1 - Institusjonen - grunnlagsdata

Transkript

1 1 - Institusjonen - grunnlagsdata Institusjoner Når du mottar nye studenter med hovedemner som er koblet opp mot andre institusjoner, må du registrere disse institusjonene. I første omgang registrer du din egen institusjon (din egen høgskole). Vær nøye med å legge inn korrekte data, da mange av rapportene tar tak i institusjonsopplysningene. Registrering av institusjoner Velg skillearket Institusjonen. Fokuser på Institusjoner i utforskeren, og opprett Ny forekomst (Ctrl + N) Figur 1: Registrering av institusjon. 1. Institusjonen defineres gjennom en egen Institusjonskode på inntil 4 tegn. Dette feltet må fylles ut. 2. I feltet for NSD-institusjonskode legger du inn kode oppgitt fra NSD. Denne koden benyttes i forbindelse med rapportering til NSD. 3. Søk fram aktuell Institusjonstype. Feltet benyttes i forbindelse med Diploma Supplement. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 5

2 4. Engelsk navn. Det engelsk navnet på institusjonen benyttes i forbindelse med utskrift av engelske vitnemål og karakterutskrifter. 5. SO informasjon og Opptaksorgan benyttes i import av data fra M-STAS opptak. 6. Registrer eventuelt en norsk Beskrivelse og Engelsk beskrivelse. Feltene benyttes i forbindelse med Diploma Supplement. Institusjoner adresser Adresseopplysninger for Institusjoner, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hver institusjon; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for Institusjoner Figur 2: Registrering av adresse for en institusjon. 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for Institusjoner Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

3 NSD-avdelinger For at rapporteringen til Norsk samfunnsvitenskapelige datatjeneste (heretter kalt NSD) skal bli korrekt, må NSD-avdelingskodene registreres. NSD har definert koder for NSD-avdelinger ved din høgskole. Hvis du har utvekslingsstudenter fra andre institusjoner, skal NSD-avdelingskode også registreres for disse. Registrering av NSD-avdelinger Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du NSD-avdelinger. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). NSD-utvekslingsavtaler Figur 3: Registrering av NSD-avdelinger 1. Hent fram Institusjonen. 2. Registrer NSD avdelingskode (koden tildeles av NSD). Koden identifiserer NSD-avdelingen, og må fylles ut. 3. Legg inn en beskrivende tekst (NSD avdelingsnavn). 4. Lagre opplysningene. 5. Gjenta til alle NSD-avdelinger er registrert. Velg skillearket Institusjoner. Fra utforskeren velger du NSD-utvekslingsavtaler Programmet gir anledning til å registrere henvisning til arkiv- eller journalnummer for inngåtte avtaler. Institutter Det er KUF som bestemmer om institusjonen kan ha et organisatorisk nivå under avdeling. Institutt kan imidlertid brukes til interne formål selv om institusjonen ikke har denne formelle strukturen. Eksempel på bruk av institutt Dersom institusjonen ønsker å knytte emner til fagseksjoner ved den enkelte interne avdeling, kan de ønskede seksjonene registreres som institutt. Hver avdeling kan følge sin egen praksis på dette området, men vi anbefaler at institusjonen på forhånd avklarer om felles norm er ønskelig. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 7

4 Registrering av institutter Før du registrer institutter, må aktuelle interne avdelinger du skal koble institutter til registreres. Du kan lese om registrering av interne avdelinger i kapittelet "Internavdelinger" på side 9. Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Institutter. Du kan eventuelt registrere institutter direkte under aktuell intern avdeling. Hent da fram aktuell intern avdeling. Velg skillearket Koblinger, deretter Institutter. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 4: Registrering av institutter. 1. Hent fram aktuell Intern avdeling som instituttet er underlagt. 2. Gi instituttet en Instituttkode. 3. Registrer instituttets Navn og eventuelt Engelsk navn. 4. Lagre opplysningene 5. Gjenta til alle institutter er registrert Institutter adresser Adresseopplysninger for Institutter, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hvert institutt; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for Institutter 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for Institutter Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

5 Internavdelinger Eksempel Sett at institusjonen har to fysisk atskilte avdelinger hvor det undervises i sykepleie. Institusjonen kan i administrasjonssammenheng oppfatter dette som to interne avdelinger, mens det formelt sett kan være samme avdeling. Begrepet NSD-avdeling ivaretar rapportering til dbh i henold til institusjonens formelle inndeling. Intern avdeling kan være synonymt med NSD-avdeling, men er uavhengig av NSD-avdeling, og kan benyttes på en friere måte. Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Internavdelinger. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 5: Registrering av internavdeling. Perioden må være registrert på forhånd. 1. Registrer Internavdelingskode. Internavdelingskoden kan bestå av inntil 6 tegn. Koden identifiserer den interne avdelingen, og må fylles ut. 2. Registrer Internavdelingsnavn. 3. Hent fram Gyldig fra periode, i betydningen når den interne avdelingen ble opprettet 4. Hent eventuelt fram Gyldig til periode. Begrepet registreres kun når den interne avdelingen opphører som et administrativt element i organisasjonen. 5. Lagre opplysningen. Eksempler på interne avdelinger: Avdelingskode LÆRER ØKADG ØKADT Avdelingsnavn Interne avdelinger adresser Avdeling for lærerutdanning Avdeling for økonomiske- administrative fag, Gran Avdeling for økonomiske- administrative fag, Testdalen Adresseopplysninger for interne avdelinger, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hver interne avdeling; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for interne avdelinger 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 9

6 Kopiering av adresse for interne avdelinger Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Studiesteder En institusjon kan ha flere steder hvor det er lagt undervisning og eksamen. Før du kan registrere Studiesteder, må institusjonen som studiestedet skal tilhøre være registrert. Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Studiesteder. Studiestedet defineres gjennom den aktuelle institusjonen (din egen institusjon), samt et sted. Studiestedskoden kan ha opp til 8 tegn, samt en beskrivende tekst. 1. Registrer Studiestedskode (inntil 8 tegn). Dette feltet er med på å identifisere studiestedet, og må fylles ut. Hvis det foregår undervisning på samme sted som Institusjonen, bør Studiestedskoden være lik Institusjonskoden. 2. Legg inn en beskrivende tekst (Navn) for stedet. 3. Lagre registreringene. 4. Gjenta til alle steder ved institusjonen er registrert. Eksempler på steder: Institusjon Studiestedskode Navn Testdalen høgskole THS Testdalen MO Mo GRAN Gran Studiesteder adresser Adresseopplysninger for Studiesteder, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hvert studiested; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for Studiesteder 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for Studiesteder Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

7 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Bygninger Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Bygninger. Det aktuelle studiested som bygningen tilhører må være registrert. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 6: Registrering av bygninger. 1. Hent fram Studiested som bygget hører til under. 2. Registrer en Bygningskode på inntil 5 tegn. 3. Gi bygningen et beskrivende Navn. 4. Lagre opplysningene. Bygninger adresser Adresseopplysninger for Bygninger, finner du under skillearket Adresser. Du kan registrere 2 ulike adressetyper for hver bygning; Postadresse Besøksadresse Registrering av ny adresse for Bygninger 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Registrer adresseopplysningene. 3. Lagre adresseregistreringen. Kopiering av adresse for Bygninger Du kan kopiere adresseopplysninger fra postadresse til besøksadresse eller omvent. Slik går du fram; 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 11

8 Romtyper I forbindelse med automatisk eksamensplanlegging med plassering, må romtype og kapasiteten for den enkelte type rom registreres. Velg skillearket Institusjon. Fra utforskeren velger du Romtyper. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 7: Registrering av romtype. 1. Registrer Romtype-kode på ett tegn, samt en Beskrivelse. 2. Registrer total kapasitet (antall plasser ved eksamen) av denne romtypen ved din institusjon. 3. Lagre opplysningen Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

9 Rom Rom kan registreres på to måter: Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Rom. Velg skillearket Institusjonen, hent fram det aktuelle Studiestedet, åpne elementene under studiested (+/høyre piltast) velger Bygninger. Hent fram den aktuelle bygningen du skal koble rom til. Åpne elementene under Bygninger (+/høyre piltast). Fokuser på Rom og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 8: Registrering av rom. 1. Registrer Romkode på inntil 5 tegn og et Romnavn. 2. Hvis du benytter M-STAS sin mulighet for automatisk eksamensplanlegging med plassering av studenter på eksamensrom, henter du fram den romtypen du vil koble rommet til. 3. Registrer Antall undervisningsplasser og Antall eksamensplasser (dette er å oppfatte som maksimalt antall). 4. Registrer behov for Antall vakter (maks) ved eksamen. 5. Lagre opplysningene. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 13

