Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder... 3 2. Lederoppgave 1 Dokumentforvaltning, Journalføringsplikt, arkivplikt og arkivansvar... 4 2.1 Innsyn... 4 2.2 Journalføring av interne dokumenter... 4 2.3 Arkivansvar... 4 2.4 Formkrav... 4 3. Lederoppgave 2 Fordeling av saker og dokumenter... 5 3.1 Avskrive et dokument til fordeling... 6 3.2 Saksbehandler har mulighet for å fordele saker ufordelt til enhet til seg selv... 6 3.3 Saker til fordeling i sidepanel Outlook... 7 4. Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter i Public360... 8 4.1 Elektronisk godkjenning... 8 4.2 Lederoppgave 3 - godkjenning... 9 4.3 Redigere i dokumenter til godkjenning...10 4.4 Oversikt over arbeidsflyter - oppgaver...10 4.5 Oppgaver sendt til leder som person eller til avdeling...11 4.6 Sende oppgaver til flere personer...11 4.7 Oppgave gjennomgang...11 5. Kopier...12 6. Sette opp RSS feed i outlook for varsling av dokumenter til fordeling...13 1
Formålet med veilederen Public 360 er Universitetet i Stavanger sitt fullelektroniske sak- og arkivsystem. Dette ble tatt i bruk den 06.01.2015 Dette dokumentet er ment som en veileder tilpasset leders bruk av Public360. Målet er at leder lett skal kunne gjennomføre enkelte oppgaver i Public 360 uten å måtte være en ekspert på systemet. Denne veilederen har som mål å være et enkelt oppslagsverk for typiske lederoppgaver i et sak- og arkivsystem. Veilederen sier også noe om hva som er forventet av en leder i forhold til informasjonsforvaltning i et Sak og arkivsystem. 1. Lederrollen Leder har vanligvis tre primære arbeidsoppgaver i et saksbehandling og arkivsystem. 1. Overordnet ansvar for avdelingens saksbehandling og dokumentasjon. 2. Fordeling av dokumenter - leder fordeler dokumenter som kommer inn til enheten. 3. Godkjenning av dokumenter - Leder godkjenner vedtak før disse sendes ut. 1.1 Roller i Public 360 Leder har på mange måter en todelt rolle i Public 360. Har man fått rollen leder i Public360 representerer man både seg selv som kontaktperson i systemet og den avdeling man er leder for. Dette kan i utgangspunktet virke noe forvirrende, men er til for å kunne håndtere saker og dokumenter tilknyttet avdelingen uten å ta stilling til ansvarlig person. En leder vil måtte ha oversikt både over saker fordelt til seg som person, og til avdelingen som helhet. Ledelsen ved UiS vil i utgangspunktet viderefordele sine saker til enheten og ikke til den enkelte leder. Alle ledere settes opp med to roller i Public 360. Lederrolle og saksbehandlerrolle. Lederrollen vil være defaultrolle og den som er i bruk oftest. 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle Du bytter enkelt rolle ved å velge bytt aktiv rolle under nedtrekks-meny lengst oppe til høyre i skrivebordsbildet. For å oppdatere skrivebordet til den rollen du har valgt trykker du 360 logoet lengst oppe til venstre. Lederrolle - Oppgaver som løses med lederrolle: fordeling av dokumenter, godkjenning av dokumenter, opprette dokumenter, forvalte kopier mottatt til enheten. 2
Saksbehandlerrolle Oppgaver som løses med saksbehandlerrolle: lese og organisere mottatte egne kopier. 1.3 Stedfortreder Hvis man trenger en eller flere stedfortredere i en periode, kan man selv sette dette enkelt opp i Public360. Da vil lederrollefunksjonene delegeres til stedfortreder. For å gjøre dette søker du opp deg selv som kontaktperson i P360. Trykk deretter på navnet ditt (redigeringsfelt) og velg personlig stedfortreder. Her søker du opp den som skal være stedfortreder og legger inn hvilket tidsrom det gjelder. Stedfortreder vil da motta alle de dokumenter som er adressert til deg personlig og samtidig inneha lederrolle funksjoner som fordeling. Merk! Personen vil også ha samme tilgangsrettigheter som deg. Lær mer om oppsett av stedfortreder her a) Søk opp deg selv ditt kontaktpersonkort b) Trykk på navnet ditt velg personlig stedfortreder. Søk frem stedfortreder(e) og fyll ut tidsrom. 3
