VEDLEGG - 1. KVARTALSRAPPORT 2013 DRIFTSENHETENE Grimstad kommune 0
1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... 1 2. Enhet: HR-avdelingen... 3 3. Enhet: Økonomiavdelingen... 5 4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen... 7 5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten... 9 6. Enhet: NAV Grimstad... 11 7. Enhet: Boveiledertjenesten... 13 8. Enhet: Helsetjenesten... 16 9. Enhet: Hjemmetjenesten... 19 10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård... 22 11. Enhet: Frivolltun... 24 12. Enhet: Feviktun... 27 13. Enhet: Bestillerenheten og ISF... 29 14. Enhet: Kjøkkentjenesten... 32 15. Enhet: Kulturtjenesten... 33 16. Enhet: Bibliotek... 35 17. Enhet: Kvalifiseringstjenesten... 37 18. Enhet: Veilednings- og utviklingstjenesten... 40 19. Enhet: Eide barnehage... 43 20. Enhet: Tønnevoldskogen barnehage... 45 21. Enhet: Storgaten barnehage... 47 22. Enhet: Hausland barnehage... 49 23. Enhet: Grimstad barnehage... 51 24. Enhet: Fevik skole... 53 25. Enhet: Holviga skole... 55 26. Enhet: Landvik skole... 57 27. Enhet: Eide skole... 59 28. Enhet: Grimstad ungdomsskole... 61 29. Enhet: Fjære ungdomsskole... 63 1
30. Enhet: Fjære barneskole... 65 31. Enhet: Frivoll skole... 67 32. Enhet: Jappa skole... 69 33. Enhet: Langemyr skole... 72 34. Enhet: Plan, miljø og landbruk... 74 35. Enhet: Byggesak... 75 36. Enhet: Oppmåling... 78 37. Enhet: Bygg- og eiendomstjenesten... 79 38. Enhet: Brann- og feiertjenesten... 81 39. Enhet: Kommunaltekniske tjenester... 82 40. Enhet: Grimstad Havn... 83 41. Enhet: Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 84 42. Enhet: Feiertjenesten... 85 2
2. Enhet: HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 4 041 3 669 3 915-126 -3 14 556 Inntekter -703-601 -684 20-3 -3 384 Andre utgifter 313 326 231-100 -47 657 Netto utgift 3 650 3 395 3 444-206 -6 11 829 Personaldata Faste årsverk 10,1 8,9 1,2 13 Brutto årsverk 26,5 28,5-2,0-7 Nærværs- % 94,2 94,2 0,0 - Kommentarer: Tabellen overfor må brytes opp i de ulike ansvarene under HR for å finne svarene. Avviket på lønn skyldes i hovedsak 59 000 kr i overtid til lønningsleder og seniorrådgiver HR, med tilhørende arbeidsgiveravgift og pensjonsavsetninger. Det er en meget stor arbeidsbelastning på disse to på grunn av henholdsvis utvikling av lønningskontoret med ny bemanning, og meget sentral deltakelse i en rekke interkommunale IKT-prosjekter. Av det resterende gjelder 63 000 kr lærlinger, og som utlignes gjennom fakturering av enhetene. Inntektene er 20 000 kr over budsjett på bakgrunn av noe høyere fakturering av lærlinger, som vist til ovenfor. De budsjetterte sykepengerefusjoner for HR-avdelingen på 43 000 kr har det heldigvis ikke vært behov for. Avviket på de andre utgiftene skyldes normal drift av hele enheten, hvor det er budsjettert med svært lave driftskostnader. Det er kjøpt inn diverse kontormøbler etter flytting, vernerunder og arbeidsplassvurderinger, til både enhetens faste ansatte, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte. Utgiftene dekker også drift av kopimaskiner, diverse lisenser og trykking av lønnsslipper. Avviket på netto utgift ville på bakgrunn av andre utgifter vært enda høyere hvis ikke forbruket av HMS-tjenester hadde vært noe lavt første kvartal. Enheten drives nøkternt. Endring i faste årsverk er gledelig fordi enheten nå er i en situasjon der alle faste stillinger er besatt av faste medarbeidere. Sykefraværet er stabilt, og skyldes i all hovedsak fravær blant lærlingene. Det er heldigvis svært lite fravær blant enhetens faste ansatte. Tiltak: Det kan være behov for en budsjettjustering i løpet av året, slik at budsjett og aktivitet harmonerer. Alternativet er et nedtrekk av både aktivitet og antall medarbeidere. Resultat- og måloppnåelse: HR-avdelingen har svært mange oppgaver knyttet til drift, slik at det er problematisk å sette av nok tid til arbeid med utvikling gjennom ulike prosjekter og planer. HR-avdelingen arbeider for å frigjøre tid til utvikling, prosjekter og planer. Grønn status betyr ikke nødvendigvis at tiltaket er ferdig, men at arbeidet går i henhold til plan. Gul status betyr at tiltaket ikke går i henhold til plan, og at tiltak er iverksatt for å oppnå grønn status. Rød status på tiltak innebærer enten at tiltaket ikke er påbegynt, eller at det ikke er iverksatt tilstrekkelig korrigerende handlinger. 3
nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. 2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HR-utfordringer. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Implementere kompetanseplan i løpet av høsten 2013. Opparbeide rekrutteringskompetanse og kartlegge fremtidige kompetansebehov innen juni 2013. 10 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i april 2013. 11 Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. 12 Oppstart av utviklingsprogram for ledere, inkludert etikkprogram innen juni 2013. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKTsystem for sykefraværsoppfølging. Innføring av forsystemene RS og Extence til Agresso for fravær. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Utarbeide kompetanseplan basert på strategiske valg, utledede behov i enhetene og analyse, hvor Dossier tas i bruk for konkrete tiltak. Vurdere innføring av rekrutteringsverktøy for nøkkelstillinger. Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. Gjennomføre ulike moduler. Arbeid med Transparency International for å bevisstgjøre antikorrupsjonsarbeidet, også i våre planprosesser hvor store verdier er under behandling. 4
