Forhandlingskonkurranse Anropstyrt transport Hamar-regionen 2012 Versjon 2.1 14.02.2012
INNHOLD 1 INFORMASJON... 4 1.1 Innledning... 4 1.2 Informasjon om oppdragsgiver... 4 1.3 Nåværende avtaleforhold... 4 2 ANSKAFFELSENS OMFANG... 5 2.1 Beskrivelse av oppdraget... 5 2.2 Avtalevarighet... 5 2.3 Kravspesifikasjon... 5 3 KONTAKTOPPLYSNINGER... 6 3.1 Oppdragsgiver... 6 3.2 Kontaktpersoner... 6 4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1 Konkurranseform... 6 4.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget... 6 4.3 Tidsplan... 7 4.4 Dokumenter... 7 4.5 Definisjoner... 8 4.6 Tilbudskonferanse... 8 4.7 Spørsmål, tillegg og rettelser... 8 4.8 Omkostninger... 8 5 KVALITFIKASJONSKRAV... 9 5.1 Generelt... 9 5.2 Morselskap konsern... 9 5.3 Foretaksregistrering... 9 5.4 Økonomisk stilling... 9 5.5 Skatter og avgifter... 10 5.6 HMS-erklæring... 10 5.7 Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår... 10 Side 2 av 17
6 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 11 6.1 Tilbudets oppbygning... 11 6.2 Tilbudsbrev... 11 6.3 Svarbilag i forhold til konkurransevedleggene (Vedlegg 1og 2)... 11 6.4 Prisskjema... 12 6.5 Vognskjema... 12 6.6 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget... 12 7 TILDELING AV AVTALE... 13 7.1 Generelt... 13 7.2 Tildelingskriterier... 13 7.3 Pris og godtgjørelser 70 %... 13 7.4 Kvalitet, kapasitet og miljø 30 %... 13 8. INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET... 14 8.1 Generelt... 14 8.2 Innleveringstid og sted... 15 8.3 Merking av tilbud... 15 8.4 Krav før tildeling av rammeavtale 15 9 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD... 15 9.1 Generelt... 15 9.2 Tilbudsåpning... 15 9.3 Tilbakekalling... 16 9.4 Avklaring... 16 9.5 Forhandlinger... 16 9.6 Vedståelsesfrist... 16 9.7 Offentliggjøring... 17 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 17 10.1 Avvising... 17 10.2 Tildeling og begrunnelse... 17 10.3 Klagefrist... 17 10.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 17 10.5 Inngåelse av avtale... 17 Side 3 av 17
1. Informasjon 1.1. Innledning Hedmark Trafikk FKF gjennomfører anbudskonkurranse vedrørende anropstyrt transport med personbil og minibuss i Hamar-regionen. Hedmark Trafikk omtales heretter som Oppdragsgiver. Oppdragsgiver inviterer herved leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, ref. kapittel 5, til å gi Tilbud på de ulike bilkategorier, slik det er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver ønsker å inngå parallelle rammeavtaler med et antall transportører inntil forventet bilbehov er dekket opp. Konkurransen er avledet av en forutgående anbudskonkurranse som var utlyst i DOFFIN-databasen og, for i EØS-området i TED-databasen (Tenders Electronic Daily), den 15.04.2011. Denne anbudskonkurransen ble avlyst 03.01.2012 iht. Forskrift om offentlige anskaffelser 22-1. Oppdragsgiver gjennomfører med dette en ny konkurranse etter forskriftens 14-3 nr. 1a). Anskaffelsen gjennomføres med en innledende tilbudsrunde som kan følges opp med forhandlinger. 1.2. Informasjon om oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et offentlig selskap som har ansvaret for planlegging, kjøp av transporttjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk vises det hjemmesidene www.hedmark-trafikk.no. Kjørekontoret Innlandet AS er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Kjørekontoret er å anse som en del av Oppdragsgivers organisasjon, og koordinerer, planlegger og formidler anropstyrt transport for Hedmark Trafikk etter nærmere avtale. 1.3. Nåværende avtaleforhold Høsten 2009 gjennomførte Hedmark Trafikk anbudskonkurranse på anropstyrt transport utenfor rute i Hedmark. Dette omfatter bl.a. skolebarntransport, transporttjenesten for forflyttningshemmede, bestillingsruter og serviceruter m.v. Oppdragsgiver inngikk kommunevise rammeavtaler med forskjellige transportører. I anbudsområdet som nå utlyses, er drosjenæringen leverandør av tjenestene gjennom en Rammeavtale med Taxi Hedmark AS som har løpt siden 2010. Rammeavtalen utløper 30.6.2012. I forhold til anbudsområdene som konkurranseutsettes gjennom dette anbudet, har Oppdragiver en prognose om at oppdragene kan ha en samlet årlig omsetning på om lag 25 mill. kroner. Det er nylig avsluttet en anbudskonkurranse for busstjenester som også engasjerer minibusser i samme type oppdrag innen anbudsområdet. Erfaringstall og prognoser for oppdragsmengder og omsetning jfr. bilag G er regulert i forhold til den del av oppdraget som forventes å bli betjent under bussavtalen. Side 4 av 17
