet 50 stk LP 600 4,3 Gb 1 SAD Cinet 6 stk PPI 600 4,3 Gb 1 SAD PCA 8 stk 6x86L-PR200+ Samsung 2,1 G 2 PRO Toshiba 5 stk Satellite 10 Gb 1/2 35

Eget konsept 10 stk 10-20 Gb 1 Eksisterende Skrivere Ant. Type Nett Brukes til. Plassering. 1 HP 4 Plus Laser 1 Disp.på nett. Sentraladministrasjonen. 1 HP 4000 Laser 1 Sentralskriver næringsetat Ekspedisjon næringsetat. 1 HP 4000 Laser 1 Sentralskriver kommunehus Ekspedisjonen 1 HP 2100 Laser 1 Sentralskriver skolekontor Skolekontor 6 Oki 320 matr. L Lokal legekontor/sekretærer Legekontor 1 Oki 12 in Laser 2 Sentralskriver legekontor Legekontor 1 Canon LBP 8 Laser 2 Barnevern Barnevernkontor 1 Oki 12 in Laser 2 Sentralskriver PRO PRO-Leder 1 Oki 7200 Fargelaser 1 Sentralt Teknisk avdeling 1 Oki 12 in Laser 2 Sentralskriver Skole Skolen, ekspedisjonen F= er koblet til frittstående PC. L= er lokale skriver tilknyttet PC er i nett Ovenfor er en liste over de skrivere som kommunen har dag og som skal benyttes i størst mulig utstrekning. Programmene må derfor produsere rapporter som er i samsvar med formatet på skriverne. Kommunikasjon Kommunikasjon mot ytre etater Tabellen nedenfor viser hvilken kommunikasjon som er etablert mot ytre etater i dag og ønske om fremtidige forbindelser fra ytre etater. Fra Til Prioritet Server Nå Hattfjelldal sykehjem Rådhuset 1 x *) Helse- og sosialadministrasjon Rådhuset 1 x *) Helse- og miljøhus Rådhuset 1 x *) Hattfjelldal barnehage Rådhuset 1 x*) Hattfjelldal skole Rådhuset 1 x*) *) Det er som vist på teknisk skisse lagt fiberkabel frem til rådhuset fra disse enhetene. Kommunikasjon ut av kommunen Denne tabellen viser dagens kommunikasjon mot ulike instanser utenfor kommunen. Fra Til Type Nå Rådhuset IBM: Husbanken, bedriftsterminal, ISDN x Rådhuset Lege Helsesøster skatt og BBS, Telenor Allianse Telenor Allianse utlån Telenor Allianse Gab Furst og sykehus (prøvelabsvar) Sysvac til SIF service-modem program Modem Samtlige etater Internet x Kommunen har i dag 6 WinLink lisenser. x x x 36

Vedlegg 2: Beskrivelse av Grane kommune. Kommunen har i dag to nettverk. Nett 1 er et åpent nett og nett 2 er et lukket nett som betjener legekontor. All merkantil programvare ble anskaffet fra Telenor Allianse bestående av: saksbehandling, regnskap, lønn og fakturering. Dette er karakterbaserte systemer. I tillegg har kommunen en del fagprogrammer fordelt mellom teknisk, bibliotek, næring, skole/kultur, lege/helse og sosial. Som tekstbehandler kjøres MS Office. Nettverkene er delt slik at de tilfredsstiller Datatilsynets krav til sikkerhet. 37

Infrastruktur Etat/avdeling Lokalisering Servertilknytning Ant. maskine r Kabling Sykehjem ca. 1 km frå rådhuset 1 2 ISDN Helsestasjon, Rådhuset 1 2 Stjerne hjemmesykepleien Helsestasjonen, Rådhuset 2 6 Stjerne legekontor Bibliotek Rådhuset 0 1 Egen ISDN Grane barne- og ungdommsskole Grane barne- og ungdomsskole Stormoen skole Grane barnehage ca. 1 km fra Rådhuset 0 10 Frittstående Elevmaskiner 10 Skrivernettverk med ISDN for noen maskiner Ca. 2 km fra Rådhuset Ca. 2 km fra Rådhuset 0 4 Frittstående 0 2 Frittstående/Egen ISDN Servicetorg Rådhuset 1 5 Stjernenett Sentraladm. Rådhuset 1 4 Stjernenett Teknisk avd. Rådhuset 1 5 Stjernenett Kommunekassen Rådhuset 1 5 Stjernenett Næringsavd Rådhuset 1 5 Stjernenett Oppvekst/kultur Rådhuset 1 4 Stjernenett Helse og sosial Rådhuset 1 2 Stjernenett Figuren viser hvordan de ulike ytre etater er lokalisert i forhold til rådhuset. Hvor serverne er lokalisert og hvilke etater/avdelinger som er tilknyttet. Likeså antall PC er (brukere) tilknyttet etaten/avdelingen samt kablingsløsning. HUB ene har en ytelse på 10/100 Mbit. Bygningsmassen m/kabling Rådhuset kommuneadm. helsestasjon Alders- og sykehjem legekontor Grane barneog ungdomsskole Barnehage Stormoen skole 38

