1 ERASMUS-RUTINER Erasmusseminar 2012 Bergen, 27.11.12 Kari Omdahl
NESTE SØKNADSFRIST Online som i fjor følg med på siu.no/erasmus SIU sender melding når skjemaet er tilgjengelig Søknadsfristen er 08.03.2013 Vær oppmerksom på at pkt C.1.3. Person authorised to sign the grant agreement som regel ikke er Erasmus-koordinator. Søknaden må være registrert online innen søknadsfristen 08.03.2013. Søknaden skal skrives ut, signeres av den som har fullmakt på institusjonens vegne til å undertegne (se over) og sendes til SIU i vanlig post. Dersom det er avvik mellom data som er registrert online og den signerte versjonen, er det den signerte som gjelder. 2
NESTE SØKNADSFRIST (2) Vær realistisk når det gjelder omfanget på aktivitetene Søknadsbehandlingen forventes å være ferdig i mai/juni 2013 Ser på sist tilgjengelige sluttrapport, interimrapport og begrunnelser 3
KONTRAKT Utstedes i 2 eksemplarer som begge må signeres og sendes tilbake til SIU Den som signerer skal normalt være den samme som står oppført i søknadsskjemaet som Person authorised to sign the grant agreement Siden vi utbetaler stipendmidler i euro, må IBAN og SWIFT skrives inn i kontrakten Ett signert eksemplar blir returnert fra SIU, og første del av tildelingen (80 %) kan utbetales 4
BETALING Alle betalinger gjøres i euro Første utbetaling er 80 % av tildelingen, og kursen som gjelder den dagen pengene går inn på konto, er den kursen som gjelder når det skal skrives rapport. SIU utbetaler stipendmidlene på bakgrunn av bankopplysninger i kontrakten. Resten av mobilitetsmidlene blir betalt når interimrapporten er gjennomgått og godkjent. 5
OM Er bidrag til administrasjon av Erasmus-aktiviteter på institusjonen Tildelt beløp er basert på antall gjennomførte mobiliteter fra sist tilgjenglige sluttrapport Vi ber ikke om dokumentasjon på bruk av OM-midler Hvis sluttrapport viser at antall mobiliteter (student+lærer/ansatt) er mer enn 10 % lavere enn det som var grunnlag for tildelingen, blir bevilgningen redusert tilsvarende 6
OM (forts.) Eksempel: En institusjon har fått OM-midler til 150 personer. Sluttrapporten viser imidlertid at bare 100 personer har reist ut. Differansen mellom 150 og 100 er 50, og dersom satsen for disse 50 er 100, blir den endelige tildelingen redusert med 100 x 50 = 5 000 7
STUDENTMOBILITET STUDENTENS STATUS NYTT f.o.m. 2010-2011: Studenten kan ha hvilken som helst nasjonalitet, men må være tatt opp som student på et ordinært studium ved en institusjon for høyere utdanning i et av deltakerlandene (EU/EØS-land) 8
STUDENTMOBILITET Før studentene reiser ut skal de ha Learning agreement / training agreement Forhåndsgodkjenning av studie/praksisoppholdet Kontrakt Erasmus student charter Når studenten kommer hjem skal han/hun levere bekreftelse på oppholdets lengde skrive rapport få oppholdet endelig godkjent 9
Studentmobilitet studier (SMS) og praksis (SMS) Studenten må være ute min. 3 mnd, og max. 12 mnd i samme studieår, dvs. mellom 01.06. og 30.09. året etter Studenten får et stipend pr mnd basert på gjeldende sats, for eksempel 335 (12-13) Månedssatsen må ikke overstige Europakommisjonens satser for de ulike land (kan gjøres unntak i forbindelse med evt. handikap) Et beløp kan holdes tilbake for å sikre at studenten sender sluttrapport 10
KOMBINASJONSOPPHOLD Studenten er registrert som Erasmus-student ved en institusjon med EUC som hjemmeinstitusjonen har avtale med Kombinasjon av studier og praksis Oppholdet er mellom 3 og 12 mnd, og kan for eksempel bestå av 1 mnd studier og 2 mnd praksis I sluttrapport og statistikk teller kombinasjonsopphold som studieopphold 11