2. Lederoppgave 1 Dokumentforvaltning, Journalføringsplikt, arkivplikt og arkivansvar Det forventes at all saksbehandling og arkivering ved UiS foregår i Public360, dette er UiS sitt primære saksbehandlings og arkivsystem. Hovedprinsippet er at saker som fører til saksbehandling og har verdi som dokumentasjon for virksomheten skal registreres i systemet. Saksbehandling og arkivering som skjer på andre steder vil måtte anses å være tapt for ettertiden. Dokumentasjon av rettigheter og plikter som styrer forholdet mellom universitet og den enkelte student er viktig å kunne dokumentere. I tillegg er det viktig å dokumentere endringer i utviklingen av universitetet som en helhet og de prosesser som foregår i den enkelte enhet. For fakulteter og institutter kan dette være saker som beskriver endringer i regelverk, beskrivelse og endringer av studieprogram etc. De enheter som har faste utvalg bør sørge for en god dokumentasjon av utvalgsaktiviteten ettersom denne er viktig for å dokumentere hvilke avgjørelser som er tatt. Stabsenheter som har ansvar for enkelte deler av universitetets egenforvaltning bør være seg bevisst dokumentasjon av de saker som er særskilte for sitt fagfelt. Ledere bør være seg særlig bevisst på å ha et oversyn over dokumentasjon og arkivering av de sentrale dokumenter som enheten utformer, og som er en del av enhetens ansvarsområde Dokumentsenteret vil sørge for å ha tilgjengelig en oppdatert oversikt over saker man må huske å dokumentere i arkivsystemet på Dokumentsenterets interne nettsider. Journalføringsplikten skal sørge for at dokumenter som kommer inn eller sendes ut av organet skal journalføres. Dette skal igjen gjøres tilgjengelig for offentligheten i en publisert journal. Prinsippet her er at offentligheten skal kunne se hva organisasjonen driver med. 2.1 Innsyn Enkeltpersoner har rett til å søke innsyn i de dokumenter som journalføres. Innsynet stilles til Dokumentsenteret som sender begjæringen videre saksansvarlig eller til dennes nærmeste leder. Innsynsbegjæringer skal følges av et sett med bestemte regler og prosedyrer. 2.2 Journalføring av interne dokumenter Interne dokumenter har etter loven ikke samme krav til journalføring som inngående og utgående dokumenter. UiS har likevel som praksis at også disse journalføres på bakgrunn av prinsippet om meroffentlighet. 2.3 Arkivansvar Universitetsdirektøren har øverste ansvar for oppfølging av lovkrav tilknyttet saksbehandling og arkivering. I det daglige er dette ansvaret delt mellom sentral arkivtjeneste (dokumentsenteret), leder av den enkelte enhet og saksbehandler. Leder har et klart ansvar for å sørge for at sin enhet oppfølger krav til dokumentasjon og arkivering. Dette ansvaret er detaljert beskrevet i Universitetet i Stavanger sin arkivplan. 2.4 Formkrav Det er viktig at brev sendt ut fra UiS har et profesjonelt og entydig utrykk og følger formkrav og krav til profil. Formkrav sikres ved å bruke standardmaler og standardbrev som er tilgjengelige i Public 360. Alle utgående formelle brev sendt ut av Universitetet i Stavanger bør følge standardiserte formkrav. Standardtekster kan utvikles på bestilling av Dokumentsenteret. Fin ut mer om maler og standardbrev her. 4
3. Lederoppgave 2 Fordeling av saker og dokumenter Fordeling er en viktig oppgave, alle saksdokumenter som er fordelt til avdelingen og ikke direkte til saksbehandler vil komme i søket Dokumenter til fordeling. Ved fordeling, fordeler leder saksdokumentet til ønsket saksbehandler. Man kan enten fordele hele saken eller bare et enkelt saksdokument. Leder kan fordele saksdokumenter både til sine egne saksbehandlere i egen enhet eller til andre enheter og saksbehandlere i annen enhet. I Public360 er det også mulig for saksbehandler og fordele saker til seg selv, slik at dette ikke faller på leder. Se pkt. 3.2. Avdelingen bør avtale internt om saksbehandler skal kunne hente saker selv, eller om leder skal fordele alle saker. Slik gjør du: a) Søket Til fordeling finner du på første fane fra venstre når du logger deg inn på lederskrivebordet i Public360 b) For å fordele et dokument marker dokumentet du skal fordele (blått). Velg fordele og søk frem personen eller enheten du ønsker å fordele dokumentet til og trykk OK. 5
