Lyngen kommune Arkivsaknr: 2009/1399-61 Arkiv: 614 Saksbehandler: Kåre Karlsen Dato: 25.10.2010 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato Lyngen kommunestyre Revidert økonomisk ramme - Eidebakken skole Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 Protokoll fra Plan- og Byggekomiteens møte 22/10-2010 Rådmannens innstilling 1. Byggeprosjektets økonomiske ramme økes fra 146 MNOK til 159 MNOK inkludert mva. 2. Plan- og byggekomiteen behandler alle saker vedrørende nye tiltak innenfor ny vedtatt ramme. 3. Økning i kostnadsramme, 13,0 MNOK finansieres ved øket låneopptak. Konsekvensene innarbeides i budsjettarbeidene for 2011. 4. Tilskudd som oppnås fra STUI og ENOVA, samlet inntil 18 MNOK, forutsettes disponert til reduksjon av låneopptaket. Saksopplysninger Kommunestyret i Lyngen vedtok 22/6-2009, sak 20/09, iverksetting av utbyggingen innenfor en total økonomisk ramme på 146 mill kr. 1. Administrasjonen bes iverksette utbyggingen av Eidebakken skole i henhold de foreliggende planer innenfor en kostnadsramme på 146 MNOK. 2. Utbyggingen iht pkt 1 planlegges finansiert med a. Tilskudd til enkelttiltak i prosjektet, foreløpig beregnet til 5 MNOK b. Låneopptak kr 113 MNOK c. Kompensasjon for mva, 28 MNOK disponeres til reduksjon av låneopptaket. Låneopptaket korrigeres for eventuelle endringer i oppnådd tilskudd. 3. Administrasjonssjefen tilpasser økonomiplanen til vedtatt utbygging. 4. Plan- og byggekomiteen orienterer kommunestyret på egnede tidspunkter om framdrift og status på utbyggingen.
Utbyggingen av Eidebakken skole er i dag omentrent halvferdig. Ulike forhold, som er redegjort for i saksutredninger og vedtak i Plan- og byggekomiteen har medført at det er behov for å revidere prosjektets økonomiske rammer. Vedtak om iverksetting av forberedelse for framtidig utnytting av loftsarealene, 1200 m2, framstår som utløsende faktor for behov for revidering av prosjektets økonomiske rammer. Vurdering Det er administrasjonens vurdering at det uavhengig av dette tiltaket ville vært behov for revidering av prosjektets økonomiske rammer, men på et senere stadium. Hovedelementene i kostnadsendringene, slik de foreligger, er 3-delt med i størrelsesorden 1/3 på hvert hovedelement. Etablering av nebb-arker for forberedelse av utnytting av loftets 1200 m2 Reguleringer av kontraktenes mengder basert på feil i anbudsgrunnlagene Andre uforutsette hendelser og tiltak (tiltak som ikke var forutsatt innenfor den økonomiske ramme kommunestyret vedtok). Plan- og byggekomiteens forslag til øket økonomisk ramme ivaretar både de hendelser / situasjoner som ligger til grunn for dagens rapportering og de tiltak det er mulig å forutse framtidig. Det er innarbeidet en reserve som det er forutsatt fra komiteens drøftinger at skal være under komiteens kontroll. Denne forutsettes å skulle ivareta forhold som faller utenfor prosjektets forutsatte rammer. (Eksempelvis de forhold som framkommer av vedlagte sak 17/2010 og tilsvarende forhold). Plan- og byggekomiteen har videre lagt til grunn for sitt vedtak at det fortsatt er utbyggingselementer med større usikkerhet som ikke er iverksatt. Herunder ombygging av eksisterende gymsal og oppbygging av ny svømmehall basert på eksisterende svømmehall.
