KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt Sak.nr. SH-1/2014 Søknadsfrist: kl. 12:00

2 Innhold 1 INNLEDNING Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN GENERELLE BESTEMMELSER OM KONKURRANSEN Kunngjøring Fremdriftsplan Taushetsplikt Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner UTVELGELSESKRITERIER UTFORMING OG INNLEVERING AV FORESPØRSELEN Innlevering av forespørselen Forespørselens utforming AVTALE BILAG 1 - OPPDRAGSBESKRIVELSE BILAG 2 HMS-EGENERKLÆRING

3 1 INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er kommunene Nord-Odal, Sør-Odal, Eidskog, Kongsvinger, Grue, Glåmdal brannvesen IKS, GIVAS IKS og Glåmdal interkommunale renovasjonsselskap IKS. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Velaug Herud, prosjektleder E-post: Adresse: Øgardsvegen 2, 2100 Skarnes Telefon Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker å gjennomføre konkurranse med forhandling for inngåelse av avtale for kjøp og vedlikehold av felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt. Anskaffelsen består av 3 deler: 1. Anskaffelse av felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt. 2. Vedlikeholdsavtale for felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt 3. Brukerstøtteavtale for felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt Det er ikke tatt stilling til driftsmodell og driftsløsning. Nærmere beskrivelse av oppdraget er gitt i bilag Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2 PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-1(3), jfr a. Kontraktstildeling vil bli foretatt 3

4 etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Oppdragsgiver kan i denne konkurranse ikke i tilstrekkelig grad fastsette så nøyaktige spesifikasjoner, at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Dersom et tilstrekkelig antall leverandører blir kvalifisert, vil 3 leverandører bli invitert til å levere tilbud. Dersom flere enn 3 leverandører blir kvalifisert vil utvelgelsen skje etter utvelgelseskriterier fastsatt i kapittel 5. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 20-11(1). Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 GENERELLE BESTEMMELSER OM KONKURRANSEN 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder Meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. 4

5 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 5

6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 6

7 5 UTVELGELSESKRITERIER Utvelgelseskriterier kvalifisering Prioritet Kompetanse 1 Beskrivelse Under dette kriteriet evalueres bredden og kvaliteten på kompetansen til Leverandørens personell. Leverandøren må dokumentere dette i form av CV-er og sertifiseringer. Referanser 2 Soliditet /Sårbarhet 3 Under dette kriteriet evalueres erfart kvalitet på minst to sammenliknbare leveranser fra Leverandøren, basert på kundereferanser. Kunden vil gjennomføre samtaler/intervjuer med oppgitte kontaktpersoner. Under dette kriteriet evalueres Leverandørens økonomiske soliditet basert på tidligere resultater og fremtidsutsikter. Leverandøren skal dokumentere dette med en kredittvurdering fra uavhengig tredjepart. 6 UTFORMING OG INNLEVERING AV FORESPØRSELEN 6.1 Innlevering av forespørselen Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Kongsvinger kommune, v/trond Sommer Adresse: Postmottak, 2226 Kongsvinger Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "SH-1/2014, v/ Trond Sommer - Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. I tillegg skal ett eksemplar der taushetsbelagt informasjon iht. 13 i Forvaltningsloven og Offentleglova er sladdet. 7

8 6.2 Forespørselens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes på norsk. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene 8. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 9. Eventuelt dokumentasjon i forbindelse med utvelgelseskriteriene. 7 AVTALE Oppdragsgiver vil inngå avtale om kjøp og vedlikehold av systemet med valgt leverandør. Som avtalegrunnlag benyttes Statens standardavtaler for kjøp og vedlikehold av IT-løsninger av 2013 med endringer som angitt i de respektive bilag 8. Linker til avtaledokumentene: Kjøpsavtalen: Bilag: Vedlikeholdsavtalen: Bilag: 8

9 8 BILAG 1 - OPPDRAGSBESKRIVELSE Kunden ønsker å anskaffe Felles verktøy for forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt. Formålet med anskaffelsen er å: Å effektivisere drift og forvaltning av kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt hos deltagerne og utvikle samarbeidet mellom deltagerne på området kommunale eiendomsgebyrer og eiendomsskatt. Bidra til en bedring i servicenivået overfor våre kunder Bidra til en kvalitetshevning av så vel interne rutiner som av kundeservicen Verktøyet skal bestå av moduler for håndtering av følgende: Vann - m/vannmåler Avløp Slam Feiing/tilsyn/brenselstank/ 13-bygninger Eiendomsskatt Matrikkelsynkronisering Rapportuthenting Varsling (SMS/telefonoppringing) Internt meldingssystem Kartkobling Sak/arkiv-kobling Kommunikasjon med faktureringssystem Feltløsninger for renovasjon, feiing/tilsyn, slam, e-skatt Innsynsportal for abonnenten og kommunenes servicetorg Anskaffelsen omfatter også: Konvertering av eksisterende og historiske data Vedlikehold/oppgradering Brukerstøtte Implementering av verktøyet hos kunden skal skje fra mars Brukergrensesnittet i systemet skal være utformet med norsk språk. 9

10 9 BILAG 2 HMS-EGENERKLÆRING Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 10