Registrering av utvekslingsavtaler i FS

Registrering av utvekslingsavtaler i FS Innhold: Søk etter avtale/institusjon Registrering felt i overbilde og underfaner Erasmus+ - spesielle krav til registrering Søknadsweb melde til opptak Sted registrere lenker (generell informasjon) om utvekslingsstedet Rapporter i FS Hva fremvises på nettsiden våre 3 eksempler Velg modul «Utveksling». Gå til menyvalg «Bilder» og klikk på «Utvekslingsavtale». Da kommer du til «Utvekslingsavtale samlebilde». Før man starter registrering av ny avtale, må man ha sjekket om det allerede er registrert en avtale som også vil dekke den nye avtaleforekomsten. Avtaler som er utgått kan aktiveres igjen ved å legge inn ny utløpsdato. Dersom man vurderer å gjenbruke en tidligere avtale må man først sjekke at det ikke er nye opplysninger som ikke er i samsvar med registreringene på den første avtalen. Det må ikke gjøres endringer i en gammel avtale som kan påvirke rapportering m.m. for de studentene som allerede har vært koblet til avtalen. Som regel vil det være nødvendig å gjøre søk etter avtaler eller institusjonskoder før man starter registreringen av ny/revidert avtale. Veiledning for søk er derfor beskrevet først i denne veiledningen. Skaffe all informasjon Registrere ny/ oppdatere eksisterende avtale i FS Skal avtalen være tilgjengelig for utreisesøknad? Eventuelt registrere generell informasjon om ekstern institusjon i FS Melde inn avtalen til opptak Side 1 av 18

Søk etter avtale/institusjon: Stå i bilde «Utvekslingsavtale samlebilde». Husk at bakgrunnen skal være grå når du skal søke. Klikk deg inn i høyre del av bildet «Søk». Du får da opp bilde «Søk institusjoner» Det kan søkes på deler av institusjonsnavnet, og søket begrenses ved å velge land fra nedtrekkslista. Husk at du kan bruke % (foran/bak/midt i) dersom du har kun deler av navnet på institusjonen. Du kan også gjøre søk på land og markere hvordan du vil ha lista sortert. Det er f.eks. nyttig om du har Erasmuskoden til aktuell institusjon. Søk på f.eks. Tyskland, la institusjonsnavnet være tomt og hak av for at fangsten skal sorteres på Erasmuskode. Inst. uten slik kode kommer øverst i lista, deretter kommer de med Erasmuskoder. Mange andre sorteringsmuligheter finnes. Prøv deg fram! Trykk «bruk» når du har funnet den institusjonen du har behov for å finne eksisterende avtaler for. Dersom du ikke finner institusjonen i lista, må du varsle FS-gruppen ved å sende epost til følgende adresse: fshjelp@adm.ntnu.no OBS: Institusjonskoder merket «Lokal kode» skal ikke brukes! Disse vil utgå. Når du har fått aktuelle institusjon inn i høyre del av «Utvekslingsavtale samlebilde», klikker du «Hent» for å få opp alle avtalene på denne institusjonen. Avtalene kommer som liste i bildet til høyre. De som er merket med rødt kryss er ikke lenger aktive. Åpne den avtalen du ønsker å finne ut mer om ved å klikke på avtalen i lista til høyre. Side 2 av 18

Registrering av avtale: Når du har fått klarlagt at du må opprette en helt ny avtaleforekomst, må du sjekke at du har alle nødvendige opplysninger. «Utvekslingsavtale samlebilde» må stå i registreringsmodus (gul bakgrunnsfarge). Klikk på «Reg» eller bruk hurtigtastene Ctrl.+R for å endre fra søkemodus til registeringsmodus. Klikk deretter på «Ny rad» eller bruk hurtigtastene Ctrl.+N for å opprette en ny rad (dvs. forekomst). Gule felt er obligatoriske og MÅ fylles ut. UNNTAK: Feltet «Avtaleid» blir automatisk utfylt med et avtalenummer når en ny avtale lagres. Hvite felt skal fylles ut så langt det er mulig. Øverste del av avtalebildet: Avtaleid: Skal ikke fylles ut manuelt. Blir satt automatisk ved lagring. Avtalenavn: Alle avtaler bør få et gjennomtenkt navn. Det er mulig å gjøre søk i feltet, så navn er et nyttig hjelpemiddel. Sjekk hva som er brukt på tilsvarende avtaler. Fra og til-dato: Skal være i samsvar med den signerte avtalen. Om begge datoene er oppgitt, registreres disse Dersom varighet kun er angitt med f.eks. antall år, skal begge datoene beregnes og registreres. Erasmus+ har gyldighet oppgitt i akademisk år. Se beskrivelse av Erasmus+ senere i dokumentet. Inngått: Registreres dersom signeringsdato er kjent. Side 3 av 18

Journalnr: Registreres dersom kjent. (Dvs. sakens nr. i arkiv) Utvekslingsprogram: Skal være i samsvar med inngått avtale. Kun aktive programtyper skal benyttes. Felleskoder skal primært benyttes. (Dobbeltklikk i feltet «Utvekslingsprogram» for info om dette. OBS: Endringer i kodene i denne bakgrunnstabellen skal ikke gjøres av saksbehandlere!) Type avtale: Skal være type Utveksling Studienivåintervall: Velg riktig nivå i nedtrekksmenyen i feltet. For Erasmus+ er dette angitt i avtalene, se egen beskrivelse. For andre avtaler bør dette fylles inn dersom det er angitt i avtalen. Fritak semesteravgift: Skal vanligvis ikke fylles inn manuelt. Så snart utvekslingsprogram er lagt inn på avtalen, vil dette feltet automatisk få riktig verdi fra bakgrunnstabellen. (Kun utvekslingsprogram som er forhåndsdefinert til å gi fritak for innreisende studenter, skal ha fritak J.) Publiser: For nye avtaler som skal fremvises på nettsidene våre, må feltet fylles ut med J. («Dummy-avtaler» og andre kun til administrativt bruk skal ikke publiseres.) Bruk av ECTS: Ikke påkrevd utfylt foreløpig. Studierett alle program: J i feltet betyr at det i prinsipp er en avtale som tilbys alle våre studenter. N i feltet brukes dersom avtalen kun er tilgjengelig for studenter på ett/flere spesifikke studieprogram. Svært mange avtaler inngått av profesjonsstudier skal kun være tilgjengelig for studenter på disse studiene. N i feltet krever at underfane Studieprogram fylles ut med de studieprogrammene som omfattes av avtalen. (Studieprogramkoder finner man på modul Studieelementer bilde Studieprogram.) I Søknadsweb vil kun studenter med studierett på «lovlige» studieprogram få frem disse avtalene som søknadsalternativer. Merknad: Gode/nødvendige merknader er alltid til nytte for andre saksbehandlere! Merknadsteksten fremvises ikke for studenter eller på nettsidene våre. Side 4 av 18

Underbilder/faner for Utvekslingsavtale samlebilde: Avtalepart: Det opprettes forekomster for hver av avtalepartene i avtalen. Det betyr at vi minst har en intern og en ekstern part. Intern: Vil ofte være NTNU sentralt dvs. 194-0-0-0 for avtaler som ikke er begrenset til studium. Fakultet eller ett institutt kan være riktig dersom avtalen spesifikt er inngått på dette organisasjonsnivået eller den er knyttet til bestemt/-e studium. Sted: Opprett forekomst ved å klikke på «Ny rad» eller Ctrl+N. Legg inn institusjonsnummeret for den eksterne avtaleparten. (Dersom du ikke allerede har institusjonsnummeret klart, må du gjøre søk i sted på samme måte som beskrevet i kapitlet om søk.) Original avtaleid: Ikke påkrevd Periode: Fylles kun ut dersom det er flere avtaleparter og ikke alle avtaleparter har samme periode som i overbildet. Koordinerende institusjon: Fylles kun inn dersom avtalen har flere avtaleparter og èn bestemt fungerer som koordinator. Merknad: Om nødvendig Koordinator: Dersom avtalen har navngitt hvem som er interne/eksterne koordineringspersoner, kan dette legges inn som forekomster under denne fanen. Kontakttype: Her skal kun INTKOORD og EKSTKOORD benyttes. Andre kontakttyper skal ikke brukes på utvekslingsavtaler. Ev. informasjon må holdes oppdatert, noe som er en utfordring for avtaler som inngås for flere år. (Merk: Hvite felt er ikke påkrevd.) Når tar i bruk tjeneste «Nomination» kreves det at koordinatortype EKSTKOORD er registrert! Side 5 av 18

