Årsoppgjøret i praksis Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør 2010 De følgende sidene beskriver hvordan du skal kjøre årsavslutning med Huldt & Lillevik Lønn. Vi anbefaler at du leser denne beskrivelsen nøye. Før du kjører årsavslutning, må du ha installert årsavslutningsversjonen 5.10.4. Bruk årsavslutningsversjonen også i 2011 Med årsavslutningsversjonen 5.10.4 kan du kjøre årsavslutning for 2010, overføre til nytt år og kjøre lønn for 2011. Når du overfører til nytt år, endres versjonen automatisk til 5.11.1. Versjon 5.11.1 inneholder trekktabeller for 2011. Du vil derfor ikke motta ny versjon for å kunne kjøre lønn i 2011. Du finner alle rutiner for årsavslutningen under oppgavevalg Årsoppgjør. Regelverk nytt og endringer Når det gjelder generelle spørsmål vedrørende regelverk henviser vi til Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter og kodeoversikten 12. utgave som gjelder for inntektsåret 2010. Oslo, den 27. desember 2010
Innholdsfortegnelse Forslag til korrekt rekkefølge på årsoppgjør i Huldt & Lillevik Lønn Kjørejournal... 3 1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4... 5 1.1 Starte årsoppgjørsversjonen...5 1.2 Lønn i 2011 før årsavslutning...5 2. Forberede årsoppgjøret... 9 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn...9 2.2 Kontrollere lønnsartenes LT-koder...11 2.3 Kontrollere offentlige satser...15 2.4 Kontrollere skattekortopplysninger...16 2.5 Rapportere pensjonstilbyder...17 2.6 Personer med utenlandsk adresse...17 2.7 Summere årsrapporter...17 2.8 Kontrollere opplysninger...18 2.9 Registrere tilleggsopplysninger...19 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn...20 2.11 Endre fra/til dato på fri bil...21 2.12 Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A...22 2.13 Avstemme mot regnskap...23 3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2010... 25 3.1 Håndtere avtalefestet ferie...25 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte...26 3.3 Regulere feriepengegrunnlaget...29 4. Ekstrakjøring... 30 4.1 Fri bil...30 4.2 Fri bil, utenfor standardregelen...31 4.3 Elektronisk kommunikasjon...32 4.4 Innholdstjenester...37 4.5 Fri avis...37 4.6 Bompenger...38 4.7 Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP)...38 4.8 Rentefordel...39 4.9 Antall dager vikarer...40 4.10 Fagforening betalt av den ansatte...40 4.11 Fagforening betalt av arbeidsgiver...41 4.12 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk)...42 4.13 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk)...43 4.14 Skrive ut ny feriepengeliste...44 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister... 45 5.1 Kontrollere persondata...46 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift... 47 Aditro AS -1- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
Innholdsfortegnelse 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver... 48 7.1 Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir...48 7.2 Overføre oppgaver via Altinn...49 7.3 Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/diskett...51 7.4 Avstemme listen "Kvittering for mottatte data"...52 8. Innberette lån... 53 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett... 54 10. Lage ekstra sikkerhetskopi... 54 11. Skrive ut terminlister... 54 11.1 Reberegning av arbeidsgiveravgift...54 12. Behandle negativ lønn... 56 13. Overføre og klargjøre til nytt år... 56 13.1 Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til 31.12.2010...56 13.2 Overføre til nytt år...57 14. Importere skattekort for 2011... 59 14.1 Kontroll med levering av skattekort...60 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring... 61 16. Skrive ut og slette logg... 61 Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-2- Aditro AS
Kjørejournal Kjørejournal Firma : Operatør : Dato : Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført Ja Nei 1. Kontroller at du har Vises i tittellinjen øverst i bildet. kopiert inn siste versjon, 5.10.4 2.2 Kontroller LT-kodene i Kartotek Lønnsarter henhold til Skattedirektoratets kodeoversikt 12. utgave. 2.3 Kontroller offentlige satser Kartotek Firmaoppsett Kartotek Arbeidsgiveravgift 2.4 Kontroller skattekortopplysninger 2.5 Kontroller pensjonstilbyder 2.6 Kontroller personer med utenlandsk adresse 2.7 Summere årsrapporter for utskrift av lister Kartotek Offentlige satser Rapporter Personalrapporter Skattekortliste Kartotek Firmaoppsett Kartotek Personer Årsoppgjør Summere årsrapporter 2.8 Kontroller opplysninger Årsoppgjør Avstemmingslister 2.9-2.1.2 Korriger eventuelle feil 2.13 Avstem opplysninger mot regnskap. Korriger eventuelle differanser i en ekstrakjøring Kontroll av opplysninger Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto 3.2 Skriv ut feriepengelisten Årsoppgjør Feriepengeliste 4. Kjør eventuell ekstrakjøring Periodens lønn Registrere pr. person Periodens lønn Lønnsberegning Skriv ut aktuelle lister og godkjenn perioden 4.14 Skriv ut ny feriepengeliste 5. Kontroller og avstem Årsoppgjør Avstemmingslister opplysningene 5.1 Kontrollere persondata Årsoppgjør Kontrollere persondata 6. Skriv ut årsoppgave Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Aditro AS -3- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 7.1 Lønns- og trekkoppgaver 7.2 Overføre oppgaver til Altinn (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes på diskett/cd). 7.4 Lønns- og trekkoppgaver til fil. (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes via Altinn). Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver 9. Skriv ut personallister Rapporter Personalrapporter Personalkort 10. Er alt i orden? Hvis ikke automatisk sikkerhetskopi: Verktøy Systemvedlikehold Manuell sikkerhetskopi Ta sikkerhetskopi. Dato: 11. Skriv ut periodiske lister Rapporter Terminlister Terminoppgave Andre aktuelle lister Rapporter Lønnsstatistikker 12. Behandle negativ lønn Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk 13.1 Hvis du overfører Fravær Overføre til lønn fravær til lønn: Overfør fravær fram til 31.12.2010 13.2 Overfør til nytt år Årsoppgjør Overføre til nytt år 13.2 Skriv ut feriepengeliste Årsoppgjør Feriepengeliste etter overføring til nytt år 14. Les diskett med skattekortopplysninger 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Årsoppgjør Elektronisk Skattekortoverføring Importere opplysninger Fravær Overføre til lønn 31.01 31.01 31.01 17.01 16. Skriv ut og slett logg Rapporter Systemrapporter Logg Verktøy Logg Innstillinger Du kan skrive ut kjørejournalen i oppgavevalg Årsoppgjør Kjørejournal årsoppgjør. Ja Nei Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-4- Aditro AS
1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4 1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4 Før du kjører årsoppgjør må du installere versjon 5.10.4. Hvis du installerer fra CD og installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\setup (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Kontroller at installasjonen er utført korrekt. Lønnssystemet skal etter installasjon vise versjon 5.10.4 i tittellinjen øverst i bildet. Siste versjon kan også lastes ned fra vår hjemmeside www.huldt-lillevik.no. 1.1 Starte årsoppgjørsversjonen Du kan benytte årsoppgjørsversjonen for lønnskjøringer både i 2010 og 2011. Så lenge du fortsatt jobber med årsoppgjøret i 2010 på en klient, anbefaler vi at du ved pålogging oppgir en dato som er i 2010, for eksempel 31.12.2010. Systemet vil da automatisk foreslå termin 6 og statistikkmåned 12 på eventuelle ekstrakjøringer i 2010. 1.2 Lønn i 2011 før årsavslutning Du kan sette opp systemet slik at du kan kjøre lønn på 2 år samtidig. Dette gir deg mulighet til å kjøre lønn i 2011 før årsoppgjøret for 2010 er avsluttet. Alle ordinære lønnskjøringer for 2010 må være avsluttet. Du kan fortsatt kjøre ekstrakjøringer i 2010, men systemet vil ikke overføre transaksjoner fra fast lønn/trekk etter at du har åpnet for lønn på 2 år. Du kan registrere inn skattekortopplysninger for 2011, selv om du ikke har overført til nytt år. I oppgaven Kartotek Personer velger du hvilket år du skal endre opplysningene for. Systemet Aditro AS -5- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4 benytter da skattekortopplysning for 2011 når du kjører en ny lønn i 2011, og skattekortopplysningene i 2010 ved ekstrakjøringer og ved lønnsinnberetningen. Når du åpner for to år(se neste punkt), og allerede har registrert periodiske transaksjoner i oppgaven Periodens lønn Registrere pr person vil disse transaksjoner bli overført som periodiske transaksjoner i 2011. Vi anbefaler derfor at du åpner for to år før du starter å registrere periodiske transaksjoner. Fremgangsmåte åpne for to år 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet To år samtidig under rammen Systemoppsett. Du får følgende melding: 3. Velg Ja for å aktivisere 2011. Systemet tar automatisk en sikkerhetskopi av dataene på klienten og danner filen åååå.mm.dd - nnn Flere Perioder Overforing klient xxxx aar åååå.ovf., der xxxx = firmanummer, dd er dag, mm er måned og åååå = år. Fremgangsmåte kjøre lønn i 2011 før årsavslutning 1. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. Velg 2011 i feltet År og kontroller at korrekte satser er lagt inn for 2011. 2. Velg oppgaven Kartotek Personer og hent opp aktuell person. Velg 2011 i feltet År og registrer inn skattekortopplysninger for personen i henhold til mottatt skattekort. 3. Gjenta punkt 3 for alle ansatte. Du kan ikke importere skattekort før du har kjørt overføring til nytt år, og må derfor registrere inn opplysningene. For å forenkle rutinen for registrering av skattekort kan du ta i bruk funksjonen Skattekort levert, se punkt 14.1 Kontroll med levering av skattekort på side 60. 4. Registrer eventuelle endringer i faste data i oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk eller Kartotek Ansattgruppe i mappen Fast lønn/trekk. Dataene du registrerer her vil kun gjelde for 2011. 5. Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-6- Aditro AS
1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4 a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. Påse at du har valgt 2011 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2011 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2011 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. Hvis du skal overføre timer fra Ansattportalen, må du første kjøre en lønnsberegning for 2011. Deretter overfører du timene på vanlig måte i oppgaven Ansattportal Overføre timer. 6. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. Hvis du har logget inn med en dato i 2010 får du følgende melding når du åpner skjermbildet. 7. Velg Ja og du kommer inn i lønnsberegningen. 8. Velg 2011 i feltet År bak feltet Periode og kjør lønnsberegning. 9. Skriv ut aktuelle rapporter fra lønnskjøringen, og godkjenn på vanlig måte. Fremgangsmåte kjøre ekstrakjøringer i 2010 når du har åpnet for lønn på 2 år 1. Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. periode. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. Aditro AS -7- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
1. Installere årsoppgjørsversjonen 5.10.4 b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. Hvis du skal overføre timer fra Ansattportalen, må du første kjøre en lønnsberegning for 2010. Deretter overfører du timene på vanlig måte i oppgaven Ansattportal Overføre timer. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 3. Velg 2010 i feltet År. a) Hvis du har ekstrakjøring uten utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.12 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) på side 42. b) Hvis du har ekstrakjøring med utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.13 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) på side 43. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-8- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 2. Forberede årsoppgjøret 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har støtte for levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn. 2.1.1 Kontrollere oppsett på Altinn portalen 1. For å kunne sende lønns- og trekkoppgaver/årsoppgave via Altinn portalen, må du ha tilstrekkelige rettigheter på www.altinn.no. 2. Innsending av og lønns- og trekkoppgaver krever at du har rollen: Regnskapsmedarbeider. Signering av lønns- og trekkoppgaver krever at du har rollen: Begrenset signeringsrettighet. Hvis du skal sende inn oppgaver til Altinn med en felles datasystem-id og passord på alle organisasjonene må du ha rollen Systeminnsending. Hvis du skal registrere datasystem-id og passord under Tilgangsstyring Datasystemer må du ha rollen Tilgangsstyring. Hvis du ikke har denne rollen vil du ikke ha dette menyvalget tilgjengelig i Altinn. Hvis du er registrert som regnskapsfører i enhetsregisteret, så inkluderer rollen for Regnskapsfører alle rettigheter i forbindelse med overføring, signering og systeminnsending. For mer informasjon om roller og rettigheter ved innsending se Ofte Stilte Spørsmål på våre hjemmesider www.huldt-lillevik.no. 3. For å kontrollere hvilke rettigheter du har, velg Tilgangsstyring Rolleoversikt. Aditro AS -9- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret 4. For å kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn kreves signering. Hvis oppgaver skal sendes direkte fra Lønn 5.0 med signering må du merke Aktiver signering via datasystemet under valget Tilgangsstyring Datasystemer, se nedenfor. 2.1.2 Kontrollere oppsett i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Du må sette opp lønnssystemet som beskrevet nedenfor for å kunne levere oppgaver via Altinn. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. Når du genererer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte eller via skjermbildet for Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi anbefaler at du velger Nei i dette feltet. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-10- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 2. Velg menyen Fil Bruker. 3. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: a) Merk feltet Tilgang til Altinn portal. b) Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal oppgir du eventuelt fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn-portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. c) Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal i. Marker aktuell klient under Valgte klienter ii. Oppgi Datasystem ID og Datasystem passord som systemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. iii. Klikk Bekreft dersom dette kun skal gjelde denne ene klienten eller Oppdater alle klienter dersom dette skal gjelde alle klientene. d) Klikk. 2.2 Kontrollere lønnsartenes LT-koder Det er viktig at alle lønnsarter er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 12. utgave. Aditro AS -11- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret Du finner oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside www.skatteetaten.no under Publikasjoner - Rettledninger. Fremgangsmåte ved kontroll av lønnsartenes LT-koder 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Klikk og velg Lønnsartoversikt. 3. Kontroller utskriften mot Skattedirektoratets kodeoversikt 12. utgave: a) Kontroller kolonnen LT-kode. b) Kontroller at koder i kodeoversikten som er etterfulgt av A har et kryss i kolonnen Grunnlag AA. 4. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil LT-kode, endrer du denne. 5. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil verdi i kolonnen Grunnlag AA eller Grunnlag FP, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene. 6. Finn alle lønnsarter som er registrert med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626, 627, 714 og 721 i lønnsartoversikten. 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 8. Kontroller at feltet Type LT-ytelse på lønnsartene er korrekt definert slik at tilleggsopplysningene oppdateres automatisk: a) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 616 og 626 som gjelder diett og hvilke som gjelder nattillegg. Det skal stå Diett eller Nattillegg i feltet Type LT-ytelse. b) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626 og 627 som gjelder måltidsfradrag. Det skal stå Måltidsfradrag i feltet Type LT-ytelse. I tillegg må måltidsfradrag ha Godtgjørelse/refusjoner i feltet Type og måltidsfradrag må registres med (minus) foran. c) Lønnsarter med LT-kode 714: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Passasjertillegg eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. d) Lønnsarter med LT-kode 721: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Bilgodtgjørelse eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-12- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på lønnsartregister Aditro AS -13- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-14- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 2.3 Kontrollere offentlige satser 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk mappen Parametre. a) Kontroller at regel for arbeidsgiveravgift er korrekt. b) Kontroller satsene for feriepenger. Hvis bedriften har avtalefestet ferie, leser du punkt 3.1 Håndtere avtalefestet ferie på side 25 for nærmere beskrivelse av hvordan du kan sette opp systemet. 3. Velg oppgaven Kartotek Arbeidsgiveravgift. 4. Kontroller satsene. 5. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. 6. Kontroller satsene. Aditro AS -15- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret For arbeidsgiveravgiftsregel GG Veitransport er Bunnfradrag beløp 265.000,-. Grense rentefordel skal være 2,75. Beløpet er endret i 2010. Folketrygdens grunnbeløp skal være kr 75.641 fra og med 01.05.2010. 2.4 Kontrollere skattekortopplysninger Du kan skrive ut personenes skattekortopplysninger i oppgavevalg Rapporter Personalrapporter Skattekortliste. Listen gir melding hvis det er feil i personenes fødselsnummer. Det er mulig å kjøre komplett årsoppgjør selv om det er personer med ugyldig fødselsnummer. Dette av hensyn til utenlandske arbeidstakere. Personer som ikke har norsk fødselsnummer eller har fått tildelt D-nummer skal innrapporteres som følger: Hvis fødselsdato er kjent oppgir du denne etterfulgt av 00000 i feltet Fødselsnummer. Ved ukjent fødselsdato oppgir du 000000-00000 i feltet Fødselsnummer. Dette gjør at du kan sende lønns- og trekkoppgaver for disse personene via Altinn. Hvis du mangler fødselsnummer til norske arbeidstakere, kan du kontakte folkeregisteret. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-16- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret Ved utbetaling til selvstendig næringsdrivende, skal mottakers organisasjonsnummer registreres i feltet for fødselsnummer med 00 foran. Du korrigerer feil i oppgavevalg Kartotek Personer. Listen viser når skattekortopplysninger sist er endret. 2.5 Rapportere pensjonstilbyder Informasjon om bedriften har pensjonsordning for ansatte skal oppgis på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk i mappen Firmaopplysninger. 3. Hvis bedriften har en pensjonsordning velger du Ja i feltet Har pensjonsordning og oppgir navnet på selskapet bedriften har avtale med i feltet Pensjonstilbyder. 4. Hvis bedriften ikke har en pensjonsordning velger du Nei i feltet Har pensjonsordning. 5. Klikk. 2.6 Personer med utenlandsk adresse I Altinn er adressefeltene kun beregnet for innberetning av norske adresser. For at innberetning på utenlandske arbeidstakere skal bli korrekt må du registrere adresseopplysninger på utenlandske arbeidstakere som vist nedenfor. Velg aktuell landkode, og angi poststedet i feltet under landkoden. 2.7 Summere årsrapporter Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 2. Hvis klienten er et skattefritt selskap, forening eller institusjon, merker du feltet Ideell organisasjon. Systemet endrer oppgavegrensen til kr 4.000/10.000. Aditro AS -17- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret 3. Klikk. Systemet summerer data slik at du kan skrive ut årsoppgjørslistene. Hvis du kjører en ny lønn, endrer noe i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier eller endrer andre opplysninger som påvirker årsoppgjøret, må du summere årsrapporter på nytt. 2.8 Kontrollere opplysninger I forbindelse med årsoppgjøret må du kontrollere opplysningene til lønns- og trekkoppgaven. Vi anbefaler at du foretar kontroll før ekstrakjøring for å avdekke mulige feil. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger. 2. Skriv ut listen og korriger eventuelle feil som listen viser. Hvis listen viser feil i tilleggsopplysninger (for eksempel elektronisk kommunikasjon), retter du dette i oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Hvis listen viser negative beløp, kontrollerer du oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Hvis totalt beløp på en LT-kode er negativ, må du korrigere beløpene i en ekstrakjøring, da det ikke er mulig å innberette negative beløp. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for beskrivelse av ekstrakjøringer. Du kan også skrive ut en liste på aktuell person og lønnsart i oppgaven Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk for ytterligere kontroll. Hvis en LT-kode for samme ytelse inneholder både negative og positive beløp, må du endre teksten på linjene slik at disse har samme tekstopplysning. Disse transaksjonene blir da summert sammen. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-18- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 2.9 Registrere tilleggsopplysninger Her kan du registrere og endre tilleggsopplysninger på lønnsarter med LT-koder som skal innberettes med opplysninger utover antall og beløp. Hvis du skal endre akkumulerte verdier på en lønnsart, må du korrigere i en ekstrakjøring. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Du ser linjer på lønns- og trekkoppgaven som skal spesifiseres med tilleggsopplysninger. Du kan velge om kun linjer med feil skal vises. 2. For å se detaljer om en LT-kode, klikker du +-tegnet foran LTkoden eller dobbeltklikker linjen. 3. Endre tilleggsopplysninger for den aktuelle linjen ved å dobbeltklikke linjen. Du får opp et vindu hvor du kan endre tilleggsopplysningene. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. Det er sumlinjen for en LT-kode som må være korrekt med tanke på tilleggsopplysninger. Det vil vanligvis være tilstrekkelig å endre på en av de underliggende linjene. Selv om det ligger feil i en underliggende linje, kan du se bort i fra dette så lenge sumlinjen er korrekt. Etter at du har endret nødvendige opplysninger, kan du velge å kun se linjer med feil. Du kan flytte registreringer innen samme LT-kode ved behov. Merk den (de) registreringen(e) som skal flyttes, klikk og hold venstre museknapp nede mens du drar de merkede registreringene til aktuell LT-kode. De flyttede registreringene Aditro AS -19- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret får da samme tilleggsopplysninger som den LT-koden du flyttet til. 4. Hvis du skal registrere tilleggsopplysninger på LT-kodene 130-A, 961-A eller 971-A, er det egen rutine for dette. Se punkt 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn. 5. Når du er ferdig med å endre alle tilleggsopplysningene, bør du kjøre ut listen Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger på nytt. Listen viser om du må korrigere flere tilleggsopplysninger før du kan skrive ut årsoppgjørslistene. 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Det er egen rutine for å registrere tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon og nettolønn. Dette gjelder tilleggsopplysninger registrert på lønnsart med LT-kode 130-A, 961-A og 971-A. Eksemplet nedenfor beskriver hvordan du registrerer tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon (130-A). Følg samme fremgangsmåte når du skal registrere for LT-kodene 961-A og 971-A. 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. 2. Merk en linje med tilleggsopplysning mot LT-kode 130-A. 3. Klikk høyre musetast og velg Endre sumlinje. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-20- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 4. Når arbeidstaker har hatt flere enn ett abonnement, og disse har vært tilgjengelig for arbeidstaker i ulike tidsrom i løpet av året, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom den ansatte har disponert abonnementene. a) Hvis arbeidstaker har disponert alle abonnement for samme tidsrom, angir du beløp som er dekket av arbeidsgiver, arbeidstaker, antall abonnement og tidsrom. Klikk OK og deretter. b) Hvis arbeidstaker har disponert flere abonnement for ulike tidsrom, fjerner du merke på transaksjonslinjen slik at kun linjer som skal være med i det aktuelle tidsrommet er merket. Klikk OK og deretter. c) Gjenta punkt b for hvert tidsrom. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. 2.11 Endre fra/til dato på fri bil Hvis du skal endre fra/til dato på fri bil gjør du dette ved å endre faste opplysninger på personen. 1. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og klikk i mappen Fri bil. Aditro AS -21- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret 2. Trykk [Enter] i feltet Reg.Nr. 3. Du får opp veiviseren for fri bil. Klikk Neste. 4. Endre Fra dato og/eller Til dato for bilen Klikk Neste gjennom veiviseren og Lagre i siste skjermbilde. 5. Du kommer tilbake til skjermbildet for fast lønn/trekk. Klikk Lagre. 6. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 7. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver og skriv ut oppgaven på personen og kontroller. 8. Hvis datoen ikke er endret må du gjøre tilsvarende endringer under oppstartsverdier. Velg da oppgaven Kartotek Oppstartsverdier og mappen Fri bil. Gjenta punkt 2 til 7 ovenfor. 2.12 Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Ved innberetning i denne koden skal du gi tilleggsopplysning om Herav kjøring hjem-arbeid. Fra skatteetaten har vi fått beskjed om at tilleggsfeltet Herav kjøring hjem-arbeid i kode 135-A skal være begrenset til fire tegn, da dette er maks lengde de kan motta ved innberetning. Hvis du skal innberette kjøring hjem-arbeid med et antall som er høyere enn 9999 km, må du korrigere Herav kjøring hjem-arbeid i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger, og sette antall kilometer her til 9999. Overskytende antall registrerer du som en endringsoppgave på www.altinn.no. Beskrivelse av hvordan du registrerer endringsoppgave finner du under Ofte stilte spørsmål på våre hjemmesider www.huldtlillevik.no. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-22- Aditro AS
2. Forberede årsoppgjøret 2.13 Avstemme mot regnskap I forbindelse med årsoppgjøret må du foreta avstemminger mot regnskap. I systemet finnes det en rekke kontroll- og avstemmingslister. Vi anbefaler at du foretar avstemming før ekstrakjøring for å avdekke mulige differanser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto. 2. Skriv ut listen. 3. Avstem mot hovedbok: a) Avstem konti for lønn, naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser mot saldobalansen. b) Avstem forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningstrekk og andre trekk slik: Finn sum beløp på avstemmingslisten Trekk fra innbetalt hittil i år (termin 1-5 for forskuddstrekk og påleggstrekk) Dette skal bli det samme som skyldig trekk i regnskapet (konto 2600, 2610 og 2650 i standard kontoplan NS 4102) 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 5. Skriv ut listen. 6. Avstem grunnlaget for arbeidsgiveravgift slik: Beregn sum grunnlag på terminoppgavene hittil i år (termin 1-5) Differansen skal tilsvare grunnlaget for arbeidsgiveravgift for 6. termin Hvis du avdekker avvik i lønnssystemet, korrigerer du avviket i en ekstrakjøring. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for nærmere beskrivelse. Feilsøking Hvis listene viser høyere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at alle bilag som vedrører lønn er bokført at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at hittilverdiene utvikler seg riktig på regnskapsbilagene fra lønnssystemet. Dette kan gjøres ved å ta f eks hittilverdien på lønnsart 1 fra januarbilaget og legge til februars periodetall. Det tallet som fremkommer skal Aditro AS -23- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010
2. Forberede årsoppgjøret stemme med hittilverdien på regnskapsbilaget pr februar. Gjør tilsvarende kontroll for alle årets måneder. at hittilverdier ikke er endret i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier uten at de samme korreksjoner er gjort i regnskapet Hvis listene viser lavere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at årsrapporter er summert (oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter) at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at alle ytelser er tatt med i lønnsregnskapet, f eks styrehonorarer, julegratiale osv. er det personer som har fått status Sluttet før godkjenning er kjørt? Lønn og feriepenger vil da være med på regnskapsbilaget, men ikke bli oppdatert på vedkommendes hittilverdier. at siste lønn er godkjent. Husk at Avstemmingsliste pr konto i oppgavevalg Årsoppgjør Kontroll- og avstemmingslister kan skrives ut pr periode og konto. Dette kan være nyttig ved feilsøking. Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010-24- Aditro AS
3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2010 3. Skrive ut feriepengeliste pr 31.12.2010 Opptjeningsåret for feriepenger til utbetaling i 2011 utløper 31.12.2010. Når du har godkjent all lønn for opptjeningsåret, skriver du ut feriepengelisten og kontrollerer at denne er korrekt. 3.1 Håndtere avtalefestet ferie Bedrifter som har arbeidstakere med avtalefestet ferie, kan utbetale avtalefestede feriepenger på samme lønnsart som lovfestede feriepenger. Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan du setter opp systemet hvis du ønsker utbetaling på samme lønnsart og hvordan du setter opp systemet med utbetaling på atskilte lønnsarter. Utbetale på samme lønnsart Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. b) Klikk mappen Parametre. c) Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12,0). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper. 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. Utbetale på atskilte lønnsarter Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på Aditro AS -25- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2010