2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata

Transkript

1 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata Studieprogram I enkelte tilfeller ønsker du kanskje ikke at en student skal knyttes opp mot et studieprogram, for eksempel privatister. Dette er fullt tillatt i M-STAS. Du registrerer alle studieprogram din institusjon tilbyr, med tilhørende informasjon om hvilken avdeling undervisningen foregår ved, samt opplysninger om perioder, koder m.m. Opplysninger om studieprogrammet må være på plass før du begynner å registrere studenter, da hver enkelt student bør knyttes opp mot ett eller flere studieprogram, enten via M-STAS studieadministrasjon, eller via import fra opptakssystemet. Før du registrerer nye studieprogram må du forsikre deg om at grunnleggende registreringer er gjort. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Studieprogram. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Studieprogrammene defineres gjennom Institusjonen og en studieprogramkode. Figur 1: Registrering av studieprogram Skillearket Definisjon 1. M-STAS foreslår din egen Institusjon. (Dersom du skal registrere studieprogram fra en annen institusjon, søker du fram denne.) Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 25

2 2. M-STAS foreslår Intern avdeling, hvis studieprogrammet hører inn under en annen internavdeling enn hva M-STAS forslår, henter du fram denne. 3. Registrer en Studieprogramkode på inntil 5 tegn. Gi studieprogrammet et passende Navn. Hvis du ønsker å benytte engelske karakterutskrifter, gir du studieprogrammet et Engelsk navn i tillegg. 4. Registrer Studiumkode fra samordnet opptak. 5. Registrer hvor mange Vekttall studieprogrammet gir, samt eventuelt Antall vekttall (ECTS) for blant annet Diploma Supplement. 6. Registrer eventuelt Antall semestre studieprogrammet går over. 7. Hent fram Studieprogramtype. 8. Hent fram hvilken periode studieprogrammet er gyldig fra, Gyldig fra periode. Gyldig til periode registres når studieprogrammet fases ut. Skillearket NSD/SSB 1. Søk fram hvilken NSD-avdeling studieprogrammet hører inn under. 2. Hvis en annen institusjon eller internavdeling enn den studieprogrammet er knyttet til er Eksamensfagansvarlig, søker du fram denne. 3. Søk fram NSD-studienivå. Feltene SSB-organisasjonsnummer og SSB-kode legges inn på bakgrunn av opplysninger fra SSB. 4. Registrert hvorvidt dette er et Heltids- eller deltidsstudium. 5. I rammen NSD-eksport legger du inn verdier for emner som er helt eller delvis finansiert utenom høgskolens budsjett. Aktuelle rapportverdier som NSD krever vil du finne som standardverdier, prosentvis fordeling mellom de forskjellige instansene må registreres for hvert studieprogram. 6. Søk fram eventuell Kandidattittel fra NSD for dette studieprogrammet. 7. Hent fram NSD Studium for dette studieprogrammet. Skillearket Studieplan-sjekk Studieplansjekk er beskrevet i kapittelet "Vitnemålsadministrasjon", avsnitt "Gjennomføre studieplansjekk". Klasser, slik oppretter du nye klasser Klassen i M-STAS defineres gjennom startperiode, studieprogram og klassebokstav. Det vil si at alle studenter i en klasse har startet samme studieprogram samtidig og er plassert i én administrativ enhet. Velg skillearket Studieadministrasjon. Deretter Snarveier og Klasse i utforskeren. Opprett ny forekomst (Ctrl + N) Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

