Trio Visit Security Manager

Transkript

1 Brukermanual Trio Visit Security Manager Trio Enterprise 4.1

2 COPYRIGHT NOTICE: No part of this document may be reproduced, distributed, stored in a retrieval system or translated into any language, including but not limited to electronic, mechanical, magnetic, optical, photocopying, manual or other form of reproductions, without the prior written permission of Trio Enterprise AB. For additional copies of this document, please contact Trio Enterprise AB. This document contains proprietary information of Trio Enterprise AB and is protected by copyright law. All Rights Reserved. The information in this documentation is subject to change without notice and is provided as is. Trio Enterprise AB reserves the right to revise the contents or withdraw access to them at any time. Trio Enterprise AB makes no warranty of any kind to this document and shall in no event be liable for errors herein. Copyright Trio Enterprise AB 2013 Documentation: Seroso Last Update: Trio Enterprise AB Box 6795 SE Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) Fax: +46 (8) Web: info@trio.com

3 Innhold Program for sikkerhetsansvarlig 1 Introduksjon... 1 Om denne brukerveiledningen... 1 Hvordan starte Trio Visit... 1 Støttede browsere... 2 Innlogging... 2 Automatisk innlogging... 2 Frakobling... 3 Preferanser... 3 Besøk 4 Layout for Besøk-siden... 4 Velg oppsett for visning... 4 Velg søkekriterier... 4 Spesifiser hvilke data som skal vises... 5 Filtrering på besøkende... 5 Tolkning av resultatet... 5 Statistikker 6 Layout for Statistikker-siden... 6 Velg oppsett for visning... 6 Tolkning av resultatet... 7 Nødsituasjon 8 Layout for Nødsituasjon-siden... 8 Utskrift av besøkslister... 8 Sending av SMS... 8 Nåtidsvisning 10 Layout for Nåtidsvisning-siden Velg oppsett for visning Tolkning av resultatet Indeks 13 Trio Visit Security Manager Client Innhold i

4

5 Program for sikkerhetsansvarlig Introduksjon Trio Visit er et system som brukes til å administrere besøk til et firma eller en organisasjon. Trio Visit kan kjøres som en frittstående applikasjon, men kan også integreres med andre Trio-produkter som Trio Present (TP) og Trio Agent (TA). Dette programmet brukes primært av sikkerhetsansvarlig i en organisasjon. Med dette programmet kan følgende oppgaver utføres: Se nåværende og tidligere besøk Se besøksstatistikk Håndtere nødsituasjoner Se nåtidsvisning over de siste aktuelle aktiviteter som finnes i Trio Visit Om denne brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er tiltenkt den sikkerhetsansvarlige som bruker dette programmet. Programmet brukes til å holde oversikt over besøk som signerer inn og ut av firmaets Trio Visit-system. Startsiden for programmet for sikkerhetsansvarlig viser flere underordnede sider. Denne brukerveiledningen har et kapittel for hver underordnede side. Besøk -siden på side 5 beskriver hvordan man søker etter besøk, både aktuelle og tidligere. Statistikker -siden på side 7 beskriver hvordan statistikk fra Trio Visits database kan presenteres som tall og grafer. Nødsituasjon -siden på side 9 beskriver hvilke tilgjengelige funksjoner sikkerhetsansvarlig har ved en nødsituasjon. Nåtidsvisning -siden på side 11 beskriver en fortløpende loggbok hvor man kan få oversikt over de siste Trio Visit-aktivitetene. Hvordan starte Trio Visit Trio Visit er installert på en server. Adressen til installasjonen kalles <visitserver>/visit/ hvor <visitserver> er serverens navn eller IP-adresse og /visit/ er katalogen. Spør din dataansvarlig om den spesifikke serveradressen. Trio Visit Security Manager Client Program for sikkerhetsansvarlig 1

6 I tillegg er det ulike startsider for de ulike programmene. For å få tilgang til programmet for sikkerhetsansvarlig, må du taste inn denne adressen på din internettbrowser: Støttede browsere Trio Visit har vært testet med følgende browsere: Microsoft Internet Explorer 8 og 9 Mozilla Firefox 10 Merknad: Se Trio sine websider for siste nye informasjon eller kontakt din Trio partner. Innlogging Før du kan begynne å bruke dette programmet må du logge deg inn, dvs. skrive inn brukernavn og passord på innloggingssiden. Automatisk innlogging Når du logger deg på første gang med et nytt brukernavn vil programmet tilby å huske passordet ditt. Hvis du aksepterer denne muligheten, vil systemet automatisk skrive inn ditt passord når du har skrevet korrekt brukernavn. Klikk Ja i denne dialogboksen. 2 Program for sikkerhetsansvarlig Trio Visit Security Manager Client

7 Frakobling Preferanser Klikk på Logg av øverst på siden når du ønsker å avslutte. Knappen Preferanser øverst på siden brukes når du vil endre ditt password eller endre innstillingene for hvilket språk du foretrekker. 1. Klikk på Preferanser og siden for Preferanser vises. Preferanser-siden 2. Skriv inn nåværende passord. 3. Skriv inn nytt passord og bekreft dette en gang til. 4. Velg et språk fra listen. 5. Klikk på Oppdater. 6. Klikk på Avslutt preferanser for å lukke vinduet. Merknad: Når Trio Visit er integrert i Trio Present kan ikke brukere som er importert fra Trio Present endre deres passord ved å bruke Preferanser-siden. Endringen må foretas i Trio Present, og vil være gjeldende etter neste synkronisering. Trio Visit Security Manager Client Program for sikkerhetsansvarlig 3

8 Besøk Layout for Besøk-siden Slik ser Besøk-siden ut. Besøk-siden Bruk denne siden til å finne informasjon om aktuelle og tidligere besøk. Velg oppsett for visning Før du innhenter informasjon fra databasen bør du foreta noen innstillinger for å filtrere dataene, og for å få dataene presentert slik du ønsker i tabellen på Besøk-siden. Velg søkekriterier Hvis du ser etter et spesielt besøk, anbefales det å foreta noen innstillinger for å redusere mengden data som vises. 1. Spesifiser Sted. Angi et spesifikt sted eller velg Alle for å se alle. 2. Spesifiser Status. Angi om du ser etter et aktuelt besøk, et tidligere besøk eller alle. Merknad: I Security Manager vises alle tidligere besøk, dvs også de som er så gamle at de ikke vises i resepsjonsklienten. 3. Spesifiser Tjeneste dersom Trio Visit er integrert med TA, eller om det gjelder en mottaker som har fått besøk. Merknad: Jokertegn ("*") kan brukes når du skriver inn et brukernavn. 4. Om du ønsker kan du også spesifisere besøk. 5. Klikk på Aksepter for å foreta filtreringen. 4 Besøk Trio Visit Security Manager Client

9 Spesifiser hvilke data som skal vises Alle felt i besøksregistrene i databasen kan vises, men da vil hver kolonne bli svært smal. Sannsynligvis er du kun interessert i noen få data, og derfor bør du velge hvilke kolonner som skal vises. 1. Velg hvilke kolonner du ønsker å se. 2. Klikk på Endre. Merknad:For å tilbakestille viste kolonner, klikk på Tilbakestill. Filtrering på besøkende I et selskap med mange besøkende kan antallet forekomster som vises være svært høyt, noe som gjør det vanskelig å finne hva man ønsker. Sidenummereringen indikerer mengden data som finnes. Bruk filtreringsfunksjonen til å redusere antallet forekomster som vises. Tolkning av resultatet Tabellen på Besøk-siden vil inneholde informasjonen du søker. 1. Klikk på Skriv ut for å få en utskrift av besøkstabellen. Trio Visit Security Manager Client Besøk 5

10 Statistikker Layout for Statistikker-siden Slik ser Statistikker-siden ut. Statistikker-siden Bruk denne siden til å se statistikker over tidligere aktiviteter i Trio Visit-systemet. Hvilke diagram som vises varierer avhengig av hvilken type integrasjon som benyttes i Trio Visit. Velg oppsett for visning 1. Spesifiser innen hvilken periode du vil søke. 2. Angi spesifikt sted eller velg Alle for å se alle. 3. Klikk på Filtrer. 6 Statistikker Trio Visit Security Manager Client

11 Tolkning av resultatet Resultatet vises delvis som tekst og delvis som et antall horisontale stolper. 1. Klikk på Skriv ut for å få utskrift av statistikkene. Trio Visit Security Manager Client Statistikker 7

12 Nødsituasjon Layout for Nødsituasjon-siden Slik ser Nødsituasjon-siden ut. Nødsituasjon-siden Bruk denne siden i nødsituasjoner når du ønsker en liste over alle som er på besøk i bygningen(e) din(e), eller hvis du har behov for å sende dem en tekstmelding (sms). Utskrift av besøkslister Det finnes to alternativer for utskrift. Du kan velge en liste over alle besøkende eller en liste over bilene deres. 1. Velg spesifikt sted eller alle. 2. Klikk på Skriv ut. Sending av SMS Trio Visit vil lagre mobiltelefonnummeret til hver besøkende dersom denne informasjonen har blitt lagt inn under besøksregistreringen i resepsjonistprogrammet eller selvregistrerings-programmet. 1. Skriv inn meldingen i tekstboksen. 2. Velg spesifikt sted eller alle. 8 Nødsituasjon Trio Visit Security Manager Client

13 Merknad: Du kan se antall mobiltelefoner for besøkende siden disse indikeres for hvert sted. 3. Skriv inn meldingen. 4. Klikk på Send for å sende meldingen til de aktuelle besøkende. Trio Visit Security Manager Client Nødsituasjon 9

14 Nåtidsvisning Layout for Nåtidsvisning-siden Slik ser Nåtidsvisning-siden ut. Nåtidsvisning-siden Bruk denne siden til å se de siste aktiviteter som har funnet sted i Trio Visit. Nåtidsvisning likner en loggbok som viser de siste loggførte aktiviteter. Velg oppsett for visning Følgende aktiviteter loggføres: Innlogging av brukere Pålogging av besøkende Avlogging av besøkende Utførte forhåndsregistreringer Angi et eller flere av disse valgene. Velg spesifikt sted eller alle. Angi oppdateringsintervall i sekunder. Informasjonen som vises vil automatisk oppdateres i henhold til antall sekunder du angir. 10 Nåtidsvisning Trio Visit Security Manager Client

15 Tolkning av resultatet Innlogging av brukere loggføres, men avlogging loggføres ikke. Dette skyldes at Trio Visit ikke vil registrere avsluttede økter når browseren er lukket. Eksempler på registrering av innlogginger: I parentes indikeres med hvilket program man er logget på. Eksempler på registrering av pålogging av besøk: Eksempler på registrering av avlogging av besøk: Eksempler på registrering av forhåndsregistrerte besøk: Trio Visit Security Manager Client Nåtidsvisning 11

16

17 Statistikker-siden 6 Indeks T Tidligere besøk 1 Trio Agent 1 Trio Present 1 V Velg oppsett for visning 4 A Automatisk innlogging 2 Avlogging av besøkende 9 B Besøk-siden 4 Besøkslister 7 Browsere 2 F Firefox 2 Forhåndsregistreringer 9 I Innlogging av brukere 9 Internet Explorer 2 J Jokertegn 4 L Logg av 3 N Nåtidsvisning-siden 9 Nåværende besøk 1 Nåværende passord 3 Nødsituasjon-siden 7 P Pålogging av besøkende 9 Passord, nåværende 3 Preferanser 3 Preferanser-siden 3 S Send SMS 7 Trio Visit Security Manager Client Indeks 13