PRAKSISOPPHOLD 3 til 12 mnd ved en virksomhet i et av Europakommisjonens medlemsland Ikke nødvendig med bilateral avtale mellom senderinstitusjon og virksomhet, men MÅ ha training agreement signert av student, hjemmeinstitusjon og virksomhet Ikke krav om 1 års studiebakgrunn 12
STUDIEOPPHOLD TIL FLERE STEDER Nytt f.o.m.2012-2013: Et studieopphold til flere steder er bare tillatt når det skjer innenfor et dobbel- eller fellesgradsprogram, eller dersom vertsinstitusjonen har flere ulike campus (i samme eller i forskjellige land) og i samsvar med Learning Agreement. (s. 24 i Erasmusguiden) Hovedregel er at oppholdet skal være på min. 3 mnd på hvert sted. Oppholdene skal normalt være fortløpende. 13
STUDENTMOBILITET SPRÅKKURS Studenter som deltar på EILC-kurs (i forkant av Erasmus-oppholdet), kan få et ekstra Erasmusstipend. EILC stipend og EILC opphold inkluderes i avtalen mellom hjemmeinstitusjon og student, og rapporteres i sluttrapporten. Må kommenteres. SIU gir ikke ekstra stipend til språkkurs, det må tas fra bevilgningen institusjonen har til rådighet Kan studenten dokumentere gjennomført språkkurs hjemme (uavhengig av pris på kurs, og utenom studentens ordinære studier), kan det gis et tillegg på 60 pr mnd. Er det gitt ekstra stipend, må det kommenteres i sluttrapporten til SIU. 14
LÆRER-/ANSATT-MOBILITET Før utreise skal det foreligge Undervisningsprogram/opplæringsprogram o.l. Etter hjemkomst skal det leveres Rapport Bekreftelse på opphold Reiseregning 15
LÆRER-/ANSATT-MOBILITET Til flere vertsinstitusjoner Opphold til flere institusjoner i samme periode er mulig så fremt det er nedfelt i avtalen med vertsinstitusjonen. Det er bare én institusjon som kan figurere som vert, og som skal rapporteres i sluttrapporten. 16
LÆRERMOBILITET Oppholdet må være avsluttet innen 30.06. Oppholdet må inneholde min. 5 timers undervisning En undervisningstimes form og lengde skal være slik at den ville blitt godkjent som ordinær undervisning for lærere på vertsinstitusjonen Minst 5 arbeidsdager sterkt anbefalt Max opphold 6 uker 800 pr uke (nasjonalt bestemt), + 100 fra Nord- Norge Bidrag til reelle reiseutgifter og utgifter til opphold, men ikke over EU-kommisjonen sine satser for de ulike land 17
LÆRERMOBILITET - bruk av stipendmidler Eksempel I: Reise til UK: 400 Opphold: 5 dager 400 Totalt stipend 800 (Sats i UK er 230 x 5 = 1150 + reise 400 = 1550, dvs. 1550-800 = egenandel 750) Eksempel II: Reise til DK: 250 Opphold: 5 t (1 dag) 230 Totalt stipend 480 Hvis totalt stipend i rapporten viser 800 i Eksempel II, må 320 betales tilbake v/evt. kontroll 18
ANSATTMOBILITET Minst 5 arbeidsdager, men noen unntak tillatt Max opphold 6 uker 800 pr uke (nasjonalt bestemt), + 100 fra Nord- Norge Bidrag til reelle reiseutgifter og utgifter til opphold, men ikke over EU-kommisjonen sine satser for de ulike land 19
BRUK AV BUDSJETTET NYTT f.o.m. 2011-2012 100 % av SM-beløpet mellom SMS og SMP 100 % av ST-beløpet mellom STA og STT 100 % av OM til SM 100 % av OM til ST 20 % av ST til SM Studentstipendene kan ikke flyttes til noen annen aktivitet. 20
INTERIMRAPPORT Online rapport til SIU. Rapporten er ikke gyldig før vi har fått et signert eks. i posten frist 31.01. Rapportere på gjennomført aktivitet (høst) og forventet aktivitet (vår) (NB en student opphold både høst og vår) Dersom forventet aktivitet er høyere enn opprinnelig tildelt, regnes økt aktivitet som søknad om ekstra stipendmidler Alle institusjoner som har endret aktivitet sammenlignet med opprinnelig tildeling får nye kontrakter (amendments) 21
