Referat Hovedstyremøte 10.04.2014 Referent og kontorvakt: Markus Ikke tilstede: Kristine, Ørjan Vinstraff: Runde rundt bordet Arrkom: Gjennomført AbaCupen og gratis bowling; holder på med å planlegge fadderperioden (evtl. linjefest/abafest på et utested) Bedkom: hatt siste komitémøte; vært i møte med Egon og Geir Arne; svart på viktige mail Fagkom: arrangert Thorsheim; jobber med Sikkerhet og sårbarhet ; vært i møte med Geir Arne LaBamba: kom på andre plass på O'Store Kielderfest ; vårrengjøring (går nå ann å se gulvet på LaBamba); prøver å levere ut gjenglemte tøy PR: filmet og tatt bilder på AbaCup; har tatt, redigert og sendt ut portrettbilder; mer eller mindre ferdig med filmingen; interessegruppeplakat; fadder t skjorte design ferdig readme: har publisert semesterets siste utgave; vil få stemmer for Gullblekka fra medlemmene Webkom: jobbet videre på nyitrondheim.no; har fått tre servere fra NTNU IT Nestleder: (ikke tilstede) Økonomi: betalt regninger; fått tilgang til kontoene backup: kritikk for at backup kom med kommentarer mange dager i forkant, men at HS ikke tok hensyn til dem; også litt dumt at et helt fersk HS skal lage strategier; reklamerte for buddyordningen (nyttig å ha) Ris og ros Ros til LaBamba for andre plass på O'Store. Ros til readme for en veldig bra utgave. Ros til NTNU IT og Webkom for nye servere. Ros til PR for CV fotoshooten og lagt ut bilder fra AbaCup på facebook. Ris til HS for å ikke ha tatt hensyn til kommentarer fra backup.
TODO fra forrige møte Arrkom får ansvar for å snakke med Thorleif + andre selskaper. (Til møtet 10.april) Alle må signere på Altinn. Der står det at man må signere et dokument på at man blir med i det nye styret. Gjelder kun nye HS. readme fikser betaling til ME for jubileumsfesten. Alle leser seg opp på Abakule. Bestemmer neste møte om dette skal brukes i år: Situasjon: usikker på om systemet skal brukes til neste år (både i HS og komiteene) Passer ikke for alle komiteene Når det gjelder årets komitémedlem: Holder å ha en avstemning før jul om hvem som burde bli det Lett å se hvem som har jobbet mest for komiteen i løpet av semesteret Konklusjon: opp til hver komité om systemet skal brukes og hvordan man skal velge årets komitémedlem Info fra leder Dagsorden Sponsing av Gullblekka Prisutdeling for alle linjeforeningenes magasinene; arrangementet skal være på Olavs Pub Ble spurt om alle linjeforeningene som deltar kan sponse kr 200 for at arrangementet kan finne sted Konklusjon: alle synes det er greit Betaling Aarhønen Bursdagsfest som Abakus hadde fått fire plasser til Vi har ikke brukt noen av plassene, men blir nå oppfordret til å betale kr 1600 Konklusjon: finne ut om noen faktisk hadde dratt; sende mail om det er greit å vente med en eventuell betaling Ukesmail i påskefeiren Eneste som egentlig må være med er informasjon om "Sikkerhet og sårbarhet" Gratulere Martin med andre plass i O'Store Konklusjon: sender ut ukesmail; har med påskehilsen; fint å fortsette med ukesmail i ferien Workshop med backup om Abakus og strategidokument Sende ut doodle med en gang for å finne dato Skal skje en gang etter påskeferien Tema på workshopen: trenger vi strategidokument?; må det ligge på Abakus.no eller holder det å ha det internt?
Geir Arne Gløskortet Vi kan få rabatter når vi bestiller middag via han; bruker vi han ofte får vi gode/bedre avtaler Vi må alltid gå via han når vi bestiller ting; problemet: han har surret mye før Han tok opp en ny idé på møtet Gløskortet: Fordelskort til studenter der man kan få rabatter til kino, restauranter, bowling, konserter etc. Han spurte oss fordi han gjerne vil få tilbakemeldinger vi skal teste det ut Skal være gratis for komitémedlemmene, men koste kr 80 for de alle andre studentene Skal være prosentvis rabatt på restauranter, 2 for 1 tilbud og noen "gratis" arrangementer Meninger: Teit at det skal være gratis for bare komitémedlemmene Det burde være gratis for alle i Abakus først når det er gratis for noen Konklusjon: Fagkom/Bedkom tar seg av saken foreløpig "Om Oss" må aktualiseres/fikses Komitésidene må oppdateres; helst på en enhetlig måte, da dette ser best ut Konklusjon: Alle komiteene fikser selv; får eventuell hjelp av Webkom/PR Diplomundersøkelse Skal det tas kontakt med ITEM samarbeid; eventuelt bare utlevere resultater Konklusjon: Skal sendes ut så fort som mulig Dropper å kontakte ITEM dette semesteret (men gjør dette til neste år) Svarfrist på undersøkelsen er 25. april Brannverninstruks Situasjon: usikker på hva som skal være med på plakaten Konklusjon: PR følger opp tar det med Kristine og Nicolai Hører med kontorgruppen
Tits Buss Problem: PR vil beholde gammel løsning Tits bare et webinterface til bildearkivet vårt, ikke et fotogalleri Mer arbeid: må sensurere, går gjennom, vedlikeholde og slette mye nøyere og raskere. Løsning: PR får tid til en redigeringsfase der bare de har tilgang (feks. to uker) readme får umiddelbart tilgang til bildene (etter en grov sletting av upassende material (feks. nakenhet)) og tid til å velge bilder de vil holde av til magasinet PR publiserer alle de fine bildene på facebook siden så fort som mulig (utenom de readme holder av) Etter redigeringsfasen får alle i Abakus tilgang til bildene på tits (bilder fra abakom arrangemeter er bare tilgjengelig for komitémedlemmene) Har ringt Thorleifs Bussreiser: Geir Arne må fylle ut et skjema slik at bedriftene betaler kr 200 ekstra som skal settes inn i en pott til Abakus Problem: Dette har aldri blitt gjort vi har ingen penger i potten hos Thorleif Meninger: Synes at det er teit at bedriftene må betale kr 200 ekstra Løsning: Få full oversikt: ha opprettet et dokument der det står hvor mye vi har brukt busstilbudet (antall passasjerer og totalsum per arrangement) Finne alternativer/få prisoverslag: kan kontakte andre busselskaper, vise fram hvor mange bussturer vi har i året og få bedre tilbud (sammenlikne busstilbud) Studentenes mester Lions klubb Trondheim (organisasjon som driver med bistandsarbeid) arrangerer en konkurranse Vil være en symbolsk deltakelsesavgift Konklusjon: stiller oss positivt til det; snakker om deltakelsesavgiften senere Bankkort Skal komiteer som har jevnlige innkjøp få tilgang til et felles Abakus bankkort for å slippe å legge ut penger privat Konklusjon: bruke LaBamba sitt kort og overfør penger til det etterpå Eventuelt Bedex i Ukesmail Bedex ansvarlige vil ha en Bedex blesting i ukesmailen Situasjon: synes det er litt for brått å gjøre det til høsten; vil sende ut en liten infotekst snart Konklusjon: sende mail til bare 4. klassingene
Fadderuken kalender PR vil gjerne lage den til neste år også Konklusjon: alle sier seg enig i at vi skal ha; PR fikser budsjettspørsmålet Samarbeid med Universum Universum skal ha et møte med oss på 5. mai, kl 15 Lisa og Markus skal delta i utgangspunkt Vi finner ut litt mer om saken og ser om flere (evtl. Martin/Kristine) skal delta Ubudne gjester Problem: det dukker av og til opp folk på arrangementer/bedpres/kurs som ikke er Abakus medlemmer Løsning: Ikke Abakus medlemmer skal ikke få tilgang til å delta Slike personer skal kastes ut Personer som tar med folk som ikke er medlemmer i Abakus må få prikker AbaCup Problem: Om Fotballcupen skal være edruarrangement, så skal ingen drikke alkohol eller være beruset, men flere var påvirket. Løsning: Footballcupen skal også til neste år være et edru arrangement Det skal informeres eksplisitt om at det ikke er lov å drikke Folk som er tydelig beruset skal utestenges LaBamba skal heller ikke ha lov til å drikke TODO til neste møte Martin: Finne en som kan ha med kake på tirsdag etter påskeferien; Doodle strategiworkshop; sende mailtråd om strategidokumentet til nyehs Fincken: Lage et "Dette Skal Være Med På Budsjettet Til Neste År" dokument (hvis ikke gjort før) Komiteene: Fikse komitésidene i "Om oss" på Abakus.no