KONKURRANSEGRUNNLAG. Saksnummer: KS01. Tilbudsfrist: 4. februar 2015 kl. 12:00

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for Anskaffelse av drift og programvare for Telefoni- og kontaktsenterløsning for Fjellinjen AS Saksnummer: KS01 Tilbudsfrist: 4. februar 2015 kl. 12:00 Avtaleperiode: 1. april mars 2017 med opsjon på år Fjellinjen AS Side 1 av 12

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Kontaktperson Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV HMS og ansattes rettigheter Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Språk Tilbudsåpning VEDLEGG HMS egenerklæring Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr Fjellinjen AS Side 2 av 12

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Fjellinjen AS krever inn bompenger i Oslo og Bærum, og bidro i 2013 med ca 2,4 milliarder kroner til regionens samferdselsprosjekter gjennom Oslopakke 3. Vi har avtalekunder og registrerer over 114 millioner passeringer i året. Fjellinjen AS eies av Oslo kommune (60%) og Akershus fylkeskommune (40%). Vår visjon er at vi skal gjøre reisen enkel, og våre 70 medarbeidere jobber etter grunnverdiene hjelpsom og enkel. Mange viktige vei- og kollektivprosjekter i Oslo og Akershus er helt eller delvis finansiert gjennom bompenger. For øvrige opplysninger om Fjellinjen viser vi til Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Richard Vogt richard@fjellinjen.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens formål Fjellinjen står ovenfor flere spennende utfordringer i tiden fremover. Det er derfor viktig at selskapet har gode løsninger og rådgivere som støtter vår virksomhet og utviklingen av selskapet fremover. Et av Fjellinjen sine satsningsområder er yte god service og stor grad av tilgjengelighet, og målet er å gjøre det riktige riktig første gang. Kunden skal kunne henvende seg til kundesenteret og, ved hjelp av Fjellinjens kundebehandlere, raskt og enkelt få hjelp til å løse sitt problem. Dette krever en fleksibel kontaktsenterløsning, som enkelt kan integreres mot ulike system, eksempelvis bemanningssystem, interne støttesystem og offentlige oppslagsverk. Fjellinjen har i dag et kundesenter bestående av 2 team med til sammen 45 agenter som behandler telefoni, e-post, Chat, Facebook/Twitter,webhenvendelser og skriftlige henvendelser. Dagens åpningstider er kl For Fjellinjen er det i fremtiden viktig å være lokasjonsuavhengige med tanke på leveranser av slike tjenester. Samlet trafikkvolum til kundesenteret er per desember 2014 estimert til ca inngående samtaler pr dag (kan overstige dette), samt ca 600 , 250 Chat- og web-henvendelser daglig. Se Vedlegg 1 for nærmere kravspesifikasjon. Fjellinjen AS Side 3 av 12

4 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende to deler: Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Standardkontrakt (Statens standardavtale for kjøp av driftstjenester, SSA-D) med vedlegg som angitt nedenfor: Dokumenter Generelle kontraktsvilkår - SSA-D Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Teknisk plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen HMS egenærklæring Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt (dd.mm.yyyy) Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudsåpning (lukket) kl 12:30 Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Fjellinjen AS Side 4 av 12

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 ( LOA ) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 ( FOA ), del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Bare tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene og som ikke blir avvist, vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises, jf. FOA 20-13(1). Leverandør oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som fremkommer av tilbud og som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen, kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder, jf. FOA Vesentlige forbehold og/ eller avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 20-13(1). Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandør må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.8 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar vil bli anonymisert og formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger ved å rette en skriftlig henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post og merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: KS01.. Fjellinjen AS Side 5 av 12

6 3 KVALIFIKASJONSKRAV Alle kvalifikasjonskrav er obligatoriske og må innfris for at tilbyder skal bli kvalifisert og vurdert. 3.1 HMS og ansattes rettigheter Krav Leverandør skal ha et fungerende HMS- system. Prinsipper og ansattes rettigheter. Dokumentasjonskrav HMS-egenerklæring. Se Vedlegg 6.1. Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjonen nr Se Vedlegg Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandør er etablert. 3.3 Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandør skal ha økonomiske forutsetninger for å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste år. Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder. Merverdiavgifts attest ikke eldre enn seks måneder. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( pslanguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter i det land hvor leverandør er etablert.. Dersom leverandør av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha erfaring fra minimum 3 sammenlignbare oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørs 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og navn på offentlige eller private mottakere, inkludert telefon og e-post, samt beskrivelse av hva som er levert, og hvem som har deltatt i implementering/oppsett av løsningen på vegne av leverandør. Fjellinjen vil kontakte minst en referanse for hvert innleverte tilbud. Det er viktig at implementering/konfigurering og oppstart foregår på planlagt tidspunkt. Dette krever god prosjektkompetanse og erfaring fra lignende CV for tilbudt nøkkelpersonell. Fjellinjen AS Side 6 av 12

7 Krav implementering/konfigurering hos leverandør. Leverandør skal ha minst 2 personer med kompetanse innen prosjektledelse og implementering/konfigurering øremerket for dette prosjektet. Personell med god kompetanse på å drifte løsningen på vegne av Fjellinjen. Dokumentasjonskrav CV for nøkkelpersonell som skal sikre at løsningen blir driftet forsvarlig etter kontraktsinngåelse. 4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris implementering 10 % Bilag 7 til kontrakten Pris drift av løsningen 30 % Bilag 7 til kontrakten, beregnet over 4 år Leverandørs løsningsspesifikasjon 40 % Bilag 2 til kontrakten Leveringstid og prosjektplan 10 % Bilag 4 til kontrakten Opsjoner 5 % Bilag 2 til kontrakten Tjenestenivå 5 % Bilag 5 til kontrakten I bilag 4 har oppdragsgiver lagt inn tentative milepæler. Tilbyder skal utarbeide en prosjektplan som viser dato for endt godkjenningsperiode, samt prosess for implementering og etablering av tjenesten. Prosjektplanen skal også beskrive hvordan oppdragsgiver skal involveres i prosessen. Under kriteriet Leveringstid og prosjektplan vil oppdragsgiver evaluere godheten i Tilbyderens prosjektplan, herunder hvor realistisk planen er og om planen vil møte de tentative datoene som er oppsatt av Fjellinjen. Det vises for øvrig til bilag 4. Bilag 2 er tilbyderens løsningsspesifikasjon. Denne delen vil vurderes i tre deler: Oppfyllelse av kravtabell Løsningsbeskrivelse av etterspurte områder Løsningsbeskrivelse med skjermbilder og ledetekst Oppdragsgiver vil vurdere samt gradere tilbyderens beskrivelse. I bilag 5, Tjenestenivå vil tilbyder bli honorert ut fra hvor raskt en kan levere på svar og responstid i Kapittel 4.1. Fjellinjen AS Side 7 av 12

8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fjellinjen AS Adresse: St. Olavsgt etasje (bruk ringeklokke) 0166 OSLO Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr KS01 v/ Richard Vogt. Åpnes kun av adressat Fullstendig med vedlegg må foreligge innen tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal leveres i to eksemplar innsatt i ringperm med skillekort uten noen form for stifting. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk tilgjengelig via USB. Ved avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon vil skriftlig versjon være gjeldende. Tilbudet skal være levert til Fjellinjen senest innen tilbudsfrist. Leverandør må selv ta høyde for eventuelle forsinkelser ved postutsending. Tilbud mottatt etter tilbudsfrist vil bli avvist. Fjellinjen AS Side 8 av 12

9 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Skilleark nr. Dokument DEL I TILBUDSBREV 1 Signert tilbudsbrev Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørs kontaktperson. DEL II KVALIFIKASJONSKRAV 2 Kvalifikasjonskrav HMS og ansattes rettigheter: - HMS-egenerklæring (se Vedlegg 6.1) - Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 (se Vedlegg 6.2). 3 Kvalifikasjonskrav leverandørs organisatoriske og juridiske stilling: - Firmaattest 4 Kvalifikasjonskrav leverandørs økonomiske og finansielle stilling: - Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for to år. - Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret - MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret 5 Kvalifikasjonskrav leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner: DEL III TILBUD - Beskrivelse av leverandørs 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene - Leverandør må kunne vise til en infrastruktur som kan håndtere Fjellinjens behov. - CV på personell som skal gjennomføre implementeringen* - CV på personell med kompetanse til å drifte løsningen* 6 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 7 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon 8 Bilag 3: Teknisk plattform Utfylt kravtabell Løsningsbeskrivelse av etterspurte områder Løsningsbeskrivelse med skjermbilder og ledetekst 9 Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan 10 Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag 11 Bilag 6: Administrative bestemmelser 12 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser 13 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten 14 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen *En CV kan dekke flere av områdene, men dette må tydelig fremkomme av CVen. Fjellinjen AS Side 9 av 12

10 5.3 Språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes ved gjennomføringen av kontrakten. 5.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt åpen tilbudsåpning. 6 VEDLEGG HMS egenerklæring og egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 er lagt ved. Fjellinjen AS Side 10 av 12

11 6.1 HMS egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet ( HMS ) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Fjellinjen AS Side 11 av 12

12 6.2 Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 I samsvar med bestemmelsene i bestemmelsene i FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Fjellinjen bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Fjellinjen AS bestemmer. Ved manglende utbedring kan det angis bøter. Bøtene skal være forholdsmessige med type og omfang av bruddene. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning eller prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt. Ved vesentlige brudd på nevnte punkter, eller ved manglende oppretting, kan oppdragsgiver heve kontrakten. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: Fjellinjen AS Side 12 av 12