Protokoll sameiermøte 2012 Nasle Bryggesameie Styret innkalte til sameiermøte søndag 19.8.2012 kl 16.00. Sameiermøtet ble avholdt på Emmaus. Vedlegg til innkallingen var: Regnskap og revisjon 2011 2012 og budsjett 2012 2013 Konstituering: a. Godkjenning innkalling med angitt dagsorden: Godkjent b. Valg av møteleder: Lars Otto Ruud ble valgt til møteleder c. Godkjenning av fullmakter: Til sammen 5 fullmakter ble innlevert og godkjent. 22 medlemmer var fysisk til stede. d. Valg av to sameiere til signering av protokoll sammen med møteleder: Thomas E. Binnie jr og Øivind Rosnæs ble valgt til dette. Sak 1: Årsberetningen ble lest av Lars Otto Ruud. Styret har hatt 6 styremøter gjennom året. Oppføring av vaktbod: Søknadsprosess vedrørende oppføring av vaktbod ble startet i september med gjennomføring av møter med Rygge kommune. Søknad ble sendt i oktober, og saken ble som ventet behandlet av både fylkesmannens miljøvernavdeling samt plan og miljøutvalget i Rygge kommune. Etter befaring med plan og miljøutvalget i Rygge kommune fikk vi godkjent søknaden i desember. Prosessen videre tok lengre tid enn ventet, og endelig vedtak/tillatelse til igangsetting kom først 06.6.2012. Som tidligere informert så måtte eierforholdet endres for vaktboden. Det var ikke mulig å få tinglyst pant for Nasle Bryggesameie i vaktboden, og vi kom da til slutt frem til en meget god avtale med grunneier som løste dette via en leieavtale. Leieavtalen sikrer Nasle Bryggesameie full disposisjonsrett over vaktboden i samme tidsrom som leieavtalen på bryggeanlegget. Elektrisk anlegg: Grunnet tidligere problemer med det elektriske anlegget for strøm ut på bryggene ble det lagt opp nytt opplegg for dette. Kabler etc. er trukket på nytt, og el uttak for bryggene er nå plassert på molo. Det er nå ingen skjøter i kablene som tidligere, noe som skal ekskludere svake punkter i disse. Samtidig med denne prosessen ble det gjennomført en dialog med Storm Elektro vedrørende klage på regning for reparasjon og inspeksjon av anlegget i 2011, noe som medførte at vi fikk kreditert største del av denne regningen. Det nye el opplegget er levert av Totaltek AS, og årlig påkrevet sjekk av anlegget er også bestilt av disse. Hvis det i fremtiden skulle være ønsket strømuttak ute på bryggene så kan dette løses via å legge dette opp i fra dagens strømsøyler. Hjemmesider: Nye hjemmesider er satt opp og adressen er www.nasle.no. Her vil det finnes generell informasjon vedrørende vakter, rutiner, kontaktinformasjon etc.
Diverse: Dugnad vår/høst er gjennomført som tidligere år. I tillegg har vi avtalt rydding, plenklipping og annet forefallende arbeid på anlegget med Ryczek Montering. Det har også vært påkrevet å skifte ut diverse defekte planker på brygger, leidere etc. En badetrapp er også skiftet ut grunnet defekt trinn. Det kom en kommenter til årsberetningen fra Braathen, hvor de nye hjemmesidene Nasle.no ble berømmet. Årsberetningen ble så tatt til etterretning. Sak 2: Regnskapet ble gjennomgått av kasserer Gunnar Horgen (Se eget vedlegg) Regnskapet ble enstemmig godkjent. Sak 3: Årsavgift Saksfremlegg: Det ble vedtatt en økning av bryggeavgiften i 2011. Det viser seg at det er påkrevet med enda en økning i bryggeavgiften. Fra 2012 vil vi ha nye faste kostnader knyttet til vaktboden, ca. 35.000, ref. budsjett. I tillegg er det påkrevet å starte med å skifte ut kjettingene i anlegget. Orientering om totalkostnad og prosess for utskifting av kjettinger beskrives i detalj under punkt 10 «Vedlikehold og internkontroll». Forslag til vedtak: Styret foreslår at årsavgiften økes fra 875, pr bryggemeter til 1.000, pr bryggemeter. Det ble foreslått at Stein Stavdahl Paulsen (se sak 10.1) skulle redegjøre for møtet sin vurdering av tilstanden for kjettinger og moringer. (Se egen redegjørelse). Stein kom også med et uforpliktende kostnadsoverslag (se eget vedlegg). Total utskifting av alle kjettinger og sjakler vil koste rundt 250 000, kroner. Stavdahls anbefaling er at vi starter utskifting av kjettinger og sjakler på E brygge, og foretar punktutbedring innover. I neste runde tar vi så D brygge osv. etter behov. Etter en del diskusjon, hvor man også kom inn på budsjettet (se under sak 4 nedenfor), ble forslaget til ny årsavgift på kr. 1000, per breddemeter enstemmig vedtatt. Sak 4: Budsjettet ble så presentert av kasserer (Se eget vedlegg) Det kom her til en lengre diskusjon. Thomas Binnie foreslo at styret skulle legge frem forslag til at sameiet skulle betale inn lånet vi har i Nordea (per dags dato kr. 662 964,00) ved at det gjøres en engangsinnbetaling fra alle sameiere, noe som vil beløpe seg til kr: 1918,90 pluss omkostninger, avrundet til kr. 2000, per breddemeter. Innbetalingen vil således for en 2,5 meters plass beløpe seg til kr. 5000,00. Evt. overskudd vil tillegges kapitalen vår. Begrunnelse er at dette er et kostbart lån, med ca. 9 % rente, som betyr at vi betaler ca. kr. 50 000, i rente per år. Det er vanskelig å forhandle om lavere rente, da sameiet som sådan ikke har noen verdi å pantsette. Videre at vi skal ta all utskifting av kjettinger etc. med en gang. Halvor Sørbye kommenter at en slik engangsinnbetaling støttes, men at vi bør ta utskifting av kjettinger etc. i henhold til forslaget fra Stein, dette vil holde mål faglig. Etter en ny runde med diskusjon blir dette vedtatt. Forslaget som ble vedtatt, er da som følger: Styret sender ut et brev sammen med referatet fra årsmøtet, med informasjon om at man ønsker at alle sameiere skal foreta en engangsinnbetaling
tilsvarende kr. 2000, per breddemeter, og således innfri lånet vi har i Nordea. Det settes en frist for sameierne til en evt. protest. Dersom det kommer inn protester, må vi ta et ekstraordinært sameiermøte på dette før det kan settes i verk. Sak 5: Båtlengder. Saksfremlegg: Per i dag har vi flere båter i anlegget som ikke er innenfor de begrensninger på lengde som er gjeldende. Sak om begrensing av lengde har vært diskutert tidligere uten at endring i reglene har blitt konkludert. Vi kan ikke fortsette med å ha stilltiende samtykke på dette punktet. Forslag til vedtak: Sameiere kan søke om dispensasjon vedrørende båtlengde til styret. Styret har ikke rett til å gi dispensasjon på lengde mer enn 1 meter utenfor pongtong, samt at baugspyd ikke skal stikke innover brygge. Det ble en lengre diskusjon, hvor mange forslag ble spilt inn. Thomas Binnie jr. leverte inn et forslag med to alternativer, et hvor største båtlengde skulle økes til 9,5 meter, alternativt at man fjernet hele lengdebegrensningen. Halvor Sørbye leverte inn et forslag om at lengste båtlengde skulle begrenses til 1/3 av senteravstanden mellom bryggene. Han hevdet at dette var «gjeldende faglig standard» for slike anlegg i dag. Styret fremsatte så følgende forslag: Forslaget om dispensasjonsregel avvises nå. Nytt forslag vedrørende økning av største båtlengde utarbeides av styret til neste år og fremlegges på sameiermøte 2013. De innleverte forslagene vil bli tatt med i bakgrunnsmaterialet som styret skal benytte i sitt arbeid Styret kan fortsette dagens praksis med hensyn til påtale av for lange båter til neste år. Dette forslaget ble vedtatt med akklamasjon. Sak 6: Vaktbod Informasjon og gjennomgang av prosjektet i sin helhet med kostnader, leiekontrakt med grunneier etc. Bifalt fra sameiermøte. Sak 7: Utleie av båtplasser Informasjon om rutiner og erfaringer knyttet til utleie av båtplasser via styret. Pr juni 2012 er det leid ut 3 ordinære plasser og 4 jolleplasser via styret. Leier og utleier forholder seg til skriftlig avtale utarbeidet av styret, og alles interesser og plikter er sikret via denne. Sak 8: Innkomne forslag Det er ikke innkommet noen forslag til styret.
Sak 9: Informasjon og status på strømanlegget Som tidligere nevnt så har det vært utført utskifting av strømanlegg til bryggene. Arbeidet ble gjennomført i fjor vinter til en totalkostnad på 104.000,. Alt er nå testet og godkjent, og det er også bestilt årlig sjekk av strømanlegget. Sak 10: Vedlikehold og internkontroll Status etter inspeksjon utført av Stein Stavdal Paulsen blir fremlagt på møtet. Gjennomgang av internkontroll rutiner for Nasle Bryggesameie som skal igangsettes i fra høst 2012. Sak 11: Informasjon om ny forsikring av bryggeanlegget Vårt tidligere forsikrings selskap, Gjensidige, varslet om en meget stor endring av årlig kostnad på forsikring av bryggeanlegget. Styret valgte å gjennomføre en sjekk i markedet, og klart å oppnå en besparelse på ca. kr. 15000, per år ved å endre til Nemi forsikring. Dekningen er også bedre enn tidligere, og inneholder bla. annet høyere sum for skade på 3. part samt fri rettshjelp. Sak 12: Valg Valgkomiteens innstilling er som følger: Lars Otto Ruud, leder gjenstår 1 år Gunnar Horgen, kasserer på valg 2 år Torgeir Lømo, styremedlem gjenstår 1 år Bjørn Arvesen, styremedlem på valg 2 år Varamedlemmer: Arild Fridstrøm på valg 1 år Tommy Olsen ny 1 år Valgkomite: Helge Aker på valg 1 år Øivind Rosnæs på valg 1 år Revisor: Tor Brynildsen på valg 1 år Kasserer Gunnar Horgen og styremedlem Bjørn Arvesen er på valg. Varamedlemmer, valgkomite og revisor velges for ett år ad gangen og er da også på valg. Valgkomiteens innstilling medfører en endring som erstatter varamedlem Arne Ingebrigtsen med Tommy Olsen Valgkomiteens forslag ble vedtatt med akklamasjon. Sak 13: Registrering Brønnøysundregistrene Det er påkrevet at vi sørger for registrering av alle andelseiere i Brønnøysundregistrene. For å gjennomføre dette må styret innhente personalia på alle andelseiere. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å starte innhenting av personalia på andelseierne til bruk for den påkrevede innmelding av alle andelseiere i Brønnøysundregistrene. Styret beslutter mest egnet og sikker måte for gjennomføringen av denne prosessen. Enstemmig vedtatt.
Sak 14: Informasjon vedr sameiet. Det ble foretatt en liten endring i forslaget, hvor ordene «ikke via post» ble endret til «sendes ut via e post» Forslaget ble da som følger: Styret ønsker å ha færre post utsendelser til alle andelseiere per år. Dette grunnet både kostnader og arbeidsmengde. På sikt kan mye distribueres via e post, men per i dag er det ikke opparbeidet et komplett register med e postadresser. Forslag til vedtak: Komplett register med e post på alle andelseiere opprettes for fremtidig benyttelse til utsendelse av informasjon og etc. Referat etter årlige sameiermøter sendes ut via e post, og legges også ut på våre hjemmesider senest 3 uker etter avholdt årsmøte. Dette ble enstemmig vedtatt. Det fremkom forslag fra Henning Sohlman Lund om at hjemmesidene skulle bli «lukket» dvs. at man må legge inn et passord for å komme inn på sidene. Dette for å unngå at offentligheten og evt. kriminelle miljøer skal ha tilgang til informasjon blant annet om vaktlister osv. Styret ble overlatt denne vurderingen. Sak 15: Eventuelle saker til informasjon og diskusjon (vedtak kan ikke gjøres på dette punktet, men sameierne kan gi signaler til styret om saker som kommer opp). Det ble påpekt at på flere seilbåter står skjøter og fall og slår i vinden hele sommeren. Dette er til stor sjenanse for naboer og man må unngå dette. Seilbåteiere oppfordres nok en gang til å sikre at dette ikke skjer. Når man har vikarer til å ta vakter for seg, må disse informeres bedre om rutiner, ansvar osv. Dette påhviler den enkelte sameier som benytter vikarer. Det ønskes at ventelister på bredere plass og nye plasser oppdateres og sendes ut med referatet. Bedre skilting på bryggen etterlyses. Lars Otto Ruud er i gang med dette arbeidet. Det er utarbeidet en informasjonsfolder vedrørende gjesteplassene, som blant annet sier at det kun er lov med maksimalt 2 døgn per besøkende, samt at det er en begrensning av gjestebåtens lengde på maksimalt 35 fot. Møtet ble så hevet. Larkollen 19.august 2012 Thomas E. Binnie jr. Øivind Rosnæs