Boligbygg Oslo KF. Anskaffelse av Kvalitetsstyringssystem. Kundens kravspesifikasjon Del 1

Transkript

1 Boligbygg Oslo KF Anskaffelse av Kvalitetsstyringssystem Kundens kravspesifikasjon Del 1

2 Kravspesifikasjon Innhold Del 1 1 Bakgrunn og omfang Om Boligbygg Styringssystemets elementer Ledelsesprosesser Kjernevirksomhet Støtteområder Styringssystemets elementer Kravspesifikasjon Omfang av løsningen og systemegenskaper... 10

3 DEL 1 1 Bakgrunn og omfang For å oppnå kontinuerlig forbedring av egne prestasjoner, øke kvaliteten på leveranser og tjenester og sikre god risikostyring har Boligbygg besluttet å etablere et kvalitetsprogram og i denne forbindelse anskaffe et elektronisk kvalitetsstyringssystem. Boligbygg ønsker å etablere et styringssystem som består av politikker og strategier, arbeidsprosesser, arbeidsinstrukser og krav som støtter ansatte i å gjennomføre sine oppgaver og aktiviteter. Det elektroniske styringssystemet skal omfatte virksomhetsstyring, dokumentkontroll, HMS og KS. Helhetlig risikostyring, avvikshåndtering og kontinuerlig kvalitetsforbedring skal også være en del av vårt styringssystem. Formålet med systemanskaffelsen er å samle ulike prosesser på ett sted, avklare sammenhenger og avhengigheter, få mulighet til å optimalisere dem og gjennomføre endringer og prosessforbedringer på en enkel og oversiktlig måte. Systemet skal også tydeliggjøre ansvaret i prosesser og aktiviteter og sørge for bedre kommunikasjon innen kvalitet, hms og risiko innad og utad. Ved å innføre ett elektronisk styringssystem vil Boligbygg på bred basis styrke og effektivisere kvalitetsarbeidet. Boligbygg ønsker å anskaffe et elektronisk kvalitetsstyringssystem, med tilhørende support- og vedlikeholdsavtale, samt konsulenttjenester for implementering og videreutvikling/tilpasninger. Boligbygg skal stå fritt til å velge deler av systemet gjennom opsjoner.

4 1.1 Om Boligbygg Boligbygg ble etablert i 2004 og er et foretak i Oslo kommune som eier, forvalter, drifter og leier ut kommunale boliger i alle de femten bydelene. Boligbygg driver forretningsmessig eiendomsforvaltning og samtidig er et sosialt virkemiddel for å skaffe vanskeligstilte et sted å bo. Boligbygg forvalter vanlige kommunale boliger, omsorgsboliger, boliger for psykisk utviklingshemmede, handicappede, rusavhengige og har ansvaret for preste- og Ungbo-boligene. I slutten av 2015 hadde foretaket over boliger og det bodde mer enn mennesker hos oss. Boligbygg har rundt 130 ansatte og er lokalisert i Oslo sentrum, Wergelandsveien 1. Virksomheten har også innleid personell som for tiden utgjør ca.25 ressurser. Boligbygg består av en Eiendoms- og utviklingsavdeling, en Forvaltningsavdeling og en avdeling for Økonomi og administrasjon. Foretakets organisasjonskart er vist i Fig.1. Kvalitetsstyringssystemet vil være et verktøy for alle avdelinger og seksjoner, men bruken av forskjellige moduler i styringssystemet vil variere ut i fra ansvarsområder og arbeidsoppgaver hver bruker har. Figur nr. 1: Organisasjonskart Boligbygg

5 2 Styringssystemets elementer Boligbyggs styringssystem skal inneholde prinsipper for virksomhetsstyring og intern kontroll, læring og utvikling. Den dokumenterte delen av styringssystemet skal omfatte kvalitetsboken, kvalitetspolitikken med kvalitetsmål, verdier og etikk, felles arbeidsprosesser, prosedyrer og håndbøker, samt krav som er gyldige både for hele organisasjon og i de enkelte fagområdene. Den skal dekke følgende elementer: Boligbygg har ikke per dags dato et elektronisk prosessbasert kvalitetsstyringssystem. Boligbygg har utarbeidet terrengkart og fastsatt systemstruktur med prosessområder og hoved-/delprosesser. Vi har også påbegynt arbeidet med å fastsette og beskrive prosesser og aktiviteter, inklusive prosedyrer, maler og sjekklister. Dette arbeidet planlegges å være ferdigstilt i første versjon i løpet av første halvår Anskaffelsen skal resultere i et elektronisk verktøy hvor våre prosessmodeller med all dokumentert informasjon kan legges inn og tilgjengeliggjøres for våre brukere. Boligbyggs prosessbaserte styringssystem skal bestå av Ledelsesprosesser, Kjernevirksomhet og Støtteområder. Figur nr. 2: Boligbyggs styringssystem Figur nr. 3: Oppbygging av styringssystemet

6 2.1 Ledelsesprosesser Ledelsesprosesser skal gjenspeile elementer som styring, ledelse, utvikling og kontroll, og brukes til styring og videreutvikling av organisasjon, ledelse og medarbeidere. Ledelsesprosesser skal omfatte fastsetting av mål og resultatkrav, planlegging av hvordan disse skal nås, rapportering av status, analyser av situasjonen samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. Boligbyggs ledelsesprosesser skal omfatte følgende perspektiver: Organisasjon og virksomhetsstyring som sørger for organisasjonsforståelse og viser styringsstruktur; Strategi og virksomhetsutvikling som er utviklingsprosess som beskriver risikobasert planlegging av aktiviteter og etablering av nødvendige tiltak; Intern- og kvalitetskontroll som inneholder kontrollaktiviteter som utføres for å håndtere risiko og oppnå best mulig resultat. Det inneholder også system for avvikshåndtering som bidrar til erfaringsoverføring og læring og skaper en god bedriftskultur. Figuren til høyre viser kartet av ledelsesprosesser i det nye styringssystemet: Figur nr.4: Ledelsesprosesser i Boligbygg

7 2.2 Kjernevirksomhet Boligbyggs kjernevirksomhet består av prosessene som representerer utvikling og leveranser av produkter og tjenester. Disse prosessene er relatert til tjenestebrukere og har dermed fokus på Boligbyggs kunder. Kjernevirksomheten vår dekker følgende prosesser: Fremskaffe boliger og utvikle eiendomsmassen. Prosessen innebærer fremskaffelse av boliger ved kjøp, samt ny-, på- og ombygging. Utvikling av eiendomsmassen skjer ved omreguleringer, tilpassing av eiendomsmassen til nye brukerkrav og salg av uhensiktsmessig eiendom. Leie ut boliger og forvalte leieforhold. Prosessen omfatter praktiske og tekniske leieforhold, bla administrasjon av boligforholdet, kontraktforvaltning, fakturering av leietaker, og behandling av fravikelser i leieforholdet. Drifte og vedlikeholde eiendommer. Prosessen sørger for at eiendommene våre er i tilfredsstillende stand og at realkapitalen ivaretas på en hensiktsmessig måte. Utvikle relasjonene til bydelene som skal sikre et godt samspill og dialog med bydelene, forståelse av framtidige kundebehov og analysen av kundetilfredshet. Figuren nr.5 viser kartet over kjerneprosesser i det nye styringssystemet: Figur nr.5: Kjerneprosesser i Boligbygg

8 2.3 Støtteområder Støtteområdene i Boligbygg omfatter de prosessene som støtter kjernevirksomheten og hjelper den med å skape fornøyde kunder. Disse er: Figur nr.6: Støtteprosesser i Boligbygg Økonomiforvaltning Dekker økonomifunksjonen og økonomiprosesser og prosedyrer, som økonomiplanlegging, budsjettoppfølging, rapportering av økonomiske data. Juridisk bistand og anskaffelser Dekker prosesser for tilbudsarbeid og kontraktsoppfølging, innkjøpsprosessene og Innkjøpsrutiner, samt annen juridisk bistand Regnskap Prosessen består av elementer som regnskapsoppfølging, fakturaoppfølging, brenselsregnskap, likviditetsoppfølging, MVA-oppgjør, periodiseringer og avstemninger HMS HMS prosessene dekker utvikling av HMSsystemet, internkontroll, samt HMS arbeid i våre eiendommer og i bygge- og rehabiliteringsprosjekter. Det er etablert en HMS håndbok som beskriver BBYs system for HMS, samt en rekke HMS dokumenter og prosedyrer. Kommunikasjon Dekker prosesser for intern og ekstern kommunikasjon, håndtering av media, publisering og retningslinjer for bruk av sosiale media. IT Kvalitetsstyring Personalforvaltning Risikostyring og beredskap Dokumentasjonsstyring og arkivtjenester IT prosesser dekker IT drift og systemoppfølging med tilhørende prosedyrer, applikasjonsbeskrivelser og brukermanualer. Prosessene dekker utvikling av styrings- og forbedringssystemet, kvalitetskontroll, samt gjennomføring av kvalitetsaktiviteter i BBYs prosjekter. Det inkluderer også Kvalitetshåndboken som beskriver det totale styringssystemet, samt en rekke KS dokumenter og prosedyrer. Dekker prosesser med å ansette, lære og følge opp medarbeidere, lønnspolitikken, varsling og konflikthåndtering, samt avslutning av arbeidsforhold. Det er etablert en personalhåndbok i Boligbygg. Består av systemet for helhetlig risikostyring, metodebeskrivelsen, risikomatrisen, risikostyringsverktøy, samt beredskapsrutiner Prosesser for dokumentasjonsstyring og arkivtjenester dekker kontroll med inngående og utgående dokumenter, offentlig journal, kontroll med registreringer og arkivrutiner.

9 2.4 Styringssystemets elementer Løsningen skal håndtere følgende nivåer i systemet: Prosesskart viser prosessområder som presenterer en samling av arbeidsprosesser eller aktiviteter og sammenhengen mellom disse. Arbeidsprosesser er en logisk rekkefølge av aktiviteter og valg som beskriver det man skal utføre for å oppnå et resultat. Prosesser omformer tilført grunnlag/input til resultater og kan beskrives med flytskjemaer. Hovedprosesser beskriver hovedprosesser totalt for bedriften. Delprosesser representerer nivåer som hovedprosessene består av. Dokumenter kan være linket opp mot delprosessene. Aktiviteter er et laveste prosessnivå. En aktivitet beskriver hva den enkelte rolle skal utføre i prosessen fra start til slutt. Dokumenter kan vedlegges til aktivitetene. Løsningen skal håndtere følgende elementer: Prosessmodeller: viser overordnet framgangsmåte for en prosess. De kan presenteres i tekstform, tabeller, eller i form av flytdiagrammer og svømmebaner. Dokumenterte prosedyrer: er metodebeskrivelser for gjennomføring av prosesser og aktiviteter. De angir hensikten med og omfanget av aktiviteter, samt risikoen forbundet med prosedyren. Prosedyrer forteller hva som skal gjøres, av hvem, når, hvor og hvordan. De beskriver rekkefølgen for gjennomføring av aktiviteter og omtaler dokumentasjon som skal eventuelt gjennomgås. Til en prosedyre kan det være vedlagt en detaljert sjekkliste eller huskeliste. Verktøy: gir nødvendig støtte til å styre og gjennomføre forskjellige metoder og prosedyrer. Sjekklister, maler og eksempler: gir støtte til arbeidet på ulik vis. Styringssystemet kan inneholde eksempler som viser hvordan en aktivitet kan utføres på en god måte eller oversikt over sjekkpunkter som skal gjennomgås.. Sjekklistene og malene skal fylles ut og arkiveres som dokumentasjon. Stillingsbeskrivelser: beskriver ansvar, oppgaver og myndighet for de ulike stillinger i Boligbygg.

10 3 Kravspesifikasjon 3.1 Omfang av løsningen og systemegenskaper Kvalitetsstyringssystemet skal inneholde våre verdier, strategier og mål, og hjelpe ledelsen i beslutninger ved å samle prosesser for virksomhetsstyring, utvikling og kontroll i et helhetlig ledelsessystem. Systemet skal fungere som et verktøy for å etterleve regelverket, omfatte beskrivelsen av eksterne og interne krav og bidra til kompetanseutvikling og kontinuerlig kvalitetsforbedring. Systemets prosedyrer og arbeidsbeskrivelser innen kjerne- og støtteprosesser skal veilede alle medarbeidere gjennom virksomhetens oppgaver på en enhetlig måte basert på våre erfaringer og etter «beste praksis». Programvareløsningen for styringssystemet skal omfatte følgende: Prosesstyring Risikostyring (opsjon) Avvik og forbedring Kompetansestyring (opsjon) DEL 2 For DEL 2 som inneholder en fullstendig spesifikasjon av kravene refereres det til komplett versjon av Kravspesifikasjon.