5 - Eksamensadministrasjon

Transkript

1 5 - Eksamensadministrasjon Generelt om eksamen og eksamensavvikling Gangen i eksamensarbeidet Automatisk eksamensplanlegging Grunnlag for eksamensavvikling er å fastsette eksamensdatoer. Dette kan du gjøre automatisk ved hjelp av eksamensplanleggingsmodulen eller manuelt. Rutine for automatisk eksamensplanlegging er beskrevet i kapittel 10 i brukerhåndboka. Manuell eksamensplanlegging Institusjoner med en begrenset eksamensavvikling, der plassering av studenter på eksamener er en oversiktlig prosess, kan utføre manuell eksamensplanlegging. Eksamensdatoene planlegges da utenom M-STAS, og deretter registreres den enkelte eksamen, og eksamensavvikling. Når du har registrert de aktuelle eksamener og eksamensavviklinger, må du melde opp studenter til de aktuelle eksamensavviklingene. Dette kan du gjøre enten enkeltvis pr. student eller kollektivt. Manuell registrering av eksamener og eksamensavviklinger er beskrevet i dette kapittelet. Registrere eksamener. Eksamensdatoer må fastsettes manuelt, eventuelt kan M-STAS sin modul for automatisk eksamensplanlegging benyttes som støtte til å fastsette mulige eksamensdatoer. Registrere eksamensavviklinger. Registrere studentene på eksamen. Studenten kan registreres kollektivt eller enkeltvis. Hvilke studenter som er oppmeldt til eksamen, får du en oversikt over ved å klikke på Studenter under den aktuelle eksamensavviklingen i utforskeren. Når oppmeldingsfristen er ute og alle oppmeldinger er endelige, tildeles kandidatnummer. Kandidatnummertildeling kan normalt bare kjøres en gang per eksamen. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 67

2 Når oppmeldingsfristen er ute og alle oppmeldinger er mest mulig endelige og kandidatnumre er tildelt, kan du plassere studentene på rom. Først reserverer du rom for eksamensavviklingen, deretter plasserer du studenter på rom. Vedlikehold av Eksamensdata Dette kapittelet tar for seg den manuelle rutinen for gjennomføring av eksamen. Enkelte momenter vil også ha relevans for automatisk eksamensplanlegging. Emnerevisjon grunnlagsdata for eksamen I kapittel 2 har vi gått gjennom registrering av grunnleggende informasjon vedrørende eksamen i det enkelte emne. Spesielt ved automatisk eksamensplanlegging, er det viktig å holde emnerevisjonen oppdatert med hensyn til eksamensdata, slik at grunnlaget for planleggingsprosessen blir optimalt. Dette gjelder spesielt Antall dager til forberedelse Eksamener Hvis du ikke benytter M-STAS sin automatiske eksamensplanlegger, registrerer du eksamener manuelt ved hjelp av programmet Eksamener. Registrering av sensorer til en eksamen, behandles i et eget kapittel. Under skillearket Studieadministrasjon i utforskeren setter du fokus på Eksamener og velger ny forekomst, og følgende skjermbilde vises: Figur 1: Registrering av eksamen. 1. Hent fram det Emne som det skal arrangeres eksamen i. Feltet må fylles ut. M-STAS foreslår høyeste registrerte emnerevisjon (dette kan du endre). Forslag til grunnleggende eksamensdata hentes fra emnerevisjonen, men kan endres før lagring 2. Forslag til Oppmeldingsfrist og sensurfrist hentes fra standard oppsett, men kan endres før lagring. Feltene benyttes blant annet i rapporter til studenter og sensorer. Dersom eksamensinformasjon tidligere ikke er registrert i emnerevisjonen, må dette legges inn på eksamenen nå. Alle felt bør være utfylt Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

3 Endring av eksamensdato Dersom det måtte bli behov for å endre registrert eksamensdato etter lagring og oppmelding av studenter til eksamen, henter du fram aktuell eksamen og klikker på knappen "Endre eksamensdato". Merk deg at forutsetningen for å benytte denne rutinen er at det ikke finnes en tilsvarende eksamen på den nye datoen. Figur 2: Endring av eksamensdato Eksamensavvikling Alle de fysiske steder institusjonen ønsker å arrangere eksamen må være registrert som studiesteder under institusjonen. En eksamen kan gjennomføres i samme tidsrom på ulike studiesteder. En slik forekomst av en eksamen kalles i M-STAS en eksamensavvikling. Registrering av ny eksamensavvikling Velg skillearket Studieadministrasjon og Eksamener i utforskeren velg aktuell eksamen og deretter Eksamensavvikling. Registrer ny forekomst: 1. Hent fram studiested hvor eksamen skal avlegges. 2. Lagre opplysningene og eventuelt gjenta prosessen, dersom eksamenen skal arrangeres ved flere studiesteder. 3. Feltene Sensur godkjent av og Godkjent-dato fylles inn av M-STAS når sensur er registrert i M-STAS. Oppmelding av studenter til eksamensavvikling Oppmelding til eksamensavvikling er en sentral oppgave i et studieadministrativt system. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 69