SLUTTRAPPORT Nytt f.o.m. 2010-2011 Elektronisk rapport, xls-format med makroer rapporteringsfrist: 30.09.12 Rapporter bare stipendmidler som er mottatt fra SIU (egne tilskudd holdes utenfor) Sammendrag fra SIU med oversikt over antall personer og varighet, og stipendbeløp fordelt på de ulike kategoriene (SMS, SMP, STA og STT) Rapporten er endelig når SIU har fått et signert eksemplar av erklæringen i posten innen en angitt frist. 22
OPPBEVARING AV DOKUMENTER Alle originale dokumenter som er relatert til Erasmusavtalen for den enkelte student/ansatt, skal oppbevares on any appropriate medium i samsvar med nasjonal lovgivning på området. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for SIU eller Europakommisjonen i 5 år etter at sluttoppgjøret er foretatt, jf. avtalens generelle vilkår, artikkel 18.2. 23
REVISJON Alle som deltar i Erasmus-programmet skal sjekkes i løpet av programperioden. System s checks Institusjoner som får over 250 000 pr år, får besøk av SIU. Hensikt: se på regnskapsrutiner og rutiner for administrasjon av Erasmus-programmet On-the-spot checks Gjennomgang av dokumentasjon for tilfeldig utvalgte Erasmusstudenter og -lærere/ansatte for å se at bestemmelsene er fulgt. Dette gjøres normalt i kombinasjon med System s checks Desk checks Hvert år skal et par tilfeldig utvalgte institusjoner sende dokumentasjon til SIU. For eksempel bilateral avtale, studentkontrakt, learning agreement, arbeidsplan, etc. og dokumentasjon som viser at rapportert beløp er betalt til rett person. 24
REVISJON (2) Økonomisk rapport Student Dokumentasjon på at stipend er betalt til rett person i samsvar med rapport Lærer/ansatt Dokumentasjon på reelle reiseutgifter, og bekreftelse på oppholdslengde i samsvar med rapport. Ikke nødvendig å dokumentere utgifter til opphold. 25
RESULTAT AV REVISJON Dersom noe av den etterspurte dokumentasjonen mangler, kan mobiliteten kjennes ugyldig, og institusjonen må betale tilbake stipendmidler for den personen dette gjelder for 26
MOBILITET TIL SVEITS OG ANDRE IKKE-MEDLEMSLAND I alt LLP-samarbeid (herunder Erasmus) må en av samarbeidspartnerne være fra et EU-medlemsland Erasmus-mobilitet er bilateralt samarbeid og Norge kan derfor kun ta i mot Erasmus-studenter (og lærere/ansatte) fra EUs medlemsland. Dette gjelder uavhengig av om personene får stipend eller ikke. Norske institusjoner kan heller ikke sende Erasmusstudenter og lærere/ansatte til et ikke-medlemsland. 27
Anerkjennelse av et Erasmus opphold The home institution must give full academic recognition for satisfactorily completed activities during the ERASMUS mobility period as agreed in the Learning Agreement, preferably by using ECTS credits. The ERASMUS mobility period should also be recorded in the Diploma Supplement. In addition, the use of Europass mobility document is strongly encouraged (s. 23 i Erasmusguiden) ECTS og Europass er deler av et større EU-initiativ som skal fremme forståelse og anerkjennelse av kvalifikasjoner ECTS - system for å anerkjenne vekt og karakter Europass fokus på læringsutbytte 28
Fordeler med Europass.. Fokus på læringsutbytte Muliggjør dokumentasjon av alle former for læring Standardisert og brukt i 31 land = høy gjenkjennelsesfaktor = gunstig til å dokumentere Erasmus praksismobilitet NY OG FORENKLET DATABASE, se europass.no Spørsmål: europass@siu.no 29
Europass - Mobilitet 30