Årsoppgjøret i praksis Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør 2009 De følgende sidene beskriver hvordan du skal kjøre årsavslutning med Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4. Vi anbefaler at du leser denne beskrivelsen nøye. Før du kjører årsavslutning, må du ha installert årsavslutningsversjonen 2009.4. Bruk årsavslutningsversjonen også i 2010 Med årsavslutningsversjonen 2009.4 kan du kjøre årsavslutning for 2009, overføre til nytt år og kjøre lønn for 2010. Når du overfører til nytt år, endres versjonen automatisk til 2010.1. Versjon 2010.1 inneholder trekktabeller for 2010. Du vil derfor ikke motta ny versjon for å kunne kjøre lønn i 2010. Du finner alle rutiner for årsavslutningen under oppgavevalg Termin Årsavslutning. Regelverk nytt og endringer Når det gjelder generelle spørsmål vedrørende regelverk henviser vi til Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter og kodeoversikten 11. utgave som gjelder for inntektsåret 2009. Oslo, den 18. desember 2009
Kjørejournal Forslag til korrekt rekkefølge på årsavslutningen i System 4 Kjørejournal... 3 1. Installere årsavslutningsversjonen 2009.4... 6 1.1 Lønn i 2010 før årsavslutning...6 1.2 Starte årsoppgjørsversjonen...6 2. Forberede årsoppgjøret... 7 2.1 Oppsett for levering av oppgaver til Altinn...7 2.2 Kontrollere lønnsartenes LT-koder...9 2.3 Kontrollere offentlige satser...13 2.4 Kontrollere skattekortopplysninger...15 2.5 Rapportere pensjonstilbyder...16 2.6 Personer med utenlandsk adresse...16 2.7 Klargjøre for utskrift av årsavslutningslister...16 2.8 Kontrollere opplysninger...17 2.9 Registrere tilleggsopplysninger...18 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn...19 2.11 Endre fra/til dato på fri bil...20 2.12 Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A...21 2.13 Avstemme mot regnskap...22 3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009... 24 3.1 Håndtere avtalefestet ferie...24 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte...26 3.3 Regulere feriepengegrunnlaget...29 4. Ekstrakjøring... 30 4.1 Fri bil...30 4.2 Fri bil, utenfor standardregelen...31 4.3 Elektronisk kommunikasjon...32 4.4 Fri avis...37 4.5 Bompenger...37 4.6 Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP)...37 4.7 Rentefordel...38 4.8 Antall dager vikarer...39 4.9 Fagforening betalt av den ansatte...40 4.10 Fagforening betalt av arbeidsgiver...40 4.11 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk)...41 4.12 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk)...42 4.13 Skrive ut ny feriepengeliste...43 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister... 44 5.1 Kontrollere persondata...45 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift... 46 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver... 47 Aditro HRM AS -1- System 4 Årsoppgjør 2009
Kjørejournal 7.1 Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir...47 7.2 Overføre oppgaver via Altinn...48 7.3 Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/diskett...50 7.4 Avstemme listen "Kvittering for mottatte data"...52 8. Innberette lån... 53 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett... 54 10. Lage ekstra sikkerhetskopi... 54 11. Skrive ut terminoppgave/ fagforeningsliste mm... 54 11.1 Reberegning av arbeidsgiveravgift...54 12. Behandle negativ lønn... 56 13. Overføre og klargjøre til nytt år... 56 13.1 Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til 31.12.2009...56 13.2 Overføre sum antall som "inngående saldo" til neste år...57 13.3 Overføre til nytt år...57 14. Importere skattekort for 2010... 59 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring... 60 16. Skrive ut og slette logg... 61 System 4 Årsoppgjør 2009-2- Aditro HRM AS
Kjørejournal Kjørejournal Firma : Operatør : Dato : Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 1. Kontroller at du har kopiert inn siste versjon, 2009.4 Vises i tittellinjen øverst i bildet. 2.2 Kontroller LT-kodene i henhold til Skattedirektoratets kodeoversikt 11. utgave. Kartotek Lønnsarter Registrere/Skrive ut 2.3 Kontroller offentlige satser Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere 2.4 Kontroller skattekortopplysninger Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Arbeidsgiveravgift Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere Kartotek Satser, firmaoppsett Bilsatser Registrere Kartotek Personer Skrive ut Skattekortliste 2.5 Kontrollere pensjonstilbyder Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere 2.6 Kontroller personer med utenlandsk adresse Kartotek Personer Registrere 2.7 Klargjør utskrift av årsavslutningslister Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning 2.8 Kontroller opplysninger Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger 2.9 2.12 Korriger eventuelle feil Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger Ja Nei Aditro HRM AS -3- System 4 Årsoppgjør 2009
Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 2.13 Avstem opplysninger mot regnskap. Korriger eventuelle differanser i en ekstrakjøring Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto 3.2 Skriv ut feriepengelisten Termin Årsavslutning Feriepengeliste 4. Kjør eventuell ekstrakjøring Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person Daglig Periodens lønn/trekk Starte lønnsberegning Skriv ut aktuelle lister og godkjenn perioden 4.12 Skriv ut ny feriepengeliste 5. Kontroller og avstem opplysningene Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister 5.1 Kontrollere persondata Termin Årsavslutning Kontrollere persondata 6. Skriv ut årsoppgave Termin Årsavslutning Årsoppgave for arbeidsgiveravgift 7.1 Lønns- og trekkoppgaver. Termin Årsavslutning Lønns- og trekkoppgaver 7.2 Overføre oppgaver til Altinn (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes på diskett/cd). 7.4 Lønns- og trekkoppgaver til fil. (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes via Altinn). Termin Årsavslutning Overføre oppgaver til Altinn Termin Årsavslutning Lønns- og trekkoppgaver 9. Skriv ut personallister Kartotek Personer Skrive ut Personalkort 10. Er alt i orden? Daglig Periodens Hvis ikke automatisk lønn/trekk Lage sikkerhetskopi: Sikkerhetskopi Ta sikkerhetskopi. Dato: 11. Skriv ut periodiske lister Termin Terminlister Terminoppgave Andre aktuelle lister Termin Lønnsstatistikker 12. Behandle negativ lønn Termin Lønnsstatistikker Generell statistikk 13.1 Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær fram til 31.12.2009 Daglig Fravær Overføre til lønn 01.02 01.02 01.02 01.02 15.01 Ja Nei System 4 Årsoppgjør 2009-4- Aditro HRM AS
Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 13.3 Overfør til nytt år Termin Årsavslutning Overføre til nytt år 13.3 Skriv ut ny feriepengeliste etter overføring til nytt år Termin Årsavslutning Feriepengeliste 14. Les diskett med skattekortopplysninger Kartotek Personer Skattekortopplysninger fra diskett 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Daglig Fravær Overføre til lønn 16. Skriv ut og slett logg Daglig Periodens lønn/trekk Skrive ut Logg System Innstillinger Logg Du kan skrive ut kjørejournalen i oppgavevalg System Rapporter Kjørejournal årsavslutning. Ja Nei Aditro HRM AS -5- System 4 Årsoppgjør 2009
1. Installere årsavslutningsversjonen 2009.4 1. Installere årsavslutningsversjonen 2009.4 Før du kjører årsavslutning må du installere versjon 2009.4. Hvis du installerer fra CD og installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\setup (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Kontroller at installasjonen er utført korrekt. Lønnssystemet skal etter installasjon vise versjon 2009.4 i tittellinjen øverst i bildet. Siste versjon kan også lastes ned fra vår hjemmeside www.huldt-lillevik.no. 1.1 Lønn i 2010 før årsavslutning Før du kan kjøre lønn for 2010, må du ha kjørt overføring til nytt år. Hvis du har flere klienter, vil kun klientene du har overført til nytt år være klare for lønnskjøring i 2010. På de andre klientene kan du fortsatt kjøre lønn for 2009. Hvis du må utbetale lønn på nytt år før du har overført klienten til nytt år, kan du gjøre dette ved å registrere og utbetale forskudd. Se Hjelp i systemet for nærmere beskrivelse av forskuddsbetaling. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, klikk Innhold (Contents), velg Arbeidsoppgaver og Utbetale lønn og fast forskudd. 1.2 Starte årsoppgjørsversjonen Du kan benytte årsoppgjørsversjonen for lønnskjøringer både i 2009 og 2010. Så lenge du fortsatt jobber med årsavslutningen i 2009 på en klient, anbefaler vi at du ved pålogging oppgir en dato som er i 2009, for eksempel 31.12.2009. Systemet vil da automatisk foreslå termin 6 og statistikkmåned 12 på eventuelle ekstrakjøringer i 2009. System 4 Årsoppgjør 2009-6- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 2. Forberede årsoppgjøret 2.1 Oppsett for levering av oppgaver til Altinn Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4 har støtte for levering av lønns- og trekkoppgaver til Altinn. Hvis du allerede leverer terminoppgaver og oppgaver til SSB via Altinn, bør du også levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn. Kontrollere oppsett på Altinn portalen 1. For å kunne sende lønns- og trekkoppgaver/årsoppgave via Altinn portalen, må du ha tilstrekkelige rettigheter på www.altinn.no. 2. Terminoppgave og lønns- og trekkoppgave krever at du har rettigheten: Utfyller/signerer SKD. 3. For å kontrollere hvilke rettigheter du har, velg Administrasjon Mine rettigheter. 4. For å kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn kreves signering. Hvis oppgaver skal sendes direkte fra System 4 med signeringer må du merke Valgt datatsystemtype støtter signering av innsendte skjemadata under valget Administrasjon Registrere datasystem, se nedenfor. Aditro HRM AS -7- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret Kontrollere oppsett i Altinn Monitor Du må sette opp Altinn Monitor for å kunne levere oppgaver via Altinn. Komplett installasjons- og brukerveiledning finner du på våre hjemmesider www.huldt-lillevik.no under Support og nye versjoner. 1. Start opp Altinn Monitor og logg på som administrator (Admin). 2. Velg Fil Administrasjon. 3. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: a) Under Kobling til Altinn merker du feltet Lønn- og trekkoppgave. b) Under Altinn bruker oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. System 4 Årsoppgjør 2009-8- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret c) Velg mappen Katalogstruktur. d) Velg Årsoppgave m/lto i feltet Oppgavetype og angi katalog og arbeidskatalog for Altinn Monitor. Klikk Lagre. 2.2 Kontrollere lønnsartenes LT-koder Det er viktig at alle lønnsarter er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 11. utgave. Du finner oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside www.skatteetaten.no under Bibliotek - Publikasjoner - Rettledninger. Fremgangsmåte ved kontroll av lønnsartenes LT-koder 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Skrive ut Lønnsartoversikt. 2. Start utskriften. 3. Kontroller utskriften mot Skattedirektoratets kodeoversikt 11. utgave: a) Kontroller kolonnen LT-kode. b) Kontroller at koder i kodeoversikten som er etterfulgt av A har et kryss i kolonnen Grunnlag AA. 4. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil LT-kode, endrer du denne. 5. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil verdi i kolonnen Grunnlag AA eller Grunnlag FP, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene. 6. Finn alle lønnsarter som er registrert med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626, 627, 714, 721 og 749 i lønnsartoversikten. 