10 Studieprogramtyper Studieprogramtyper bruker vi for å skille de ulike typer studieprogram i forbindelse med rapportering. De enkelte studieprogrammer må på sin side kobles til korrekt studieprogramtype. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Studieprogramtyper og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Figur 9: Registrering av studieprogramtyper. Eksempler på Studieprogramtyper; Kode Studieprogramtype KO Kurs- og oppdragsvirksomhet EU Etterutdanning GU Grunnutdanning Figur 10: Studieprogramtyper bruker du for å skille ulike typer studieprogram. 1. Registrer en Studieprogramtype- kode på inntil to tegn. 2. Hent fram SSB utdanningstype. 3. Skriv inn Studieprogramtype-navn. 4. Lagre registreringen. Karakterer Institusjonens karaktersystem må registreres som grunnlagsdata i en karaktertabell. Tallverdi Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Karakterer. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 11: Definisjon av karakterer Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

11 1. Karakter: Feltet Karakter, må ha en numerisk verdi. Feltet kan ikke stå tomt, og i de tilfeller der ikke numeriske karakterer benyttes, må disse gis en tallverdi. Se eksemplene i "Tabell 1" på side 16. Pass på at karakterer som teller som "bestått", får en lavere tallverdi enn karakterer som teller som "ikke bestått". Vær klar over at tallverdien gir rangeringen av karakterene, der laveste tallverdi, av M-STAS betraktes som best. Dette kan få betydning når en karakterregistrering godkjennes, og en derved etablerer Endelig karakter. Eksempelvis vil en student som først oppnår Ikke bestått (kode 10) og ved neste forsøk leverer sykemelding (kode 7), stå med 7 som gjeldende kode, hvis eksempelet i benyttes. 2. Beskrivelse: Tallverdien må gis en beskrivelse. Det er det denne beskrivelsen som blir skrevet ut på vitnemål og karakterutskrifter. Tallkarakteren må med andre ord gjentas som beskrivelse. Engelsk beskrivelse: Den engelske beskrivelsen må legges inn for utskriftsalternativ; engelske vitnemål og karakterutskrifter. Karakterparametre 3. Karakteren teller som bestått: Avhengig av karakterskalaen ved din skole, angir du om karakteren teller som bestått. Lar du feltet stå tomt, regnes karakteren som ikke bestått. Husk at hvis en ikke bestått karakter skal telle med i strykprosentberegningen, må du krysse av for dette. 4. Karakteren er med i beregning av gjennomsnittskarakteren for eksamen: Hvis karakteren skal telle sammen med andre karakterer i en gjennomsnittskarakter for en eksamen, krysser du av i dette feltet. 5. Karakteren er med i totalantallet for strykprosentberegningen: For at programmet som beregner stryk-prosenter skal ta hensyn til denne karakteren, må du krysse av i dette feltet. 6. Karakteren teller som stryk i strykprosentberegningen: Hvis karakteren skal telle som stryk (avkryssingsboksen "Karakteren teller som bestått" er tom) og samtidig være med i strykprosentberegningen, må du krysse av her. 7. Karakteren behandles som "Avlagt eksamen" i statistikker: For at karakterstatistikkene skal bli korrekte, må du krysse av i dette feltet. 8. Karakteren teller som forsøk: Hensikten med feltet er at telleren som registrerer antall forsøk ved eksamen skal oppdateres. Dette feltet skal i de fleste tilfeller være krysset av. Et unntak er karakteren for gyldig fravær på grunn av sykdom. 9. Karakteren teller som fritak: Benyttes der studenten er fritatt for eksamen i emnet. Eksempel på karaktertabell Karakter Beskrivelse Bestått Gjennomsnitt Med i stryk % Stryk Avlagt eksamen Forsøk 1,0 4,.0 J J J N J J 4,1 6,0 N J J J J J Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 15

12 7 Syk (gyldig fravær) N N N N N N 8 Ikke møtt N N N N N J 9 Bestått J N J N J J 10 Ikke bestått N N J J J J 11 Godkjent J N N N J J 12 Trukket seg N N N N N N 13 Fritatt N N N N N N Tabell 1: Eksemplene i tabellen ovenfor er rådgivende Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

13 Personer Studenter registreres normalt ikke i personregistreringsbildet. Når du skal registrere en student, benytter du studentregistreringsbildet. Hvis en person senere skal registreres som student i M-STAS, kan opplysningene om vedkommende overføres til studentregisteret når du registrerer personen i studentregistreringsbildet. I registeret, Personer, legges alle personer som har en rolle i M-STAS. I tillegg til eksamensvakter, veiledere med mer, vil du også finne studentene i dette registeret. Enhver person som er registrert i M-STAS kan tildeles en eller flere roller, avhengig av hvilke oppgaver vedkommende har ved institusjonen. Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Person Person består av fire skilleark; Definisjon, der du registrer personopplysninger, Adresser, Tidligere navn og Roller. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 12: Registrering av personopplysninger. 1. Registrer Etternavn og Fornavn for personen. 2. Registrer eventuelt Fødselsnummer. Dette feltet kan stå tomt, M-STAS aksepterer at du kun registrer fødselsdatoen i dette feltet. 3. Hvis du registrerer fødselsnummer med 11 siffer, vil M-STAS automatisk angi personens Kjønn, ellers henter du det fram. 4. Velg personens Nasjonalitet. 5. Du bør hake av dersom personen er Ansatt ved institusjonen. 6. Registrer eventuelt Postboks internt og Bankkonto, feltene er aktuelle ved eventuelt lønnsutbetalinger. 7. Registrer eventuelt personens Tittel. 8. Hvis du skal benytte personopplysningene til avlønning, fyller du inn feltene Hjemstedkommune og Skattetabell eller Trekkprosent. 9. Lagre opplysningene. Personer - adresseopplysninger Personens adresse registrerer du under skillearket Adresser (beskrevet under Institusjonen). For hver person har du anledning til å registrere 5 adresser; Studieadresse. Hjemstedsadresse. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 17

14 Foresattes adresse. Ferieadresse Arbeidsadresse Registrering av ny adresse 1. Klikk på knappen "Registrer ny adresse". 2. Velg Adressetype. 3. Registrer de aktuelle adresseopplysningene. 4. Lagre opplysningene. 5. Gjenta til du har registrert alle aktuelle adresser for personen. Kopiering av adresse til en annen adressetype Der for eksempel foresattes adresse og ferieadresse er den samme (samme adresse, men forskjellig adressetype), kan du kopiere den ene adressen over til den andre adressetypen. 1. Hent fram den aktuelle adressen du skal kopiere fra. 2. Klikk på knappen "Kopier adresse". 3. Velg den aktuelle adressetypen i feltet Kopier til adressetype. 4. Lagre. Slette en adressetype Når du velger Slett adresse, først bekrefte at en ønsker å foreta slettingen. I tillegg må en passe på å lagre denne registreringen. Tidligere navn Når en person er registrert, og opplysningene er lagret første gang, vil et forsøk på endre registrert navn gi følgende melding: Skillearket Tidligere navn viser de loggførte navneendringene. Roller Skillearket Roller viser hvilke roller denne personen er registrert med. For registrering av roller for en person, se "Roller" på side 18. Roller Roller benyttes for å skille mellom ulike oppgaver som personer utfører for institusjonen. Noen roller er sentrale i M-STAS, og viktig programmering er utviklet rundt disse rollene i forhold til eksamen (Sensor, Eksamensvakt) og Praksis (Veileder). Disse leveres derfor sammen med systemet. Institusjonen kan definere sine egne roller/oppgaver knyttet til disse rollene (øvingslærer, veileder, Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

15 intern sensor, ekstern sensor med mer). Utover disse tre rollene (SEN, EV, OVL) står institusjonen fritt til å opprette roller etter behov. Velg skillearket Institusjonen. Fokuser på Roller i utforskeren og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 13: Registrere nye roller. 1. Registrer en Rollekode på inntil 3 tegn. 2. Registrer et Rollenavn. 3. Lagre opplysningen. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 19

16 Tildeling av roller til personer Før du kan tildele roller til personer, må aktuelle roller være registrert, se kapittelet "Roller" på side 18. Du må også ha registrert personen som skal tildeles roller. Tildeling av de tre standardrollene til en person kan gjøres på flere måter, en av dem er beskrevet nedenfor: 1. Gå til skillearket Institusjonen, velg Person, og søk fram aktuell person. Åpne elementene under personen i utforskeren (+/høyrepil). Fokuser på den rollen vedkommende skal ha (Praksisrolle, Vaktrolle eller Sensorrolle) og opprett ny forekomst (Ctrl + N). 2. Gå til skillearket Institusjonen, i utforskeren velger du alternativt Eksamensvakter, Veiledere eller Sensor for eksamener. Velg Ny forekomst, og knytt en registrert person til rollen. Veiledere Gå til skillearket Institusjonen, velg Person, og søk fram aktuell person. Åpne elementene under personen i utforskeren (+/høyrepil). Fokuser på Veiledere i utforskeren og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 14: Registrering av veilederrolle for en person. 1. Registrer personen som EKS Ekstern veileder. 2. Merk eventuelt av for kurs A, B eller C. 3. Lagre opplysningene 4. Legg merke til at en kan registrere en adresse tilknyttet personens rolle under skillearket Adresse. 5. Lagre opplysningene Eksamensvakt Gå til skillearket Institusjonen, velg Person, og søk fram aktuell person. Åpne elementene under personen i utforskeren (+/høyrepil). Fokuser på Vaktroller og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 15: Tildele en person rollen som eksamensvakt Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

17 1. Registrer Standard timesats og eventuelt Vaktpar-nummer. Kryss eventuelt fra om vakten Kan være vaktparleder eller Kan være hovedvakt. 2. Du kan velge å knytte eksamensvakten til en bestemt intern avdeling, og eventuelt et utvalg studiesteder under denne. Et eget skilleark (Vakt ved studiesteder) gir i tilfelle et masseregistreringsbilde for å utføre slik registrering. 3. Lagre opplysningene Sensorer for eksamener og Sensorrolle/kvalifikasjoner Tildeling av sensorroller er beskrevet i kapittelet "Eksamensadministrasjon", avsnittet "Sensorer ved eksamen". Utover disse tre stnadard-rollene, tildeles personer roller enklest ved å velge Rolle i utforskeren, åpne aktuell rolle i utforskeren og velg Personer under denne. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Aktivitetsstatus Kodene for aktivitetsstatus trekkes inn i flere sammenhenger, og benyttes for tiden i tre registrere. 1. Faglige forhold Aktivitetsstatus for faglige forhold er Aktiv, Inaktiv, Utgått, og er lagt inn av ErgoEnet som valgbar status for hovedemner/emner. At et emne er Aktiv, må ikke forveksles med begrepet emneavvikling. Hensikten er å kunne skille i mellom emner i forbindelse med søk og rapportering. 2. Perioder En periode kan ha status Aktiv, Passiv, Blank. Hensikten er å etablere grunnlag for søk og rapportering, men verdi på status har ikke betydning i programmets funksjonalitet. 3. Aktivitetskoder i forhold til personer (inkl. studenter) Aktivitetskoden markerer studentens aktivitetsstatus i forhold til et studieprogram og emneavvikling, Du endrer studentens aktivitetsstatus i forhold til et studieprogram gjennom de samme rutiner du benytter for å melde en student på et studieprogram. M-STAS benytter aktivitetsstatus i forbindelse med forskjellige utvalg i programmet, eksempelvis rapporter. Institusjonen kan selv opprette egne aktivitetsstatuskoder, men de fleste vil få med seg de mest vanlige kodene gjennom konvertering fra tidligere versjon av M-STAS. Hvis du ikke har fått med deg kodene nedenfor gjennom konvertering, anbefaler vi deg å opprette dem. Eksempler på de vanligste aktivitetskoder for studenter: A - aktiv P - permittert F - ferdig S sluttet Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 21

18 Spesialordninger Registrering og endring av aktivitetsstatus Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Aktivitetsstatus og oppretter ny forekomst (Ctr + N) 1. Angi en Statuskode på ett tegn og skriv inn et Aktivitetsstatusnavn. 2. Institusjonen har erfaringsvis forskjellige behov og rutiner for bruk av aktivitetskoder. Det er viktig å merke av om koden Betegner en "aktiv" kode. 3. Lagre opplysningene. Institusjonen bør registrere de spesialordninger som eksamensforskriften godkjenner. En spesialordning er ofte tilknyttet hjelpemidler som kandidaten kan benytte i eksamenssituasjonen, se avsnittet "Registrering av Hjelpemidler for en spesialordningen" på side 22. Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Spesialordninger og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). 1. Registrer Spesialordning navn. Vær oppmerksom på at det navnet som her registreres blir skrevet ut i rapportsammenheng. Vi anbefaler nøytrale betegnelser. 2. Gi spesialordningen en Beskrivelse. 3. Lagre opplysningene. For spesialordninger som skal ha utvidet eksamenstid må du fokusere på den bestemte spesialordning i utforskeren, åpne elementene under denne og fokusere på Timetillegg. Opprett Ny forekomst, og registrer nødvendige intervaller med tilhørende tidstillegg. Registrering av Hjelpemidler for en spesialordningen Skillearket Hjelpemidler til denne spesialordningen gir en utvalgsmeny, der en kan knytte registrerte hjelpemidler til den aktuelle spesialordningen se avsnittet Hjelpemidler. Hjelpemidler reflekteres for tiden ikke i sentrale eksamensrapporter på grunn av minimal benyttelse. Registrering av studenter tilknyttet spesialordningen Kobling av studenter og spesialordninger er beskrevet i kapittelet "Eksamensadministrasjon", avsnitt "Spesialordninger til eksamen". Hjelpemidler Institusjonen kan registrere hvilke hjelpemidler eksamensforskriftene tillater under eksamen. Registrer alle tillate hjelpemidler ved eksamen. Deretter kan du koble hjelpemidlene til aktuelle emnerevisjoner. Hjelpemiddel som kobles til en emnerevisjon, er da felles for alle kandidater som tar eksamen i det aktuelle emnet/hovedemnet. Hjelpemidler reflekteres for tiden ikke i sentrale eksamensrapporter på grunn av minimal benyttelse Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

19 Velg skillearket Institusjonen. Fra utforskeren velger du Hjelpemidler og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Figur 16: Registrering av hjelpemidler til eksamen. 1. Registrer et Hjelpemiddel navn. 2. Gi hjelpemiddelet en passende beskrivelse, eventuelt begrensinger for det aktuelle hjelpemiddelet. 3. Et hjelpemiddel knyttes til en Spesialordning (se nedenfor) 4. Lagre opplysningene. Tilegne hjelpemidlene til spesialordninger Du kan tilegne hjelpemidlene du har registrert til spesialordninger. Velg skillearket Inngår i spesialordning. 1. Flytt Mulige spesialordninger til tabellen med Valgte spesialordninger som har dette hjelpemiddelet ved hjelp av pilknappene, eller ved å dobbeltklikke på ønsket hjelpemiddel. 2. Lagre opplysningene. Blokktyper Figur 17: Blokktyper er tildels forhåndsdefinert i M-STAS. Nyregistreringer kan forekomme, men bør avtales med leverandøren. Blokktyper representerer de søk en må gjøre mot databasen for å få fram de faglige grupperinger som institusjonen trenger for å definere sine vitnemål, for eksempel: Spørring for andre obligatoriske fag Spørring for innpasningsfag Spørring for obligatoriske fag Spørring for overskytende fag Spørring for praksisfag Spørring for praktisk/etiske fag Spørring for prosjektoppgaver Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 1 - Institusjonen - grunnlagsdata 23

20 Studentnummerserie Spørring for valgfrie fag Institusjonen kan definere egne blokktyper ut over de som følger med M-STAS, men det bør avtales med leverandøren i hvert enkelt tilfelle. Programmet "Studentnummerserier" er beskrevet i kapittelet "Studentadministrasjon" avsnittet "Studentnummerserier". Land I denne menyen kan du slå opp på hvilke land som er registrert i basen. Dersom du skal registrere opplysninger om en person/student fra et land som ikke er på listen, kan du foreta ny registrering av land. Velg skillearket Institusjonen. Fokuser på Land i utforskeren, og velg ny forekomst (Ctrl + N). Figur 18: Registrering av nytt land Fylke, Kommune, Poststed 1. Registrer Landkode, Navn og Nasjonalitet. 2. Lagre registreringen. I disse programmene kan du slå opp på hvilke fylker, kommuner og poststeder som ligger i databasen. Legg merke til at symbolet for Ny forekomst ikke er aktivt. Endringer i disse opplysningene foretas ved oppdateringer fra ErgoEnet Institusjonen - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon