Trondheim kommune INVITASJON TIL PREKVALIFISERING I forbindelse med Systemverktøy til Helsevakta Trondheim kommune Innleveringsfrist 16.09.13, kl. 12.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SØKNADSINNBYDELSE... 1 1.1 INNLEDNING... 1 1.2 GENERELT OM OPPDRAGET... 1 1.3 LOVVERK, ANSKAFFELSESFORM OG KONKURRANSEGRUNNLAG... 1 1.4 TIDSFRISTER... 1 1.5 OMFANG AV OPPDRAGET... 2 2 DOKUMENTASJON OG KVALIFIKASJONSKRAV... 2 2.1 KRAV TIL SKATTER OG AVGIFTER... 2 2.2 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 3 2.3 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 3 2.4 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 3 2.5 HMS -EGENERKLÆRING... 3 2.6 KRAV TIL MILJØ... 3 2.7 LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR... 4 3 INNLEVERING AV PREKVALIFISERINGSSØKNAD... 4 3.1 GENERELT... 4 3.2 SPØRSMÅL I FORBINDELSE MED SØKNADEN... 4 3.3 SPRÅK... 4 3.4 FRIST FOR INNLEVERING AV PREKVALIFISERING... 4 3.5 ANTALL EKSEMPLARER AV SØKNADEN OG INNSYNSRETTEN... 5 3.6 INNLEVERINGSSTED... 5 3.7 REGISTRERING AV PREKVALIFISERINGSSØKNAD... 6 3.8 ÅPNING AV PREKVALIFISERING... 6 3.9 AVVISNING... 6 3.10 DOKUMENTASJON... 6 4 VEDLEGG... 7 4.1 EGENERKLÆRING HMS... 7 4.2 SKJEMA FOR MILJØKRAV... 8 4.3 EGENERKLÆRING FOR LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 9 4.4 TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER... 10 4.5 EGENERKLÆRING UNDERLEVERANDØRER... 11 Side -1-
1 SØKNADSINNBYDELSE 1.1 Innledning Trondheim kommune, heretter kalt Kunden, inviterer med dette interesserte i å søke om å bli prekvalifisert for tilbudskonkurranse om oppdraget "Systemverktøy til Helsevakta". Kunngjøringen av prekvalifisering vil bli kunngjort i Doffin, nettadresse www.doffin.no, og TED, nettadresse ted.europa.eu. 1.2 Generelt om oppdraget Kunden innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med innkjøp av systemverktøy til den planlagte Helsevakta. For nærmere informasjon om Kunden og Helsevaktprosjektet vises det til Kundens hjemmesider www.trondheim.kommune.no og http://www.trondheim.kommune.no/velferdsteknologi/ Det er avholdt en dialogkonferanse 16. januar 2013. Se nærmere informasjon på Doffin. http://www.doffin.no/search/show/search_view.aspx?id=dec189350 1.3 Lovverk, anskaffelsesform og konkurransegrunnlag Prekvalifiseringen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Konkurranseform: Konkurranse med forhandling. 1.4 Tidsfrister Tidsfrist Aktivitet 16.08.13 Prekvalifisering kunngjøres 08.09.13 Frist for å stille spørsmål til prekvalifiseringsprosessen 09.09.13 Siste dag svar blir lagt ut på spørsmål til prekvalifiseringen 16.09.13 Frist for å innlevere søknad om prekvalifisering Uke 41/2013 Uke 42/2013 Uke 47/2013 Uke 48/2013 Uke 2 til 5/2014 Uke 11/2014 Tentativ fremdriftsplan for videre prosess Kunngjøring av konkurransen Bekreftelse på deltakelse i konkurransen Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Tentativ forhandlingsperiode Tentativ tidspunkt (måned) for kontraktsinngåelse Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplan. Side -1-
1.5 Omfang av oppdraget Formålet er å anskaffe systemverktøy for mottak og registrering av henvendelser, beslutningsstøtte ved triagering, samt systemverktøy til dokumentering av vurderingen og beslutningen som tas i forbindelse med mottatt henvendelse. Videre skal anskaffelsen dekke behov for systemverktøy til vaktsentralens styring og administrering av ressurser som benyttes av de ambulante tjenestene. Dette vil omfatte administrering av blant annet trygghetspatruljebiler og lege på vakt. Nærmere konkretisering kommer i konkurransegrunnlaget med vedlegg som publiseres senere. Vi tar forbehold om politiske vedtak eller andre ukjente faktorer som kan påvirke omfang av anskaffelsen. 2 DOKUMENTASJON OG KVALIFIKASJONSKRAV Kunden stiller krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling, miljø og lønns- og arbeidsvilkår. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene som vil få sine tilbud evaluert. Manglende skatteattest og manglende HMS -egenerklæring er avvisningsgrunn, jfr. FOA 20-12(1) b og c, jfr. pkt. 6.3. For de underliggende punkter 2.1, 2.2, 2.5 og 2.7 omfatter dokumentasjonsplikten også underleverandører. Nødvendig dokumentasjon er en egenerklæring fra tilbyder, jfr. Vedlegg 4.5. Dersom Leverandøren støtter seg på ressurser hos andre foretak / underleverandører, skal det dokumenteres at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressurser. Dette kan dokumenteres ved for eksempel å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 2.1 til skatter og avgifter Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. ( 17-14). Bruk RF-1244. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. ( 17-14). Bruk RF-1244. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side -2-
2.2 knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest ( 17-10) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 2.3 knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Leverandør skal være kredittverdig Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. ( 17-8). Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorf eller tilsvarende institusjoner). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Kunden har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som Kunden kan akseptere. 2.4 knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over leverandørens viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker ( 17-9). Nødvendig sertifisering må dokumenteres. Redegjør for firmaets kvalitetssikring- /styringssystem. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Kunden har anmodet om, kan han godtgjøre sin tekniske/faglige kvalifikasjoner med et annet dokument som Kunden kan akseptere. Kunden kan derfor i enkelte tilfeller åpne for dette. 2.5 HMS -egenerklæring til HMS HMS- egenerklæring skal fylles ut ( 17-12,2) se pkt. 4.1 2.6 til miljø Miljøkrav til bedrifter Bedriftens miljøstatus skal bekreftes ved utfylling Side -3-
2.7 Lønns og arbeidsvilkår Kunden stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter av vedlagte skjema. Miljøkrav for bedriften se 4.2. Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se 4.3. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt. 3 INNLEVERING AV PREKVALIFISERINGSSØKNAD 3.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av prekvalifiseringen som oppstår i prekvalifiseringsperioden vil bli meddelt innen seks dager før prekvalifiseringsfristens utløp, iht. FOA 8-2. Trondheim kommune kan forlenge tidsfristen etter samme paragraf. 3.2 Spørsmål i forbindelse med søknaden Dersom Leverandøren finner at prekvalifiseringen ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan man skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Kunden: E-post: it-tjenesten.postmottak@trondheim.kommune.no Spørsmål vedrørende prekvalifiseringen må være mottatt av Kunden i henhold til pkt. 1.4 Tidsfrister. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Saksnr.: 13/29534 - Spørsmål til konkurransegrunnlaget - Helsevakta og skal sendes til oppgitt epost-adresse. Opplysninger som Kunden gir på forespørsel fra en potensiell Leverandør meddeles samtidig til alle Leverandører på DOFFIN. 3.3 Språk Søknaden skal være utformet på norsk, men det tillates at tekniske spesifikasjoner eller annen tilleggsdokumentasjon er på svensk, dansk eller engelsk. 3.4 Frist for innlevering av prekvalifisering Søknaden skal være Trondheim kommune i hende senest 16.09.13 kl. 12:00. Søknader mottatt etter fristen blir forkastet. Det blir ingen offentlig åpning av prekvalifikasjonssøknadene. Side -4-
3.5 Antall eksemplarer av søknaden og innsynsretten Søknaden med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon leveres på en USB-minnebrikke. I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende søknader være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Kunden spør tilbyderen om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i søknaden og det skal gis en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett søknader. Ett av søknadssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon og leveres på en separat minnepinne etc. og merkes sladdet utgave. Ved begjæring om innsyn, skal Kunden likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Kunden plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i søknaden som taushetsbelagt, bes dette bekreftes i vedlegg 4.4. 3.6 Innleveringssted Søknaden bes innlevert til: Trondheim kommune, IT-tjenesten Bytorget 1. etasje Erling Skakkes gate 14 7013 Trondheim Eller sendes pr. post: Trondheim kommune IT-tjenesten Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at søknadene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. Søknaden skal merkes "Prekvalifisering systemverktøy Helsevakta" + 13/29534. Side -5-
3.7 Registrering av prekvalifiseringssøknad Samtlige prekvalifiseringssøknader vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Trondheim kommune skriftlig bekrefte tidspunktet for når søknaden er mottatt. 3.8 Åpning av prekvalifisering Søknadene vil bli underlagt skriftlig administrativ behandling hos Trondheim kommune. 3.9 Avvisning Trondheim kommune vil kunne gi en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumenter som mangler før avvisning blir behandlet FOA 12-3. Avvisning vil bli behandlet etter avvisningsreglene i FOA 11-10. 3.10 Dokumentasjon Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene skal fremlegges slik: 1. Søknadsbrevet 2. Skatteattest for merverdiavgift 3. Skatteattest for skatt 4. HMS egenerklæring jfr. pkt. 4.1 5. Firmaattest 6. Regnskap for 2011 7. Regnskap for 2012 8. Dokumentasjon av tilbyders kredittvurdering/rating jfr. pkt 2.3 9. Beskrivelse av potensielle tilbyders juridiske stilling og organisering jfr. pkt 2.2 10. Dokumentasjon om underoperatør(er) vedr. pkt. 2 og pkt. 4.5 11. Referanser på tilsvarende oppdrag jfr. pkt 2.4 12. Firmaets kvalitetssikring -/styringssystem, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 2.4 13. Dokumentasjon av tilbyders miljøstatus jfr. pkt. 2.6 og pkt. 4.2 Det påhviler potensielle tilbydere å dokumentere sin søknad tilstrekkelig. Mangel på dokumentasjon og oppfyllelse av punktene over eller andre vesentlige mangler kan føre til avvisning av søknaden. Side -6-
4 VEDLEGG 4.1 Egenerklæring HMS Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Land * Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Kunden etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av søknaden er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Kunden etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side -7-
4.2 Skjema for miljøkrav Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert. Spørsmål 1. Har virksomheten et miljøstyringssystem ISO 14001, EMAS eller lignende? 2. Er virksomheten sertifisert? 3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? Ja Svar Nei 4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A. Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? B. Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? C. Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? 5. Har tilbyder rutiner for miljøfarlig avfall Tilbyder er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spm. 1eller 2 eller b Dersom svaret er ja på spm. 3-5 eller c Tilbyder er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til spm. 3-5 innen 6 mnd. Dato:.. Signatur/Firmaets stempel:.. Side -8-
4.3 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune. Lønns- og arbeidsvilkår I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler. Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Sted og dato Underskrift tilbyder ved produksjonssted utenfor EU/EØS I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi forsikre om at i de tilfeller produksjonen skjer utenfor EU/EØS-området oppfylles ILO s 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører og/eller samarbeidspartnere. Sted og dato Underskrift tilbyder Side -9-
4.4 Taushetsbelagte opplysninger SETT ETT KRYSS: Søknaden inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3). Hvis ja på spørsmål ovenfor. Har tilbyder lagt ved sladdet versjon av søknaden. Den sladdede utgaven skal leveres elektronisk på en egen minnepinne. JA NEI Søknaden inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. prekvalifiseringen, pkt. 2.3). Dato: Signatur/Firmaets stempel Side -10-
4.5 Egenerklæring underleverandører Dokumentasjonsplikt i forhold til underleverandører. Iht. konkurransegrunnlagets punkt 2 bekrefter tilbyder at underleverandører oppfyller følgende punkter: 1. à jour med innbetaling av skatter og avgifter ( 17-14) 2. à jour med innbetaling av merverdiavgift ( 17-14) 3. er registrert i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert 4. oppfyller vilkårene knyttet til HMS erklæring 5. oppfyller krav til lønns- og arbeidsforhold Dato: Signatur/Firmaets stempel Side -11-