2. Anskaffelses omfang 2.1. Beskrivelse av oppdraget Materiell, med nødvendig personell, skal betales med time- og kilometerpriser for den tid de er i tjeneste for Oppdragsgiver. Oppdragene kjøres med personbil eller minibuss. Det henvises til Rammeavtales Vedlegg 1, for definisjon av materiellkategoriene. Anropstyrte transport omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Ordinær skoleskyss Spesielt tilrettelagt skoleskyss Spesialtransport TT-transport i en tidsavgrenset periode Bestillingsruter, flexruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Bestilling, samordning og tildeling av anropstyrte oppdrag administreres normalt av Oppdragsgiver. Tildeling av Rammeavtale gir ikke enerett til kjøring for Oppdragsgiver i det geografiske området. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre transportører som har kontrakt eller rammeavtale, ut i fra vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid. Herunder å utnytte vognstørrelser uavhengig av passasjerantall, samt å hente inn transportressurser fra andre områder. 2.2. Avtalevarighet Slik det fremkommer av konkurransegrunnlaget, er det mulig å bli tildelt Rammeavtale for de ulike materiellkategoriene hver for seg. Det kan bli tildelt flere Rammeavtaler innen hver materiellkategori. Det skal inngås rammeavtaler med varighet på 4 år, fra 01.07.2012 til 30.6.2016. 2.3. Kravspesifikasjon Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets krav, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet detaljert kravspesifikasjon som bl.a. omfatter utøvelsen av virksomheten, krav til materiellets funksjonalitet og utrustning, og vilkår som gjelder for Transportør Det er Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet. Side 5 av 17
3. Kontaktopplysninger 3.1. Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivernes virksomhet er: Navn... Hedmark Trafikk FKF Adresse... Disenstrandveien 4 Poststed... 2321 Hamar Telefon... 62 54 45 10 Telefaks... 62 53 44 12 E-post... innkjop@hedmark-trafikk.no Internett... www.hedmark-trafikk.no Org.nr... 981 522 427 3.2. Kontaktpersoner Kontaktpersoner under anbudskonkurransen er; Prosjektansvarlig... Gunnar Jacobsen Kontaktperson... Per Christer Konterud Felles e-post..... innkjop@hedmark-trafikk.no 4. Gjennomføring av konkurransen 4.1. Konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Valgt anskaffelses prosedyre er konkurranse med forhandling. Anbudskonkurransen legger til rette for at tildelingen av Rammeavtale skjer etter reell konkurranse, basert på forretningsmessighet og likebehandling av Tilbyderne. 4.2. Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransen er kunngjort på www.doffin.no med kunngjøringsreferanse 249037, og for EØS-området i TED-databasen (Tenders Electronic Daily), den 1.2.2012. Kunngjøring av konkurransen skjer gjennom ved at alle interessenter som hadde meld seg for den forutgående åpne anbudskonkurransen er informert pr. e-post om at konkurransen går over til forhandlingskonkurranse. Det samme gjelder drosjenæringen som er informert gjennom Taxi Hedmark AS. Alle turvogntransportører innen anbudsområdet, med løyve tildelt av Hedmark fylkeskommune, blir informert skriftlig om konkurransen pr. brevpost. Side 6 av 17
Konkurransegrunnlaget blir kunngjort og er allment tilgjengelig på adgangsbeskyttet område på Oppdragsgivers hjemmesider. Interesserte Tilbydere får tildelt brukernavn og passord til lukket område etter henvendelse pr. e-post. All kommunikasjon under anbudsprosessen vil foregå via internett og/eller e-post. Alle kunngjøringer underveis i prosessen blir kunngjort på samme nettadresse. Det sendes ut e-postvarsel når det eventuelt legges ut ny informasjon på internettsidene. Interessentene må påse at de får lastet ned alle deler av konkurransegrunnlaget og tilhørende vedlegg. 4.3. Tidsplan Hedmark Trafikk har satt opp følgende foreløpige tidsplan for konkurransen: Kunngjøring av konkurransen 01. februar 2012 Offentliggjøring av konkurransegrunnlaget 07. februar 2012 Tilbudskonferanse 28. februar 2012 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 06. mars 2012 12:00 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 13. mars 2012 12:00 Tilbudsåpning (ikke åpen) 13. mars 2012 13:00 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling Ca. 29. mars 2012 Klagefrist Minimum 10 dager Kontraktstildeling Ca. 10. april 2012 Vedståelsesfrist 31. juli 2012 Oppstart av oppdrag 01. juli 2012 Tidspunkt for valg av Transportør(er) som det skal inngås Rammeavtale(r) med, antas å finne sted i mars måned, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode Tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen. 4.4. Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til signering av Rammeavtale. 2. Rammeavtalen som angir vilkår for Oppdraget og regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Transportør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Kommersielle betingelser Oppdragsbeskrivelse Følgende vedlegg blir tatt med som en del av Rammeavtalen: Vedlegg 3 Referater og korrespondanse fra anbudsperioden Vedlegg 4 Transportørs tilbud Ved eventuell motstrid gjelder Rammeavtalens tekst foran Vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i nummerrekkefølge. Side 7 av 17
4.5. Definisjoner Definisjoner av sentrale begreper benyttet i konkurransegrunnlaget er tatt inn i Rammeavtalens kontraktsbestemmelser. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet; Tilbud Tilbyder Tilbyders komplette tilbud (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.) Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Utøver, betegnes som Tilbyder frem til Kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag Prosedyrereglene og Rammeavtalen med Kontraktsbestemmelser og tilhørende Vedlegg. 4.6. Tilbudskonferanse Det inviteres til en tilbudskonferanse tirsdag 28. februar 2012 kl. 12:00 14:00 Konferansen gjennomføres hos Hedmark Trafikk, Disenstrandveien 4, 2321 Hamar. Påmelding med navn på alle deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no innen kl. 12.00 dagen før. På konferansen vil det bli en gjennomgang av konkurransegrunnlaget og anledning til å stille spørsmål. Tilbyderne oppfordres å sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i forkant av tilbudskonferansen. Referat vil bli kunngjort på internettsidene. 4.7 Spørsmål, tillegg og rettelser Frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Tilbyder som har spørsmål til konkurransegrunnlaget, oppfordres å sende skriftlig henvendelse pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no. Spørsmål som måtte komme under tilbudsprosessen vil bli anonymisert, og sammen med svarene bli kunngjort på konkurransesidene. Dersom spørsmål kommer fra tredjepart, herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en Tilbyder, skal det fremgå hvilken Tilbyder denne representerer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle Tilbydere dersom Oppdragsgiver vurderer spørsmålene ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Merk at tidsfristen for å stille spørsmål er tirsdag 28.02.2012 kl. 12:00. Dersom spørsmål kommer inn senere enn denne tiden, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. 4.8 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, bæres av Tilbyder. Herunder eventuelle reise- og møtekostnader under evaluerings- og kontraktstildelingsprosessen. Side 8 av 17
5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Avtalen skal utøves gjennom en driftsorganisasjon og med kapasitet som er egnet til å sikre at avtaleforpliktelsene oppfylles gjennom hele avtaleperioden. Tilbyderne er ansvarlig for at ethvert samarbeid er innenfor konkurranselovens regler. Bare den som fyller vilkårene for å kunne tilegne seg løyve for persontransport, gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy, kan delta i anbudskonkurransen. Tilbyder må dokumentere nødvendige løyver for utførelsen av transporttjenesten ved inngåelse av Rammeavtale. Tilbydere som ikke er innehaver av egnet løyve på tilbudstidspunktet, skal inneha kompetanse og ressurser som er nødvendig for å tilegne seg det antall løyver som er nødvendig. Slik Tilbyder skal innen Rammeavtale tildeles, dokumentere søknad om løyver som dekker oppdraget. Kostnader ved etablering av løyver dekkes av Tilbyder. Kvalifikasjonskravene skal sikre at transportørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene. Søkeren skal i sitt Tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner, i følgende rekkefølge: Selskapsform, organisasjonsbeskrivelse, eierstruktur og aksjonærer. Opplysninger om eventuelle morselskap og søsterselskap. Det skal opplyses om administrativ og teknisk kompetanse med CV for nøkkelpersonell. 5.2 Morselskap - konsern Dersom det rettssubjekt som leverer inn Tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap, eller flere selskaper som inngår i konsern, skal firmaattest og tilsvarende opplysninger som nevnt i pkt. 5.1 til pkt. 5.4 gis om disse eller morselskapet. 5.3 Foretaksregistrering a) Firmaattest Søkeren må være et lovlig etablert foretak. Foretaket skal innlevere firmaattest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 3 måneder. b) Konkursattest Foretaket skal innlevere attest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 1 måned som bevitner at selskapet ikke er under konkursbehandling eller gjeldsforhandling. Er søkeren eller morselskapet et utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant faglig register eller myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 5.4 Økonomisk stilling Søkeren skal dokumentere sin økonomiske stilling. Det skal vedlegges styrebehandlet årsregnskap med revisorberetning og styrets beretning for 2010 og 2011, eller tilsvarende dersom selskapet har avvikende regnskapsår. Dersom 2011 regnskapet ikke er godkjent og revisorbekreftet, skal Tilbudet vedlegges årsregnskap for 2009 og Side 9 av 17
2010, samt et foreløpig 2011-regnskap. Tilbyder skal ha avlagt et revisorbekreftet 2011-regnskap innen 31.3.2012 for å bli tildelt Rammeavtale. Nyetablert selskap kan fritas for rapporteringsplikten etter dette punkt. Søkeren skal ha en tilfredsstillende økonomisk evne til å gjennomføre leveransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å bestille kredittvurdering av søker (inkludert eventuelt morselskap), underleverandør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. For tilbydere som har økonomisk svak stilling, kan oppdragsgiver kreve sikkerhetsstillelse for riktig oppfyllelse av avtaleforpliktelsene fra bankforbindelse eller annen godkjent kreditinstitusjon. Innen tildeling av Rammeavtale skal Tilbyderen i tilfelle fremlegge dokumentasjon om tilsagn for at en on demand garanti iht. bilag E vil bli gitt innen eventuell avtaleinngåelse. 5.5 Skatter og avgifter a) Skatteattest for merverdiavgift Søkeren skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift, utstedt fra Skattefogden (skjema RF-1244) i det distrikt der tilbyderen har sitt hovedkontor. b) Skatteattest for skattetrekk og arbeidsgiveravgift Søkeren skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt og avgifter, utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 3 måneder ved tilbudsfristens utløp. Er søkeren utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 5.6 HMS-erklæring Søkeren skal framlegge en egenerklæring om at søkeren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Vedlagte mal til HMS-erklæring i bilag C skal leveres i utfylt stand. 5.7 Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Søkeren skal legge frem en egenerklæring på at de ansatte i virksomheten, og eventuelle underleverandører som direkte vil medvirke til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008, nr. 112. Vedlagte mal til egenerklæring i bilag D skal leveres i utfylt stand. Side 10 av 17
6 Tilbudets innhold og organisering 6.1. Tilbudets oppbygning Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett: Kvalifikasjonsdokumenter: Beskrivelse av Tilbyders organisasjon Utskrift fra foretaksregisteret Regnskapsdokumenter Økonomiske attester o Skatteattest fra Kommunekasserer o Skatteattest vedrørende o Attest fra konkursregisteret HMS-erklæring Erklæring om lønns- og arbeidsforhold Tilbudsbrev med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Prisskjema (Blir Bilag A til kontakt) Vedlegg 2: Vognskjema (Blir Bilag B til kontrakt) Vedlegg 3:Tilbyders svar på Rammeavtalens Vedlegg 1 og 2. Vedlegg 4: Beskrivelse av eventuelle forbehold 6.2. Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av et tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos Tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. 6.3. Svarbilag i forhold til kontraktsvedleggene (Vedlegg 1 og 2) Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Rammeavtalens vedlegg, skal tydelig beskrives. Dette gjelder særlig forhold som skal vektlegges under tildelingskriteriene. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav imøtekommes. Dette innebærer å beskrive følgende informasjon: Tilbyder bør levere en tilbudsbesvarelse som gir en uttømmende beskrivelse av de punkter som har relevans i forhold til sitt tilbud. Beskrivelsen bør følge punktnummereringen i punkt nr. 7.4. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Vedlegg 1 og 2 skal angis, og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.6. Tilbyder skal i tilfelle kommentere krav og betingelser angitt i vedleggene etter samme inndeling/punktoverskrifter som angitt i vedleggene. Side 11 av 17
6.4. Prisskjema Tilbyder skal innlevere utfylt prisskjema, jfr. Bilag A. Alle tilbydere skal inngi priser på alle materiellkategorier, samt å oppgi hvor mange biler som tilbys under samtidig tjeneste for Oppdragsgiver innen hver materiellkategori. Tilbydere som skal betjene oppdraget med turvognløyve, kan benytte mellomstor eller stor bil for å betjene oppdraget med liten bil. Rammeavtalens forutsetninger tilsier at en avtalepart som fremstår som foretrukket leverandør av en større vognkategori, kan bli tilsatt i kjøring som ut i fra oppdragets art i utgangspunktet faller inn under en mindre vognkategori. Oppdragsgiver har på forhånd fastsatt prisene for de kilometerpriser og minstepriser som skal gjelde for de ulike materiellkategoriene Tilbyderne skal konkurrere på timepriselementet, iht. Vedlegg 1 Kommersielle betingelser, ved å oppgi timeprispriser pr. bil for de ulike materiellkategoriene. 6.5. Vognskjema Tilbyder skal innlevere utfylt vognskjema, jfr. Bilag B. Vognskjemaet skal gjenspeile hvilket materiell som er knyttet til de ulike stasjoneringssteder, samt hvor mange biler som er tilgjengelig for Oppdragsgiver i samtidig uttak ved hvert stasjoneringssted. Vognskjema skal omfatte alt tilgjengelig materiell som kan bli benyttet i oppdrag for Oppdragsgiver, inkludert reservemateriell. 6.6. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom Tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå klart av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i Tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for anbudskonkurransen tatt stilling til følgende om forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om Rammeavtalens betingelser. Det er ikke anledning å ta forbehold om valutasvingninger og rentenivå. Det er ikke anledning til å ta finansieringsmessige forbehold. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at vesentlige forbehold som gir grunnlag for avvisning av Tilbudet, ikke er begrenset til disse tre punktene. Side 12 av 17
7 Tildeling av avtale 7.1. Generelt Hver materiellkategori avgjøres og tildeles i utgangspunktet separat. Tilbyder har anledning til å gi kombinasjonsrabatter. Slike tilbud skal i tilfelle innleveres som egne prisskjema. Oppdragsgiver vil, i forbindelse med evalueringen, se helhetlig på hele anbudsområdet og alle materiellkategorier, og velge den kombinasjonen av tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige sett fra Oppdragsgivers side. Det kan påregnes at flere Tilbydere vil bli tildelt Rammeavtale. 7.2. Tildelingskriterier Tildeling av Rammeavtale vil bli basert på følgende vektingsforhold; Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris og godtgjørelser 70 % Kvalitet, kapasitet og miljø 30 % 7.3. Pris og godtgjørelser 70 % Følgende inngår i evalueringen: Tilbudt timepris i svarbilag A Pristillegg for eventuelle forbehold Med pris, menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Gunstigste Tilbyder vil bli gitt 70 poeng. Etterfølgende Tilbydere gis prosentuelt lavere poengsum tilsvarende avstand i pris. 7.4. Kvalitet, kapasitet og miljø 30 % Følgende inngår i evalueringen: 1) Kapasitet a) Dedikert vognmateriell i hver vognkategori. b) Hvilket reservemateriell som vil holdes tilgjengelig. c) Beskrivelse av hvor lang tid Tilbyder må ha for å stille med en ekstra vogn. Eventuell om det vil være forskjell innen de forskjellige kategorier. 2) Stasjonering/lokalisering a. Beskrivelse av depot og lokalisering og dekningsområde fra disse. b. Beskrivelse av eventuelle tilleggsdepot og konsekvenser for tilbudte timepris. c. Beskrivelse av responstid og fremkjøringstid i forhold til stasjoneringssteder/depot og til dekning av trafikkområde. 3) Administrasjon a) Beskrivelse av Tilbyders administrasjon og serviceapparatet på overordnet nivå. b) Organisering av trafikklederfunksjonen, herunder åpningstider, arbeidsoppgaver og kompetanse til personalet og lokalisering. c) Beskrivelse av organiseringen av virksomheten, antall ansatte og organiseringen på ulike tidspunkt av døgnet osv. Side 13 av 17
d) Beskrivelse av og dokumenterte rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser. e) Beskrive om en eventuell bruk av Oppdragsgivers billettmaskin vil kunne inkluderes i pristilbudet og rammeavtalen. 4) Vognmateriell a) Oversikt over vognmateriellet innen de ulike vognkategorier og med opplysninger om relevant utstyr som knyttes til de enkelte vogner og som vil bli benyttet til oppdraget. Momenter som vil bli vurdert er: i) 3-punktsbelter på alle passasjerplasser. ii) Rullestolplass(er) i forhold til krav, egnethet for rullestoltransport. iii) Hjelpemidler for å få passasjer sittende i rullestol inn/ut av bil. iv) Antall gjenværende passasjerplasser når rullestolreisende er med. v) Redegjøre for dørbredde på høyre side i vognkategoriene 2 og 3. vi) Redegjøre om vognene har ryggekamera. vii) Redegjøre om det er plass for barnevogn. viii) Beskrive andre hjelpemidler. ix) Beskrive muligheten for i hvilket omfang reisende kan medbringe ski og ekstra bagasje. x) Redegjøre for hvilke vogner som har 4-hjuls drift. b) Generell vurdering av vognenes egenskaper i forhold til komfort, varme/kjøling og ventilasjon. c) Generell vurdering av vognenes egenskaper og egnethet. d) Beregning av vognenes gjennomsnittsalder. e) Reservebilenes alder. 5) Renhold a) Beskrive opplegg for vedlikehold av biler. b) Beskrivelse av renhold og renholdsrutiner. 6) Miljøbelastninger a) Vurdering av forurensningsbelastningen i forhold til kjøretøyenes egenskaper, stasjoneringstilbud. b) Vurdering av mengden tomkjøring, kjøring uten passasjerer, pr skoledag (antatt dimensjonerende). c) Vurdering av annen miljøbelastning fra virksomheten. d) Vurdering av eventuelt alternativt drivstoff. Vurderingen undertildelingskriteriet "kvalitet, kapasitet og miljø" gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor beste Tilbyder oppnår 30 poeng. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. 8 Innlevering og utforming av tilbudet 8.1. Generelt Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i perm. I tillegg skal en elektronisk versjon lagret på en CD-plate eller USB-pinne medfølge. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være adskilte pdfdokumenter. Side 14 av 17
8.2. Innleveringstid og -sted Tilbud skal være levert senest tirsdag 13.03.2012 kl. 12:00 på følgende adresse: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4, v/resepsjonen 2. etasje 2321 HAMAR Tilbyder har selv ansvaret for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp, vil bli avvist som for sent innkommet. Elektronisk oversending aksepteres ikke. 8.3. Merking av tilbud Tilbudet skal være datert og signert, og lagt i lukket og nøytral innpakning som er merket Tilbud. Dersom tilbudet fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte. 8.4. Krav før tildeling av rammeavtale Dersom Tilbyder ikke har det oppgitte vognmateriell tilgjengelig når Tilbudet inngis, må det dokumenteres og sannsynliggjøres at kjøretøy og løyver er tilgjengelig til oppstart av Oppdraget før tildeling av Rammeavtale. For øvrig henvises det til punkt 5.4 hvor det er krav om at 2011-regnskapet skal være avlagt innen en Tilbyder kan tildeles Rammeavtale. 9. Behandling av innkommende tilbud 9.1. Generelt Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Tilbud mottatt etter fristen vil bli forkastet. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentene etter at konkurransen er avsluttet. Hedmark Trafikk forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er mangelfulle. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. 9.2. Tilbudsåpning Oppdragsgiver holder tilbudsåpning 13.03.2012 kl.13:00. Tilbud vil bli åpnet av minst to personer hos Oppdragsgiver. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning. Side 15 av 17
9.3. Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 9.4. Avklaring Avklaringer av tilbudene, som det vil være nødvendig å ta opp med Tilbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan bli nødvendig med avklaringsmøter, og Tilbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare innholdet i det innsendte tilbudet. Tilbyders representant skal ha nødvendig fullmakt til å kunne forplikte Tilbyder i forhold til tilbudet. 9.5. Forhandlinger Anskaffelsen gjennomføres som en forhandlet konkurranse. Tilbyderne bes spesielt merke seg den etterfølgende prosessen med forhandlinger og eventuelt oppfølgende tilbudsgivning vil skje med korte tidsfrister. Oppdragsgiver har som intensjon at forhandlingene skal være gjennomført innen utløpet av mars måned. Mottatte tilbud anses som bindende og danner grunnlag for Oppdragsgivers vurdering om videre deltakelse i forhandlingskonkurransen. Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklarings- og/eller forhandlingsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter på Hamar. I avklarings og forhandlingsmøter må Tilbyder stille med representant(er) som kjenner alle sider av Oppdragsgivers konkurransegrunnlag, eget tilbud, og som har fullmakt til å avklare/forhandle om alle sider av tilbudet. Oppdragsgiver vil velge ut minimum 3 tilbydere, forutsatt at det er 3 eller flere egnede tilbud, som det skal forhandles med. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens 3-1, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Oppdragsgiver kan forhandle om tekniske og kvalitetsmessige endringer, suppleringer av tilbudene eller justering av Rammeavtalens betingelser. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder, og som fremsendes innen den frist som Oppdragsgiver fastsetter. Oppdragsgiver har fastsatt at forhandlingene kan forløpe i en eller flere faser, hvor det antall tilbud det skal forhandles om, reduseres. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Reduksjon basert på tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Oppdragsgiver kan når som helst i konkurransen tildele Rammeavtale, eller avslutte konkurransen for en materiellkategori, mens konkurransen fortsetter videre for andre materiellkategorier. I dette ligger også at oppdragsgiver kan tildele kontrakt basert på de innkomne tilbud, uten at det er avholdt forhandlinger. 9.6. Vedståelsesfrist Tilbud er bindende for Tilbyder (vedståelsesfrist) frem til 31.7.2012 kl. 12.00. Side 16 av 17
Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av Oppdragsgiver. 9.7. Offentliggjøring Informasjon om hvem som er valgt som Utøver vil bli bekjentgjort til alle som har levert Tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Rammeavtale med, eventuelt har inngått Rammeavtale med, hvilke Tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall Tilbudene lå. Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildelingen er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal Tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet. Den sladdede versjon legges på egen mappe på CD eller minnepinne som skal leveres med tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter. I tvilstilfeller vil vi ta dette opp med Tilbyder. 10 Avslutning av konkurransen 10.1. Avvising Om Oppdragsgiver må vurdere avvisning av en eller flere tilbud, vil avvisningsgrunnlaget bli vurdert på grunnlag av Forskrift om offentlige anskaffelser 20-12 og 20-13, eventuelt 20-14. 10.2. Tildeling og begrunnelse Alle Tilbydere som har gitt et tilbud på et deloppdrag vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Bindende avtale er inngått først når Rammeavtale er underskrevet av begge parter. 10.3. Klagefrist Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Rammeavtale vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. 10.4. Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 10.5. Inngåelse av avtale Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Rammeavtale er signert av begge parter. Side 17 av 17