3. Enhet: Økonomiavdelingen Økonomisjef: Helge Moen Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 3 916 3 744 3 726-190 -5 13 790 Inntekter -284-249 -322-37 12-3 448 Andre utgifter 381 550 641 259 40 2 563 Netto utgift 4 013 4 045 4 045 32 1 12 905 Personaldata Faste årsverk 21,5 22,2-0,7-0,3 Brutto årsverk 23,3 23,2 0,1 0 Nærværs- % 96,9 92,9 4,0 - Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 0,2 mill kroner fra 1. kvartal 2012 til samme periode i 2013. Denne økningen er i hovedsak innenfor lønnsområdet. Økningen innenfor netto lønn tilsvarer økningen for lønnsoppgjøret på ca 5%. Det er ingen endring i antall årsverk for denne perioden. Avedlingen drives i henhold til budsjett. Det er fortsatt mer enn en vakant stilling i økonomiavdelingen, og det vurderes løpende forsvarligheten i å tilsette i disse stillingene. Sykefraværet er 3,1 % per 1. kvartal og er redusert i forhold til samme periode i fjor med 4 prosentpoeng. Fraværet i 2012 var knyttet til langtidsfravær for enkelte ansatte, og disse er i dag i arbeid igjen. Per 1. kvartal har avdelingen lavt langtidsfraværet og det forventes at fraværet vil være fortsatt lavt fremover. Tiltak: Økonomiavdelingen drives nøkternt. Det brukes lite overtid og det tas ikke inn vikarer ved fravær. Når det gjelder kompetanseutvikling vil dette bli satset på mer framover. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Revidering av kommunens økonomireglement Revidere kommunens økonomireglement i løpet av 1. halvår 2013. 2 Revidering av rutiner og arbeidsprosesser for inngående- og utgående fakturering. 3 Redusere sykefravær og oppfølging av sykemeldte. 4 To årlige driftsgjennomganger på enhetsnivå. Reglementet skal behandles politisk. Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Dokumentere rutinene i ansattportalen. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til i fravær i 2012. Oppfølging av sykemeldte gjennom dialogplassen. Ta initiativ til minst to driftsgjennomganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. Vurdere driften opp mot beste praksis. 5
5 Forenkle utgående fakturering. Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i 2013. Målet er at økonomiavdelingen tar helhetlig prosessansvar. 6 Utvikling av kvartalsrapporteringen Videreutvikle kvartalsrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Skjer gjennom spørreundersøkelse til politikerne i 2013. 6
4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 2 505 2 343 2 568 63 2 9 557 Inntekter -122-176 -68 54-80 -703 Andre utgifter 574 803 362-212 -59 1 446 Netto utgift 2 957 2 971 2 862-95 -3 10 300 Personaldata Faste årsverk 14,5 13,6 0,9 7 Brutto årsverk 15,4 15,2 0,2 1 Nærværs- % 94,4 96,4-2,0 - Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) har p.t. en total fast stillingsramme på 1520 %. Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 365 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %. AKA har også det administrative ansvaret for lederstøttefunksjonen 100%, som ble tilført kommunen høsten 2012. AKA har ansvar for kommunens fellestjenester, koordinering, politisk sekretariat, post- og arkivtjenester, kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomhet, innkjøpsavtaler, betjening av publikums-henvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost m.m, samt generell service. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. E-Forvaltnings-/digitalkommunen Grimstad er i utvikling og AKA skal bidra til å dele kunnskap på effektive måter og ivareta aktiv kommunikasjon. Brukere og innbyggere er i større grad aktive deltakere i det digitale offentlige rom. Kommunen vil styrke lokaldemokratiet og forholde seg til kravene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. Tidligere år har AKA mottatt en VAR-inntekt på 378.000. Etter omlegging av inntektsstrukturen vil ikke disse inntektene tilfalle AKA med mer enn 129.700. Avdelingen vil derfor få en mindreinntekt på kr 248.000 for 2013. Kommentarer: Resultatet viser at AKA har et overforbruk på kr 95 000. Dette skyldes at avdelingen blant annet kjøper inn annonser og kontorrekvisita på vegne av hele rådhuset. Noen av disse utgiftene fordeles hvert halvår. Avdelingen drives etter budsjett. Lønnskostnadene ligger noe lavere enn budsjettert. Stillingen som topplederlederstøtte ble lagt til AKA fra høsten 2012 og forklarer endring i antall årsverk. Bortsett fra lederstøttestillingen har AKA redusert sine årsverk med 0,8. Dette skyldes blant annet kortere åpningstider i resepsjonen. Sykefraværet er overkant av 5 %, noe som vurderes som relativt lavt. Tiltak: I første kvartal 2012 har det vært fokus på skriftliggjøring av rutiner angående informasjonsarbeid og sentralbord. Det har vært fokusert på å forbedre 2 nye kommunikasjonskanaler som ble tatt i bruk i 2012: Facebook og Web-TV- overførte kommunestyremøter. Resepsjonsområdet har blitt bygget opp og informasjonssikkerheten har blitt høyere i sentralbord og postområdet. I tillegg til daglig drift, har Dokumentsenteret organisert kurs i e-phorte, samt vært involvert i prosjekter f. eks Mine 7
Eiendommer. På IKT siden har blant annet alle møterom på rådhuset blitt oppgradert med projektorer og skjermer. Avdelingen har også ansvar for gjennomføringen av Stortingsvalget i Grimstad høsten 2013. Forberedelsene til valget, og bruk av nytt elektronisk valgsystem er i rute. Resultat- og måloppnåelse: Grimstad kommune har på AKAs arbeidsfelt de siste årene med blant annet å få på plass et digitalt arkiv og en velorganisert og velfungerende innbygger- og ansattportal. Videre digitalisering av tjenester vil være en av kommunens utfordringer på kommunikasjonssiden også de neste årene. Avdelingen vil også jobbe for videre for å være en pådriver for å få en god informasonsstruktur også innad i kommunen. Forutsetninger for at avdelingen kan drive systematisk jobbing med forbedring av informasjonsflyt og kommunens digitale tjenester er at man har tilstrekkelig med ressurser til dette samtidig som det foregår en nedbygging av kommunens manuelle tjenester. nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Gjøre kommunen enda lettere tilgjengelig Innføre merinnsyn i arkiv- for ikke sensitive dokumenter 2 Bedre utnyttelse av digitale tjenester i kommunens kommunikasjonsarbeid 3 Bidra til å sikre demokratiet gjennom en høyest mulig valgdeltakelse 4 Tilrettelegge for å få flere studenter til bruke sentrum. 