Brukermanual Trio Assistant for Web Trio Enterprise 4.1
COPYRIGHT NOTICE: No part of this document may be reproduced, distributed, stored in a retrieval system or translated into any language, including but not limited to electronic, mechanical, magnetic, optical, photocopying, manual or other form of reproductions, without the prior written permission of Trio Enterprise AB. For additional copies of this document, please contact Trio Enterprise AB. This document contains proprietary information of Trio Enterprise AB and is protected by copyright law. All Rights Reserved. The information in this documentation is subject to change without notice and is provided as is. Trio Enterprise AB reserves the right to revise the contents or withdraw access to them at any time. Trio Enterprise AB makes no warranty of any kind to this document and shall in no event be liable for errors herein. Copyright Trio Enterprise AB 2013. Documentation: Seroso Last Update: 2013-04-10 Trio Enterprise AB Box 6795 SE-113 85 Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) 457 30 00 Fax: +46 (8) 457 31 00 Web: www.trio.com info@trio.com
Innhold Introduksjon 1 Om Trio Present Assistant for Web Browsers... 1 Komme i gang 2 Logge inn og ut... 2 Logge inn... 2 Logge ut... 3 Startsiden og ikoner... 3 Startsiden i Assistant... 3 Oversikt over symboler og ikoner i Assistant... 4 Fraværsmeldinger 5 Om fraværsmeldinger... 5 Fraværssymboler... 5 Hurtigknapper... 6 Ny fraværsmelding... 6 Fjerne fraværsmelding... 7 Endre innlagt fraværsmelding... 8 Flere samtidige fraværsmeldinger... 8 Søke etter brukere 10 Om å søke etter brukere... 10 Hurtigsøk... 10 Søke etter navn... 11 Søke etter avdeling... 12 Avansert søk... 12 Søkebegrep ved avansert søk... 13 Alle opplysninger... 14 Kontaktlister... 15 Legge til brukere i en kontaktliste... 15 Administrere kontaktlister... 15 Sekretærservice... 16 Kolonneinnstillinger i listen over søkeresultat... 16 Meldinger 17 Om meldinger... 17 Tilgjengelige meldingssystemer... 17 Sende meldinger... 17 Utforskeren 19 Om Utforskeren... 19 Avdelingstreet... 20 Informasjonstreet... 20 Administrere fraværsmeldinger fra Utforskeren... 20 Brukermanual Trio Assistant for Web Innhold i
Innstillinger 22 Om Innstillinger-vinduet... 22 Passord... 22 Telefoninnstillinger... 23 Hurtigknapper... 23 Aksessnummer... 24 Skjema... 24 Min informasjon... 25 Tilleggsfunksjonalitet 26 Talepostkasse... 26 Innstillinger for talepostkasse... 26 Høre talebeskjeder... 26 Slette talebeskjeder... 27 Sende SMS... 27 Ring med et klikk... 28 ii Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Introduksjon Om Trio Present Assistant for Web Browsers Velkommen til Trio Assistant for Web! Dette programmet er laget for fraværs- og meldingshåndtering, og er utviklet spesielt for kontormiljøer. Programmet, som heretter vil bli omtalt som Assistant, er et såkalt klientprogram som er laget for MS Internet Explorer 5.5 og nyere versjoner i et Windowsmiljø. Assistant kan tilby følgende tjenester: Fraværshåndtering. Med denne tjenesten angir du som bruker om du er på plass eller om du er på møte, firmareise e.a. Du kan også angi om du er tilgjengelig et annet sted og når du regner med å være tilbake. Søke etter andre brukere. Du kan søke etter brukere som er registrert i systemet ved å søke på blant annet navn, avdeling og/eller arbeidsoppgaver. Meldingshåndtering. Med Assistant kan du sende tekstmeldinger til andre registrerte brukere eller til telefonoperatørene. Meldingen kan for eksempel sendes som Present-melding, e-post eller SMS. Avhengig av systemet og hvordan det er konfigurert, kan Assistant for Web i tillegg ha følgende funksjoner: Telefonsvarer. Administrer innstillinger for telefonsvarer og talepostkasse. Se Talepostkasse på side 26. SMS til valgfritt nummer. Se Sende SMS på side 27. Ring med ett klikk. Ring til andre brukere i Present-systemet ved hjelp av din Assistant for Web-klient. Se Ring med ett klikk på side 27. Brukermanual Trio Assistant for Web Introduksjon 1