Plan- og byggekomiteen Eidebakken skole Møte: Møtetid, -sted: Fredag 22/10-2010 kl 0900 - Kommunehuset 2.etasje Møtt: Plan- og byggekomiteen Rolf Johansen Formann rolf.johansen@lyngen.kommune.no Lars Tore Larsen ltl@aluplast.no Irene Sørensen visoely@online.no Karl Arvid Brose k-abro@online.no Stein Åge Middtun stein.mi@hotmail.com Forfall Fra Ansatteutvalget Arild Sørsand arild.sorsand@lyngen.kommune.no Fra Administrasjonen Leif Lintho Rådmann leif.lintho@lyngen.kommune.no Hans Petter Myrland Prosjektansvarlig Kåre Karlsen Assisterende Prosjektansvarlig Viggo Berglund Byggeleder Forfall Terje Hanssen Prosjektleder (PL) Ordfører Hans Karlsen Kopi til: Prosjekteringsgruppa 20/2010 Eidebakken Godkjenning av protokoll. Protokoll fra møte 8/10-2010 er tidligere oversendt medlemmene pr epost. Vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen godkjenner protokoll fra møte 8/10-2010 Enstemmig 16/2010 Eidebakken Behandlet 8/10-2010 Statusrapport Økonomi. Ved foreliggende situasjon er status pr dd at reserven er på 0-punktet. Dette betyr at det teoretisk kan ferdigstilles uten overskridelser av budsjettet. Det er imidlertid slik at det fortsatt er en del usikkerheter knyttet til både omfang og innhold i løsninger, og rehabiliteringsdelen av prosjektet
er ikke kommet langt. Det er fortsatt usikkerheter knyttet til prisstigning og renteutvikling som vil kunne påvirke sluttresultatet. Det er også usikkerheter knyttet til oppgjør av grunnarbeidene som er regulerbare. I prognosen for resultatet av byggekostnadene er det tatt hensyn til de forhold som er kjent i dag. Hovedpunktene i tillegg slik de foreligger er som følger: (alle tall ex mva) Avvik i rivearbeider 1,0 MNOK Avvik i mengder 2,5 MNOK Etablering av nebbarker og loft 3,0 MNOK Endringer vannforsyning 0,1 MNOK brannvann Energibrønner, øket antall 0,4 MNOK Energibrønner, utglidning i borehull Andre endringer og reguleringer 1,25 MNOK Ombygging Solhov for 0,5 MNOK undervisning Pedagogisk utviklingsarbeide 0,25 MNOK SUM større endringer/avvik 9,0 MNOK (ca 7,5%) Det er i tillegg en god del mindre avvik som går både som tillegg og fradrag, og som gir et samlet totalbilde i dag på 9,0 MNOK ex mva. Som det framkommer av oversikten er det største enkelttiltaket med endringer knyttet til tilrettelegging for utnytting av loftsetasjen, ved etablering av nebb-arker og forberedelse for utnytting av arealene. Arealtilfanget er ca 1100 m2. Tillegget utgjør ca 2700 kr/m2. Det er i prosjektets kostnadsramme avsatt 2,3 MNOK til inventar. Dette er et fag og et kostnadsområde som varierer svært mye fra skole til skole, og fra kommune til kommune. Det er utarbeidet forslag til omfang av interiør fra Interiørarkitekt. Dette er under behandling i brukergruppa. Det er pr dd ikke klart hvorvidt den avsatte ramme for løst inventar kan tilfredsstille skolens behov. Administrasjonen viser til egen sak vedrørende nye tiltak og økonomisk ramme. NYTT Etter at innkalling var sendt ut er det framkommet at det er uteglemt poster i anbudet for rehabilitering av betongoverflate i dat gamle bassenget, kostnad anslås av byggeleder til 350 000 kr. Det antas videre at masseoppgjør for grunnarbeidene vil øke med 150 000 kr. Byggeleder kan i møtet redegjøre for dette.
Forslag til vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar gjennomgang av økonomisk status til orientering. Fra drøftingene: Prosjektansvarlig ga en redegjørelse for kostnadsutviklingen for nebbarker. Notat som lå til grunn for redegjørelsen vedlegges protokollen. Saken ble drøftet av komiteen. På bakgrunn av drøftingene fremmet Prosjektansvarlig revidert forslag til vedtak: Revidert forslag til vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar gjennomgang av økonomisk status til orientering. 2. Orientering om kostnadsutvikling av nebb-arker tas til etterretning. 3. Prosjektledelsen har plan- og byggekomiteens tillitt. Etter ønske fra Plan- og Byggekomiteen ble det votert på hvert enkelt punkt. Punkt 1 enstemmig vedtatt Punkt 2 vedtatt mot 1 stemme Punkt 3 vedtatt mot 1 stemme Vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar gjennomgang av økonomisk status til orientering. 2. Orientering om kostnadsutvikling av nebb-arker tas til etterretning. 3. Prosjektledelsen har plan- og byggekomiteens tillitt. Stein Åge Middtun ber om følgende protokolltilførsel: Stein Åge Middtun vedkjenner seg ikke de økte kostnader på nebbarker, utover 1,4 mill som formannskapet vedtok
17/2010 Eidebakken Behandlet 8/10-2010 Nye tiltak Gjennom prosjektets utvikling har det framkommet behov for nye tiltak i tilknytning til etableringen. IKT I prosjektets rammer der det tatt hensyn til bygningen og bygningens infrastruktur, i normalt omfang. Læremidler og utstyr for utnytting av IKTløsninger er det ikke tatt høyde for i byggeprosjektet. Rektor har tatt ansvaret for å fremme et behov for IKT-baserte læremidler (elektroniske tavler, skrivere, prosjektorer, annet datautstyr) som vurderes som nødvendig for å kunne drive god undervisning i ny skole. Merknader fra skolen: Skolen er enige om at alt fastmontert utstyr (skrudd fast i tak eller på vegger) burde kunne defineres som infrastruktur i bygget. På linje med el-kontakter, datauttak, trådløse aksesspunkt mv. Slik sett vil vi også definere elektroniske undervisningstavler, elektroniske info-tavler som en del av den totale infrastrukturen i bygget. Dette er ikke utstyr som man kan flytte rundt. Dette er utstyr som står fast og er spesialtilpasset på sin definerte plass. Enten det er i et baserom, spesialrom, kantine, administrasjon osv. Elektroniske tavler (Smartboards), er viktig i dagens opplæring/undervisning. Tavlene har flere bruksområder; whiteboard, flippover, presentasjon og lerret. Den er et meget effektivt pedagogisk verktøy. Erfaringer fra skoler viser at de sparer penger på å investere i interaktive tavler fordi de slipper å kjøpe lerret, kart, krittavle, flippover og dessuten trenger færre lærebøker. Det øvrige utstyret er tildels flyttbart og vil nok ikke defineres som fast inventar. Det være seg, printere, PC er, skjermer, ladeskap m.m. Skolehverdagen i dagens skole består ikke lengre bare av tavle, kritt og lærebok. Elevene benytter i stor grad digitale hjelpemidler for å løse oppgaver, finne svar og supplerende læringsressurser. Det benyttes elektronisk læringsplattform i Lyngen kommune, for samtlige elever på alle skoler. Fronter. Her gjør elevene sine oppgaver i fag. Kan utføre en elektronisk prøve (laget av lærer), og tilegne seg kunnskap gjennom lærers tilrettelegging for sitt fagområde. Gjennom Fronter føres bla. elektronisk fraværsregistrering av elever. Orden og adferd samt karakterer i fag registreres. Foreldre kan gjennom egen brukertilgang på Fronter følge med hjemmefra på sitt barns ve og vel på skolen. Skolen har også gjennom denne plattformen mulighet til å kontakte heimen via SMS-tjenester. Dette blir benyttet på Eidebakken skole. Skolen har i dag eldre datautstyr til elever og lærere. Det vil være svært lite av nåværende utstyr som vil kunne benyttes på den nye skolen. Det vil være for gammelt og utslitt for å ta det med til nyskolen. Det blir tvingende nødvendig at det kommer inn mye nytt IKT-utstyr i nyskolen.
Tror skolen vil oppleve det svært problematisk om ikke dette skjer. Og mye av det som i dag brukes av Læringsressurser er helt avhengig at man har funksjonelt IKT-utstyr. I dagens situasjon er vi avhengig av å kunne ha oppegående- og nok IKTutstyr for å kunne drive på med en forsvarlig opplæring, slik at vi ser at elevene skaffer seg riktig digital kunnskap. Digital kunnskap regnes som kjent, som en av 8 basisferdigheter som den norske grunnskolen har forpliktet seg til å gi dagens unge. (Jfr. Kunnskapsløftet generell del). Statens krav om deltakelse i Nasjonale prøver (digitale oppgaver som løses av elever på nettet). Elektronisk eksamen for avgangsklassene (10.trinn). Krav om IKT-kunnskap, hvis PC er benyttes til ordinær skriftlig eksamen. (Hvis eleven da ikke innehar den nødvendige kunnskapen kan det resultere i trekk på fagkarakter). Tror at det blir viktig for kommunen at Eidebakken skole utstyres med tilstrekkelig IKT-utstyr ved ferdigstillelse av nybygget. Kommunen er på Robeklista, med de konsekvenser dette medfører. Den økonomiske situasjonen for kommunen vil bli tøff i årene som kommer. Og IKT-utstyr til skolebruk kommer man ikke unna, enten man får det inn som en del av det totale byggeprosjektet, eller om man må gå til kommunestyret i etterkant og be om nødvendig bevilgning. Dette siste tror jeg vil bli svært vanskelig i dagens økonomiske situasjon. Oversikt over presentert behov er vedlagt innkallingen. Behovet som er presentert utgjør ca 2 MNOK ex mva. ATKOMSTVEG I prosjektet er det tatt høyde for etablering av busslomme nedenfor skolen. Det er imidlertid ikke tatt høyde for utbedring av atkomstveg som har vært antatt å tilhøre kommunal veg. Det er derfor ikke satt av hverken mengder eller økonomisk ramme for dette. Det er innhentet kostnadsoverslag fra entreprenør for disse arbeidene, og det er antatt kostnader på ca 0,4 MNOK for tiltaket. Administrasjonen er ikke kjent med andre tiltak som er presentert som behov i prosjektet. Dersom disse tiltakene skal hensyntas i prosjektet må økonomisk ramme korrigeres tilsvarende. Det vises til sak 16 hvor det framkommer at det ikke er reserver som kan disponeres i prosjektet. Administrasjonen fremmer saken til drøfting. Resultatet av drøftingene ivaretas gjennom behandlingen av sak 18 Økonomisk ramme. Vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen vil ivareta resultatet av drøftingene under behandlingen av sak 18/2010 Enstemmig
18/2010 Eidebakken Saken utsatt i møte 8/10-2010 Økonomisk ramme. Prosjektets kostnadsramme ble vedtatt av kommunestyret den 26/6-2008 til 146 MNOK Som det framkommer av sak 16 er det pr dd ikke reserver i prosjektet. Det foreligger da to prinsipielle muligheter Redusere kostnader ved reduksjon av tiltak Øke kostnadsramme. Det vil være normalt at det gjøres vurderinger knyttet til begge disse mulighetene. Det vises i tillegg til de behov for nye tiltak som er presentert i sak 17/2010. Det er administrasjonens vurdering at utsettelse av ferdigstilling av deler av anlegget ikke er hensiktsmessig. Dersom det skal gjøres endringer i prosjektet bør disse være av permanent karakter. Det vil alltid være upopulært å berøre en utbyggings omfang, men det vurderes å være administrasjonens plikt å legge fram de muligheter som foreligger. Administrasjonens gjennomgang er basert på at eventuelle tiltak skal være permanente og at skoleanlegget skal fungere også om tiltakene til kostnadsreduksjon gjennomføres. POTENSIELLE TILTAK FOR REDUKSJON AV KOSTNAD. Alle rådgiverne for alle fag er utfordret til å foreslå tiltak under sin respektive områder. Hovedinnhold i tilbakemeldingene er at det er innenfor utomhus tiltak at det kan være potensialer til tiltak som har noe størrelse. Tiltak Beskrivelse Anbefaling 1 Det er medtatt utstyr av god kvalitet i beskrivelsene. Eksempelvis er det medtatt mer enn 800 000 kr til benker og fast lekeutstyr samt ballbinger for kr 900 000, samlet 1,7 MNOK ex mva Anbefales ikke iverksatt av hensyn til tilbud til uteaktiviteter. 2 Fjerne kantstein i granitt. Innsparing 140 000 kr. Negativt for utseende og drift. Kan iverksettes uten større negative virkninger. 3 Fliser av naturstein i amfi/kantine. Kostnad 1,3 MNOK. Ved å erstatte disse med keramisk flis kan spares ca 0,65 MNOK. Ved å erstatte med Kan iverksettes. Visuell konsekvens ved 0,65 MNOK Konsekvens for
golvbelegg kan spares inntil 1,0 MNOK. Erstatning med keramisk flis har ingen annen konsekvens enn visuell. Erstatning med gulvbelegg vil medføre høyere driftskostnad. 4 I resten av bygget er det flis i et omfang på ca 3,4 MNOK. Deler av dette (ikke basseng) kan erstattes med belegg på golv og vegg. Dette vil ha betydning for driftskostnader. Dersom 50% av flis kan erstattes med belegg vil det være et sparepotensiale på inntil 1,0 MNOK. Dersom dette skal iverksettes må det gjøres en nøye gjennomgang av hvilke arealer om endres. Elementet er ikke utredet. drift ved 1,0 MNOK Av hensyn til driftsøkonomi anbefales dette ikke. Potensial for reduksjon er ca 3,8 MNOK ex mva. Administrasjonen anbefaler at det iverksettes tiltak 2 og 3 ovenfor med samlet 0,8 MNOK ex mva (1,0 MNOK inkl mva) Ved gjennomgang av detaljer i planene kan det gjøres mindre innsparende tiltak, men ikke tiltak som gjør reelle utslag på de samlede kostnader. RESERVE I prosjektets opprinnelige rammer var det satt av 6 MNOK til reserve ved oppstart. Dette utgjør ca 5%. Som det framkom under behandlingen av sak 16/2010 er reservene disponert. Det er registrert endringer på ca 9 MNOK. Det er også gjennomført tiltak for å redusere kostnader, herunder reguleringer av løsninger og mengder, som har redusert samlede kostnader. Dette er tatt hensyn til i rapporter fra prosjektets økonomistyring, og medfører at reserven er på 0-punktet. Flere av de kostnadsdrivende endringer/reguleringer ville vært ivaretatt ved kontrahering dersom det ikke hadde vært feil i mengder i anbudsgrunnlagene. Dette betyr at det ville vært tilsvarende høyere tall i anbudene som lå til grunn for beregning av økonomisk ramme. Dette omfatter samlet ca 3 MNOK for alle fag. Det er 20/10-2010 ingen reserver i prosjektet for å ivareta tillegg/endringer. Som det framkommer av forutgående tekst er det begrensede tiltak som kan iverksettes for kostnadsreduksjoner, når en skal unngå tiltak som kun utsetter kostnadene, eller som medfører høyere driftskostnader. Reduksjon av arealer, som er den største kostnadsbæreren, er ikke en opsjon på nåværende tidspunkt.
