Anskaffelse av FDVU - system Hvordan gjøre gode innkjøp i dagens marked? Foredrag på FDV-dagene 17. oktober 2012 på Norges Varemesse, Lillestrøm FDVU-rådgiver Torstein Foss 1
Hvorfor FDVU system? Forenkle arbeidsprosessene dokumentasjonskrav, sporbarhet og historikk rapportering analyse og sammenstilling av beslutningsgrunnlag distribusjon og deling av informasjon Bedre planleggingen Bedre utnytteles Areal, ressurser Bedre kostnadsstyring
Hvor starter vi? Involver sluttbrukerne! Behovsavklaringer Har gjerne et grovt bilde av problemområdene Mye tid Manglende oversikter Manglende dokumentasjon, etc Rangering / Vekting Hvordan oppleves situasjonen Kost / nytte vurdering Annet ( Parvis prioritering) Tidsanalyser Kan gi et godt grunnlag for å se innsparingspotensialet ved vurdering av behov for verktøy eller prosessendring 3
Parvis sammenligning (eks.): 4
Prosjektfaser 1. Behovsavklaringer 2. Kravspesifikasjon 3. Selve anskaffelsen 5
Fase 1: Behovskartlegging Styrende dokument INPUT Prosessen OUTPUT Støtteverktøy Kartlegge BØR situasjonen Hvordan ønsker dere at prosessen skal være? Hva skal resultatet av prosessen være? Grensesnitt mot andre aktiviteter og kjernevirksomheten Integrasjoner Styrende dokumenter 6
Fase 1: Behovskartlegging Omfattende Analysen skaleres iht. valgt prioritering Total gjennomgang av arbeidsprosesser og støttesystemer Tiltak vil være generelle Omlegging av arbeidsrutiner Organisatoriske endringer Bruk av manuelle og IT-baserte støttesystemer Begrenset Gjennomgang av IT- baserte støttesystemer Kartlegging og tiltak spisses mot bruk av IT-baserte støttesystemer 7
Fase 1: Behovskartlegging Resultatet kan f.eks. presenteres ved bruk av MS Visio 8
Fase 2: Kravspesifikasjonen Resultatene fra behovskartleggingen omformes til funksjonelle systemkrav Må utformes som åpne og ikke begrensende krav Kategoriseres som Må (absolutte) eller Bør (ønskelig) krav Prosessene som FDVU-systemet skal støtte beskrives Prosessbeskrivelse m/ skisse Prosessens input og output Prosessens styringsdokument Prosessens eventuelle andre støtteverktøy Krav til integrasjoner beskrives Krav til IT-teknologi, IT-drift, sikkerhet, DAK/BIMstandard, etc. beskrives 9
Fase 2: Kravspesifikasjonen Krav til implementering Prosjektplan (ikke bare milepæler) Dataregistrering, konvertering Integrasjoner Prosessendring / justering Prosjektorganisering Nødvendig involvering av kundens eget personell Skisse til en god opplæringsplan Øvrige krav til leverandørene Økonomiske forhold Kundereferanser Antall ansatte og kompetanse 10
Fase 3: Anskaffelsen En første grovsortering Markedsundersøkelse Prekvalifisering Konkurransegrunnlaget sendes ut Enkle og dokumenterbare utvelgelseskriterier Sammenlignbare størrelser (f.eks. antall lisenser) Leverandørpresentasjoner Reell kundecase Bruk gjerne eget datagrunnlag Bedømmes for at prosess/funksjon løses og ikke hvordan Forhandlinger Er alle kostnader tatt med? Kontrakten 10-20 4-5 2-3 11
Økonomi: Er alle kostnader tatt med? Programlisenser Dataregistrering / konvertering Øvrige implementeringskostnader Installasjon Tilpasninger /integrasjoner Omstilling /endring av arbeidsrutiner Opplæring Testing og eventuell parallellkjøring 12
Oppsummering: Valg av rett FDVU system krever at: En kjenner til egne arbeidsprosesser og flaskehalser Identifiserer områder hvor FDVU systemet er rett innsatsfaktor Prioriterer viktigheten av å få løst behovet Utarbeider kravspesifikasjon som reflekterer behov og prioritering Gjennomfører en anskaffelsesprosess som eliminerer gjennom skriftlig og muntlig dialog Og nå begynner den virkelige jobben.! Vær villig til å tilpasse eller endre prosessene Undervurder ikke behovet for kommunikasjon, egeninnsats og bistand fra leverandøren i implementeringen 13
Noen spørsmål? 14
Takk for oppmerksomheten! 15