Komme i gang Logge inn og ut Logge inn Når du skriver inn adressen til Assistant (som du får av systemadministratoren) til Assistant i nettleseren, vises innloggingsvinduet. Innloggingsvinduet 1. Angi brukernavn og passord. Dissa får du av systemadministratoren. Du kan endre passordet etter at du har logget deg inn på systemet. Se Passord på side 22. 2. Valget Husk meg vises dersom funksjonen automatisk innloggin via cookie er aktivisert på serveren. Om man krysser av i avkrysningsruten så vil man automatisk bli logget inn. Dette gjelder så lenge cookien er aktiv på din datamaskin. 3. Klikk på OK. Merk: Hvis din Assistant bruker MS Windows autentisering til automatisk innlogging, vil denne innloggingsboksen ikke vises. Feil ved innloggingen Hvis du har skrevet feil navn eller passord under innloggingen, vises følgende dialogboks: 2 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Autentiseringsfeil feil under innlogging i systemet Klikk på OK og gjør et nytt forsøk på å logge inn. Hvis også dette forsøket mislykkes, bør du kontakte systemadministratoren. Logge ut Når du skal logge av, klikker du på Logge av i hovedmenyen. Bekreft ved å klikke på OK i dialogboksen som vises. Startsiden og ikoner Startsiden i Assistant Fra startsiden kan du åpne ulike vinduer i Assistant der du blant annet kan søke i Present-systemet etter brukere og informasjon, og angi innstillinger for når og hvor du vil være tilgjengelig. Du kan også sende meldinger og angi innstillinger for egne meldingskanaler som du vil at dine innkommende meldinger skal sendes til. Startsiden vises når du har logget inn: Startsiden Fra startsiden kan du blant annet gjøre dette: Legge inn en ny fraværsmelding, se Ny fraværsmelding på side 6. Søke etter andre brukere i systemet, se Søke etter brukere på side 9. Administrere meldinger i talepostkassen Opprette kontaktlister slik at du samler personer du ofte kontakter i én eller flere lister, se Kontaktlister på side 15. Brukermanual Trio Assistant for Web Komme i gang 3
Bla i avdelings- og informasjonstrærne i Utforskeren, se Utforskeren på side 18. Administrere innstillinger, se Innstillinger på side 22. Oversikt over symboler og ikoner i Assistant Fraværssymboler Symbol Beskrivelse Symbol Beskrivelse Lunsj Gått for dagen Ute på jobb Møte Firmareise Deltid Ferie Fri Ute Syk Annet Andre symboler (vises ved siden av en abonnent i et søkeresultat) Vis alle opplysninger. Klikk for å vise alle opplysninger om en abonnent. Send melding. Klikk for å sende en melding til abonnenten via en av meldingskanalene Viderekobling. Benyttes både for viderekobling til valgfritt nummer og til din mobiltelefon. Ring opp. Legg til personen på kontaktlisten. 4 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Fraværsmeldinger Om fraværsmeldinger Fraværsmeldingene i Assistant viser informasjon om hvor en bruker oppholder seg. Du kan finne en oversikt over fraværsårsaker i Fraværssymboler på side 5. Du angir tilgjengelighetsstatus ved å legge inn fraværsmeldinger i systemet på samme måte som du vanligvis ville lagt inn bestillinger i et kalendersystem, gjennom å angi når fraværsperioden starter og slutter med dato og klokkeslett. Men fraværsmeldinger gjør mer enn bare å vise tilgjengelighetsstatus, de styrer også hvor telefonsamtalene dine viderekobles til når du er borte. Med meldingshåndteringen i Assistant kan du, i tillegg til å se dine egne og andres fraværsmeldinger, også: legge inn, endre og fjerne fraværsmeldinger legge inn flere fraværsmeldinger som løper parallelt skrive inn utfyllende informasjon om fraværsmeldinger Fraværssymboler Følgende ikoner brukes som symboler for ulike fraværsmeldinger. Du kan også finne en fullstendig oversikt over symboler i avsnittet Oversikt over symboler og ikoner i Assistant på side 3. Fraværssymboler Symbol Beskrivelse Symbol Beskrivelse Lunsj Gått for dagen Ute på jobb Møte Jobbreise Deltid Ferie Fri Ute Syk Annet Viderekobling. Benyttes både for viderekobling til valgfritt nummer og til din mobiltelefon. Brukermanual Trio Assistant for Web Fraværsmeldinger 5