5 Redusere sårbarhet for at kunnskap forsvinner og øke kompetansen til de ansatte ved å gjennomgå og skriftliggjøre rutiner 6 Kvalitetsforbedring av rutiner ved ansettelser og avslutting av arbeidsforhold. 7 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 8 Reduksjon av kommunens portoutgifter og postforsendelser med 10% i forhold til 2012 9 Få en større andel av henvendelser via e-post og portalene. Jobbe for en økning på 50% likere av Grimstad s kommunale Facebookside i løpet av 2013. Øke besøket på Innbyggerportalen med 10% i forhold til 2012 Gjennomføring av Stortingsvalg 2013 på en forsvarlig måte i henhold til valglovens bestemmelser Utrede muligheten for trådløst nett i deler av Grimstad sentrum; tekniske muligheter, dekning og investerings- og driftskostnader. Skriftliggjøre minst 5 flere av avdelingens rutiner og publisering av disse på ansattportalen. Kvalitetsforbedring av rutine når en person begynner og slutter som omfatter HR-lønn- arkiv Fokus på trivsel, fellesskap, humor og god oppfølging.. Være vaktbikkjer og motivatorer for at ansatte sender så mye post som mulig elektronisk. Legge ut ytterligere 12 skjema for kommunale tjenester på innbyggerportalen. 8
5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Vidar Gabrielsen Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 12 482 9 876 10 858-1 624-15 -39 989 Inntekter -5 921-885 -3 328 2 593-78 -15 381 Andre utgifter 7 904 6 016 4 499-3 405-76 17 996 Netto utgift 14 465 15 008 12 029-2 436-20 42 604 Personaldata Faste årsverk 48,3 38,6 9,7 25 Brutto årsverk 62,2 50,7 11,5 23 Nærværs- % 93,4 96,2-2,8 - Aktivitetsdata Barnevern Antall tiltak 195 195 0,0 0 Omsorgsovert. 5 8-3 -38 Antall i FH 70 66 4 6 Aktivitetstabellen over viser at vi i 1. kvartal har hatt like mange ut av tiltak som inn i tiltak i barnevernet. Antall omsorgsovertakelser viser 5 nye barn i 1. kvartal i år mot 8 på hele året i fjor. Antall barn i fosterhjem eller institusjon har økt med 4 i 1.kvartal. Kommentarer: Merutgiftene skyldes at budsjettet for 2013 ikke samsvarer med den aktiviteten enheten har. Vi hadde et reelt merforbruk i 2012 på kr. 4 938 465. Disse merutgiftene er knyttet til flere barn i barnevernet og til en særlig ressurskrevende bruker. Aktivitetsnivået i 1. kvartal 2013 er akkurat det samme som i 2012. I tillegg har vi meldt om ytterligere økning i barnvernet med 6 nye barn. For 4 av disse vil vi få tilnærmet helårseffekt på utgiftssiden. Vi ser ingen mulighet for å få balanse i regnskapet med mindre det konsekvensjusteres for de reelle utgiftene. Når det gjelder årsverksendring har det sammenheng med at vi i løpet av første halvår 2012 tilsatte i stillinger knyttet til EM-arbeidet. I tillegg reetablerte vi rus-og miljøtjenesten med 3 stillinger fra aug/sept. Disse stillingene hadde stått vakant på grunn av innsparinger. Sykefraværet er gått noe opp. Dette har sammenheng med at vi har fått inn et betydelig antall turnusstillinger i Em-arbeidet. Vi har likevel et relativt høyt nærvær og vi arbeider aktivt med å opprettholde et godt arbeidsmiljø. Enheten har jobbet aktivt med å lukke avvikene i rusomsorgen. Dette arbeidet er nå avsluttet og vi har fokus på å implementere de nye rutinene i den daglige driften. Tiltak: Barnevernet har redusert på antall sakkyndige uttalelser i saker for fylkesnemnda. Videre har vi redusert på de forebyggende tiltakene. Totalt kan dette gi en årlig innsparing på kr.200.000. Det er likevel stor usikkerhet hvorvidt dette vil gi en langsiktig innsparing. 9
Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning. Jobbsentralen har det som sin hovedsatsning å klare dette innenfor de 2 Større grad av differensiert boligtilbud, følge opp Boligsosial handlingsplan. 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved å legge vekt på tidlig innsats. bemanningsrammene de har. Det er store utfordringer med gruppen av bostedsløse med rus og /eller psykiske lidelser. Dette arbeides det kontinuerlig med gjennom PMTO og Mot-arbeidet 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet til dette. 5 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet i 2.halvår i 2013 6 Gjennomføre utredning av et interkommunalt samarbeid i barnevernet med våre nabokommuner. 7 Overholde de gitte fristene for meldinger og undersøkelser som er nedfelt i Lov om barneverntjenester Miljøtjenesten bruker mye av sine ressurser på å skaffe permanente boliger i det private markedet for beboerne i kommunale lelighetene. Avsette nødvendig tid i løpet av oktober/november Søke statlige midler til utredningen. Tilrettelegge for utredningen Følge opp rutinebeskrivelsene og raskt melde fra om avvik. 10
6. Enhet: NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 4 374 3 805 4 942 567 11 17 919 Inntekter -4 439-3 679-4 179 260-6 -17 160 Andre utgifter 6 135 5 676 5 835-300 -5 22 789 Netto utgift 6 070 5 801 6 597 527 8 23 548 Personaldata Faste årsverk 7,8 8,0-0,2-3 Brutto årsverk 9,3 9,0 0,3 3 Nærværs- % 91,4 95,2-3,8 - Aktivitetsdata Antall søknader Innkomne 423 553-130 -31 Behandlede 401 506-105 -26 Ferdig behand 401 503-102 -25 Ventetid aktive 62 47 15 24 Ventetid ferdige 11,6 9,7 1,9 16 Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Nav Grimstad sitt resultat viser er underforbruk på kroner 527.000,- for første kvartal 2013. Det har vært jobbet svært godt med de tiltakene som ble satt inn for å redusere utgiftene til sosialhjelp. Dette har medført en betydelig reduksjon i henhold til budsjett. NAV Grimstad har 7,8 faste årsverk og det er ingen endring fra 2012. I tillegg har vi 0,5 midlertidig årsverk gitt i forbindelse med introduksjonsprogrammet. Dette er en midlertidig stilling vi har hatt siden oppstart av NAV-kontoret i 2009. Antall innkomne saker er 423 i første kvartal 2013. Sammenligner vi dette med 2012 er det en reduksjon på 130 saker. Utviklingen er derfor meget positiv. Saksbehandlingstiden har økt i 2013 sammenlignet med 2012, men mye av forklaringen ligger i mer grundig gjennomgang av den enkelte søknad og også forholdsvis mye sykefravær fra sentrale personer som fatter sos.vedtak. I første kvartal 2013 er nærværsprosenten på 91,4 noe som er en økning på 3,8 % sett i forhold til 2012. Sykefraværet er høyt men ikke urovekkende da sykefraværet ikke har noe med jobbsituasjon å gjøre. Noe av fraværet skyldes også planlagt fravær. Arbeidsmiljøet ved kontoret er meget bra. NAV Grimstad har 7,8 faste årsverk på kommunal side og det medfører at vi er meget sårbare ved fravær. 11
Tiltak: Tiltak Effekt Behov for hjelp fra kommunen Arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder Avklare «tunge» rusmisbrukere Krav om nøkternt forbruk av strøm. Beløpsfastsettelse i hvert enkelt vedtak, alt utover dette beløpet må dekkes av livsoppholdet. Stort fokus på at alle utlendinger må ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp Brukere i jobb. De som ikke ønsker arbeidsplikt velger å ikke søke om sosialhjelp. Reduksjon av sosialhjelpsutbetaling. Reduksjon i sosialhjelp fordi de går over på statlig ytelse. Intern kontroll på utgifter til strøm. Reduksjon av sosialhjelp Utvidelse av Jobbsentralen med en arbeidsleder. Kommunale tiltaksplasser. Målsetninger nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Ulike tiltak er: Arbeidspraksis ved: Jobbsentralen, kommunen og ekstern arbeidsgiver, Lønnstilskudd Arbeidsmarkedskurs. Øvrige statlige rammestyrte tiltak. Det jobbes daglig med dette. Vi jobber også nå med å innføre Standard for brukerrettet oppfølging. Det er et stort fokus på å veilede og vurdere arbeids-rettede tiltak 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere for arbeidssøkende brukere. Prioritert gruppe i forhold til ovennevnte tiltak og kvalifiseringsprogrammet. Det jobbes daglig med dette. I kvalifiseringsprogrammet jobbes det spesielt med de vanskeligst stilte brukerne. I tillegg har alle ansatte et stort fokus på å hjelpe de vanskeligst stilte brukere over på tiltak eller trygdeytelse som kan hjelpe dem til å bli selvforsørget. 1 Godt arbeidsmiljø Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen: Snakk til og ikke om, Pluss runde. Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter Den årlige medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført høsten 2012 og NAV Grimstad sitt resultat var 27,5 av 30 poeng. 12
7. Enhet: Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 20 575 15 400 19 591-984 -5 74 015 Inntekter -50-389 -75-25 33-23 900 Andre utgifter 4 672 4 842 4 259-414 -10 16 751 Netto utgift 25 197 19 854 23 775-1 422-6 66 866 Personaldata Faste årsverk 89,5 69,4 20,1 29 Brutto årsverk 126,5 99,0 27,5 28 Nærværs- % 86,8 91,2-4,4 - Aktivitetsdata Antall brukere Under 16 år 22 19 3 17 Over 16 år 71 67 4 6 Kommentarer: Et krevende kvartal er gjennomført. Det er ingen tvil om at tilsynssaken, som har fått stor medieoppmerksomhet, har satt sitt preg på hele organisasjonen. Fylkesmannen konklusjon var lovbrudd med grunnlag i at vi ikke satte inn nok bemanning i forbindelse med brukers sykdom. Dette var for øvrig i tråd med de vurderingene kommunen selv hadde gjort da vi hadde en gjennomgang av hendelsene i etterkant og før saken ble sendt fylkemannen. Men denne saken har flere sider enn de forhold som fylkesmannen har hatt hovedfokus på. Noe som også berøres av fylkesmannen i tilbakemeldingen til kommunen. Vi mener de som bor på Landviktun har forsvarlige og gode tjenester, men det har i denne perioden vært nødvendig å sette inn mer bemanning i perioder. Det har også vært nødvendig å iverksette arbeidsmiljøtiltak som bl.annet at kommunens avtalepart innen HMS, Salis, er engasjert i forhold til veiledning av personalet. Vi har også hatt advokatbistand. Hovedutfordringene dette kvartalet har vært på Landviktun 7, men også spesielt et annet tiltak er ekstremt krevende og har krevd mye av de ansatte og av lederoppfølging. Det økende sykefraværet fordeler seg på flere enheter og dette kvartalet har noe av sykefraværet sin grunn i arbeidsmiljøet. Men ofte er det flere ting, både jobbrelaterte og personlig forhold som er årsaken til sykefraværet. Vi har gode systemer for oppfølging av sykemeldte og ansatte som står i fare for å bli sykemeldt. Det er krevende å få til omplasseringer når det er nødvendig og forhold i arbeidet gjør at ansatte som er gravide ofte også må få tilrettelagte arbeid. Spesielt dette kvartalet har dette vært krevende å få til. Medarbeiderundersøkelsen gav gjennomgående gode resultater for boveiledertjenesten med unntak av spørsmålene omkring mulighet for kompetanseutvikling. Samt at boveiledertjenestens ansatte oppgir en større grad av utrygghet på arbeidsplassen enn snittet for Grimstad. Avviksrapportering: 14 avvik i brukeroppfølging 48 avvik knyttet til medikamenthåndtering 34 HMS meldinger. 33 av disse var fra Landviktun 7. Det dreier seg både om psykososiale forhold og om bygningsmessige ting som ikke har vært i orden ved innflytting. 13
179 meldinger om vold og/eller trakassering hvorav 30 alvorlige situasjoner. Boveiledertjenesten har dyktige ansatte og mellomledere. Brukerne har gode tjenester og det er viktig å ha fokus også på de positive tingene. Med unntak av sakene som har vært i media så har vi svært lite klager på tjenestene. Vi har gode systemer for samarbeid med brukere og pårørende. Tilsynene vi har hatt den siste tiden har satt ytterligere fokus på rutiner og internkontroll. Tilsynene blir brukt til læring og nødvendig endring. Avvikene i tabellene: Lønn: Avviket i lønn er i stor grad knyttet til økt sykefravær og ekstraordinær situasjon, samt fortsatt økning i utbetalingen til omsorgslønn. Det er trolig at innføring av RS også genererer noe mer utbetaling av overtid. Det er også noe avvik knyttet til periodisering. Det endelige resultatet for lønn er umulig å beregne nå på grunn av inntekten for ressurskrevende tjenester som etterskuddsberegnes. Samt at vi i april hadde et dødsfall som medvirker til store endringer i årsverk, men hvor mye av utgiftene er dekket av staten. Andre utgifter: Avviket her er knyttet til lærlinger, som det ikke er avsatt budsjettmidler til, samt til et tiltak kommunen kjøpte på Lillebølgen i 2012. Regningen kom så sent at den ikke ble med i regnskapet for 2012. Årsverk: Økningen i antall faste årsverk gir ikke et korrekt bilde for endringen fra 2012 til 2013. I første kvartal i fjor hadde vi i 2 av 3 måneder en nedbemanning og omplasseringer i egen/andre enheter på nærmere 10 årsverk. I perioden juli 2011 til november 2012 er det godkjent ca 26 nye årsverk knyttet til 3 nye store tiltak (inkl Landviktun 7) og økt behov for dagsenter, avlastning og BPA. Ikke alle årsverka er tatt i bruk av ulike årsaker. Økningen i timelønn har delvis med endringer i lønnsperioder i RS, økt sykefravær og at vi hadde en nedbemanning i fjor som nevnt over. Tiltak: Vi er i gang med en gjennomgang av hele tjenesten i forhold til å nedbemanne. Samtidig vet vi om nye behov som krever økt bemanning. Det er ikke gode nok systemer for å håndtere vekst i tjenestebehovet. Brukerbehovene i Boveiledertjenstens ansvarsområde er svært individuelle og det er ofte vanskelig å samordne tjenester. Presset på tjenestene er stort fra enkeltbrukere/pårørende. 14
Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Sørge for at vi har et allsidig dagsenter. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så selvstendig funksjonsnivå som mulig skoletilbud Ha kompetente medarbeidere Ha turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet Fokus på brukers egenmestring 3 Lavest mulig sykefravær- max 9% Ha fokus på nærvær Følge opp sykemeldte Ha gode turnuser Ha dyktige leder 4 Kildesortering i alle boligene så langt det lar seg gjennomføre Ha fokus på positive tilbakemeldinger Boligene er fritatt for kildesortering fordi det er vanskelig å gjennomføre for flere av brukerne. Målet er at det kildesorteres så langt det lar seg gjennomføre. Og som et minimum for de ansatte. 5 Ha internkontrollsystemer som fungerer Lage gode rutiner for kontroll av internkontrollsystemet 6 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud/ gruppeaktiviteter Rekruttere flere støttekontakter. 7 Utarbeide opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid hvor ulike enheter er involvert, f.eks. kulturenheten. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Lønnsnivået i Grimstad er en utfordring i forhold til å skaffe nok støttekontakter. Det er også nødvendig å gjøre systemet for rekruttering bedre. Det er i 2012 søkt midler hos fylkesmannen for å utarbeide dette. Det er gitt muntlig tilsagn om at vi vil få midler. Vi vet det også fremover vil være en utfordring i å rekruttere nok fagutdannede til alle stillingene. Periodevis vil det nok fortsatt være nødvendig å ansette vikarer og personer i helgestillinger som ikke formell kompetanse. 15
8. Enhet: Helsetjenesten Enhetsleder: Bente Somdal Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 7 637 6 902 7 455-182 -2 27 607 Inntekter -674-1 138-632 42-7 -5 819 Andre utgifter 4 485 4 245 4 413-72 -2 22 025 Netto utgift 11 448 10 009 11 237-211 -2 43 813 Personaldata Faste årsverk 42,0 40,0 2,0 5 Brutto årsverk 47,3 45,8 1,5 3 Nærværs- % 93,7 95,3-1,6 - Aktivitetsdata Psykisk helse 858 1172 314-26 Legesenteret 1922 1842 80 4 Helsesøstertjenesten Jordmortjenesten 3385 225 3634 0 249 - -7 - Fysioterapi 903 768 135 18 Ergoterapi 145 153 8-5 Familiesenteret 147 128 19 15 Helsetjenesten består av Helsesøster- og jordmortjenesten, Fysio- og ergoterapitjenesten, Familiesenteret, Seksjon for psykisk helse, Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har fokus på helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Kommentarer: Det er mer inntekter enn budsjettert pga tilførte folkehelsemidler. Økte utgifter i forhold til budsjett er engangsutbetalinger til lisenser og smittevern. Det er mer lønnsutgifter enn budsjettert 1. kvartal. Dette har med at helsetjenestens budsjett for 2013 ble redusert med 0,5 mill. i forhold til 2012 og det tar noe tid for å få effekt av tiltak. Det er iverksatt tiltak ved å holde stillingsressurser vakante. På årsbasis vil det ikke være merforbruk på lønn. Det er en økning med to faste årsverk fordi helsetjenesten fikk tildelt 0,3 årsverk for helsesøster og 0,1 årsverk for fysioterapeut fra 15.04.12 gjennom kommunestyrevedtak i mars 2012. Disse ble umiddelbart besatt. I tillegg lå det i Budsjett- og handlingsplan 2012-2015 ett årsverk for lege og 0,5 årsverk for helsesekretær ved Brannstasjonen legesenter fra 01.09.12. Begge er besatt. Økning i brutto årsverk er vikar i forbindelse med foreldrepermisjon og vikar i noe av de ledige ressursene i forbindelse med sykemeldinger. I tillegg ble ett årsverk for fagleder psykisk helse holdt vakant i 2012, til 19.09.12, og er nå besatt. Asylmottaket ble nedlagt juni 2012 og 0,2 årsverk for helsesøster falt bort. Det er økt sykefravær sammenliknet med 1.kvartal 2012. Dette er hovedsakelig alvorlig sykdom og langtidssykemeldinger hos få personer. Oppfølging av sykemeldte gjøres i godt samarbeid med NAV. Aktivitetsdataene beskriver en del av aktiviteten i enheten. Nedgang i tildelte timer for psykisk helsearbeid forklares med omdisponering av stillingsressurs til skolehelsetjenesten og økt fokus på 16
barn, ungdom og familier. Det er også langtidssykemelding og 0,6 årsverk holdes ledig. Det er i tillegg gjort en opprydding i gamle vedtak og brukere som har hatt tjenester i flere år uten endring i helsetilstand har blitt avsluttet. Den totale aktiviteten i tjenesten er ikke redusert, men mer tid brukes på forebyggende tiltak. Det fattes ikke vedtak på forebyggende tiltak og tid brukt til dette registreres derfor ikke. Aktiviteten i helsesøster- og jordmortjenesten er nærmest lik 1.kvartal 2012. I 2012 ble konsultasjoner for helsesøstertjenesten og jordmortjenesten registrert samlet, men i 2013 velger vi å skille ut jordmorkonsultasjonene. Helsesøstertjenesten viser en reduksjon i aktivitet på 7 %, men det er fordi jordmorkonsultasjonene er trukket ut. Aktiviteten i fysioterapitjenesten viser en kraftig økning sammenliknet med 1. kvartal 2012. Det har vært et økt press på barnefysioterapeutene spesielt fordi spesialist innen barnefysioterapi og psykomotorikk i privatpraksis, tar inn færre barn. Det er derfor økt antall henvendelser til kommunalt ansatte barnefysioterapeuter. Ergoterapitjenesten har en liten reduksjon i aktivitet, innenfor det som er normal variasjon. Antall konsultasjoner på Familiesenteret viser en økning i forhold til 1. kvartal 2012. Det er også innenfor normal variasjon. Brannstasjonen legesenter har en liten økning i aktivitet sammenliknet med 1. kvartal 2012. Det er nå to leger i tillegg til turnuslege og aktiviteten vil etter hvert øke. Det tar tid å bygge opp ny fastlegeliste. Det er viktig å understreke at varigheten på konsultasjonen ikke fremgår i registreringen hos noen av tjenestene, unntatt for vedtak innen psykisk helse. Kompleksiteten i sakene fremgår heller ikke. Det vil derfor kunne variere noe i aktiviteten som registreres. Arbeidsbelastningen i enheten er jevnt stor og aktiviteten oppleves som høy innen alle tjenestene. Tiltak: Arbeidet med internkontroll og prosedyrer fortsetter i 2013. Spesielt prosedyrer for samarbeidet med/overføringen til andre tjenester har fokus. 0,6 årsverk for psykisk helsearbeider holdes vakant for å spare inn de 0,5 mill. som enheten fikk redusert budsjettet med sammenliknet med 2012. Det gir en innsparing på kr 355 000 på årsbasis. Det er også sykemeldinger i andre tjenester og stillinger holdes midlertidig vakant. Det gjelder spesielt husmorvikar. Dette vil minst gi en innsparing på den resterende summen. Det medfører redusert tjenestetilbud til brukerne og økt arbeidsbelastning for ansatte når stillinger holdes vakante. Dette gjelder spesielt innen psykisk helse. Med tanke på utfordringsbilde innen psykisk helse i kommunen kan det stilles spørsmål ved om det totalt sett er gunstig å redusere tilbudet i denne tjenesten. Arbeidet med innføring av modell for Familiens hus pågår. De aktuelle tjenestene arbeider sammen på utvalgte arenaer og med avtalte tema. I Frisklivssentralen (FLS) er SMIL (styrket mestring i livet) gruppe i samarbeid med Lærings- og mestringssenteret og Avdeling for barn og unges psykiske helse startet opp. Det er gruppetilbud til barn av psykisk syke foreldre og foreldre med rusmisbruk. Opplegget er noe redusert våren 2013 da det viste seg å være vanskelig å rekruttere brukere. Dette er en brukergruppe der det er nødvendig med tid for å motivere og rekruttere. Samme opplegg vil derfor bli gjennomført høsten 2013 og rekrutteringsarbeider er i gang. Full rulle for barn med overvekt er i gang. Lyst på livet for eldre der ulike tema tas opp er i gang med frivillig gruppeleder, med litt støtte fra FLS. Arbeid med innføring av Kvellomodellen er iverksatt og teamet har vært i to barnehager. Ressursgruppen for barn som bekymrer (Barn i rusfamilier) har hatt opplegg med Familiebarnehagene og vært på foreldremøte i en barnehage. Flere barnehager har meldt sin interesse. Dette er arbeid for å følge opp kommunestyrevedtak om dialog med de barnehagene som ikke deltar i arbeidet med Kvellomodellen. ICDP-opplæring er gjennomført med deltagelse fra ansatte i barnehager. PMTOgruppe for foreldre er gjennomført (foreldreveiledning- og rådgivningsprogram). Det er fortsatt fokus på dreining av psykisk helsetjenester mot mer forebyggende og helsefremmende arbeid. Hverdagsrehabilitering har hatt fokus 1.kvartal 2013 og fysio- og ergoterapitjenesten er sterkt involvert i det arbeidet, sammen med andre tjenester i sektoren. Innen folkehelsearbeidet er månedens tur og seniorturene godt i gang. Sykle- og gå til skolen aksjonen ble forberedt i mars og igangsatt i starten av april. Det samme gjelder Terrengkarusellen. Aktiv på dagtid skal starte i september, men arbeidet i prosjektgruppa er iverksatt. Idrettskretsen har prosjektledelsen. Aktiviteten Barn og hund i 17
samarbeid med Arendal- og omegn hundeklubb ble gjennomført i Sørlandet hundehall 1. kvartal, med stor suksess. Det arbeides med å få til et enda mer lokalt tilbud innen Barn og hund da hundeklubben ikke har kapasitet til årlige grupper. Enhetens tjenester er sterkt involvert i arbeidet med 9te9, samarbeid om aktiviteter for alle. Flytting til Dømmesmoen og egnede lokaler har naturlig nok hatt fokus 1. kvartal. Dette har vært i samarbeid med prosjektleder fra Bygg- og eiendom. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Sikre Rorevannet som drikkevannskilde Samarbeide med Mattilsynet. Starte arbeid med prosedyre for å involvere kommuneoverlegen i kommunale prosesser som angår Rorevannet og dets hensynssone 2 Økt deltakelse i Frisklivssentralen (FLS) Flere gruppetilbud som imøtegår behov. SMIL, Lyst på livet, Full rulle. Samarbeid med Lærings- og mestringssenteret om mestringsgrupper. Kompetanseheving av gruppeledere 3 Innføre modell for Familiens hus Etablere lederteam og utvidet lederforum. Avklare forhold om taushetsplikt. Utarbeide rutiner for mottak av brukere. Arbeid på felles arenaer og med felles tema. Delta i arbeidet med lokalisering av tjenester på Dømmesmoen 4 Bidra til å bedre relasjons-kompetansen i barnehagene og bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen Tilby opplæring i foreldreveiledningsprogrammer til flere barnehager. Årshjul med planlagte kurs for foreldre. 5 Økt fokus på tidlig innsats Opplæring og oppfølging av Kvellomodellen i 3-4 barnehager, har foreløpig vært i to barnehager. Implementere arbeidet med Barn i rusfamilier i barnehager og skoler (ikke påbegynt i skoler), LEVEL (innføring i samlivsspørsmål) i vgs, oppfølging av deprimerte mødre, bl.a. 6 Styrke rehabiliteringstilbudet til personer som har rehabiliteringsbehov Iverksette hverdagsrehabilitering med fastlagte pasientforløp og deltagelse fra fysio- og ergoterapitjenesten, rehab.avdeling og hjemmetjenesten. Utarbeide fysio- og ergoterapiplan for å sikre samarbeid med fysioterapeuter i privat praksis. Fokus på nysykemeldte og hjemmeboende 18
9. Enhet: Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 13 090 10 358 11 913-1 177-10 43 717 Inntekter 5-15 0-5 - 0 Andre utgifter 1 277 1 577 872-405 -47 3 486 Netto utgift 14 372 11 920 12 784-1 588-12 47 203 Personaldata Faste årsverk 60,9 50,3 10,6 21 Brutto årsverk 93,6 76,4 17,2 23 Nærværs- % 88,8 89,0-0,2 - Aktivitetsdata Hjemmetj. Brukerrettet tid 15208 14183 1025 7,2 Antall brukere 407 347 40 11,5 Hjemmetjenesten på Fevik HBT og Frivoll ute driver fortsatt nøkternt. Det ble innført nye turnuser i hjemmesykepleien fra 21. januar 2013, ingen endringer på Frivoll, men økning i årsverk på Fevik. Fra slutten av mars 2013 har det vært overtidstopp, innleiestopp og innkjøpsstopp. Enheten består nå fra 21.januar av: Økning fra 4 til 5 hjemmesykepleiegrupper, hjemmehjelpere, brukerstyrte personlige assistenter og ressurskrevende brukere med en til en bemanning i leilighet. Pr.1 kvartal er ikke medarbeidersamtaler gjennomført grunnet for lav lederkapasitet. Kommentarer: Det er ingen salgsinntekter i hjemmetjenesten, kun praktisk bistand gis mot betaling, men inntektene føres ikke inn i hjemmetjenestens regnskap, ei heller i budsjett. Det er kun refusjonsinntekter som er i regnskap og som også er ført i budsjett. Fra HELFO kommer den største Multidose refusjon i 2.kvartal og ressurskrevende bruker refusjon vil først komme i 4.kvartal. Merforbruk skyldes hovedsakelig lønnsutgifter til innleide årsverk av vikarer på grunn av aktivitetsøkningen på hittil 7,2 % i år. Det er totalt en økning på 1025 timer fra samme kvartal i fjor. Fevik gruppe 1 har størst økning på 2401 timer fra 1.kvartal i fjor. Merforbruket på lønn er på 1 million per 1.kvartal, inkludert overtidsutbetalinger på 619.000,- kr. I merforbruk lønn ligger det da inne utgifter til ekstra innleie til ekstra arbeidslister utover grunnbemanning, timeinnleie praktisk bistand som også har hatt en økning fra 1.kvartal 2012, samt innleie av administrativ arbeidskraft på grunn av manglende ledelse til å organisere denne komplekse driften. Det er også utgifter til innleie til 2 dagers kurs i voldsmestring, samt selve kursets kostnad, da det har vært flere drapstrusler fra brukere mot ansatte. Det har også vært økte utgifter til veiledningstimer til enkeltpersoner som har behov for bedriftshelsetjenester i forbindelse med drapstrusler. Det er heller ikke full dekning i budsjett 2013 for lønn til brukerstyrte personlige assistenter på Frivoll og Fevik. 133.000,- kr skyldes Brukerstyrt personlig assistent tjenesten til brukere som har tilsvarende tjenester, mens de er på utenlandsopphold, det vil si kjøp av tjenester som erstatter egenproduksjon. Diverse kampanjer og prosjekter som pasientsikkerhetskampanjen og demenspakken har medført økt behov for innleie. 19
Økt aktivitetstall i hjemmetjeneste, samt praktisk bistand gir mer utgifter til leasingbiler og reisegodgjøring, det er fra samme kvartal i fjor vært en økning i hjemmesykepleien med 4 biler, det er en måned for mye ført inn i regnskap for billeasingutgifter. Det er nå et merforbruk på leasing av bil, skader og drivstoff på kr.80.000,-. Det er et merforbruk på 17.000,- kr i reisegodgjøring i dette kvartal. Helårs parkeringskort for Grimstad sentrum gir en utgift på 46000,- kr i år, mot 76.000,- i fjor, reduksjon utgifter grunnet innkjøp av færre kort, slik at ansatte bytter mer kort seg i mellom for å spare på denne utgiften. Lærlinger i 1.kvartal har gitt 70.000,- kr. i lønnsutgifter som det ikke er dekning for i budsjett.4 lærlinger sluttet samtidig i januar 2013, slik at det de har dekket opp av fravær, er det i etterkant leid inn ekstra i. PDA og Mobiler i tillegg gir et merforbruk på 50.000,- kr i dette kvartal. PDA betales det løpende internett abonnement på, i påvente av bruk. Disse har nå stått på vent grunnet tekniske problemer siden juni 2012. Samhandlingsreformen har medført at pasientene hjemmesykepleien mottar ikke lenger er ferdigbehandlet, men kun påbegynt behandling som skal fullføres av hjemmesykepleien. Dette medfører økt behov for sykepleiekompetanse, da hjemmesykepleien arbeider alene hjemme hos bruker. Dette har også medført større kostnader til innkjøp av medisinske forbruksvarer. Det er også et økt behov for kompetanseøkning og vedlikehold i hjemmesykepleien, det forsøkes derfor internundervisning for å gjøre dette så billig som mulig. På tross av mangel på mange nok fast ansatte ledere i forhold til antall brukere og antall ansatte og økning i aktivitetstall er likevel er fraværstallene stabile nå i 1.kvartal sammenlignet med samme periode i fjor. Det er jevnlig kontakt med de sykemeldte, oppfølgingssamtaler gjøres og dialogplassen benyttes. Total økning i årsverk må ha sammenheng i merforbruket på overtid ved innleie av ekstra. I hjemmesykepleien er det tilført 4,45 faste årsverk i ny turnus for hjemmesykepleien på Fevik som skal tilsvare økte budsjettmidler på 3,1 millioner. Økte budsjettmidler på bakgrunn av økte aktivitetstall i begynnelsen av 2012. På grunn av for lav faglederressurs, etter kutt på 2 årsverk per 1.01.2012, er det leid inn administrativ hjelp i 2 årsverk delvis i 1.kvartal, fordelt på Fevik og Frivoll. Det har vært en ytterligere aktivitetsøkning på 1025 timer i 1.kvartal, det har derfor vært leid inn delvis ekstra på dag, kveld og helg på Fevik og delvis på Frivoll. Det har også vært en aktivitetsøkning i praktisk bistand, slik at det er også leid inn ekstra gjennom hele 1.kvartal i denne tjenesten. Resultat- og måloppnåelse: Mål for hjemmetjenesten Fevik og Frivoll er her slått sammen. nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fortsette å holde et lavt sykefravær Medarbeiderperspektiv. Nærvær på 90 %. Til tross av drifttilpasninger og volumøkning, har enheten stabile nærværstall i 1.kvartal 2013 i forhold til 2012. Totalt ligger fraværet på 11%. 2 Fortsette å ha god rekruttering God søknad på vakante stillinger og god tilgang på nye vikarer. Har besatt alle vakante stillinger. 3 Fortsette å ha kompetansehevende tiltak Kompetanseheving innenfor forflytning, førstehjelp, Gerica, Qm+. Implementere opplæringspakke for nytilsatte. Etisk kompetanseheving. Ansatte har nå i 1.kvartal fått tilbud om faglig oppdatering gjennom fagutvikler i FOU. 20
4 Fortsette å ha økonomisk balanse Ha nøktern drift med overtidsstopp, innkjøpsstopp og forsiktig vikar innleie Økonomiperspektivet God økonomistyring. Budsjettbalanse ved årets slutt 5 Prosesser, rutiner og verktøy Innføring av TRS Innføring i PDA (personlig digital assistent) 6 Fokus på brukermedvirkning Brukerundersøkelse Ha helse og omsorgstjenester med en helse- fremmende, forebyggende og rehabiliterende profil. 7 Innføre et nytt trivselstiltak for ansatte som har en helseforebyggende profil. Medarbeidersamtale Enheten har kun merutgifter på lønn til hjemmetjenesten og brukerstyrte personlige assistenter. Det er innført pr.1 april overtidsstopp, innkjøpsstopp og innleiestopp. Refusjon for ressurskrevende bruker i Ranvigveien, kommer i 4. kvartal. Alle 4 hjemmetjenestegrupper har nå tatt i bruk PDA. Men på grunn av tekniske problemer som er landsdekkende, er PDA satt på vent fra juni 2012. Ledelsen har ført inn RS system for turnus på data og hadde første prøvekjøring av lønn i mai 2012. Det er fokus på brukere. Lederne har nå laget intern opplæringsplan for de ansatte for kompetanseheving og kvalitetsfremmende tiltak. Brukerundersøkelse ønskes det skal bli i 3.kvartal 2013. På grunn av mangel på lederressurser har det ikke vært prioritert tid til annet en drift. Medarbeidersamtaler har ledelsen ikke hatt tid til å prioritere i løpet av 1.kvartal 21
10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård Enhetsleder: Nina Vehus Tall i tusen Års kroner 2013 2012 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 9 636 8 196 8 784-852 -10 32 261 Inntekter -471-499 -350 121-35 -1 400 Andre utgifter 373 358 240-133 -55 1 720 Netto utgift 9 538 8 055 8 674-864 -10 32 851 Personaldata Faste årsverk 46,4 43,8 2,6 6 Brutto årsverk 64,2 59,7 4,5 8 Nærværs- % 92,4 90,9 1,5 - Aktivitetsdata Hjemmetj. Brukerrettet tid 9961 9087 874 10 Antall brukere Kommentarer: Hovedårsaken til merforbruk er lønnskostnadene, det utgjør 851.958 kr. Rehab. avdelingen utgjør 569.570 kr og forbruksmatriale ved rehab. er det et merforbruk på 47.960 kr. Det skyldes at det i rådmannens budsjett forslag er foreslått å legge ned rehab. avdelingen og budsjettet er derfor redusert med 1, 5 mill på årsbasis. Det skyldes også ekstra innleie av personell ved rehab. pga. tyngre belegg (2 brukere), samt et ekstra forbruk på 0, 20 årsverk til systemansvarlig RS. Merforbruk lønn i hjemmetjenesten skyldes ekstra innleie personell på grunn av aktivitetsøkning. Aktivitetstallene har økt med 874 timer fra 2012 til 2013 i 1.kvartal. Økning i fast årsverk fra 2012 til 2013 skyldes et politisk vedtak om økning av natt tjenesten i 2012 og økning av årsverk hjemmetjenesten pga. organisk vekst. Endringen kan også forklares med antall sykemeldinger og fødselspermisjoner på målingstidspunktet er forskjellig. Det er et merforbruk på overtid på 123.545. I tildelingsmodellen er det ikke tatt høyde for overtid og ekstra innleie personell. Fraværet første kvartal er 7, 6. Fraværet skyldes først og fremst langtidsfravær. Det er utarbeidet en ressurstyringsmodell som skal beregne ressurser i forhold til aktivitet. Første gang ressursstyringsmodellen ble benyttet var i 2011, da var aktiviteten 2555 timer lavere enn i dag (1.kvartal) og det utgjorde 21, 4 årsverk. Høsten 2012 ble ressursstyringsmodellen evaluert. Aktivitetsøkningen skulle, i henhold til modell, vært kompensert med 1.885 mill, men ble kompensert med kun 400.000 kr(0,6 årsverk). Med dagens aktivitetstall og et påslag på 26 % skal Berge gård ha 25,61 årsverk i avdelingen for hjemmetjeneste. I det opprinnelige budsjettet er det kun dekning for 22 årsverk. Budsjettet ved Berge gård bør derfor styrkes med 2,35 mill tilsvarende 3,61 årsverk. Tiltak: Det vurderes å legge ned rehabiliteringsavdelingen. Forslaget får store konsekvenser for brukere, ansatte og andre enheter, derfor drøftes alternative tiltak, rapport er under utarbeidelse. 22
Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Nærvær 92 % Tett oppfølging i henhold til etningslinjer. Følge opp enhetens planverk som kompetanseplan, HMS plan og medarbeiderundersøkelse. 2 Innføre e-link Prosjektorganiseres, prosjektplan er utarbeidet. Opplæringen pågår. Oppstart PLO meldinger med SSHF 21.5.13 3 Miljøsertifisert Deltar i prosjektgruppe. 23