Betingelser: Fordi vi nå bruker Søknadsweb i forbindelse med utveksling, MÅ det legges inn informasjon her. Antallet betingelser og detaljene avhenger av avtalen vi jobber med. Personkategori: Eksemplet over viser registrering for avtale som omfatter utveksling for både studenter og vitenskapelig ansatte (undervisning) knyttet til samme interne og eksterne avtalepart. Hvite felt fylles inn dersom angitt i aktuell avtale/er kjent. Det kan registreres multiple betingelser ved behov. Nr.: Skal ikke fylles inn manuelt. Blir opprettet automatisk. Sted: Hentes automatisk fra avtalepart. Dersom flere avtaleparter, må stedfeltene oppdateres med det som gjelder aktuell betingelse. Fag: Ev. begrensing for et bestemt fagområde. (Tilgjengelige valg kommer fra tabell Fag). Begrensing kan ev. også/ i tillegg registreres på infotype «hvem kan søke» under fanen «info» Studieprogram: Dersom utvekslingsavtalen kun gjelder bestemte studieprogram, og dette er markert med N i feltet «Studierett alle program», må de aktuelle studieprogrammene defineres i dette underbildet. Ellers vil ikke studentene på dette/disse studieprogrammet får fram denne utvekslingsavtalen i Søknadsweb. Periode: Dersom ikke annet er definert for hvert enkelt studieprogram, vil perioden avtalen gjelder for, gjelde alle studieprogrammene som er definert i denne fanen. Dersom et studieprogram skal ha en begrenset periode, må dette registreres her. Eksempel på registering som begrenser hvilke studenter som kan søke på avtale: Side 6 av 18

Info: Under fanen «info» legger vi inn ytterligere info som skal publiseres for denne avtalen. Fremvises kun dersom vi har registrert Publiser J i overbildet for denne avtalen. (Lenker til ekstern institusjon (sted) legges på institusjonen, ikke på hver enkelt avtale. Dette kan gjelde info om bolig, visum osv. Se eget kapittel om dette.) Eksempel på tekstlig info om hvem som kan søke utveksling på en avtale: Eksempel på info om lenke om språkkurs for en avtale: Avtalerelaterte koder: AVT_BOLIG AVT_FINANS AVT_FORM AVT_HVEM AVT_INFOSI AVT_INTKON AVT_KAL AVT_KOMT AVT_SOKNAD AVT_SPRAK AVT_STUDIE Bolig (Opplysninger om innkvartering for denne spesifikke avtalen) Finansiering innenfor avtalen. Eks. ev. friplasser Spesifikke søknadsformaliteter Hvem kan søke? F.eks. studenter på bestemte fakultet, studieår osv. (Studieprogramkrav kan defineres på annet vis.) Infoside for avtalen Internasjonalt kontor Informasjon til studenter om kontaktpunkt Akademisk kalender Kommentar Mulig å legge til merknad som fremvise på nett for avtalen Søknadsside lærestedet Ev. adresse til nettside med søknadskjema Språkinformasjon, f.eks. krav om karakter i engelsk fra VGS, Toefl e.l kan legges inn på egen infotype. (Språkkrav i Erasmus+ skal angis i underfane Språkkrav.) Emner/fag ved lærestedet Aktuelt om avtalen inkluderer slike betingelser Husk at all informasjon må ajourholdes/oppdateres for at nettsidene våre hele tiden skal ha korrekt info om de avtalene vi tilbyr utveksling på. «Keep it simple» = Færre forekomster er lettere å holde ajour. Side 7 av 18

Språkkrav: Språk og CEFR-level legges inn dersom avtalen omfatter slike krav. Multiple forekomster mulig. Er definert i bl.a. Erasmus+avtaler. Utvekslingsperson: Ingen registrering i dette underbildet. Innholdet i bildet kommer fra registreringene i bilde «Utvekslingsperson» knyttet til aktuell avtale. Lista viser tidligere utvekslinger med grå skrift. Side 8 av 18

Erasmus+ Fra og til-dato: Følger det akademiske året. Normal start er 01.08.XXXX og slutt er 31.07.XXXX Studienivåintervall: Nye Erasmus+avtaler skal ha nivå oppgitt i avtalen. Legges inn ved å velge nivå fra nedtrekksmenyen. Fane Betingelser: Fag: Erasmus+avtaler er alltid definert til ett eller flere fagområder. For fag innenfor ingeniør-feltet brukes den generelle betegnelsen «INGENIØR». Hvis det er mulig å spesifisere ytterligere hvem avtalen gjelder for, gjøres dette enten ved å definere studieprogram og sette N i feltet «Studierett alle studieprogram» i over-bildet, eller som tekstlig info i Informasjonstype «hvem kan søke» under fanen «info». Det å legge inn en tekst i feltet Merknad om hvem avtalen gjelder for, gir ingen informasjon på nettsidene eller begrensninger i Søknadsweb! (se beskrivelse av felt «Studierett alle program», og info om underfane «Studieprogram».) Side 9 av 18

Søknadsweb Når avtalen er registrert, må den meldes inn til opptak dersom den skal bli registrert som et søknadsalternativ. All nødvendig info må oppgis for å sikre raskest mulig saksbehandling og riktige søkemuligheter for studentene som ønsker utreise. Sendes til følgende epostadresse: opptak@ntnu.no Subject/emne fylles ut med denne informasjonen: Utveksling - Avtale nr xxxx I selve eposten oppgis disse opplysningene: 1. Navn på ekstern institusjon (Helst fullt navn) 2. Angi hvilket av nedenstående alternativ som gjelder for når utveksling kan starte: - Både høst og vår - Kun høst - Kun vår 3. Angi hvilket pågående opptak avtalen eventuelt skal kobles til. (Dersom dette ikke angis, vil den nye avtalen ikke bli med før opptak for et nytt semester settes i gang.) Oppgis slik: - 20xx høst og 20xx vår - 20xx høst - 20xx vår Eksempelmail: Side 10 av 18

Registrering av generell informasjon om ekstern institusjon (sted). Ofte kan det være inngått flere avtaler med samme institusjon. Generell informasjon om institusjonen trenger ikke oppdateres for hver enkelt avtale, men kan legges på institusjon (sted). Velg «sted samlebilde» (Modul koder felles institusjon/fak/sted). Kopier stedkoden fra «avtalepart» i Utvekslingsavtale samlebilde og lim inn i feltet «Stedkode» for å søke fram riktig forekomst. Lenkene med generell informasjon kan man finne ved å gå til institusjonens nettsider. Registrer de aktuelle lenkene som nye forekomster (Ctrl.+N) under fanen «info». Termin angir når informasjonen først skal fremvises på nettsidene til avtaler som er koblet til lærestedet. Termin: Legg inn (år og høst/vår) når informasjonen skal gjelde fra. Språk: Bruk NORSK (Integrasjonen mellom FS og nettsiden henter innhold i forekomster med NORSK som innhold i felt Språk). Nedenfor finner du en liste med ulike forekomster av Type informasjon som kan kobles til lærestedet. OBS: Husk at nettsider endres til stadighet. Lenke til stedets internasjonale kontor vil ofte være nok for at våre studenter skal finne all info de trenger. Keep it simple! Trykk eller Ctrl + N for å legge til ny lenke. Skriv inn koden slik den står til venstre i listen nederst. Ikke ta med ekstra mellomrom foran/bak koden. Da vil ikke lenken bli med til nettsiden! ST_ANNET ST_BOLIG ST_FORSIKR ST_INTKON ST_KAL ST_KARAKT ST_PRAKT ST_SOKNAD ST_SPRKURS ST_STUDIE ST_TILRETT ST_VISUM Div Bolig Forsikring Internasjonalt kontor Akademisk kalender Karaktersystem Praktisk informasjon Søknadsside Språkkurs ved lærestedet Emner/fag ved lærestedet Ved behov for tilrettelegging Informasjon om visum Side 11 av 18

Skriv inn aktuell lenke (nettside hos lærestedet) i feltet til høyre. Deretter må du flytte musepekeren opp til «Oppdater». Klikk for å lagre. Pass på å ikke sette inn mellomrom/space etter en lenke. Slike mellomrom/spaces vil føre til at lenken vil være «død». Ved jevne mellomrom er det greit om man sjekker om lenkene knyttet til lærestedet fortsatt er gyldige, eller det er behov for endre nettadressene. Lenkene vil ikke umiddelbart vises i avtalebasen, men trenger en nattkjøring på seg for å oppdateres korrekt. Side 12 av 18

Rapport i FS Rapport FS280.001 Utvekslingsavtaler Et bra verktøy for å holde orden/rede på innholdet i avtalebasen vår i FS. Rapporten finner du ved å gå til modul «Utveksling», fane «Rapporter». I rapportverktøyet ligger mange muligheter for å definere hva slags resultater man ønsker. Ved å tenke igjennom hvordan man kan begrense/utnytte variablene, vil man ha god nytte av rapporten. Vis: Internt sted: Kan defineres på organisasjonsnivå dersom dette er ønskelig. Alle forekomster for NTNU fremvises i rapporten om bare det første feltet er fylt ut (194). Alle eksterne steder: Er default i denne rapporten. Dette kan du selv velge å endre. Når haken i feltet fjernes, vil du få muligheten til å legge inn en konkret institusjon i søket. Nyttig dersom det er registrert flere avtaler på et bestemt eksternt sted. Periode avtale gjelder: Ved å endre datoene i disse to feltene, kan du styre hvilke forekomster rapporten greier å hente. Utvekslingsprogram: Lar deg be om bare avtalene som er knyttet til et bestemt «Utvekslingsprogram» NSD-utvekslingsprogram: Kjenner ikke til at søket brukes aktivt hos oss. Fag: Gjør søk ut fra valg av Fag som er lagt inn under Betingelser på avtalene. OBS: Betinger at du vet at dette er registrert for alle de avtalene du forventer å få fram. Mangler slik kobling på betingelser, vil forekomsten/-e mangle i rapporten du får. Landnr: Muliggjør å få en rapport som viser avtaler på et enkelt land. Merknad: Mulighet for å vise/skjule innholdet i merknadsfeltet i øverste del av «Utvekslingsavtale samlebilde» i rapporten man får. Side 13 av 18

Eksempel på hva rapporten viser: «Fangsten» kan sorteres slik du har behov for. Når du har fått fram resultatene av kjøringen, kan du høyreklikke velg Sorter. Tilpass sorteringskriteriene etter det behovet du har. Husk også at rapporter kan overføres til f.eks. regneark om man har behov for å jobbe videre med «fangsten». Tilsvarende rapport for å få oversikt over utvekslingsstudentene: FS270.001 Utvekslingspersoner. Side 14 av 18

Hva fremvises på nettsidene våre? 3 avtaler som eksempler. Avtale 3005: Navn og land kommer fra registrert avtalepart: Hvem kan søke? «Studenter ved NTNU» er default, og kommer automatisk. Fagområde - Kommer fra Fag i underfane Betingelser: Side 15 av 18

Søknadsformaliteter: Får innhold kun dersom det er registrert en forekomst Type informasjon AVT_FORM. (Forutsetter J på Publiser). Språk: Tekstlig info blir fremvist dersom det er lagt inn en forekomst Type informasjon AVT_SPRAK. (Forutsetter J på Publiser). Annen relevant informasjon hentes fra Info Type informasjon ST_ANNET på Sted samlebilde: Utvekslingstype hentes fra avtalen felt Utvekslingsprogram: Lenker til lærestedet er alle de andre forekomstene fra Info Type informasjon på Sted samlebilde. Side 16 av 18

3703 Fagområde blir stående «tomt» på nettsiden når Betingelser mangler Fag: Lenker til lærestedet i dette tilfelle ikke et lærested, men et land som avtalepart. Ingen info innlagt på stedkoden. Det er ikke lagt inn noen forekomster på underfane Info på aktuell stedkode: Side 17 av 18

3794 Fagområde Tomt pga. ingen registrering i fane betingelser felt Fag: Avtaletype fra felt Utvekslingsprogram: Lenker til lærestedet kommer med alle forekomstene som er registrert i underfane Info på Sted samlebilde: Andre læresteder under samme avtale På nettsiden dersom det er flere eksterne avtaleparter: Side 18 av 18