Hurtigknapper Hurtigknappene vises i området Mine fraværsmeldinger på startsiden. En hurtigknapp er en snarvei til lagrede innstillinger for en valgt type fraværsmelding. Du kan for eksempel lage en hurtigknapp for fraværsmeldingen Lunsj med et forhåndsinnstilt valg for varighet og for hvor samtalene dine skal viderekobles når du spiser lunsj. Se avsnittet Hurtigknapper på side 23. Når du først har laget en hurtigknapp, kan du legge inn en ny fraværsmelding ganske enkelt ved å klikke på hurtigknappen. Tips! Du kan legge hurtigknappen på PC-ens skrivebord ved å dra og slippe den dit med musen. Ny fraværsmelding Slik velger du en ny fraværsmelding blant de forhåndsdefinerte alternativene: 1. Åpne startsiden, og klikk på Nytt. (Du kan selvsagt også gjøre dette med en passende hurtigknapp, hvis du har konfigurert en slik knapp.) Du kan også legge inn nye fraværsmeldinger fra Utforskeren. Klikk på Fraværsmeldinger i trestrukturen i den venstre ruten, og klikk deretter på Nytt under navnet ditt i den høyre rammen. Deretter følger du trinnene nedenfor. 6 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Vindu for ny fraværsmelding 2. Velg en fraværsårsak fra listen over fraværsårsaker (klikk på pilen for å vise hele listen). 3. Velg henholdsvis start- og sluttid. Du kan skrive inn datoene manuelt, eller klikke på et datofelt for å åpne en kalender der du kan klikke på ønsket dato. Når du har klikket på en dato, lukkes kalendervinduet automatisk. Kalenderen i Ny fraværsmelding. Du kan navigere i kalenderen ved hjelp av pilene ved siden av månedsnavnet. < og > flytter én månad frem og tilbake i tid, mens << og >> gjør tilsvarende med år. OBS! Hvis man skal benytte Internet Explorer 9, må man aktivere Kompabilitetsvisning for å kunne benytte pop-up kalenderen ved aktivering av et fravær.. 4. Velg fra listeboksen Telefonbehandling hvordan innkommende samtaler skal håndteres når fraværsmeldingen er aktiv. 5. Det er valgfritt å fylle ut feltene Alternativt svarsted og Informasjon. Teksten du eventuelt skriver i feltet Informasjon vises i søkeresultatet, men teksten i Alternativt svarsted vises bare for telefonoperatører. 6. Velg om du vil at telefonen skal åpnes automatisk når du kommer tilbake, ved å krysse av for Åpne telefonen automatisk. 7. Hvis du vil kan du lagre innstillingene for fraværsmeldingen som en hurtigknapp. Gi i så fall hurtigknappen et beskrivende navn i feltet Hvis du vil lagre som hurtigknapp. 8. Klikk på Lagre. Fjerne fraværsmelding Slik fjerner du en fraværsmelding manuelt: Brukermanual Trio Assistant for Web Fraværsmeldinger 7
1. Gå til startsiden. 2. Klikk på knappen Slett. Neste trinn avhenger av om du har en eller flere aktive fraværsmeldinger. Tips! På hver rad som inneholder en fraværsmelding finner du knappen du kan klikke på for å slette meldingen., som 3. Hvis du bare har én aktiv fraværsmelding, blir du spurt om du er sikker på at du vil fjerne fraværsmeldingen. Bekreft ved å klikke på OK. 4. Hvis du har flere aktive fraværsmeldinger, åpnes i stedet et vindu der du kan merke av hvilke fraværsmeldinger du vil slette. 5. Bekreft ved å klikke på OK. Endre innlagt fraværsmelding Slik endrer du en fraværsmelding: 1. Gå til startsiden. 2. Klikk på ved den fraværsmeldingen du vil endre. Erstatt de gamle opplysningene i dialogboksen med de nye. (Se informasjonen under Ny fraværsmelding på side 6.) 3. Lagre de nye opplysningene ved å klikke på Lagre. Flere samtidige fraværsmeldinger Assistant gir deg mulighet til å legge inn flere fraværsmeldinger som går parallelt. Men som oftest kan du bare angi én melding om gangen, som i vinduet Alle opplysninger eller ved talemelding. Da gjelder følgende prioritet: Fravær har høyere prioritet enn nærvær. Fraværsmeldingen med lengst varighet har høyest prioritet. 8 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Eksempel 1: Du er på firmareise en dag, er tilbake på arbeidsplassen neste dag, og har lunsj mellom 12 og 13. En som ringer til deg i lunsjtiden vil få talemelding om at du arbeider hjemmefra og er tilbake dagen etter. Eksempel 2: Du legger først inn en fraværsmelding om møte i tre timer fra 10.00 til 13.00. I tillegg legger du inn lunsj mellom 11.00 og 12.00. En som ringer til deg i lunsjtiden vil få talemelding om at du er på møte og kan treffes igjen etter 13.00. Brukermanual Trio Assistant for Web Fraværsmeldinger 9
Søke etter brukere Om å søke etter brukere Det fins flere måter å søke etter brukere på i Assistant: Hvorfra? Hvordan? Se Hurtigsøk på side 10. Se Avansert søk på side 12. Hurtigsøk Hvis du vil søke kun på navn eller avdeling, kan du se "Hurtigsøk" på side 10. Hvis du derimot vil søke etter en bruker som du ikke kjenner navn eller avdeling for, kan du bruke den mer detaljerte Avansert søk. Her kan du gjøre kombinerte søk med følgende søkebegrep: For- og etternavn Internnummer Avdeling Kundegruppe Tittel Oppgaver (beskriver brukerens stillings- og/eller kompetanseområde) Rom Viderekobling til sekundært nummer (forbindelse/telefonnummer der en som ringer kan legge igjen melding) Mobiltelefon Assistant har dessuten noen ekstrafelt som dere kan bruke til å legge inn andre søkebegrep som måtte være aktuelle, for eksempel bostedsadresse eller hjemmetelefon. I Assistants hurtigsøkfelt, som du kan nå fra alle vinduer, kan du søke etter bruker på navn og avdeling. Hurtigsøkfeltet Ved søking på navn, angir du dette i søkefeltet på formen {etternavn} {kommategn eller mellomrom} {fornavn} 10 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
eller bare {kommategn eller mellomrom} {fornavn} Ved søk på avdeling bruker du punktum i søkestrengen. Organisasjonen skriver du i søkefeltet på formen {punktum} {avdeling} Hvis du ønsker å kombinere flere søkeord i et søk, kan du se "Avansert søk" på side 12. Slik utfører du et hurtigsøk: 1. Skriv inn søkeuttrykket i hurtigsøkfeltet i henhold til anvisningene i "Søke etter navn", "Søke etter avdeling" eller "Søke etter jokertegn". 2. Trykk på Retur. Søkeresultatet vises på en liste. Nå har du følgende valgmuligheter: Finnes den du søker etter i resultatlistan, og ønsker du nå o å se alle opplysninger om brukeren? o Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. å sende en melding til brukeren? Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. Vil du endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på nederst på listen med søkeresultatet. Se även Kolonneinnstillinger i listen over søkeresultat på side 16 Vil du i stedet utføre et avansert søk? Klikk på øverst på siden. Hvis du vil vite mer om dette, kan du se Avansert søk på side 12. Med søkefunksjonen i Assistant trenger du ikke å skrive hele navnet eller avdelingen for å få opp ønsket bruker. Som oftest holder det med de første bokstavene. Hvis det finnes flere brukere som samsvarer med søket, vil alle treffene være oppført i feltet under søkefeltet. Søk med jokertegn Du kan bruke jokertegn i søket: Spørsmålstegn (?) representerer ett tegn i den posisjonen der du skriver det inn. Prosenttegn (%) eller stjerne (*) representerer ukjent antall tegn. Søke etter navn Hvis du skal søke etter Conny Johansson kan du, avhengig av hvor mye informasjon du har om personen, for eksempel bruke disse alternativene: Tekst i søkefelt Johansson,Conny Joh, Conny %son Conny Johansson?onny Johansson????? Johansson Kommentar Hvis du for eksempel er usikker på om etternavnet er Johannesson eller Johansson I dette eksemplet ved du kanskje bare at personens etternavn slutter på -son Spørsmålstegnet representerer en bokstav. Du er kanskje ikke helt sikker på om fornavnet er Ronny, Conny eller Sonny Du vet at fornavnet inneholder maksimalt fem bokstaver. Lister opp alle med etternavnet Johansson Brukermanual Trio Assistant for Web Søke etter brukere 11
