Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning En helhetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser 08.05.12
INNHOLD Innhold... 2 Innledning... 1 Forutsetninger... 1 Arbeidsprosess... 2 Innlesing av refusjon fra NAV... 3 Behandling av mottatt refusjon... 4 Ordinær refusjon... 4 Feriepenger... 11
INNLEDNING Rutinen Refusjon fra NAV automatisk utligning vil forenkle arbeidet med å registrere refusjon fra NAV. Som arbeidsgiver har dere mulighet for å laste ned filer fra NAV via Altinn. Når refusjonsfilene er lastet ned, leser rutinen inn filene og sammenstiller mottaket mot uoppgjorte refusjonskrav. Dere får forslag til match i flest mulig tilfeller. Resterende linjer får dere også hjelp til å utligne, blant annet ved å få forslag til fordeling etter stillingsprosent på stillingsid. Rutinen sjekker mot en rekke felt som personnummer, bedriftsnummer, refusjonstype, fra-dato og beløp. Det er mulighet for å godta et visst avvik i beløp og dager (dato) som likevel skal gi automatisk utligning, dette bestemmer dere selv. Dere får også oppdatert feltet Maksdato NAV i fraværsbildet. Merk: Rutinen er lisensbelagt. Ta kontakt med prosjektkontoret@visma.no for nærmere informasjon og bestilling. Forutsetninger I bildet Refusjon generelt setter dere grenseverdier for mindre avvik dere vil akseptere når rutinen skal forslå hvilke utestående krav mottakslinjer skal utlignes mot. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning
Grenseverdier datafil: Sett inn antall dager dere vil godta som avvik mellom fra-dato på refusjonskrav og mottakslinje, for eksempel 3 dager. Mulige verdier 0-99. Sett inn beløp dere vil godta som avvik, for eksempel 50 kroner. Mulige verdier 0-999. Rutinen vil gi flest match innenfor grenseverdier (automatisk utligning) når fravær og refusjonskrav er ført mest mulig korrekt. Vær derfor nøye når dere fører fravær med hensyn til blant annet uføregrad og periode. Dersom det blir endringer i en sykemelding som allerede er refusjonsberegnet, vil det være større mulighet for å få match på mottak dersom dere foretar refusjonsberegningen på ny. Arbeidsprosess Kort om arbeidsprosessen for behandling av ordinær refusjon: 1. Last ned datafil (format.csv) for refusjon fra NAV via Altinn (+ eventuelt PDF-fil). 2. Les inn csv-fil med rapporten: Innlesing mottak fra NAV. 3. Gå til rapporten: Refusjon fra NAV datafil, sjekk at sum mottatt stemmer med mottatt i bank (sum i PDF-fil). 4. Gå til fanen Innenfor grenseverdier, godkjenn mottakslinjer som er automatisk utlignet. 5. Mottakslinjer som gjenstår godkjenner dere en og en i fanen Godkjenning manuelt. 6. Kjør rapporten Refusjon kontering. 7. Avstem interimskonto bank. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 2
INNLESING AV REFUSJON FRA NAV Under Fravær og ferie eller under Avansert, finner dere rapporten Innlesing mottak fra NAV. Denne rapporten leser inn refusjonsfiler i format.csv som dere har lastet ned fra NAV via Altinn, og lagret hos dere. Resultatet blir vist i rutinen Refusjon fra NAV automatisk utligning. Dersom det er flere filer, må disse leses inn en om gangen. Det ligger sjekk i systemet at en fil ikke er lest inn tidligere. Det må bare leses inn en fil pr dato på samme organisasjonsnummer (eventuelt organisasjonsledd). Dette for å kunne holde filene adskilt og dermed enklere avstemme den enkelte fil mot innbetaling i bank. Kjør først utskriften uten oppdatering. Rapporten viser sum pr NAV-kontor og totalt for filen. Sjekk at sum mottak stemmer med det du har fått overført til bank fra NAV. Dersom beløpet er korrekt, kjører du rapporten med oppdatering. forklaring til rapporten: Mottatt dato Filnavn Ordinær K27 Feriepenger K37 Lesbar utskrift Oppdatering Legg inn dato, for eksempel når refusjon er mottatt i bank eller dagens dato. Legg inn filnavn for den filen du vil lese inn. Filen må ha format.csv Knappen Ordinær er på initialt. Merk: Velg feriepenger når du skal lese inn mottak av feriepenger. K27 og K37 er rapportnavnene som NAV bruker. Du kan få utskrift av innholdet i filen. Initialt er det haket av for utskrift. Utskriften viser alle mottakslinjer, sum pr NAV-kontor og totalt for filen. Dersom en fil allerede er lest inn, kommer det feilmelding og du får ikke lest inn filen på ny. Du kan kjøre innlesing med og uten oppdatering. Når rapporten er kjørt med oppdatering finner du dataene i rutinen Refusjon fra NAV automatisk utligning. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 3
BEHANDLING AV MOTTATT REFUSJON Under Fravær og ferie finner dere menypunktet: Refusjon fra NAV automatisk utligning. Her finner du refusjon som er lest inn og som skal utlignes og godkjennes mot refusjonskrav. Du kan gjøre utvalg på følgende felt i øverste del av skjermbildet: NAV kontor Mottatt dato Organisasjonsnummer Legg inn nummer dersom du vil se eller godkjenne for ett og ett NAV-kontor. Hvis blank, vises alle. Legg inn innlesingsdato for den filen du vil se i tabellen. Hvis blank vises alle. Legg inn organisasjonsnummer (eller organisasjonsledd) for den filen du vil se i tabellen. Hvis blank vises alle org.nr. Ordinær refusjon Når en fil er lest inn, vil opplysningene fra filen vise i tabellen under fanen Ordinær refusjon. Sjekk at beløp i Sum mottak stemmer med mottatt beløp fra NAV før dere begynner å godkjenne mottak. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 4
Kun refusjonslinjer som gjenstår å godkjenne, blir vist. Tabellen er tom når alle mottakslinjer er godkjent. Se punkt Godkjenn mottak manuelt dersom dere har igjen linjer i tabellen uten kravlinjer å utligne disse mot. Kontering Når dere er ferdig med å godkjenne alle mottakslinjer i en refusjonsfil, må dere kontere mottaket i rapporten Refusjon kontering for å lage regnskapsbilag. Når det gjelder mottak av ordinære refusjon fra NAV anbefaler vi at dere godkjenner/utligner og konterer en fil om gangen. Grunnen er at det da vil være enklere å avstemme mot bank. Maksdato for maksdato til høyre i tabellen oppdaterer feltet Maksdato NAV i Fravær. Dersom filen inneholder to ulike maksdatoer for en person, for eksempel for både sykepenger og foreldrepenger, vil den datoen som er lengst fram i tid bli lagt inn i feltet Maksdato NAV i fraværsbildet. forklaring til fane Ordinær refusjon: Sum mottak Ikke godkjente Utskrift godkjent Godkjenn manuelt Slett et viser summen av refusjonslinjer som til enhver tid vises i tabellen. Etter hvert som du godkjenner mottakslinjer mot refusjonskrav, vil beløpet bli redusert og skal stå i 0 når du er ferdig. Vær obs på hvilket utvalg du har i øverste del av bildet. Du kommer over til et nytt skjermbilde hvor du kan kjøre en rapport som lister mottak som ikke er godkjent. Rapporten viser også uoppgjorte krav for personen med samme bedriftsnummer som mottakslinjen. Her kan du skrive ut en liste/kvittering for alle mottak du har godkjent. Listen blir tømt når du går ut av bildet Refusjon fra NAV automatisk utligning. Ved å stå på en linje i tabellen vil du få opp et nytt skjermbilde. Da vises mottaket og alle uoppgjorte refusjonskrav på samme bedriftsnummer, og du kan matche linjer manuelt og godkjenne mottaket. Se punkt Godkjenn mottak manuelt for mer detaljer. Det er mulig å slette en og en linje i tabellen. Det kan for eksempel være aktuelt dersom dere har mottatt refusjon som er feilsendt fra NAV og som derfor bare skal posteres direkte i økonomisystemet. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 5
Automatisk utligning - Ordinær innenfor grenseverdi I fanen Ordinær innenfor grenseverdi vil du få opp alle mottakslinjer som gir automatisk match mot et refusjonskrav. Det vil si at dato og avvik beløp er innenfor grenseverdier dere har satt i Refusjon generelt. Dersom dere endrer grenseverdiene, vil disse bare gjelde for filer som blir innlest etter at verdiene er endret. forklaring til fanen Ordinær innenfor grenseverdi: Ved godkjenn: Sett refusjon ferdigbehandlet: Tekst Tabellen Godkjenn Sum krav/sum mottak Initialt er det hake i feltet. Når det er hake i feltet når du godkjenner, vil det bli dannet justeringslinjer for eventuelle differanser når refusjonen blir kontert. Du kan overstyre foreslått tekst til posteringsbilaget. I tabellen vises mottak som matcher kravlinjer på: fødselsnummer, organisasjonsnummer, bedriftsnummer, fra-dato og beløp. Differanse for hver linje viser til høyre i tabellen og skal ikke være større enn beløpet dere har satt som grenseverdier i Refusjon generelt. Ved å trykke knappen Godkjenn godkjennes alle linjer i tabellen. Linjene forsvinner fra denne tabellen. Godkjente linjer ligger nå klar for kontering. Dersom det er enkelte mottakslinjer dere ikke ønsker å godkjenne: Gå til fanen Ordinær refusjon og velg aktuell mottakslinje, godkjenn mottaket manuelt eller slett linjen. Viser sum for alle krav og sum mottak som blir matchet. Sjekk at differansen er akseptabel i forhold til hva dere vil godta som avvik (grenseverdi beløp). Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 6
Mottak med forslag til fordeling Når du står i fanen Ordinær refusjon og trykker knappen Ikke godkjente kommer du inn i dette bildet: Her kan du kjøre en rapport som viser mottak som ikke er godkjent og uoppgjorte refusjonskrav. Rapporten foreslår også en fordeling av mottatt beløp på utestående krav. Denne rapporten oppdaterer ikke noe (ingen konsekvenser). Vær obs på at utvalget er avhengig av hvilket utvalg du allerede har gjort i hovedbildet. Du kan begrense utvalget ytterligere under utvalgskriterier. Dersom du står i hovedbildet nede i tabellen på en mottakslinje/person vil du kjøre rapporten kun på denne ansatte. Rapporten viser bare mottakslinjer som har blitt knyttet til et ansattnummer. Dersom det er mottakslinjer for en ukjent person (uten ansattnummer) i filen, vil ikke mottakslinjen komme med i rapporten. forklaring til rapporten Mottak med forslag til fordeling: Mottatt dato Organisasjonsnummer et er låst med samme utvalg som i hovedbildet. et er låst med samme utvalg som i hovedbildet. Selskap Legg inn selskap. Vanligvis det selskapet du står i. NAV-kontor Ansattnummer Ansvar (konteringsdim 2) Sortering Du kan gjøre utvalg på NAV-kontor. Ellers vil du få samme utvalg som i hovedbildet. Du kan kjøre på alle (1:99999999) eller gjøre utvalg på ansatte. Blank gir alle. Du kan gjøre utvalg på ansvar. Rapporten kan sorteres på Ansvar (konteringsdim 2), Ansattnummer eller Ansattnavn. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 7
Godkjenn mottak manuelt Når du står på en av mottakslinjene i fanen Ordinær refusjon og trykker knappen Godkjenn manuelt kommer du inn i dette bildet. Her skal dere godkjenne mottakslinjer som ikke har blitt automatisk utlignet innenfor grenseverdier. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 8
forklaring til Godkjenn mottak manuelt: Mottak Refusjonskrav Informasjon om den enkelte mottakslinje og person finner dere i denne delen av bildet. Ved utligning av mottak mot refusjonslinjer, se informasjon om hvilken periode og refusjonstype (årsak) mottaket gjelder. I denne delen av bildet blir uoppgjorte linjer på samme bedriftsnummer som mottaket listet. Alle linjene vil initialt stå uten hake i Ok. Du kan sette Ok på en og en linje eller ved å trykke knappen for Sett alle Ok lenger nede i bildet. Det er også knapp for Fjern alle Ok. Mottaket vil automatisk lage forslag med fordeling på linjer med hake i Ok. Dersom det er hake for Ok på mer enn en linje vil rutinen foreslå fordeling etter stillingsprosent på linjene. Kun linjer med Ok kan bli godkjent. Linjer uten hake i Ok vil bli stående som uoppgjort krav. Dersom du må fordele ved å skrive i beløpsfeltet, må du skrive inn beløp i alle linjer du vil fordele til. Restsum til fordeling viser nede i bildet. Sett hake i Ferdigbehandlet dersom differansen er 0, eller du vil lage justeringslinjer for differansen ved kontering. Du kan ha Ok på en linje uten å sette linjen til ferdigbehandlet. Godkjenn Detaljer Avbryt Bare når Restsum er 0,00 kan du godkjenne mottakslinjen. Det er bare refusjonslinjer med hake i Ok som blir godkjent. Du vil da komme tilbake til hovedbildet. Godkjente beløp konteres samlet (Refusjon kontering) når du er ferdig med å behandle alle mottakslinjene i filen. Ved å stå på en av linjene i tabellen for Refusjonskrav og klikke på knappen Detaljer, kommer du inn i detaljbildet for refusjonskravet. Gå tilbake til fanen Ordinær refusjon. Mottakslinjer uten kravlinjer Dersom du har en mottakslinje som det ikke viser noen refusjonskrav for, altså ingen linjer å utligne mot, kan det ha flere årsaker. Vi anbefaler at du første sjekker fraværsbildet på personen. Det kan være at: refusjonskrav ikke er produsert refusjonskravet er på et annet bedriftsnummer enn mottaket kravet er satt i ferdigbehandlet tidligere beløpet er feilsendt/personen er ikke ansatt i dette selskapet Dersom refusjonskravet er på et annet bedriftsnummer og dere likevel ønsker å føre mottaket mot dette bedriftsnummeret, har dere mulighet til å gjøre dette i skjermbildet Refusjon fra NAV. Mottakslinjen må da slettes fra tabellen i Refusjon fra NAV automatisk utligning. I Refusjon fra NAV er det også mulighet for å åpne et ferdigbehandlet krav i fanen Ferdigbehandlet refusjonskrav. Da vil refusjonslinjen komme fram i Godkjenn manuelt når du går tilbake i bildet, og du kan føre/utligne mottaket. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 9
Dersom beløpet er feilsendt fra NAV og personen ikke er ansatt, må dere lage en postering direkte i regnskap. Mottakslinjen må da slettes i bildet Refusjon fra NAV automatisk utligning siden beløpet blir bokført utenom rutinen. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 10
Feriepenger Refusjon av feriepenger blir lest inn i rapporten Innlesing av mottak fra NAV (se eget punkt). Når fil for feriepenger er lest inn, blir alle linjer vist i tabellen i fanen Feriepenger: Kontroller at sum mottak stemmer med mottatt beløp i bank for filen. Rutinen for utligning av feriepengerefusjon er noe annerledes enn for ordinær refusjon. Automatisk utligning av feriepenger skjer når dere kjører rapporten Godkjenning av mottak feriepenger som du finner under knappen Forslag/godkjenning. Dette er forklart nærmere nedenfor. Kun refusjonslinjer som gjenstår å godkjenne blir vist i tabellen. Når du er ferdig med å godkjenne alle mottakslinjer i innleste filer, er tabellen tom. Se punkt Godkjenn feriepenger manuelt dersom det gjenstår mottakslinjer uten kravlinjer. Kontering Når det gjelder kontering av mottatte feriepenger, må dere vente med å kjøre rapporten Refusjon kontering til alle mottak av feriepenger for selskapet er ført. Årsaken er at det blir laget justeringslinjer på alle feriepengekrav når rapporten blir kjørt med oppdatering. Og da blir alle utestående/uoppgjorte feriepengekrav nullstilt/avskrevet. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 11
forklaring til fanen Feriepenger: Sum mottak Forslag/godkjenning Utskrift godkjent Godkjenn manuelt Slett et viser summen av refusjonslinjer som til enhver tid ligger i tabellen. Når du har lest inn en fil, skal beløpet stemme med mottatt beløp for aktuelt organisasjonsnummer. Beløpet skal stå i 0 når du er ferdig med å godkjenne hele filen. Vær obs dersom du har begrenset utvalget i øverste del av bildet. Rapporten lister uoppgjorte mottak og viser forslag til utligning. Når denne rapporten blir kjørt med oppdatering, godkjenner du mottatte feriepenger. Her kan du skrive ut en liste/kvittering for alle mottak du har godkjent. Listen blir tømt når du går ut av bildet Refusjon fra NAV datafil. Ved å stå på en linje i tabellen vil du få opp mottaket og alle uoppgjorte feriepengekrav for personen med samme bedriftsnummer. Du kan matche linjer manuelt og godkjenne mottaket. Det er mulig å slette en og en linje i tabellen. Det kan for eksempel være aktuelt dersom dere har mottatt refusjon som er feilsendt fra NAV, og som derfor bare skal posteres direkte i økonomisystemet. Forslag og godkjenning av mottak feriepenger Når du trykker på knappen Forslag/godkjenning når du står i fanen Feriepenger kommer du inn i dette bildet: Det er i denne rapporten du får opp forslag til fordeling mot kravlinjer og godkjenner mottak av feriepenger. Rapporten fyller opp mot kravlinjer fra eldste til nyeste, pr refusjonstype og bedriftsnummer. Dette har vi gjort på grunn av at feriepengekravene blir dannet for hvert Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 12
refusjonsmottak (vanligvis pr måned), mens utbetaling av feriepenger fra NAV er for lengre perioder. Vi ville da ikke fått match på dato/periode. Grenseverdier for dato og beløp som er satt i bildet Refusjon generelt, har ikke betydning for utligning av feriepenger. Når du jobber med å føre mottak av feriepenger, må du først kjøre rapporten uten oppdatering. Se hvor stor sluttdifferansen er. Bla gjennom rapporten for å finne differanser som er større enn du vil godkjenne/lage justeringslinje på. Du kan kjøre rapporten for et mindre utvalg, for eksempel for noen ansvarsnummer, for å finne ut hvor differansene er og sjekke disse. Du kan godkjenne noen ansvarsnummer eller en ansatt om gangen hvis du ønsker det. Mottakslinjer som er godkjent kommer ikke med neste gang du kjører rapporten. Dersom foreslått utligning på mottakslinjer er feil i rapporten, går du over til bildet Godkjenn manuelt under fanen Feriepenger og utligner/godkjenner der. Deretter går du tilbake til denne rapporten og godkjenner det resterende når du er fornøyd med forslaget. Kontering av feriepengemottak gjør du til slutt i Refusjon kontering når alle mottak for selskapet er godkjent. Merk: Når du kjører rapporten Refusjon kontering for feriepenger med oppdatering, blir det laget justeringslinjer for alle uoppgjorte feriepengekrav. Dvs. alle feriepengekrav blir nullstilt. forklaring til rapporten Godkjenning av mottak feriepenger: Mottatt dato Organisasjonsnummer et er låst med samme utvalg som i hovedbildet. et er låst med samme utvalg som i hovedbildet. Selskap Legg inn selskap. Vanligvis det selskapet du står i. NAV-kontor Ansattnummer Ansvar (konteringsdim 2) Sortering Alle refusjonstyper Sortering Oppdatering Du kan gjøre utvalg på NAV-kontor. Ellers vil du få samme utvalg som i hovedbildet. Du kan kjøre på alle (1:99999999) eller gjøre utvalg på ansatte. Blank gir alle. Du kan gjøre utvalg på ansvar. Rapporten kan sorteres på Ansvar (konteringsdim 2), Ansattnummer eller Ansattnavn. Når hake ikke er satt, foreslår rapporten match når mottak og krav har samme refusjonstype. Du kan kjøre rapporten med utligning mot alle refusjonstyper ved å sette hake i feltet. Rapporten kan sorteres på Ansvar (konteringsdim 2), Ansattnummer eller Ansattnavn. Du må alltid kjøre rapporten uten oppdatering først. Når rapporten kjøres med oppdatering må du være sikker på at det er dette du vil godkjenne som match. Du kan kjøre oppdatering for et utvalg om gangen dersom du finner det hensiktsmessig. Når rapporten er kjørt med oppdatering, forsvinner mottakslinjene fra tabellen i fanen Feriepenger og ligger klar for kontering. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 13
Godkjenn feriepenger manuelt I dette bildet utligner og godkjenner du en mottakslinje om gangen. Her skal dere godkjenne feriepengemottak som ikke får ønsket match i rapporten Godkjenning av mottak feriepenger. Du står da i fanen Feriepenger, markerer en linje og trykker knappen Godkjenn manuelt. forklaring til Godkjenne mottak manuelt: Mottak Refusjonskrav Sett alle Ok/Fjern alle Ok Godkjenn Detaljer Informasjon om den enkelte mottakslinje og person finner dere i denne delen av bildet. Ved utligning, se informasjon om hvilken periode og refusjonstype (årsak) mottaket gjelder. I denne delen av bildet blir uoppgjorte feriepengekrav på samme bedriftsnummer listet. Rutinen foreslår i utgangspunktet å fylle opp krav fra eldste dato på laveste stillings-id uansett refusjonstype når du velger «Sett alle Ok» (se under). Tabellen gir informasjon som stillingsid, ansvar, tjeneste, periode og fraværskode (refusjonstype). Ved å sette hake i Ok på linjer vil mottaket bli fordelt på disse linjene. Kun linjer med hake i Ok vil bli utlignet. Når hake i Ok blir fjernet blir satt kr 0 på aktuell linje. Dersom du må fordele ved å skrive i beløpsfeltet, må du skrive inn beløp i alle linjer du vil fordele til. Knappen Fjern alle Ok er på initialt. Velg om du vil sette hake i alle eller ingen. Når restsum er 0, kan mottakslinjen godkjennes. Du godkjenner da mottaket mot refusjonslinjer som har hake i feltet Ok. Når mottaket er godkjent vil du komme tilbake til hovedbildet. Godkjente beløp konteres samlet (Refusjon kontering) når du er ferdig med å behandle alle feriepengemottak for selskapet. Dette pga at alle feriepengekrav blir justert/nullstilt når Refusjon kontering blir kjørt med oppdatering. Ved å stå på en av linjene i tabellen for Feriepenger og klikke på knappen Detaljer, kommer du inn i detaljbildet for aktuelt feriepengekrav. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 14
Mottakslinjer uten kravlinjer Dersom du har mottakslinjer og det ikke blir vist noen refusjonskrav for feriepenger, altså ingen linjer å utligne mot, kan det ha flere årsaker: feriepengekrav ikke er produsert refusjonskravet er på et annet bedriftsnummer enn mottaket beløpet er feilsendt/personen er ikke ansatt i dette selskapet Dersom refusjonskravet er på et annet bedriftsnummer og dere likevel ønsker å føre mottaket mot dette bedriftsnummeret, har dere mulighet til å gjøre dette i bildet Refusjon fra NAV under Refusjonskrav feriepenger. Beløpet kan også være feilsendt. Dersom beløpet er feilsendt og dere ikke har ansatte å føre mottaket inn på, må dere lage en postering direkte i regnskap. Mottakslinjen må i begge disse tilfellene slettes i fanen Feriepenger siden beløpet blir bokført utenom rutinen. Vær obs på å holde kontroll på beløp som blir slettet med tanke på avstemming mot interimskonto bank. Visma Enterprise HRM Refusjon fra NAV automatisk utligning 15