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere. 8. Kontroller at feltet Type LT-ytelse på lønnsartene er korrekt definert slik at tilleggsopplysningene oppdateres automatisk: a) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 616 og 626 som gjelder diett og hvilke som gjelder nattillegg. Det skal stå Diett eller Nattillegg i feltet Type LT-ytelse. Aditro HRM AS -9- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret b) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626 og 627 som gjelder måltidsfradrag. Det skal stå Måltidsfradrag i feltet Type LT-ytelse. I tillegg må måltidsfradrag ha Godtgjørelse/refusjoner i feltet Type og måltidsfradrag må registres med (minus) foran. c) Lønnsarter med LT-kode 714: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Passasjertillegg eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. d) Lønnsarter med LT-kode 721 eller 749: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Bilgodtgjørelse eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. System 4 Årsoppgjør 2009-10- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på lønnsartregister Aditro HRM AS -11- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret System 4 Årsoppgjør 2009-12- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 2.3 Kontrollere offentlige satser 1. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere. 2. Klikk mappen Parametre. 3. Kontroller at regel for arbeidsgiveravgift er korrekt. 4. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Arbeidsgiveravgift. 5. Kontroller at satsene er korrekte. 6. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. a) Kontroller satsene i mappen Offentlige satser. Aditro HRM AS -13- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret For arbeidsgiveravgiftsregel GG Veitransport er bunnfradrag beløp 265.000,-. Grense rentefordel skal være 2,00. Beløpet er endret i 2009. Folketrygdens grunnbeløp skal være kr 72.881 fra og med 01.05.2009. b) Kontroller satsene i mappen Feriepenger. Hvis bedriften har avtalefestet ferie, leser du "3.1 Håndtere avtalefestet ferie" på side 24 for nærmere beskrivelse av hvordan du kan sette opp systemet. 7. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Bilsatser Registrere. System 4 Årsoppgjør 2009-14- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 8. Kontroller satsene. 2.4 Kontrollere skattekortopplysninger Du kan skrive ut personenes skattekortopplysninger i oppgavevalg Kartotek Personer Skrive ut Skattekortliste. Listen avdekker eventuelle feil i personenes fødselsnummer. Det er mulig å kjøre komplett årsavslutning selv om det er personer med ugyldig fødselsnummer. Dette av hensyn til utenlandske arbeidstakere. Personer som verken har norsk fødselsnummer eller har fått tildelt D-nummer skal innrapporteres som følger: Hvis fødselsdato er kjent oppgir du denne etterfulgt av 00000 i feltet Fødselsnummer. Ved ukjent fødselsdato oppgir du 000000-00000 i feltet Fødselsnummer. Dette gjør at du kan sende lønns- og trekkoppgaver for disse personene via Altinn. Hvis du mangler fødselsnummer til norske arbeidstakere, kan du kontakte folkeregisteret. Ved utbetaling til selvstendig næringsdrivende, skal mottakers organisasjonsnummer registreres i feltet for fødselsnummer med 00 foran. Du korrigerer feil i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. Aditro HRM AS -15- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret Listen viser når skattekortopplysninger sist er endret. 2.5 Rapportere pensjonstilbyder Fra 2009 skal informasjon om bedriften har en pensjonsordning for ansatte være oppgitt på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. 1. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere. 2. Klikk i mappen Firmaopplysninger. 3. Hvis bedriften har en pensjonsordning velger du Ja i feltet Har pensjonsordning og oppgir navnet på selskapet bedriften har avtale med i feltet Pensjonstilbyder. 4. Hvis bedriften ikke har en pensjonsordning velger du Nei i feltet Har pensjonsordning. 5. Klikk Lagre. 2.6 Personer med utenlandsk adresse I Altinn er adressefeltene kun beregnet for innberetning av norske adresser. For at innberetning på utenlandske arbeidstakere skal bli korrekt må du registrere adresseopplysninger på utenlandske arbeidstakere som vist nedenfor. Velg Utenlandsk i feltet under Navn og klikk for å velge landkode. Poststedet må du oppgi i feltet til høyre for landkoden. 2.7 Klargjøre for utskrift av årsavslutningslister Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning. 2. Hvis klienten er et skattefritt selskap, forening eller institusjon, velger du Ja i feltet Ideell organisasjon. Systemet endrer oppgavegrensen til kr 4.000/10.000. System 4 Årsoppgjør 2009-16- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 3. Klikk Utfør. Systemet blir klargjort slik at du kan skrive ut årsavslutningslistene. Hvis du kjører en ny lønn, endrer noe i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av system Registrere eller endrer andre opplysninger som påvirker årsavslutningen, må du kjøre klargjøringen på nytt. 2.8 Kontrollere opplysninger I forbindelse med årsavslutningen må du kontrollere opplysningene til lønns- og trekkoppgaven. Vi anbefaler at du foretar kontroll før ekstrakjøring for å avdekke mulige feil. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger. 2. Skriv ut listen og korriger eventuelle feil som listen viser. Hvis listen viser feil i tilleggsopplysninger (for eksempel elektronisk kommunikasjon), retter du dette i oppgavevalg Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Se "2.9 Registrere tilleggsopplysninger" nedenfor for nærmere beskrivelse. Hvis listen viser negative beløp, kontrollerer du oppgavevalg Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Hvis totalt beløp på en LT-kode er negativ, må du korrigere beløpene i en ekstrakjøring, da det ikke er mulig å innberette negative beløp. Se "4. Ekstrakjøring" på side 30 for beskrivelse av ekstrakjøringer. Du kan også skriv ut en liste på aktuell person og lønnsart i oppgaven Termin Lønnsstatistikker Generell statistikk for ytterligere kontroll. Hvis en LT-kode for samme ytelse inneholder både negative og positive beløp, må du endre teksten på linjene slik at disse har samme tekstopplysning. Disse transaksjonene blir da summert sammen. Se "2.9 Registrere tilleggsopplysninger" nedenfor for nærmere beskrivelse. Aditro HRM AS -17- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret 2.9 Registrere tilleggsopplysninger Her kan du registrere og endre tilleggsopplysninger på lønnsarter med LT-koder som skal innberettes med opplysninger utover antall og beløp. Hvis du skal endre akkumulerte verdier på en lønnsart, må du korrigere i en ekstrakjøring. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Du ser linjer på lønns- og trekkoppgaven som skal spesifiseres med tilleggsopplysninger. Du kan velge om kun linjer med feil skal vises. 2. For å se detaljer om en LT-kode, klikker du +-tegnet foran LTkoden eller dobbeltklikker linjen. 3. Endre tilleggsopplysninger for den aktuelle linjen ved å dobbeltklikke linjen. Du får opp et vindu hvor du kan endre tilleggsopplysningene. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. Det er sumlinjen for en LT-kode som må være korrekt med tanke på tilleggsopplysninger. Det vil vanligvis være tilstrekkelig å endre på en av de underliggende linjene. Selv om det ligger feil i en underliggende linje, kan du se bort i fra dette så lenge sumlinjen er korrekt. Etter at du har endret nødvendige opplysninger, kan du velge å kun se linjer med feil. Du kan flytte registreringer innen samme LT-kode ved behov. Merk da den (de) registreringen(e) som skal flyttes, klikk og hold venstre museknapp nede mens du drar de merkede registreringene til aktuell LT-kode. De flyttede registreringene får da samme tilleggsopplysninger som den LT-koden du flyttet til. System 4 Årsoppgjør 2009-18- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 4. Hvis du skal registrere tilleggsopplysninger på LT-kodene 130-A, 961-A eller 971-A, er det egen rutine for dette. Se punkt 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn. 5. Når du er ferdig med å endre alle tilleggsopplysningene, bør du kjøre ut listen Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger på nytt. Listen viser om du må korrigere flere tilleggsopplysninger før du kan skrive ut årsavslutningslistene. 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Det er egen rutine for å registrere tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon og nettolønn. Dette gjelder tilleggsopplysninger registrert på lønnsart med LT-kode130-A, 961-A og 971-A. Eksemplet nedenfor beskriver hvordan du registrerer tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon (130-A). Følg samme fremgangsmåte når du skal registrere for LT-kodene 961-A og 971-A. 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. 2. Merk en linje med tilleggsopplysning mot LT-kode 130-A. 3. Klikk høyre musetast og velg Endre sumlinje. Aditro HRM AS -19- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret 4. Når arbeidstaker har hatt flere enn ett abonnement, og disse har vært tilgjengelig for arbeidstaker i ulike tidsrom i løpet av året, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom den ansatte har disponert abonnementene. a) Hvis arbeidstaker har disponert alle abonnement for samme tidsrom, angir du beløp som er dekket av arbeidsgiver, arbeidstaker, antall abonnement og tidsrom. Klikk OK og Lagre. b) Hvis arbeidstaker har disponert flere abonnement for ulike tidsrom, fjerner du merke på transaksjonslinjen slik at kun linjer som skal være med i det aktuelle tidsrommet er merket. Klikk OK og Lagre. c) Gjenta punkt b for hvert tidsrom. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. 2.11 Endre fra/til dato på fri bil Hvis du skal endre fra/til dato på fri bil gjør du dette ved å endre faste opplysninger på personen. 1. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk Registrere og klikk i mappen Fri bil. System 4 Årsoppgjør 2009-20- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret 2. Trykk [Enter] i feltet Reg.nr. 3. Du får opp veiviseren for fri bil. Klikk Neste. 4. Endre Fra dato og/eller Til dato for bilen Klikk Neste gjennom veiviseren og Lagre i siste skjermbilde. 5. Du kommer tilbake til skjermbildet for fast lønn/trekk. Klikk Lagre. 6. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning. 7. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Lønns- og trekkoppgaver og skriv ut oppgaven på personen og kontroller. 8. Hvis datoen ikke er endret må du gjøre tilsvarende endringer under oppstartsverdier. Velg da oppgaven Kartotek Oppstartsverdier og mappen Fri bil. Gjenta punkt 2 til 7 ovenfor. 2.12 Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Ved innberetning i denne koden skal du gi tilleggsopplysning om Herav kjøring hjem-arbeid. Fra skatteetaten har vi fått beskjed om at tilleggsfeltet Herav kjøring hjem-arbeid i kode 135-A skal være begrenset til fire tegn, da dette er maks lengde de kan motta ved innberetning. Hvis du skal innberette kjøring hjem-arbeid med et antall som er høyere enn 9999 km, må du registrere antallet utover 9999 km som en endringsoppgave på www.altinn.no. Hvis antall registrerte kilometer er høyere enn 9999, må du korrigere Herav kjøring hjem-arbeid i oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Vi anbefaler at du setter antallet her til 9999 kilometer, og registrerer overskytende antall som en endringsoppgave på www.altinn.no. Beskrivelse av hvordan du Aditro HRM AS -21- System 4 Årsoppgjør 2009
2. Forberede årsoppgjøret registrerer endringsoppgave finner du under Ofte stilte spørsmål på våre hjemmesider www.huldt-lillevik.no. 2.13 Avstemme mot regnskap I forbindelse med årsavslutningen må du foreta avstemminger mot regnskap. I systemet finnes det en rekke kontroll- og avstemmingslister. Vi anbefaler at du foretar avstemming før ekstrakjøring for å avdekke mulige differanser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto. 2. Skriv ut listen. 3. Avstem mot hovedbok: a) Avstem konti for lønn, naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser mot saldobalansen. b) Avstem forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningstrekk og andre trekk slik: Finn sum beløp på avstemmingslisten Trekk fra innbetalt hittil i år (termin 1-5 for forskuddstrekk og påleggstrekk) Dette skal bli det samme som skyldig trekk i regnskapet (konto 2600, 2610 og 2650 i standard kontoplan NS 4102) 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 5. Klikk Beregn og skriv ut listen. 6. Avstem grunnlaget for arbeidsgiveravgift slik: Beregn sum grunnlag på terminoppgavene hittil i år (termin 1-5) Differansen skal tilsvare grunnlaget for arbeidsgiveravgift for 6. termin Hvis du avdekker avvik i lønnssystemet, korrigerer du avviket i en ekstrakjøring. Se "4. Ekstrakjøring" på side 30 for nærmere beskrivelse. Feilsøking Hvis listene viser høyere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at alle bilag som vedrører lønn er bokført at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at hittilverdiene utvikler seg riktig på regnskapsbilagene fra lønnssystemet. Dette kan gjøres ved å ta f eks System 4 Årsoppgjør 2009-22- Aditro HRM AS
2. Forberede årsoppgjøret hittilverdien på lønnsart 1 fra januarbilaget og legge til februars periodetall. Det tallet som fremkommer skal stemme med hittilverdien på regnskapsbilaget pr februar. Gjør tilsvarende kontroll for alle årets måneder. at hittilverdier ikke er endret i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere uten at de samme korreksjoner er gjort i regnskapet Hvis listene viser lavere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at klargjøring er kjørt (oppgavevalg Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning) at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at alle ytelser er tatt med i lønnsregnskapet, f eks styrehonorarer, julegratiale osv. er det personer som har fått status Sluttet før godkjenning er kjørt? Lønn og feriepenger vil da være med på regnskapsbilaget, men ikke bli oppdatert på vedkommendes hittilverdier. at siste lønn er godkjent. Husk at Avstemmingsliste pr konto i oppgavevalg Termin Årsoppgjør Kontroll- og avstemmingslister kan skrives ut pr periode og konto. Dette kan være nyttig ved feilsøking. Aditro HRM AS -23- System 4 Årsoppgjør 2009
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 Opptjeningsåret for feriepenger til utbetaling i 2010 utløper 31.12.2009. Når du har godkjent all lønn for opptjeningsåret, skriver du ut feriepengelisten og kontrollerer at denne er korrekt. 3.1 Håndtere avtalefestet ferie Bedrifter som har arbeidstakere med avtalefestet ferie, kan utbetale avtalefestede feriepenger på samme lønnsart som lovfestede feriepenger. Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan du setter opp systemet hvis du ønsker utbetaling på samme lønnsart og hvordan du setter opp systemet med utbetaling på atskilte lønnsarter. Utbetale på samme lønnsart Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. b) Klikk mappen Feriepenger. c) Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12,0). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper Registrere. 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. System 4 Årsoppgjør 2009-24- Aditro HRM AS
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 Utbetale på atskilte lønnsarter Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på atskilte konti) og/eller hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. b) Klikk mappen Feriepenger. Systemet foreslår verdier i feltene ut i fra hva du tidligere har oppgitt som feriepengeprosenter. Den lovfestede feriepengeprosenten skal stå i feltet Feriepengeprosent og den avtalefestede satsen skal stå under Avtalefestet ferie. c) Velg Ja i feltet Avtalefestet ferie. d) Registrer feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Sats for avtalefestet ferie (eksempelvis 12,0). e) Det skal vanligvis stå Nei i feltet Skal avtalefestet ferie inngå i feriepengegrunnlaget. [F1] gir mer hjelp om feltet. Systemet beregner den trekkpliktige delen av de avtalefestede feriepengene (hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34%). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper Registrere. 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. Aditro HRM AS -25- System 4 Årsoppgjør 2009
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Forutsetninger Siste lønnsberegning som skal være med i feriepengegrunnlaget må være godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste. 2. Skriv ut feriepengelisten. 3. Hvis du har arbeidstakere med avtalefestet ferie, leser du "3.1 Håndtere avtalefestet ferie" på side 24 for nærmere beskrivelse. 4. Kontroller feriepengegrunnlaget på feriepengelisten på bakgrunn av ferielovens bestemmelser. 5. Reguler eventuelt feriepengegrunnlaget i en ekstrakjøring. Se "3.3 Regulere feriepengegrunnlaget" på side 29 og "4. Ekstrakjøring" på side 30. Når du overfører til nytt år, beregner systemet feriepenger til gode neste år og nullstiller feriepengegrunnlaget. System 4 Årsoppgjør 2009-26- Aditro HRM AS
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 Om feriepengelisten Begrense 2,3% feriepenger? Justere rest feriepenger 2008? Avsetninger Avstem avsatte feriepenger mot regnskap Avstem avsatt aga av avsatte feriepenger mot regnskap Feriepengelisten beregner automatisk 2,3% ekstra feriepenger for personer som fyller 60 år i ferieåret. Listen viser om 2,3% er begrenset av 6G (Folketrygdens Grunnbeløp). Du velger om 2,3% skal begrenses av 6G eller ikke i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere (i mappen Feriepenger). Vi gjør oppmerksom på at G ble øket til kr 72.881 med virkning fra 01.05.2009 og anbefaler at du sjekker G i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. Feriepengelisten har egen kolonne for rest feriepenger opptjent i 2008. Denne kolonnen skal normalt være 0. Hvis det står et beløp i denne kolonnen betyr det at det er feriepenger opptjent i fjor som ikke er utbetalt. Hvis beløpet er feil kan du endre dette i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere i feltene Feriepenger til utbetaling nederst til høyre. Du må gjøre eventuelle korreksjoner i regnskapet manuelt. Feriepengelisten viser feriepengegrunnlaget og hva dette utgjør i feriepenger pr dags dato. Hvis listen viser avvik mellom avsatte og beregnede feriepenger, kan du lese om mulige årsaker til dette i hjelpefilen til System 4. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, klikk mappen Innhold (Contents), velg Temaer, Avsetninger i systemet og Avsetning av Feriepenger. Avstem listen mot skyldige feriepenger i regnskapet (konto 2940 i standard kontoplan NS 4102). Hvis du ønsker å avstemme avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i regnskapet (konto 2780 i standard kontoplan NS 4102) skriver du ut feriepengelisten pr arbeidssted. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og angi Arbeidssted/Person ID i feltet Velg sortering. Velg Ja i feltet Ønskes bruddsum. Aditro HRM AS -27- System 4 Årsoppgjør 2009
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 Eksempel på feriepengelisten System 4 Årsoppgjør 2009-28- Aditro HRM AS
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2009 3.3 Regulere feriepengegrunnlaget Hvis du skal regulere feriepengegrunnlaget, følger du denne fremgangsmåten: 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere. 2. Kontroller at lønnsarten for korreksjon av feriepengegrunnlag er definert og ser slik ut: 3. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. 4. Registrer korreksjon av feriepengegrunnlaget på egen lønnsart (lønnsart 135 i standard lønnsartregister). Hvis du skal redusere feriepengegrunnlaget, skriver du - (minus) foran beløpet. 5. Utfør resten av ekstrakjøringen på vanlig måte. Se "4. Ekstrakjøring" på side 30 for nærmere beskrivelse. Aditro HRM AS -29- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring 4. Ekstrakjøring Du kan kjøre ekstrakjøringer når som helst i løpet av et år. Eksempler på ytelser i en ekstrakjøring: Fri bil Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening Hvis du registrerer alle ytelser fortløpende i løpet av året og ikke har behov for å korrigere noe, lar du være å kjøre ekstrakjøring og går direkte til "5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister" på side 44. 4.1 Fri bil Eksempel Korrigere sats ved yrkeskjøring over 40.000 kilometer Ved yrkeskjøring utover 40.000 km i året skal fordelen beregnes ut fra 75% av listepris. Vanligvis gjør du dette i forbindelse med årets slutt. En ansatt har fri bil med listepris kr 349.000, og har kjørt over 40.000 kilometer i løpet av 2009. Bilen er under 3 år gammel. Ordinært årlig fordelsbeløp for denne bilen er kr 95.510. Ordinær årlig fordel kr 95.510 System 4 Årsoppgjør 2009-30- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring - Fordel når yrkeskjøring over 40.000 km kr 78.060 For mye fordelsbeskattet kr 17.450 Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. På linjen for lønnsart 75 klikker du i feltet Beløp og angir beløpet du skal korrigere med (med minus foran). Klikk OK i dialogboksen som kommer opp. Dersom personen har flere biler du skal korrigere på må du kjøre en kjøring for hver av bilene. Husk også at du må endre feltet status til Aktiv på bilen som skal være med i lønnskjøringen, og Avsluttet på bilen(e) som ikke skal være med. 4.2 Fri bil, utenfor standardregelen Fordel fri bil som kun er benyttet til kjøring mellom hjem og arbeid skal innberettes på lønnsart som vis nedenfor. Påse at det er valgt Fri bil i feltet Bruk satser fra i mappen Bilsatser. Beregnet fordel når det er klart misforhold mellom listepris og fordel ved privat bruk skal innberettes på følgende lønnsart. Aditro HRM AS -31- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring 4.3 Elektronisk kommunikasjon Fri telefon og bredbånd skal behandles som elektronisk kommunikasjon og følgende gjelder: Ved ett abonnement fordel fastsettes til inntil kr 4.000 pr år for den del av telefondekningen som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Ved to eller flere abonnement fordel fastsettes til inntil kr 6.000,- pr år for den del som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Det arbeidstaker dekker selv av elektronisk kommunikasjon, skal gå til fradrag i fordelsbeløpet. Statens ordning for fri telefon eksisterer fortsatt, men har ikke lenger satser, og har ingen skattemessig betydning. For korrekt innberetning og behandling av elektronisk kommunikasjon kreves følgende opplysninger: Beløp Dekket av arbeidsgiver Dekket av den ansatte Antall abonnement Tidsrom Ved helt eller delvis dekning av flere abonnement, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom det foreligger to, tre eller flere abonnement. Dersom fordelen er 0, skal de øvrige opplysninger innberettes. System 4 Årsoppgjør 2009-32- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring For å forenkle arbeidet med innberetningen, anbefaler vi regneark for beregning av innberetning som du finner på våre hjemmesider www.huldt-lillevik.no under Ofte Stilte Spørsmål og mappen Årsoppgjør. Eksempel 1 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil 8.000 8.000 0 4.000 Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person: Aditro HRM AS -33- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring Eksempel 2 Arbeidsgiver dekker fasttelefon for hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Fast tlf 3.900 3.900 0 2.900 Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person: Eksempel 3 Arbeidsgiver dekker kr 3.500 til mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Beløp ut over dette dekker arbeidstaker selv. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil 3.500 8.000 4.500 4.000-4.500 = 0 Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person: Når du registrerer fri telefon med fordelsbeløp 0, må du oppgi 1 i feltet Antall for at linjen skal innberettes. System 4 Årsoppgjør 2009-34- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring Eksempel 4 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon, fasttelefon og bredbånd hele året, dvs tre tjenester. Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Mobil 10.000 10.000 0 Bredbånd 8.000 8.000 0 Sk.pl. beløp 6.000 Fasttelefon 7.000 7.000 0 Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person: Eksempel 5 Arbeidsgiver har dekket mobiltelefon hele 2009, mens bredbånd er dekket fra 01.07.2009 Mobil 01.01-30.06 Mobil 01.07-31.12 Bredbånd Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp 4.250 4.250 0 2.000 4.250 4.250 0 3.000 3.000 0 3.000 01.07-31.12 Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person: Aditro HRM AS -35- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring 1. Registrerer perioden 01.01 30.06 2. Registrerer perioden 01.07 31.12 Korrigere elektronisk kommunikasjon Hvis du har ført fordel for elektronisk kommunikasjon gjennom hele året og du skal korrigere fordelsbeløpet, gjør du følgende: 1. Registrere beløpet du skal korrigere med i oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person. 2. Korriger tilleggsopplysninger i oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. System 4 Årsoppgjør 2009-36- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring 4.4 Fri avis 4.5 Bompenger 4.6 Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Arbeidsgivers premie (eventuelt tilskudd til premiefond) til kollektiv pensjonsforsikring, OTP og AFP er kun arbeidsgiveravgiftspliktig, og skal ikke innberettes på de ansatte. Premien skal innberettes i egen rubrikk på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. Aditro HRM AS -37- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring For å få med premien på årsoppgaven og få avsatt arbeidsgiveravgift av premien på regnskapsbilaget, må du registrere arbeidsgivers tilskudd til slike ordninger i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. Du fordeler premien forholdsmessig pr arbeidsgiveravgiftssone og registrerer premien på en tilfeldig person i hver avgiftssone. Du registrerer premien på en egen lønnsart. Kollektiv pensjonsforsikring er lønnsart 127 i standard lønnsartregister. Lønnsarten må ha 21. Arb.givers andel pensjon/afp i feltet Måte (under Beregning). For å unngå utskrift av lønnsartene på lønnsslippen, velger du Vises ikke i feltet Spesifikasjon. 4.7 Rentefordel Hvis rentefordelen er beregnet feil, korrigerer du dette på en egen lønnsart. Korrigere rentefordel 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere og opprett lønnsart for korreksjon av rentefordel. System 4 Årsoppgjør 2009-38- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring Beløpet som skal korrigeres må beregnes manuelt. 2. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person og registrer beløpet du skal korrigere med på lønnsarten for korreksjon av rentefordel (lønnsart 169 i dette eksemplet). Hvis du skal redusere fordelsbeløpet, registrerer du beløpet med - (minus) foran. 4.8 Antall dager vikarer Hvis en person har arbeidet i atskilte perioder i løpet av året, skal antall dager vedkommende har arbeidet angis på lønns- og trekkoppgaven. Du oppgir antall dager i antallfeltet i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. Hvis du er ferdig med ekstrakjøring(er) kan du registrere antall dager i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere. Aditro HRM AS -39- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring 4.9 Fagforening betalt av den ansatte Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent som den ansatte selv har betalt. Samtidig kan trekket redusere den ansattes trekkgrunnlag inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.600). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. Du må registrere fagforeningstrekket umiddelbart før du kjører klargjøring til årsavslutningen. Velg oppgaven Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring. 4.10 Fagforening betalt av arbeidsgiver Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent når arbeidsgiver betaler for den ansatte. Trekket kan redusere trekkgrunnlaget for den ansatte inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.600). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere og opprett lønnsarten for fordelen av betalt fagforening. System 4 Årsoppgjør 2009-40- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring Lønnsarten må ha 112 i feltet LT-kode, Prosent i feltet Skatt og Ja i feltet Arbeidsgiveravgift. 2. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. 3. Registrer lønnsarten for fordel av betalt fagforening (lønnsart 100 i dette eksemplet) og registrer beløpet som arbeidsgiver har betalt. 4. Velg oppgaven Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere. 5. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring. 4.11 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene ikke får utbetalt annen lønn det kan trekkes skatt av, kan det ikke beregnes skattetrekk av de trekkpliktige ytelsene. Følg da denne fremgangsmåten. Vær oppmerksom på at det å unnlate beregning av skattetrekk ikke er i samsvar med trekkreglene. Se "4.12 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk)" på side 42 hvis det skal beregnes skattetrekk. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. 2. Registrer ytelsene som skal være med. 3. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk Lagre. 3. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Starte lønnsberegning. 4. Velg Skatt ved ekstrakjøring (ingen skatt) i feltet Skatt. Systemet beregner da ingen skatt, heller ikke av lønnsarter med Prosent i feltet Skatt. 5. Merk av feltet Kun variable data. Aditro HRM AS -41- System 4 Årsoppgjør 2009
4. Ekstrakjøring Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 6. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. 7. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2010, får du melding om at trekktabeller for 2009 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 8. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. Lønnsslippene skal vise 0 (null) i beløp til utbetaling. 9. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere. 4.12 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene i tillegg får utbetalt annen lønn, skal det beregnes skattetrekk. Følg da denne fremgangsmåten. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere. Påse at lønnsarter som skal være med i ekstrakjøringen har Prosent i feltet Skatt. 2. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. 3. Registrer ytelsene som skal være med. 4. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk Lagre. 5. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Starte lønnsberegning. 6. Velg Normal skatt i feltet Skatt. Systemet beregner da forskuddstrekk på vanlig måte. 7. Merk av feltet Kun variable data. System 4 Årsoppgjør 2009-42- Aditro HRM AS
4. Ekstrakjøring Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 8. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. 9. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2010, får du melding om at trekktabeller for 2009 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 10. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. 11. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere. 4.13 Skrive ut ny feriepengeliste Hvis noe i ekstrakjøringen påvirker feriepengegrunnlaget, må du skrive ut feriepengelisten på nytt. Se "3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte" på side 26 for nærmere beskrivelse. Aditro HRM AS -43- System 4 Årsoppgjør 2009
5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Du finner samtlige kontroll- og avstemmingslister under oppgavevalg Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister. Før du skriver ut disse listene, må du ha klargjort årsavslutningen. Se "2.7 Klargjøre for utskrift av årsavslutningslister" på side 16 for nærmere beskrivelse. Du velger selv hvilke lister du vil skrive ut. Hvis du ikke tidligere har skrevet ut Kontroll av opplysninger, skriver du ut denne først. Kontroll av opplysninger Listen viser om det er opplysninger du må registrere eller korrigere før du kan fortsette med årsavslutningen. Hvis listen viser feil, leser du "2.9 Registrere tilleggsopplysninger" på side 18 for beskrivelse av hvordan du retter feilene. Avstemmingsliste pr. LT-kode Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr LT-kode spesifisert pr lønnsart, totalt arbeidsgiveravgiftsgrunnlag og feriepengegrunnlag. Avstemmingsliste pr. konto Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr konto spesifisert pr lønnsart. Listen har utvalg på periode. Denne listen er egnet til å avstemme lønn mot hovedbok. Se "2.9 Registrere tilleggsopplysninger" på side 18 for mer detaljer om avstemmingen. Personer under grensen for oppgaveplikt Listen viser personer som har tjent mindre enn oppgavegrensen. Hvis det er trukket forskuddstrekk for personer under oppgavegrensen, innberettes kun forskuddstrekket. Lønnen skrives på egen linje på årsoppgaven. Lønn under oppgavegrensen er arbeidsgiveravgiftspliktig. System 4 Årsoppgjør 2009-44- Aditro HRM AS
5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr. person Listen viser arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget og beregnet arbeidsgiveravgift. Du kan velge å skrive ut rapporten pr termin, arbeidssted eller ansatt. Rapporten kan kun skrives ut for terminer det er skrevet ut terminoppgave for. Beløpene på rapporten er ikke avrundet. Dette kan medføre avvik hvis du avstemmer rapporten mot terminoppgaven. Oversikt tilleggsopplysninger Skriver ut alle lønnsregistreringer som skal innberettes med tilleggsopplysninger på lønns- og trekkoppgaven. Komprimert lønns- og trekkoppgave Skriver ut lønns- og trekkoppgaver på hvitt papir for kontroll. Listen kan for eksempel brukes til å kontrollere navn, skattekommune, antall dager for vikarer og ansettelsestidspunkt. 5.1 Kontrollere persondata Før utskrift av lønns- og trekkoppgaver må du kontrollere at alle data på personen er korrekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Kontrollere persondata. 2. Klikk Utfør. 3. Systemet kontrollerer persondata og skriver personer med ugyldig data til skjerm. Hvis du får melding om feil, må du rette dette og kjøre en ny kontroll. Alle persondata må være korrekt før du kan generere lønns- og trekkoppgaver. Aditro HRM AS -45- System 4 Årsoppgjør 2009