J,C J C,%y,Conny Conny Lister opp alle med etternavn som begynner på J og fornavn som begynner på C Du vet bare at fornavnet slutter på y Hvis du har glemt etternavnet. Søke etter avdeling Hvis søkestrengen begynner med et punktum, angir du at du søker på tilhørighet til avdeling. På samme måte som ved søk etter navn, får du et resultat som består av aller søkere som inngår som del av avdelingsnavnet: Tekst i søkefelt.sales Kommentar gir treff på eksempelvis Sales Europe Sales manager Sales promotion.s gir treff på eksempelvis Sales System development Support Avansert søk Slik utfører du et avansert søk: 1. Klikk på Avansert søk øverst i Assistant-vinduet. Vinduet for Avansert søk åpnes: Vinduet for Avansert søk i Assistant 2. Fyll ut verdier i søkefeltene: Vinduet Avansert søk har flere søkefelt som kan brukes hver for seg eller i kombinasjon med hverandre. Teksten du angir i søkefeltet til venstre vil det bli søkt etter i feltene du velger på listene til høyre. Les avsnittet Søkebegrep ved avansert søk på side 13 hvis du vil vite mer om hvordan du skriver inn søketekst Merk: Jo flere søkefelt du bruker, desto smalere blir søket. 3. Hvis du også vil bruke oppgaver som søkebegret i det avanserte søket, kan du følge fremgangsmåten i avsnittet Spesielt ved søk etter oppgave på side 12. Hvis ikke, kan du nå klikke på Søk for å starte søket. 4. Nå ser du søkeresultatet i en liste, på samme måte som resultatet av et hurtigsøk. 12 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Nå har du følgende valgmuligheter: Finnes den du søker etter i resultatlistan, og ønsker du nå o å se alle opplysninger om brukeren? o Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. å sende en melding til brukeren? Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. Vil du endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på nederst på listen med søkeresultatet. Se også Kolonneinnstillinger i listen over søkeresultat på side 16. Spesielt ved søk etter oppgave Hvis du vil søke etter oppgaver i tillegg til de resterende søkefeltene i Avansert søk, kan du følge fremgangsmåten nedenfor. 4. Hvis du vil søke etter spesifikke oppgaver, bruker du fritekstfeltet Oppgavesøk til å skrive navnene på de oppgavene du søker etter. Hvis du ikke er sikker på oppgavenavnene, kan du klikke på knappen Hent oppgaver. Feltet til venstre fylles ut med de oppgavene som er lagt inn i systemet, og med knappene Legg til, Fjern og Tøm bestemmer du hvilke oppgaver søket skal omfatte. 5. Klikk på Søk for å starte søket. 6. Nå ser du søkeresultatet i en liste, på samme måte som resultatet av et hurtigsøk. Nå har du følgende valgmuligheter: Finnes den du søker etter i resultatlistan, og ønsker du nå o å se alle opplysninger om brukeren? o Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. å sende en melding til brukeren? Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. Vil du endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på nederst på listen med søkeresultatet. Se også Kolonneinnstillinger i listen over søkeresultat på side 16. Søk med jokertegn Du kan bruke jokertegn i søket: Spørsmålstegn (?) representerer ett tegn i den posisjonen der du skriver det inn. Prosenttegn (%) representerar ukjent antall tegn. Med søkefunksjonen i Assistant trenger du ikke å skrive hele navnet eller avdelingen for å få opp ønsket bruker. Som oftest holder det med de første bokstavene. Hvis det finnes flere brukere som samsvarer med søket, vil alle treffene være oppført i feltet under søkefeltet. Søkebegrep ved avansert søk Her er en oversikt over de søkebegrepene som kan brukes i avanserte søk i Assistant. Tenk på at alle data som begynner med de bokstavene/sifrene du har angitt vil bli regnet som treff i søket. Søkebegrep Kommentar Eksempel Brukermanual Trio Assistant for Web Søke etter brukere 13
Søkebegrep Kommentar Eksempel Fornavn Angi minst ett tegn i fornavnet. Søk etter Conny:,Conny,C Etternavn Angi minst ett tegn i etternavnet. Søk etter Johansson: Joh Johans%on J%n Internnummer Angi minst ett siffer i internnummeret. Søk etter internnummer 3036: %36 3%6 30 3 Avdeling Angi minst ett tegn i avdelingen. Søk etter Utviklingsavdelingen: Utv U Kundegruppe Angi minst ett tegn i kundegruppen. Søk etter Stavangerkontoret: Stavangerk Sta Tittel Angi minst ett tegn i tittelen. Søk etter Selger: Selger Sel S Mobiltelefon Viderekoblingssted Plassering Oppgave Søkebegrep ved avansert søk Angi minst ett tegn i mobilnummeret. Angi minst ett tegn i viderekoblingsstedet. Angi minst ett tegn i plasseringsbetegnelsen. Se Spesielt ved søk etter oppgave på side 13. Søk etter mobilnummeret 0708-123456: 0708%1234 %123456 0708 070 Søk etter internnummer 3036: 3036 30 Søk etter Lena Svensson: Svensson,L S Lena Søk etter A110: A110 A1 Se Spesielt ved søk etter oppgave på side 13. Hvis du ikke får forventet resultat av søket: Husk at søket baseres på alle søkebegrepene. Hvis du bare skal bruke noen av søkebegrepene, må du derfor tømme de resterende feltene. Alle opplysninger Du kan se alle opplysninger om en bruker ved å klikke på valgknappen. Disse knappene gir deg også mulighet til å sende meldinger. Du kan lese mer om dette i avsnittet Sende meldinger på side 17. 14 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Valgknappene i Assistant. 1. Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. 2. Vinduet Alle opplysninger vises. Her kan du blant annet se personens avdelingstilhørighet, telefonnummer (inkludert internnummer og mobiltelefon) og eventuelle fraværsmeldinger (både aktiv og fremtidige). OBS! Informasjonen i vinduet Alle opplysninger kan ikke endres. Opplysningene der er lagt inn av administrator (gjelder ikke opplysninger om fravær). Kontaktlister Hvis du oppretter én eller flere kontaktlister, slipper du å søke opp andre brukere i systemet når du vil kontakte dem eller se deres tilgjengelighetsstatus. Legge til brukere i en kontaktliste 1. Søk frem brukeren du vil legge inn i en kontaktliste. 2. Klikk på blant valgknappene lengst til høyre på brukerens rad. 3. Bekreft at du vil legge til personen i kontaktlisten din ved å klikke på OK. 4. Personen legges til blant dine kontaktlister, men inntil du endrer det vil vedkommende ligge i kategorien Uten liste. Administrere kontaktlister 1. Klikk på valgknappen for den brukeren du vil legge til i en bestemt kontaktliste. 2. Velg ønsket kontaktliste fra listen Velg kontaktliste. Hvis du vil opprette en helt ny liste der du skal legge inn denne kontakten, skriver du ønsket navn på den nye kontaklisten i feltet for dette. 3. Klikk på Lagre. Slette en kontaktliste Når alle kontaktene er fjernet fra en liste, slettes kontaktlisten automatisk. Brukermanual Trio Assistant for Web Søke etter brukere 15
Sekretærservice Sekretærservice fungerer som utvidete rettigheter som tildeles en bruker når han/hun skal styre andre abonnenters fraværsmeldinger. Hvis du er registrert som sekretær for en annen bruker (administreres av systemadministratoren) kan du administrere denne personens fraværsmeldinger via Fraværsmeldinger i Utforskeren. Der ligger hver bruker du er sekretær for i en gren under dine egne fraværsmeldinger. Når du merker grenen for en bruker i mappestrukturen, kan du administrere fraværsmeldingene for denne personen på samme måte som du håndterer dine egne meldinger. Se under "Fraværsmeldinger" på side 5 hvis du vil vite mer om hvordan du kan administrere fraværsmeldinger. Kolonneinnstillinger i listen over søkeresultat Ved å klikke på nederst på listen over søkeresultater kan du velge hvilke kolonner som skal vises på listen over dine søkeresultater. Slik åpner du vinduet med kolonneinnstillingene: 1. Klikk på i et søkeresultat. 2. De tilgjengelige kolonnene vises i listen til venstre, og kolonnene som vises i søkeresultatet vises i listen til høyre. Merk et kolonnenavn på en av listene og bestem hvilke som skal vises og hvilke som ikke skal vises ved å klikke på Legg til>> eller <<Fjern. Visningsrekkefølgen kan du justere med knappene Flytt opp og Flytt ned. 3. Klikk på Lagre. 16 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Meldinger Om meldinger Med Assistant kan du sende meldinger til alle brukere som er registrert i systemet. Meldingene sendes enten som Present-meldinger eller som videresendte meldinger til andre meldingssystemer. OBS! Med Trio Present Assistant for Web er det ikke mulig å ta imot meldinger. Tilgjengelige meldingssystemer Assistant kan kobles opp mot en rekke meldingssystemer i tillegg til det som finnes i PresentOffice. Hvilke meldingskanaler du kan velge avhenger av hvilke oppkoblinger firmaet ditt har valgt. Vanlige alternativer er e-post og tekstmeldinger (SMS). Merk: Når du velger SMS er det viktig å huske at en SMS-melding bare kan inneholde 160 tegn. Bare de 160 første tegnene i meldingen vil nå frem til mottakeren. Sende meldinger Slik sender du meldinger: 1. Søk frem til den brukeren du vil sende meldinger til. Hvis du er usikker, kan du se Søke etter brukere på side 9. 2. Klikk på valgknappen. Brukermanual Trio Assistant for Web Meldinger 17
Meldingsvinduet 3. Skriv inn meldingen. 4. Velg én eller flere adresser på listen over sendingsalternativer. 5. Klikk på Send-knappen for å sende meldingen. Tips: Fra vinduet Alle opplysninger kan du sende e-post til andre brukere ved å klikke på deres e-postadresse på listen over opplysninger. Da åpner du en ny e-postmelding til den valgte brukeren i ditt vanlige e-postprogram (Outlook, Lotus Notes e.a.). 18 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Utforskeren Om Utforskeren I Utforskeren har du tilgang til: firmaets avdelings- og informasjonstre. dine fraværsmeldinger, pluss fraværsmeldingene til dem du eventuelt er sekretær for (hvis du vil vite mer om sekretærfunksjonen, kan du se avsnittet Sekretærservice på sid 15. Du navigerer ved å klikke på symbolene og som finnes til venstre for de mappene med undermapper. Klikk på for å åpne mappen (symbolet endres til ). Når du klikket på lukkes mappen igjen. OBS! Utforskeren er bare laget for lesing. Opplysningene der er lagt inn av administrator (gjelder ikke opplysninger om fravær). Vinduet Utforskeren Brukermanual Trio Assistant for Web Utforskeren 19
Avdelingstreet Avdelingstreet i Utforskeren Informasjonstreet I utforskeren, klikk på eller for å åpne avdelingstreeet. Her vises avdelingsstrukturen du navigerer ved å klikke på og symbolene som finnes til venstre for de mappene med undermapper. Klikk på for å åpne mappen (symbolet endres til ). Når du klikket på lukkes mappen igjen. Informasjonstreet i Utforskeren Informasjon i Utforskeren viser en trestruktur med informasjonsposter. Klikk på + eller i Utforskeren for å åpne informasjonstreet. Når du klikker på hovednivået for en post i trestrukturen i den venstre rammen, vises de ulike postene den inneholder i den øvre høyre rammen. Når du klikker på én av disse, vises detaljert informasjon om posten i den nedre høyre rammen. Administrere fraværsmeldinger fra Utforskeren Administrasjon av egne fraværsmeldinger kan også gjøres fra Utforskeren (i tillegg til Min startside). Hvis du vil vite mer om dette, kan du se Ny fraværsmelding på side 6. 20 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Hvis du har sekretærrettigheter for en annen bruker, administrerer du vedkommendes fraværsmeldinger fra Utforskeren. Du kan lese mer om dette i avsnittet Sekretærservice på side 15. Brukermanual Trio Assistant for Web Utforskeren 21
Innstillinger Om Innstillinger-vinduet Klikk på Innstillinger i hovedmenyen for Assistant. Dette vinduet viser en oversikt over følgende: Passord (se Passord på side 22). Telefoninnstillinger (se Telefoninnstillinger på side 22). Hurtigknapper (se Hurtigknapper på side 23). Talepostkasse (se Talepostkasse på side 26). Aksessnummer (se Aksessnummer på side 24). Skjema (se Skjema på side 24). Min informasjon (se Min informasjon på side 25). Passord Passordområdet i Innstillinger-vinduet Skriv inn ditt nåværende passord i det øverste feltet. Deretter skriver du det nye passordet i neste felt (maksimalt 18 tegn). Til slutt bekrefter du ved å skrive det nye passordet på nytt i det nederste passordfeltet. Du kan fortsette å redigere dine innstillinger som for eksempel meldingskanaler, når du er ferdig klikk på Lagre. 22 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
Telefoninnstillinger Området for telefoninnstillinger i Innstillinger-vinduet Bruk de personlige telefoninnstillingene til å velge hvor samtalene dine skal viderekobles for hver enkelt type fraværsmelding. 1. Velg en type fraværsmelding på listen. 2. Velg et av alternativene som angir hvor telefonsamtalen skal viderekobles for denne typen fraværsmelding. 3. Klikk på Lagre. Hurtigknapper Hurtigknappene vises i vinduene Startsiden og Utforskeren. I tillegg kan du dra dem til datamaskinens skrivebord og bruke dem som snarveier. En hurtigknapp er en snarvei til lagrede innstillinger for en valgt type fraværsmelding. Når du først har laget en hurtigknapp, kan du legge inn en ny fraværsmelding ganske enkelt ved å klikke på hurtigknappen. Ny hurtigknapp 1. Klikk på. Vinduet Innstillinger for hurtigknapp åpnes. Brukermanual Trio Assistant for Web Innstillinger 23
2. Velg de innstillingene som skal gjelde for de fraværsmeldingene du senere oppretter ved hjelp av denne hurtigknappen. Hvis du trenger mer informasjon om de ulike valgene og innstillingene, kan du se Ny fraværsmelding på side 6. 3. Skriv inn et beskrivende navn for knappen i feltet Navn på hurtigknappen. 4. Klikk på Lagre. Tips! Du kan også opprette en hurtigknapp samtidig som du legger inn en fraværsmelding (se Ny fraværsmelding på side 6). Aksessnummer Et aksessnummer er et telefonnummer du kan ringe fra uten at du trenger å angi noen kode. Du kan legge inn opptil tre aksessnumre i systemet. Skjema Et skjema er en fraværsmelding som inntreffer med jevne mellomrom. Du legger det inn i systemet på nøyaktig samme måte som en vanlig fraværsmelding, men i tillegg angir du 24 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
også startdato, eventuelt sluttdato og hvor hyppig fraværsmeldingen skal aktiveres (periode). Min informasjon I vinduet Min informasjon kan du administrere opplysninger om deg selv i Presentsystemet. Endringer du gjør her må godkjennes av en administrator før de oppdateres i systemet. Brukermanual Trio Assistant for Web Innstillinger 25
Tilleggsfunksjonalitet Talepostkasse Du kan bruke Assistant for Web til å administrere telefonsvareren din. Innstillinger for talepostkasse For å kontrollere innstillingene for din talepostkasse, klikk på innstillinger deretter på knappen talepostkasse. Vinduet med innstillinger for talepostkasse Observer: Yterligere innstillinger kan vises avhengig av innstillingene på serveren. Høre talebeskjeder 1. Velg den talemeldingen du vil høre på fra listen over meldinger. 26 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web
2. Velg under Lytt til talebeskjed om du vil høre meldingen i telefonen (angi i så fall ditt internnummer i feltet) eller om du vil høre meldingen via datamaskinen (i så fall trenger du en datamaskin med lydkort og høyttalere eller hodetelefoner). Det nummeret som har lagt igjen talebeskjed, vises i kolonnen Fra. Merk: Om du bruker funksjonen Mobile Extension skal du angi ditt mobilnummer i nummerfeltet når du vil spille av talepost via telefonen. 3. Klikk på på raden for den meldingen du vil høre. 4. Meldingen spilles av. Slette talebeskjeder 5. Velg den talemeldingen du vil slette fra listen over meldinger. 6. Klikk på. Sende SMS Hvis SMS finnes som en kobling på hovedmenyen, betyr det at systemet er konfigurert slik at du kan sende tekstmeldinger (SMS) til vilkårlige telefonnumre, også til mottakere utenfor Present-systemet. Merk: Husk at en SMS-melding bare kan inneholde 160 tegn. Bare de 160 første tegnene i meldingen vil nå frem til mottakeren. Slik sender du SMS-meldinger: 1. Klikk på SMS i hovedmenyen for Assistant. 2. Skriv inn meldingsteksten. Yterlige antall tegn vises under meldingsvinduet. 3. Angi hvilket SMS-nummer meldingen skal sendes til. 4. Klikk på Send for å sende meldingen. Vinduet for SMS Brukermanual Trio Assistant for Web Tilleggsfunksjonalitet 27
Ring med et klikk Hvis knappen finnes blant valgknappene i din Assistant, betyr det at du kan ringe opp en annen bruker i systemet. Valgknappene i Assistant. 1. Klikk på valgknappen. 2. Vinduet Ring til vises. Vinduet Ring til 3. Velg nummeret du skal ringe fra og til ved å klikke på pilen i listeboksene og velge ønsket nummer. Alternativ kan du skrive inn telefonnummeret manuelt i feltet. Merk: Om du bruker funksjonen Mobile Extension skal du angi ditt mobilnummer som det nummeret du vil ringe i fra. 4. Klikk på Ring opp. Først ringer din egen telefon, og når du tar av røret, kobles samtalen opp mot mottakerens telefon. 28 Innhold Brukermanual Trio Assistant for Web