3 Figur 2: Registrering av klasse Skillearket Definisjon 1. Hent fram det aktuelt Studieprogram. M-STAS forslår Startperiode og Studiested. 2. Registrer Klassebokstav (1 bokstav), eventuelt Trinn (1-årstrinn, 2-årstrinn) og NSD-nivå. 3. Hent fram Status for klassen. 4. Gi klassen et beskrivende Klassenavn samt eventuelt et Kortnavn. 5. Hent eventuelt fram Klasseansvarlig og Praksisansvarlig, disse må på forhånd være registrert som personer i M-STAS. Skillearket Studenter Dette skillearket gir oversikt over hvilke studenter som er tilknyttet klassen. Studienivåer Studienivåer angir nivået i NSD sammenheng for et studieprogram. Legg merke til at du ikke har anledning til å registrere ny forekomst. ErgoEnet legger inn de verdiene NSD krever i rapportering til Database for høyere utdanning (DBH). Velg skillearket Studieadministrasjon. I utforskeren velger du Studienivåer og åpner underliggende elementer for å se hvilke studienivåer som er registrert i M-STAS. Studienivåkode DG MG P Beskrivelse av studieprogramnivå Doktorgrad Mastergrad Profesjonsstudium Tabell 1: Eksempler på studienivåer. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 27

4 Hovedemner Et hovedemne kan være et hovedkurs, en prosjektoppgave eller en praksistype som kan gi grunnlag for vekttall og evaluering. Hovedemnet kan ha underliggende emner som igjen kan gi grunnlag for egne vekttall og egen evaluering. For hvert hovedemne som opprettes, vil M-STAS studieadministrasjon opprette et nytt emne med emnekode 000. Når du senere skal bruke hovedemnet til revisjoner, avviklinger, eksamener, påmelding etc., så er det "emnet" 000 du skal benytte. Les mer om hvordan du registrerer nye hovedemner i avsnittet "Registrering og endring av hovedemner" på side 28. Det samme hovedemnet vil gjentas over tid, det vil si at det arrangeres samme emne flere ganger over tid, eller samtidig (oppsplitting pga. flere lærere e.l.), eventuelt samtidig på forskjellige undervisningssteder. For å skille disse "emneforekomstene" etablerer du "emneavviklinger" i M-STAS. Det er til emneavviklinger du melder på studenter til undervisning. Se ellers kapittelet "Emneadministrasjon", avsnittet "Emneavviklinger, registrering av emneavviklinger". Over tid vil det gjerne skje små endringer i hovedemnet/emnet, slik som f. eks endring av navn o.l., mens hovedemnet/emnet sitt innhold og antall vekttall beholdes. For å ta var på disse endringene, samtidig som du skal ha mulighet for å gå tilbake å se på tidligere hovedemner/emner, opprettes revisjoner av hovedemnene/emnene. Les mer om dette i avsnittet "Emnerevisjon" på side 31. Registrering og endring av hovedemner Når du oppretter ett nytt hovedemne vil M-STAS automatisk opprette et emne med kode 000. Samtidig opprettes en emnerevisjon med nummer 1. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Hovedemner og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Figur 3: Registrering av hovedemner. I feltet Institusjon vises din egen institusjon. Dette feltet er med på å identifisere hovedemnet, og kan ikke stå blankt Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

5 1. Registrer Hovedemnekode. Hovedemnekoden kan bestå av inntil 8 tegn (bokstaver og/eller tall). Koden bør være beskrivende for hovedemnet. Dette feltet er med på å identifisere hovedemnet, og kan ikke stå blankt. 2. Gi hovedemnet et Emnenavn. 3. Aktivitetsstatus. Ved registrering av nye hovedemner, vil M-STAS studieadministrasjon foreslå at status for hovedemnet settes til Aktiv. Velg eventuelt en annen aktivitetsstatus fra lista. 4. Gyldig fra periode er første gyldige startperiode for hovedemnet. Det vil som regel være mest hensiktsmessig å la feltet Gyldig til periode stå åpent, så sant du ikke er sikker på når hovedemnet vil utgå. 5. Hovedemnet må kobles til en Internavdeling. Hent fram den aktuelle internavdelingen ved institusjonen. 6. Hvis du benytter Institutt. Henter du fram instituttet som hovedemnet skal kobles til. 7. Registrer Vekttall for hovedemnet. Hvis det finnes emner under hovedemnet, som gir vekttall, er det summen av delenhetenes vekttall som skal registreres i dette feltet. Registrer ECTS-vekttall. 8. Hent eventuelt fram Emnekategori. 9. Hent fram hvilken NSD-avdeling ved egen høgskolen som hovedemnet skal knyttes til. 10. Hent eventuelt fram Ekstern fagansvarlig NSD-avdeling. 11. Hent fram NSD-nivå og NSD Studieprogram. Hvis et emne kan inngå i flere studieprogrammer, er det det mest vanlige studieprogrammet som skal legges inn her. 12. Lagre endinger/registreringer. 13. Gjenta til alle hovedemner er registrert. NB! Merk deg at for hovedemnet du har registrert, har M-STAS opprettet et emne 000 og en revisjon med nummer 1. Før du kan si deg ferdig med registrering av hovedemnet, må du gå igjennom registreringsbildene for emner og revisjoner for å registrere tilleggsopplysninger om hovedemnet Emner For hvert hovedemne du oppretter, vil M-STAS registrere et emne med delkode 000. Denne delkoden kan ikke endres og gjelder opplysninger for selve hovedemnet. I tillegg til delkoden 000, kan du registrere flere emner (kurs, prosjekter, praksis m.m.) innunder hvert hovedemne. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Hovedemner. Hent fram aktuelt hovedemne som du skal registrere emner for og åpne elementene under hovedemnet i utforskeren. Velg Emner og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 29

6 Figur 4: Registrering av emner Emner, skillearket Definisjon 1. Registrer Emnekode 3 siffer. Hvis emnekoden gjelder hovedemnet og har emnekode 000, skal denne ikke endres. 2. Hent fram Emnetype, se ellers avsnittet "Emnetyper" på side Ved registrering av nye emner, vil det stå Aktiv i feltet Status. Feltet Status endres i ettertid, når for eksempel emnet utgår. 4. Registrer et beskrivende Emnenavn. 5. Hent fram Gyldig fra periode og eventuell Gyldig til periode. Feltet Gyldig til periode kan stå tomt til du eventuelt vet når emnet utgår. 6. Vekttall: Registrer vekttall for emnet. Det kan være tilfeller der emnene i seg selv ikke gir vekttall. Da registreres vekttall kun på hovedemnenivå. Vekttall fra hovedemnenivå kopieres til emne 000, men dette feltet vil kun være synlig når det skal registreres flere emner under det samme hovedemnet. Summen av vekttall for de ulike delkursene under et hovedemne utgjør det totale antall vekttall for hovedemnet, såfremt det ikke kun registreres vekttall på studieenhetsnivå. 7. Registrer ECTS-vekttall for emnet. 8. Ut null vekt. Feltet markeres hvis emnet skal skrives ut på karakterutskrifter selv om vekttall er lik 0. Dette vil som regel gjelde for emner det ikke gis vekttall for. (Andre tilfeller der vekttall kan være lik 0, er ved ikke bestått, og da skal som regel emnet ikke skrives ut på karakterutskriften.) 9. Hvis hovedemnet/emnet er Lukket det vil si at det ikke er åpent for allmennheten å følge undervisningen, merker du av for dette. 10. Hvis det er Tillatt for privatister å gå opp til eksamen i hovedemnet, merker du av for dette. 11. Karakter vektprosent. Feltet benyttes der karakterene fra emnene skal slås sammen til en hovedkarakter for hovedemnet. Prosentsatsen angir da prosentandelen dette emnet utgjør i forhold til hovedemnet. Summen av karakter vektprosent for emnene skal alltid utgjøre 100%. 12. Merk eventuelt av i feltet Eksporter endelig karakter til karaktertelefonen Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

7 13. En del opplysninger om emnet registrer du under "Emnerevisjoner", dette kan du lese mer om i avsnittet "Emnerevisjon" på side 31. Emner, skillearket Fritekst Skillearket fritekst gir anledning til å registrere en fritekst knyttet til dette emnet. Emnerevisjon Hver gang du oppretter et nytt Hovedemne/emne, opprettes det samtidig en emnerevisjon med nummer 1. Emnerevisjoner vil i praksis alltid være revisjon av emnet, da det ved opprettelse av nye hovedemner også automatisk opprettes et nytt emne En revisjon av et hovedemne/emne er en mindre forandring av deler av informasjonen om emnet, som for eksempel navn. Større forandringer av hovedemnet eller emnet som endring av vekttall fører ikke til en ny emnerevisjon, men medfører at du må opprette et nytt hovedemne/emne. Hver ny emnerevisjon blir tildelt et nummer. Emnerevisjonen med høyest nummer vil være den gyldige. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Hovedemner. Hent fram aktuelt hovedemne og åpne elementene under dette, fokuser på Emner og åpne elementene under emner. Velg aktuelt emne og åpne elementene under dette. Fokuser på Emnerevisjoner og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 5: Registrering av emnerevisjoner. Opplysningene fra forrige revisjon vises i feltene, men disse har du anledning til å endre. 1. I feltet Revisjon vises neste ledige revisjonsnummer ved førstegangs registrering vil dette alltid være 1, deretter økes revisjonen med 1. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 31

8 2. Emnenavnet vises, ved revisjoner kan dette endres. Registrer, eventuelt endre Engelsk navn hvis du utfører en revisjon. 3. M-STAS foreslår Gyldig fra periode, dette kan du overstyre. Hvis du vet Gyldig til periode kan du registrere denne, ellers kan dette feltet gjerne stå tomt til du vet at revisjonen skal utgå. 4. Oppgi antall Timer undervisning pr. uke. 5. Merk av for om hovedemnet/emnet er Undervisningsrettet eller Eksamensrettet. De fleste hovedemner/emner er både undervisnings- og eksamensrettet, men det finnes for eksempel prosjekter e.l. der det kun er undervisning, men ikke eksamen, samtidig som det finnes hovedemner/emner der det ikke er undervisning, kun eksamen. 6. Feltene for Forberedelse og Romtype er kun nødvendige å fylle ut hvis du benytter M-STAS sine funksjoner for automatisk eksamensplanlegging. I feltet Antall dager forberedelse fyller du ut hvor mange lesedager/forberedelsesdager studenten har rett til før eksamen i hovedemnet/emnet. Registrer deretter Startklokkeslett for eksamen og Eksamensvarighet i dager, timer eller uker. Registrer hvilken type eksamen det skal være for emnet. Eksamenstyper må på forhånd være registrert i Eksamenstyper. Registrer Romtype. Romtype må på forhånd være registrert i Basisdata, Romtype. Vekttallsreduksjoner mellom emner Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Snarveier, deretter Vekttallsreduksjoner. Menyen gir tilgang til å registrere emner med faglig overlapping, som gir utslag i vekttallsreduksjoner Med fokus på Vekttallsreduksjoner velges Ny forekomst (Ctrl + N ) Figur 6: Registrering av vekttallsreduksjoner. Skillearket Reduksjon 1. Hent fram Emnerevisjon A og Emnerevisjon B. 2. Angi Reduksjon i vekttall, og hvorvidt reduksjonen gjelder begge veier. Dersom revisjonen ikke gjelder begge veier, reduseres emnerevisjon B. 3. Lagre Skillearket Globale prioriteter Du har mulighet for å prioritere regler for hvilke emner som skal reduseres utover det som legges inn i skillearket Reduksjon Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

9 Figur 7: Endre prioritetsrekkefølgen ved hjelp av pilene. 1. Ved hjelp av pilene kan du endre prioriteringsrekkefølgen for reduksjonsreglene. Regel som ligger øverst i lista har høyest prioritet. Emnekategorier Begrepet emnekategori anvendes til å knytte forbindelse mellom en students praksis innen teoretiske emner og praksisveilederens faglige kompetanse. Det kan for eksempel være ønskelig å knytte en student på 20 vekttall Engelsk til en praksisveileder som har engelsk i sin fagkrets. Praksisemnet og den aktuelle praksisveileder må da knyttes til samme emnekategori. Dette er beskrevet nærmere i kapittelet "Praksisadministrasjon", avsnitt "Veiledere på et praksissted". Dersom institusjonen i sin praksisplanlegging ikke er avhengig av denne typen kobling, kan en velge om en vil gruppere sine praksisemner i kategorier eller la være å benytte registreringsfeltet. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Emnekategorier. Opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 8: Registrering av emnekategori. 1. Registrer Emnekategorikode på inntil tre tegn. 2. Registrer et Emnekategorinavn. 3. Lagre registreringen. Emnetyper Emnetypene gjør det mulig å skille mellom forskjellige faglige aktiviteter ved institusjonen, og gjør at en kan skille ut for eksempel praksisemner når du arbeider i praksismodulen. Legg merke til at du ikke har anledning til å foreta registrering av ny forekomst. Ved registrering av nye emner er det viktig å knytte emnet til en emnetype. Et prosjekt-emne må for eksempel registreres som et emne av typen prosjekt, dersom en vil ha emnets prosjektoppgavetittel skrevet ut på et vitnemål. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 33

10 Velg skillearket Studieadministrasjon, deretter Emnetyper i utforskeren. Figur 9: ErgoEnet har registrert emnetyper som benyttes i M-STAS, du har derfor ikke anledning til å registrere nye emnetyper. Du kan velg mellom: Praksisemne Prosjekt Teoretisk emne Uspesifisert emne Fagtyper I en studieplan plasseres emnene i blokker. Begrepet fagtyper kan brukes til å definerer om en slik studieplanblokk er obligatorisk eller valgfri. Hvilken fagtype en studieplanblokk tilhører kan blant annet være viktig i forbindelse med systemets kontroll med hvorvidt en student fyller krav til vitnemål for et studieprogram. I Oppsett definerer du Standard fagtype for din institusjon. Skjermbilde for oppsett finner du på Verktøy-menyen. For å registrere ytterligere fagtyper, velger du skillearket Studieadministrasjon. I utforskeren fokuserer du på Fagtyper og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Perioder og semestre Figur 10: Registrering av fagtyper. 1. Registrer Fagtypekode på inntil tre tegn. 2. Registrer hvorvidt faget er et Absolutt krav. 3. Gi fagtypen en Beskrivelse. 4. Lagre registreringen. I motsetning til semester, som er den tradisjonelle måten å dele inn studieåret på, er perioder et avgrenset tidsrom som organisasjonen selv definerer. Perioder brukes for å gi en bedre findeling av studieåret enn det semesteret gir. For organisasjoner som ikke har perioder som avviker fra de tradisjonelle vår-, sommerog høstsemestre, vil perioder nærmest erstatte det gamle semesterbegrepet bortsett fra når det gjelder rapportering til eksterne instanser slik som NSD Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

11 En periode kan gå på tvers av flere semestre, eller det kan inngå flere perioder i ett semester. Du kan også registrere overlappende perioder. Registrering og endring av perioder Velg skillearket Studieadministrasjon. I utforskeren fokuserer du på Perioder og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Figur 11: Registrering av perioder 1. Periodekodene bestemmer sorteringsrekkefølge i utforskeren. Årstallet skal utgjøre de fire første sifrene, mens perioden innenfor året utgjør de neste ett eller to sifrene. Periodekoden identifiserer perioden, og må registreres. 2. Registrer Synlig periodekode (periodenavn). La periodenavnet utgjøre en kode som er lett å foreslå. Eksemplene nedenfor er godt utprøvde navn fra tidligere versjoner av M-STAS. 3. Skriv inn Periodebeskrivelse. 4. Skriv inn Startdato og Sluttdato for perioden. 5. Angi Status for perioden. 6. Hvis perioden er en praksisperiode, krysser du av for dette. 7. Angi hvilket semester perioden tilhører. Semesteret må være registrert på forhånd. Eksempel på perioder: Periodekode Periodenavn (synlig kode) Periodebeskrivelse V Vårperiode S Sommerperiode H Høstperiode 1998 Registrering og endring av semestre Inndeling i semestre, er den tradisjonelle måten å dele inn studieåret på. I M-STAS benyttes dette nå stort sett til rapportering. Det er perioder som er den operative enhet. Velg skillearket Studieadministrasjon. I utforskeren fokuserer du på Semestre og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 35

12 Figur 12: Registrering av semestre. 1. Registrer Semesterkoder i stigende rekkefølge. Semesterkoden kan ha inntil 6 tegn. Benytt de 4 første tegnene til årstallet, og de neste 2 tegnene for å skille semestrene innen det gjeldende året. For eksempel Gi semesteret et Semesternavn. For eksempel 00H (Høstsemesteret 2000). 3. Skriv inn en Semesterbeskrivelse. 4. Legg inn Startdato for semesteret, og eventuelt en Sluttdato. Eksamenstyper Eksamenstyper gjør det mulig for institusjonen å ha flere eksamener i samme emne på samme dag. Eksempelvis skriftlig eksamen tidlig på dagen og muntlig eksamen, i samme emne, senere på dagen. I dette tilfelle vil de to forskjellige eksamenene skilles fra hverandre på grunnlag av eksamenstypene skriftlig og muntlig. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fokuser på Eksamenstyper i utforskeren og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 13: Eksempler på eksamenstyper. 1. Skriv inn kode for Eksamenstype, inntil 2 tegn. 2. Gi eksamenstypen en Beskrivelse. 3. Lagre registreringen. 4. Gjenta til du har registrert alle aktuelle eksamenstyper. Verktøymenyen I menylinjen øverst i skjermbildet finner du verktøymenyen. Verktøymenyen inneholder en del grunnlagsdata samt spesielle rutiner og prosedyrer som ikke naturlig faller inn under skillearkene i M-STAS Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

13 Figur 14: Verktøymenyen i M-STAS studieadministrasjon. Ny pålogging Det er aktuelt å benytte valget Ny pålogging når du skal logge deg inn som en annen bruker, eller som systemadministrator for å sette rettigheter m.m. Figur 15: Bekreft ny pålogging. Endre Passord Når du skal endre ditt passord i M-STAS studieadministrasjon, oppgir du først ditt gamle passord, skriver inn det nye og gjentar dette. Ved registrering av passord, anbefales det å kombinere tall, samt store og små bokstaver. Figur 16: Endre eget passord. Oppsett Under menyvalget "Oppsett" legger du inn verdier som blant annet er med på å redusere tastetrykk ved registrering i mange skjermbilder. Verdiene du registrerer her vises som foreslått verdi i mange felter i M-STAS. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 37

14 Skillearket Standardverdier Figur 17: Oppsett, skillearket standardverdier. 1. I feltet Min egen institusjon skriver du det offisielle navnet på din egen institusjon. I feltet Mitt standard studie- og eksamenssted registrerer du normalt navnet på din egen institusjon. 2. Hent fram Standard internavdeling. Institusjonens internavdelinger må være registrert på forhånd. 3. Hent fram Gjeldende periode og Gjeldende semester. Disse må være registrert på forånd, se "Perioder og semestre" på side Hent fram Standard "aktiv" aktivitetstatus. (Dette vil normalt være A-aktiv). 5. Hent fram Standard fagtype. Se avsnittet "Fagtyper" på side Hent fram Standard karakterskala. Vanligste verdi i dette feltet er "Karakterskalaen regner laveste karakter som best. 7. Kryss eventuelt av, hvis du vil bruke standard-rapporter som standard. 8. Klikk "OK" for å avslutte og lagre. Eksamensoppsett Figur 18: Standard oppmeldingsfrist til eksamen" Fast tid før eksamen". 1. Ved å velge "Fast tid før eksamen" og skrive inn Antall dager, beregner M-STAS oppmeldingsfristen til x-antall dager før dato for eksamensavvikling Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

15 Figur 19: Standard oppmeldingsfrist til eksamen. "Fast dato i gitt intervall". 2. Ved å velge "Fast dato i gitt intervall" og skrive inn Datointervall og Oppmeldingsfrist, vil alle eksamensavviklinger innenfor dette datointervallet få samme oppmeldingsfrist. Kollektiv setting av felter Dette menyvalget gir deg mulighet for å endre verdier i felter for flere studenter samtidig, slik at du slipper å gjøre endringer i hver enkelt students data. Setting av felter i studieprogram-medlemskap Følgende verdier kan endres ved setting av felter i studieprogram-medlemskap: Studentenes aktivitetsstatus for dette studieprogrammet. Benyttes hovedsakelig til å sette aktivitetstatus "F-Ferdig (Fullført)" for ett kull som har fullført utdanningen. Hvis institusjonen benytter vitnemålsmodulen, blir F-Ferdig satt når vitnemål er utstedt. Startperiode for studentene, dvs. overføring til nytt kull Klassebokstav for studentene Kollektiv plassering av studenter i klasser. Klassegruppe for de valgte studentene Kollektiv plassering av studenter i grupper innenfor klasser. Spesialisering for studentene Studieplan for studentene Valget er omtalt i kapittelet "Vitnemålsadministrasjon", avsnittet "Gjennomføre studieplansjekk". Fra-dato for studentene for dette studieprogrammet Kollektiv endring ved feil fra-dato for et kull. Møtt-flagget for studentene for dette studieprogrammet Valget benyttes for å registrere studenter som har møtt ved studiestart. NSD-Kategori for studentene for dette studieprogrammet Kollektiv endring der det er registrert feil NSD-kategori for et kull. For å sette verdier i feltene nevnt ovenfor, må du først gjøre utvalg på studenter. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 39

16 Figur 20: Setting av felter i studieprogram-medlemskap. 1. Hent fram korrekt Startperiode og Studieprogram. Velg eventuelt Klasse og Aktivitetsstatus. 2. Velg felt som skal settes (se oversikten ovenfor). 3. Du har mulighet til å selektere utvalget av studenter ytterligere ved å gjøre utvalg på; Generell studiekompetanse, Eksamensrett, Møtt, Studierett, Klassegruppe, NSD-kategori og Realkompetanse.. 4. Studentene du får fram på listen over mulige studenter kan sorteres på Navn, Klasse, Studentnummer og Aktivitetstatus. 5. Klikk på knappen "Hent mulige studenter". Flytt studentene du skal endre felt for over i kolonnen Valgte studenter. Når du har foretatt ønskede utvalg på studenter og emner, klikker du på knappen øverst til venstre i skjermbildet. Teksten på knappen angir hvilket felt du har valgt å sette. Setting av felter i studentens kobling til emneavvikling Følgende verdier kan endres ved setting av felter i studentens kobling til emneavviklinger: Aktivitetstatus for emneavvikling Planlagt eksamensperiode for emneavvikling Benyttes der det er registrert feil eksamensperiode Fagtype for emneavvikling Benyttes der det er registrert feil fagtype for emneavviklingen Synkroniser klassestartperiode for emneavvikling Ved forskjell på studentens startperiode for studieprogrammet i studieprogramkoblingen og emneavviklingskoblingen Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

17 Synkroniser klassebokstav for emneavvikling Ved forskjell på studentens klassebokstav for studieprogrammet i studieprogramkoblingen og emneavviklingskoblingen For å sette verdier i feltene nevnt ovenfor, må du først gjøre utvalg på studenter og emneavviklinger, henholdsvis skillearkene Studentutvalg og Emneavviklingsutvalg. Skillearket Studentutvalg Figur 21: Setting av felter i studentens kobling til emneavvikling, skillearket "Studentutvalg". Skillearket Studentutvalg 1. Hent fram korrekt Startperiode og Studieprogram. Velg eventuelt Klasse, Aktivitetsstatus, Spesialisering og Klassegruppe. 2. Velg felt som skal settes for emneavvikling tatt i valgt studieprogram (se oversikten ovenfor) og verdi for dette feltet. 3. Studentene du får fram på listen over mulige studenter kan sorteres på Navn, Klasse, Studentnummer og Aktivitetstatus. 4. Klikk på knappen "Hent mulige studenter". Flytt studentene du skal endre felt for over i kolonnen Valgte studenter. Åpne deretter skillearket Emneavviklingsutvalg. Skillearket Emneavviklingsutvalg 1. Tabellen over studenter som du fikk fram under skillearket Studentutvalg vises fortsatt nederst i skjermbildet. 2. Hent eventuelt fram Fra-periode og Studiested. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 41

18 3. Søk fram emner ved å gjøre utvalg enten på Hovedemnekode, Emnekode eller Emnenavn ved skrive inn de første bokstavene i koden. Klikk deretter på knappen "Hent mulige emneavviklinger". Hent deretter fram aktuell Emneavvikling som du skal sette felter for. Du kan gjøre ytterligere utvalg på student ved å åpne skillearket Andre utvalgsmuligheter. Skillearket Andre utvalgsmuligheter 1. Under dette skillearket kan du ytterligere begrense studentutvalget, ved å velge studenter som har ikke bestått-karakter for valgt emne. Når du har foretatt ønskede utvalg på studenter og emner, klikker du på knappen øverst til venstre i skjermbildet. Teksten på knappen angir hvilket felt du har valgt å sette. Endring av aktivitetsstatus basert på "Møtt"-flagget Programmet gir deg mulighet til å sette aktivitetsstatus ved semesterstart ut fra hvorvidt studentene har møtt opp eller ikke. Figur 22: Endring av aktivitetsstatus basert på "Møtt-flagget". 1. Begrens studentutvalget ved eventuelt å selektere på Startperiode, Studieprogram, Klasse og Aktivitetsstatus. 2. Velg Ny aktivitetstatus for studentene og hvilken Dato aktivitetstatusen skal gjelde fra. 3. Velg hvorvidt du vil sette aktivitetstatus for studenter som har møtt eller ikke møtt. 4. Du kan gjøre ytterligere studentutvalg på Studierett, Generell studiekompetanse, Realkompetanse, Eksamensrett og Klassegruppe Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

19 5. Velg Sortering for studentene som skal vises og klikk på knappen "Hent mulige studenter". Flytt studentene du skal endre felt for over i kolonnen Valgte studenter og klikk på knappen Sett aktivitetstatuskode for de valgte studentene. Spesialprogrammer Endring av studentnummer Til tider kan det være nødvendig å endre studentnummer for en enkelt student. Figur 23: Endre studentnummer for en student. 1. For å hente fram den aktuelle studenten, skriver du enten inn nåværende Studentnummer og/eller Etternavn. Klikk deretter på knappen "Hent studenter". 2. Velg aktuell student fra listen og Angi nytt studentnummer. Skriv eventuelt inn en fritekst som forklaring på hvorfor studentnummeret endres. 3. Klikk på knappen "Endre studentnummer". Komplett sletting av student Enkelte ganger, for eksempel ved dødsfall, er det aktuelt å slette alle registreringer vedrørende en student. Dette programmet sletter studenten med alle underliggende registreringer fra M-STAS databasen. Merk deg at hvis studenten har avgifter eller lignende registrert i økonomimodulen, må disse behandles separat. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 2 - Studieadministrasjon - grunnlagsdata 43

20 Figur 24: Komplett sletting av student. 1. For å hente fram den aktuelle studenten, skriver du enten inn nåværende Studentnummer og/eller Etternavn. Klikk deretter på knappen "Hent studenter". 2. Velg aktuell student fra listen og klikk på knappen Slett student. For endring av navn, se kapittel "1 Institusjonen grunnlagsdata" avsnittet "Tidligere navn". Søk etter tidligere navn I løpet av studietiden kan en student skifte navn, for eksempel ved ekteskapsinngåelse. Ved hjelp av dette programmet, kan du søke etter en students tidligere navn, eller rett og slett søke etter studenter som har endret navn. Figur 25: Søk etter tidligere navn. 1. Sett opp søkerkriterier enten ved navn eller endringsdato. 2. Velg eventuelt sortering for listen over studenter du får fram. 3. Klikk på knappen "Start søk" Studieadministrasjon - grunnlagsdata Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon