Bergvall Marine OPPGAVE 3. Jon Vegard Heimlie, s Vijitharan Mehanathan, s Thore Christian Skrøvseth, s171679

Transkript

1 2013 Bergvall Marine OPPGAVE 3 Jon Vegard Heimlie, s Vijitharan Mehanathan, s Thore Christian Skrøvseth, s171679

2 Innhold Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Kilder: Denne rapporten bygger videre på samarbeidet med meglerfirmaet Bergvall Marine, skrevet om i oblig 1 og 2. Oppgave 1. Nedenfor presenterer vi en liste med IT-tjenester vi mener en IT-avdeling burde ha. Ut ifra listen har vi plukket ut seks IT-tjenester vi mener er relevante for bedriften Bergvall Marine, disse er merket med Bold. Backup Drift av nettverk Sikkerhet Help Desk Drift av servere Administrasjon av servere Tilgjengelighet på server Brukeropplæring Oppfylling av brukerbehov Kapasitet Tilgjengelighet Knytning Dataoverføring Enkelthet ved bruk Brukerinteraksjon

3 Forklaring på vår tabell nedenfor: 1 Type IT-tjeneste - navn på IT-tjeneste. 2 Hensikt - Forklarer hvorfor IT-tjenesten er nødvendig og eksisterer. 3 Mål - De ønskede mål satt for bruk av den aktuelle IT-tjenesten. 4 Akseptabelt kvalitetsnivå - Målt i prosent hvor høy kvaliteten skal være på den IT-tjenesten for at firmaet skal finne det godt nok. 5 Metode - Hvilke metoder som benyttes for å måle kvaliteten på IT-tjenesten 6 Ansvarlig - Hvem som har ansvaret for at denne IT-tjenesten utføres. Type IT-tjeneste: Backup Hensikt: Sørge for at bedriften alltid har lagret de aktuelle data de har tilgjengelig. Kvalitet: Datatap akseptert, ingen. Kvalitet: 0% av data tapt. Kvalitet: Ukentlig rapport på gjennomført backup. Ansvarlig for Backup: Digiplex* * Digiplex er selskapet vi anbefalte Bergvall å outsource all serverdrift til, de er dermed ansvarlige for all backup. Type IT-tjeneste: Drift av nettverk Hensikt: At alle maskiner som trenger det er koblet sammen til enhver tid og at tilstrekkelig kapasitet på nettverket er tilgjengelig.

4 Kvalitet: Forhindre at nødvendige maskiner er utilgjengelige, overbelastning av nettverket, nedetid i nettverket. Kvalitet: 0% kommunikasjonssvikt og tap av pakker. Kvalitet: Kontinuerlig overvåking og korreksjon av feil. Oppgrading av nødvendig utstyr. Ansvarlig for Drift: IT-avdelingen & Digiplex* * Siden Digiplex har serverene til Bergvall, etter vår anbefaling, har de ansvaret for at serverene er tilgjengelig til enhver tid. Type IT-tjeneste: Sikkerhet Hensikt: Sørge for at all data er tilgjengelig, korrekt og at ingen maskiner lider unødvendig nedetid. Respons: Fjerne trusler. Kvalitet: Forhindre uønskede tilgang til data. Forhindre manipulasjon og sletting av data. Forhindre nedetid. Respons: 100% rehabilitering av utstyr. Kvalitet: 0% infiserte / kompromitterte maskiner Respons: Rensing av utstyr og reinstallasjon av systemer ved behov. Ansvarlig for Sikkerhet: IT-avdeling & Digiplex* Kvalitet: Antivirus, brannmur, retningslinjer * Siden Digiplex har serverene til Bergvall, etter vår anbefaling, har de ansvaret for at serverne er sikret til enhver tid.

5 Type IT-tjeneste: Brukeropplæring Hensikt: Sørge for at bedriftens ansatte klarer å benytte seg av systemet. Respons: Ekstraopplæring Kvalitet: Lære opp ansatte til å mestre bruk av systemet. Respons: 90% effektiv. Kvalitet: 90% effektiv. Respons: Personlig oppfølgning. Ansvarlig for Brukeropplæring: Ledelsen og IT-avdelingen. Kvalitet: Full opplæring ved oppstart, og oppfriskning annet hvert år og ved anskaffelse av nye systemer. Type IT-tjeneste: Tilgjengelighet Hensikt: At alle systemer er tilgjengelige 24/7. Kvalitet: Mulighet for å alltid kunne benytte arbeidsplassens systemer. Kvalitet: 100% tilgjengelighet. Kvalitet: Kontinuerlig overvåking og korreksjon av feil. Oppgradering av nødvendig utstyr. Ansvarlig for Tilgjengelighet: Digiplex* og IT-avdelingen. * Siden Digiplex har serverene til Bergvall, etter vår anbefaling, har de ansvaret for at serverene er tilgjengelig til enhver tid.

6 Type IT-tjeneste: Oppfylling av brukerbehov Hensikt: Sørge for at alle de ansatte har det de trenger for å gjøre sitt arbeid så effektvit som mulig. Respons: Anskaffe / oppgradere nødvendig utstyr og programvare. Respons: 80% Respons: Innkjøp og fornyelse av lisenser og utstyr. Ansvarlig for Oppfylling av brukerbehov: IT-avdelingen

7 Oppgave 2. Bergvall Marine tilbyr i dag disse IT-tjenestene: Oppfylling av brukerbehov Systemene Bergvall benytter blir kontinuerlig tilrettelagt for de ansatte. Om dette ikke gjøres vil de ansatte bli mindre effektive og muligens begrenset og derfor yte dårligere service ovenfor kunden. Brukeropplæring Bedriften tilbyr brukeropplæring for alle sine ansatte. Dette er for å støtte oppunder de arbeidsoppgaver og prosesser den ansatte må gjennomføre i sitt daglige arbeid. Tilgjengelighet Kunder kommuniserer med bedriften og IT-tjenesten tilgjengelighet støtter denne prosessen. Om systemer ikke skulle være tilgjengelige vil ikke de ansatte kunne gjøre hele eller deler av jobben sin. Dette vil igjen gå utover tilgjengeligheten ovenfor kundene. Drift av nettverk Drifting av nettverket er noe som bygger opp under den totale tilgjengeligheten, som nevnt ovenfor. Sikkerhet Sikkerheten er også noe som vil påvirke den totale tilgjengeligheten i bedriften. Sikkerheten mtp. serverene blir outsourcet til Digiplex. Backup Siden Bergvall har satt bort drift av serverene sine til Digiplex, får Digiplex også ansvaret for all backup av data på disse. Bergvall Marine tar i dag imot ordre fra kundene gjennom mail. Kunden finner mailadressen på deres nettside og sender en beskrivende tekst til firmaet. Slik starter dialogen mellom kunden og Bergvall. Firmaet kommuniserer så videre med kunden inntil de har funnet den beste løsning for kunden. Vi kan derfor si at Bergvall benytter kommunikasjon som en forretningsprosess. Kommunikasjonen er en prosess som støttes oppunder av IT-tjenesten tilgjengelighet. Denne prosessen kan forbedres på flere måter; vi anbefaler muligheten for å benytte Skype e.l. med kunden

8 slik at det oppnås raskere og klarere informasjon rundt kommunikasjonsprosessen. Skype er et kommunikasjonsmedium benyttet for å ringe og chatte med familie, venner og kontakter. Kunden får raskere det de ønsker og Bergvall får kjappere gjort sitt arbeid. Oppfylling av brukerbehov er noe som må til for at de ansatte skal kunne benytte seg av Bergvall sine systemer effektivt. Om de ansatte utfører jobben sin mindre effektivt vil dette gå utover den totale tilgjengeligheten til bedriften. For at de ansatte i Bergvall skal kunne hjelpe kundene, må de ha en viss kompetanse innenfor de systemene de skal benytte. Det er dette brukeropplæringen skal dekke. Brukeropplæringen kan forbedres med lett tilgjengelige instruksjonsvideoer som de ansatte kan bruke til å repetere opplæringen. For at kundene skal få lettere tilgang til dataene Bergvall har lagret om dem vil vi anbefale at Bergvall å sette opp en web-portal hvor kunden kan logge inn og få en oversikt over sine data. Dette vil antakelig avlaste de ansatte noe, siden kundene får tilgang til det de ønsker på en enkel og sikker måte.

9 Oppgave 3. Outsourcing er å leie inn andre til å ta seg av en eller flere deler av bedriften. Ofte er det andre selskap som er spesialisert på ett område og løser dette bedre og billigere enn de selv ville klart, som blir leid inn. Vi anbefalte Bergvall om å outsource drift og backup av serverene til Digiplex i forrige oppgave, dette står vi fortsatt ved ettersom Digiplex er spesialisert på dette og allerede har infrastrukturen, rutinene og kunnskapen som kreves. Virtualisering og cloud-computing er metoder for å effektivisere og bedre utbytte serverkapasitet og er derfor ofte en billigere løsning enn å drifte eller leie en dedikert server. Det kjøres som oftest mange virtuelle servere på en fysisk server som da deler på ressursene som er tilgjengelig, men en kan også få reservert deler av dem. Vi anbefaler Bergvall å outsource sin web-side til en virtuell server i AWS (Amazon Web Services) sin cloud tjeneste. Dette for å sikre stabil drift, sikkerhet, tilgjengelighet og lavest mulig kostnad. I og med at siden deres er såpass liten og enkel vil det antakelig være mest fornuftig å la IT-avdeligen vedlikeholde selve siden, eller om det ikke er noen i IT-avdelingen med kunnskap nok til dette, kan det leies inn en web-utvikler etter behov. Det at siden ikke trenger jevnlige oppdateringer og stort sett kommer til å være en statisk kilde til informasjon gjør at det ikke er økonomisk forsvarlig å anbefale å sette web-siden bort til et firma, som NSN e.l., som da vil kreve et månedlig beløp bare for å ha siden.

10 Oppgave 4. Modenhetsmodellen er en metode brukt av en virksomhet for å måle modenheten i forhold til forvaltningen og kontrollen av IT-prosessene. Det eksisterer fem modenhetsnivåer i modellen og de skalerer ifra total kaos over alt av prosesser og IT-systemer ved nivå null, og oppover mot modenhetsnivå fem hvor prosessene blir mer og mer verdiskapende. Modenhetsmodellen er tilgjengelig nedenfor Vi vurderer vår bedrift til å ha en modenhets-status på modenhetsnivå 4 ettersom prosedyrer blir overvåket og endret dersom de ikke skulle være effektive eller fungere. Fordi prosessene overvåkes kontinuerlig sikrer Bergvall at de har god praksis. modenhetsnivå 4 er også kundedrevet og setter derfor kunden i fokus. Prosesser og IT-tjenester er tilpasset kundens behov. Det er derfor realistisk å påpeke at bedriften er på nivå 4 og at dette er et godt nivå for Bergvall. Da Bergvall byttet ut sitt PARIS system, var dette en saktegående prosess og samsvarte ikke med nivå 5 av modenhetsmodellen hvor det konstant er raske tilpasninger.

11 Vi mener nivå fem er det optimale for Bergvall grunnet måten IT blir brukt. På nivå fem benyttes IT på en slik måte at prosessene blir mye mer effektiviserte, det skapes en god flyt og bedriften er i stand til å gjennomføre raske tilpasninger.. Skulle Bergvall ønske å klarte opp til modenhetsnivå fem burde bedriften sørge for at de arbeidsoppgaver og prosesser de gjennomfører er tilpasset ansvarsområdene. Ansvarsområdene kommer frem i ansvarstrekanten nedenfor og viser hvor mye ansvar hver part i en bedrift har. Denne modellen er hentet fra boken; Slik får du IT-styring og kontroll av Jan T. Bjørnsen. Kilder: 1) Slik får du IT-styring og kontroll av Jan T. Bjørnsen, Universitetsforlaget )