4 Generelt om oppmelding til eksamen Oppmelding til eksamen krever at det er registrert en eksamensavvikling å melde studentene opp til. I M-STAS har vi lagt til rette for forskjellige metoder for å utføre oppmeldingene. De kollektive oppmeldingsrutinene i M-STAS forutsetter at studentene er oppmeldt til den faglig aktivitet, det vil si den emneavviklingen som eksamensavviklingen skal evaluere. Oppmeldingsformer til eksamensavvikling Enkeltvis oppmelding av en/flere studenter til en eksamensavvikling(er), inngang fra student. Enkeltvis oppmelding av flere studenter til en eksamensavvikling, inngang fra eksamensavvikling Kollektive oppmeldinger eventuelt (klasse- og kull-vis) av studenter fra emneavviklinger til en eller flere eksamensavviklinger Kollektiv oppmelding av studenter som har tatt en eksamensavvikling til en eller flere andre eksamensavviklinger Kollektiv oppmelding av studenter fra en emneavvikling til eksamensavvikling i samme emne Eksamensoppmelding via automatisk eksamensplanlegging Enkeltvis oppmelding av student til eksamensavvikling Nedenfor har vi beskrevet to alternative metoder for enkeltvis oppmelding til eksamen. Hvis en eksamensavvikling er sperret for oppmelding (kandidatnummer er tildelt) må du benytte alternativ 1. Enkeltvis oppmelding alternativ 1 Velg skillearket Student, hent fram aktuell student og fokuser på Eksamensavviklinger i utforskeren. Velg deretter ny forekomst (Ctrl + N). 1. Velg aktuell eksamensavvikling. 2. Velg hvilket studieprogram/kull eksamenen skal knytes til (studenten kan være aktiv på flere enn ett studieprogram) Det er veldig viktig at studieprogram blir korrekt! Deretter kan du registrere hvorvidt studenten skal meldes opp som deltager i en Klasse. 3. Velg Fagtype (bør velges) og Oppmeldingstype. 4. Lagre opplysningene. Hvis eksamen er sperret for oppmelding gir M-STAS beskjed og spør om du likevel vil melde opp studenten. Du får også beskjed fra M-STAS om hvilket rom som er registrert for denne eksamensavviklingen slik at du kan ta hensyn til dette ved romplassering. 5. Ved etteroppmelding der kandidatnummer er tildelt for eksamensavviklingen, vil knappen for kandidatnummer nå endre farge til gul (hvis kandidatnummer ikke er tildelt for avviklingen skal du ikke ta hensyn til dette feltet). Klikk på knappen. M-STAS foreslår neste ledige kandidatnummer, men dette kan du overstyre. Lagre opplysningene Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

5 Enkeltvis oppmelding alternativ 2 Dette alternative gir deg mulighet for å melde opp studenten til flere eksamener samtidig. Velg skillearket Student, deretter henter du fram registreringsbildet for den aktuelle studenten. 1. Klikk på knappen Eksamensoppmelding. 2. Velg Oppmeldingsmetode "Enkeltvis". I rammen Studentutvalg setter du kriterier for hvilke eksamensavviklinger du vil ha mulighet til å velge fra. Disse eksamensavviklingene ser du når du klikker på skillearket Detaljer. 3. Skillearket Detaljer er et masseregistreringsbilde der du har anledning til å velge ut en eller flere eksamensavviklinger for studenten, samt knytte disse til aktuelt studieprogram, se Figur 3. Figur 3: Enkelt vis oppmelding av student til en eller flere eksamensavviklinger. Enkeltvis oppmelding av flere studenter til samme eksamensavvikling Velg skillearket Studieadministrasjon deretter Snarveier/Eksamensavviklinger. Hent fram den aktuelle eksamensavviklingen i utforskeren. Fokuser på studenter under denne eksamensavviklingen og velg Ny forekomst. Søk fram aktuell student med informasjon om oppmeldingstype med mer. Lagre deretter opplysningene før du eventuelt gjentar med neste student. Kollektiv oppmelding til eksamensavviklinger Rutinen for kollektiv oppmelding til eksamen har to ulik framgangsmåter avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for din institusjon; Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 71

6 1. Kollektiv oppmelding av studenter fra en emneavvikling til en bestemt eksamensavvikling i samme emne. Denne rutinen skal du benytte hvis du skal foreta en kollektiv eksamensoppmelding til en bestemt eksamensavvikling i samme emne av alle eller et utvalg av studentene som er koblet på en emneavvikling. 2. Kollektiv påmelding av studenter fra flere emneavviklinger til flere eksamensavviklinger i samme emne. Dette er en meget kraftig rutine der du kan ta utgangspunkt i en eksamensavvikling i et emne og deretter foreta oppmelding til flere eksamensavviklinger i forskjellige emner. 1. Kollektiv oppmelding av studenter fra en emneavvikling til en bestemt eksamensavvikling i samme emne. Velg skillearket Studieadministrasjon, i utforskeren velger du Snarveier, deretter Emneavviklinger, åpne en aktuell emneavvikling og velg skillearket Eksamensoppmelding. Figur 4: Eksamensoppmelding til en bestemt eksamensavvikling i samme emne. 1. Hent fram aktuell Eksamensavvikling som du skal melde studenter opp til. 2. I rammen "Spesialbehandling av studenter" kan du fortelle M- STAS hvordan du vil at spesielle studenter fra det utvalget som vi gjør lengre nede skal behandles. Først kan du hake av for om studenter som har "Fritak i emnet" skal avvises. Med avvises menes at studentene ikke meldes opp, og at de skrives til en tabell over studenter som falt ut under oppmelding. Med fritak menes at de har registrert en endelig-karakter, som har haket av i karakterparameterne at den representerer en fritatt karakter. 3. I rammen "Spesialbehandling av studenter har du nedtrekkslisten Behandlingsform, listen har tre verdier; - Ikke meld opp studenter som har bestått fra før Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

7 - Avvis studenter som har bestått fra før - Meld opp studenter som har bestått fra før Dette dreier seg hele tiden om studenter som har "bestått", det vil si at de har registrert en endelig-karakter som har haket av i karakterparameterne at den representerer en bestått karakter. - I valget "Ikke meld opp studenter som har bestått fra før" så ser vi aldri noe til studentene under oppmeldingen, de bare "forsvinner". - I valget "Avvis studenter som har bestått fra før" kommer studentene opp i "avvist-tabellen" (se punkt 2 ovenfor). - I valget "meld opp studenter som har bestått fra før" blir studentene tatt med på vanlig måte. 4. I rammen "Utvalg" kan du gjøre avgrensinger på de studentene som er koblet på den aktuelle emneavviklingen. Tabellen viser de studentene som tilfredsstiller de angitte utvalg. Her kan du også velge sortering av de aktuelle studentene. 5. Klikk på knappen "Eksamensoppmelding" for å melde de utvalgte studentene opp til eksamen. M-STAS gir melding når eksamensoppmeldingen er ferdig. 6. M-STAS gir også melding om hvor mange studenter som eventuelt er avvist. Hvis det er avviste studenter får du fram et skjermbilde der du får mulighet til å skrive ut en rapport over avviste studenter, eventuelt melde disse studentene opp til eksamensavviklingen, se Figur 5. Figur 5: Avviste studenter ved kollektiv eksamensoppmelding. 2. Kollektiv kobling av studenter fra flere emneavviklinger til flere eksamensavviklinger i samme emne, eller kollektivt fra en emneavvikling til flere andre eksamensavviklinger Velg skillearket Studieadministrasjon, i utforskeren velger du Eksamener, hent fram aktuell eksamen og åpne Eksamensavviklingen du ønsker å ta utgangspunkt i for eksamensoppmeldingen. Klikk på knappen "Eksamensoppmelding". Dette er en meget kraftig rutine, noe vi vil illustrere med følgende eksempel: Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 73

8 Vi antar at vi har 50 emneavviklinger som starter våren 2001, eller som alle har planlagt eksamen våren 2001 (det siste er oftest det beste samlekriteriet). Vi antar at de aktuelle studenter i det alt vesentlige er koblet på sine respektive emneavviklinger, og at vi har opprettet alle de 50 eksamensavviklingene som er aktuelle. Da kan vi ta ugangspunkt i en eller annen av de 50 eksamenavviklingen, og så velge "Eksamensoppmelding". Hvis vi holder "tunga rett i munnen" vil vi få opp de 49 "andre" eksamensavviklingene i shuffelens høyre side på skillearket "Detaljer", mens den vi startet med ligger på venstre side allerede. Hvis vi tar og legger over de 49 andre på venstre side i shuffelen, og trykker på knappen for "Utfør kollektiv oppmelding" så ville alle de aktuelle studenter overføres fra de 50 emneavviklingene og over til de 50 respektive eksamensavviklinger i en "jafs". Figur 6: Kollektiv kobling av studenter fra flere emneavviklinger til flere eksamensavviklinger i samme emne. 1. Nedtrekkslisten Oppmeldingsmetode har fire verdier; Fra emneavvikling alle Fra emneavvikling utvalg på kull Fra emneavvikling utvalg på klasse Fra eksamen til eksamen De tre første tar altså utvalg på studentene fra emneavviklingene og representerer den kraftige funksjonen beskrevet ovenfor. Den fjerde tar utvalg på studenter fra én eksamensavvikling om gangen, som så meldes opptil de eksamensavviklinger som plasseres i shuffelens venstre side på skillearket "Detaljer" Her er det altså ikke nødvendigvis noen emne-sammenheng mellom den eksamensavviklinger som det tas utgangspunkt i, og de eksamensavviklinger som det veldes opp i! 2. Feltet Eksamener som starter etter får dagens dato som forslagsverdi, dette kan lure deg som bruker, hvis du er litt uoppmerksom Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

9 7. I rammen "Spesialbehandling av studenter har du nedtrekkslisten Behandlingsform, listen har tre verdier; - Ikke meld opp studenter som har bestått fra før - Avvis studenter som har bestått fra før - Meld opp studenter som har bestått fra før Dette dreier seg hele tiden om studenter som har "bestått", det vil si at de har registrert en endelig-karakter som har haket av i karakterparameterne at den representerer en bestått karakter. - I valget "Ikke meld opp studenter som har bestått fra før" så ser vi aldri noe til studentene under oppmeldingen, de bare "forsvinner". - I valget "Avvis studenter som har bestått fra før" kommer studentene opp i "avvist-tabellen". - I valget "meld opp studenter som har bestått fra før" blir studentene tatt med på vanlig måte. Etteroppmelding til eksamensavvikling I utgangspunktet er en eksamensavvikling sperret for oppmelding når kandidatnumre er tildelt Dersom en i etterkant må foreta ytterligere oppmelding, er dette fullt mulig. Når systemet gir melding om at eksamensavviklingen er sperret, bekrefter en at en likevel vil foreta oppmelding. Vi anbefaler at en samtidig har som rutine å tildele den etteroppmeldte studenten et kandidatnummer. Se avsnittet "Enkeltvis oppmelding alternativ 1" på side 70. Kollektiv avmelding av studenter fra eksamensavvikling Velg skillearket Studieadministrasjon gå til mappen Eksamener, åpne aktuell Eksmensavvikling. Velg funksjonsknapp Eksamensavmelding Valget gir tilgang til en meny for å melde av studentgrupper fra eksamensavviklinger, dersom en oppdager at en har gjort feil i oppmeldingsrutinen. Metodikken er som ved påmelding: Definer studentutvalg og Eksamensutvalg, gå til detaljer, spesifiser med utvelgeren, og bekreft avmelding. Enkeltvis avmelding av studenter fra eksamensavvikling 1. Hent aktuell eksamensavvikling via Eksamen/Eksamensavvikling. 2. Åpne elementene under eksamensavviklingen, og fokuser på studenter i utforskeren 3. Åpne studenter, fokuser på aktuell student, og trykk Deleteknappen eller pek på funksjonsknapp for slette ( søppeldunken ) Kandidatnummertildeling Når oppmeldingsfristen er ute og alle oppmeldinger er endelige, tildeles kandidatnummer for en eller flere eksamensavviklinger. Tildeling av kandidatnummer sperrer for oppmelding til eksamen. Registrering av eksamenskarakter kan kun skje etter at en eksamensavvikling er sperret for oppmelding M-STAS legger til rette for alternative rutiner for kandidatnummertildeling: Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 75

10 Velg skillearket Studieadministrasjon gå til mappen Snarveier og åpne en aktuell Eksmensavvikling. Velg skilleark Kandidatnummertildeling: Figur 7: Kandidatnummertildeling - Feltene i skjermbildet kan variere noe ut fra hva du krysser av i "Tildelingsmetode". Tildelingsmetode: Du har mulighet til å velge mellom fire forskjellige tildelingsmetoder. Feltene i skjermbildet vil variere ut fra hvilken tildelingsmetode du velger. 1. Ved tildeling pr. eksamensavvikling, tildeles kandidatnummer pr. valgte eksamensavvikling. Du velger selv hvilket nummer kandidatnummertildelingen skal starte på. 2. Ved tildeling klassevis pr. eksamensavvikling, tildeles kandidatnumrene klassevis. Du kan selv sette et antall reservenummer mellom hver klasse, med tanke på studenter som kommer i tillegg etter at du har foretatt kandidatnummertildelingen 3. Ved tildeling med utgangspunkt i annen eksamensavvikling, får kandidatene samme nummer som ved den eksamensavviklingen du tar utgangspunkt i. 4. Dette alternativet gir anledning til å gi samme student samme kandidatnummer ved alle eksamensavviklingene vedkommende skal opp i. Start på: Feltet Start på gir deg mulighet til å starte kandidatnummerne på andre verdier enn 1. Dette benyttes gjerne der man ønsker at kandidatene skal ha ulike nummer i ulike fag. Du bør være varsom med å benytte denne muligheten, hvis du ikke har full oversikt over antall kandidater til de ulike eksamenene. Eksamensutvalg Her foretas en siling av hvilke eksamensavviklinger du ønsker å behandle. Metoden er å hake av der en ønsker å begrense utvalget: Sett eventuelt hake ved Intern avdeling, Eksamenssted, Eksamenstype og/eller Datointervall, og hent inn de verdier du vil bruke for å begrense utvalget av eksamensavviklinger. Pass på at i datointervall foreslår M-STAS dagens dato som fra-dato, her kan man bli lurt. Når utvalget er spesifisert, foretas kandidatnummertildelingen ved å klikke på knappen Kandidatnummertildeling, og systemet gir en rapport til skjerm om antall tildelte kandidatnumre Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

11 Dersom du foretar oppdatering av datasett etter kandidatnummertildeling, kan du legge merke til at nøkkelen/ symbolet for at kandidatnumre er tildelt (Opphev sperring) har skiftet farge fra grå til gul. Tildeling av kandidatnumre enkeltvis Etter at kandidatnummertildeling er utført, vil det ved etteroppmelding til eksamensavvikling bli aktuelt å tildele kandidatnumre enkeltvis. Dette utføres i samme meny som en foretar eksamensoppmelding, ved å trykke på nøkkelsymbolet. M-STAS foreslår første ledige kandidatnummer, men det er mulig å skrive inne et fritt valgt nummer som ikke allerede er tildelt. Opphev sperring ved å slette kandidatnummertildeling Kandidatnummertildeling kan slettes ved 1. Hent fram aktuell eksamensavvikling via Eksamen / Eksamensavvikling 2. Trykk funksjonsknappen Opphev Sperring, og du får informasjon om konsekvensene ved å slette kandidatnummertildelingen. 3. Velg Ja, og kandidatnummertildeling er slettet, og sperre for oppmelding til eksamensavviklingen er opphevet. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 77

12 Vedlikehold av praktiske forhold, herunder rombooking, spesialordninger, vakter og sensorer Spesialordninger til eksamen Spesialordninger må på forhånd være registrert under skillearket "Institusjon". 1. En student kan ha flere spesialordninger, men av plasshensyn vises ofte kun to av spesialordningene på rapporter. 2. Studentene kobles til sine ordninger, 3. Deretter kjøres programmet som kobler den aktuelle ordningen til de bestemte student_eksamens forekomster som en student har innenfor en eksamensperiode. 4. Hvis det er aktuelt å fjerne en ordning for en student på en eller flere eksamener, så kan du gjøre dette til slutt ved å gå inn på den bestemte student_eksamens forekomsten og slette haken i feltet for "Spesialordning". Kobling av studenter til spesialordninger Velg skillearket Institusjonen, deretter Spesialordninger. Åpne en aktuell spesialordning i utforskeren og fokuser på For studenter under denne spesialordningen. Velg ny forekomst (Ctrl + N). 1. Søk fram den aktuelle studenten og registrer opplysninger om når spesialordningen er gjeldende for denne studenten. Figur 8: Koble student til en spesialordning. Du kan også registrere koblingen til spesialordning direkte under den enkelte student, dette er ofte det beste. Du må alltid kjøre programmet for oppdatering av spesialstudenter før du plasserer studenter på eksamensrom. Program som markerer spesialordninger på student_eksamens-nivå Spesialordninger skal tas hensyn til ved blant annet plassering av studenter på eksamensrom. For at M-STAS skal vite hvilke spesialordninger som gjelder for den enkelte eksamen, må du kjøre et program som markerer spesialordning på student_eksamens-nivå Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

13 Velg skillearket Studieadministrasjon, deretter Kollektive rutiner og Automatisk plassering av studenter på eksamensrom. Figur 9: Kjøring av program som markerer spesialordning på student_eksamens-nivå. 1. Registrer utvalgskriterier for hvilke eksamensavviklinger du ønsker å oppdatere spesialstudenter på, klikk deretter på knappen "Hent eksamensavviklinger". 2. Når du har hentet de eksamensavviklingene du ønsker å behandle nå, klikker du på knappen "Oppdater spesialstud.". Nå genererer M-STAS en liste over de aktuelle studentene med sine respektive spesialordninger, se Figur 10. Figur 10: Oppsummering av spesialordninger. Endring av markering for spesialordning for en student ved en eksamensavvikling. Hvis det er aktuelt å fjerne en ordning for en student på en eller flere eksamener, kan du gjøre dette. Velg skillearket Student i utforskeren og åpne den aktuelle studentforekomsten. Åpne aktuell eksamensavvikling for studenten og slett haken i feltet Spesialordning. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 79

14 Figur 11: Justere markering av "Spesialordning" for en student. Eventuelt kan du gå den "andre veien". Velg Snarveier ut utforskeren, deretter Eksamensavviklinger og oppmeldte studenter under eksamensavvikling. Rombooking, manuelt Når oppmeldingsfristen er ute og alle oppmeldinger er mest mulig endelige, kan du plassere studentene på rom. Prosedyren er tilknyttet eksamensavvikling og er todelt, Reservering av eksamensrom for en eksamensavvikling Plassering av studenter på eksamensrom. Dette kan skje før kandidatnummer er tildelt! Før plassering av studenter utføres, må du ha kjørt rutinen Oppdater studenter med spesialordning Reservasjon av eksamensrom for en eksamensavvikling, manuelt Velg skillearket Studieadministrasjon. I utforskeren velger du Eksamener og henter fram aktuell eksamen og Eksamensavvikling. Under eksamensavviklinger i utforskeren setter du fokus på Eksamensrom og klikker på knappen for Ny forekomst (Ctrl + N) Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

15 Figur 12: Reservasjon av eksamensrom Skillearket "Definisjon" Merk deg at "Definisjon" av eksamensrom til eksamensavvikling må registreres selv om du skal benyttet deg av rutinen "Automatisk plassering av studenter på rom" 1. Hent fram det rommet du ønsker å benytte til denne eksamensavviklingen. Hvis studentene ved denne eksamensavviklingen skal fordeles over flere rom, må rutinen gjentas. 2. I feltet Plasser avsatt på dette rom til denne eksamensavviklingen. Registrerer du hvor mange studenter fra denne eksamensavviklingen som skal plasseres på dette rommet. Du vil nå kunne se at feltet Antall plasser som gjenstår til fordeling for denne eksamensavvikling blir oppdatert i henhold til hva du registrerer. 3. Dersom rommet skal være et Spesialrom, f. Eks. tillate plassering av kandidater med utvidet eksamenstid, haker en av for dette. 4. Lagre opplysningene før du går videre til neste skilleark, "Plassering av studenter". Skillearket "Plassering av studenter" Ved hjelp av masseregistreringsbildet velger du fra kolonnen med Uplasserte studenter, som du flytter over til kolonnen for Studenter som er plassert. Etter hvert som du plasserer studenter på rom, vil du se at feltene for Antall ledige plasser og Antall plasser på rommet blir oppdatert. Når studentene er plassert på rom, lagrer du opplysningene. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 81

16 Klikker du deg tilbake til skillearket "Definisjon" og klikker på knappen "Oppdater ant. Studenter plassert", vil du se at feltene for studenter på eksamensrommet blir oppdatert i henhold til dine registreringer. Skillearket "Vakter" Det forutsettes at eksamensrom er reservert for vedkommende eksamensavvikling og at vakter er registrert som personer i M-STAS. Figur 13: Plassering av vakter på eksamensrom. 1. Foreta eventuelle avgrensninger i søk etter mulige vakter 2. Sett eventuelt opplysninger om tillegg i tid for eksamensvaktene (har betydning for beregning av avlønning) 3. Plasser vakter ved hjelp av shuffelen. Hvis du har behov for å endre opplysninger for den enkelte eksamensvakt ved det aktuelle eksamensrommet, går du til utforskeren og henter fram eksamensavviklingen, derunder eksamensrommet, eksamensvakter og til slutt den aktuelle eksamensvakten. Her kan du endre klokkeslett, timesats og hvorvidt vakter skal være hovedvakt. Automatisk plassering av studenter på rom M-STAS gir mulighet til automatisk plassering av eksamenskandidater på de rom som er registrert med kapasitet for eksamensavvikling. Det er en forutsetning at; De rom som skal inngå i fordelingen må på forhånd være reservert for eksamensavviklingene, se avsnittet "Reservasjon av eksamensrom for en eksamensavvikling, manuelt" på side 80. At hver eksamensavvikling som inngår i den automatiske fordelingen er tildelt tilstrekkelig romkapasitet. Velg skillearket Studieadministrasjon i utforskeren velger du Kollektive rutiner, deretter Automatisk plassering av studenter på rom Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

17 Figur 14: Automatisk plassering av studenter på rom 1. Sett utvalgskriterier for hvilke eksamensavviklinger som skal være med i behandlingen og klikk på knappen Hent eksamensavviklinger 2. Fra shuffelen med eksamensavviklinger kan du velge bort de eksamensavviklingene som ikke skal være med i behandlingen nå. 3. Hvis du ikke allerede har oppdatert studenter med spesialordninger, se "Program som markerer spesialordninger på student_eksamensnivå" på side 78, gjør du dette ved å klikke på knappen "Oppdater spesialstud." 4. Ønsker du å sjekke om det er satt av tilstrekkelig romkapasitet for de valgte eksamensavviklingene før kandidatnummer er tildelt, klikker du på knappen "Sjekk avsatte plasser". Hvis det ikke er avsatt nok plasser, får du melding om dette, samt en tabell med oversikt over de manglende plassene (skillearket Oppsummering av plassering). Det er ikke påkrevd å kjøre denne rutinen, siden M- STAS gjør tilsvarende sjekk ved automatisk plassering av studenter på rom. 5. Du kan nå fordele eksamenskandidater til rom, merk deg at for å benytt denne rutinen må feltet Hent kun eksamensavviklinger hvor kandidatnummer er tildelt være krysset av i skillearket Utvalg av eksamensavviklinger. Klikk på knappen Sjekk plasser + Automatisk plassering. M-STAS fordeler nå studentene tilknyttet eksamensavviklingen på eksamensrom. Hvis romkapasiteten er for lav, stoppes tildelingen og en tabell over manglende plasser kommer fram i skillearket Oppsummering av plassering. Du har nå mulighet for å justere kapasiteten før du fortsetter tildelingen av rom. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 83

18 Automatisk plassering av vakter på rom Eksamensvakter kan fordeles automatisk til eksamensrom. De som kan inngå i fordelingen er personer registrert i personregisteret med vaktrollen Eksamensvakt. Før du kan plassere vakter på eksamensrom, må eksamensavviklingen være koblet til et eksamensrom. Velg skillearket Studieadministrasjon. Fra utforskeren velger du Kollektive rutiner, deretter Automatisk plassering av vakter på rom Figur 15 Automatisk plassering av eksamensvakter 1. Definer tidsrom for eksamensavviklingsutvalg. M-STAS vil foreta en opptelling av antall avviklinger innenfor angitt tidsrom. 2. Det er mulig å spesifisere et tidsrom der du vil at vaktenes belastning skal fordeles. M-STAS vil med dette bestrebe at alle vakter får tilnærmet lik belastning/likt timeantall innenfor dette tidsrommet. 3. Antall timer ekstra. Som grunnlag for brev til vaktene, lister med mer, kan en legge til informasjon om ekstra tid for vaktene, med betydning for avlønning. Denne registreringen har ikke tilknytning til kandidater med spesialordning/utvidet eksamenstid. 4. Dersom du velger Benytt fyllingsgrad, vil fordelingsrutinen redusere antallet vakter i eksamensrom der kapasiteten ikke er fullt utnyttet. Det er også mulig å velge at M-STAS stopper fordelingen, dersom det ikke er registrert tilstrekkelig hovedvakter og vanlige vakter. 5. Når ønskede verdier er satt, kan du klikke på knappen "Fordel vakter på rom for angitt tidsintervall" Resultatet vises i et eget oversiktsbilde, en vaktplan. Fordelingen danner grunnlag for rapporter med mer, og oppdaterer også den enkelte eksamensvakts vaktplan. 6. En vaktplan for et gitt tidsrom kan slettes. Justering av detaljer i vaktenes oppgaver Når du skal justere vaktenes oppgaver på et eksamensrom, slik som tidsrom, timesats og hvem som er hovedvakt ved en valgt eksamensavvikling gjør du følgende: (Det må på forhånd være tildelt vakter for eksamensavviklingen før du kan justere deres oppgaver.) Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

19 Velg skillearket Studieadministrasjon, gå deretter til Eksamener i utforskeren og åpne følgende elementer i utforskeren: (klikk på + tegnet foran valgt element) Eksamensavvikling + Eksamensrom + Eksamensvakter. Se Figur 16. Figur 16: Justering av oppgaver for vakter. 1. Juster eventuelt klokkeslett og timesats. Kryss av hvis vakten skal være hovedvakt. 2. Lagre opplysningene. Avlønning av vakter For personer med vaktrolle som er tilknyttet en vaktplan kan du definere grunnlag for honorar. Velg skillearket Studieadministrasjon, i utforskeren velger du Kollektive rutiner, deretter Avlønning av vakter. Figur 17: Avlønning av vakter 1. I skillearket Utvalgskriterier spesifiserer du utvalg på tid, og eventuelt studiested eller og eller internavdeling som det skal kjøres avlønning for. 2. Velg deretter skillearket Utvalg, og velg ut de vaktene som skal delta i beregningen av honorar. Ved å klikke på knappen "Sett standard timesats for alle valgte vakter", kan du eventuelt endre den standard timesats som vaktene skal honoreres etter, men skal vaktene honoreres individuelt må dette registreres for den enkelte Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 85

20 eksamensvakt på institusjonsnivå. 3. Du kan du kollektivt for hele gruppen justere timegrunnlaget for honorering, Det vil si legge til ekstra timer i forhold til eksamenstid eller ekstra timer i forhold til allerede registrert vakttid. Klikk på knappen Endre vakttid i datointervall. 4. Under skillarket Detaljer kan du hente fram en oversikt over hver enkelt vakts aktivitet innenfor den angitte perioden, med personopplysninger, timesats, vakttid og totalbeløp, se Figur 18. Ved å klikke på knappen "Endre vakttid for alle forekomster i timeliste", kan du endre vakttid for valgt eksamensvakt med eventuelt ekstra timer i forhold til eksamenstid og ekstra timer i forhold til allerede registrert vakttid. Merk deg at det ikke er nødvendig å lagre, lagring skjer etter hvert som du klikker på knappene og det gjennomføres ting. Figur 18: Avlønning av eksamensvakter Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

21 Sensorer ved eksamen Fordeling av sensorer til eksamen tar utgangspunkt i registrerte personer med sensorrolle. Du kan velge å registrere sensorene manuelt til den enkelte eksamen, eller å foreta en automatisk fordeling av registrerte sensorer. Forutsetninger (grunnlagsdata for sensorer) 1. Før du begynner å registrere sensorer, må du registrere de ulike Sensor-rolle/kvalifikasjoner. Velg skillearket Institusjon, deretter Sensor-rolle/kvalifikasjoner i utforskeren. Velg ny forekomst (Ctrl + N). Figur 19: Eksempler på Sensor-rolle/kvalifikasjoner 2. Hvis sensoren ikke allerede er registrert som person i M-STAS, må du gjøre dette. Velg skillearket Institusjonen. Fokuser på Person i utforskeren og velg ny forekomst (Ctrl + N). Registrer deretter personen med tilhørende opplysninger. 3. Alle personer som skal fungere som sensorer må knyttes til rollen "SEN" i person_rolle tabellen. Dette skjer automatisk, samtidig som du gir personen en sensorrolle. Hent fram aktuell person i utforskeren. Klikk på [+]-tegnet foran navnet for å åpne elementene under. Fokuser på Sensorroller og velg ny forekomst (Ctrl + N). Se Figur 20. Hent fram det Emne sensoren kan sensurere i, hent deretter fram aktuell Sensor. Registrer Datointervallet sensoren er engasjert for. Sensor blir godkjent for alle perioder som faller innenfor datointervallet. Det innebærer at dersom sensor NN er kvalifisert til å sensurere i emnet XX over flere perioder, vil det bli en forekomst i sensorkvalifikasjons-tabellen pr periode. Merk deg at de aktuelle periodene må være registrert i M-STAS på forhånd, slik at hvis sensoren skal virke over en periode på 3 år og du har 2 perioder (semestre) pr år, skal du se 6 rader i utforskeren. Til slutt kobler du eventuelt sensoren til en Internavdeling, og registrerer eventuelle kommentarer. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 87

22 Figur 20: Registrering av sensorroller Du kan eventuelt registrere de samme opplysningene i skjermbildet du får fram ved å velge Rolle i utforskeren, deretter SEN-Sensor og til slutt Sensorer i emner. Det er verdt å merke seg at sensorer kobles til eksamener og ikke eksamensavviklinger. Eksamensavviklinger kommer inn i bildet når du fordeler eksamensbesvarelser til sensorene. Manuell registrering av sensorer til eksamen Når en sensor er registrert med sensorkvalifikasjoner, kan vedkommende settes opp som sensor på valgte eksamener, forutsatt at kvalifikasjonene stemmer med den aktuelle eksamen, både når det gjelder emne og periode. Velg skillearket Institusjon, deretter Sensor-rolle/kvalifikasjoner. Velg den aktuelle sensor-rolle/kvalifikasjon i utforskeren, for eksempel IS-Intern sensor, deretter velger du Sensorer for eksamen og oppretter en ny forekomst (Ctrl. + N). Figur 21: Manuell registrering av sensor til eksamen. 1. Hent fram aktuell Eksamen og Sensor Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

23 2. Registrer eventuelt opplysninger om hvordan sensoren skal avlønnes. Oppgavesats beløp pr oppgave, Timepris timesats hvis sensor avlønnes pr time, Grunnsats betaling uansett arbeidsmengde. Anvisningsdato dato for oversendelse til utbetaling. 3. Kommisjoner hvis organisasjonen benytter kommisjon for organisering av sensorer innenfor eksamener, kan du registrere kode for dette her. 4. Registrer sensors arbeidsmengde med enten Antall oppgaver eller Antall timer, samt Kontobegrep (kontonummer). 5. Oppgavefordeling dette er et fritekstfelt hvor du for eksempel kan skrive inn hvilke kandidatnummer sensor har ansvar for. Dette er den anbefalte måte å tildele sensorer på! Automatisk/enkeltvis registrering av sensorer til en eksamen Velg skillearket Studieadministrasjon, deretter Eksamener. Hent fram aktuell eksamen og velg skillearket Sensorer. Her kan du tildele sensorer for en eksamen. Figur 22: Tildeling av sensorer for en eksamen 1. I rammen "Sensorroller som skal tildeles" vises de sensorroller du har registrert for din organisasjon. Kryss av for de roller som er aktuelle ved denne eksamen. Du kan også krysse av om du kun vil tildel sensorer med samme internavdeling som eksamenens hovedemne. Hvis du legger inn opplysninger om avlønning i rammen Standardverdier danner disse grunnlag for senere registreringer. 2. Ønsker du at M-STAS automatisk skal tildele sensorer ut i fra det utvalget du har gjort, klikker du på knappen "Automatisk sensortildeling". Hvis du ønsker å tildele manuelt henter du fram ønsket sensor fra feltet Sensor og klikker på knappen "Legg til sensor til eksamen". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 89

24 3. Sensorer tildelt enten manuelt eller automatisk, vises i tabellen; Sensorer tildelt for denne eksamen. Ser du at du har gjort en feil eller ønsker å endre sensor, klikker du på knappen "Fjern sensor fra eksamen. Lagre sensortildelingen. Tildeling av sensoroppgaver, enkeltvis pr student/eksamensavvikling Velg skillearket Institusjon, deretter Sensorer for eksamen og hent fram aktuell sensor/eksamen-kobling, deretter Sensoroppgaver i utforskeren og oppretter en ny forekomst (Ctrl. + N). Figur 23: Tildeling av sensoroppgaver enkeltvis pr student/eksamensavvikling. 1. Hent fram aktuell Eksamensavvikling og Student. 2. Betaling (feltet er foreløpig ikke i aktiv bruk i M-STAS). Registrer hvilken dato eksamensoppgavene ble sendt til sensor, og hvilken dato de ble mottatt i retur. I feltet Ekspedisjon registrerer du hvordan oppgavene ble sendt. 3. Lagre opplysningene og gjenta prosedyren for neste eksamensavvikling/student. Automatisk registrering av sensorer på flere eksamener Programmet gir anledning til å foreta en automatisk fordeling av godkjente sensorer til alle eksamener innenfor et gitt tidsrom. Velg skillearket Studieadministrasjon, i utforskeren velger du Kollektive rutiner, deretter Automatisk fordeling av sensorer på eksamen 1. Spesifiser eksamenstidsrom. Antall eksamener innenfor angitt tidsrom vil vises. 2. Velg hvilke sensorroller som skal inngå i den automatiske tildelingen, og sett eventuelt verdier for avlønning av sensorer. 3. Definer maks antall sensorer pr rolle/eksamen. Her kan du kun sette én verdi som gjelder alle valgte sensorroller. 4. Definer om tildelingen av sensorer skal knyttes til samme internavdeling som emneavviklingen er knyttet til. Definer om tildeling skal foretas for hele institusjonen, eller om den kun skal utføres for en internavdeling. 5. Klikk på knappen Start fordeling av sensorer på eksamen når utvalget er definert. M-STAS leverer en rapport over tildelingen som kan skrives ut direkte fra skjermbildet, sortert etter eksamener med sensorer eller sensorer med eksamener Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon

25 Figur 24: Rask registrering av sensorer til eksamen Under skillearket Eksamensoversikt, gis en tabell som viser antall eksamener innen for aktuelt tidsrom med tilhørende sensorer, med anledning til å fjerne resultatet av den automatiske sensortildelingen, dersom denne har gitt et uønsket resultat. Fordeling av sensoroppgaver Når sensorer er registrert til eksamener kan de tildeles oppgaver, eksamenskandidater. M-STAS har en rutine hvor du fordeler oppgaver ut fra kandidatnummer med utgangspunkt i eksamensavviklinger. Velg skillearket Snarveier, deretter Eksamensavviklinger. Hent fram aktuell eksamensavvikling og velg skillearket Fordeling av sensoroppgaver. Figur 25: Fordeling av sensoroppgaver for en eksamensavvikling. 1. Velg ønsket Sensor blant sensorene for denne emneavviklingen, og merk eventuelt av for andre sensorer for denne emneavviklingen som skal behandle de samme oppgavene. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 5 - Eksamensadministrasjon 91

26 2. Angi oppgaveintervall i feltet Tildel kandidatnummer og klikk på knappen "Tildel de angitte oppgaver til sensoren". Feltet Antall oppgaver og Antall oppgaver som ikke er fordelt oppdateres nå i henhold til oppgavefordelingen du har utført. 3. Registrer eventuelt en Sendt-dato for oppgavene Eksamensadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon