Brukerveiledning TT-web Troms (CERT) Versjon: 14.februar 2013 Innhold LOGGE INN...3 Logge inn på nytt...4 KOMMUNEPORTAL...5 MINE OPPGAVER...6 KUNDE REGISTRERING...6 SERTIFISERINGSVEIVISER...7 Registrere/legge til en ny bruker i CERT...7 Søk etter en bruker i CERT...8 Kundeinformasjon...8 Adresser... 11 Kontaktinformasjon... 16 Sertifisering... 17 ADMINISTRER SØKNAD (= søknadsbehandling)... 20 Rediger søknad... 23 Angi saksstatus... 24 Eksportknapp... 26 1
TT-web brukermanual Denne brukerveiledning blir fortløpende revidert. Vi vil sende ut informasjon pr. e- post om nye versjoner. Vær oppmerksom på at det kan forekomme ulikheter i ikoner/bilde/tekst mellom TTweb og brukermanual. Sørg også for at du alltid har sist oppdaterte brukermanual. Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i TT-web, under HjelpInfo. Meld gjerne inn synspunkter eller feil på e-post til oss på tt-tjenesten@tromsfylke.no Jo flere opplysninger som legges inn i TT-web, jo flere muligheter har kommunen ift. kundeservice og bakgrunnsinformasjon for videreutvikling av tilbudet. 2
Brukerveiledning TT-web Troms LOGGE INN Benytt følgende adresse for å logge inn på TT-WEB: https://tt-troms.trapezehosting.com/ Logg inn ved å fylle inn ditt brukernavn i feltet med navn Pålogging: og ditt passord i Passord: feltet. Trykk deretter på Pålogging knappen. Brukernavn og passord blir sendt ut til saksbehandlere i de enkelte kommuner. Hvis du ikke har mottatt ditt brukernavn og passord eller har problemer med innlogging, vennligst kontakt oss på tt-tjenesten@tromsfylke.no. Kommuner må melde inn bytte av saksbehandlere på samme e-post adresse. 3
Logge inn på nytt Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Bildet vil da se ut som følger: Hvis du selv logger deg ut ved å trykke på Avslutt i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på core/ui/workspace/main for å komme tilbake til innloggingsvinduet hvor du kan logge deg inn igjen på nytt. 4
KOMMUNEPORTAL Forside som kommer opp etter pålogging i TT-web. Siden gir informasjon om tjenesten, innlogget saksbehandler, tilgangsrettigheter og menyvalg til funksjoner. Til høyre er et nyhetsfelt der TFK kan legge ut nyttig informasjon og nyheter. Kommune Portal Koblinger = klikkbare snarveier til alle funksjoner du har tilgang til. Kontaktopplysninger = relevant informasjon for support for TT-web. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Spørsmål rettes til saksbehandler for TT i Troms fylkeskommune. E-post: tt-tjenesten@tromsfylke.no Telefon:77 78 80 50 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Link til TT web finnes på internettsiden til Troms fylkeskommune http://www.tromsfylke.no HjelpInfo vil inneholde link til sist oppdatert brukermanual. Under i skjermbildet har vi to menypunkter: 1) Mine oppgaver 2) Kunderegistrering De samme menypunktene finnes under Koblinger. 5
MINE OPPGAVER Dette er en liste over snarveier til de skjermbilder som er åpne i TT-web. MINE OPPGAVER KUNDE REGISTRERING Her har hver enkelte saksbehandler mulighet til å søke etter brukere, redigere eller legge til status, oppdatere ny informasjon eller opprette nye brukere. NB! den enkelte kommune har bare tilgang til brukere og informasjon om egen kommune. Under kunderegistrering har vi to menypunkter: Sertifiseringsveiviser og Administrer søknad. KUNDEREGISTRERING Sertifiseringsveiviser Administrer søknad (=Søknadsbehandling) 6
SERTIFISERINGSVEIVISER Dette menypunktet brukes til å legge inn nye brukere. Du kan også redigere informasjon om brukeren eller søke etter en bruker. OBS: Vennligst merk at alle steg som nevnt under gjelder for brukere som allerede er importert i systemet. Eneste forskjell er at eksisterende bruker vil ha Kundeinformasjon ferdig utfylt, mens for nye brukere må all personalia manuelt fylles ut. Registrere/legge til en ny bruker i CERT 1 2 3 7
1 Legg inn fødselsnummer (11 siffer). 2 Klikk Søk om saksbehandler får beskjeden om ikke funnet, se punkt nr 3. 3 Klikk legg til, her skal saksbehandler legge til nye brukere. Søk etter en bruker i CERT 1 1 Fyll inn navn, etternavn og evt. mellomnavn i feltet. 2 Velg administrasjon enhet (= kommune). Velg din kommune fra nedtrekksmenyen. Dette er obligatorisk. 3 Klikk på Søk. k 4 Dersom vedkommende er registrert fra før, velges denne fra listen og dobbeltklikkes, i dette feltet har også saksbehandler oversikt over alle brukere i sin kommune. Etter dobbelklikk er det Kundeinformasjon. Kundeinformasjon I dette felt har saksbehandler mulighet til å redigere eller legge til informasjon om brukeren. Under kundeinformasjon har vi noen felter som må fylles ut av saksbehandleren. Enkelte av feltene har nedtrekksmenyer. De er obligatorisk at nye brukere legges inn med unikt fødselsnummer (11 siffer). 2 o bl ig at or si b 4 3 8
Kundeinformasjon 9
1 Fødselsnummer (Obligatorisk) 2 Kommune (Obligatorisk) 3 Plasstype (Obligatorisk) 4 Trykk Neste 1 Fyll inn fødselsnummer (11 siffer). NB! Fødselsnummer (11 siffer) må velges for å kunne gå videre til neste steg. 2 Velg kommune (dette er et obligatorisk felt). 3 Velg standardplasstype og hjelpemidler. Her skal saksbehandler kategorisere bruker i forhold til hjelpemidler og standardplasstype. Den mest brukte standardplasstype er vanlig sittende. Standardplasstype er 10
obligatorisk. Hjelpemidler er ikke et obligatorisk felt, men kan gi nyttig informasjon til andre saksbehandlere/transportør. 4 Klikk Neste. Feilmelding om obligatorisk felt ikke er fylt ut. Neste steg er det Adresser. Adresser Redigere eller legge inn adresse på brukeren. Adressen brukes til å beregne hvilken sone brukeren tilhører. Det er distansen mellom hjem og kommunesenter (rådhus) som er beregningsgrunnlag. Til opprettholdelse eller redigering av adresse. Følg deretter anvisninger som vist på skjermbildet under. OBS! Adresse vil være skrevet inn for bruker som er importert, men adressen må geokodes/kobles mot kartet. For bruker som er importert må derfor adressen også søkes opp og godtas på nytt. Til redigering klikk på blyanten 11
1 2 3 4 1 Fyll inn adresse i adressefeltet, dette gjelder nye brukere. 2 Trykk Søk for å finne frem mulige adressetreff, kontroller at adresse stemmer med kart, trykk deretter på adresselinjen. 3 Trykk Godta for å velge adressen. 4 Trykk Oppdater til å lagre adressen... For adresser med husbokstav, som for eksempel Vestregata 15 A, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav før man trykker Søk. Vi har opplevd at enkelte adresser med husbokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. For gateadresser hvor man får opp treff med lignende gatenavn i ulike områder kan det være lurt også å skrive inn postnummer/poststed før det trykkes søk. Dette for å innsnevre søket og finne frem til riktig adresse. Gårds og bruksnummer benyttes i de tilfeller hvor brukers adresse ikke inneholder gatenavn og nummer. Format for gårds og bruksnummer er 19XX-GNR-BNR (kommunenr, gårdsnr, bruksnr), som for eksempel 1901-45-2. Dette skrives inn i adressefeltet. Trykk søk for å finne frem mulige adressetreff, kontroller disse, velg riktig adresse og trykk til sist Godta for å velge adressen. 12
I eksempelet som framkommer har bruken en adresse uten gata nummer. Fagerelv 9027 Ramfjordbotn. Not found I tilfeller adressen ikke har husnummer må kommunenr, gårdsnummer og bruksnr fylles inn i ADRESSEFELTET. Husk! Bruk samme prosedyrer som side 12 13
Trykk Oppdater OBS! Etter oppdatering av gårdsnummer i CERT, er det viktig at saksbehandler registrerer poststed og postnummer på nytt i adressefeltet. Dette er pga. at Rogaland Taxi As sender TT-kort til brukerens poststed og postnummer. Etter oppdatering framkommer dette skjermbildet: Trykk blyanten til å legge til den reelle adresse. Fjern fra adressefeltet 19XX-GNR-BNR og fyll inn den reelle adresse. 14
Eksempel: Trykk KUN Oppdater Husk! Her skal bare oppdateres og ikke søkes i kartet (dette har vi gjort tidligere). Det er veldig viktig å registrere riktig adresse. Dette vil hjelpe til å beregne distansen mellom hjem og kommunesenter (rådhus). Hvis det oppstår eventuelle problemer med å finne riktig gatenavn eller husnummer, vennligst kontakt oss på tt-tjenesten@tromsfylke.no med informasjon om hvilken adresse det gjelder. Etter adresser er det Kontaktinformasjon. 15
Kontaktinformasjon Under Kontaktinformasjon kan saksbehandler registrere telefonnummer osv. Klikk på + ikonet 1 2 3 1 Fyll inn telefonnummer. Telefonnummer er obligatorisk. Dersom dette likevel mangler, skriv 0047, som er landkode for telefonnumre i Norge. 2 Trykk Ok. 3 Trykk Neste for å gå videre. 16
Sertifisering TP: godkjenningsperiode ST: Brukergruppe KS: brukerstatus Klikk på lagreknappen Husk! kun engang PT: Varig tildeling Fra dato og Til dato LID: Kommune Skjermbildet over viser en oppsummering av de viktigste opplysninger om brukeren og ferdig beregnet sone og avstand. Avstanden er fra hjem til kommunesenter (rådhus). OBS! Sone og Avstand blir beregnet etter gyldig adresseregistrering som er verifisert i kartet. Dersom avstanden åpenbart er feil, må adressepunktet verifiseres på nytt i kartet under punktet «Adresser». I sertifiseringsfeltet finnes: Transportperiode = godkjenningsperiode Her skal saksbehandler velge transportperiode til den enkelte bruker. Transportperiode gjelder i to år for de fleste, unntatt varige bruker. Sertifiseringstype=brukergruppe A-brukergruppe eller B-brukergruppe Varig tildeling= trenger ikke å søke på nytt Her skal saksbehandler krysse av brukergruppe til den enkelte bruker OBS: Ved valg at varig tildelig skal transportperiode og til dato forsvinne, mens fra dato er et obligatorisk felt. 17
Fra dato: Her blir den samme dato/periode som brukes til transportperiode. For eksempel fra 01-01-2012. Til dato: Saksbehandler fyller inn informasjon om gyldigheten eller godkjenningsvarighet. For eksempel fra 31-12-2013. Lokalitetens-ID: Her velger vi egen kommune. Avstand og sone: Dette beregnes i TT-WEB etter adresseregistrering. Maks. gangavstand: Denne er en valgfri mulighet. Lagreknappen. Brukes til å lagre riktig informasjon om brukeren. Lagres kun engang! OBS. Vær oppmerksom på; om man trykker flere ganger på lagreknappen kan vi risikere at det bli lagret samme brukeren flere ganger. Brukeren blir lagret flere ganger men med ulik fra dato til dato. Ikke vær redd om brukeren er lagret flere ganger, den godkjenning som er gyldig er den som ble oppdatert nylig. Om dere ikke kan lukke brukeren som er registrert flere ganger, kontakt gjerne fylkeskommune. Husk! Til redigering av søknaden skal saksbehandler benytte Administrer Søknad (rediger søknad) og ikke Sertifiseringsveiviser. Legge ved fil knappen: Er en valgfri knapp som kommune har til disposisjon (Hente skannet søknadsskjemaer, legeerklæringer osv.). 18
Skjermbildet nede påminner oss om alt må lagres. Husk å lagre Neste skjermbildet framkommer etter lagring av sertifisering. Om behov kan saksbehandler opprette en ny sertifisering av den samme person ved å trykke på opprett ny sertifisering, eller så kan saksbehandler velge å lukke denne side. 19
Her finnes oversikt over godkjenningsdato (fra dato til dato) OBS! Klikk denne knapp kun om behov. Her kan saksbehandler opprettet en ny sertifisering Lukk denne side OBS! Opprett en ny sertifisering Ikke trykk på denne knappen! Brukes bare om behov. Trykk Lukk X ikonet. Mange oppfatter denne knapp som en redigeringsknapp, men redigeringsknappen finnes under Administrer Søknad. NB! Husk at Sertifiseringsveiviser bare skal brukes til å registrere nye brukere eller opprette en ny sertifisering. Saksbehandlere skal behandle søknader i Administrer Søknad. ADMINISTRER SØKNAD (= søknadsbehandling) I dette menypunkt kan saksbehandler i kommunen ta opp en eller flere eksisterende brukere og søknader. - klassifisere brukere i ulike kategorier Her kan også saksbehandler i kommumen hente brukere kategorisert i ulike soner, saksstatuser, transportperioder og hjelpemidler. Sakbehandler har også oversikt over alle sine TT-brukere. 20
De fleste feltene i Administrer Søknad har nedtrekksmenyer. Hent Lagre Slette Eksport 21
Skjermbildet ovenfor viser at saksbehandler kan kategorisere brukere i ulike soner, saksstatuser, transportperioder, hjelpemidler osv. Henteknapp: Her kan saksbehandler hente eksisterende søknader. Lagreknapp: NB! Vær oppmerksom på at det må lagres alt i Administrer søknad. Sletteknapp: Her kan saksbehandler ta bort (fjerne) det som ble valgt i feltene eller nedtrekksmenyen. Eksport: Her kan saksbehandler i kommunen hente brukere kategorisert fra CERT til Excel. Skjermbildet som framkommer er et eksempel på hvordan saksbehandler kan kategorisere brukere i ulike saksstatuser. I eksempel nedenfor har saksbehandler valgt to saksstatuser: Innvilget og Ny opprettett søknad. Velg Saksstatus etter behov. Trykk Henteknappen OBS! Vær oppmerksom på at saksbehandler først må velge hvilken type informasjon saksbehandler ønsker og deretter trykke på hent. 22
Skjermbildet som framkommer viser hvordan saksbehandler kan redigere en søknad. Rediger søknad 1 Høyreklikk 2 Velg fra rullegardin Rediger søknad I skjermbildet nedenfor kan saksbehandler sjekke om alt stemmer, eller redigere transportperiode og brukergruppe. Trykk Lukk om alt stemmer. Lag endringer om behov. Husk å lagre! 23
OBS! Hvis avstand eller sone ikke fremvises i denne side (?), kan det være mulig at det må oppdateres i Lokalitets ID. Husk at alt som oppdateres eller redigeres må lagres. Se på bilde nedenfor! Trykk på lokalitets ID to ganger, om det ikke oppdateres avstand og sone kan det være at adressen er feil registrert. Da bør saksbehandler rette feilen i sertifiseringsveiviser under adresser. Trykk L. ID 2 ganger Da blir Sone og avstad oppdatert Husk å lagre NB! Hvis saksbehandleren ikke har redigert noe, trykkes Lukk knappen Etter redigering skal saksbehandler godkjenne søknader eller angi saksstatus. Angi saksstatus Stegene til statusendringen er som følge: 1. Fyll inn fødselsnummer til den enkelte bruker eller velg kategoriserte brukere. 2. Trykk Hent. 1 2 24
3. Velg den/de brukere du/dere ønsker å endre statusen på og høyreklikk på valgte bruker/brukere. 4.. Etter høyreklikk får saksbehandleren en nedtrekksmeny med 4 valg: - Angi saksstatus - Angi transporttype - Angi sone - Rediger søknad - Utskrift (brevfletting) 3 4 I eksempelet nedenfor har saksbehandleren valgt en bruker som har en ny opprettet søknad og skal endre statusen til varig. 5. Trykk Rediger søknad 5 25
6. Velg kundesak, trykk på kundesak 6 Administrer søknad er ikke nummerert ennå, denne funksjonen vil være tilgjengelig i neste CERT versjonen. På grunn av Administrer søknad ikke er nummerert, må saksbehandler Eksportere dvs. kategorisere ønsket informasjon til Excel. Eksportknapp Skjermbildet nedenfor viser hvordan Eksportknappen benyttes. 1 2 26
1 Klikk Eksportknappen. 2 Klikk Åpne. 3 Klikk Åpne. 3 Brukere i Excel. 27