Teknisk beskrivelse. Eksisterende utstyr Tabellen nedenfor er en oversikt over all programvare kommunen bruker pr. idag samt ny programvare det er behov for. I kolonne 2 fra venstre er det kodet hvorvidt programvaren skal beholdes, skiftes ut, kjøpes nytt, oppgraderes, vurderes eller fjernes. Tabellen viser også hvilke programansvarlige som skal ha pådriver-, brukerstøtte-, og opplæringsansvar for de enkelte programmer. PROGRAMVARE B=beholdes, S=skiftes ut, N=nytt, O= Oppgraderes, V=vurderes FAGSYSTEMER B/S/ Prioritet Programansvar N FELLES: Libro basismodul S 1 Lise Bråten Libro Batch-input S 1 Lise Bråten Libro Budsjettstimulerer S 1 Lise Bråten Libro kommunal fakturering S 1 Lise Bråten Libro lønn S 1 Lise Bråten Deler av Unique ekommune med følgende programinnhold: Unique ØKONOMI basis N Unique ØKONOMIRAPP. N Unique anlegg/avskrivinger N Unique ØKONOMI integrasjon mot N Lindorff Unique FELIX Innlån/utlån N Unique ØKOPLAN N Unique KOMMFAKT N Unique ANSATT Basis N Unique ANSATT Superrapp. N Unique ANSATT Budsjett. N Unique ANSATT LOKAL N FORHANDLING Unique PROGRAMSERVER N advanced Unique e-handel Innkjøp N Unique e-handel Innkjøp N Webmoduler Unique Fakturabehandling N Unique SKANNING N Unique HR-PORTAL/Intranett N 3. parts prog.vare i forbindelse med Unique program: Docustar ICR Basis N Docustar ICR Basis N MsOffice O 1 Helen Karlsen/Knut Frammarsvik FT-Gate e-post server B 1 Helen Karlsen/Knut Frammarsvik Norman Virus Program V 1 Helen Karlsen/Knut Frammarsvik UPS B 1 Helen Karlsen WinLink V 1 Helen Karlsen Windows 95. O 1 Helen Karlsen Windows NT-v. 4.0 O 1 Helen Karlsen GIS O Geir Risvik 39

WinSak S 1 Inger Lise Fløtnes MS-Outlook O 1 Helen Karlsen/Knut Frammarsvik Outlook Exchange S Helen Karlsen/Knut Frammarsvik Winmap 4 N 1 Knut Frammarsvik TEKNISK: HolteProsjekt bibliotek B Leif Aune Gemini oppmåling B 1 Knut Frammarsvik AutoCad B Knut Frammarsvik Gemini MIVAREG B 1 Leif Aune Gemini TANK B Leif Aune GAB B 1 Harald Volden/Knut Frammarsvik BIBLIOTEK: Mikromark, katalogisering B 1 Gunnhild Vassdal Utlånsmodul B 2 Gunnhild Vassdal NÆRING: Infosys B 1 Arne M. Husby Ajour S 1 Arne M. Husby SKOLE/KULTUR: Ped.forum (barnehage) IKT i fag Rådgiverprogram Finale 2002 Det store manndomsspranget Kunnskapsforlaget (Leksikon) NLS prog. (Voksenopplæring) Knowledge adventure Eurotalk (Multimedia) LEGE/HELSE: Profdoc WinMed B 1 Else Bjørkås Profdoc WinMed helse B 1 Else Bjørkås Win NT4 Server Generelt V Helen Karlsen PRO/SOSIAL: * Oppgraderes. MASKINVARE (K) Infrastruktur Grane kommune har 2 adskilte nett, hvor helsetjenesten er det ene, og kommunehuset ellers er det andre. Disse to nett er fysisk adskilt. Grane Barne- og Ungdomskole, barnehagen, småskolen og sykehjemmet skal, når vi får breibånd 100 % på plass, tilknyttes vårt åpne nett (kommunehuset) All tilknytning foregår over antenner mellom byggene, i første omgang 5 antenner. Kommunens telefonsentral vil da betjene likeledes alle enheter i sentrum på egne linjer. 40

Eksisterende skrivere. Ant. Type Nett Brukes til. Plassering. 1 Ricoh Aficio 700 Alle Sentralskriver kommunehus Sentraladministrasjonen. PCL 1 HP Laserjet 4L Alle Næringsavd Alf Arntsberg 1 HP Laserjet 4L L Næringsavd Arne Martin Husby 1 HP 1100A L Næringsavd Torgar Eggen 1 HP 1220 C Alle Næringsavd Geir Risvik 1 HP Laserjet 4M+ Alle Kommunekassen Kassen 1 HP 850C L Skolekontor Kjell Joar P. Øverleir 1 HP 690 C L Lokal skolesjef Åse Granmo 1 HP 1170 C Alle Ungdomskonsulent Rune Stabbforsmo 1 Lexmark 1000 L Biblioteket Skranke 1 Konica Alle Teknisk Teknisk Etat 1 HP 694 C L Teknisk Knut Frammarsvik 1 HP 694 C L Teknisk Leif Aune 1 HP 694 C L Teknisk Torbjørn Brataas 1 HP 640 C L Barnevernkonsulent Bodil Strøm 1 Epson 400 C L Sosialkonsulent Per Skogsås 1 Epson 600 C L Helse og sosial sjef Arve Opsjøn 1 HP 840C L Hjemmesykepleie Synnøve Steinrem 1 Epson 400 C L Hjemmesykepleie Heidi Skar 1 HP 930 C L Bedriftshelsetjenesten Else Bjørkås 1 HP 940 C Alle Helseavdelinga 1 HP 690 C L Helsesøster Anita Brennhaug 1 HP 710 C L Vernepleie Berit Rise 1 Laserskriver Alle Datarom Skolen 1 HP L Rådgiverkontor Skolen 1 Skriver L Arbeidsrom 1 Skolen 1 Skriver L Arbeidsrom 2 Skolen 1 Skriver Alle Kontoret Vegset Skolen 1 Skriver L Kontoret Stormoen Skolen 1 Canon 4300 L Klasserom Fiplingdal skole 2 HP 5550 L Klasserom Fiplingdal skole 2 Epson 880 L Kontor og Arb.rom Fiplingdal skole 1 HP Deskjet L Kontor styrer Barnehagen 1 Skriver L Arb.rom personalet Barnehagen 1 Canon LBP-4 L Kontor Sykehjem 1 HP Deskjet 690C L Kontor Sykehjem 41

SERVERE Enhet Antall Kommentar Compaq Proliant ML-1600 400 MHz Intel PII 256 Mb RAM 1 Kommunehuset. Win NT 4,0 Compaq Proliant ML-1600 400 MHz Intel PII 256 Mb RAM Compaq Proliant ML- 350 512 Mb RAM Compaq Deskpro 333MHz 160 Mb RAM 3,4 Gb HD GAMMEL 1 Helseavdelingen Win NT 4,0 GAMMEL 1 Kommunehuset Win 2000 34 Gb HD NY AV ÅRET 1 E-Post server Win 98 GAMMEL DAGENS SITUASJON: Programvare for økonomi, fakturering, lønn og personal vil heretter bli lagret på felles server i Hattfjelldal.(Disse serverene er ikke tatt med i oversikten over Grane kommune sitt utstyr, da denne vil bli stående i Hattfjelldal. Serverene er imidlertid felleseie.) Grane står da igjen med 4 servere. (Nevnt ovenfor) Den gamle hovedserveren på kommunehuset er maks utbygd, og trengte avlastning. Denne serveren er avlastet i 2003 med den nye 350 serveren, men hovedmengden av data Ligger fremdeles i dag på den gamle, så vi er fremdeles avhengig av denne. Den nye serveren har windows 2000, og de to gamle bør også oppgraderes. Den gamle E-post serveren er bare en enkel pc, og bør skiftes ut med noe nyere og bedre. Det er til stadighet problemer med drifta, selv om vi ble lovet en mer stabil maskin etter at programvaren FT-Gate ble oppgradert, så er det fremdeles problemer med denne. NETTVERKSKOMPONENTER Enhet Antall Kommentar Plan for denne vil bli utarbeidet når data konsulenten er tilbake fra permisjonen. Arbeidsstasjoner. Ant. Merke Model KOMMUNEHUSET 25 COMPAQ EP 333 MHz 160 Mb RAM 4Gb HD 8 COMPAQ EP 350 MHz 256 Mb RAM 4,3 Gb HD 2 ACER Intel P4 2 GHz 512 Mb RAM 60 Gb HD 2 ACER Intel P4 1,8 GHz 248 Mb RAM 40 Gb HD 42

2 ACER Intel P4 Grane barne- og ungdomsskole 1 COMPAQ EP 400 MHz 160 Mb RAM 4 Gb HD 1 COMPAQ 1,1 GHz 128 Mb RAM 18,6 GB HD 2 COMPAQ 1,0 GHz 256 Mb RAM 18,6 GB HD 1 333MHz MMX 64 Mb RAM 4 GB HD 1 300 MHz PII 64 Mb RAM 4 GB HD 1 200 MHz MMX 32 Mb RAM 2 GB HD 1 166 MHz MMX 16 Mb RAM 2,1 GB HD 1 133 MHz P 32 Mb RAM 1,2 GB HD 15 REC 133 MHz 14 PC < 133 MHz Fiplingdal skole 1 Siemens PII-300 1 Siemens P3-1,6 GHz 1 Siemens P4-2,6 GHz 1 Compaq PII-330 1 Compaq P3-1,1 GHz Grane kommunale barnehage 1 Packard Bell 64 MB RAM 17,6 GB HD 1 Olivetti Modulo P-133-L 32 MB RAM 1,6 GB HD Grane kommunale Sykehjem 2 Compaq Deskpro Pentium 32 MB RAM 1,17 GB HD 1 Compaq Deskpro Pentium som benyttes til trygghetsalarm. Kommunikasjon Kommunikasjon mot ytre etater Tabellen nedenfor viser hvilken kommunikasjon som er etablert mot ytre etater i dag. Kommunikasjon mot ytre enheter Fra Til Server/nett Nå Alders- og sykehjemmet Rådhuset 1 ISDN Kommunikasjon ut av kommunen Fra Til Server/nett TYPE Rådhuset NV-link PC-bank 1 ISDN Rådhuset E-post 1 ISDN Rådhuset Internett 1 ISDN Rådhuset Servicemodem 1 Analog Legekontoret Nordnorsk Helsenett 2 ISDN Helsesøster SYSVAK 0 Modem Kommunehuset Internett 1 ISDN 43

Driftsorganisering Kommunen har organiser driften av IT-løsningen gjennom en driftsansvarlig og flere programansvarlige. Tabellen nedenfor viser sammensetningen av denne organisasjonen pr i dag: Funksjon Navn/stilling Ansvar for: Driftsansvarlig Helén Karlsen Teknisk utstyr Programansvarlig Lise Bråten og Rigmor Tverå Økonomisystemer Programansvarlig Helén Karlsen Hjemmeside E-post Internett Programansvarlig Helén Karlsen, Else Wika og Saksbehandling Knut Frammarsvik Programansvarlig Helén Karlsen, Vigdis Lien og Johanne Eriksen Profdoc Programansvarlig Programansvarlig har fått nøkkelansvar for en eller flere programprodukter. Programansvarlig må kunne beherske følgende oppgaver: installasjon av programvare feilrapportering svare på henvendelser fra brukere formell opplæring de «daglige drypp» gi informasjon om forandringer og nyheter tilpasse manuelle rutiner kofigurasjon av programvare leverandørkontakt brukertilpasning utvikle maler/standarder strategi for oppdateringer innhente erfaringer fra brukerne gi tilganger planlegge videreutvikling delta på brukermøter Driftsansvarlig Driftsansvarlig skal sammen med leverandøren kunne sørge for at anlegget tilfredsstiller de oppetidskrav som kravspesifikasjonen krever. Arbeidsfordelingen er av avhengig av hvilke ressurser kommunen til en hver tid har til drift av utstyret. 44