Framdriftsmessig/ økonomisk er prosjektet ca halvveis. Det medfører at det gjenstår ca 70 MNOK. For håndtering av ordinære hendelser vil det normalt være tilstrekkelig med en reserve på 3,5 MNOK (ca 5%). Dette er samme reservenivå som prosjektet hadde ved byggestart. Prosjektets avsetninger for reserver for resterende del av prosjektet kan gis en behandling hvor denne deles i to deler. En del som kan forvaltes av Prosjektansvarlig (administrativt) og en del som skal behandles av Plan- og byggekomiteen for å sikre stramhet i benyttelse av reserve. Det forventes at det framkommer øket press på gjennomføring av endringer mot bygeprosjektets avslutning. Vi ser at det er avsatt en ramme for løst inventar hvor det erfaringsmessig alltid vil presenteres behov som går ut over de forutsetninger som er lagt til grunn. Vi ser også at det er presentert behov for IKT-investeringer som går ut over de forutsetninger som ligger til grunn for inngåtte kontrakter. Dette medfører at det bør være en endringsreserve i prosjektet, ut over den reserve som er omtalt ovenfor. Denne reserven skal ikke kunne disponeres av prosjektet uten etter konkret vedtak i Plan- og Byggekomiteen. De behov som er fremmet gjennom sak 17/2010 Nye tiltak utgjør alene 2,4 MNOK ex mva. Administrasjonen foreslår at prosjektets avsetninger til reserve økes for å kunne ivareta både det generelle behovet for reserver og reserve for å ivareta eventuelle nye tiltak som kommer opp i eller inntil prosjektet. 3 mill kr ex mva (3,75 mill inkl mva) til usikkerhet/ forventede tillegg 5 mill kr ex mva (6,25 mill inkl mva) til endringer Plan- og byggekomiteen skal innenfor den gitte ramme behandle alle tiltak som ikke dekkes av de inngåtte kontrakter og forutsetninger, herunder de tiltak som er fremmet under sak 17 Nye tiltak. I tabellen nedenfor er alle tiltak og summer ført opp inkludert mva. Element Kostnad Inkl mva Tidligere vedtatt kostnadsramme 146,00 MNOK Anbefalte innsparinger (kantstein og skiferflis) -1,00 MNOK Tilrettelegging for loft (Ref vedtak i Fmsk sak 3,75 MNOK ) Reserver til P&B disposisjon 10,00 MNOK SUM 158,75 MNOK Ny kostnadsramme avrundet 159,00 MNOK
Finansiering. Administrasjonen arbeider med potensielle tilskudd til prosjektet. Det er sendt søknad til ENOVA etter at signaler om tilskudd foreligger. Det er i finansieringsplan ikke forutsatt tilskudd. Det kan for de omsøkte prosjekter oppnås inntil 2,5 mill kr i tilskudd. Revidering av søknadene til STUI forventes å gi noe større uttelling av tilskudd enn forutsatt i prosjektets finansiering. Stui støtter med 50% av godkjent kostnad. Kostnad til utomhus anlegg er ca 2,7 mill som kan gi 1,3 mill i tilskudd. Det er i vurderingen av finansiering forutsatt halvparten av volumet. Revidert gjennomgang av kostnadene i kontrakten til svømmehall, gymsal og garderober vil gi et bedre bilde enn de tidligere antagelsene. Arkitekt har gjennomgått kostnadene for de anlegg som kan støttes av STUI, og beregnet dette til ca 30 MNOK inkl mva, utenom utomhus som er omtalt ovenfor. Samlede støtteberettigede tiltak utgjør i kontraktene ca 32,7 MNOK, og derved et potensielt tilskuddsomfang på 16 MNOK. Dette er ikke tatt hensyn til under vedtak om finansieringen av utbyggingen. Basert på oppstillingen foran fremmer rådmannen saken til behandling i Plan- og Byggekomiteen med slikt forslag til Vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen vedtar å fremme saken til behandling i kommunestyret med forslag om at a. Byggeprosjektets økonomiske ramme økes fra 146 MNOK til 159 MNOK inkludert mva b. Plan- og byggekomiteen behandler alle saker vedrørende nye tiltak innenfor ny vedtatt ramme. c. Økning i kostnadsramme, 13,0 MNOK finansieres ved øket låneopptak d. Tilskudd som oppnås fra STUI og ENOVA, samlet inntil 18 MNOK, forutsettes disponert til reduksjon av låneopptaket. Fra drøftingene: Ved eventuell fjerning av kantstein må det kontrolleres om krav til universell utforming tilfredsstilles. Ved endringer av overflatebehandling må eventuelle konsekvenser for akustikk avklares.
Viktig å tenke måtehold Fortsatt usikkerheter knyttet til konsekvenser av ombygging av eksisterende anlegg når ombyggingen av gymsal iverksettes. Usikkerhet også knyttet til eksisterende bassengkar som skal rehabiliteres. Framtidig møtefrekvens (møteplan) vil være avhengig av i hvor stor grad reserver skal delegeres fra Plan- og Byggekomiteen til Prosjektansvarlig (rådmannen). Basert på saksutredning og komiteens drøftinger fatter Plan- og byggekomiteen slikt Vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen vedtar å fremme saken til behandling i kommunestyret med forslag om at Enstemmig a. Byggeprosjektets økonomiske ramme økes fra 146 MNOK til 159 MNOK inkludert mva b. Plan- og byggekomiteen behandler alle saker vedrørende nye tiltak innenfor ny vedtatt ramme. c. Økning i kostnadsramme, 13,0 MNOK finansieres ved øket låneopptak. Konsekvensene innarbeides i budsjettarbeidene for 2011. d. Tilskudd som oppnås fra STUI og ENOVA, samlet inntil 18 MNOK, forutsettes disponert til reduksjon av låneopptaket. Lyngseidet, 25. oktober 2010 Rolf Johansen Leder Plan- og byggekomiteen Vedlegg: Økonomisk hovedsammenstilling
Lyngen kommune Arkivsaknr: 2010/2121-23 Arkiv: U64 Saksbehandler: Hans Petter Myrland Dato: 25.10.2010 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato Lyngen formannskap Lyngen kommunestyre Flytebrygga på Lyngseidet Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 Avtale mellom Nina/Ola Giæver sen. og Lyngen kommune Rådmannens innstilling 1. Lyngen kommune overtar flytebrygga m/tilbehør, anlagt av Lyngen Alp som et kommunalt prosjekt som finansieres fullt ut av Lyngen kommune. 2. En forutsetning for en overtakelse som skissert er at alle tillatelser til etableringen, grunnavståelser m.v. som er innhentet av Lyngen Alp overdras kostnadsfritt til Lyngen kommune etter at avtalene er godkjent av kommunestyret. 3. Prosjektet kostnadsberegnes og føres opp på investeringsbudsjettet for 2011 med første prioritet og innarbeides i økonomiplanen for 2011 2014. Kostnadsberegningen skal godkjennes av formannskapet før prosjektet blir overtatt som et kommunalt prosjekt. 4. Foreliggende tilsagn i 2010 kan brukes som del oppgjør ovenfor leverandører allerede i år. 5. Avtaleforslaget mellom Nina/Ola Giæver se. og Lyngen kommune godkjennes. Saksopplysninger Spørsmålet om etablering av ny flytebrygge på Lyngseidet er tidligere behandlet av kommunestyret i to omganger. Første behandling skjedde i k-sak 4/10 der ny flytebrygge ble vedtatt utlyst og etablert så snart som praktisk mulig, kommunestyret ga rådmannen fullmakt til å gjennomføre tiltaket innenfor en ramme på 1. mill kr.
