KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Kvalifisering til konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I og II for anskaffelse av felles rammeavtale om kjøp av reisebyråtjenester gjeldende for DSS og departementsfellesskapet Saksnr Søknadsfrist: kl. 15:00 Side 1 av 9

2 Innhold 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål Omfang Oppstart og varighet Bruk av underleverandører Deltilbud Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Generelle bestemmelser om konkurransen Kunngjøring Fremdriftsplan Taushetsplikt Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utforming av søknaden Innlevering av søknad Søknadens utforming... 9 Side 2 av 9

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementsfellesskapet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Torunn Løveid PB 8129 Dep, 0032 OSLO med kopi til Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelsen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) skal gjennomføre denne anskaffelsen om kjøp av reisebyråtjenester i samarbeid med og på vegne av departementsfellesskapet. Avtalen gjelder for departementsfellesskapets reisevirksomhet i inn- og utland. Flyreiser utgjør størsteparten av reisekostnadene, mens de øvrige kostnadene i hovedsak fordeler seg på hotellovernattinger og arrangement i forbindelse med seminarer og kurs. Leverandørs tjenester og reiseportal er et viktig bidrag til effektive reiser, herunder planlegging, bestilling, gjennomføring og oppfølging. Leverandør skal bidra til at retningslinjer i Statens personalhåndbok, Statens innenlands- og utenlandsregulativ, samt virksomhetenes egen reisepolicy, følges i størst mulig grad. Avtaleparter Følgende virksomheter har takket ja til å benytte seg av avtalen: Statsministerens kontor Arbeids- og sosialdepartementet Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Finansdepartementet Side 3 av 9

4 Helse- og omsorgsdepartementet Justis- og beredskapsdepartementet Klima- og miljødepartementet Kulturdepartementet Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Olje- og energidepartementet DSS Utenriksdepartementets og NORADs reisebyråavtale utløper i april UD og NORAD vil innen den tid vurdere å utløse opsjon på å slutte seg til DSS avtale. Dette har også de øvrige virksomhetene i departementsfellesskapet som ikke er angitt i listen over anledning til. Virksomhetene i departementsfellesskapet skal kunne slutte seg til avtalen når som helst i avtale- eller utløst opsjonsperiode på samme vilkår som for DSS. 1.3 Omfang Estimert reisekostnad er samlet i størrelsesorden MNOK per år. Dette inkluderer flyreiser, hotell og alle andre kostnader relatert til departementenes reisevirksomhet. Av dette beløp utgjør UD og NORAD omkring MNOK Antall transaksjoner estimeres til samlet sett å utgjøre årlig, hvorav UD og NORAD utgjør ca Det tas forbehold om at reisebyråene teller transaksjoner forskjellig, men er likevel vårt beste estimat. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn og hovedsakelig basert på historisk statistikk. Uttaket kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktens løp. 1.4 Oppstart og varighet Gjeldende kontrakt løper ut , det tas sikte på at ny kontrakt signeres til denne dato. Avtalen vil ha en varighet på 2 år fra kontraktssignering, med opsjon på forlengelse i ytterligere inntil 2 år med ett år om gangen. 1.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør vil bli tillatt. Leverandør skal ha totalansvar for leveransene, samt for eventuelle underleverandører. 1.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 4 av 9

5 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Versjon 1 Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandlinger. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i forhandlingene om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Samtlige leverandører som kvalifiseres vil bli invitert til å levere tilbud. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som forhandlingene resulterer i. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i ,kl. 15:00 forhandlinger Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Forhandlinger Medio mai Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. Side 5 av 9

6 3.3 Taushetsplikt Versjon 1 Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med anskaffelsens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Side 6 av 9

7 Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: firmaattest Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom søker støtter seg på underleverandørs kapasitet for å bli kvalifisert, skal søker dokumentere at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandør overfor oppdragsgiver. Som dokumentasjon må søker i sitt tilbud fremlegge en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende dokumentasjon, hvor underleverandøren forplikter seg med gjeldende ressurser i henhold til oppfyllelse av kommende avtale. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør må ha gjennomført minst 3 relevante leveranser av denne oppdragstype de siste 3 årene. Med relevante leveranser menes reisebyråtjenester som inkluderer både personlig rådgivning med Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Side 7 av 9

8 selvbooking, sporing og varsling, samt omfattende erfaring med organisering av reiser for enkeltpersoner og grupper i inn- og utland. Til utland regnes også reiser til u-land, land med dårlig infrastruktur og konfliktsoner. I tillegg skal leverandør kunne tilrettelegge for sikkerhetspersonell og -utstyr. Disse tjenestene må være levert i tilnærmet samme omfang og volum til virksomheter av samme omfang og volum som departementsfellesskapet (se punkt 1.3 omfang) Leverandør må ha bemanning med god kompetanse innen: reiserådgivning og -organisering omfattende erfaring med kompliserte bookinger, som for eksempel reiser til u- land, konflikt- og katastrofeområder, samt områder med dårlig infrastruktur reisebookinger fra utestasjoner Leverandør må ha systemer for kvalitetssikring og miljøledelsestiltak Redegjør for byråets bredde og omfang av sitt tjenestetilbud generelt, samt erfaring innen områdene som er nevnt i venstre kolonne spesielt. Redegjør for leverandørs kvalitetssikringssystemer og sertifiseringsordninger. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Side 8 av 9

9 5 Utforming av søknaden 5.1 Innlevering av søknad Søknaden skal leveres eller sendes til: Navn: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Kontortjenesteavdelingen v/ Torunn Løveid Adresse: Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Søknad, saksnr v/ Torunn Løveid. Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på USB-minnepenn. 5.2 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. 8. Redegjørelse over byråets bredde og omfang av sitt tjenestetilbud. 9. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem og sertifiseringsordninger eller kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Side 9 av 9