Vanligvis holder det med å skrive inn fornavn for deretter å trykke haken, da får du opp alle personer i systemet som har dette navnet, og du kan velge rett person. For å legge til kopimottakere trykk på Legg til, og velg ønskede kopimottakere. Husk å ta stilling til hjemmel og tilgangsgruppe om det skulle være aktuelt. Les mer om tilgangsstyring i Public360 3.1 Avskrive et dokument til fordeling Hvis du ikke ønsker å fordele et innkommende saksdokument kan du velge å avskrive dokumentet. Du gir da beskjed om at du har mottatt dokumentet, men ikke akter å følge det opp med et svarbrev. Marker dokumentet (blått), velg avskriv (handling), velg tatt til orientering/ etterretning. Når du avskriver, fjerner du en restanse. En restanse er en påminnelse om at du har mottatt et brev som venter på å bli behandlet. 3.2 Saksbehandler har mulighet for å fordele saker ufordelt til enhet til seg selv Saker som legges som ufordelt til enheten kan saksbehandlere i den enkelte enhet selv fordele til seg selv. Dette gir mulighet for at man kan plukke saker uavhengig om enhetens leder fordeler disse til den enkelte. Det er viktig at lederen og enhetens saksbehandlere på forhånd avklarer hvilken praksis man ønsker å ha. Skal leder fordele alle saker eller skal saksbehandler selv kunne fordele ufordelte saker til seg selv. For at saksbehandler skal kunne fordele til seg selv må saksbehandler gjøre følgende; 1. Velg arbeidsflater i venstremenyen velg lederoppgaver 6
2. Marker dokumentet du ønsker å fordele velg fordele. Søk frem navn på den du ønsker å fordele til velg - OK. Dokumentet blir nå fordelt til mottaker. 3.3 Saker til fordeling i sidepanel Outlook Hvis du jobber med Public 360 direkte gjennom P360 sidepanel i outlook kan du finne saker til fordeling under Søk og arkiver Dokumenter- til fordeling. Dobbelklikk eller høyreklikk på dokumentet du ønsker å fordele avskrive eller besvare 7
4. Arbeidsflyter - Godkjenning og gjennomgang av dokumenter i Public360 Godkjenning og gjennomgang er såkalte arbeidsflyter. Arbeidsflyter er til for at man enkelt skal kunne dele saksdokumenter som er under arbeid før disse ekspederes til mottakerne. Godkjenning er en viktig lederoppgave og er en er en enkel måte for ledere å sette sin signatur på et dokument, og dekker i de fleste tilfeller behovet for tradisjonell signatur med penn. Ettersom alle handlinger logges i systemet kan man tolke dette som et godkjent stempel fra leder. Dette bør likevel ikke forveksles med elektronisk signatur eller e-signatur. Arbeidsflyter gir leder et viktig verktøy for å kontrollere de dokumenter som enheten formidler utad. Godkjenning er særlig nyttig der man har som rutine at leder skal godkjenne utgående vedtak før dette sendes ut. Godkjenning vil også være nyttig hvis avdelingen ønsker godkjenning av vedtak eller dokumenter fra en annen enhet. Gjennomgang brukes hvis flere personer samarbeider om utarbeidelsen av et dokument, og ønsker hverandres innspill og korrektur. 4.1 Elektronisk godkjenning Alle maler for utgående brev i Public360 er påført setningen «Dette dokumentet er elektronisk godkjent». Dette er en bekreftelse til mottaker om at brevet er godkjent i arkivsystemet og derfor sendes uten underskrift. Det er viktig å sørge for å fjerne denne setningen hvis man skal signere brevet med penn. Se egen veileder for arbeidsflyt for mer detaljer En leder som bruker sak arkivsystemet aktivt vil igjen inspirere sine medarbeidere til aktiv bruk av systemet og legitimere en god saksbehandlingspraksis. 8
4.2 Lederoppgave 3 - godkjenning En leder blir varslet om arbeidsflyter ved å få en epostvarsling. Her vil det være en lenke til direkte til arbeidsflyten. Når du kommer inn i arbeidsflyten godkjenning kan du først lese dokumentet. Deretter godkjenner du ikke godkjenner eller sender tilbake. : Velg godkjenn skriv eventuell notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyt oppgaven og saksdokumentet får status «Godkjent» og kan E-ekspederes av avsender. : Velg Ikke godkjent og skriv eventuelt ett notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyten får status «Ikke godkjent» mens saksdokumentet fortsatt står i status R-reservert. Avsender må eventuelt redigere dokumentet på nytt og starte en ny arbeidsflyt (godkjenning). : Velg Send tilbake for å sende oppgaven for redigering tilbake til avsender. Oppgaven vises ikke lenger hos Leder men ligger åpen hos avsender for redigering som igjen kan fortsette i samme arbeidsflyt ved å trykke "Fortsett" eller avslutte arbeidsflyten og starte ny arbeidsflyt. Ved å fortsette i samme arbeidsflyt, oppbevares arbeidsflyt-historikken. Dokumentet står fortsatt i status R-reservert frem til oppgaven godkjennes, status "G-godkjent". 9
4.3 Redigere i dokumenter til godkjenning Leder kan redigere direkte i dokumentet som er sendt til godkjenning såfremt det er et word dokument. For å redigere i dokumentet trykk på dokumentfilen. Husk å velge å åpne fil i Rediger hvis du skal gjøre endringer. Når du er ferdig med endringene sjekker du filen inn på vanlig måte ved å trykke avslutningskrysset øverst til høyre i Word. 4.4 Oversikt over arbeidsflyter - oppgaver Å få en arbeidsflyt til godkjenning eller gjennomgang kalles en oppgave. Lederskrivebordet i Public360 gir en oversikt over oppgaver under fanen oppgaver. Ved å trykke på dokumentet kommer du inn til oppgaven. 10
4.5 Oppgaver sendt til leder som person eller til avdeling Godkjenning og gjennomgang vil vanligvis sendes til den enkelte leder, men det er også mulighet for å sende oppgaver til godkjenning til avdelingen. For å finne disse må man velge Min avdelings oppgaver. Oppgaver til avdelingen må videre fordeles til en saksbehandler for å kunne godkjennes, slik at godkjenningen kan knyttes til en person. 4.6 Sende oppgaver til flere personer Oppgaver kan sendes til flere personer enten i rekkefølge eller til flere samtidig. Da kan man oppnå at et dokument blir kvalitetssikret på flere nivå. Merk! Hvis man sender oppgaver i rekkefølge (sekvensielt) vil oppgaven ikke mottas hos mottaker nr. 2 før den er godkjent av nummer 1. 4.7 Oppgave gjennomgang Du kan sende eller motta saksdokumenter til gjennomgang. Da sendes dokumentet til en eller flere personer for gjennomlesning og kommentarer. Denne arbeidsflyten anbefales hvis flere skal redigere i ett dokument som er under arbeid (status R- Reservert). Se egen veileder for arbeidsflyt for mer detaljer 11
5. Kopier Som leder og saksbehandler vil du motta en rekke kopier. Kopier er dokumenter der man ikke er hovedmottaker men kopimottaker. Både den enkelte leder og enheten som leder representerer kan være kopimottaker. Kopier adressert til enheten kan fordeles på samme måte som saker og saksdokumenter. Kopier adressert til enheten finner du på lederskrivebordet under fanen til fordeling. Her kan du markere dokumentet og fordele det til saksbehandler som informasjon eller markere dokumentet som lest. Kopier som er adressert til deg fordelt til deg personlig varsles i Outlook. Du finner også disse på saksbehandlerskrivebordet under fanen innkommende kopier. Her kan du lese kopier du har mottatt. For å holde orden i kopier kan det være fornuftig å markere kopiene som lest, men vær klar over at de da forsvinner fra listen. 12
6. Sette opp RSS feed i outlook for varsling av dokumenter til fordeling Mange ledere har kanskje ikke behov for å logge seg daglig inn i Public360. Den automatiske varslingen av nye saker og dokumenter satt på den enkelte leder og varsling av arbeidsflyter, sørger for at man varsles på epost i Outlook. Hvis man i tillegg ønsker varsling på dokumenter til fordeling må man selv sette opp en RSS varsel. For å sette opp dette gjør følgende: a) Stå i skrivebordsområdet i fanen til fordeling Trykk RSS abonnementsknappe. (se bilde neste side) b) Nytt bilde- Trykk Abonner på denne feeden du har nå opprettet en feed hvor du finner lenke til de dokumenter du abonnerer på venstresiden i outlook. Se neste side. 13
Alle typer aktiviteter i Public 360 kan varsles ved å bruke RSS feed. Gjør som i beskrivelsen ovenfor. 14