Køgrupper Administrer hvilke køgrupper som skal tilknyttes hovednummeret, med avanserte valg for ringesløyfen.

Transkript

1 Brukerveiledning Bedriftsnett Visuell admin Kom raskt i gang Visuell administrasjon for Bedriftsnett er et brukervennlig administrasjonsverktøy, som man tidligere kun hadde tilgjengelig i tradisjonelle hussentraler. Administrasjonsverktøyet er moderne, med stor bruk av grafiske elementer og drag and-drop-funksjonalitet. Det gir bedriften mulighet til å gjøre endringer i sin egen telefoniløsning på en enkel og effektiv måte, som: endring på hovednummer, flytte og endre på køgrupper, legge inn automatiske svar og menyvalg, legge til tilbakeringfunksjonalitet og styre bedriftens åpningstider. Åpningstider Administrasjon av bedriftens åpningstider på køgrupper og hovednummer, med mulighet for avansert unntakshåndtering (f.eks. ved ferie og helligdager). Lydfiler Innspilling og oppsett av lydfiler i tilknytning til bedriftens køgrupper og hovednummer. Lytt til meldinger på telefon eller direkte i nettleser. Køgrupper Administrer hvilke køgrupper som skal tilknyttes hovednummeret, med avanserte valg for ringesløyfen. VIP-lister Sorter innringere på nummer, og send dem til ønsket køgruppe ved behov. Tastevalg Legg inn tastevalg slik at kundene enkelt kommer til riktig avdeling. Tilbakering Administrerer oppsett av tilbakering, for å yte ekstra god service ved lang ventetid. Løsningen støtter automatisk tilbakering eller manuelt via SMS eller e-post. Talepost Oppsett av talepost på køer og hovednummer, med talemelding til innringer. Beskjeder kan sendes til forhåndsdefinert e-post adresse.

2 Grunnleggende informasjon Phonero Visuell admin er tilgjengelig via Phonero Bedriftsportal, og på administrasjonssidene til Phonero Bedriftsnett. Din bruker må ha nødvendige tilganger for å ta i bruk Phonero Visuell admin. Alle bedriftens løsninger som er tilgjengelig for administrering via Visuell admin, kan hentes frem fra Meny og Åpne. Her finner du en liste over løsninger, med tidligere versjoner (dersom du ønsker å hente f.eks. forrige ukes oppsett). Du kan i tillegg styre hvilken løsning bedriftens nummer skal routes til, fra valget Mine nummer i menyen. Ved å klikke på øverst på menyen, kan løsningen testes ved å ringe opp et nummer, og man kan simulere hvordan løsningen fungerer på det tidspunktet og den datoen man velger. For å teste på dagens dato og tidspunkt, la feltet forbli blankt. Dra for å knytte sammen elementer Velg ønsket åpningstid for elementet Styr samtaler basert på åpningstid Viser at det er ekstra innstillinger tilgjengelig Tildeling av nummer til tastevalg

3 Åpningstider Fra menyvalget Åpningstider på menyen til høyre i grensesnittet kan du legge til nye åpningstider (klikk Ny åpningstid), eller åpne og redigere eksisterende åpningstider for bedriftens løsning(er) fra ikonet. Ved å bruke de predefinerte kategoriene, er det mulig å sette opp forskjellige oppsett i åpningstidene ved lunsjavvikling og øvrige hendelser som repeteres daglig. Disse kategoriene kan trekkes inn i tidslinjene under og brukes om hverandre på alle ukedager etter behov. Hvor samtalene routes, blir videre avgjort av oppsettet i løsningen, og man kan definere hvor samtalene routes avhengig av kategori. Styr samtaler dit du ønsker med predefinerte kategorier Dra i tidslinje for å endre på åpningstidene Velg standard lydfil for åpningstidene Mulighet for å definere unntak i egen fane

4 Lydfiler Fra menyvalget Lydfiler på menyen til høyre i grensesnittet kan du legge til og spille inn nye lydfiler som brukes i løsningen. Klikk på knappen Redigere for å laste opp, spille inn, endre eller fjerne lydfiler. Lydfiler kan benyttes ved å dra inn elementet Spill av lydfil i grensesnittet, hvor du fra nedtrekksmenyen velger ønsket lydfil. Dersom du velger Lydfil styres av åpningstider, vil lydfilene du har definert under åpningstider bli avspilt som standard når det er åpent, stengt osv. Last opp lydfil eller bli oppringt på telefonen for å spille inn Knytt lydfiler mot kategori, spill av filene på telefon eller i nettleser Legg til og håndter lydfil-kategorier for enklere sortering og oversikt

5 Køgrupper Fra menyen kan man benytte elementet Sett i kø som funksjon for å styre hvor en samtale skal routes. På elementet kan man velge hvilken køgruppe samtalen skal routes til, samt gjøre endringer på hvordan køgruppen skal fungere (fra ikonet ). De forskjellige valgene som kan defineres på Sett i kø er beskrevet under: Visningsnavn Tekst i dette feltet vil vises i displayet på IP-apparatene Cisco 504 og Cisco 525 ved inngående anrop til køgruppen. Endre visningsnummer (kun ved mobilt svarsted) Prefix: Vises foran innringernummer. Maksimalt to siffer. Suffix: Vises bak innringernummer. Maksimalt to siffer. Overstyr visningsnr.: Viser ett av bedriftens nummer fremfor innringers nummer. Legg på 0047: Legger på landskoden. Ringelengde per person Hvor lenge samtalen skal ringe per person i køgruppen. Ringelengde totalt Hvor lenge samtalen skal ringe totalt i køgruppen. Dersom det settes en verdi her, må det defineres neste steg for å unngå at samtalen bare legges på etter maks tid. Prioritet Setter prioritet på samtalene inn mot samme kø. 9 er høyeste prioritering på dette elementet. Ventemusikk Ingen ventemusikk: Innringer hører kun ringetone. Alltid ventemusikk: Hører aldri ringetone. Spill ringetone, uten beskjeder: Kun ringetone, ingen lydfiler spilles av. Ventemusikk ved kø: Kun ventemusikk i kø, ringetone når samtale settes til bruker. Ringemetode Round Robin : Ringer hos den som har vært lengst ledig, så fremt de har lik prioritet i køgruppen. Ellers vil prioritet bestemme. Ring All: Ringer på alle som er logget inn i køgruppen samtidig, uavhengig av prioritet. Ring All Priority #1: Ringer samtidig på alle med lik prioritet. Ring All Priority #2: Eskalerende ringing, først på de med 0, deretter 0 og 1, deretter 0,1,2 osv No Login Round Robin: Ringer på alle som er medlem av gruppen, uavhengig av om de er innlogget eller ikke. Trenger altså ikke være innlogget i gruppen. No Login Ring All Pri #1: Ringer samtidig på alle med lik prioritet. Trenger ikke være innlogget i kø, bare være medlem. No Login Ring All Pri #2: Eskalerende ringing, først på de med 0, deretter 0 og 1, deretter 0,1,2 osv. Trenger ikke være innlogget i kø, bare være medlem. Avslutt ved kø Ved kø, går samtalen automatisk videre til neste steg (hvis definert). Defineres ikke neste steg, blir samtalen avsluttet automatisk. Tillat tom kø Samtalen går videre til neste steg, hvis ingen medlemmer er innlogget. Defineres ikke neste steg, blir samtalen avsluttet automatisk. Kømelding Talemelding som spilles av hvert X sekund, som definert i valget under (Hyppighet for kømelding).

6 Tilbakering Ved å benytte elementet Ring tilbake kan innringer bli automatisk oppringt, eller bedriften kan motta SMS eller e-post med nødvendig kontaktinformasjon. De forskjellige valgene som kan defineres på Ring tilbake er beskrevet under: SMS/E-post Benyttes hvis Auto ikke er valgt (ved Auto settes samtalen i kø for automatisk tilbakering). I dette feltet defineres det hvilket mobilnummer eller e-post adresse man vil motta informasjon om innringer på. Tvungen inntasting Ved JA på dette valg, blir innringer bedt om å taste inn nummeret de ønsker å ringes tilbake på. Bekreftelsesmelding Ved JA, spilles denne lydfil av etter at innringer har tastet inn sitt telefonnummer for tilbakering. Ved NEI, spilles lydfilen av umiddelbart. Ugyldig inntastet nummer Lydfil som spilles av hvis innringer taster et ugyldig nummer. Infomelding Lydfil som spilles av hvis innringer får tilbud om tilbakering. Brukes kun ved Tvungen inntasting. Tastevalg Ved å benytte elementet Be om tastevalg gis innringer mulighet til å taste seg frem til ønsket køgruppe eller andre elementer. Fra elementet kan man velge hvilken lydfil (lydfilen som informerer om tastevalgene) som skal spilles av, samt sette tidsavbrudd. Elementer under Be om tastevalg kan gis hvert sitt tastevalg mellom 1-9, og man kan definere hvor samtalen settes dersom innringer ikke taster inn noe, eller bruker taster et ugyldig/ikke-definert tastevalg. Ring tilbake med Hvilket visningsnummer som benyttes for tilbakering. Åpningstider Hvilken åpningstid som skal benyttes sammen med tilbakering. Kan være en annen enn køgruppen eller hovednummerets åpningstid (f.eks. hvis man ønsker tilbakering i lunsjen). Øvrige funksjoner Link til annen meny Benyttes hvis man ønsker å route samtalen til en av bedriftens øvrige løsninger hos Phonero. Personlig talepost Mulighet for å definere at samtalen skal routes til en brukers talepostkasse. Sett over ekstern Kan benyttes for å route samtaler eksternt. Bedriften betaler normal takst som for en IP-samtale ved bruk av dette valg. Talepost Dersom samtalen skal routes til bedriftens talepostkasse, kan dette valget benyttes. Innringer vil som standard høre ett pip, eller man kan velge lydfil som skal spilles av. Beskjeden fra innringer sendes som lydfil til forhåndsdefinert e-post adresse. VIP-lister For å styre enkelte samtaler fra et felles hovednummer inn til en spesifikk køgruppe, kan man bruke VIP-lister. Fra nedtrekksmenyen på elementet velges hvilken VIPliste som skal benyttes. Opprettelse av VIP-lister, samt innhold i listene (telefonnummer) defineres under Admin-fanen på