Kvalitet- og HMS-Håndbok for United Pipeline Services AS ORG. NR. 914 164 516 NS-EN ISO 9001:2008 13.10..2014 Versjon 1.0 Side 1 av 9
Innholdsfortegnelse 1. Formål... 4 2. Omfang... 4 1.1 Ansvar for dokumentet... 4 1.2 Definisjoner og begreper... 4 2 Kvalitetspolitikk... 4 3 Kvalitetsledelse... 5 3.1 Kvalitetssystemet... 5 3.2 Rammeverk... 5 3.3 Anvendelse... 5 3.4 Prosesser og rutiner... 5 3.5 Ledelsens gjennomgåelse... 5 3.5.1 Grunnlag... 5 3.6 Dokumentasjon av kvalitetssystem... 6 4 Organisasjon... 6 4.1 Bedriftens styre... 6 4.2 Ledelsen... 6 4.3 Kvalitetsleder... 6 4.4 Medarbeidere... 6 5 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS)... 6 5.1 HMS Politikk (Arbeidsmiljøpolitikk)... 6 5.2 HMS ledelse... 7 5.3 Målsetting for HMS arbeidet... 7 5.4 Internkontroll... 7 5.5 Verneombud... 7 6 Støttesystemer... 7 7 United Pipeline Services virksomhet... 7 7.1 Visjon... 7 7.2 Forretningsidé... 7 7.3 Beskrivelse av bedriften... 8 7.4 Rammebetingelser... 8 7.5 Prosesser i United Pipeline Services Hovedprosesser... 8 7.6 Ansvar og myndighet... 8 7.6.1 Daglig leder... 8 7.6.2 Økonomiansvarlig... 9 Side 2 av 9
7.6.3 Teknisk leder... 9 7.6.4 Kvalitetsleder... 9 7.6.5 Prosjektledere... 9 7.6.6 Driftskoordinator... 9 7.6.7 Operatør... 9 8 Målstyringsdokumentet... 9 9 Oversikt over gjeldende rutiner... 9 Side 3 av 9
1. Formål Kvalitetshåndbok er oppbygd og tilpasset de behov som til enhver tid er hensiktsmessige og relevante for United Pipeline Services AS til å styre etter for å: Levere produkter og tjenester som tilfredsstiller så vel kundekrav som krav i lover og forskrifter. Utføre kontinuerlig forbedring gjennom forebyggende og korrigerende tiltak, Oppnå et godt og varig omdømme i markedet. Oppnå lønnsomhet og strategisk utvikling ihht. fastsatte mål Bedre kunders tilfredshet gjennom aktiv bruk av systemet 2. Omfang Kvalitetshåndboken er retningsgivende for alt kvalitetsstyring i United Pipeline Services. Kvalitetshåndboken gjelder alle som omfattes av den til hver tid gjeldende organisasjon og prosesser i United Pipeline Services. 1.1 Ansvar for dokumentet Selskapets øverste leder er ansvarlig for at Kvalitetshåndbok revideres og oppdateres minst en gang pr. år, eller ved eventuelle avvik eller endringer som påvirker United Pipeline Services AS kvalitetssystem. Arbeidet kan utføres av person utnevnt som kvalitetsansvarlig for selskapet. 1.2 Definisjoner og begreper Kvalitet: Overensstemmelse med spesifiserte krav. Kvalitetsledelse: Alle aktiviteter forbundet med den totale ledelsesoppgaven som fastsetter kvalitetspolitikken, målene og ansvarsforholdene og iverksetter disse gjennom kvalitetsplanlegging, kvalitetsstyring, kvalitetssikring og kvalitetsforbedring som deler av kvalitetssystemet. Kvalitetshåndbok: Dokumentet som beskriver organisasjonens kvalitetssystem. Kvalitetsmål: Målbare verdier for mål definert av ledelsen Avvik: Uoverensstemmelse mellom egenskap og spesifiserte krav. Korrigerende tiltak: Fjerning av årsak til avvik for å unngå gjentakelser. Kvalitetsrevisjon: Systematisk undersøkelse (både intern og ekstern) for å fastslå om oppnådde resultater er i samsvar med planlagte mål Ledelsens gjennomgåelse: Formell vurdering, foretatt av den øverste ledelsen, av kvalitetssystemets status. Gjennomgangen skjer i henhold til ISO 9001 krav. 2 Kvalitetspolitikk Kvalitetspolitikk er beskrevet i eget dokument "QA-01-Kvalitetspolitikk", signert av selskapets øverste leder. Dokumentet revideres jevnlig under ledelsens gjennomgåelse. Side 4 av 9
3 Kvalitetsledelse 3.1 Kvalitetssystemet Kvalitetssystemet sikrer at United Pipeline Services oppfyller krav, forventninger og behov fra kunder, leverandører, ansatte, eiere og myndigheter. Kvalitetssystem for United Pipeline Services AS er oppbygd på følgende måte: Kvalitetssystemets moduler er beskrevet senere i denne håndbok. 3.2 Rammeverk QA-systemet er utformet for å tilfredsstille standarder beskrevet i NS-EN- ISO 9001:2008. 3.3 Anvendelse Systemets oppbygning skal ivareta standardens krav og være tilpasset United Pipeline Services AS behov. Systemet skal være et hensiktsmessig verktøy for ivaretakelse av United Pipeline Services AS kvalitetspolitikk og kvalitetsmål. 3.4 Prosesser og rutiner Denne håndboken gir en generell beskrivelse av kvalitetssystemet. Det er utarbeidet prosedyrer og beskrivelser for alle forretningskritiske prosesser. Alle dokumenter som hører til kvalitetssystemet er identifisert med unik ID og navn som gir en lett identifiserbar beskrivelse av dokumentenes plassering i kvalitetssystemet. 3.5 Ledelsens gjennomgåelse Kvalitetssystemet har blitt utviklet for å tilfredsstille kravene til NS-ISO9001:2008. Systemet skal gjennomgås minst 2 gang pr. år av ledelsen i United Pipeline Services AS, for å sikre en kontinuerlig tilpasning og effektivitet. Resultater av gjennomganger arkiveres i Kvalitetssystemet for å være tilgengelig for samtlige ansatte. 3.5.1 Grunnlag For å sikre en kontinuerlig effektivitet av det innførte systemet, skal de periodiske gjennomgangene utføres etter følgende mal: a) Resultat fra revisjoner, Side 5 av 9
b) Tilbakemelding fra kunder. c) Prosessytelse og produktoverensstemmelse. d) Status på forebyggende og korrigerende tiltak. e) Tiltak for oppfølging av tidligere ledelsesgjennomganger. f) Endringer som kan virke inn på KS systemet. g) Anbefalinger til forbedring. 3.6 Dokumentasjon av kvalitetssystem Alle dokumenter som tilhører Kvalitetssystemet lagres elektronisk og gjeldende versjoner er alltid tilgjengelig for alle ansatte. Alle registreringer knyttet til Kvalitetssystemet lagres elektronisk som utfylte dokumenter lagret i United Pipeline Services AS sin infrastruktur. 4 Organisasjon Den til enhver tid gjeldende organisasjonskart er beskrevet i eget dokument med tilhørende oversikt over ansvarsfordeling. 4.1 Bedriftens styre Bedriftens styre har det overordnende ansvar for bedriftens totale virksomhet, strategi og resultat. 4.2 Ledelsen Bedriftens daglige leder har det overordnende ansvar for bedriftens daglige drift og rapporterer direkte til styret. Bedriftens daglige leder er også øverste kvalitetsleder med ansvaret for at kvalitetssystem blir etablert og vedlikeholdt. Daglig leder skal utpeke en ledergruppe bestående av ansvarlige for de forretningsmessige prosesser. 4.3 Kvalitetsleder Person som, etter mandat fra Daglig leder, er ansvarlig for vedlikehold av kvalitetssikringssystemet. Kvalitetsleder skal rapportere oppnådde kvalitetsmål resultatene er i overensstemmelse med kvalitetssystemets krav og bedriftens mål. Kvalitetslederen skal være ansvarlig for ettersyn, vedlikehold og forbedringer av bedriftens kvalitetssystem. 4.4 Medarbeidere Alle ansatte plikter å gjøre seg kjent med kvalitetssystemet og i særdeleshet med prosesser og rutiner som dekker oppgaver beskrevet i hver ansatts stillingsinstruks. 5 Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) System for Helse, Miljø og Sikkerhet er integrert i bedriftens Kvalitetssystem. HMS arbeid skal alltid være i samsvar med gjeldende regler og forskrifter beskrevet i "Arbeidsmiljøloven". 5.1 HMS Politikk (Arbeidsmiljøpolitikk) HMS-politikk er beskrevet i eget dokument "QA-02-HMS politikk", signert av selskapets øverste leder. Dokumentet revideres jevnlig under ledelsens gjennomgåelse. Side 6 av 9
5.2 HMS ledelse Ledere på alle nivåer i United Pipeline Services AS skal påse at krav til helse, miljø og sikkerhet oppfylles. 5.3 Målsetting for HMS arbeidet Målet for HMS er at arbeidet skal gjennomføres med null skader innen helse, miljø og sikkerhet. Dette betyr at bedriften jobber mot at vår virksomhet skal gi ingen person- og materielle skader, ingen yrkesrelatert sykdom og ingen skade på det ytre miljø. 5.4 Internkontroll Internkontroll skal være et aktivt verktøy for bedring av helse-, miljø- og sikkerhetsforhold i bedriften. Internkontroll skal, gjennom Risikovurdering av arbeidsmiljø avdekke risiki for skader og iverksette tiltak som minimere disse. Daglig leder plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS (internkontrollforskriften). 5.5 Verneombud Verneombudet skal velges blant arbeidstakere og alle ansatte har stemmerett, med unntak av virksomhetens øverste daglige leder. Verneombud skal velges blant anerkjente dyktige arbeidstakere ved virksomheten, med erfaring og innsikt i virksomheten. De bør velges blant arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste to årene. 6 Støttesystemer For å kunne opprettholde kvalitet på sine produkter og tjenester har United Pipeline Services AS tatt i bruk flere støttesystemer for sin virksomhet. Disse systemer er: Case IT Citrix serverløsning MS Outlook Kontorstøttesystem MS Office Produkter Mamut regnskapssystem 7 United Pipeline Services virksomhet 7.1 Visjon United Pipeline Services visjon er å bli ledende i Europa på rørrehabilitering uten utskifting av rør. 7.2 Forretningsidé Kostnadseffektivt forlenge levetid og styrke på eksisterende og nye rørsystemer. Side 7 av 9
7.3 Beskrivelse av bedriften United Pipeline Services har utviklet de mest avanserte metodene på markedet for å rehabilitere eksisterende rørsystemer. Resultatet blir like bra, men til en vesentlig lavere kostnad og med mindre besvær for eier og brukere av rørene. Rehabiliteringsmetoden har vært godt kjent og utprøvd på avløpsrør i inn og utland i mange år. United Pipeline Services har tatt ekspertisen videre på mer krevende oppgaver som innen vannkraft industrien, privat og kommunale drikkevannsledninger, samt innen offshore industrien. United Pipeline Services posisjonerer seg som en teknologibedrift som tilbyr nye og innovative løsninger for metodikk, materialer og verktøy. 7.4 Rammebetingelser United Pipeline Services er underlagt lover og reguleringer som er spesifikke for vår bransje eller som på grunn av virksomhetens karakter berører vår virksomhet. Selskapet er også frivillig underlagt flere retningslinjer. For øvrig er United Pipeline Services underlagt de lover som gjelder for alle aksjeselskaper, jf Aksjeloven. Kvalitetssystemet sikrer at virksomheten drives innenfor de rammebetingelsene som her trekkes opp. De aktuelle prosedyrer og instruksjoner vil der det er hensiktsmessig henvise til de ulike rammebetingelsene. 7.5 Prosesser i United Pipeline Services Hovedprosesser Kvalitetssystemet er basert på en prosesstankegang og er bygget opp av hovedprosesser og støtteprosesser. Prosessene i United Pipeline Services er illustrert i figuren under: Hovedprosessene i illustrasjonen over er strukturert i tre grupper: Ledelsesprosessene: Ledelse, R&D, Markedsføring og salg, HMS og KS Kjerneprosessene: Forespørsel og tilbud, prosjektering, gjennomføring på site, fakturering og kundeoppfølging Støtteprosesser: Innkjøp og logistikk, Regnskap og økonomi, Lønn og personell, IT-drift 7.6 Ansvar og myndighet 7.6.1 Daglig leder Daglig leder er ansvarlig for at bedriftens kompetanse opprettholdes og videreutvikles, slik at bedriftens tjenester utvikles i samsvar med markedets behov. Dette forutsetter kontinuerlig evaluering og forbedring av arbeidsmetoder og prosesser samt at United Pipeline Services strategiske mål står i fokus i det daglige arbeid. Stillingens innehaver skal være den koordinerende part mellom de ulike stillingene i United Pipeline Services og ha det overordnede ansvaret for salg av bedriftens produkter og tjenester. Dette fordrer jevnlig kontakt med etablerte kunder samt kontinuitet i arbeidet med å finne nye kunder og utvikle nye produkter når det er nødvendig. Side 8 av 9
7.6.2 Økonomiansvarlig Økonomisjef har ansvar for at økonomiske data blir korrekt registret, finansiell optimalisering, effektiv beslutningsstøtte til prosjektlederne daglig leder, og skal tilrettelegge forholdene slik at bedriften kan ivareta hovedaktivitetene på en best mulig måte resultatmessig. 7.6.3 Teknisk leder Teknisk leder er ansvarlig for at selskapets tekniske kompetanse opprettholdes og videreutvikles, slik at bedriftens tjenester utvikles i samsvar med markedets behov. Det forutsetter at bedriften har tilgang på kvalifiserte fagfolk som innehar nødvendig kompetanse innenfor de faglige virkeområder som bedriften utfører. 7.6.4 Kvalitetsleder Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for at: HMS-, internkontroll- og kvalitetsstyringssystemer er etablert, vedlikeholdt og kontrollert i overensstemmelse med gjeldende ISO standarder; Gjennomføring av eksterne og interne revisjoner; Vurdering og oppfølging av rapporter om uønskede hendelser; Distribusjon av HMS &KS håndbøker og dokumenter. Leder HMS-KS kan delegere deler av eller hele sin myndighet til andre i organisasjonen. 7.6.5 Prosjektledere Prosjektleder er ansvarlig for prosjektets gjennomføring og fremdrift inkludert økonomi, løpende korrespondanse United Pipeline Services/kunde, og at prosjektet gjennomføres iht. kontrakt og foreliggende dokumentasjon. Prosjektleder er ansvarlig for rapportering av fremdrift, produktivitet, økonomi og eventuelle avvik til Daglig leder og til kunde i henhold til gjeldende retningslinjer og til avtalt tid for det enkelte prosjekt. Prosjektleder har i samråd med Daglig leder myndighet til å bemanne et prosjekt med riktig antall operatører for å sikre en forsvarlig utførelse av jobben teknisk, økonomisk og kvalitetsmessig. 7.6.6 Driftskoordinator Supervisor (arbeidsleder) er ansvarlig for at alt arbeid utføres i henhold til gjeldende krav og instrukser for arbeidet. 7.6.7 Operatør Operatør er ansvarlig for at alt arbeid utføres i henhold til gjeldende krav og instrukser for arbeidet. 8 Målstyringsdokumentet Målstyringsdokumentet er et eget dokument, utarbeidet av Ledergruppen og gjelder for et kalenderår. Oppfølging av måloppnåelse skjer gjennom ledermøter og Ledelsens gjennomgåelse. Referatet fra disse møter er en del av Kvalitetssystem. 9 Oversikt over gjeldende rutiner Oversikt over alle rutiner tilhørende Kvalitetssystemet, finnes i eget dokument under Kvalitetsstyring Side 9 av 9