Andre behandling skjedde etter at det var avklart at det ikke ville være mulig for kommunen å kunne overholde tidsskjemaet for etableringen om prosjektet skulle løses i kommunal regi, avklaring resulterte i at Lyngen ALP selv skulle forestå etableringen mot at det ble stilt kommunal garanti ovenfor aktuelle leverandører, garantispørsmålet ble behandlet i k-sak 23/10 der garanti på vilkår ble vedtatt innvilget. Da garantibeløpet var større en det kommunestyret uten godkjenning selv kan gi ble saken fremmet ovenfor Fylkesmannen som en søknad om godkjenning av garantivedtaket. I brev av 09.07. d.å. avslår Fylkesmannen en slik godkjenning. I og med manglende godkjenning så er nå situasjonen den at etableringen er gjennomført uten at nødvendig finansiering er/var på plass utover tilsagn til Lyngen kommune fra Troms fylkeskommune stor kr. 350.000,- Lyngen ALP har søkt Sametinget om tilskudd og er innvilget kr. 170.000,- betinget av at Lyngen ALP står som eier av flytebrygga. Utover at saken ble utsatt har rådmannen selvsagt notert seg de holdninger som ble fremført uten at disse ble gjenstand for votering. Med henvisning til debatten og utsettelsesvedtaket har rådmannen på nytt sett på de muligheter til løsning som kan finnes uten at løsningen fører til utilsiktede problemer for de aktører som har vært involvert ved etableringen. Vurdering Rådmannen har tidligere gitt uttrykk for bekymring for den tvangssituasjon som alle involverte nå befinner seg i. Når det gjelder kommunens ansvar så går denne ikke lengre en at det normalt er det offentlige som både etablerer, drifter og står som eiere av anlegg som skal kunne brukes av allmennheten. Det er blitt opplyst at styret i Lyngen ALP har drøfte et mulig eierskap til flytebrygga, dette er avslått. Det er et ubestridelig faktum at flytebrygga ble bestilt av Lyngen ALP da kommunen rent tidsmessig ikke ville klare en slik etablering før første anløp. Etter at flere alternativer er vurdert gjenstår nå bar to muligheter hva angår framtidig eierskap, enten overtar kommunen prosjektet eller så forblir den leverandørenes eiendom da det er avklart at Lyngen ALP ikke har mulighet eller ønsker å påta seg dette. Rådmannen vurderer privat eierskap av noe som regnes som offentlig infrastruktur som lite ønskelig. Når det gjelder det økonomiske ansvaret det er snakk om så opplyses det fra Lyngen ALP at kostnaden nå er kr. 812.000,- inkl. mva. Dersom kommunen overtar prosjektet så er kun kr. 350.000,- finansiert i form av tilsagn fra Troms fylkeskommune, hva og om et evt. tilskudd fra Sametinget som er søkt av Lyngen ALP kan overføres til kommunen som Lyngen ALP`s andel av prosjektet er ikke avklart. Før en evt. transport av tilsagnet fra Sametinget foreligger så gjenstår det å skaffe dekning for kr. 562.000,- Løses prosjektet som et kommunalt prosjekt så vil kommunen få momskompensasjon for investeringen. Etter en totalvurdering så vil rådmannen, selv med det økonomiske aspektet som ligger i saken tilrå samme innstilling som i den utsatte saken.
AVTALE
MELLOM NINA/OLA GIÆVER SEN. OG LYNGEN KOMMUNE VEDR. BRUK AV KAI/FLYTEBRYGGE PÅ LYNGSEIDET Bakgrunn for avtalen er at det ved etablering av ny flytebrygge på Lyngseidet skal utarbeides avtale om disponeringen av kai/flytebrygge til bruk for handling av sjøreisende gjester til Lyngseidet. Det skal også tilpasses det behov som Lyngen kommune måtte ha innen reiseliv, da Lyngen kommune er eier av flytebryggen. Lyngen kommune har finansiert nytt tredekke på kaia. Flytebryggen som eies av Lyngen kommune, er forankret i kaifundamentet og utgjør dermed et komplett anlegg for ilandføring av gjester og annet. Det inngås følgende avtale: 1. Flytebrygga eies av Lyngen kommune. 2. Kai eies av grunneier Giæver. 3. Lyngen kommune har drifts, vedlikeholds- og forsikringsansvar for kai/flytebrygge, dog ikke forsikringsansvar for kai. Det påhviler grunneier. 4. Anlegg av flytebrygge/kai som beskrevet skal være vederlagsfritt i avtaleperioden. 5. Denne avtale gjelder fra 01.01.2011 til 31.12.2013. 6. Etter avtaleperiodens utløp foretas en evaluering med sikte på en langsiktig avtale mellom partene. Lyngseidet, Som grunneier: For Lyngen kommune: