BRUKERVEILEDNING FOR TELEFONAPPARATER

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING FOR TELEFONAPPARATER Det ringer, det ringer... BKSAK nr: /65 Oppdat.ansv.: IT-seksjonen Dato sist oppdatert: Ønsker noen kurs og gjennomgang av telefonapparatet, så kan det avdelingsvis bestilles hos: Lillian Røthe, Informasjonsavdelingen, tlfn: 6042

2 Ta telefonen Ta av røret ELLER Trykk linjetast Linje og samtalen blir høyttalende Ringe ut Ta av røret, tast telefonnummeret på tradisjonelt vis. Husk 0 for å få summetone. ELLER Slå nummer direkte uten å ta av røret, telefonen vil automatisk gå i toveis - høyttalende. Husk 0 for å få summetone. Fraværsmarkering Nødvendig service overfor publikum og kolleger, krever at du fraværsmarkerer deg når du ikke er tilgjengelig. Det er da viktig at du angir når du er tilbake, og årsaken til at du ikke er tilgjengelig. Overnevnte gjelder kun interne telefoner. For eksterne telefoner (telefoner som ikke ligger i BK's nett) vil de ringe fem ring på apparatet før de går videre til Sentralbord, som kan videreformidle din fraværsmarkering til innringer. Trykk - tasten og velg Tekst i displayet. Velg Frav->. Velg meldingstype: PrgBes-> (Programmerte, halvferdige meldinger) - Første melding vises automatisk. Trykk Neste -> for å se flere meldinger, Tast inn klokkeslett eller dato -> når du har funnet den melding du vil benytte og Bekreft med OK ->. Fraværsmelding vises i displayet Alternativt Velg FriBes (Fritekst). I Fritekst har du ca 130 karakterer til rådighet. Benytt tastaturet under telefonen til skriving. Bekreft med OK -> Fraværsmelding vises i displayet. Slette fraværsmeldingen Trykk - tasten og velg Tekst i displayet. Velg TxT>AV. Meldingen vises i displayet. Velg

3 Avbryt og avslutt med. Fast viderekobling Sentralbordet svarer for deg. Det er viktig at du tar kontakt med sentralbordet før du bruker denne tjenesten. Alle telefonhenvendelser vil gå direkte til sentralbordet. De må vite hva de skal svare for deg. Ved denne tjenesten kan du ikke benytte fraværsmelding, fordelen er at eksterne telefoner ikke ringer 5 ring før de går videre. Slette fast viderekobling Trykk Fast VK Fast VK deretter avslutt med Medflytt Kollega svarer for deg. Du kan avtale med en kollega om å passe telefonen din. Trykk Medflytt hos din kollega. + kollegas internnummer (4 siffer). Ringing starter nå umiddelbart Slette medflytt Trykk Medflytt deretter avslutt med Det er viktig å merke seg at Fraværsmakrering og fast viderekobling, fraværsmarkering og medflytt ikke må brukes samtidig. Tilbakeanrop Når du ringer til en kollega, kan det være at vedkommende sitter opptatt i en annen samtale, eller at de ikke svarer. Da kan du legge igjen en beskjed om at de ringer deg tilbake. Når du har slått din kollegas intern nummer, vil du få alternativet Gjenta i displayet. Velg dette og tilbake anropet er aktivert. Blinkende grønn lampe Hva skjer? noen (intern) har bedt deg om å ringe tilbake Sentralbordet har lagt igjen en tekstmelding til deg noen har lagt igjen melding i din talepostkasse (Tilleggsutstyr) Lampen slukker når du leser eller sletter meldingen. Velg Konvolutt tasten, trykk Ring for tilbakeanrop, trykk Tekst for å lese tekstmeldinger, trykk TaleP for å høre talebeskjeder. Følg deretter valgmulighetene som kommer frem i displayet. Det vil alltid stå hvem som har sendt deg meldingen, klokkeslett og dato.

4 Ring med navn. Flere samtaler Bruk det alfanumeriske tastaturet. Søk på etternavn: Tast min. 2 bokstaver i ønsket navn. Velg NAVN Søk på initialer: Tast forbokstav i både fornavn og etternavn. Velg INITIA. Dersom flere med samme bokstaver, velg NESTE. Når riktig navn står i displayet, velg ANROP. Flere samtaler samtidig ( multiline ) Din nye telefon har flere linjer som gir deg muligheten til å kunne ha flere samtaler gående samtidig. For å kunne holde orden på samtalene har ditt apparat linjetaster merket LINJE For å stenge den ene linjen kan du benytte vent-funksjonen. Når du sitter i samtale velger du Vent. Da vil de som ringer ditt direktenummer enten få opptatt signal eller viderekobles til din ekspedisjon. Spørreanrop Et spørreanrop er en oppringning du gjør mens du er i en annen samtale, fordi du vil spørre om noe. Du slår ganske enkelt nummeret, og den du snakker med blir satt på hold. Hvis ikke vedkommende du ringer til svarer eller ikke ønsker å overta samtalen, trykk SPØ.AV og du har den eksterne tilbake på linjen. Overføring For å overføre trykker du tasten for overføring, OVERF., eller du kan legge på, enten mens det ringer eller etter at du har fått svar og sagt fra at samtalen settes over. Ringe taleboks med flere valg Når du ringer en personsøker, en kontofon eller andre typer talebokser med flere valg, må du få apparatet til å sende toner, såkalt DTMF-signalering.

5 Når du ringer og du har fått svar, velg alternativet DTMF i displayet, og følg videre anvisning i samtalen. Endre ringemelodi/- volum i eget apparat )) Mens apparatet er ledig og røret ligger på, trykker du - tasten (Medlytt). Ned senker volumet Opp øker volumet. Forrige og Neste lar deg bla i ringemelodiene (16 forskjellige melodier). Når du er fornøyd, legg på med tasten. Justere kontrasten i displayet Mens apparatet er ledig og røret ligger på, trykker du i tasten. Trykk Prog i displayet og deretter Displ. Velg mellom 4 nivåer. Husk å sitte i normal arbeidsstilling når kontrasten justeres. Når du er fornøyd, legg på med tasten. Programmere egne taster Mens apparatet er ledig og røret ligger på, trykker du i tasten. Trykk Prog i displayet og deretter Tast. Du får beskjed om å trykke på en tom tast som du vil programmere. Trykk ønsket tast og tast deretter inn det nummeret eller funksjonen du vil lagre. Husk 0 foran eksterne nummer. Trykk OK. Skriv inn navn - max. 6 bokstaver, deretter OK. Programmering er nå lagret. Avslutt med - tasten. Konferanse Før en samtalen settes over kan du kople alle tre sammen til en konferanse ved å trykke konferansetasten. Trykkes konferansetasten en gang til oppheves konferansen, og 1. samtalepartner er tilbake, den andre avsluttes. Du kan melde deg ut av konferansen ved å taste overføringstasten. De to andre blir koplet sammen.